GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje Coordinar El Proceso Administrativo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE APRENDIZAJE

Versión: 02 Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 210601003-001 1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa Formación:

de Código:111202 Versión:

Nombre Proyecto:

del

Código:823712

Fase del proyecto: Ejecución Actividad (es) del Actividad (es) de Aprendizaje: Proyecto: COORDINAR EL Realizar PROCESO actividades ADMINISTRATIVO, administrativas, CONTEMPLANDO al LAS ESTRATEGIAS tendientes desarrollo de los GERENCIALES DE LA ORGANIZACIÓN Y programas de la APLICACIÓN DEL unidad, aplicando PROCESO DE los estándares de INVESTIGACION y EXPLORATORIA Y calidad CONCLUYENTE DEL procedimientos PROYECTO. establecidos. Resultados de Competencia: Aprendizaje: COORDINAR LOS EJECUTAR LOS PROCESOS DE RECURSOS LA ASOCIADOS A LOS PROCESOS DE LAS ORGANIZACIÓN ACUERDO ACTIVIDADES DE DE

TECNOLOGOEN GESTION FINANCIERA Y DE TESORERIA PLANEACION FINANCIERA DE LAS OPERACIONES DE TESORERIA PARA UNIDADES PRODUCTIVAS Y MIPYMES DE LA REGION. Ambiente de formación ESCENARIO(Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente Ambiente 401 Industria

MATERIALES DE FORMACIÓN DEVOLUTIVO CONSUMIBLE (Herramienta (unidades equipo) empleadas durante el programa)

Ambiente 401 Edif. industria, con aire acondicionado y luminarias, mesas y sillas según medidas ergonómicas.

10 computadores portátiles

Papel Carta, Marcador, Pegante Pega Stick, Cd Disco

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral ACUERDO CON LAS NECESIDADES Y POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN IDENTIFICAR LAS TAREAS Y ACTIVIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA PARA LA ORGANIZACIÓN Y PROYECCIÓN DE LOS RECURSOS DE ACUERDO CON LOS PROCESOS Y LAS NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN. ADMINISTRAR LOS RECURSOS EN LAS TAREAS Y ACTIVIDADES TENIENDO COMO REFERENTE LOS PROCESOS MISIONALES, DE APOYO Y LAS POLÍTICAS ORGANIZACIONALES.


CON LAS POLÍTICAS Y NORMATIVIDAD VIGENTE..

Compacto

Duración de la 100 guía ( en horas):

2. INTRODUCCIÓN Las acciones administrativas se dan en todo organismo social sin importar su sector desde una actividad cotidiana hasta una estructurada empresarial, siendo sus fundamentos de aplicación general dándose una serie de adaptaciones según su aplicación. El proceso administrativo es un medio para ejercer impacto en la vida humana, direccionando esfuerzos en busca del cumplimiento de objetivos comunes mediante el aprovechamiento de las habilidades y conocimientos de los integrantes de un equipo para este fin; la administración es intangible, su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos. “Administración: Es la ciencia social aplicada o tecnología social que tiene por objeto de estudio las organizaciones, y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organización.

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral


Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente. Otras definiciones de Administración (según varios autores) son las siguientes:  La administración como una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr.  La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George R. Terry)  La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas)  La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José García Martínez)  Andreas Kaplan específicamente describe la administración europea como "una gestión intercultural y social, basada en un enfoque interdisciplinario".  La Administración es la gestión que desarrolla el talento humano para facilitar las tareas de un grupo de trabajadores dentro de una organización. Con el objetivo de cumplir las metas generales, tanto institucionales como personales, regularmente va de la mano con la aplicación de técnicas y principios del proceso administrativo, donde este toma un papel preponderante en su desarrollo óptimo y eficaz dentro de las organizaciones, lo que genera certidumbre en el proceder de las personas y en la aplicación de los diferentes recursos. Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común: La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración. Menciona la eficacia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y cantidad. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la máxima calidad. La administración se da en grupos sociales. Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin común. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficacia y eficiencia.” http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividades de Reflexión inicial. Carlos es un joven que se graduó de contaduría pública y decidió emprender su idea de negocio se trato de abrir su oficina de consultorías contables, realizo todo lo requerido en cuanto a local, dotación de mueblería y equipos, contrato una asistente que se encargaría de Página 3 de 12




recibir sus clientes, llevar su agenda y realizar las compras de papelería y demás que se requiera en la oficina. Pasaron los meses y Carlos noto que sus clientes no aumentaban por lo contrario eran menos y pese a que su consultorio tenia mejor presentación que otros de su mismo sector, se sentía frustrado pues su conocimiento en materia contable era excelente pero sintió que no era suficiente, reflexiono y pensó será que hay algo más que debo hacer para que mi empresa se mantenga… pero… ¿cómo? Respetado aprendiz teniendo en cuenta la situación planteada en el caso: ¿Cuál cree es la razón por la cual la empresa de Carlos no ha obtenido los resultados esperados? ¿Qué le aconseja que haga para poder sacar adelante su empresa? 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)  Para usted que es administración  Considere la importancia de la aplicación de principios administrativos en el ámbito personal y empresarial.  Teniendo en cuenta su experiencia personal y/o profesional relacione los conocimientos que tiene en materia de administración, especificando el grado de aplicación técnica o empírica. 3.3

Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización). Respetado aprendiz, teniendo en cuenta los conceptos y principios encontrados en la estructura curricular para esta competencias relacionadas a continuación lo invito a consultarlos y proceder a plasmarlo en el proyecto formativo PLANEACION FINANCIERA DE LAS OPERACIONES DE TESORERIA PARA UNIDADES PRODUCTIVAS Y MIPYMES DE LA REGION.

- Teoría de la organización - estructura y diseño - metas y eficacia - evolución de la teoría administrativa - escuelas y enfoques de la teoría administrativa - entorno global - gestión del entorno - escuela de la administración empírica - teorías modernas o modelos gerenciales - empowerment, outsourcing, administración estratégica, reingeniería, benchmarking - teoría sistémica - metodologías para el diagnóstico de los programas de la función administrativa - planeación - tipos, ventajas, proceso misión, visión, objetivos, políticas, estructura organizacional, cultura de la unidad administrativa - estándares de calidad. - el concepto de estrategia - elementos de la estrategia: niveles, misión, visión, objetivos, metas, políticas, etc. - análisis estratégico: externo e interno - formulación y selección de estrategias Página 4 de 12




modelo de direccionamiento estratégico - modelos de análisis estratégico - modelos de formulación de estrategias peyea (posición estratégica y evaluación de la acción) modelo de formulación de estrategia ie o matriz interna y externa - ambiente de trabajo - norma ISO sobre ambiente de trabajo - norma técnica colombiana sobre ambiente de trabajo - actividad, función administrativa, políticas empresariales, organización y procedimientos - manual de funciones y procedimientos - concepto, características, naturaleza, clases de procedimientos - normas técnicas de acuerdo con la actividad. - recursos: concepto y tipos de recursos. - concepto y características de la coordinación - estructura orgánica - concepto y características del liderazgo concepto y características de la concertación - plan operativo: características y componentes - plan de contingencia - concepto, criterios de elaboración, y estructura - metodología para la evaluación del plan de contingencia - sistema de información: auditoría de sistemas - concepto, tipos, objetivos, justificación, controles metodología -estudio preliminar -revisión y evaluación de controles y seguridades -informe de resultados - evaluación de la seguridad de los sistemas de información importancia de la información - delitos informáticos - proceso para actualizar la información. - inventario de documentos - riesgo y costo de la información - sistema de clasificación - jerárquica y facetada - sistema de bases de datos. - concepto componentes - legislación sobre acceso a la información. - clase de bases de datos soporte de información: - concepto y tipos - características del documento como soporte de información: - físicas e intelectuales 3.4

Actividades de transferencia del conocimiento.

 Realización de un proceso de diseño y constitución de la empresa relacionada con su respectivo proyecto.  Explorar las cuatro fuentes del conocimiento: Entorno, tecnologías, Trabajo colaborativo y Tutor.  Aplicar el proceso administrativo mediante técnica didáctica en el aula de clase. (conferencias)  Desarrollo y aplicación del proceso administrativo a la empresa constituida.  Diseñar instructivos de simulación, plantillas y/o tutoriales según proyecto de formación.  Realizar los talleres conceptuales y ejercicios prácticos suministrados por la instructora.  Desarrollar indagación sobre los conceptos propuestos, según bibliografía y direcciones electrónicas sugeridas.  Participación activamente en foros de discusión, investigaciones y consultas para maximizar los conocimientos. 3.5 Actividades de evaluación.

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Versión: 02

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral Evidencias de Aprendizaje Evidencias de Conocimiento : Evaluación conceptual

Evidencias de Desempeño:

Criterios de Evaluación APLICA LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y EL DE FUNCIONES Y LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD, TENIENDO EN CUENTA ACTIVIDADES Y TAREAS.

Aplicar el proceso administrativo mediante ESTABLECE LAS técnica didáctica en el aula de ACTIVIDADES Y TAREAS clase.(conferencias) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA TENIENDO EN CUENTA LA Evidencias de Producto: FUNCIÓN QUE Taller de indagación DESARROLLA. conceptual CLASIFICA CON Talleres conceptuales y OBJETIVIDAD LAS TAREAS ejercicios prácticos DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA. Evidencias diseño y constitución de la empresa APLICA Aplicación del proceso administrativo a la empresa constituida Participación en foro

Código: GFPI-F-019

Técnicas e Instrumentos de Evaluación

Cuestionario

Lista de chequeo

METÓDICAMENTE EL PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER PRIORIDADES Y METAS DE TRABAJO. ASIGNA LOS RECURSOS PARA LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y TAREAS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. APLICA LA FUNCIÓN DE PLANEACIÓN Y LAS HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR LAS TAREAS Página 6 de 12




ACTIVIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA. APLICA EL PROCEDIMIENTO Y LAS TÉCNICAS PARA LLEGAR A ACUERDOS Y COMPROMISOS PARA ESTABLECER METAS TRABAJO.

DE

APLICA EL PROCESO DE VERIFICACIÓN EN LAS ACTIVIDADES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA. APLICA EL CONCEPTO DE AGENDA DE TRABAJO E INDICADORES DE GESTIÓN. VERIFICA RESULTADOS FRENTE A LOS ESTÁNDARES DE CALIDAD DE MANERA RESPONSABLE. APLICA LOS INDICADORES DE GESTIÓN, EN LA VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS TAREAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO APLICA LAS TÉCNICAS EN EL CONTROL DE RESULTADOS Y SEGUIMIENTO DE METAS. SELECCIONA

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MANERA PERTINENTE UNA TÉCNICA DE PLANEACIÓN PARA CONTROLAR METAS. VERIFICA LAS TAREAS FRENTE A LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Y EL DE FUNCIONES.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

ACTIVIDADES DEL PROYECTO

Materiales de formación (consumibles)

Talento Humano (Instructores)

DURACIÓ N (Horas) Descripción

COORDINAR EL PROCESO ADMINISTRATIVO, CONTEMPLANDO LAS ESTRATEGIAS GERENCIALES DE LA ORGANIZACIÓN Y 200 APLICACIÓN DEL PROCESO DE INVESTIGACION EXPLORATORIA Y CONCLUYENTE DEL PROYECTO

COMPUTADOR PORTATIL

Cantidad

Descripción

Cantidad

Especialidad

Cantidad

AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva) y elementos y condiciones de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente

10

PAPEL CARTA

MARCADOR

1 Especialista en Alta Gerencia, 4 1 Administrador de empresas,

PEGANTE PEGA STICK

20

CD - DISCO COMPACTO

6

Ambiente 401 Edi industria, con air acondicionado luminarias, mesas y silla según medida ergonómicas.

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

ETAPA MECÁNICA. La comprenden: Previsión La previsión responde a la pregunta ¿qué puedo hacer? Para Reyes Ponce es "el elemento de la Administración en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la misma". La Previsión tiene tres momentos: § La definición del propósito. § La investigación. § El desarrollo de alternativas. b)Planeación La planeación responde a la pregunta ¿qué voy a hacer? Es para Reyes Ponce "fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de recursos, necesarios para su realización". Los momentos de la planeación son: § Fijación de objetivo § Definición de políticas § Fijación del presupuesto respectivo Organización La organización responde a la pregunta ¿cómo lo voy a hacer? Se define como "la estructuración técnica de las relaciones que deben existir; funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados". El Proceso de Organización contempla estructuras y sistemas. Las estructuras definen las relaciones de autoridad y comunicación en cuanto a funciones, niveles, jerarquías y puestos de los responsables. LA ETAPA DINÁMICA. La comprenden: Integración de Recursos Responde a la pregunta ¿con quién lo voy a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social".

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La parte de la integración son: Reclutamiento Selección Introducción Adiestramiento Desarrollo de habilidades, capacidades o actitudes favorables al cumplimiento del fin perseguido. Dirección Contesta a la pregunta ¿se está haciendo? Se define como "el elemento de la Administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente, ya con más frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas". Reyes Ponce señala que una buena Dirección requiere saber comunicarse, saber delegar, ejercer un liderazgo basado en la razón y no solamente en la autoridad, y motivar a la acción y al cumplimiento de la meta. LA ETAPA DE CONTROL responde a la pregunta ¿qué se hizo? pues es el análisis de resultados. "Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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Introducción a la teoría general de la administración, Idalberto Chiavenato

Administración de pequeñas empresas / Sérvulo Anzola Rojas. Fundamentos de administración / Andrew J. DuBrin ; traducción Pilar Mascaró Sacristán. Administración / Don Hellriegel, John W. Slocum; traducción Enrique Mercado. Reingeniería: cómo aplicarla con éxito en los negocios / Daniel Morris, Joel Brandon. http://es.wikipedia.org http://www.gerencie.com http://www.crearempresa.com.co/

HERBIN ALFONSO VIVAS SUAREZ

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