Espiñeira, Sheldon y Asociados
Boletín de Asesoría Gerencial* Gerencial* Gestión de TI en tiempos ti empos de Recesión
No. 14 - 2009
*connectedthinking
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Introducción
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¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso?
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Marco de trabajo de reducción de costos en TI
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Introducción
4
¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso?
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Marco de trabajo de reducción de costos en TI
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Cambios y benecios
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Conclusión
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Créditos / Suscribirse
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Boletín de Asesoría Gerencial Gestión de TI en tiempos de Recesión
Introducción ¿Cómo eliminar costos en el área de TI sin arriesgar el negocio? ¿Cómo asegurar que los benecios sean tangibles y sostenibles? Administrar la base de costos en el área de TI del
En cualquiera de los escenarios, los benecios deben ser tangibles y necesitan ser entregados rápidamente, sin que comprometa a uturo la fexibilidad del negocio, ni que tenga como consecuencia un incremento de costos en el mediano plazo.
¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso? Denir el programa de gestión de costos del área de TI para la entrega exitosa de los benecios de orma rápida es de vital importancia. Sin embargo, realizarlo de manera sustentable, sin aumentar el
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Introducción ¿Cómo eliminar costos en el área de TI sin arriesgar el negocio? ¿Cómo asegurar que los benecios sean tangibles y sostenibles? Administrar la base de costos en el área de TI del negocio es undamental para una gestión eectiva en tiempos de recesión. En la mayoría de las organizaciones, TI representa un costo signicativo, y es natural entonces que como consecuencia de la búsqueda de reducciones signicativas e inmediatas, la unción de TI sea sometida bajo una creciente presión para: •ReducirsuscostosoperacionalesdeTI •ReducirlosgastosdiscrecionalesdeTI Una directiva menos usual en estos escenarios y sin embargo estratégica, es proponer a la Función de TI que provea herramientas e inraestructura para ayudar al negocio hacer más con menos.
En cualquiera de los escenarios, los benecios deben ser tangibles y necesitan ser entregados rápidamente, sin que comprometa a uturo la fexibilidad del negocio, ni que tenga como consecuencia un incremento de costos en el mediano plazo.
75% Sesenta y cinco por ciento de los CEOs entrevistados en la “12th Annual Global CEO Survey” de PwC respondió que la innovación tecnológica es un conductor importante o crítico para el éxito a largo plazo.
¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso? Denir el programa de gestión de costos del área de TI para la entrega exitosa de los benecios de orma rápida es de vital importancia. Sin embargo, realizarlo de manera sustentable, sin aumentar el riesgo del negocio o su capital humano es un reto. Existe un número de actores claves que deben ser considerados: considerados: •Losplanesdereduc •Losplanesdereduccióndeco cióndecostosysus stosysus iniciativas necesitan ser diseñadas para llegar a la raíz de l a causa que generan los costos, no limitarse a los síntomas. Fallar en esto resultaría en costos crecientes en el tiempo.
Fuente: 12th Annual Global CEO Survey
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¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso? (continuación)
•Considerarcómolasnuevastecnologíaspueden apoyar al ahorro de costos del área de TI como por ejemplo virtualización, “cloud computing” computing” y el uso de sotware de código abierto.
•Conocerconexactitud •Conocerconexactitudlademand lademandadeservicios adeservicios de TI y estar claro sobre qué necesitan los usuarios. Esto signica entender cómo los
•LosahorrosdecostosenTIporlareduccióndel “head count” o reestructuración organizativa necesitan ser respaldados por cambios de
Marco de trabajo de reducción de costos en TI Un enoque de reducción de costos en TI está sustentado por un marco de trabajo que abarca estrategia, estructura, gente, procesos y tecnología. Estas cinco dimensiones, ayudan
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¿Cómo hacer un programa de gestión de costos asociados a TI exitoso? (continuación)
•Considerarcómolasnuevastecnologíaspueden apoyar al ahorro de costos del área de TI como por ejemplo virtualización, “cloud computing” computing” y el uso de sotware de código abierto.
•Conocerconexactitud •Conocerconexactitudlademand lademandadeservicios adeservicios de TI y estar claro sobre qué necesitan los usuarios. Esto signica entender cómo los actuales servicios y niveles de requerimiento requerimiento están establecidos, en unción de identicar dónde pueden establecerse ahorros sin aectar los servicios undamentales. undamentales.
•LosahorrosdecostosenTIporlareduccióndel “head count” o reestructuración organizativa necesitan ser respaldados por cambios de procesos. Si los procesos de trabajo no son cambiados con el n de refejar las nuevas estructuras y modelos organizacionales de TI, la productividad productividad surirá en un corto plazo y los costos crecerán en el tiempo.
Un enoque de reducción de costos en TI está sustentado por un marco de trabajo que abarca estrategia, estructura, gente, procesos y tecnología. Estas cinco dimensiones, ayudan a la identicación de oportunidades tangibles y sostenibles para reducir los costos y apoyar la entrega de un servicio de TI que apoye genuinamente la creación de valor y provea una plataorma fexible para arontar el crecimiento uturo de la organización.
Dicho esto, a continuación se presenta un enoque de corto, mediano y largo plazo en cuanto a las actividades relacionadas al área de TI a ser consideradas en tiempos de recesión.
LaguraN°1muestrasiete(7)elementosqueson considerados para desarrollar un Marco de trabajo de reducción de costos de TI, los cuales cubren las cinco (5) dimensiones mencionadas anteriormente.
•CualquierreduccióndecostoseneláreadeTI debe ser parte de un enoque estratégico desarrollado a partir de un entendimiento preciso de la base de costos de TI. •Enconsecuencia,senecesitanimplantar mediciones robustas robustas del retorno de inversión y programas de monitoreo. Estos realizan rápidas acciones correctivas en caso que no se estén generando benecios.
Marco de trabajo de reducción de costos en TI
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Marco de trabajo de reducción de costos en TI (continuación) Un plan de reducción de costos en TI se puede resumir en un simple enoque de tres pasos: •Construirunalíneabasedereferencia
•Métricasdedesempeño •CostosdeserviciosdeTI •Ambientedeproveedoresincluyendocualquier entrega de servicio de terceros •ModelodeorganizacióndeTI
incorporación al plan deberá considerar el tiempo en el cual sean percibidos sus benecios, en unción de mantener una cartera razonable de proyectos en curso. En todo caso, pueden ser incorporadas en un plan global de proyecto.
Lasoportunidadesdereduccióndecostosy mejoramientos mejoramientos de la eciencia son identicada
LaguraN°2presentaelenfoquemetodológico de PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers en el desarrollo de
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Marco de trabajo de reducción de costos en TI (continuación) Un plan de reducción de costos en TI se puede resumir en un simple enoque de tres pasos: •Construirunalíneabasedereferencia •Identicaryseleccionaro •Identicaryseleccionaroportunidade portunidades s •Implementar El esquema de reducción de costos en TI comienza con la necesidad de identicar oportunidades oportunidades que brindarán benecios tangibles rápidamente. rápidamente. Establecer una línea base donde los ahorros de costos puedan ser identicados, comparados comparados y entregados entregados es esencial. Esta línea base puede considerar los siguientes elementos: •Portafoliodeproyectosactuales •Portafoliodeaplicaciones •Arquitecturadelainfraestructura
•Métricasdedesempeño •CostosdeserviciosdeTI •Ambientedeproveedoresincluyendocualquier entrega de servicio de terceros •ModelodeorganizacióndeTI
incorporación al plan deberá considerar el tiempo en el cual sean percibidos sus benecios, en unción de mantener una cartera razonable de proyectos en curso. En todo caso, pueden ser incorporadas en un plan global de proyecto.
Lasoportunidadesdereduccióndecostosy mejoramientos mejoramientos de la eciencia son identicadas identicadas comparando la organización con prácticas mundiales y revisando cada componente de la líneabase.Lasoportunidadespuedencomenzar a ser identicadas en paralelo con la construcción de la línea base. Típicamente la identicación de oportunidades requiere la participación de personal clave de TI y el negocio, lo cual asegura adicionalmente adicionalmente la incorporación de la perspectiva del negocio y el el refejo de los intereses del mismo.
LaguraN°2presentaelenfoquemetodológico de PricewaterhouseCoopers PricewaterhouseCoopers en el desarrollo de un plan de reducción de costos asociados a TI.
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Pueden identicarse oportunidades de optimización inmediatas inmediatas las cuales no deben ser descartadas prematuramente, sin embargo su
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Cambios y benecios Es importante tener claro el alcance de los benecios, y buscar que la organización organización adopte un plan global y orquestado de reducción de costosparasoportarelplan costosparasoportarelplandelárea deláreadeTI.Las deTI.Las estrategias que adopte la organización debe
A modo de ejemplo, en la si guiente tabla, se muestra un resumen de oportunidades típicas de reducción de costos comúnmente aplicables a las unidades de Tecnología de Inormación, con sus áreas de aplicación y su aporte en el cumplimiento de los objetivos.
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Cambios y benecios Es importante tener claro el alcance de los benecios, y buscar que la organización organización adopte un plan global y orquestado de reducción de costosparasoportarelplan costosparasoportarelplandelárea deláreadeTI.Las deTI.Las estrategias que adopte la organización debe considerar acciones con eectos tempranos, pero no limitar las acciones únicamente a esquemas de corto plazo. Tal como se muestra en la gura N°3,paraelcasodeT N°3,paraelcasodeTIexistentre Iexistentresesquemas sesquemas de reducción de costos que se plantean en el tiempo, y que se pueden resumir en: Estrategias de reducción, rediseño y transormación.
A modo de ejemplo, en la si guiente tabla, se muestra un resumen de oportunidades típicas de reducción de costos comúnmente aplicables a las unidades de Tecnología de Inormación, con sus áreas de aplicación y su aporte en el cumplimiento de los objetivos.
Para visualizar la tabla haga click en el icono.
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Conclusión Muchas organizaciones se encuentran en medio de cambios complejos para mantener su rentabilidad en tiempos de recesión, y ante este tipo de contexto es importante considerar a TI, no solo como un centro importante de costos, sino como un habilitador clave en las estrategias de ahorro
De la misma orma, debe ortalecerse el enoque de búsqueda de valor en los proveedores; en aquellos casos donde la organización pueda infuir con su poder de compra, buscar mejores precios en sotware, hardware y alternativas de asociación para compartir la inversión y el riesgo. Sobre esto
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Conclusión Muchas organizaciones se encuentran en medio de cambios complejos para mantener su rentabilidad en tiempos de recesión, y ante este tipo de contexto es importante considerar a TI, no solo como un centro importante de costos, sino como un habilitador clave en las estrategias de ahorro del negocio. Por ello, los programas de cambios para reducción de costos las áreas de TI necesitan ser diseñados tomando en cuenta las condiciones actuales del negocio y asegurando que el período de retorno y recuperación de la inversión sea apropiado.
De la misma orma, debe ortalecerse el enoque de búsqueda de valor en los proveedores; en aquellos casos donde la organización pueda infuir con su poder de compra, buscar mejores precios en sotware, hardware y alternativas de asociación para compartir la inversión y el riesgo. Sobre esto último, los contratos de outsourcing, deben ser estrechamente monitoreados, considerar el nivel de servicio que están siendo provistos y cómo aecta sobre la gestión de la demanda hacia TI.
El retorno de inversión y gastos de capital asociados a programas y portaolios de proyectos de TI debe ser revisado oportunamente, para asegurar el retorno de inversión a corto plazo y dentro de las expectativas de la organización, considerando que aquellos que no cumplan con este requisito necesitarán ser reconsiderados o identicar soluciones alternas.
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Si desea suscribirse haga click en la barra El Boletín Asesoría Gerencial es publicado por la LíneadeServiciosdeAsesoríaGer LíneadeServicios deAsesoríaGerencial(Advisory) encial(Advisory) de Espiñeira, Sheldon y Asociados, Firma miembro de PricewaterhouseCoope PricewaterhouseCoopers. rs. El presente boletín es de carácter inormativo y no expresa opinión de la Firma. Si bien se han tomado todas las precauciones del caso en la preparación
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© 2009. Espiñeira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. “PricewaterhouseCoopers” se refere a la frma venezolana Espiñeira, Sheldon y Asociados, o según el contexto, a la red de frmas miembrodePricewaterhouseCoopersInte miembrodePric ewaterhouseCoopersInternationalLimited,cada rnationalLimited,cadaunadelascuales unadelascualesesunaentidadleg esunaentidadlegal al separadaeindependiente.RIF:J-00029997-3
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Enoque de corto, mediano y largo plazo en cuanto a las actividades relacionadas a TI
Corto Plazo (<3 meses)
Mediano Plazo (3-12 meses)
Largo Plazo (>12 meses)
•Re-evaluaryre-priorizarlos programas de inversión de capital concentrándose en las exigencias
•Denirunprogramadecambios para incluir y gestionar la experticia y el capital de terceras partes
•Compararlagestióndeportafolio de programas contra los benefcios propuestos.
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Enoque de corto, mediano y largo plazo en cuanto a las actividades relacionadas a TI
Corto Plazo (<3 meses)
Mediano Plazo (3-12 meses)
Largo Plazo (>12 meses)
•Re-evaluaryre-priorizarlos programas de inversión de capital concentrándose en las exigencias inmediatas del negocio y dilatando o deteniendo proyectos con benefcio poco tangibles.
•Denirunprogramadecambios para incluir y gestionar la experticia y el capital de terceras partes (outsourcing).
•Compararlagestióndeportafolio de programas contra los benefcios propuestos.
•Revisarlanaturalezadelas relaciones con terceros particularmente en la búsqueda de compartir inversión y riesgo. •Revisaraplicacionese inraestructura – considerar oportunidades para racionalizar y consolidar licencias. •Revisaraplicacionese inraestructura – considerar oportunidades para racionalizar. racionalizar.
•Revisarnivelesdeservicio– renegociar menos niveles de servicio a más bajo costo. •Establecer/re-negociarrelaciones con terceros para disminuir los costos de TI y buscar esquemas de arrendamiento o costo por uso. •Revisaroportunidadesparala racionalización de procesos e inraestructura. •Considerarcómohaceruso innovador de la tecnología para reducir el costo base de TI y apoyar en la reducción de costos del negocio (inversión prudente).
•Evaluaroportunidadesampliando el ondo de inversión para mejorar los ingresos o reducir los costos en los procesos del negocio (inversión audaz). •Revisarlasinergiaoperacionalde TI y las oportunidades de reducción de costos operacionales.
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Figura N° 1. Marco de trabajo de reducción de costos en TI
Optimización de portafolio de proyecto Optimización de aplicación
Optimización del Optimización centro de datos y del sitio
1,2 1,4,5
1,2,3,4
Rediseño del modelo de la organización
Marco de trabajo de reducción de costos en TI 3,4
Gestión de SLA
3,4
1,5
1,5
Racionalización y visualización de infraestructura
Gestión de adquisición y contrato de TI
1. 2. 3. 4. 5.
Estrategia Estructura Gente Procesos Tecnología
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FiguraN°2.MetodologíaPricewaterhouseCoopers para la reducción de costos de TI
Construir la línea base
s a n a m e s 4 2
s a n a m e s 4 2
Selección de oportunidad
Implementación
Movilizar Recolección de datos Línea base establecida
Identificar oportunidades •
Consolidar, consultar y priorizar
•
Rápidas ganancias identificadas Oportunidades a medio y largo plazo
Acuerdo del plan de comprensión de beneficios s a n a m e s 6 4
• •
Plan para entregas a mediano y largo plazo
Plan de beneficios acordados Plan implantado para oportunidades a mediano y largo plazo
Rápidas Ganancias Implementación de oportunidad Beneficios siendo entregados
Compromiso de las personas involucradas Gestión del Proyecto
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Figura N° 3. Magnitud de cambios vs. Benefcios
>25% o tl A
15-25%
Transformar
io b m a C l e d d u ti n g a M
5-15%
Rediseñar Reducir
o j a B
Bajo
Gestión de la Demanda
Alinear las actividades a las necesidades del negocio – racional racionalizar izar proyectos
Simplificación dentro los negocios y funciones
Simplificación a través del negocio y funciones
Estimular las mejores prácticas internas
Simplificar sistemas de TI
Estandarizar catálogos de servicios y niveles de servicios
Mejorar la gestión de compras y unidad de costos
Alinear las estructuras y responsabilidades
Entregar funciones comunes en un modelo centralizado
Sourcing
Disciplina de gestión financiera y marco de trabajo de gestión de desempeño
Cultura de la organización
Escala de beneficio / Tiempo de Implementación
Alto
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