GESTION DE ALMACENES Podemos decir que el almacén dejó de ser un espacio físico donde almacenar productos, para convertirse en una unidad de servicio y de soporte para la estructura orgánica y funcional de una empresa; ya sea comercial o industrial, cuyos objetivos a manera de resumen son resguardar, custodiar, controlar y abastecer materiales y productos, generando con ello, valor a la cadena de suministro. En teoría es el conjunto de procesos que optimizan la logística funcional, permitiendo tener fiabilidad de la información, maximización de volumen de disponible, optimización de las operaciones de manipuleo y transporte de mercadería, rapidez en entregas y con ello reducción de costos. La gestión de almacenamiento se soporta en 5 de procesos básicos que son: 1. Recepción: Proceso que permite el control y gestión de lo que ingresa al almacén -desde una importación o compra local hasta la logística inversa (devoluciones)-; la descarga de la mercadería y su posterior verificación (físico vs documentos). 2. Almacenamiento: Proceso que permite identificar la mercadería y ubicarla (guardarla) en un espacio físico.
3. Control de Inventario: La gestión de inventario tiene el encargo de velar por la existencia de los stocks dentro del almacén. Así mismo, corresponde a todos los movimientos que se realice de la mercadería (transferencia) de una zona a otra. 4. Preparación de Pedidos (Picking/Surtido): Es el proceso se seleccionar la mercadería solicitada según las características que le correspondan (lote, fecha d vencimiento, fecha de manufactura, etc). 5. Despacho (Embarque): Proceso en el cual se gestiona la salida de la mercadería, que va desde la generación de la documentación necesaria (guías de remisión, hoja de packing, etc.); la inspección física del producto (físico vs documentos); hasta el embarque de la mercadería en el transporte correspondiente. ¿Cuáles son los beneficios de una gestión de almacenes correcta? → Reduce los costes de almacén → Mejora el servicio al cliente mediante la aceleración del proceso de gestión de pedidos. → Optimiza las operaciones de almacén, suministrando datos de inventario cabales y transparentes que reducen las tareas administrativas. → Permite optimizar la distribución del almacén y la utilización del espacio.
El almacén forma parte del proceso distributivo, pues es el último eslabón en la cadena de suministros de los productos a los clientes, conectando el departamento de compras con el departamento de distribución física. Es importante destacar que una de las características principales de los almacenes es que no añaden valor de forma directa a los materiales con los que opera, pues su función es la de manipularlos de forma adecuada y conservarlos en las condiciones óptimas. LAYOUT LAYOUT es un término de la lengua inglesa. Este concepto puede traducirse como “disposición” o “plan” y tiene un uso en el ámbito tecnológico-industrial. La noción de Layout se utiliza para nombrar el esquema de distribución de los elementos del diseño. LAYOUT es un paso importante que sirve para establecer una relación física entre actividades. Abarca componentes de diseño y análisis, el diseño final de la distribución de una planta se construirá a partir de un gran número de decisiones previamente estudiadas y seleccionadas. Los objetivos de Layout son:
Minimizar:
La inversión en el equipo y en el tiempo total de producción
Los costos del manejo de materiales
Los tipos de equipo para manejo de materiales
Así como:
Utilizar el espacio existente de la manera más eficiente
Proveer seguridad y confort a los empleados
Facilitar el proceso de manufactura
Facilitar la estructura organizacional
Los objetivos del diseño, y layout de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas contempladas en el plan estratégico de la organización, regularmente consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente. El layout de un almacén y de un CEDI debe evitar zonas y puntos de congestión, a la vez que debe facilitar las tareas de mantenimiento y poner los medios para obtener la mayor velocidad de movimiento; de esta forma se reduce por principio de flujo de materiales el tiempo de trabajo. La distribución interior de la planta del almacén se hace conjugando la conexión entre las distintas zonas del almacén con las puertas de acceso, los obstáculos arquitectónicos (pilares, columnas, escaleras, restricciones eléctricas, etc.), los pasillos y pasos de circulación (pasos seguros). Sin embargo, los factores de mayor influencia en la planificación de las zonas interiores son los medios de manipulación y las características de las mercancías
CROSS DOCKING Las operaciones de Cross Docking se iniciaron en USA en los años 30 por la industria del transporte, realizando trasbordos directamente de un vehículo a otro con un mínimo o nada de almacenamiento intermedio. En la práctica actual, Cross Dock utiliza áreas de almacenamiento donde los productos son almacenados, seleccionados y consolidados hasta el momento de ser cargados y despachados. El Cross docking se refiere a la manipulación de mercancías que están en tránsito hacia un punto de ventas. Además es un sistema de distribución de mercancías que son recibidas en un centro de distribución, preparadas, empacadas y distribuidas a diferentes puntos de entrega, según la logística de cada centro, por lo que requiere una exacta sincronización entre lo que se recibe y lo que se embarca.
Cross Docking es un sistema de distribución en el cual la mercadería recibida por un depósito o centro de distribución no es almacenada, sino preparada inmediatamente para su próximo envío. Es decir, que la mercadería no hace stock ni ningún otro tipo de almacenaje intermedio. Existes 2 tipos de Cross docking. a) Indirecto - Pre-empaque Cross Docking b) Directo - Inmediato surtido Cross Docking El Cross docking directo corresponde a las entregas que son preparadas por el proveedor en función de cada uno de los clientes finales. La mercancía es recibida, descargada e inmediatamente despachada prácticamente sin manipulación. Conocido también como Cross Docking por pedido (by Order). Consiste en el envío de los pedidos individuales de cada Establecimiento de Comercio. Los productos son entregados por el Establecimiento de Comercio a la plataforma y ésta se encarga de consolidar los pedidos de distintos proveedores que corresponden a un Establecimiento de Comercio específico. Definición tomada del procedimiento AECOC “Recomendaciones AECOC para la Logística RAL” Procesos de cross docking. Cross Docking Indirecto El distribuidor desconsolida la carga para entregar a distintos clientes y/o anexar otros productos al despacho. Conocido también como Cross Docking por producto (by line). Consiste en la agrupación de pedidos de los Establecimientos de Comercio para trasmitir un solo pedido, la mercancía llega al CEDI agrupada por orden de compra y ésta se encarga de repartirla en función de los pedidos de cada Establecimiento de Comercio. El producto debe organizarse en el camión de tal manera que permita el descargue por orden de compra. Definición tomada del procedimiento AECOC “Recomendaciones AECOC para la Logística RAL” Procesos de cross docking La mercancía es recibida, se fragmenta y retiqueta para su despacho. (Cardona Fredy 2012). Este modelo es el más utilizado en Colombia, esto debido a que la infraestructura y optimización en procesos por parte de los proveedores no es la más adecuada, no se cuenta con un Sistema de avisos de despacho con el cual se pueda consolidar y segregar por cliente la cantidad de pedidos necesarios para un solo destino. Estos tipos de cross docking depende de algunos aspectos : * La entrega inmediata. * Los tipos de productos (secos, frescos, etc). * El volumen de producción entregada. * Los costos de las opciones de distribución. Función principal: Eliminar el inventario innecesario en los almacenes o los centros de distribución. Lo que permite se disminuya el tiempo y los costos que se requieren para mover los productos en los diferentes puntos de venta o distribución.
1.
En el cross docking directo los pallets o cajas transportadas son recibidas y transportadas a las dársenas de salida en el mismo formato prácticamente sin manipulación. 2. En el cross docking indirecto los pallets o cajas son recibidos y posteriormente fragmentados y reetiquetados para su entrega. Esta modalidad requiere una mayor cantidad de operaciones que el descripto en el punto anterior. Principio de funcionamiento: Las entregas son preparadas por el proveedor (cross docking directo) en función de cada uno de los clientes finales mediante una unidad de carga específica (pallets, caja, etc.) Posteriormente, el centro de distribución identifica, clasifica y envía la mercadería a cada cliente. La preparación del pedido por cliente no la hace el Distribuidor, sino que es realizada por el proveedor antes de despachar la mercadería. En el Cross docking indirecto, el distribuidor desconsolida la carga para entregar a distintos clientes y/o anexar otros productos al despacho.
Esta metodología de trabajo se utiliza preferentemente para productos alimenticios frescos y medicamentos con el objetivo de incrementar el periodo de aptitud del producto Beneficios que reporta su aplicación:
- Reduce los tiempos de entrega al cliente - Minimiza los costos de distribución - Disminuye la cantidad de localizaciones de almacenaje o área física destinada al almacenamiento. - Incrementa la vida útil del producto - Reduce la manipulación y deterioro de la mercadería - Mejora la disponibilidad del producto - Elimina la complejidad de entrega en las tiendas. - No es necesario las áreas físicas para la distribución de los servicios en los centros de distribución. - Permite la disponibilidad del producto. - Reduce los costos de distribución. - Disminuye los stocks de mercancía en los puntos de venta. - Reduce el número de distribuidores en toda la cadena de suministro. - Incrementa la vida y frescura del producto.
- Contribuye a recibir y consolidar las mercancías que representan las órdenes de compra de cada tienda. REDUCCION DE TIEMPOS Y COSTOS = UTILIDADES Y VIDA PARA LA EMPRESA"
CROSS DOCKING EN COLOMBIA Dentro de un proceso de modernización realizado en los últimos años, la disponibilidad de los productos, el buen uso de la información y la eficiencia logística son algunos de los desafíos que Sodimac enfrentó junto a sus proveedores para lograr implementar un servicio de primera calidad y acceder a la categoría de empresa de clase mundial. Para ello, durante el año 2000, puso en marcha un nuevo sistema de distribución denominado Cross Docking, modalidad de entrega y abastecimiento que opera sobre la plataforma tecnológica Open Database Merchandising System (ODBMS 4.3) diseñada por la compañía norteamericana JDA Software Group Inc. y que dio paso a lo que se ha llamado «la nueva logística». Para conocer más detalles de este proceso, conversamos con Carlos Vizcaya, Subgerente de Planificación y Desarrollo Tecnológico de la compañía. Ahorro en inventarios Como relata el profesional, «hace algunos años Sodimac visualizó que la competencia en nuestro rubro se acrecentaría y quisimos prepararnos para insertarnos en el mundo y ponernos a la altura de un competidor de primera categoría. Se efectuó, entonces, un plan de renovación para cambiar nuestras prácticas y procesos de gestión, a lo que se sumó también un cambio tecnológico. Dentro de esa etapa, uno de los actores principales fue el software ODBMS de JDA, el cual permite administrar y coordinar eficientemente las líneas comerciales y logísticas. Cuando iniciamos este plan de modernización pusimos especial cuidado en dos áreas importantes: la administración centralizada de los precios de cada tienda y el surtido de productos, áreas del negocio que hasta hace algunos años carecían de la coordinación necesaria para lograr toda la eficiencia que hemos alcanzado actualmente. Adicionalmente, en el área logística se implementó lo que llamamos Cross Docking, lo cual implica una nueva manera de distribuir los productos que nos entregan nuestros proveedores a cada una de las tiendas, ya que permite un significativo ahorro de dinero en inventarios y tiempo en la reposición de los artículos, entre otras ventajas. Toda esta coordinación es soportada por el sistema ODBMS de JDA». Agilizando la distribución
En vez de almacenar los pedidos en las bodegas de la casa matriz hasta que las tiendas los requieran, el Cross Docking permite que el recambio de mercaderías sea directo desde el camión del proveedor al camión de distribución de Sodimac, sin tener que dejar un enorme stock de productos inventariados y almacenados a la espera de ser solicitados por las sucursales. La eliminación del doble paso que implica la presencia de intermediarios en los procesos de despacho, almacenamiento y recepción, implica una considerable disminución de los costos. Asimismo, se traduce en una ayuda importante para el manejo operacional de las tiendas a lo largo del país, puesto que los procedimientos se hacen más eficientes cuando se recibe un sólo camión con productos de 10 proveedores, en lugar de 10 camiones con la carga de igual número de proveedores JUST IN TIME El sistema de producción Just In Time (JIT) o justo a tiempo fue desarrollado por la empresa japonesa Toyota Motor Corporation y adaptado por muchas empresas en Europa y Estados Unidos a principios de los años ochenta y, aunque su fin primordial es el aumento del beneficio por medio de la reducción de costos , permite además conseguir otros tres objetivos específicos orientados a lo largo del objetivo principal: 1. Control cuantitativo, al permitir la adaptación en cantidad y variedad, a las fluctuaciones diarias y mensuales de la demanda. 2. Calidad asegurada, al tenerse la certeza de que cada proceso únicamente proporciona al proceso siguiente unidades en buen estado. 3. Respeto a la dimensión humana en cuanto al sistema utiliza recursos humanos para alcanzar sus objetivos de costo. El Just in Time es un método racional de producción que elimina los elementos innecesarios con el fin primordial de aumentar el beneficio mediante la reducción de costos. Su idea básica radica en producir, en todas las fases del proceso de fabricación, lo que se necesita, en el momento adecuado y en la cantidad requerida en cada caso. Al ser el JIT un sistema basado en la demanda, ésta, al situarse en el extremo del canal logístico, tira de los productos hacia el mercado y la producción y los aprovisionamientos y las compras se generan de una manera concatenada a medida que el cliente consume. El Just in Time Impulsa el agrupamiento de suministros en pocos proveedores, fomentando el mantenimiento de relaciones estables a largo plazo con el objetivo de que dichos proveedores sitúen sus fabricas cerca de la empresa cliente, lo que deriva en una reducción de Costes y facilita la coordinación entre vendedor y comprador. Las ventajas competitivas se obtienen diferenciándose de los demás: consiguiendo productos y servicios a un coste más bajo o a una mejor calidad y plazo de entrega más reducido o una combinación de todo ello, y mejorando la gestión de la cadena de suministros. Se consiguen ventajas competitivas mediante estrategias de producción y comercialización que trabajen unidas para reducir costos, así como disponer de un sistema de producción que pueda dar cobertura a un marketing que proporcione al cliente un producto diferenciado.
LOS CINCO CEROS DEL ENFOQUE JUST IN TIME 1. CERO DEFECTOS: los defectos causan excesos de costos e irregularidades que acaban traduciéndose en stocks Uno de los planteamientos del JIT, es hacer las cosas bien a la primera, con ello conseguiremos la calidad deseada y ahorro en costos por concepto de materiales no despilfarrados, ahorro de energia y de horas de proceso hombre- maquina, al no tener que repetir las tareas. 2 CERO AVERIAS: las averías proporciona retrasos y parones en la producción y son una de las causas que hacen que se mantengan stocks. El establecimiento de programas de mantenimiento productivo y la implicación de los operarios en las tareas de entretenimiento y conservación de las maquinas que manejan para las operaciones de producción, hace que las averías se reduzcan al mínimo y en consecuencia no será necesario mantener stocks para cubrir tales contingencias. 3 CERO STOCKS: en toda la cadena logística ya que son un despilfarro, porque suponen tener inmovilizados recursos monetarios, lo que se traduce en un costo para la empresa. Además ocupan espacio y requieren vigilancia, todo ello unido a que ocultan problemas que redundan en una gestión inadecuada y baja productividad para la empresa. 4 CERO PLAZOS: para dar un servicio adecuado al cliente y evitar que se acumulen stocks en algún tramo del conducto logístico. El plazo de entrega es junto al precio y la calidad una de las variables competitivas de los productos de una empresa. 5 CERO PAPEL : El JIT insiste en la búsqueda de la simplicidad . Intenta eliminar en la medida de lo posible cualquier burocracia. Captar y distribuir la información a través de medios informáticos, locuaz ayuda a simplificar notablemente las tareas administrativas Ventajas del just-in-time El JIT trae muchas ventajas, que incluyen los siguientes: Reduce los niveles de inventarios necesarios en todos los pasos de la línea productiva y, como consecuencia, los costos de mantener inventarios más altos, costos de compras, de financiación de las compras y de almacenaje. Minimiza pérdidas por causa de suministros obsoletos. Permite (exige) el desarrollo de una relación más cercana con los suministradores. Esta mejor relación facilita acordar compras aseguradas a lo largo del año, que permitirán a los suministradores planearse mejor y ofrecer mejores precios. El sistema es más flexible y permite cambios más rápidos. Desventajas del just-in-time Por otra parte, el JIT no es sólo ventajas, también trae sus inconvenientes, que incluyen los siguientes: El peligro de problemas, retrasos y de suspensiones por falta de suministros, que pueden causar retrasos y suspensiones de la línea productiva e impactar los gastos negativamente. Limita la posibilidad de reducción de precios de compra si las compras son de bajas cantidades
aunque, dependiendo de la relación con el suministrador, esta desventaja se puede mitigar. Aumenta el switching cost, el coste de cambiar de suministrador. En sus inicios, la idea de JIT era conseguir que los suministradores mantengan los inventarios de sus componentes, financiándolos ellos, con el objetivo de que mi empresa no tenga que hacerlo y, cuando necesitaba algo, pedía sólo lo que necesitaba en ese momento y me lo enviaban. No tardó mucho en expandirse la práctica y los suministradores actuaban de la misma forma, es decir, que todo el proceso de producción, toda la la cadena de suministro, mantenía al mínimo sus existencias. Esto forzó un sistema mucho más eficiente y con rápida respuesta, para no tener que suspender el proceso productivo en ninguno de los pasos en la cadena de suministro. Había que ser eficientes o suspendías la línea productiva, con sus correspondientes aumentos de gastos. El proceso JIT que inició su vida en los distintos pasos del proceso productivo, se extendió a los productos finales, limitando los inventarios de productos finales y, en algunos casos, consiguiendo que los clientes compren sobre plan o sobre catálogo.