CURSO DE GESTION DE PROYECTOS GESTION DE COSTOS
Una empresa competitiva significa si su rentabilidad es mayor a la rentabilidad de otras empresas que están en el mismo rubro, por ello una empresa que que no es rentable es por lo lo tanto ineficiente Reducir los costos para aumentar la utilidad en la economía del mercado
Hoy en día el mercado pone los pre cios Es importante mirar dos funciones de de la administración: la PLANIFICACIÓN Y EL CONTROL Lo importante que es planificar y controlar los costos porque ni no planificamos y controlamos los mismos estos no nos van ha permitir llegar de manera eficiente a los resultados que queremos alcanzar
Los gastos financieros son aquello por ejemplo donde la empresa requiere de préstamos bancarios y por los cuales tiene que pagar interés y demás
Hoy en día la competencia y por otras razones ven que su producto tienen un ciclo de vida más corto
En la etapa de crecimiento y madurez es donde se recupera la inversión más las utilidades y es en estos puntos que ciclo de vida se coloque lo más posible en el tiempo En la etapa de madurez aparece el termino relanzamiento que es por ejemplo tenemos un vehículo yaris del 2012 a lo mejor este modelo tiene partes como motor que son son del 2008 sin embargo lo que hace la empresa es agregarle unas características adicionales al chasis al sistema eléctrico para seguir aprovechando al incremento de la ventas porque si no hace esto el vehículo tiende a descender las ventas En la etapa de declive declive ya ve la empresa que el producto producto empieza a decaer es preferible retirarlo del mercado
No solo se trata de re reducir ducir los costos si no de aumentar las ventas
Generalmente en el planeamiento fijamos un objetivo que define a donde quiero llegar y la estrategia que responde a la pregunta ¿Cómo voy a llegar? La planificación y el control es lo más básico para la el cumplimiento de una buena estrategia para tener una mayor rentabilidad
Una empresa es eficiente cuando usa una cantidad adecuada de sus recursos para lograr un nivel dado de producción, dado que la productividad es un indicador de la eficiencia Ejemplo de la opinión: hay productos que no deberían estar ahí porque son obsoletos porque están deteriorados porque ya no tienen demanda a lo mejor en la toma de inventarios hacer que esos productos no continúen y también hay que ver en las empresas que hay actividades que no ayudan a dar valor al producto entonces no ser eficientes en aquello q no vale la pena Eficiente = mejores resultados con menos recursos
Uno de los aspectos más importantes de una organización aparte del factor humano o RECURSO HUMANO es la INFORMACIÓN que tiene la materia prima que son los datos de otros procesos similares que nos permiten obtener la información y es fundamental para la TOMA DE
DESCICIONES
Función de los negocios cadena de valor de la empresa
Costos de distribución = costos de salida
Una clasificación que resulta de mucha ayuda sobre todo para tomar decisiones en ambientes de incertidumbre cuando conocemos información conociendo los costos volumen de producción es la clasificación en dos grupos los fijos (alquiler de un local) y variables (materia prima)
Si la empresa pasa ese 70% (de su capacidad instalada de capacidad productiva) UTILIDADES y si no pasa ese porcentaje obtiene PERDIDAS
obtiene
Ejemplo del mismo grafico supongamos que se producen 100 puertas entonces el 70% son 70 puertas con estas 70 puertas la empresa cubre sus costos fijos y variables (aquí no gana ni pierde porque a cubierto sus costos) es como decir que cantidad tenemos que producir como mínimo para cubrir nuestros costos
Un costo relevante puede ser el costo de adquirir un nuevo equipo para lograr una meta de producción y eso también tiene q ver a los pronósticos de la meta de producción Los costos irrelevantes son aquellos que no merecen darle mucho la atención porque pueden afectar el desarrollo de una operación
Los costos más importantes en la toma de decisiones es el costo de oportunidad y que son aquellas que están referidos a una empresa es la ganancia perdida por una decisión tomada
Cuál es el riesgo en el área de operación (tengamos que parar un proceso productivo porque se malogro una maquina no llego la materia prima, no hay fluido eléctrico), en el área comercial (el principal cliente que nos compra el 100% de nuestra producción se vaya a la competencia) en el área financiera (que no podamos cubrir algunos pagos o que estemos sujetos a crédito), riesgo en RR HH (que renuncie el personal o que se enferme) Sabemos que por el riesgo se pierden ventas, utilidades oportunidades y otros
COMO SABEMOS EL FUTURO ES INCIERTO
Ejemplo : si una empresa se dedicaría a fabricar helados X y de repente quiere saber un pronóstico de ventas y ver como herramienta de planeamiento cual sería en nivel de producción y ventas mínimo que debería tener el para poder cubrir todos sus costos totales en el ejemplo anterior del 70% si en mi etapa de planeamiento esa empresa va superar ese nivel de producción del 70% estoy en condiciones de diseñar la capacidad de planta yo estoy en condiciones de saber que por encima de ese nivel estoy generando utilidades también es una herramienta de control porque una vez que esa empresa inicia sus operaciones lo que hace es verificar hacer un control recurrente para ver que se estén cumpliendo los costos que se habían planeado para determinación del punto de equilibrio para ver que esos costos fijos y variables se cumplen a lo largo de lo presupuestado Qué tipo de problemas ayudan a resolver esta herramienta conociendo nuestro punto de equilibrio si generemos 1000 unidades más de qué manera se incrementan los costos de qué manera nos vemos bonificiados con más ventas, de qué manera nos vemos influenciados en generar más ventas y reducir nuestros precios de qué manera se altera el punto de equilibrio que pasa si amplían sus operaciones en el extranjero o internamente en el país que sucedería si entra un competidor o que sucedería si logramos reducir compras de materias primas, pasa si aumentamos los sueldos de la mano de obra, pasa si parte de nuestros costos fijos lo volvemos variables
Este punto de equilibrio se puede expresarse y encontrarse en volúmenes unidades físicas digamos la empresa de helados vende 50 litros de helados entonces cubre sus costos fijos y sus costos variables
Ratio = “proporción” Un ratio, en definitiva, es la razón o cociente de dos magnitudes relacionadas entre sí. Los ratios financieros o contables son los coeficientes que aportan unidades financieras de medida y comparación
La mayoría de las organizaciones la gestión de los costos del proyecto es externa la mayoría de las gestiones tienen que ver con la compra de equipos y servicios que son necesarios para completar el proyecto estos costos ya fueron definidos en los procesos de planificación y no requieren que se estén monitoreando a diferencia de un proyecto de construcción en dode la gestión de los
costos forman parte del proyecto y deben ser controlados para que no excedan el presupuesto aprobado es la diferencia cómo se maneja entre las dos empresas en algunas simplemente de ejecuta las compras que se definieron para el proyecto y en otras se hace una gestión exhaustiva de la gestión del proyecto
El plan de la dirección del proyecto se encuentra la línea base del alcance como seria el enunciado del alcance del proyecto la EDT y el diccionario de la EDT esta linea base del alcance lo que proporciona es los entregables las actividades, las cuentas de control toda esta información que nos va ayudar a estimar en un momento dado los costos del proyecto también nos va ayudar a determinar la forma en que vamos a hacer la planeación de la gestión de los costos también dentro de la línea base tenemos la línea base del cronograma que especifica en que momento se incurrirán en los costos del proyecto en muchas ocasiones tenemos que las compras no se hacen de una vez inmediato arranca el proyecto se hacen de forma coordinada en la medida que el proyecto va avanzando y esta es una de las razones por las cuales el cronograma y la gestión de los costos están muy interrelacionados inclusive cuando se hace el control de costos también se hace una revisión al cronograma están bien relacionadas
En el acta de constitución del proyecto proporciona el resumen el presupuesto a partir del cual se desarrollaran los costos detallados del proyecto Entre los factores ambientales tenemos la cultura de la empresa, forma de contabilizar los proyectos, disponibilidad de recursos Entre los activos tenemos procedimientos, políticas, procesos, base de lecciones aprendidas que contengan alguna información que ayuden a la gestión de costos
Técnicas analíticas: varias opciones para decisiones financieras para escoger mejor aquella que no afecte al proyecto o susceptible que afecte al proyecto, se identifican y se seleccionan dentro de un numero de estrategias como hacer-comprar, financiamiento licitaciones dependiendo de los requisitos del proyecto técnica de ver cuál es la mejor opción Reuniones para ver temas de la ge stión de los costos
El plan de gestión de costos proporciona una guía la forma en que se gestionara los costos del proyecto a lo largo del mismo incluye temas como lineamientos para determinar cómo vamos a realizar las estimaciones de los costos nivel de precisión requerido de las estimaciones los formatos de informes que se usaran, reglas de medición de desempeño que se usaran para desempeño de los costos si van a incluir costos directos como indirectos y los umbrales de costos o limites
Se va regir a estimar y controlar los costos del proyecto y forman parte como un plan secundario forman parte del plan para la dirección del proyecto
Plan de gestión será la guía como vamos a realizar las estimaciones Plan de RR HH que nos proporciona los salarios de los recursos asignados al proyecto Línea base de alcance nos proporcionara datos de cuenta de control datos de paquetes de control y de actividades que forman parte del proyecto Cronograma nos proporcionara información sobre las cantidades y tipos de los recursos al igual que la disponibilidad de los mismos monto requerido para completar los trabajos del proyecto Registro de riesgos informa sobre los riesgos identificados que puedan afectar la estimación de los costos y así los datos de entrada pueden afectar los datos de estimación de los costos
Análisis de reservas que consiste en estimaciones de costos que pueden incluir reservas para tener en cuenta la incertidumbre sobre el costo se utiliza como el colchón para cubrir cualquier evento o inconveniente o contingencia
Costos de la calidad como inspección, realizar auditorías que son propios de la gestión de la calidad y están incluidos en el plan de gestión de la calidad
Análisis de oferta de proveedores se tiene para evolución y selección de proveedores se hace el análisis de las ofertas recibidas para seleccionar el proveedor que nos va dar el servicio al cual estamos haciendo la compra
Técnicas grupales que se usa mucho en los procesos de selección de proveedores Estimación de costos por actividad es el objetivo de ese proceso y son evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se requieren para completar el trabajo del proyecto resumida o detallada
Base de las estimaciones que consiste en toda la documentación de apoyo a las estimaciones que realizamos las cuales proporcionan una información clara y precisas de como se obtuvo la estimación de costos para ver como hicimos esas e stimaciones
En este proceso se crea el presupuesto del proyecto el cual constituye la línea base de costos del proyecto y con respecto al c ual se monitorea y se controla los mismos
Línea base de alcance EDT el diccionario de la EDT que tienen información sobre los paquetes de trabajo y las cuentas de control que son agrupación o acumulación de costos para determinar el presupuesto
Las estimaciones de costos de las actividades que nos permite agrupar los costos que están en las actividades agruparlos en los paquetes de trabajo
Cronograma nos da los recursos los costes de los recursos Calendario de los recursos nos proporciona sobre que recursos se asignan al proyecto y en qué momento
Acuerdos contienen información relativa al contrato y los costos asociados a los productos o servicios o resultados que han sido adquiridos estos se deben incluir durante la elaboración del presupuesto
Los activos
información histórica sobre proyectos similares lecciones aprendidas políticas y procedimientos relacionados a determinar el presupuesto o la confección del presupuesto
Juicio de expertos de aquellos que tienen experiencia creando presupuestos Análisis de reservas se utiliza para calcular una reserva para contingencias es una forma de mitigar riesgos en caso de incertidumbre de aquellos riesgos q no hemos logrado identificar para hacer frente a esos riesgos y a esa incertidumbre
Agregación de costos técnica de estimación de costos se suman por paquetes de trabajo de acuerdo a la EDT y que tienen actividades con costos se les puede referir como una especie de centro de costos todos ellos se van sumando hasta los niveles superiores y finalmente para todo el proyecto
Relaciones históricas se refiere: cotizaciones anteriores información sobre costos de actividad de proyectos anteriores que variación pueden tener entre un periodo y otro para considerarlas que son que no han tenido una inflación vayan a afectar las estimaciones y el presupuesto
Línea base de costos es el objetivo final de esta área de gestión sobre esa línea base comparar la ejecución del proyecto sobre todo la información del desempeño del trabajo se hacen comparaciones para determinar variaciones para hacer cambios en la línea base de los costos La línea base de costos excluye cualquier reserva de gestión los costos de la reserva se excluyen del presupuesto esta línea base de costos solamente se puede cambiar a través del procedimiento formal de cambios y se utiliza para análisis de comparación con los resultados reales
Requisitos de financiamiento: desembolsos puntuales que se tiene que hacer en el tiempo o a lo largo de toda la vida del proyecto hay fechas específicas de desembolso relativo a compras y adquisiciones del proyecto que están dentro del presupuesto
Actualizaciones como registro de riesgos, base de las estimaciones y otros documentos que se va ver afectado por los procesos de de terminar el presupuesto
Para ver las desviaciones con respecto al plan con el objeto de tomar decisiones correctivas y minimizar el riesgo
Plan de dirección es el documento que siempre vamos a observar en todos los procesos de monitoreo y control como documento principal sobre la cual vamos a comparar el desempeño Del proyecto y esto se debe a que contiene la linea base tanto del alcance del cronograma y del costo
Requisitos de financiamiento desembolsos puntuales que tiene el proyecto incluye los gastos proyectados y las deudas anticipadas
Datos de desempeño información sobre la base del proyecto tales como las actividades que han comenzado su avance y los entregables que se han completado también incluye información sobre los costos autorizados y los costos en los que se ha incurrido
Activos procedimientos políticas que pueden influir en el proceso de controlar los costos en las Gestión del valor ganado son métricas de medida del alcance del cronograma y recursos para evaluar el desempeño y avance del proyecto
Pronósticos información sobre el proyecto de cuanto falta para q se ejecute el presupuesto del proyecto si vamos a terminar tiempo o si el presupuesto se va a exceder es información sobre los pronósticos y utiliza técnicas cuantitativas mucha de esa información se obtiene del valor ganado
Índice (TCPI) es un indicador que nos dice si el trabajo restante del proyecto si lo vamos a llegar a completar dentro de plazo de tiempo del presupuesto definidos en el plan para la acción del proyecto o si vamos a retrasar en cuanto al cronograma o exceder en el gasto del presupuesto
Revisión de desempeño que se hacen al desempeño del trabajo del proyecto Software permiten llevar un control tanto del tiempo como de los costos
Análisis de reservas dependiendo de si los riesgos que no hayamos considerado aparecen pues tomar en cuenta si es necesario aumentar la reserva o se queda como esta
Información de desempeño nos da sobre el avance del proyecto y sibre la ejecución del presupuesto y este se distribuye a todos los interesados
Pronósticos de costos Solicitudes de cambio si hay una desviación con respecto al plan para la dirección del proyecto Actualizaciones de plan es cuando las solicitudes de cambio son aprobadas y tienen un impacto sobre ya sea el alcance el cronograma o presupuesto y la calidad
Actualizaciones a los documentos
son cambios por ejemplo registro de riesgos base de estimación cualquier otro documento que no pertenece al plan para la dirección del proyecto es considerado un documento del proyecto todos los documentos para hacer registros para llevar un historial o simplemente registrar alguna información del proyecto
Actualización a los activos lecciones aprendidas en esta etapa del proyecto sobre control de costos revisión a ciertos procesos o procedimientos relacionados con controlar los costos
DEFINICIÓN DE COSTO. El costo hace referencia al conjunto de erogaciones en que se incurre para producir un bien o servicio, como es la materia prima, insumos, mano de obra energía para mover máquinas, etc. El costo incluye todo elemento y erogación que terminan haciendo parte del producto final o servicio prestado de forma directa.
DEFINICIÓN DE GASTO. Por gasto se entiende el conjunto de erogaciones destinadas a la distribución o venta del producto, y a la administración e incluso al mantenimiento de a planta física de la empresa. En el gasto se pueden clasificar aquellas erogaciones que no se pueden identificar de forma directa en el producto final porque no participó en su construcción. Por ejemplo, supongamos una empresa que fabrica tornillos. Cada tornillo requerirá de cierta cantidad de hierro, así como la mano de obra para poderlo fabricar. Necesitará también cierta cantidad de energía eléctrica para operar la maquinaria que lo produce. También requerirá material para ser empacado. Hasta aquí todas las erogaciones se pueden considerar como costo. Ahora ya el tornillo está fabricado, empacado y almacenado listo para se r comercializado. Una vez el tornillo terminado se encuentra en la bodega, toda erogación en que se incurra en adelante, se constituirá en un gasto. Para vender esos tornillos habrá que pagar transporte, almacenamiento, teléfono, pagarle al vendedor, a la recepcionista, al gerente, al contador público y al abogado, etc. Todas esas erogaciones se consideran como gastos. Esto, por supuesto, de una forma simplificada y elemental, ya que un costeo preciso requiere considerar muchos aspectos adicionales.
