ANALISIS FUNGSI MANAJEMEN POSDCORB + A ( Planning, Organizing, Staffing, Directing, Directing, Controlling, Controlling, Reporting, Reporting, Budgeting, and Action)
Fungsi manajemen POSDCORB merupakan suatu hal yang tidak asing lagi bagi kita, diera sekarang ini hampir semua perusahaan ataupun instansi menerapkan fungsi manajemen ini dalam menjalankan kegiatan mereka, tidak usah terlalu jauh bahkan fakultas kita yaitu Fakultas Ilmu Administrasi juga menerapkan fungsi manajemen ini dalam kegiatan sehari-hari. 1. Planning (Perencanaan ) Perenca Perencanaan naan merupak merupakan an sesuatu sesuatu yang mutlak mutlak diperl diperlukan ukan didalam didalam menjala menjalankan nkan suatu suatu organis organisasi asi tertent tertentu, u, tanpa tanpa adanya adanya suatu suatu perenca perencanaan naan yang matang matang maka maka mustahi mustahill bagi bagi suatu suatu organisasi itu dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efesien. Oleh karena itu didalam membuat suatu keputusan didalam organisasi dibutuhkan suatu perencanaan yang matang agar tujuan dari organisasi itu dapat tercapai. Hal ini dikarenakan perencanaan bagi suatu organisasi merupakan Proses untuk membawa suatu organisasi ke arah yang diinginkan dalan periode tertentu dengan tindakan-tindakan yang telah ditetapkan terlebih dahulu Proses teratur dari setiap usaha untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Perlunya perencanaan (Robert Stueart) Robert Stueart mengatakan bahwa ada 5 alasan mengapa suatu perencanaan itu duperlukan didalam suatu organisasi, yaitu : •
Menent Menentukan ukan arah dan kerangk kerangkaa kerja kerja perpus perpustaka takaan an yang akan memandu memandu dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah
•
Meningkatkan layanan perpustakaan, operasional dan kontrol fiskal melalui apli aplika kasi si tekn teknol olog ogii komp komput uter er dan dan sain sainss mana manake keme men n untu untuk k pros prosed edur ur perpustakaan perpustakaan
•
Menjamin perkembangan layanan dan sumber-sumber informasi ang rasional dan efektif dalam perencanaan daam konteks perencanaan kegiatan akademik universitas
•
Memungkinkan antisipasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang akan datang untuk layanan informasi dengan membangun perencanaan yang didasarkan pada keputusan-keputusan sekarang
•
Memasukkan keahlian dan pengalaman sekolah dan staff perpustakaan ke dalam proses perencanaan
Langkah-langkah dalam proses perencanaan:
Seperti yang dijelaskan oleh Robert Steuart diatas bawa pentinganya suatu perencanaan dalam suatu organisasi, maka didalam membuat perencanaan itu juga tidak dapat dilakukan dengan sembarangan, karena perencanaan itu akan mempengaruhi jalanya organisasi itu kedepanya, berikut merupakan beberapa langkah-langkah didalam membuat suatu perencanaan itu, yaitu :
Menentukan sasaran yang jelas Evaluasi Situasi sekitarnya, yakni memperhitungkan pengaruh internal maupun eksternal (analisis SWOT) -
Strenghts: kekuatan-kekuatan yang dimiliki pada organisasi tsb
-
Weakness: Kelemahan-kelemahan yang ada pada organisasi
-
Oportunities: beberapa peluang yang mungkin mempengaruhi perencanaan
-
Threats: ancaman atau tantangan
Selain itu hal-hal yang perlu diperhatikan didalam membuat suatu perencanaan adalah Foktor-faktor dalam pembuatan perencanaan itu serta unsur-unsur dalam perencanaan tersebut Faktor dalam Perencanaan: o
Time (waktu): jangka panjang, jangka menengah atau jangka pendek
o
Collecting & Analyzing Data (pengumpulan dan analisis data-data pendukung)
o
Levels of planning (tingkat perencanaan)
o
Flexibility (keluwesan)
Unsur dalam perencanaan: -
Tujuan : apa yang ingin dicapai
-
Landasan
: dasar pemikiran
-
Proses
: bagaimana pelaksanaanya
-
Budget
: biaya yang diperlukan
-
Program
: kegiatan yang akan dilaksanakan
Dengan memperhatikan langkah-langkah diatas maka diharapkan suatu organisasi dapat membuat suatu perencanaan yang bagus agar suatu organisasi itu daoat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. 2. Organizing ( Pengorganisasian ) Pengorganisasian adalah proses penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuantujuan tertentu, dengan mempertimbangakan sumber-sumber sarana prasarana yabg dimiliki dan pengaruh lingkunganya. Pada dasarnya pengorganisasian dapat juga dikatakan dengan penjalanan organisasi dalam mencapai tujuanya, oleh karena itu tanpa adanya suatu pengorganisasian yang jelas maka organisasi itu mustahildalam mencapai tujuan organisasi tersebut, dengan kata lain pengorganisasian merupakan salah satu syarat mutlak bagi suatu organisasi. Untuk memahami fungsi pengorganisasian maka kita harus memahami konsep dari pengorganisasian tersebut. Adapun konsep kunci dari pengorganisasian itu adalah sebagai berikut: •
•
Pembagian pekerjaan organisasi dan tugas-tugasnya mencapai tujuan organisasi tersebut Penghimpunan tugas-tugas yang serupa dan mengelompokanya kepada bagian-bagian sesuai dengan jabatan-jabatanya
•
Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah
•
Kewenangan untuk melaksanakan tugas-tugas, yang diberikan dari atas ke bawah melaui rangkaian perintah
•
Kewenangan atau pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi mungkin dilakukan dengan terpusat (sentral) atau tidak terpusat (desentral)an memahami konsep Dengan demikian maka dapat kita simpulkan bahwa pengorganisasian itu adalah proses
penjalanan organisasi yang didalamnya terdapat pembagian kerja organisasi dan tugas-tugas organisasi didalam mencapai tujuanya, yang didalamnya terdapat penghimpunan dan pengolongan tugas yang jelas sesuai dengan jabatanya yang dimana tugas-tugas ini diberikan dengan rangkaian perintah dari atas ke bawah serta terdapatnya suatu pengontrolan terhadap aktifitas-aktifitas organisasi yang dilakukan secara terpusat. 3. Staffing ( Kepegawaian ) Staffing ( kepegawaian ) atau sering juga disebut dengan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan bagian dari pengorganisasian (organizing) yang meliputi pembinaan pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Tujuan staffing adalah mengusahakan tersedianya pegawai (tenaga kerja) yang terbaik untuk organisasi, dengan kata lain fungsi staffing merupakan bagian dari pengorganisasian suatu organisasi namun staffing lebih berpusat kapada pencarian sumber-sumber tenaga manusia yang professional dan sesuai untuk organisasi, sehingga dengan tersedianya tenga kerja yang ahli didalam bidangnya dapat menjalankan tugas organisasi sehigga tujuan organisasi dapat tercapai. Hal inilah yang menyebabkan mengapa fungsi staffing sangat penting didalam suatu organisasi karena tanpa adanya suatu sumber daya manusia yang mampuni didalam ornanisasi sulit bagi organisasi itu untuk menjalankan organisasinya sehingga tujuan dari organisasi itu sulit untuk tercapai. Adapun konsep kunci yang terkait dengan fungsi Staffing adalah sebagai berikut : •
Penempatkan orang yang tepat ditempat yang benar
•
Perencanaan SDM memperhitungkan sejumlah dan berbagai jenis posisi yang
dibutuhkan untuk diisi. Selain itu juga harus mempertimbangkan sejumlah persyaratan yang patut dipenuhi bagi setiap pekerjaan atau posisi tersebut. Kemudian mempersiapkan sistem kompensasi yang ahrus dibayar kepada tiap individu •
Merekrut pekerja dari sumber-sumber yang tepat (sesuai) diantara pelamar. Memilih yang paling cocok
•
Orientasi pada staff mengenai misi organisasi, diberikan pelatuhan-pelatihan an dikembangkan secara bertahap
•
Secara periodikal manajer akan memberikan penghargaan formal terhadap kinerja pekerjaanya yang berprestasi baik agar memastikan dan menjamin penyesuaian terhadap standar organisasinya
Namun disamping konsep-konsep diatas ada hal lain yang harus diperhatikan didalam fungsi staffing, staffing merupakan fungsi yang berurusan dengan manusia oleh karena itu aspekaspek yang berkaitan dengan manusia juga harus diperhatikan agar tenaga manusia itu dapat bekerja secara optimal, diantaranya adalah : •
Jamainan terhadap persamaan bagi peluang-peluang pekerjaan
•
Jaminan terhadap keselamatan dan kesehatan kondisi kerja
•
Jaminan terhadap standar dan konpensasi yang adil dan sesuai
Dengan diperhatikannya aspek-aspek diatas akan menimbulkan rasa nyaman pada para pekerja sehingga mereka dapat bekerja dengan optimal.
4. Directing
Secara harfiah directing dapat diartikan sebagai mengarahkan, fungsi manajemen directing merupakan fungsi pengarahan didalam organisasi pengarahan biasanya dilakukan oleh pemimpin organisasi mengenai tujuan dan tugas-tugas didalam organisasi dapat terlaksana dengan benar. Komunikasi pengarahan yang baik antara pemimpin dan bawahan akan menimbulkan suatu hubungan kerja yang bagus sehingga tidak adanya kesalahpahaman antara perintah yang diturunkan pemimpin tehadap bawahan Directing bisa dilajujan melalui komunikasi, motivasi dan kepemimpinan. Directing terkait dengan bakat, namun umumnya para manajer memperoleh keterampilan dan bakat tersebut dengan belajar dan observasi, dan mengembangkanya melalui pengalaman dan praktik. Fungsi directing yang bagus akan membawa organisasi kedalam suasana kerja yang bagus dimana tidak adanya kesalahan komunikasi didalam organisasi yang dapat menghalangi organisasi didalam mencapai tujuanya, sebaliknya fungsi directing yang kurang bagus akan menyebabkan kekacauan didalam organisasi. 5. Controlling ( Pengawasan ) Controlling atau pengawasan diperlukan agar setiap kegiatan dalam perpustakaan dapat berjalan sesuai rencana, efektif dan efisien. Pengawasan yang baik akan menyebakan pekerjaan didalam organisasi berjalan dengan lancar, pengawasan yang baik akan membuat para karyawan tidak berani untuk berbuat curang didalam organisasi seperti bermalas-malasan Tanpa pengawasan dimungkinkan kegiatan idak berjalan seperti seharusnya bahkan mungkin saja terjadi kegagalan. Hal inalah yang menyebabkan fungsi pengawasan penting didalam organisasi. Karena tanpa pengawasan yang baik organisasi tidak akan bejalan dengan lancar, bahkan dapat menyebabkan kegagalan didalam organisasi. 6. Reporting ( Pelaporan ) Fungsi pelaporan merupakan salah satu fungsi yang penting didalam manajemen organisasi, tanpa adanya laporan mengenai kegiatan organisasi kita tidak akan pernah tahu apa yang terjadi pada organisasi itu, kita tidak akan tahu apakah organisasi itu berhasil atau gagal. Selain itu dengan fungsi pelaporan kita dapat menilai dan mengevaluasi sejauh mana kinerja organisasi secara keseluruhan, shingga kita dapat mengetahui apakah organisasi itu telah berhasil
mencapai tujuanya atau malah sebaliknya organisasi itu mengalami kegagalan. Melalui pelaporan kita juga dapat mengambil tindakan yang diperlukan selanjutnya terhadap organisasi. Laporan juga berguna sebagau dasar bagi perencanaan kegiatan untuk masa dating, dengan adanya laporan yang akurat kita dapat merencanakan kegiatan organisasi kedepanya, apakah kegiatan organisasi perlu ditinggkatkan atau tidak, dengan kata lain fungsi pelaporan sangat penting untuk organisasi didalam merencanakan kegiatan organisasi kedepanya. 7. Budgeting ( Penganggaran ) Adalah salah satu fungsi manajemen yang sangat penting. Terlebih untuk non-profit organization (organisasi yang tidak mencari keuntungan). Karena itu dana yang dikelola harus benar-benar direncanakan dengan teliti dan secermat mungkin Dana pengoperasian suatu organisasi tergantung dari jenis organisasi itu sendiri. Rencana anggaran operasional organisasi haruslah disusun secara sistematis, meliputi selutuh kegiatan organisasi yang dinyatakan dengan unit moneter yang berlaku, untuk jangka waktu tertentu yang akan datang. Ada beberapa tehnik dalam melakukan fungsi anggaran yaitu : 1) Teknik Line Item Dalam teknik ini pengeliaran dibagi dalam beberapa kategori besar seperti gaji, koleksi, perlengkapan, penjilidan, dan lain-lain. Perhitungan dilakukan dengan memproyeksikan dan mengentisipasi pengeluaran tahun depan dengan kenaikan biaya 10%
2) Lump Sum Sejumlah anggaran dialokasikan untuk perpustakaan oleh indik organisasi, kemudian dengan dana yang dialokasikan tersebut, perpustakaan diberi tanggung jawab dalam menentukan bagaimana dana tersebut digunakan untuk pembiayaan segala kegiatan perpustakaan. Penggunaan dana tersebut dibagi-bago dalam beberapa kategori pengeluaran. Kategori ini umumnya menggunakan teknik yang hampur serupa dengan teknk line item
3) Formula Budgets Pada teknik ini pengalokasian dana organisasi menggunakan formula tertentu Misalnya: Ketentuan anggaran organisasi adalah sebesar 5% dari anggaran lembaga induk Setiap karyawan disediakan dana N rupiah untuk pengadaan koleksi
4) Program Budgeting Teknik ini relatif baru diterapkan di perpustakaan dan caranya tidak menghitung pengeluaran berdasarkan kategori-kategori tetapi ditentukan berdasarkan program atau pelayanan-pelayanan yang disediakan
8. Action ( Pelaksanaan )
Fungsi pelaksanaan merupakan salah satu fungsi yang penting, karena walaupun semua kegiatan organisasi telah di rencanakan dengan baik tetapi jika tidak ada pelaksanaan maka semua itu menjadi percuma, oleh karena itu fungsi action sangat dibutuhkan, karena tanpa fungsi pelaksanaan inilah organisasi dapat mencapai tujuanya.
Namun fungsi pelaksanaan ini juga tidak dapat dipisahkan dengan fungsi-fungsi lainya karena jika kegiatan diorganisasi dijalankan tanpa fungsi-fungsi lainya seperti perencanaan, pengawasan, directing, dsb maka pelaksanaan itu juga tidak akan berhasil. Jadi dapat disimpulkan bahwa semua fungsi-fungsi manajemen diatas saling berhubungan dan tidak dapat dipisahkan.
