FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN EN UNA EMPRESA: ORGANIZACIÓN
ÍNDICE .................................. ...................... ...................... ....................... ....................... ...................... ...............................................2 ....................................2 INTRODUCCIÓN.......................
1.
................................ ....................... ...............................3 ...................3 FUNC FU NCIO IONE NESS BÁSI BÁSICA CASS DE LA AD ADMI MINI NIST STRA RACI CIÓN ÓN .....................
1.1.
................................. ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ................................3 .....................3 PLANIFICACIÓN .....................
1.2.
ORGANIZACIÓN ..................... ................................. ....................... ...................... ...................... ....................... ....................... ................................4 .....................4
1.3.
DIRECCIÓN....................... .................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... ...................... ............................4 .................4
1.4.
COORDINACIÓN ..............................................................................................................5
1.5.
.................................. ...................... ....................... ....................... ...................... ...................... .........................................5 ..............................5 CONTROL.......................
2.
................................. ...................... ..................5 .......5 LAS PRI PRINCI NCIPPALE ALESS FUNCI FUNCIONE ONESS DEL DEL ADM ADMINI INISTR STRADO ADOR. R. ......................
.................................. ....................... ...................... ...............................................6 ....................................6 2.1. 2.1. El pp! pp!ll "!l "!l A" A"#$ #$%$ %$&' &'( (") ")(( ...................... 3. OB OB*E *ETI TI+O +OSS DE DE LA AD ADMI MINI NIST STRA RACI CIÓN ÓN ...................... .................................. ....................... ...................... ....................................6 .........................6
4.
IMPO IMPORT RTAN ANCI CIA A DE DE LA AD ADMI MINI NIST STRA RACI CIÓN ÓN ...................... ................................. ....................... ....................... ...................... .....................6 ..........6
4.1. 4.1. 5.
CARA CA RACT CTER ERIS ISTI TICA CASS DE DE LA LA AD ADMI MINI NIST STRA RACI CIÓN ÓN ..................... ................................ ....................... ...............................7 ...................7 ESTADO EST ADO ACT ACTUAL UAL DE LA TEORÍ TEORÍA A ADMI ADMINIS NISTRA TRATI+ TI+A. A. ....................... .................................. ..................................8 .......................8
.................................. ...................... ...................... .................................8 ......................8 P!(&p!,'$-& /'/(& "! l "#$%$&'(,$0% .......................
.
................................. ....................... ...................... ...................... ...................... ....................... ......................................10 ..........................10 CONCLUSIONES.....................
.
REFERENCIAS .......................................................................................................................11
1
INTRODUCCIÓN Este trabajo nos permite tener conocimientos sobre la Administración de Empresa desde su evolución procesos plani!icación or"ani#ación e inte"ración $asta lle"ar a la construcción de su estructura "eneral la cual obtendremos por medio de la investi"ación reali#ada. %ara nuestro caso nos en!ocaremos en el &epartamento de Administración de una or"ani#ación o empresa. 'a Administración es una t(cnica )ue trata siempre de lo"rar la m*+ima e!iciencia en todo or"anismo. Es una de las tareas m*s importantes de la actividad $umana. ,odas las !ases de nuestra vida moderna est*n a!ectadas por la administración. -n erente de un /anco el o la inistro a de omento el obispo de una "lesia la supervisora de una tienda por departamento el o la directora de un $ospital o nosotros mismos en nuestra vida diaria. ,odos de una u otra manera somos administradores. ,odos los conceptos objetivos m(todos principios teoras t(cnicas desarrolladas "iran alrededor de seis !unciones
P(!-$&$0% Pl%$$,,$0% O(%$,$0% I%'!(,$0% D$(!,,$0% 6 C)%'()l las cuales son la base para una buena administración.
2
1. FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN 'as !unciones b*sicas de la administración son las si"uientes %lani!icación r"ani#ación 9oordinación &irección 9ontrol
1.1.PLANIFICACIÓN Es la !ase en la cual se determina anticipadamente )ue es lo )ue se va a $acer esto inclu:e el establecimiento de objetivos pro"ramas polticas : procedimientos.
O78!'$-) Es la ra#ón de ser de la empresa esto es lo )ue se propone alcan#ar.
L)& p()(#& ;on los planes )ue se deben reali#ar en un tiempo determinado para lo"rar el objetivo propuesto.
L& p)l9'$,& ;on las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcan#ar el objetivo.
L)& p(),!"$#$!%')& ;on las "uas o !ormas de acción )ue nos dicen de )ue !orma se deben reali#ar las actividades.
N!,!&$""!& "! l pl%$$,,$0% 'a necesidad de la planeación en una empresa aparece principalmente por tres ra#ones <
%ara obli"ar a pensar en el !uturo. ;e plani!ica para )ue todas las personas de la empresa piensen $acia donde van : se puedan anticipar a los problemas evitando en esta !orma )ue se deje los problemas a la suerte o a las creencias reli"iosas.
3
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%ara obli"ar a pensar en .!orma coordinada esto permite )ue las personas sean conscientes de )u( es lo )ue se espera de ellas : as puedan cumplir con las !unciones asi"nadas. %ara evitar ries"os :. p(rdidas si no se $a reali#ado por anticipado una planeación los ries"os de p(rdidas se aumentan : lo m*s se"uro es )ue la empresa !racase.
Esto no si"ni!ica )ue la planeación es la !órmula para )ue una empresa nunca !racase simplemente si"ni!ica )ue una empresa )ue planea sus< actividades tiene m*s probabilidades de triun!ar. 1.2.
ORGANIZACIÓN
Es la etapa en la cual se !ijan las !unciones : las relaciones de autoridad : responsabilidad entre las di!erentes personas de una empresa.
R)%!& p( )(%$(. E+isten dos ra#ones !undamentales por las cuales es conveniente or"ani#ar < <
=a: una "ran cantidad de cosas )ue no puede reali#arlas una sola persona : por lo tanto debe unirse con otros para ejecutarlas. %ara aprovec$ar los bene!icios )ue trae la división del trabajo.
M%/l "! O(%$,$0% Esta $erramienta nos da a conocer )u( debe $acer cada persona cada departamento u or"anismo describiendo los deberes : responsabilidades de cada persona : las atribuciones de cada persona con respecto al "rupo de personas )ue trabajan a su car"o. 'a or"ani#ación en la 9ooperativa debe ser permanente :a )ue es la >nica !orma en )ue los socios podr*n conocer la marc$a de la Empresa mediante la utili#ación de las $erramientas )ue $emos visto se puede presentar una ima"en r*pida !*cilmente comprensible : !iel de la situación de la sociedad.
1.3.DIRECCIÓN Esta !ase del proceso de administración $ace re!erencia a la !orma como se imparten las órdenes o instrucciones a las personas de la empresa : se e+plica )u( es lo )ue debe $acerse. Aun)ue son de muc$a importancia las cualidades personales de )uien va a ejecutar la actividad es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instrucción la cual debe ser <
<
?a#onable lo cual )uiere decir )ue no se debe ordenar al"o inalcan#able para la persona )ue recibe la orden se debe tener en cuenta si la persona )ue la recibe tiene la e+periencia : $abilidad necesaria para cumplirla satis!actoriamente. 9ompleta al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad : calidad de la actividad a ejecutar. Ejemplo seleccionar una producción o compra de papa papa de primera de se"unda : de tercera etc. 4
<
9lara la orden debe ser comprensible o sea )ue la persona )ue la recibe la debe entender mu: bien para lo cual el )ue dicta la instrucción debe colocarse en el lu"ar del subordinado : considerar lo )ue (ste )uiere )ue se le di"a.
;abemos mu: bien )ue la 9ooperativa est* en manos del erente por dele"ación )ue $ace el 9onsejo de administración. 'as instrucciones )ue diri"e a los empleados socios : otros or"anismos debe tener las caractersticas antes anotadas lo cual permitir* no solo una ma:or e!iciencia en la administración sino tambi(n una correcta in!ormación a los a!iliados.
1.4.COORDINACIÓN En el proceso administrativo debe e+istir coordinación o sea )ue $a:a una estrec$a armona entre los !uncionarios de la empresa : las operaciones )ue ejecutan para )ue el desenvolvimiento del trabajo no ten"a nin">n obst*culo. 9oordinar es armoni#ar todos los actos : es!uer#os. Esta coordinación se puede obtener a trav(s de consultas de unas personas a otras con participación democr*tica caso de las cooperativas con las cuales pueden con!ormarse "rupos de trabajo uni!orme. %ara lo"rar este !in los !uncionarios je!es deben e+poner a los empleados sus puntos de vista en cual)uier caso particular.
1.5.CONTROL Este proceso consiste en veri!icar si los resultados obtenidos son i"uales o parecidos a los planes presentados : permite b*sicamente avisar en !orma oportuna si al"o est* !allando : adem*s si resulta e!ica# en el uso de los recursos. ,ambi(n podemos decir )ue el control consiste en la medición : corrección de la ejecución con base en las metas establecidas compara lo reali#ado con lo planeado : e+i"e cuentas de las tareas : actividades asumidas. 9omo proceso )ue es el control lo podemos dividir en < < < <
Establecimiento de patrones de comparación en puntos estrat("icos. edición de lo reali#ado. 9omparación de lo )ue se $a reali#ado con lo )ue se $a planeado. 9orrección de las !allas encontradas.
2. LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. Es importante si de al"una empresa o institución nos )uisi(ramos re!erir )ue independientemente de la importancia )ue tendr* el establecimiento o aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso administrativo debemos tambi(n re!erirnos al papel )ue como administradores tenemos en una or"ani#ación llamada de bienes o de servicios. 5
El n>mero de departamentos vara se">n las necesidades de la misma empresa dependiendo del departamento en )ue se encuentre el administrador este reali#a !unciones como
%roducción 9onsiderado tradicionalmente como uno de los departamentos clave :a )ue se encar"a del óptimo aprovec$amiento : de la adecuada introducción de in!raestructura en un or"anismo o empresa. ercadotecnia &e suma importancia dada su especialidad )ue $o: en da representa : )ue sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar m(todos e!icientes en el manejo : coordinación de los sistemas de venta )ue la empresa o!rece a un mercado espec!ico. inan#as Esta *rea se encar"a de la obtención de !ondos : del suministro del capital )ue se utili#a en el !uncionamiento de la empresa procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los dem*s departamentos con el objeto de )ue puedan !uncionar debidamente. ?ecursos $umanos &epartamento de vital importancia :a )ue mediante el uso adecuado de pro"ramas de reclutamiento selección contratación capacitación : desarrollo se alle"a para la empresa del personal adecuado : a!n a los objetivos de la misma.
2.1.
El pp!l "!l A"#$%$&'(")(
'a pro!esión de administrador es mu: variada dependiendo del nivel en )ue se sit>e el administrador deber* vivir con la rutina : con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación or"ani#ación dirección : control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional orientado $acia un ambiente e+terno )ue la empresa pretende servir. 9uanto m*s se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas m*s preparado estar* para actuar en el nivel operacional de la empresa. 9uanto m*s se preocupe por desarrollar conceptos m*s preparado estar* para actuar en el nivel institucional de la empresa. -n administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de "astos o una previsión de ventas como se constru:e un or"ani"rama o !lujo "rama como se interpreta un balance como se elabora la planeación : el control de producción etc. :a )ue estos conocimientos son valiosos para la administración sin embar"o lo m*s importante : !undamental es saber cómo utili#arlos : en )u( circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
3. OB*ETI+OS DE LA ADMINISTRACIÓN
Alcan#ar en !orma e!iciente : e!ica# los objetivos de un or"anismo social. E!icacia. 9uando la empresa alcan#a sus metas E!iciencia. 9uando lo"ra sus objetivos con el mnimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva m*s amplia del medio en el cual se desarrolla Ase"urar )ue la empresa produ#ca o preste sus servicios. 6
4. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN 'a administración es un ór"ano social espec!icamente encar"ado de $acer )ue los recursos sean productivos re!leja el espritu esencial de la era moderna es indispensable : esto e+plica por )u( una ve# creada creció con tanta rapide# : tan poca oposición. 'a administración busca el lo"ro de objetivos a trav(s de las personas mediante t(cnicas dentro de una or"ani#ación. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema or"ani#acional. 9omprende a toda or"ani#ación : es !uer#a vital )ue enla#a todos los dem*s subsistemas. &entro de la administración encontramos
9oordinación de recursos $umanos materiales : !inancieros para el lo"ro e!ectivo : e!iciente de los objetivos or"ani#acionales. ?elación de la or"ani#ación con su ambiente e+terno : respuestas a las necesidades de la sociedad. &esempe@o de ciertas !unciones espec!icas como determinar objetivos planear asi"nar recursos instrumentar etc. &esempe@o de varios roles interpersonales de in!ormación : decisión.
'as or"ani#aciones : los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en e)uilibrio din*mico con su medio. %ara el proceso de toma de decisiones el !lujo de in!ormación es esencial. &ic$o proceso implica el conocimiento de pasado estimaciones a !uturo : la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. 'a tarea de la administración es instrumentar este sistema de in!ormación
4.1. CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN . U%$-!(&l$"". El !enómeno administrativo se da donde )uiera )ue e+iste un or"anismo social por)ue en (l tiene siempre )ue e+istir coordinación sistem*tica de medios. 'a administración se da por lo mismo en el estado en el ej(rcito en la empresa en las instituciones educativas en una sociedad reli"iosa etc. los elementos esenciales en todas esas clases de administración ser*n los mismos aun)ue ló"icamente e+istan variantes accidentales. ;e puede decir )ue 'a administración es universal por)ue esta se puede aplicar en todo tipo de or"anismo social : en todos los sistemas polticos e+istentes. 7. S/ !&p!,$$,$"". Aun)ue la administración va siempre acompa@ada de otros !enómenos de ndole distinta el !enómeno administrativo es espec!ico : distinto a los )ue acompa@a. ;e puede ser un ma"n!ico in"eniero de producción : un p(simo administrador. 'a administración tiene caractersticas espec!icas )ue no nos permite con!undirla con otra ciencia o t(cnica. 'a administración se au+ilie de otras ciencias : t(cnicas tiene caractersticas propias )ue le proporcionan su car*cter espec!ico. es decir no puede con!undirse con otras disciplinas. ,. S/ /%$"" '!#p)(l. Aun)ue se distin"an etapas !ases : elementos del !enómeno administrativo (ste es >nico : por lo mismo en todo momento de la vida de una empresa se est*n dando en ma:or o menor "rado todos o la ma:or parte de los 7
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elementos administrativos. As al $acer los planes no por eso se deja de mandar de controlar de or"ani#ar etc. S/ /%$"" 8!((;/$,. ,odos cuantos tienen car*cter de je!es en un or"anismo social participan en distintos "rados : modalidades de la misma administración. As en una empresa !orman un solo cuerpo administrativo desde el "erente "eneral $asta el >ltimo ma:ordomo. +l)( $%&'(/#!%'l. 'a administración es un medio para alcan#ar un !in es decir se utili#a en los or"anismos sociales para lo"rar en !orma e!iciente los objetivos establecidos. A#pl$'/" "! !8!(,$,$). ;e aplica en todos los niveles de un or"anismo !ormal por ejemplo presidentes "erentes supervisores ama de casa etc. I%'!("$&,$pl$%($!"". 'a administración $ace uso de los principios procesos procedimientos : m(todos de otras ciencias )ue est*n relacionadas con la e!iciencia en el trabajo. Est* relacionada con matem*ticas estadstica derec$o economa contabilidad sociolo"a %sicolo"a !iloso!a antropolo"a etc. Fl!=$7$l$"". 'os principios : t(cnicas administrativas se pueden adaptar a las di!erentes necesidades de la empresa o "rupo social.
5. ESTADO ACTUAL DE LA TEORÍA ADMINISTRATI+A. El estado actual de la teora administrativa es bastante complejo pues permite en!ocar su objeto de estudio de varias maneras : a"rupar un "ran abanico de variable )ue deben ser tenidas en cons1ideración. En la actualidad la teora administrativa estudia la administración de empresas : dem*s tipos de or"ani#aciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cinco variables principales cada una de las cuales es objeto espec!ico de estudio de una o m*s corrientes de la teora administrativa. 'as cinco variables b*sicas tarea estructura personas tecnolo"a : ambiente constitu:en los principales componentes en el estudio de administración de las empresas. El comportamiento de estas variables es sist(mico : complejo cada una ellas in!lu:e : es in!luenciada por las dem*s si se modi!ica una ellas las otras tambi(n se modi!ican en ma:or o menor "rado. El comportamiento del conjunto de estas variables es di!erente de la suma del comportamiento de cada variable por separado. 'a adecuación de estas cinco variables constitu:e el principal desa!o de la administración. En una subunidad especiali#ada por ejemplo un departamento una división una sección al"unas de estas variables pueden cumplir un papel predominante. &ebido a la creciente importancia de la administración : los nuevos : complejos desa!os )ue en!renta los investi"adores se $an concentrado en al"unas partes o en al"unas variables aisladas del enorme conte+to de variables )ue intervienen cada una de las cuales tiene su naturale#a impacto duración importancia etc. en la estructura : el comportamiento de las empresas : )ue di!icultan enormemente tener una visión "lobal de (stas. A medida )ue la administración en!renta nuevos desa!os : nuevas situaciones las teoras administrativas re)uieren adaptar sus en!o)ues o modi!icarlos por completo para )ue sean >tiles : aplicables lo cual e+plica en parte los pasos "raduales de la teora administrativa en el transcurso de este si"lo. 8
P!(&p!,'$-& /'/(& "! l "#$%$&'(,$0% En las pró+imas d(cadas la tarea administrativa ser* incierta : e+citante pues deber* en!rentar cambios : trans!ormaciones llenos de ambi"Bedad e incertidumbre. El administrador deber* en!rentar problemas cada ve# m*s diversos : m*s complejos )ue los anteriores : sus atención estar* diri"ida a eventos : "rupos situados dentro o !uera de la empresa los cuales le proporcionar*n in!ormación contradictoria )ue di!icultar* su dia"nóstico : la compresión de los problemas )ue deben resolver o las situaciones )ue deben en!rentar e+i"encias de la sociedad de los clientes de los proveedores desa!os de los competidores e+pectativas de la alta administración se los subordinados de los accionistas etc. ;in embar"o estas e+i"encias desa!os : e+pectativas e+perimentan pro!undos cambios )ue sobrepasan la capacidad del administrador para acompa@arlos de cerca : comprenderlos de manera adecuada. Estos cambios tienden a aumentar debido a la inclusión de otras nuevas variables a medida )ue el proceso se desarrolla : crea una turbulencia )ue perturba : complica la tarea administrativa de planear or"ani#ar diri"ir : controlar una empresa e!iciente : e!ica#. El !uturo parece complicar la realidad puesto )ue innumerables !actores producir*n impactos pro!undos en las empresas. 'as pró+imas d(cadas se caracteri#ar*n por los desa!os : turbulencias )ue deber* en!rentar la administración
'as empresas est*n en continua adaptación a sus ambientes. Esta adaptación continua puede provocar el crecimiento la estabilidad transitoria o la reducción de la empresa. El crecimiento se presenta cuando la empresa satis!ace sus demandas ambientales : el ambiente re)uiere ma:or volumen de salidas : resultados de la empresa. E+iste la tendencia de la continuidad de tasas elevadas de in!lación. 'os costos de ener"a materias primas : !uer#a laboral est*n elev*ndose de !orma notoria. 'a in!lación e+i"ir* cada ve# ma:or e!iciencia en la administración de las empresas para obtener mejores resultados con los recursos disponibles : los pro"ramas de reducción de costos operacionales. 'a competencia es cada ve# m*s a"uda. A medida )ue aumentan los mercados : los ne"ocios tambi(n crecen los ries"os en la actividad empresarial. E+iste la tendencia a una creciente so!isticación de la tecnolo"a. 'os nuevos procesos e instrumentos introducidos por la tecnolo"a en las empresas causan impactos en la estructura or"ani#acional. 'a internali#ación del mundo de los ne"ocios denominada "lobali#ación es el !actor m*s importante de desarrollo de las empresas. racias al proceso de la comunicación del computador : el transporte las empresas est*n internacionali#ando sus actividades : operaciones. a:or presencia de las empresas. ientras crecen o se reducen las empresas se vuelven m*s competitivas so!isticadas tecnoló"icamente se internacionali#an m*s : con esto aumenta su in!luencia ambiental. En consecuencia las empresas llaman m*s la atención del ambiente : del p>blico son m*s visibles : la opinión p>blica las percibe mejor.
'as empresas deben en!rentar todos estos desa!os presiones : amena#as en el !uturo ser*n muc$os m*s )ue recaen sobre ellas : la >nica arman con )ue cuentan ser* sólo los C
administradores inteli"entes : bien preparados )ue deben saber cómo adecuar : adaptar las principales variables empresariales entre s tareas tecnolo"as estructura or"ani#acional personas : ambiente e+terno.
. CONCLUSIONES
'a evolución de las or"ani#aciones $a impulsado el sur"imiento de un nuevo tipo de
pro!esional el administrador. 'a administración pro!esional no se basa en la propiedad si no en las $abilidades )ue se obtienen por el conocimiento : la e+ploración. Administrar es conse"uir )ue las tareas se ejecuten de la mejor manera posible
utili#ando los recursos disponibles para alcan#ar los objetivos 'a administración se da en todo tipo de or"ani#aciones no es un trabajo )ue se reali#a solo en empresas o en a"encias de "obierno la administración es necesaria en i"lesias las prisiones las tabernas : las e+pediciones de monta@a. 'a tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa : traducirlos en acción empresarial mediante planeación or"ani#ación dirección : control de las actividades reali#adas en las diversas *reas : niveles de la empresa para conse"uir tales objetivos. 'os administradores convierten un conjunto de recursos $umanos materiales t(cnicas monetarias de tiempo : espacio en una empresa >til : e!ectiva : $ace )ue las personas con su trabajo : recursos !sicos produ#can con el !in de lo"rar los objetivos del sistema.
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. REFERENCIAS <
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