Funcionalidad por módulos y Reportes SAP Business One

ANEXO 1 Descripción detallada de Business-One Módulo de GESTIÓN SAP Business One ofrece las herramientas que le permiten personalizar los datos y crear archivos de respaldo para los mismos, definir las tasas de cambio de divisas, configurar permisos y alertas.

Funcionalidad: 1. Sistema de Alarmas. 2. Flujos de Autorización. 3. Definición de Límites de Crédito. 4. Administración y definición de Usuarios. 5. Manejo de folios para documentos comerciales. 6. Administración y definición de períodos Fiscales.

Descripción:

El sistema permite administrar los distintos roles que pueda tener el personal dentro de la empresa a través de autorizaciones y restricciones a todos los aspectos del sistema. Puede crear flujos de autorización para la creación de documentos comerciales en el sistema. El flujo de autorización define etapas específicas que se deben cumplir para aprobar un documento y registrarlo en el sistema. Los flujos de autorización controlan: Desviación de límite de crédito. Desviación de inventario comprometido. Porcentaje de ganancia bruta. Descuentos. Desviación de presupuesto Documento total. El Sistema de alarmas permite crear notificaciones por medio de correo electrónico, fax, SMS o mensaje interno. Se pueden crear las alarmas que se deseen siempre y cuando la información exista en la base de datos. No se pueden crear alarmas de eventos, es decir, que se mande una alarma porque algún usuario trató de modificar algún campo. Permite la creación de períodos fiscales. Los periodos le permiten llevar un control más estricto sobre los ejercicios contables dentro de un año fiscal. También tiene la opción de rehabilitar períodos concluidos, para correcciones posteriores o asientos contables después del período concluido. Genera una numeración específica para cada documento de forma nativa al sistema. Inclusive se pueden crear distintas numeraciones, por bloques, y asignarlas a distintos vendedores. Esta opción permite reservar un cierto número de facturas o pedidos para que no se puedan imprimir y permite al sistema continuar con una numeración íntegra en la práctica. Se pueden definir límites de crédito para clientes y proveedores, con lo cual, la dirección tiene mayor control sobre compras o ventas dependiendo de los montos involucrados en las transacciones comerciales. La seguridad del sistema se basa en autorizaciones de los usuarios. Dichas autorizaciones son para los módulos del sistema y a las funcionalidades que contienen cada una. Otro aspecto a destacar son los tres niveles de autorización: autorización total, autorización para lectura, y acceso restricto a información o acción. Información Confidencial Versión 1 Página 2 de 47

CRM El módulo de “Oportunidades de Venta” (CRM) puede ser utilizado para llevar este tipo de control y monitoreo. Ante la capacidad de reporteo dinámico y estático que ofrece el módulo del CRM es perfecto para cubrir las necesidades de las empresas comercializadoras. La solución consiste en tres aspectos:

1. Vinculación de Información a nivel documento.- El documento Oportunidad de Venta además de ser un documento que permite llevar un control por etapa o fase, es también un “encapsulador” de información. Esta capacidad permite que la oportunidad de venta tenga asociada el pedido del cliente así como la orden de fabricación interna para cuestiones de control y monitoreo.

2. Alimentación del avance a nivel Etapa.- En la oportunidad de venta, en la sección de “Etapas” se puede llevar un control de las fases por las que ha atravesado la orden de fabricación y llevar una bitácora de fechas y usuarios para controlar dicho proceso.

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Fases del Proceso


Análisis Dinámico de las fases del Proceso

Vinculación de Información


Vinculación de Información

Alimentación del avance a nivel Etapa En resumen, adaptar la funcionalidad del CRM de SAP Business One para monitorear y agregar mayor control, por ejemplo a las órdenes de fabricación u otro proceso que la empresa decida, es posible mediante ajustes, adaptaciones de campos y configuración de búsquedas con formatos.

Sin embargo, hay que hacer notar que se pierde la funcionalidad original del CRM, ya que no pueden coexistir varias fases o etapas en el CRM. Es por eso que si se utiliza esta solución no se pueden alimentar las oportunidades para dar seguimiento a la relación comercial con clientes.

El alcance del módulo esta acotado exclusivamente a la funcionalidad brindada por el sistema de forma estándar sin configuración adicional ni desarrollo a la medida. Información Confidencial Versión 1 Página 6 de 47

Actividades Las actividades son parte de la herramienta para llevar el control de eventos, pendientes o actividades como: llamadas de teléfono, reuniones, tareas u otro tipo de actividades relacionadas con servicio al cliente o el proceso comercial con prospectos. El seguimiento de estas interacciones permite analizar las tareas con los clientes, tanto en actividades pendientes como históricas (cerradas). Estos movimientos se deben de capturar de forma manual y son responsabilidad del usuario.

Las actividades pueden ser basadas en tiempo y se introducen al calendario de forma automática. El calendario le permite visualizar, programar y actualizar actividades por fecha y por usuario.

Oportunidades de Venta Puede utilizar las oportunidades para registrar, realizar el seguimiento y analizar cada paso de las posibilidades de ventas con un cliente o un cliente potencial, se puede actualizar en función del progreso de las actividades de ventas y las negociaciones. Los datos se introducen en cada etapa del proceso de ventas, para permitir su análisis durante el proceso y después de cerrar la oport unidad de ventas. Puede crear los niveles del ciclo según sus necesidades y actualizar un porcentaje de cierre (probabilidad de éxito) para cada nivel. El sistema calcula un Importe ponderado para cada etapa en función del Importe potencial planificado para la oportunidad. Puede modificar el porcentaje de cierre de cada oportunidad en todos los niveles. Puede utilizar en la oportunidad tantos niveles como desee y en cualquier orden. Información Confidencial Versión 1 Página 7 de 47

A continuación se muestra un ejemplo:

Territorios En SAP® Business One los territorios sirven para administrar zonas geográficas, marcas o categorías de artículos y sus jerarquías. Cuando se asigna un territorio al socio de negocio en su dato maestro, éste quedará configurado por defecto para las oportunidades de ventas que se generen con dicho socio. En los informes de oportunidades se puede utilizar el territorio como parámetro para filtrar la visualización en función de las opciones necesarias del informe.

Análisis de Oportunidades Pipeline de oportunidades.- Es un informe que proporciona un resumen de todas las oportunidades actualmente abiertas. También indica el potencial de ventas, el nivel de ventas, el empleado responsable, etc. Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel. Análisis de Oportunidad Dinámico.- Con base al informe de pipeline de oportunidades, se pueden mostrar las oportunidades más importantes (abiertas o cerradas), de una hasta treinta oportunidades, junto con todos los detalles desde el punto en que se crearon hasta el momento en que se cerraron. Puede utilizar este informe par analizar las oportunidades abiertas en el pipeline de ventas. Desde este informe es más fácil identificar las oportunidades con más probabilidades éxito. Información Confidencial Versión 1 Página 8 de 47

FINANZAS El manejo de todas las transacciones financieras y contables de la empresa se realizan en el módulo de Finanzas en SAP® Business One. Algunas de las principales definiciones a nivel empresa se realizan de forma conjunta en esta sección así como en Gestión, dado que la naturaleza del catálogo contable y reglas de contabilización básicas se realizan en ambos módulos.

Plan de Cuentas Organiza las cuentas de mayor de la empresa en una estructura jerárquica. El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes clases (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos, etc.). El sistema muestra la sección como un cajón de armario (véase la figura). Cada cajón tiene un título de sección, que no se puede modificar. Los títulos de nivel inferior se muestran en azul y las cuentas activas (contables) en negro. Las cuentas registradas en la Determinación de cuentas de mayor (cuentas primarias y/o asociadas) se muestran en verde. Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o títulos (mayor), que combinan varias cuentas activas. El nivel 5 sólo contiene cuentas activas.

Tratar Plan de Cuentas Se utiliza para añadir un nuevo título, borrar una cuenta o mover títulos y cuentas dentro de la estructura del plan de cuentas. Sólo pueden borrarse cuentas que no tengan contabilizaciones. Información Confidencial Versión 1 Página 9 de 47

Multimoneda La moneda local es la moneda en que la empresa está obligada legalmente a mantener sus libros. La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local en este caso, el sistema calcula automáticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del sistema esto facilita la generación de informes.

Moneda Extranjera es la moneda en la cual pueden realizar contabilizaciones en una moneda adicional a las anteriores y a su vez el sistema automáticamente hace la conversión a la moneda local. El sistema utiliza el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio (el cual se debe capturar de forma diaria y manualmente por el usuario) para convertir los importes en moneda extranjera a local y, a continuación, en la moneda del sistema.

Impuestos Se definen códigos de impuestos para clientes y proveedores. Iva Acreditable e Iva por Pagar. El sistema cuenta con la funcionalidad del reconocimiento efectivo del impuesto al momento del pago o cobro según sea el correspondiente. Esto únicamente si los documentos son efectuados por el documento comercial correspondiente (factura de clientes y/o factura de acreedores).


Retención de Impuestos de Honorarios, Arrendamiento, Fletes estas se pueden definir al momento de la factura o al momento del pago.

Asiento (Registro de Diario) En SAP Business One, un asiento se contabiliza automáticamente en muchos documentos, como facturas de deudores y acreedores. Asimismo, se puede contabilizar un asiento manual directamente en una cuenta de mayor o en una cuenta de libro auxiliar de socio de negocio. La información necesaria para contabilizar registros son cuentas, fechas de contabilización, de documento, numeración de documentos y referencias adicionales.

Documentos Preliminares Es un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los asientos previamente como documentos preliminares (borradores) corregirlos y contabilizarlos más adelante. Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que no se hayan contabilizado y pueden grabarse como no saldados siempre que se encuentre en el modo de documento preliminar.

Plantillas de Contabilización Puede crear plantillas de contabilización para asientos que cuentan con una estructura muy similar. Estos modelos pueden contener números de cuenta, pero también puede limitarse a especificar la descripción de la cuenta en una partida individual si no sabe todavía qué cuenta se va a utilizar para ella. En lugar de importes fijos, sólo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cómo se distribuye el importe total entre las partidas individuales. El modelo de contabilización se archiva con un código y una descripción.

Contabilizaciones Periódicas Función para asientos creados de forma regular. Las contabilizaciones periódicas utilizan un modelo de contabilización archivado con un código y una descripción. En este modelo se define (entre otras cosas) la frecuencia con que se espera crear el asiento y la validez de la contabilización periódica. Las entradas posibles del campo Frecuencia son las siguientes: Diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y anual: También debe especificar la siguiente fecha de ejecución para estas entradas.

Anular Transacciones Funcionalidad para provisionar asientos de diario y que el sistema de forma automática avise cuando tenemos que anular dicha transacción. Siempre dicha fecha tiene que ser posterior a la fecha del sistema. Información Confidencial Versión 1 Página 11 de 47

Diferencias por Tipo de Cambio Las cuentas de socios de negocio y de mayor que gestiona en una moneda extranjera contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjera correspondiente y un saldo de cuenta en la moneda local. El saldo de la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera convertidas mediante el tipo de campo en la tabla de tipos de cambio durante la fecha de contabilización o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados. En el cierre del período, por tanto, debe valorar los saldos de cuenta en moneda extranjera con el tipo de cambio en la fecha clave de contabilización. Cuando ejecuta la función, el sistema genera una lista de propuestas para las contabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma individual. Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, así como especificar una fecha de ejecución. Puede introducir una fecha futura en el campo Anulación automática. Esto permite anular esta contabilización de forma automática en el futuro.

Diferencias de Conversión Además de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma paralela. Si la moneda local de la empresa es diferente a la moneda de sistema, pueden surgir diferencias de tipo de cambio. El sistema puede compensar estas diferencias automáticamente.

Modelos de Informes Financieros Para generar informes financieros, el sistema necesita un modelo que especifique la estructura del informe. Estos modelos de informe financiero deben definirse previamente. También puede copiar la estructura del plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informe financiero p ara generar balances, estados financieros (totales y saldos de las cuentas de mayor y de socios de negocio). El modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos los grupos. Muestra los totales de todos los grupos pero no ofrece ningún cálculo de subtotales. También puede crear informes de comparación que comparen las cifras de una empresa o un ejercicio específicos con las de una empresa o ejercicio diferentes.


Reconciliación Interna Hace referencia a la verificación de igualdad y compensación de posiciones abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son internas). Esto es necesario en cuentas donde un proceso empresarial no se considera completo hasta que cada importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente: En el caso de las cuentas de deudor, un crédito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber). En las cuentas de acreedor, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe). En el caso de cuentas de entrada de mercancías/recepción de factura (GR/IR), cada factura recibida (Debe) debe corresponder a una entrada de mercancías (Haber), etc.

Gestionar Reconciliaciones Anteriores La función Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliación de usuario. Información Confidencial Versión 1 Página 13 de 47

Puede seleccionar reconciliaciones por cuenta, fecha de reconciliación y número de reconciliación, así como cancelarlas individualmente o cancelarlas y realizar una nueva manualmente (restablecer). Esta función no permite anular contabilizaciones de reconciliación. Las contabilizaciones siguen existiendo aunque se cancele la reconciliación.

Presupuestos El presupuesto se define por cuenta contable. Este se introduce en la parte del Debe (parte de gastos y costos). El sistema sólo comprueba un presupuesto deudor. El sistema desglosa el presupuesto anual en presupuestos manuales con el Método de asignación de presupuesto. Existen tres métodos de asignación ya configurados:

Igual: Cada mes recibe una parte igual del presupuesto anual. Ascendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderaciones ascendentes de 1 a 12. Descendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderaciones descendentes de 12 a 1. En lugar de introducir manualmente un presupuesto anual, puede introducir una cuenta superior y un porcentaje. A continuación, el sistema deriva el presupuesto de la cuenta subordinada como el porcentaje del presupuesto anual de la cuenta superior. Tenga en cuenta que el importe inferior se añade junto con el del superior. El sistema también muestra los saldos actuales de las cuentas. Se puede utilizar varios escenarios de presupuesto que pueden ser independientes o bien basarse los unos en los otros.

Contabilidad de Costos Para utilizar las funciones de contabilidad de costos en SAP Business One, debe definir los departamentos o centros de costo de la empresa como centros de beneficio. Posteriormente podrá afectar una cuenta de pérdidas y ganancias para cada centro de beneficios en cada período. Se puede combinar los centros de beneficio en grupos mediante un código de clasificación. Las normas de reparto definen cómo se distribuyen los costos o ingresos contabilizados en una cuenta en los centros de beneficio. Para que estos se vean reflejados en la contabilidad y se puedan emitir los reportes por centros de costos es necesario que al momento de contabilizar los diferentes registros contables se especifique manualmente el centro de costo/beneficio correspondiente. Información Confidencial Versión 1 Página 14 de 47

Proyectos Esta funcionalidad se utiliza para identificar las transacciones comerciales y contables las cuales requieren una atención en específico (proyectos internos, externos o relevantes para la compañía). Se deben introducir en las partidas individuales, o bien, en el asiento o el documento de marketing. También puede introducir proyectos en cuentas de mayor o de socios de negocio. El proyecto correspondiente se registra automáticamente en los documentos que contabiliza en estas cuentas. Lo cual puede generar varios informes estándar para un proyecto específico; por ejemplo: Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe presupuesto.

COMPRAS Este módulo contempla la gestión de la actividad entablada con los Proveedores de la empresa, a través del control y emisión de documentos de seguimiento del ciclo de compras de insumos, materias primas, productos y/o servicios generales.

Flujo de Documentos SAP® Business One le permite controlar completamente el proceso de compras: las negociaciones con proveedores, las solicitudes de compras, la entrega de los pedidos de artículos y el procesamiento de las facturas recibidas.

1. Orden de compra: Cuando introduce una Orden de compra, se modifica el estatus de la mercancía sin afectar la Contabilidad. Sin embargo, las cantidades de las Órdenes de compra se enumeran en la gestión de stocks. Puede visualizar las cantidades pedidas en diversos informes y ventanas, como el informe de status de almacén y la ventana de datos maestros de artículo. Información Confidencial Versión 1 Página 15 de 47

2. Entrada de mercancías: Se recomienda generar este documento en cuanto recibe las mercancías basado en la orden de compra previamente pactada con proveedor. Cuando registra una Entrada de mercancías, se aceptan las mercancías en el almacén y se actualizan las cantidades en el inventario. Se genera un registro en el diario que contabiliza el valor de las mercancías en la cuenta de mayor asociada al inventario. Si necesita corregir una Entrada de mercancías, deberá crear una Devolución para anular el movimiento de inventario y contable.

3. Facturas de acreedores: Cuando se recibe una factura, se contabilizan las cuentas relacionadas con el proveedor como cuenta por pagar. Si la entrega de un pedido no procede a la Factura en el sistema y se están comprando artículos gestionados en el almacén, el stock se incrementa al contabilizar la factura. Se genera un registro en el diario que contabiliza la cantidad facturada y la deuda con el proveedor. Si necesita corregir una Factura de proveedores, deberá crear una Nota de crédito de proveedores.

Los documentos de compras se procesan de la misma manera que los documentos de ventas, brindando así la capacidad de que el usuario pueda participar en más de un proceso operativo.

Flujo de Documentos – Proceso de Compras Información Confidencial Versión 1 Página 16 de 47

Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios documentos creados con anterioridad. Cuando se crea un documento haciendo referencia a otro existente, sólo se visualizan los documentos pendientes. Todos los documentos para los que no se haya creado un documento subsiguiente tienen el status de abierto. Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas los artículos se hayan transferido a un documento subsiguiente, o bien hasta que los cierre o anule manualmente. No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiado íntegramente en un documento subsiguiente.

Partición de Orden de Compra SAP® Business One permite partir una Orden de compra con artículos de varios almacenes en una orden subordinada para cada almacén por separado. Esta opción puede ser útil cuando los almacenes de la empresa se encuentran en ciudades diferentes o incluso en otros estados.

Nota: No se pueden partir pedidos que contengan artículos de un almacén solamente.

Entregas Parciales/ Exceso de Suministro 1. Si hace referencia a una Orden de compra al introducir una Entrada de mercancías, podrá incrementar o disminuir (Entrada parcial) la cantidad copiada. Se pueden generar tantas entradas parciales como sea necesario para completar la cantidad de la Orden de compra.


2. También puede añadir artículos adicionales en la Entrada de mercancías.

Solicitud de Anticipo a Proveedores Es posible crear una solicitud de anticipo para los proveedores basado en una O rden de Compra o inclusive de una Entrada de Mercancías. Este documento no crea ninguna contabilización de stocks ni contable. Si se crea una solicitud de anticipo de proveedor basada en una orden de compra o entrada de mercancías, el documento base no será cerrado. De este modo, se puede copiar el mismo documento base posteriormente a un documento de compras destino, por ejemplo: una factura de proveedor o una entrada de mercancías.

Factura de Anticipo a Proveedores La factura de anticipo de proveedores es realmente una factura que se compensa con un pago recibido. A diferencia de la factura de proveedores, la factura de anticipo de proveedores crea una registro en el sistema de contabilidad pero no tiene ninguna influencia sobre valores y cantidades de stock.

Factura de Reserva de Proveedores Las facturas de reserva de proveedores se utilizan para crear una factura proforma. A diferencia de las facturas estándar, las facturas reservadas no modifican el stock en almacén pero si generan una cuenta por pagar con el proveedor. La cantidad Disponible aumenta en función de la cantidad del pedido. La Factura de reserva de proveedores se contabiliza antes de crear un Entrada de mercancías. La cantidad Disponible aumenta según la cantidad pedida, si se crea sin una Orden de compra como documento base. La entrega se contabiliza más adelante con referencia a la factura de reserva de deudores. Esto reduce la cantidad En stock. Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas en valores.


Flujo de Documentos – Factura Reserva

Precio de entrega La función Precio de Entrega permite, a las empresas que importan mercancías, calcular los precios de compra de los artículos importados como: las tasas de aduanas, los gastos de transporte, seguros, impuestos y otros costos de importación. El documento de Precio de Entrega debe basarse en la entrada de mercancías o en un Costo de Importación previo. Está diseñado para actualizar los costos de los artículos, lo cual es necesario para calcular la valoración del inventario y las ganancias brutas, así como otros cálculos relacionados con el invent ario. Se puede utilizar el documento de Precio de Entrega para crear una entrada en el registro en el diario que refleje los Costos de importación (aduanas, seguros, transporte, impuestos, etc.) en la contabilidad de la empresa.


Flujo de Documentos recomendado – Importación

Contabilización de Diferencias de Precios El precio de la Factura de proveedores puede diferir del precio introducido originalmente en la Entrada de mercancías. En este caso, el sistema identifica y contabiliza la diferencia en la cuenta de existencias para ajustar el valor del stock.

Contabilización de Artículos Fuera de Stock en el Proceso de Compras Cuando compra artículos que no se gestionan como artículos de almacén (por ejemplo, artículos de consumo propio), el sistema no inicia la contabilización del documento Entrada de mercancías, aunque haya creado uno. La contabilización se realiza hasta la Factura de proveedores afectando las cuentas de gasto y la deuda con el proveedor. En resumen, cuando un dato maestro de artículo no tiene la opción de gestión de inventario, el sistema no genera ninguna contabilización de inventario aunque se registren documentos de afectación en el stock.

Modificaciones al Inventario en Compras En el siguiente cuadro se muestra la afectación al stock de los distintos documentos del módulo de compras:


MRP El sistema cuenta con una herramienta de Recomendaciones de Compra basado en la planificación de necesidades (MRP) que permite analizar información actual y proyectarla meses hacia delante para determinar las cantidades y fechas en riesgo para el ciclo de abastecimiento.

Visión General La Planificación de necesidades de material (MRP) permite planificar necesidades futuras de material. Ell MRP crea recomendaciones de pedidos para artículos de compra, de forma que éstos puedan satisfacer las necesidades. El MRP puede tomar en cuenta: stock existente, previsiones de ventas, almacenes específicos, órdenes de compra abiertas, pedidos de clientes abiertos y el nivel de stock mínimo.


Análisis y Resultado MRP

Previsiones Las previsiones se crean para planificar compras de manera anticipada, incluso antes de recibir los pedidos de cliente reales. SAP® Business One utiliza la información de las previsiones en la ejecución de planificación del MRP como fuente adicional de requerimientos de mercancía. Puede recibir Pedidos de cliente con poca antelación, pero el tiempo en que llega el producto puede ser demorado. Por lo tanto, algunas compañías solicitan el producto según la previsión de tal forma que cuando se reciben pedidos de clientes se puede suministrar las mercancías aunque los reciba con poca antelación. Esto se recomienda solamente para productos de alta rotación donde el pronóstico de ventas haya sido analizado previamente por la gerencia comercial para comprometer los niveles de compra bajo este esquema.

INVENTARIO Dato Maestro de Artículo Los datos maestros de artículo muestran información general de compras y ventas, almacén y datos de planificación para MRP. SAP® Business One permite administrar todos los artículos que adquiere, fabrica, vende o mantiene en stock. Los servicios también se pueden definir como artículos, a pesar de que sólo son relevantes para ventas o para compras. En cada artículo, introduce los datos relevantes para un área determinada del sistema. Estos datos se utilizan automáticamente en las compras, ventas, Información Confidencial Versión 1 Página 22 de 47

producción, gestión del almacén y contabilidad financiera. Por lo tanto, proporciona el soporte para los procesos en la empresa, por ejemplo: en Ventas, ayuda a crear pedidos, notas de entrega y facturas emitidas, ya que los precios, las unidades de venta y la ganancia bruta se calculan automáticamente.

Números de Serie El seguimiento de los artículos se realiza a través de sus números de serie, los cuales pueden proporcionar información adicional acerca de un artículo concreto y de su fecha de fabricación, fecha de garantía, ubicación en el almacén, etc. El método de trabajo consiste en introducir los números de serie de los artículos que tienen especificada la gestión de números de serie, cuando se producen entradas o salidas de stock y seleccionar los números de serie correspondientes en los documentos de ventas o liberación.

Números de Lote Los lotes permiten dividir el stock de un artículo en grupos con criterios comunes. Es posible que desee implementar la gestión de lotes por razones prácticas o para controlar los productos de forma más estricta. Puede especificar en el registro maestro de artículo que el material se gestione en lotes. También puede definir la cantidad de unidades del artículo relacionada con cada lote y las propiedades adicionales como la fecha de vencimiento, la ubicación en el almacén, etc. El método de trabajo suele consistir en la creación de lotes para artículos de gestión por lotes durante la entrada de stocks y la selección de una determinada cantidad del lote correspondiente durante alguna salida de inventario (típicamente por un concepto de venta). Información Confidencial Versión 1 Página 23 de 47

El usuario podrá crear un informe de operaciones de número de lote para visualizar todas las transacciones realizadas con cada uno de los lotes.

Artículos Alternativos Utilice esta funcionalidad para definir artículos alternativos para los artículos que no están en stock en un almacén determinado; se definen por artículo. Es posible construir una jerarquía de artículos alternativos mediante la definición de alternativos para los alternativos. Al momento de generar documentos comerciales, se puede abrir la lista de artículos alternativos y sustituir el artículo que no está en stock.

Números de Catálogo de Socio de Negocio Con esta función se pueden utilizar los códigos de artículos del cliente o proveedor en un documento a través del número de catálogo de Socios de Negocio. Se puede introducir una relación 1:n entre un socio de negocio y varios artículos o una relación 1:n entre un artículo y varios socios de negocio. Estos números de catálogo se pueden utilizar en documentos de compra y de venta.

Operaciones de Stock Cuando se compra o se vende un artículo, el stock en almacén se reduce o incrementa automáticamente cuando se introducen transacciones en compras y ventas.


La compra o venta de un artículo no es la única transacción que da como resultado una entrada o salida de mercancías. Es posible que sea necesaria una entrada de mercancías, por ejemplo, si después de realizar un inventario físico determina que no ha tenido en cuenta parte de la cantidad almacenada. Este gráfico muestra un resumen sobre las diferentes posibilidades de movimientos de stock.

Entrada y Salidas de Mercancía Utilice la entrada de mercancías para contabilizar cantidades sin hacer referencia a una Orden de Compra específica. Utilice la salida de mercancías para contabilizar cantidades sin hacer referencia a un pedido de cliente específico. En el caso de entradas o salidas de mercancía, se deberá especificar el almacén al que va a afectar la contabilización de mercancías. El sistema siempre utiliza el almacén por defecto del registro maestro del artículo, si no especifica otro.

Transferencia de Stock Se utiliza para trasladar stock de un almacén a otro. Las transferencias de stock también se pueden realizar como consignaciones para un cliente (generando un almacén específico por cliente). El sistema utiliza el costo del artículo para calcular los precios para el registro en el diario cuando se realiza la transferencia de stock entre almacenes.

Inventario Físico La función de inventario físico se utiliza para: Información Confidencial Versión 1 Página 25 de 47

1. Preparar el inventario con listas de inventario impresas. 2. Introducir los resultados del inventario en el sistema, una vez que el inventario se realizó en un almacén. 3. A partir de los resultados de inventario, se utiliza la función Contabilización de stocks para afectar tanto el inventario como contabilidad y actualizar el nivel de inventario correcto con base al conteo físico.

Listas de Precios Todos los artículos están enlazados con todas las listas de precios del registro maestro de artículos. Se pueden introducir precios en el propio registro maestro de artículos o en las listas de precios directamente. Las diferentes listas de precios para los artículos le suministran la flexibilidad para ofrecer precios personalizados a sus clientes. Donde cada lista de precios se puede basar en otra lista de precios multiplicando por un factor para actualizar los precios de forma automática.

Precios Especiales Esta función permite definir precios especiales con base a las listas de precios. Un precio especial se puede aplicar en un período de tiempo determinado (rango de fechas) o por volumen en cuestion de cantidades. Los precios especiales se asignan a: Socios de Negocios. Listas de Precios (Jerarquías y Ampliaciones en SAP®). Propiedad, Fabricante o Grupo (Grupos de Descuento en SAP®). Adicionalmente, el sistema cuenta con una función para el mantenimiento y actualización de los precios especiales. Dicha función permite actualizar una lista de precios específica, socios de negocio específicos, actualizar artículos con precios especiales específicos, etc.

Gestión de Stock por Almacén Esta función permite definir si el producto en cuestión manejará el nivel del inventario, nivel mínimo, máximo y punto de reorden. Esta opción asigna las características anteriores al producto en general o por cada almacén. Se recomienda implementar la gestión de stock por almacén, ya que así se garantiza el nivel de inventario por almacén. Si no se utiliza la opción “gestión de stock por almacén” hay un riesgo de que un producto quede en stock negativo. Información Confidencial Versión 1 Página 26 de 47

Ejemplo: Un producto con stock de 100 piezas en el Almacén A y 50 piezas en el Almacén B, si la gestión de stock por almacén está deshabilitada, al generar una salida de 125 piezas del Almacén A el sistema deja en negativo 25 piezas del Almacén A. Esto es porque el nivel del inventario se gestiona a nivel global por artículo. Es por esta razón que se recomienda utilizar gestión de stock por almacén en todos los productos.

VENTAS La funcionalidad de este módulo permite administrar a detalle la actividad transaccional con los Clientes, es decir controlar y dar seguimiento mediante distintas transacciones al ciclo de venta en su totalidad. Los parámetros base de este módulo, así como los datos utilizados en los formatos del ciclo de aprovisionamiento provienen de diferentes módulos como son Gestión, Finanzas, Socios de Negocio e Inventarios. Siendo el primero de estos, donde se realiza la parametrización específica del módulo de Ventas. Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios documentos base creados con anterioridad (excepto en el caso de las ofertas). Cuando se crea un documento haciendo referencia a otro existente, sólo se visualizan los documentos pendientes. Todos los documentos para los que no se haya creado un documento destino tienen el status de abierto. Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas las partidas se hayan transferido a un documento destino o bien, hasta que los cierre o cancele manualmente. No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiado íntegramente en un documento subsiguiente.

Propiedades de los Documentos de Ventas Las ofertas, pedidos y notas de entrega son opcionales; sin embargo, si no se hace referencia a una nota de entrega al contabilizar una factura de deudores, dicha factura afectará al stock.

1. Al crear un pedido, la cantidad Disponible se reduce y la cantidad de Comprometido se incrementa en la cantidad que figura en el pedido de cliente. 2. Al crear una entrega, la cantidad En stock y la cantidad de Comprometido se reducen. 3. Al crear una factura, la cantidad En stock se reduce si previamente no se ha creado una nota de entrega. Información Confidencial Versión 1 Página 27 de 47

1. Factura de deudor es el único documento que hay que crear en el sistema necesariamente para afectar cuentas por cobrar e Ingresos. Las ofertas, los pedidos y las entregas son opcionales. 2. Ofertas y pedidos pueden modificarse o cancelarse después de haberlos creado. Puede deshabilitar la posibilidad de realizar modificaciones en los pedidos de cliente . 3. Entregas y Facturas de deudores no pueden modificarse después de haber registrado la transacción. a) Si necesita corregir una entrega, deberá crear una devolución. b) Si necesita corregir una factura de cliente, cree una Nota de Crédito de cliente. 4. Referencias entre documentos Al crear un pedido, puede hacerlo con referencia a una oferta de ventas. a) Puede crear una entrega haciendo referencia a una oferta, a un pedido o a una factura de reserva de clientes . b) Puede crear una factura de cliente haciendo referencia a una oferta, a un pedido o a una entrega. 5. Contabilizaciones cuando se crea una entrega, también se contabiliza la salida de mercancías. La cantidad En stock se reduce. Cuando se crea una factura de cliente sin referencia a una entrega, la salida de mercancías también se contabiliza y la cantidad En stock se reduce. 6. La salida de mercancías de la entrega y la factura de cliente contabilizan los valores del libro mayor.


Solicitud de Anticipo de Clientes Es posible crear una solicitud de anticipo para los clientes de la empresa basado en una cotización o pedido de cliente. Este documento no crea ninguna contabilización de stocks ni contable. Si se crea una solicitud de anticipo de cliente según una entrega o pedido de cliente, el documento base no será cerrado. De este modo, se puede copiar el mismo documento base posteriormente a un documento de ventas superior, por ejemplo, una factura de cliente o una entrega.

Factura de Anticipo de Clientes La factura de anticipo de clientes es realmente una factura que se compensa con un pago recibido. A diferencia de la factura de cliente, la factura de anticipo de clientes crea una contabilización en el sistema de contabilidad pero no tiene ninguna influencia sobre valores y cantidades de contabilidad de stock.

Proceso de Ventas con Picking Con el Gestor de efectuar picking y embalar se introducen los criterios de selección para crear listas de picking. Puede realizar un seguimiento de los artículos en diferentes etapas del proceso de picking, desde el status abierto del principio, pasando por la liberación de los artículos, hasta la creación de la lista para efectuar el picking de los artículos. El Gestor de efectuar picking y embalar le permite liberar todos o parte de los artículos y efectuar un picking de artículos parcial o total. También puede crear una entrega en cualquier etapa del proceso de picking. Información Confidencial Versión 1 Página 29 de 47

Flujo de Documento – Picking

Asistente de Creación de Documentos El asistente de creación de documentos de SAP® Business One es un proceso sencillo utilizado para reunir las partidas de los documentos base con los documentos de destino, basados en distintos parámetros definidos por el usuario. El sistema lleva al usuario por los pasos individuales necesarios para definir los parámetros del resumen. El asistente cuenta con una restricción debido a que no maneja clientes definidos como multimoneda.

Proceso de facturación con asistente de creación de documentos


Ventas a Clientes Ocasionales SAP® Business One proporciona la transacción Factura cliente + pago para las ventas a clientes ocasionales o venta mostrador. Requisitos: El cliente paga el importe completo de una vez (por ejemplo, en una tienda). El cliente no necesita ningún documento adicional a la factura, como un pedido o una nota de entrega. Parametrizaciones en el sistema: El sistema maneja un cliente genérico que se llama automáticamente cuando se introduce la Factura cliente + pago. No se puede modificar el número de cliente en el documento. Sin embargo, se puede modificar su nombre y dirección en los campos correspondientes. A partir de los valores propuestos en los parámetros de usuario, es posible asignar un registro maestro de cliente separado para cada usuario en la transacción Factura de deudores + Pago.

Funciones de Ventas El sistema ofrece diferentes funciones para el proceso de ventas. No todas funcionan en todos los documentos de ventas. En el siguiente cuadro se muestran las diversas funciones para cada documento.

Principales funciones de documentos de venta


Verficación de Disponibilidad en Pedido de Clientes Al crear un pedido de cliente e indica una cantidad de unidades de un artículo mayor que la cantidad disponible del mismo aparece automáticamente la ventana Verificación disponibilidad artículo.

Cantidad pedida: Cantidad de la línea de artículo del pedido de cliente por unidad de medida de ventas. Cantidad disponible: Cantidad disponible por unidad de medida de inventario (restando cantidad comprometida en pedidos y sumando cantidad solicitada a proveedores).

Enlace de Pedido de Cliente con Orden de Compra La activación de la casilla de selección del campo Pedidos en la ficha Logística del pedido de cliente permite crear automáticamente órdenes de compras para los artículos del pedido de cliente. El sistema crea pedidos de compra automáticamente y establece un enlace entre el pedido de cliente y los pedidos de compras cuando se utiliza esta opción. Mediante una pantalla de confirmación se seleccionan las partidas a comprar así como la selección del proveedor.

Factura Reserva de Cliente Las facturas de reserva de clientes se utilizan para crear una factura pro forma. A diferencia de las facturas estándar, las facturas reservadas no modifican el stock en almacén. La cantidad Disponible se reduce en función de la cantidad del pedido de cliente. La factura de reserva de deudores se contabiliza antes de crear una nota de entrega. La cantidad Disponible (estatus) se reduce si previamente no se ha creado un pedido de cliente. La entrega se contabiliza más adelante con referencia a la factura de reserva de deudores. Esto reduce la cantidad En stock. Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas en los montos del documento como una cuenta por cobrar.


Flujo de Documentos – Factura Reserva

BANCOS Pagos Recibidos / Efectuados El registro de las operaciones cada vez que la empresa recibe un pago de cliente, proveedor o cuenta contable se realiza a través de los pagos recibidos o efectuados dependiendo de la naturaleza del movimiento. Es posible utilizar diversas formas de pago/cobro como medios de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Transferencia Bancaria. Una vez añadido el cobro/pago, se creará el asiento contable correspondiente. Es posible crear un cobro para compensar la deuda de una factura de deudores pendiente o saldo inicial. También puede crearse un cobro para un anticipo recibido antes de suministrar los bienes o servicios. Cuando se crea un cobro para compensar (total o parcialmente) un documento u operación, la reconciliación interna se efectúa automáticamente. Cuando se registra el pago recibido / efectuado, SAP® genera el traslado del monto correspondiente por impuesto a la cuenta definitiva. Al momento de generar el documento factura el sistema traslada el impuesto a una cuenta puente transitoria hasta que se registre el documento de pago.

Depósitos Funcionalidad que se utiliza para compensar registros efecutados en efectivo, cheques, tarjetas de crédito así como movimientos posfechados, ya que el sistema puede manejar una cuenta transitoria para no ver afectado el saldo contable en el momento del registro.


Asistente de Pago El asistente de pago permite crear pagos y cobros de forma masiva para transferencias bancarias y cheques. Los pagos se crean en función de los criterios de selección y las vías de pago. Las ejecuciones del asistente de pago comprenden operaciones y documentos de deudor y acreedor que no están pagados por completo, abonados ni reconciliados, así como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar. Cada ejecución del asistente de pago se identifica mediante un nombre de ejecución del asistente y la fecha de la ejecución de pagos. Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de selección: Parámetros generales, como la fecha de la siguiente ejecución de pagos planificada, la clase (pago o cobro), el medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documento que se utiliza para crear documentos de pago. Los socios de negocio que verifica el sistema para localizar facturas vencidas. Criterios de selección para los documentos que incluye el sistema. Las vías de pago que utiliza el sistema. En función de estos criterios, el sistema crea un informe de recomendación que es una lista de pagos propuestos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones. Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien puede ejecutar los pagos. El pulsador Trans.no incluida crea una lista de todas las partidas abiertas que no se pudieron incluir en la ejecución de pagos.


Extractos Bancarios y Reconciliación Externa Al igual que en las cuentas de socios de negocio, las cuentas bancarias en SAP® Business One también contienen partidas abiertas y reconciliadas. Las partidas abiertas se crean cuando: El sistema realiza contabilizaciones directamente en la cuenta bancaria. Se deposita efectivo, cheques y tarjetas de crédito. Se contabilizan pagos mediante transferencias bancarias como medio de pago. Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, después de que el banco haya efectuado realmente el pago. Por tanto, sólo las partidas reconciliadas de la cuenta bancaria reflejan el saldo actual de la cuenta en el banco. Cuando se lleva a cabo una reconciliación externa, se reconcilian las partidas abiertas de una cuenta de mayor con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externa. En la mayoría de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que debe reconciliarse es la cuenta bancaria asociada. Opciones de reconciliación externa: Reconciliación Manual. Reconciliación Automática. Reconciliación Semiautomática. El extracto de cuenta bancario se tiene que capturar de forma manual en la opción de extracto de cuenta o por la vía de Data Transfer por parte del usuario.

Confirmación de Número de Cheque Esta función permite verificar que los cheques se han impreso correctamente y que los números asignados a los cheques por SAP Business One coinciden con los números de los cheques impresos.

Impresión de Documento Esta función se utiliza para imprimir lotes de documentos según los criterios de selección correspondientes. La ventaja de esta opción es la impresión de varios documentos en recuenta ya registrados en SAP®. Esta función permite imprimir todos los tipos de documento disponibles, sin embargo, se asocian al módulo de bancos para los siguientes documentos: Pagos Recibidos. Pagos Efectuados. Información Confidencial Versión 1 Página 35 de 47

Cheques para Pago. Depósitos. Registros de Diario.

GESTIÓN Descripción de Modificaciones Modificación a las descripciones de los campos dentro del sistema. Esta funcionalidad se asocia al cambio de las etiquetas de los campos, pestañas y algunas secciones dentro de un documento en SAP® Business One. Estos cambios aplican para toda la empresa, por lo tanto, dichos cambios los visualizan todos los usuarios.

Log de Modificaciones Utilice el log de modificaciones para seguir las modificaciones en los documentos principales del ciclo de compras y ventas de SAP Business One. Cada vez que actualiza, por ejemplo, las autorizaciones o las ventas, o los documentos de compra, el sistema sigue el cambio y lo graba en el Log de modificaciones. Por default, SAP guarda los últimos 99 eventos por cada dato maestro y documento comercial; sin embargo, este parámetro se puede cambiar dentro del módulo de Gestión.

Parametrizaciones de Formulario Al procesar un documento, se puede definir cuáles campos y columnas se deben visualizar y activar o desactivar. De este modo se puede visualizar la información detallada utilizada con más frecuencia para poder introducir los datos con mayor facilidad.

Menú de Usuario Utilice la ficha Menú de usuario del Menú principal para configurar un menú personal que incluya las ventanas, las opciones de menú y las consultas que utiliza con mayor frecuencia. El menú personalizado del usuario no afecta los menús de otros usuarios o los nativos de SAP Business One.

Acceso Rápido de Usuario Se utiliza para definir teclas de acceso rápido propias con las que abrir las ventanas de uso más frecuente.


Calendario El calendario se utiliza para visualizar, añadir o actualizar reuniones, llamadas telefónicas y otras actividades.

ANEXO 2 Reportes Estándares de SAP Business One MODULO FINANZAS FINANZAS

Cuentas De Libro Mayor Y Socios De Negocio: Este informe permite generar una lista de cuentas de mayor y/o socios de negocios. Esta ventana se utiliza para especificar criterios de selección para el informe. Para acceder al informe, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad >Cuentas LM y socios de negocios > . Como alternativa, ábrala desde el módulo Informes.

Libro Mayor: Este informe permite generar una lista de asientos contabilizados en la base de datos de la empresa de acuerdo con diversos criterios. Esta ventana se utiliza para especificar criterios de selección para el i nforme. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Libro mayor . También puede abrirla desde el módulo Informes.

Antigüedad De Saldos Antigüedad de Saldos de Clientes: Este informe enumera todos los créditos pendientes de los clientes, clasificados por antigüedad, y brinda un análisis de cada crédito adeudado por el cliente. Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones: Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigüedad > Antigüedad de saldos de clientes. Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigüedad > Antigüedad de saldos de clientes.

También puede abrirlo desde el módulo Informes.

Antigüedad de Saldos de Proveedores: En este informe se analizan las deudas de los proveedores, clasificadas por su antigüedad. Información Confidencial Versión 1 Página 37 de 47

Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones: Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigüedad > Antigüedad de saldos de proveedores. Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigüedad > Antigüedad de saldos de proveedores.

También puede abrirlo desde el módulo Informes.

Informe Diario de Operaciones: En este reporte se visualiza una lista de transacciones de acuerdo con el tipo de transacción seleccionado. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Informe diario operaciones.

Informe de Transacción por Proyectos: En este informe se visualizan las operaciones realizadas en SAP Business One y se agrupan según los proyectos relacionados con ellas. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad > Informe de transacción por proyectos . Como alternativa, ábrala desde el módulo Informes.

Determinar Transacción de Diario según importes: Este listado cuenta con la facilidad de filtrar las transacciones contables mediante un rango de monto determinado, para identificar los movimientos contables por importe.

Determinar Transacción de Diario según ámbito de importes en ME: Este listado cuenta con la facilidad de filtrar las transacciones contables mediante un rango de monto determinado, para identificar los movimientos contables por importe en ME.

Diario de Documentos: En este informe se visualizan en detalle los asientos creados manual o automáticamente mediante documentos creados en SAP Business One. La gran variedad de criterios de selección permite crear los informes más precisos según los requisitos de la empresa. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad > Informe de diario de documentos. Como alternativa, ábrala desde el módulo Informes.


Impuestos Informe de Retención de Impuesto: En este informe se visualizan los importes de retención de impuestos afectados y pagados durante períodos específicos. Criterio de Selección: Tipo de Retención, Fechas de Contabilización, Tipo de Movimiento.

Ventas Aplazadas y Libro de Compras: Este informe crea una lista de todas las operaciones de ventas y compras, agrupadas por indicador de impuestos o clase de impuesto.

Informe de Ventas y de Compras: En este informe se visualiza una lista de todas las operaciones de ventas y compras que incluyen impuesto diferido (transitorio). Dado que el impuesto diferido sólo se reconoce cuando se realiza el pago, sólo se incluyen las facturas de deudores y proveedores pagas.

FINANCIERO

Balance (Balance General): En este informe se visualizan los pasivos y activos acumulados de una empresa hasta una fecha en particular, utilizando la fórmula de contabilidad: Total Activo = Total Pasivo + Capital propio .

Balance Provisional (Balanza de Comprobación): En este informe se visualiza un resumen de todos los saldos de cuentas y/o socios de negocios para una fecha específica. El informe puede comprender todos los saldos de cuentas y socios de negocios de SAP Business One, o sólo una parte de ellos.

Cuenta de Pérdidas y Ganancias (Estado de Resultados): Este informe permite ver el saldo de todas las cuentas de mayor de pérdidas y ganancias. El resultado total de la cuenta es la pérdida o ganancia de la empresa en el período seleccionado.

Flujo de Caja: Este informe permite analizar el flujo de caja en base a todos los ingresos y costos, por ejemplo, cheques, tarjetas de crédito, operaciones de cuentas periódicas, deudas con los clientes, etc. El usuario define el nivel de detalle para los resultados individuales. El informe brinda información sobre la liquidez de sus negocios que excede el alcance de una cuenta de pérdidas y ganancias. Toma en consideración si ya se cancelaron los pagos pendientes y, si no, la probabilidad de que se cobren esas deudas. Permite prever futuros ingresos y costos para facilitar las decisiones de negocios.

COMPARACIÓN Información Confidencial Versión 1 Página 39 de 47

Estos informes permiten revisar los resultados de actividades de negocios de dos períodos de contabilización, o comparar dos empresas. Se consideran los siguientes reportes financieros: Balance. Balance Provisional. Cuentas de Perdidad y Ganancias.

PRESUPUESTO Este informe analiza las actividades empresariales que se han llevado a cabo durante un período definido con referencia a un escenario de presupuesto seleccionado. Además tiene las modalidades de revisión por: Informe de Presupuesto Balance. Informe de Presupuesto Balance Test. Informe de Presupuesto de Pérdidas y Ganancias.

MÓDULO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS Los informes de oportunidades se utilizan para analizar las oportunidades y optimizar el proceso de ventas, se pueden basar en todos los parámetros o se pueden filtrar de acuerdo con parámetros concretos. Al seleccionar un parámetro se abren una o más ventanas donde se pueden seleccionar las diferentes opciones. Algunos informes se pueden visualizar en formato de gráfico o de tabla.

Informe de previsión de oportunidades: presenta una proyección de las oportunidades de ventas potenciales, basadas en las fechas previstas para todas las oportunidades abiertas.

Informe de previsión de oportunidades a largo plazo: presenta una previsión de las oportunidades abiertas y cerradas agrupadas en función del período de tiempo seleccionado.

Informe estadístico de oportunidades:

presenta el número de oportunidades abiertas y cerradas, además los datos se pueden ordenar para visualizarlos de acuerdo con varias combinaciones de opciones y de agrupación.

Análisis de Etapas: proporciona un resumen de la tasa de éxito de las actividades de ventas. Contiene datos sobre cuantas oportunidades de ventas han concluido en un nivel concreto, o sobre cuánto tiempo permanecen las oportunidades de ventas en cada nivel del proceso de ventas.


Reporte de distribución fuente a lo largo del tiempo: presenta las oportunidades de venta de acuerdo con su fuente, y puede agruparse para visualizar períodos de tiempo específicos (por ejemplo días, semanas o meses).

Informe de oportunidades ganadas: visualiza información sobre las oportunidades de ventas que ha tenido éxito.

Informe de oportunidades perdidas: se puede utilizar para analizar oportunidades que no han tenido éxito.

Mis oportunidades abiertas / cerradas: visualiza las oportunidades relacionadas con el usuario que ha iniciado sesión en SAP Business One.

Pipeline de oportunidades: proporciona un resumen de todas las oportunidades actualmente abiertas. También indica el potencial de ventas, el nivel de ventas, el empleado responsable, etc. Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel.

Análisis de Oportunidad Dinámico: muestra las oportunidades más importantes (abiertas o cerradas), de diez a treinta, junto con todos los detalles desde el punto en que se crearon hasta el momento en que se cerraron. Puede utilizar este informe para analizar las oportunidades abiertas en el pipeline de ventas. Desde este informe es más fácil identificar las oportunidades con más probabilidades éxito.


Oportunidades: Pipeline

Seleccionar:

Pasar a o hacer clic con el botón

MÓDULO DE VENTAS Análisis de ventas: se puede identificar rápidamente los puntos débiles de su cartera de ventas y productos. Proporciona información sobre ventas basada en los siguientes criterios: Clientes. Artículos. Empleados depto. Ventas. Una combinación de todo lo anterior.

Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar ventas abiertas y documentos de compras. sólo los documentos en status Abierto aparecen en este informe. En este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino.

Pedido Atrasado: Este informe visualiza una lista de pedidos del cliente atrasados o facturas de anticipo de deudores que no se pueden enviar debido a cantidades faltantes de stock. Permite definir las prioridades y acelerar los pedidos o las órdenes de fabricación.


El informe de Pedidos retrasados se puede ejecutar diaria, semanal o mensualmente. En este informe se visualizan todos los pedidos de cliente con una cantidad pendiente según los criterios de selección indicados

Arrastrar y vincular: El menú Arrastrar

y vincular es una etiqueta del menú principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para métodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La función Filtro permite filtrar informes.

MÓDULO DE COMPRAS Análisis compras: Permite gestionar un negocio de manera eficiente, se necesita información detallada acerca del volumen de compras realizado por sus proveedores. Deberá ser capaz de determinar los productos que compra en mayor cantidad y cuáles de sus empleados de compras consiguen las mejores operaciones. Esta información la proporciona el análisis de compras y se refleja con mayor claridad mediante la visualización de un gráfico.

Lista de partidas abiertas: Sólo los documentos con el status

Pendiente

aparecen en este informe. En este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino. También se pueden visualizar los documentos desde el informe.

Arrastrar y vincular: El menú Arrastrar

y vincular es una etiqueta del menú

principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para métodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La función Filtro permite filtrar informes.

MÓDULO DE INVENTARIO Lista de Artículos: Este informe crea una lista de artículos, teniendo en cuenta las opciones definidas.

Informe de últimos precios : En este informe se visualizan los últimos precios de compra y venta de un artículo, para un socio de negocios específico o para todos los socios de negocios.

Artículos inactivos: Utilice este informe para determinar los artículos que no se han empleado para una operación definida desde una fecha específica. Información Confidencial Versión 1 Página 43 de 47

Lista de registros contables de inventario: La lista de contabilización de stocks ofrece una visión general de todas las contabilizaciones del sistema, con base en diferentes criterios de selección y opciones de clasificación. Se puede generar un informe para almacenes específicos basado en uno de los criterios de selección siguientes: Artículo. Socio de negocios. Otros: Permite especificar un criterio de selección que puede ser como almacén o empleado del departamento de ventas.

Status de Stock: Utilice este informe para analizar el status actual del inventario y verificar las operaciones de stock planificadas para un artículo en p articular. Las operaciones de stock planificadas incluyen: Stock que se va a expedir a clientes. Stock que fue pedido por proveedores y que se recibirá en el almacén.

Informe de Stock en almacén: Este informe muestra los inventarios actuales por almacén basándose en la información de estos documentos. A continuación, se pueden aplicar medidas como, por ejemplo, traslados de stock para suplir el inventario de un almacén.

Informe de Auditoría de Stock: Este informe ofrece un seguimiento de auditoría para las operaciones de stock contabilizadas en el plan de cuentas. Este informe se utiliza para realizar comparaciones entre la vista de contabilidad (cuentas de saldo stock) y la vista logística (valor de stock visualizado por el informe de auditoría). El informe explica las modificaciones de valor en las cuentas de existencias.

Informe de Valoración de Stocks: Si se trabaja con la gestión de inventario permanente, se puede utilizar este informe para valorar todo el inventario del almacén de todos los artículos en una fecha de notificación. Normalmente, se valorará el inventario del almacén en la fecha de notificación del balance. Este informe se considera un informe de gestión para verificar los escenarios de simulación. Por ejemplo, se puede ver lo que ocurre si se valora un artículo basado en un método del cálculo del costo distinto. Este informe no se utilizará como informe de auditoría. Para las auditorías, se utilizará el Informe de auditoría de stock.


Se puede seleccionar uno de los siguientes métodos de determinación para la valoración de inventario: Promedio ponderado. FIFO. Por lista de precios. Último precio determinado.

Informe de Operaciones de número de Serie: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de número de serie para el número de artículo seleccionado. El contenido del informe varía según las opciones que se seleccionen para obtener el informe.

Informe de Operaciones de número de Lote: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de número de lote para el número de artículo seleccionado. El contenido del informe varía según las opciones que se seleccionen para obtener el informe.

MÓDULO DE GESTIÓN DE BANCOS Registro de Cheques: Este informe genera un resumen de los cheques para pago creados en SAP Business One. Según los criterios de selección que se definan, el informe lista los cheques para pago, agrupados según las cuentas de origen, y proporciona información tal como si un cheque se ha impreso, su importe, el status de confirmación, etc.

Informe de Documentos de Pago Preliminar : Utilice esta función para visualizar y procesar documentos preliminares de cobros y pagos efectuados.

Cheques p. pagos extendidos en informe sección fechas: Enlista los registros de los cheques creados, dicho informe se genera en base a un rango de fechas de estos Documentos.

MÓDULO DE PRODUCCIÓN Informe de Lista de Materiales: Este informe suministra una lista detallada de todas las listas de materiales que ha creado. Para abrir la ventana, seleccione Producción > Informes de producción > Informe de lista de materiales.


Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar las Órdenes de Fabricación abiertas. Sólo los documentos en st atus Planificación aparecen en este informe. En este informe también aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino.

MÓDULO DE SERVICIOS Llamadas de Servicio: Este informe proporciona información sobre llamadas de servicio pendientes y cerradas y permite analizar toda la información acerca de la gestión de las llamadas de servicio en la empresa.

Llamadas de Servicio por Cola: Este informe proporciona información acerca de las llamadas de servicio en cada cola de servicio y permite verificar todas las llamadas de servicio en espera en una cola.

Tiempo de respuesta por Informe de Responsable: Este informe le permite analizar el tiempo de respuesta de empleados asignado a llamadas de servicio específicas. Si una llamada de servicio está en una cola, obtendrá información sobre el tiempo que la llamada de servicio estuvo en la cola antes de que un empleado la respondiera.

Informe Tiempo Cierre Promedio: Este informe proporciona detalles sobre la cantidad de tiempo promedio que se necesita para cerrar las llamadas de servicio. Utilice este informe para comprobar el rendimiento del departamento de servicios. Es posible visualizar llamadas de servicio con la misma fecha de cierre. También puede seleccionar llamadas de servicio finalizadas por un empleado determinado.

Informe Tarjeta Equipo del Cliente: Este informe proporciona información sobre los artículos específicos comprados por cada cliente o asignados a éstos.

Monitor Servicio: Utilice este informe para analizar la eficiencia y el rendimiento de su departamento de servicio. Puede visualizar sus propias llamadas de servicio, o bien todas las llamadas de servicio pendientes. El informe presenta dos vistas dinámicas de las llamadas de servicio:

Llamadas de servicio abiertas El gráfico visualiza el porcentaje de llamadas de servicio pendientes en SAP Business One; que es el número de llamadas de servicio pendientes por minuto durante la última hora.

Llamadas de servicio atrasada s


Funcionalidad por módulos y Reportes SAP Business One

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