Manual Determinación de Cuentas de Mayor SBO 1
SAP
Contenido 1.
Determinación de cuentas de mayor............................................................................2
1.1.
Ventas.......................................................................................................................... 2
1.1.1.
Subficha General.................................................................................................... 2
1.1.2.
Subficha Impuestos................................................................................................4
1.2.
Compras...................................................................................................................... 5
1.2.1
Subficha General........................................................................................................ 5
1.2.2
Subficha Impuestos.................................................................................................... 7
1.3.
General........................................................................................................................ 8
1.3.1. 1.4.
Ficha General.......................................................................................................... 9 Inventarios................................................................................................................ 10
1.4.1.
Ficha Inventarios.................................................................................................. 10
1.4.2.
Criterio de Determinación....................................................................................13
1.4.3.
Segmentación de cuenta......................................................................................14
1.4.3.1.
Segmentación de cuenta......................................................................................15
1.4.3.2.
Ventana Definición de códigos de segmento Nombre de segmento...............16
P á g i n a 1 | 18
1. Determinación de cuentas de mayor Utilice esta ventana para definir las cuentas de mayor por defecto para las transacciones creadas en SAP Business One. Cada una de las cuatro fichas de la ventana contiene las definiciones de las cuentas de mayor en relación con un área determinada de la actividad comercial: Ventas, Compras, General e Inventario. Para abrir la ventana, seleccione Gestión – Definición – Finanzas – Determinación de Cuentas de Mayor.
1.1.
Ventas
Use esta ficha para especificar la información de ventas requerida. Para acceder a esta ventana, seleccione Gestión – Definiciones – Finanzas – Determinación de cuentas de mayor – Ventas.
1.1.1. Subficha General Deudores Abre la ventana Cuentas asociadas: Deudores, en la que puede definir las cuentas de mayor de clientes. Permitir modificación de ctas. Asociadas Seleccione esta opción si desea asignar cuentas asociadas distintas a los diferentes deudores. Las cuentas asociadas se asignan a los clientes en la ventana Datos maestros de socio de negocios. Si no selecciona esta opción se utilizan las cuentas asociadas definidas en la ventana Cuentas asociadas: Deudores para todos los clientes.
P á g i n a 2 | 18
Clientes locales, Clientes extranjeros, Deudores Determine las cuentas colectivas correspondientes para contabilizar ventas a clientes locales, extranjeros o deudores UE. SAP Business One contabiliza todas las ventas a clientes en esta cuenta colectiva, de modo que el total actual de ingresos se encuentra disponible en todo momento. Todas las operaciones se contabilizan también en la cuenta específica del cliente. Cheques recibidos, Saldo de caja Sirve para determinar las cuentas para la contabilización de pagos de cliente mediante cheques o en efectivo. Normalmente se indica el registro de cheques o de efectivo. Pago en exceso, cuenta de clientes; Pago en defecto, cuenta de clientes Defina esta clase de cuentas si desea que SAP Business One gestione los casos en los que el importe de cobro difiera del importe de la factura de clientes pagada. SAP Business One compara el importe pagado y el importe vencido y, en caso de que la diferencia sea menor que el importe especificado en el campo Diferencia permitida para importe de entrada o Diferencia % de entrada permitida en la ventana Definición de monedas en Gestión – Definiciones – Finanzas – Monedas. La aplicación crea automáticamente la transacción apropiada. Cuenta de compensación de anticipos Define una cuenta de compensación predeterminada que se utilizará al crear facturas de deudores de anticipos. No se pueden seleccionar las cuentas de mayor definidas como cuentas asociadas. Beneficios por diferencia de tipo de cambio, Pérdida por diferencia de cambio realizada Seleccione las cuentas que se van a utilizar como cuentas predeterminadas para los asientos creados para reflejar las pérdidas y ganancias provocadas por las diferencias de tipo de cambio. Seleccione las cuentas que se van a utilizar como cuentas predeterminadas para los asientos de las pérdidas y ganancias provocadas por las diferencias de tipo de conversión en operaciones de venta. NOTA: Los campos solo están disponibles si la moneda del sistema es distinta a la moneda local.
Descuento Pronto Pago Defina la cuenta que se utilizará por defecto cuando se utilice el descuento por pronto pago.
P á g i n a 3 | 18
Cuenta de ingresos Seleccione la cuenta asociada que se utilizará por defecto cuando se contabilice una operación de ingresos; por ejemplo, una factura de deudor. Cuenta de ingresos: extranjero Seleccione la cuenta asociada que se utilizará por defecto cuando se contabilice una transacción de ingresos de un cliente extranjero. NOTA: Los clientes extranjeros se identifican como tales si el país de facturación es distinto al país donde está ubicada la sociedad.
Cuenta de crédito de ventas Seleccione una cuenta asociada que se utilizará como predeterminada cuando se contabilice una operación de crédito de ingresos; por ejemplo, un abono de deudor Cuenta de crédito de ventas: extranjero Seleccione la cuenta asociada que se utilizará como predeterminada cuando se contabilice una operación de crédito de ingresos para un cliente extranjero. NOTA: Los clientes extranjeros se identifican como tales si el país de facturación es distinto al país donde está ubicada la sociedad. Interés de reclamación Defina la cuenta para contabilizar intereses de importes vencidos incluidos en una reclamación. Tasa de reclamación Defina la cuenta para la contabilización de tasas que se cargan en una reclamación.
1.1.2. Subficha Impuestos Retención de impuestos La empresa realiza retención de impuestos en las operaciones de ventas. Aparecerán los siguientes campos: Código de retención de impuestos predeterminado Defina el código de retención a utilizar como el valor predeterminado para nuevos clientes. Número SS Indique el número de la Seguridad Social. Fecha de vencimiento Indique la fecha de vencimiento del certificado de impuestos de la empresa.
P á g i n a 4 | 18
Nº certificado Indique el número del certificado de impuestos.
Cta. contrapartida de impuestos de anticipos Seleccione la cuenta de mayor que se va a utilizar en la creación de un cobro basado en una solicitud de anticipo de deudor. Grupo impositivo sobre ventas (artículos), Grupo impositivo sobre ventas (servicios) Defina el grupo impositivo predeterminado que se va a utilizar en la creación de operaciones de ventas para artículos y servicios.
1.2.
Compras
Use esta ficha para especificar la información de compras de determinación de cuentas de mayor. Para acceder a esta ficha, seleccione Gestión – Definiciones – Finanzas – Determinación de cuentas mayor – Compras.
1.2.1
Subficha General
Proveedores Abre la ventana Cuentas asociadas: Acreedores en la que se pueden definir las cuentas asociadas para los pagos. Permitir modificación de ctas. Asociadas Seleccione esta opción si desea asignar cuentas asociadas distintas a los diferentes acreedores.
P á g i n a 5 | 18
Las cuentas asociadas se asignan a cada proveedor en la ventana Datos maestros de socio de negocios. Si no selecciona esta opción, se utilizan las cuentas asociadas definidas en la ventana Cuentas asociadas: Acreedores para todos los proveedores.
Proveedores locales, Proveedores extranjeros. Determine las cuentas correspondientes para contabilizar compras a proveedores locales, UE o extranjeros. SAP Business One contabiliza todas las compras de proveedores en esta cuenta colectiva, de modo que el total de compras actual se encuentra disponible en todo momento.
Beneficios por diferencia de tipo de cambio, Pérdida por diferencia de cambio realizada Seleccione las cuentas que se van a utilizar como cuentas predeterminadas para los asientos de las pérdidas y ganancias provocadas por las diferencias de tipo de cambio en operaciones de compra. Transferencia bancaria Defina una cuenta predeterminada a utilizar para los pagos por transferencia. Descuento por pronto pago Defina una cuenta para que se utilice como predeterminada cuando se utilice el descuento por pronto pago. Compensación de descuentos por pronto pago Defina una cuenta para que se utilice como cuenta de compensación cuando se utilizan descuentos por pronto pago. Indique las cuentas a usar como cuentas de gastos predeterminadas:
Para los gastos incurridos en operaciones de compras nacionales En una operación de compra que involucre un proveedor extranjero En una operación de compra que involucre a un proveedor de la Unión Europea Para gastos extranjeros
Cuenta de crédito de compras
P á g i n a 6 | 18
Seleccione una cuenta asociada que se utilizará como predeterminada cuando se contabilice una operación de crédito de compras; por ejemplo, un abono de acreedor. Cuenta de crédito de compras: extranjero Seleccione la cuenta asociada que se utilizará como predeterminada cuando se contabilice una operación de crédito de compras para proveedores extranjeros. Pago en exceso, cuenta de proveedores; Pago en defecto, cuenta de proveedores Defina esta clase de cuentas si desea que SAP Business One gestione los casos en los que el importe de pagos efectuados difiera del importe de facturas de proveedores pagado. SAP Business One compara el importe pagado y el importe vencido, y en caso de que la diferencia sea menor que el importe especificado en el campo Diferencia permitida para importe de salida o Diferencia % de salida permitida en la ventana Definición de monedas en Gestión – Definiciones – Finanzas – Monedas la aplicación crea automáticamente la transacción apropiada.
Cuenta de compensación de anticipos Seleccione una cuenta de mayor para utilizar como cuenta de compensación por defecto cuando se añade una factura de anticipo de proveedor. No se pueden seleccionar las cuentas de mayor definidas como cuentas asociadas.
Cuenta de desviación: cuenta de gastos e inventario Defina una cuenta de mayor de desviación para los asientos de compensación creados por las notas de crédito de proveedores que se basan en las facturas de proveedores con un cambio en el precio o gastos de porte.
1.2.2
Subficha Impuestos
Retención de impuestos La empresa mantiene la retención de impuestos para compras.
P á g i n a 7 | 18
Código de retención de impuestos predeterminado Defina el código de retención a utilizar como el valor predeterminado para nuevos proveedores. Este campo sólo aparece si se selecciona Retención de impuestos. Grupo impositivo de compras (artículos), Grupo impositivo de compras (servicios) Defina un grupo impositivo por defecto para utilizarlo cuando cree operaciones de compra de artículos o servicios. Cta. contrapartida de impuestos de anticipos Seleccione la cuenta de mayor por defecto que se va a utilizar en la creación de un pago basado en una solicitud de anticipo de proveedores. Cuentas asociadas: Proveedores Especifique la información requerida mediante los siguientes campos. Para acceder a esta ventana, seleccione Gestión – Definición – Finanzas – Determinación de cuentas de mayor – Compras. En la ficha General, seleccione el botón junto al campo Proveedores.
Cuentas asociadas: Proveedores
Acreedores de anticipo Seleccione una cuenta de mayor asociada para utilizar por defecto en los proveedores durante la creación de un pago efectuado basado en una factura de anticipo de acreedor.
Deudas pendientes
P á g i n a 8 | 18
Esta cuenta puede utilizarse para los proveedores en los asientos manuales o para documentos de compra para manejar modificaciones que no están relacionadas directamente con los documentos de compra.
1.3.
General
Use esta ficha para especificar la información general de determinación de cuentas de mayor. Para acceder a esta ficha, seleccione: Gestión – Definiciones – Finanzas – Determinación de Mayor – General.
1.3.1. Ficha General Reglas avanzadas Indica si se asignan reglas de determinación de cuenta de mayor ampliada a una determinada cuenta y cuántas se asignan. Haga clic en la flecha de enlace para ver las reglas respectivas en la ventana Reglas de determinación de cuenta de mayor ampliada. Comisión de cobro de tarjeta de crédito Defina una cuenta donde se contabiliza la comisión por cobro con tarjeta de crédito. Cuenta de redondeo Seleccione una cuenta predeterminada para utilizarla al realizar un asiento de diferencias de redondeo. Esto puede producirse al establecer el método de redondeo para determinadas monedas. Diferencia de conciliación Este campo determina la cuenta que debe utilizarse para la Contabilización de saldos automática en la conciliación automática Cuenta de cierre del período Define una cuenta a usar cuando se realice un proceso de cierre del periodo. Diferencia de cambio realizada – Beneficio Al conciliar las operaciones de las cuentas de mayor de moneda extranjera, se realiza automáticamente una operación de diferencias de tipo de cambio. Defina aquí la cuenta en la cual se contabiliza la diferencia en el tipo de cambio ganada. Diferencia de cambio realizada – Pérdida Al conciliar las operaciones de las cuentas de mayor de moneda extranjera, se realiza automáticamente una operación de diferencias de tipo de cambio. Defina aquí la cuenta en la cual se contabiliza la diferencia en el tipo de cambio perdida. Beneficios por diferencia de tipo de conversión realizada, Pérdida por diferencia de conversión realizada
P á g i n a 9 | 18
Cuando reconcilia las operaciones de las cuentas de mayor que tienen un saldo vencido en la moneda del sistema, las operaciones de las diferencias de conversión se realizan de forma automática. Defina aquí la cuenta en la cual se contabiliza la diferencia de conversión de ganancia y pérdida. NOTA: Los campos solo están disponibles si la moneda del sistema es distinta a la moneda local. Cuenta de gastos bancarios Especifique una cuenta por defecto para la contabilización de gastos bancarios. NOTA: Solo se pueden usar cuentas de gastos como cuentas de gastos bancarios.
1.4.
Inventarios
Use esta ficha para especificar la información de inventario requerida. Para acceder a esta ficha, seleccione: Gestión – Definiciones – Finanzas – Determinación de Cuentas de Mayor – Inventario.
1.4.1. Ficha Inventarios Reglas Avanzadas Indica si se asignan reglas de determinación de cuenta de mayor ampliada a una determinada cuenta y cuántas se asignan. Haga clic en la flecha de enlace para ver las reglas respectivas en la ventana Reglas de determinación de cuenta de mayor ampliada. Cuenta de inventario Refleja el valor final del stock y se registra en cada operación de stock en SAP Business One. Cuenta Costo de mercancías vendidas Defina la cuenta de mayor que se va a utilizar en la creación de operaciones de mercancías vendidas. Cuenta de dotación Esta cuenta de compensación se utiliza como cuenta de contrapartida para la cuenta de inventarios en pedidos de entrada de mercancías y devolución de mercancías de proveedores. El saldo de esta cuenta de mayor refleja la cantidad total de los pedidos de entrada de mercancías pendientes y las devoluciones de mercancías. Cuenta de desviación Esta cuenta de mayor sólo se utiliza en un sistema de inventario de precio estándar. En determinados escenarios, si existen diferencias entre el precio estándar y el precio real del documento de compras, las diferencias se registran en la cuenta de desviación. Cuenta de diferencias de precio Sólo se utiliza en operaciones de compras. Para ciertos escenarios, las diferencias de precios entre los documentos base y los documentos de destino se registran en esta cuenta.
P á g i n a 10 | 18
Cuenta de ajuste de inventario negativo Esta cuenta sólo se utiliza si: La cantidad de inventario es negativa cuando se hace la contabilización de inventario. El precio del documento es diferente del precio promedio variable o del precio FIFO. En estos casos, el precio promedio variable o el precio FIFO se mantienen estáticos y las diferencias entre estos precios y los valores del inventario que se producen por añadir un documento nuevo se contabilizan en esta cuenta.
NOTA: Esta cuenta no es pertinente para el método de valoración de precio estándar. ATENCION: No se recomienda utilizar inventario negativo desde la perspectiva contable. Sin embargo, para utilizarlo, desmarque el campo Bloquear inventario negativo en: Gestión – Inicialización del sistema – Parametrizaciones de documento – Ficha General. Compensación de stocks: Cuenta de reducción, Compensación de stocks: Cuenta de aumento Las cuentas se utilizan como cuentas de compensación cuando el valor de inventario aumenta o disminuye como resultado de la creación de Entrada de mercancías o Salida de mercancías. Cuenta de devoluciones Defina la cuenta de mayor que se va a utilizar en la creación de una operación de devolución de mercancías. Cuenta de Compras La cuenta de mayor que seleccione aquí se registra en el asiento junto con el mismo importe registrado en la cuenta de inventario, al crearse una factura de proveedores o un pedido de entrada de mercancías. NOTA: Este campo aparece únicamente cuando se marca la casilla de selección Utilizar sistema contable de cuentas de compras en: Gestión – Inicialización Sistema – Detalles de Empresa – Inicialización básica. Cuenta de compras de Devolución La cuenta de mayor que seleccione aquí se registra en el asiento junto con el mismo importe registrado en la cuenta de inventario al crearse una devolución de mercancías o un abono de compras. NOTA: Este campo aparece únicamente cuando se marca la casilla de selección Utilizar sistema contable de cuentas de compras en: Gestión – Inicialización sistema – Detalles empresa – Inicialización básica. Cuenta de compensación de compras
P á g i n a 11 | 18
La cuenta de mayor que selecciona aquí se utiliza para compensar la cuenta de compras o la cuenta de devoluciones de compras, y a la vez se actualizan los asientos creados por los documentos de compra compensados. NOTA: Este campo sólo aparece cuando:
Su empresa gestiona un sistema de inventario no permanente y usted marcó la casilla de selección Utilizar sistema contable de cuentas de compras en Gestión – Inicialización sistema – Detalle empresa – Inicialización básica.
Cuenta de diferencias de tipo de cambio Sólo se utiliza en operaciones de compras. En determinados escenarios, si se crea un documento de destino basado en un documento base cuyo precio por artículo está en una moneda extranjera y el documento destino está conectado con un tipo de cambio diferente, se produce una diferencia en la moneda local. Cuenta de compensación de mercancías Es una cuenta de contrapartida a los gastos de asignación que se utiliza cuando se cierran pedidos de entrada de mercancías o devoluciones de mercancías. En este caso, no se registra ninguna entrada de inventario; sin embargo, se crea un asiento que incluye esta cuenta de mayor. Disminuir cuenta de mayor, Aumentar cuenta de mayor Cuentas de mayor que se utilizan para compensar el cambio en el valor del inventario como resultado de la creación de documentos de Revalorización de inventario. Cuenta inventario WIP Esta cuenta mantiene el valor de los artículos que se incluyen en el proceso de trabajo, es decir, el periodo entre el inicio de la producción y la terminación del producto final. Cuenta desviación inventario WIP Esta cuenta refleja las cantidades de desviación de los artículos que participan en el proceso de producción. Cuenta PyG de compensación WIP Una cuenta de contrapartida (cuenta de cambio de signo) en una cuenta WIP (trabajo en curso) usada dentro de transacciones de producción para modificar el valor de una cuenta WIP durante el proceso de producción. Esta cuenta se utiliza únicamente cuando selecciona la opción Contabilidad con cuentas de balance y cuentas de pérdidas y ganancias del documento de pedido de producción en la ficha Por documento de la ventana Parametrizaciones de documento.
Cuenta PyG de compensación de stocks Una cuenta de contrapartida (cuenta de cambio de signo) en una cuenta de inventario usada dentro de transacciones de producción para modificar el valor de una cuenta de existencias durante el proceso de producción.
P á g i n a 12 | 18
Esta cuenta se utiliza únicamente cuando selecciona la opción Contabilidad con cuentas de balance y cuentas de pérdidas y ganancias del documento de pedido de producción en la ficha Por documento de la ventana Parametrizaciones de documento.
Cta. compensación gastos Defina una cuenta de mayor de contrapartida para compensar asientos creados por facturas de acreedor y pedidos de entrada de mercancías. Esta cuenta de mayor se utiliza en los asientos si también está implicada una cuenta de asignación. Cuenta de contrapartida de gastos Si se determina que un gasto adicional influye en los valores en stock, esta cuenta se utiliza como cuenta de contrapartida para el valor adicional de gasto incluido en la contabilización de compras. Cuenta de stock en tránsito Esta cuenta reemplaza la cuenta de dotación para las facturas de reserva de acreedores
Se utiliza como una cuenta de contrapartida para la cuenta de inventario en pedidos de entradas de mercancías y abonos de compras. El saldo de esta cuenta de mayor refleja la cantidad total de los pedidos de entrada de mercancías pendientes y las devoluciones de mercancías.
Cuenta de balance de compras Defina una cuenta de mayor para reflejar cualquier desviación entre la cuenta de compras y la cuenta de costos de mercancías compradas. NOTA: Este campo sólo aparece cuando:
Su empresa gestiona un sistema de inventario permanente y usted marcó la casilla de selección Utilizar sistema contable de cuentas de compras en: Gestión – Inicialización sistema – detalles empresa – Inicialización básica.
1.4.2. Criterio de Determinación Use esta ventana para activar y priorizar los criterios de determinación de la cuenta de mayor de inventario. Esta ventana está disponible solo si la casilla de selección Permitir determinación
P á g i n a 13 | 18
de cuenta de mayor ampliada está activada: Gestión – Inicialización sistema – Detalles sociedad – Ficha inicialización básica.
Para acceder a esta ventana, seleccione: Gestión – Definición – Finanzas – Determinación de cuentas de mayor – Criterios de Determinación. Los criterios de determinación disponibles están predefinidos (no se pueden definir criterios de determinación adicionales):
Grupo de artículos Nº artículo Código de almacén Grupo de socios de negocios País de entrega Estado de entrega
Se puede modificar la definición estándar y determinar una jerarquía que se adecúe a las necesidades de su sociedad, de la siguiente manera: En la columna Activo, marque las casillas de determinación de los criterios de determinación que desee activar y luego desmarque las que no son relevantes. NOTA: Las siguientes dependencias están predefinidas:
Si activa el criterio de determinación Código artículo, el criterio de determinación Grupo de artículos se activa también de manera automática. Si desactiva el criterio de determinación Código artículo, el criterio de determinación Grupo de artículos se desactiva también de manera automática. Si activa el criterio de determinación Estado de entrega, el criterio de determinación País de entrega se activa también de manera automática. Si desactiva el Estado de entrega, el criterio de determinación País de entrega se desactiva también de manera automática.
Para cambiar la prioridad de un criterio de determinación, resalte la línea respectiva y use los botones de flecha arriba y abajo para mover los criterios de determinación seleccionados hacia arriba o hacia abajo de la jerarquía. El criterio de determinación de la línea 1 tiene la prioridad más alta. Para guardar las modificaciones, seleccione Actualizar.
P á g i n a 14 | 18
1.4.3. Segmentación de cuenta Utilice esta ventana para definir segmentos de cuentas. Esta ventana aparece sólo si se ha seleccionado la opción Utilizar cuentas de segmentación en: Gestión – Inicialización del sistema – Detalles de la empresa ficha – Inicialización básica del sistema – Detalles de la empresa ficha – Inicialización básica. Para acceder a esta ventana, seleccione: Gestión – Definiciones – Finanzas – Segmentación de cuentas.
NOTA: Modificar los códigos de cuenta genera la actualización automática de todas las cuentas de mayor existentes en función de los nuevos datos de segmento. Estas modificaciones son irreversibles.
P á g i n a 15 | 18
1.4.3.1.
Segmentación de cuenta
Nombre Indique un nombre alfanumérico de un máximo de 100 caracteres para el segmento. SAP Business One le suministra cuatro segmentos predefinidos. De ser necesario, puede renombrar estos segmentos o definir unos adicionales.
Tamaño Indique el tamaño del segmento en caracteres. Tamaño máximo: 20 caracteres. Es posible cambiar el tamaño predefinido de los segmentos predefinidos. Clase Seleccione una clase numérica o alfanumérica.
1.4.3.2.
Ventana Definición de códigos de segmento Nombre de segmento
Utilice esta ventana para definir indicadores los nombres y códigos de segmento. Para acceder a esta ventana, seleccione: Gestión – Definición – Finanzas – Segmentación de cuentas. Haga doble clic en el número de línea correspondiente.
P á g i n a 16 | 18
Código Introduzca los códigos necesarios para el segmento seleccionado. Puede utilizar el dígito 0 dentro del código de segmento. Si, por ejemplo, el tamaño del segmento es 3, puede introducir valores como 000 o 001. Nombre Introduzca nombres con un máximo de 100 caracteres para los códigos de segmento. Nombre abreviado Introduzca un nombre con un máximo de 10 caracteres para códigos de segmento. SAP Business One utiliza este nombre abreviado al crear de forma automática los nombres de las cuentas de mayor. NOTA: Los nombres abreviados se pueden modificar incluso si el código de segmento ya se ha utilizado para las cuentas de mayor. Tenga en cuenta que los nombres abreviado en estas cuentas no se actualizan.
P á g i n a 17 | 18
