Unit Kerja Proses yang dianalisis Tim FMEA Ketua Anggota
Petugas pencatat (notulis)
Farmasi Puskesmas Losari Pelaksanaan Operasinal Pengambilan Obat di Farmasi Nama Sujie Pratiwi Maela Iva Aviani Ika Dewi Rohani Siti K Suryadi Dede Ruki Oom Komariah
Peran Mengkoordinir pelaksanaan FMEA Penanggungjawab analisis dari PMKP Pelaksana farmasi Koordinator pemantauan pelaksanaan FMEA Koordinator perbaikan prosedur Koordinator pendaftaran/RM Koordinator rawat jalan Koordinator Rawat Inap dan IGD Koordinator PONED
I.
Gambarkan alur proses yang akan dianalisis:
Pendaftaran Pasien
Pelacakan Rm
Klinik Farmasi
Petugas mengambil resep obat di kotak yang telah disediakann
Petugas membaca resep untuk ketepatan pemberian obat
Petugas mengambil sediaan obat dari tempat penyimpanan
Petugas menulis etiket pada masing2 obat sesuai aturannya
Obat diberikan kepada pasien
II.
Identifikasi failure modes:
No 1
Tahapan Proses Pendaftaran
2
Pengambilan RM
3
Klinik
4
Obat Sub Proses : - Pengambilan resep dari kotak - Membaca resep untuk ketepatan - Mengambil sediaan dari tempat penyimpanan - Menulis etiket pada masing2 obat sesuai aturannya - Penyerahan obat kepada pasien
Failure Modes
-
Identitas Pasien tidak lengkap Penulisan identitas tidak terbaca Kesalahan entry identitas
-
Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan pengambilan RM Penulisan kertas resep tidak lengkap Penggunaan singkatan yang tidak seragam Kesalahan diagnosa
-
Kertas resep dan karcis tercecer Penulisan resep tidak terbaca Penyimpanan tidak LASA Belum ada ketetapan penulisan standar etiket Tidak ada buku serah terima obat
III.
Tujuan melakukan analisis FMEA:
Melakukan penilaian, analisis dan penyusunan rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pengambilan pelabelan obat di unit Farmasi
IV.
Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode:
No 1
Tahapan Proses Pendaftaran
2
Pengambilan RM
3
Klinik
4
Obat Sub Proses : - Pengambilan resep dari kotak - Membaca resep untuk ketepatan - Mengambil sediaan dari tempat penyimpanan
-
Menulis etiket pada masing2 obat sesuai
Failure Modes
Akibat - Resep tertukar - Resep tertukar dan salah memberikan obat
-
Identitas Pasien tidak lengkap Penulisan identitas tidak terbaca Kesalahan entry identitas
-
Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan pengambilan RM Penulisan kertas resep tidak lengkap Penggunaan singkatan yang tidak seragam Kesalahan diagnosa
-
Tidak ada catatan telusur resep obat Obat tertukar Salah pemberian obat
-
Kertas resep dan karcis tercecer Penulisan resep tidak terbaca Penyimpanan tidak LASA
-
-
Belum ada ketetapan penulisan standar
-
Terkendala pemanggilan pasien Salah obat dan dosis Salah dalam pengambilan obat yang nama mirip dosis beda Lama dalam pencarian obat Aturan pakai obat jadi tidak tidak
-
V.
aturannya Penyerahan obat kepada pasien
-
etiket Tidak ada buku serah terima obat
-
Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan (kalau ada) untuk mengatasi failure mode:
No
Tahapan Proses
1
Pendaftaran
Failure Modes
-
Identitas Pasien tidak lengkap Penulisan identitas tidak terbaca Kesalahan entry identitas
Akibat -
Penyebab Resep tertukar Resep tertukar dan salah memberikan obat
-
-
2
3
tersampaikan dengan baik Tidak ada catatan dan ceklist penyerahan obat
Pengambilan RM
Klinik
-
-
Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan pengambilan RM
Penulisan kertas resep tidak lengkap Penggunaan singkatan yang tidak seragam
-
-
-
Tidak ada catatan telusur resep obat Obat tertukar
-
Salah pemberian obat
-
-
Petugas pendaftaran tidak memeriksa kelengkapan identitas pasien Jumlah pasien tidak sebanding dengan petugas pendaftaran Data tidak ada Pasien lama tidak membawa kartu berobat Belum ada sosialisasi penulisan resep Tidak ada list
Upaya yang telaj dilakukan -
-
-
-
Kesalahan diagnosa
4
Obat Sub Proses : - Pengambilan resep dari kotak - Membaca resep untuk ketepatan -
Mengambil sediaan dari tempat penyimpanan
-
-
-
Kertas resep dan karcis tercecer Penulisan resep tidak terbaca
-
Penyimpanan tidak LASA
-
-
-
Menulis etiket pada masing2 obat sesuai aturannya
-
Belum ada ketetapan penulisan standar etiket
-
-
Penyerahan obat kepada pasien
-
Kelengkapan buku serah terima obat
-
singkatan puskesmas yang baku Dokter tidak ditempat
Terkendala pemanggilan pasien Salah obat dan dosis
-
Pasien banyak
-
-
-
Salah dalam pengambilan obat yang nama mirip dosis beda Lama dalam pencarian obat Aturan pakai obat jadi tidak tidak tersampaikan dengan baik Tidak ada catatan dan ceklist penyerahan obat
-
Tidak mematuhi SOP penulisan Belum ada aturan penyimpanan obat sesuai LASA Penulisan etiket tidak seragam Buku serahterima belum dilengkapi
-
-
-
-
-
Evaluasi mingguan
VI.
Lakukan penghitungan RPN ( Risk Priority Number ), dengan menggunakan matriks sebagai berikut: Unit
Pendaftaran
RM Klinik
Apotik
Failure Modes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Identitas passien tidak lengkap Penulisan identitas tidak terbaca Kesalahan entry identitas Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan pengambilan RM Penulisan kertas resep tidak lengkap Penggunaan singkatan yang tidak seragam Kesalahan diagnosa Kertas resep dan karcis tercecer Penulisan resep tidak terbaca Penyimpanan tidak LASA Belum ada ketetapan penulisan standar di etiket Kelengkapan buku serahterima obat
Analisa O
S
D
RPN
7 6 6 8 4 5 4
7 7 3 5 6 7 5
5 4 3 8 7 6 6
245 168 54 320 168 210 120
Urutan prioritas RPN 6 9 11 4 9 8 10
4 2 8 9 6
9 3 6 9 6
8 6 9 8 6
288 36 432 648 216
5 12 2 1 7
7
6
8
336
3
VII.
Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan di selesaikan. (Gunakan Diagram Pareto) NO
FAILURE MODE
RPN
KUMULATIF
1 2 3 4 5 6 7
Penyimpanan tidak LASA Penulisan resep tidak terbaca Kelengkapan buku serahterima obat Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan diagnosa Identitas pasien tidak lengkap Belum ada ketetepan standar penulisan etiket Penulisan kertas resep tidak lengkap Kesalahan pengambilan RM Penggunaan singkatan yang tidak seragam Kesalahan entri identitas Kertas resep dan karcis tercecer
Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan:
NO 1
FAILURE MODE Penyimpanan tidak LASA
RPN 648
2
Penulisan resep tidak terbaca
432
3
Kelengkapan buku serahterima obat
336
4
Pasien tidak memperoleh RM
320
5
Kesalahan diagnosa
288
6
Identitas pasien tidak lengkap
245
7
Belum ada ketetepan standar penulisan etiket
216
Kegiatan yang direkomendasikan Penyimpanan obat di apotik sesuai dengan LASA Pembuatan SOP SOP menulis resep Penulisan resep oleh petugas yang kompeten Sosialisasi penulisan resep Melengkapi ceklist informasi yang harus disampaiakan saat mengisi buku penyerahan obat Evaluasi kelengkapan buku setiap minggu Tidak melayani pasien yang belum ada RM Semua pasien yang mendapat resep di apotik harus melalui bagian pendaftaran dan RM Tracking RM yang belum dikembaliakan dari tiap unit perhari Dokter standby di poliklinik selama pelayanan Penalian kepatuhan daftara tilik identifikasi pasien Membuat ceklist mendata kelengkapan identitas pasien Ceklist penulisan etiket Semua obat diberikan etiket sebelum diserahkan ke pasien
IX.
Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi: Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN
NO
FAILURE MODE
RPN
1
Penyimpanan tidak LASA
648
2
Penulisan resep tidak terbaca
432
3
Kelengkapan buku serahterima obat
336
4
Pasien tidak memperoleh RM Kesalahan diagnosa Identitas pasien tidak lengkap Belum ada ketetepan standar penulisan etiket
320
5 6 7
288 245 216
Kegiatan yang direkomendasikan Penyimpanan obat di apotik sesuai dengan LASA Pembuatan SOP SOP menulis resep Penulisan resep oleh petugas yang kompeten Sosialisasi penulisan resep Melengkapi ceklist informasi yang harus disampaiakan saat mengisi buku penyerahan obat Evaluasi kelengkapan buku setiap minggu Tidak melayani pasien yang belum ada RM Dokter standby di poliklinik selama pelayanan Penaliankepatuhan daftara tilik dentifikasi pasien Ceklist penulisan etiket Semua obat diberikan etiket sebelum diserahkan ke pasien
Penanggungjawab
Keg yg dilakukan
O
S
D
RPN
X.
Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA:
FMEA
Unit kerja:
Tim FMEA:
Peran masing-masing ketua dan anggota
Jadual kegiatan tim:
Alur proses yang sekarang:
Identifikasi Failure modes:
Contoh: pelayanan obat di Puskesmas
No 1
Tahapan kegiatan pada alur proses Menerimaresep
2
Membaca resep
3
Telaah resep
4
Menyiapkan obat
Failure modes Salah identitas Resep tertukar Resep tidak dapat dibaca Salah membaca resep Salah identitas Salah menghitung umur Salah menganalisis internaksi obat Dst Salah mengambil obat
Matriks FMEA:
N o
Failure modes
Penyeba b
Akibat
O (occur rence)
S (seve rity)
D (detec tability )
RPN (OxSxD )
Solusi
Indikato runtukv alidasi
Menetapkan cut off point dengan diagram Pareto:
Alur proses yang baru:
Pelaksanaan:
Monitoring, validasi (bisa dihitung ulang RPN setelah implementasi), evaluasi, dan pelaporan
