Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado-Académico Coordinación General de Pregrado Proyecto de Carrera: Ingeniería Informática Cátedra: Auditoria de Sistemas Sección: 01
Fase 1: Planeación de la Auditoria
Profesor: Edelalcira Millán
Integrantes: Abreo Jessica C.I: 21.609.642 21. 609.642 Madriz Saryross C.I 17.632.933 Montero José C.I: 20.037.142 Muñoz Cristobal C.I: 21.249.515 Roa Baiser C.I: 20.840.138
Ciudad Guayana, 2014
INDICE
Introducción…………………………………………………………………………......6 Planeación de Auditoría…………………………………………………………………7 Definición de planeación, planeación de trabajo…………………………………..7 Conceptos de planificación de auditoria y su importancia…………………...........8 Beneficios de una planificación de auditoria………………………………............9 Etapas de la planificación de la auditoria……………………………………….............9 Planificación Preliminar o Desarrollo de la estrategia de auditoría ………...........9 Planificación Específica o Planificación detallada …………………….…...........10 Auditoria de sistemas computacionales ……………………………………….............11 Definición de Auditoría de Sistemas …………………………………….…...........11 la planificación de auditoría en sistemas computacionales computacionales ……............11 Fases de la 1. Identificar el origen de la auditoría......................................................... . . . . ..12 1.1.Por Solicitud expresa de procedencia interna ……………………............13 1.1.1. A petición de accionistas, socios y dueños ………….……...........13 1.1.2. Por orden de la dirección general…………………………............14 1.1.3. Por orden de las gerencias o departamentos a nivel superior. . . . .14 1.1.4. A solicitud de funcionarios y empleados de otros niveles….........14 1.2.Por solicitud expresa de procedencia externa……………………….........14 1.2.1. Por mandato de autoridades judiciales………………………........14 1.2.2. Por ordenamiento de las autoridades fiscales……………….........15 1.2.3. Por revisiones de autoridades de seguridad social y del trabajo. . .15 1.2.4. Por revisiones de otras autoridades………………………….........15 1.2.5. Por solicitud de proveedores y acreedores………………….........16 1.2.6. Por solicitud de distribuidores y desarrolladores de software y hardware……………………………………………………...........16 1.2.7. A petición de empresas externas…………………………….........16 1.3.Como consecuencia de emergencias y condiciones especiales…….........16 1.3.1. De incidencia interna………………………………………...........16 1.3.2. De incidencia externa………………………………………..........17 1.4.Por riesgos y contingencias informáticas…………………………...........17 1.4.1. Riesgos y contingencias del personal informático…………........17 1.4.2. Riesgos y contingencias físicas……………………………..........17 1.4.3. Riesgos y contingencias operativas (lógicas)……………… . . . . 18 1.4.4. Riesgos y contingencias de software………………………..........18 1.4.5. Riesgos y contingencias en las bases de datos……………...........18 1.4.6. Otros riesgos y contingencias en el área de sistemas……….........18 1.5.Como resultado de los planes de contingencia……………………..........18 1.5.1. Por la carencia de planes de contingencia…………………..........18 1.5.2. Por la elaboración de planes de contingencia……………........…18
2.
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1.5.3. Por la aplicación de los planes de contingencia……………….......18 1.6.Por resultados obtenidos de otras auditorías…………………………........18 1.6.1 Como parte del programa integral de auditoría…………………........19 Realizar una visita preliminar al área que será evaluada…………………......20 2.1 Visita preliminar de arranque……………………………………….........20 2.2 Contacto inicial con funcionarios y empleados del área…………….......20 2.3 Identificación preliminar de la problemática del área de sistemas….......21 2.4 Prever los objetivos iniciales de la auditoría…………………………......21 2.5 Calcular los recursos y personas necesarias para la auditoría………......21 Establecer los objetivos de la auditoría…………………………………........22 3.1.Objetivo general………………………………………………………......22 3.2.Objetivos específicos………………………………………………….....22 Determinar los puntos que serán evaluados en la auditoría ………………....23 4.1.Evaluación de las funciones y actividades del personal del área de sistemas…………………………………………………………………...23 4.2.Evaluación de las áreas y unidades administrativas del centro de cómputo………………………………………………………………......23 4.3.Evaluación de la seguridad de los sistemas de información…………....24 4.4.Evaluación de la información, documentación y registros de los sistemas.... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 4.5.Evaluación de los sistemas, equipos, instalaciones y componentes…………………………………………………………….....24 4.5.1. Evaluación de los recursos humanos del área de sistemas……....24 4.5.2. Evaluación del hardware……………………………………….....24 4.5.3. Evaluación del software………………………………………......24 4.5.4. Evaluación de equipos, instalaciones y demás componentes…....25 4.6.Elegir los tipos de auditoría que serán utilizados 4.7.Determinar los recursos que serán utilizados en la auditoría. . . . . . . . . ..25 4.7.1. Personal para la auditoría de sistemas…………………………......25 4.7.2. Personal del área que será evaluada…………………………….....25 4.7.3. Apoyo de los sistemas y equipos técnicos e informáticos……......25 4.7.4. Apoyos materiales y administrativos………………………….......25 4.7.5. Recursos económicos………………………………………….......26 Elaborar planes, programas y presupuestos presupuesto s para realizar realizar la auditoría …….....26 5.1.Elaborar el documento formal de los planes de trabajo para la auditoría..26 5.1.1. Carátula de identificación del plan de auditoría………………...…27 5.1.2. Índice de contenido………………………………………………..28 5.1.3. Contenido de los planes para realizar la auditoría ……………..…29 5.1.3.1.Definición de objetivos………………………………………..29 5.1.3.2. Delimitación de estrategias para el desarrollo de la auditoría…………………………………………………….....29
5.1.3.3.Planes de auditoría………………………………………….....29 5.1.3.4.Definición de normas, políticas y lineamientos para el desarrollo la auditoría………………………………………………….....29 5.1.3.5.Diseñar las etapas, eventos y tareas en que se dividirá la auditoría…………………………………………………….....30 5.1.3.6.Calcular la duración de las tareas y eventos para satisfacer los objetivos de la auditoría…………………………………….....30 5.1.3.7.Distribuir los recursos que serán utilizados en las diferentes etapas, actividades y tareas de la auditoría……………….......30 5.1.3.8.Confeccionar los planes concretos para la auditoría………....30 5.2.Elaborar el documento formal de los programas de auditoría……….......31 5.2.1. Gráfica del programa de actividades………………………….......31 5.2.1.1.Definición de las etapas y eventos que se deben llevar a cabo 5.2.1.2.Definición de las actividades y tareas…………………….......32 5.2.1.3.Elaborar los programas de actividades para realizar la auditoría…………………………………………………….....32 5.2.1.3.1. Definir de manera precisa las etapas de la auditoría..33 5.2.1.3.2. Identificar concretamente los eventos que se deben llevar a cabo en cada etapa de la auditoría…………………33 5.2.1.3.3. Delimitar lo más claramente posible las actividades tareas y acciones para cada evento…………………..33 5.2.1.4.Distribuir los recursos que serán utilizados en las diferentes etapas, eventos, actividades y tareas………………………....34 5.2.1.5.Calcular la duración de las etapas, actividades y tareas planeadas para la auditoría……………………………………………....34 auditoría………………………………… …………....34 5.3.Elaborar los presupuestos para la auditoría……………………………...34 5.3.1. Asignación de los costos de los recursos ……………………….34 5.3.2. Control de los costos de los recursos…………………………....34 6. Identificar y seleccionar los métodos, métodos, procedimientos, instrumentos y herramientas necesarias para la auditoría …………………………………....35 6.1.Establecer la guía de ponderación de los puntos que serán evaluados….35 6.1.1. Definir las áreas y puntos de sistemas que serán auditados……..35 6.1.2. Definir el peso de la ponderación por las áreas y puntos que serán evaluados………………………………………………………....36 6.1.3. Realizar el documento de ponderación de la auditoría………….36 6.2.Elaborar la guía de la auditoría…………………………………………...37 6.2.1. Determinar las áreas y puntos concretos que serán evaluados en el ambiente de sistemas……………………………………………...37 6.2.2. Seleccionar los métodos, procedimientos, herramientas e instrumentos de evaluación……………………………………….37 6.2.3. Elaborar el documento formal de la guía de evaluación…………38
6.3.Elaborar los documentos necesarios para la auditoría…………………..38 6.3.1. Diseñar los instrumentos de recopilación de información para la auditoría……………………………………………………….....38 6.3.2. Diseñar los cuestionarios, entrevistas y encuestas................... . ..38 6.3.3. Diseñar los modelos y formatos para los inventarios del área de sistemas……………………………………………………….......39 6.3.4. Diseñar los métodos e instrumentos de muestreo……………......39 6.4.Determinar herramientas, métodos y procedimientos para la auditoria de sistemas……………………………………………………………….......39 6.4.1. Establecer los métodos y procedimientos que serán utilizados en la auditoría………………………………………………………......39 6.4.2. Determinar las técnicas y procesos específicos que serán utilizados en la auditoría…………………………………………………......40 6.4.3. Elaborar los documentos formales para los procedimientos, métodos, herramientas e instrumentos que serán utilizados en la auditoría…………………………………………………………..40 6.5.Diseñar los sistemas, programas y métodos de pruebas para la auditoría..40 6.5.1. Determinar los puntos de interés, programas, bases de datos, archivos y sistemas que serán evaluados mediante programas y pruebas de cómputo……………………………………………. cómputo …………………………………………….....40 ....40 6.5.2. Diseñar las pruebas, programas y sistemas para realizar las evaluaciones necesarias para el funcionamiento de los sistemas computacionales, bases de datos y archivos……………………...41 6.5.3. Aplicar y obtener los resultados de las pruebas, programas y sistemas para realizar las evaluaciones necesarias………………..41 6.5.4. Diseñar, aplicar y evaluar los resultados de los programas, métodos y pruebas de simulación al sistema................................................41 7. Asignar los recursos y sistemas computacionales para la auditoria …………42 7.1.Asignar los recursos humanos para la realización de la auditoría……….42 7.2.Asignar los recursos informáticos y tecnológicos para la realización de la auditoría…………………………………………………………………...42 7.3.Asignar los recursos materiales y de consumo para la realización de la auditoría…………………………………………………………………...42 7.4.Asignar los demás recursos para la realización de la auditoría…………..43 Conclusión……………………………………………………………………………..44 Bibliografía…………………………………………………………………………….45
Introducción La auditoría tiene como objetivo específico evaluar la eficiencia y eficacia con la que se está realizando cualquier actividad de cualquier empresa, esto con el fin de que se tomen decisiones que permitan corregir o mejorar los procesos que conforman la realización de actividades competentes de la organización. Toda auditoria está formada o consta de tres fases para su realización:
Planeación
Ejecución
Informe
La planeación como primera fase, consta en establecer relaciones entre los auditores y la entidad que se va a auditar, determinar alcance y objetivos, y finalmente realizar un bosquejo de la situación de la entidad. La segunda fase ejecución, está integrada por la realización de diferentes pruebas y análisis, así como también evaluar los resultados que se consigan. Detectar errores y fallas si existen, elaborar conclusiones y recomendaciones para comunicarlas a la unidad auditora. Finalmente tenemos la tercera fase informe, como fase final debe presentar un reporte completo sobre la estructura del control interno de la entidad, realizar conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoria y finalmente detallarse en forma clara y sencilla los hallazgos encontrados. Para motivos de estudios, nos enfocaremos en la primera fase la Planeación, la misma será estudiada a detalle, se presentaran cada una de las etapas que esta cumple y que se debe realizar en cada fase para realizar una planeación de manera correcta.
Primera Fase: Planeación de la Auditoria El primer paso para la realización de una auditoria es definir las actividades necesarias para poder llevarla a cabo, para esto se debe realizar una adecuada planificación de estas actividades, donde deben identificarse las razones o el motivo por el que se va a llevar a cabo la auditoria y determinar los objetivos de la misma, diseñar los métodos, técnicas y procedimientos necesarios para par a llevarla a cabo, preparar planes, programas pr ogramas y presupuestos pr esupuestos de la auditoria. En pocas palabras, el responsable de la planeación debe iniciar todas estas labores con el planteamiento de las siguientes preguntas:
¿Por qué realizar la auditoria?
¿Se debe realizar una vista preliminar al área?
¿Cuál es el objetivo que se pretende alcanzar con esta auditoria?
Definición de la planeación, planeación de trabajo. La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc. et c. La planeación es la determinación de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de políticas, objetivos, etc., con el fin de que se pueda tratar de identificar acciones a través del desarrollo de una estrategia general y un enfoque detallado, para que se logre generar efectos esperados, o sea también para proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para lograrlo. La planeación de trabajo Es la representación gráfica en la que se muestran las actividades de un proyecto (actividades, tiempo, recursos, responsables)
La planeación adecuada del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es completado en forma expedita. La planeación también ayuda para la apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo hecho por otros auditores y expertos. [ NIA, 1998 ].
Conceptos de la planificación de auditoria y su importancia La planificación planificación de auditoría es la fase inicial inicial del proceso de auditoría, auditoría, comprende el desarrollo de una estrategia global para su administración, al igual que el establecimiento de un enfoque apropiado sobre la oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría que deben aplicarse. La importancia de planificación de auditoria es que de darse la adecuada planificación y supervisión el auditor podrá garantizar que se obtenga resultados resu ltados satisfactorios que le servirán de base para sustentar su opinión manifestada en su dictamen. Ya que la planificación de la auditoría permite establecer el alcance de las pruebas a utilizarse y la supervisión sobre el recurso humano que le colaborará durante el desarrollo del trabajo, así como también: t ambién:
Conocer el manejo de la institución y así destacar los problemas que aquejan.
Conocer las instalaciones físicas.
Adquirir conocimientos del sistema de contabilidad del cliente, políticas y procedimientos del control interno.
Establecer el estado de confianza que se espera tener en el control interno.
Determinar y programar la oportunidad de los los procedimientos de la auditoría auditoría que se llevarán a cabo.
Coordinar el trabajo que habrá de efectuarse.
Beneficios de una planificación El auditor es el que se encarga de darlas pautas y aspectos necesarios e importantes a ser tomados en cuenta en el Programa de Auditoría que elabora para poder realizar un trabajo profesional determinado. El Programa de Auditoría bien elaborado, ofrece los siguientes beneficios:
Fijación de la responsabilidad por cada procedimiento establecido.
Realizar una adecuada distribución del trabajo entre los componentes del equipo de auditoría, y una permanente coordinación de labores entre los
mismos.
Establece una rutina de trabajo económico y eficiente.
Ayuda a evitar la omisión de procedimientos necesarios.
Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una guía para futuros trabajos.
Facilita la revisión del trabajo por un supervisor o socio.
Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditoría.
Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario
Etapas de planificación Planificación Preliminar o Desarrollo de la estrategia de auditoría . La Planificación Preliminar tiene el propósito d obtener o actualizar la información general sobre la entidad y las principales actividades sustantivas y adjetivas, a fin de identificar globalmente las condiciones existente para ejecutar la auditoría. La información necesaria para cumplir con la fase de planificación preliminar de la auditoría contendrá como mínimo lo siguiente:
Conocimiento del ente o área a examinar y su naturaleza jurídica
Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas u objetivos a cumplir.
Determinación dl grado de confiabilidad de la información que la entidad proporcionara en relación a sus políticas ambientales,
prevención de riesgos laborales y seguridad industrial. La planificación preliminar es un proceso que se inicia con la emisión de la orden de trabajo, se elabora una guía para la visita previa para obtener información sobre la entidad a ser examinada, continúa con la aplicación de un programa general de auditoría y culmina con la emisión de un reporte para conocimiento de la Dirección o Jefatura de la unidad de auditoría, en el que se validan los estándares definidos en la orden de trabajo y se determinan los componentes a ser evaluados en la siguiente fase de la auditoría
Planificación específica o planeación detallada En esta fase se define la estrategia a seguir en el trabajo de campo. Tiene incidencia en la eficiente utilización de los recursos y en el logro de las metas y objetivos definidos para la auditoría. Se fundamenta en la información obtenida inicialmente durante la planificación preliminar. La planificación específica tiene como propósito principal evaluar el control interno, para obtener información adicional, evaluar y calificar los riesgos de la auditoría y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente en la fase de ejecución, mediante los programas respectivos. Se deberán cumplir, entre otros, los siguientes pasos durante la planificación específica:
Considerar el objetivo general de la auditoria y el reporte de la planificación preliminar para determinar los componentes a ser evaluados.
Obtener información adicional de acuerdo con las instrucciones establecidas en la planificación preliminar.
Evaluar la estructura de control interno del ente o área a examinar. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en los manuales especializados de
auditoría, emitidos para el efecto por la Contraloría General del Estado.
PLANEACIÒN DE LA AUDITORÍA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES Auditoría de Sistemas: Es la revisión técnica, especializada y exhaustiva que se realiza a los sistemas computacionales, software e información utilizados en una empresa, sean individuales, compartidos y/o de redes, así como a sus instalaciones, telecomunicaciones, mobiliario, equipos periféricos y demás componentes. Dicha revisión se realiza de igual manera a la gestión informática, el aprovechamiento de sus recursos, las medidas de seguridad y los bienes de consumo necesarios para el funcionamiento del centro de cómputo. El propósito fundamental es evaluar el uso adecuado de los sistemas para el correcto ingreso de los datos, el procesamiento adecuado de la información y la emisión oportuna de sus resultados en la institución, incluyendo la evaluación en el cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de funcionarios, empleados y usuarios involucrados con los servicios que proporcionan los sistemas computacionales a la empresa. La auditoría en informática es de vital importancia para el buen desempeño de los sistemas de información, ya que proporciona los controles necesarios para que los sistemas sean confiables y con un buen nivel de seguridad. Además debe evaluar todo (informática, organización de centros de información, hardware y software).
Fases de la planificación de auditoría en sistemas computacionales computacionales La planeación de la auditoria tiene tres fases principales:
Primera: Investigación de aspectos generales y particulares de la empresa a examinar. Comprende el estudio de todas aquellas cosas que hacen distintivas a la empresa que se habrá de auditar, para poder, con ese conocimiento genérico, decidir los aspectos específicos que deberá cubrir la planeación de dicha auditoria.
Segunda: Estudio y evaluación del control Interno. Desde el punto de vista técnico ésta es la fase de planeación más importante e implica el conocimiento formal de los métodos y rutinas que la empresa tiene establecidos para su operación y administración.
Tercera: Programación del trabajo de detalle específicamente aplicable. Es decir, la formulación del programa de trabajo que indique -punto por punto- cada uno de los trabajos específicos a realizar para lograr la obtención de evidencia suficiente y competente que apoye las conclusiones de la revisión, sobre las que se basa la opinión final o dictamen. Estas tres fases se pueden subdividir en 7 etapas las cuales son: 1. Identificar el origen de la auditoría. 2. Realizar una visita visita preliminar al área que será evaluada. 3. Establecer los objetivos de la auditoría. 4. Determinar los puntos que serán evaluados en la auditoría. 5. Elaborar planes, programas y presupuestos para realizar la auditoría. 6. Identificar y seleccionar los métodos, procedimientos, instrumentos y herramientas necesarias para la auditoría. Asignar los recursos y sistemas computacionales para la auditoria.
1. Identificar el origen de la auditoría. Iniciar la planificación de una auditoría en el área de sistemas es identificar el origen de la auditoría; es decir, lo primero es saber porque surge la necesidad o inquietud de realizar una auditoría. Para esto nos debemos preguntar ¿de dónde? ¿Por qué? ¿Quién? o para que se requieren hacer la evaluación de algún aspecto de sistemas de la empresa. Para el responsable de realizar la plantación de la auditoría de sistema es de suma importancia identificar el origen de la auditoría, debido a que además de proporcionarle los elementos necesarios para hacer una buena plantación de la revisión, también le ayuda a definir los elementos de juicio que contribuirán a normar su criterio de evaluación. Conociendo el origen de la auditoría, el auditor también puede definir la manera de enfocar la revisión. También puede saber cuáles serán los aspectos primordiales en las evaluaciones, dentro de la auditoría de sistemas encontramos posibles causas:
Por solicitud expresa de procedencia interna.
Por solicitud expresa de procedencia externa.
Como consecuencia de emergencias y condiciones especiales.
Por riesgos y contingencias informáticas.
Como resultado de los planes de contingencias.
Por resultado obtenidos de otras auditorías.
Como parte del programa integral de auditoría.
1.1 Por Solicitud expresa de Procedencia Interna Por solicitud expresa de procedencia interna: Es un origen oficial sobre las necesidades de realizar una auditoría al área de sistemas de la empresa. Con esta solicitud se marca el requisito formal para poder llevar a cabo una evaluación en el área de sistema. Esta petición de revisión a los sistemas de la empresa puede obedecer a muchas causas y generalmente se encomienda a un auditor externo.
1.1.1 A Petición de Accionistas, Socios y Dueños Este es el más común de los orígenes de una auditoria, en el caso de los sistemas, la solicitud de auditoría va enfocada hacia el aprovechamiento de los recursos del área de sistematización de la empresa. Y está en su mayor parte de veces esta revisiones se encargan a auditores externos sean empresas, profesionistas o despachados independientes, siempre y cuando sean ajenos a la empresa, con el propósito de contar con un crítico más objetivo, imparcial y profesional sobre el aprovechamiento de los sistemas computacionales. En contados casos, esta auditoría también se realiza la manera interna, ya sea como parte de la evaluación total de la empresa, por revisión especial de algún aspecto. En estos casos la solicitud de auditoría se considera como una orden y se hace la revisión casi por obligación.
1.1.2 Por Orden de la Dirección General Esta revisión se realiza por una orden directa de quien ejerce la máxima autoridad en la empresa, pudiendo tener múltiples motivo, tales como una evolución periódica del área del sistema, por desconfianza de la actuación de los dirigentes del área, para verificar el cumplimiento de las actividades, para verificar el aprovechamiento de los sistemas más computacionales de la institución o por algún otro motivo.
1.1.3 Por Orden de las gerencias o departamentos a Nivel Superior Esta auditoría se origina por una petición de las gerencias y departamento de mando superior de la empresa, según sus características, estructura de organización y funciones que desempeñan la misma; en este caso, por alguna razón laboral valida, estos funcionarios demandan la realización de una auditoria al área del sistema computacional de la empresa.
1.1.4 A Solicitud de Funcionarios y Empleados de otros niveles El origen de esta auditoría es algo irregular y poco usual en la empresa, ya que la solicitudes de auditoría de los niveles más bajos de la jerarquía institucional y, según las políticas y procedimientos de la empresa, e mpresa, para que esta solicitud sea atendida, en muchos de los casos se tiene que seguir los canales formales de comunicación y autorización establecida en la empresa. 1.2 Por Solicitud Expresa de Procedencia Externa Esta solicitud es hecha por alguien ajeno a la empresa, este tipo de solicitud puede ser obligatoria si es por mandato expreso de alguna autoridad, o bien por voluntad de la empresa si alguien ajeno a ésta solicita la auditoria por tener un vínculo leve o amplio con ella, en este caso la empresa no tiene la obligación de acatar esta solicitudes de auditoría. 1.2.1 Por Mandato de Autoridades Judiciales Este origen es el más común y siempre se deriva de un mandato de las autoridades judiciales, quienes q uienes por po r algún motivo solicita (imponen) ( imponen) la realización de una auditoria a la empresa, esta auditoría puede tener varios orígenes específicos: como resultado de alguna auditoria anterior, a petición de algún tercero, por la suposición de un delito o por cualquier otro motivo. En el caso concreto de los sistemas computacionales, éstos son algunos de los orígenes más comunes:
Casi siempre es por la sospecha de piratería
Por una suposición de carencia de licencias para uso de software
Por presunción de utilización indebida del mismo software o de la información de los sistemas
Por sospechas de un supuesto delito de carácter informático
1.2.2 Por ordenamiento de las autoridades fiscales Este es uno de los orígenes más importantes de una auditoría externa y es cuando las autoridades fiscales solicitan (imponen) la realización de una auditoria; por lo general ésta es de tipo externo, realizada por una empresa, despacho o auditor independiente, casi siempre está enfocada a revisar la información de tipo impositivo que se procesa en los sistemas computacionales de la empresa. Para el caso concreto de los sistemas, estas auditorías por lo general son de tipo externo y se derivan de algún mandato de carácter fiscal, en el cual se deben aclarar específicamente todos los aspectos que se requieren evaluar. Estas auditorías también pueden realizarse ocasionalmente para verificar las licencias de uso del software y la paquetería institucional, con el fin de evitar la piratería informática o para algún aspecto similar de los sistemas computacionales. Cabe aclarar que estas solicitudes de auditoría solamente pueden ser obligatorias cuando son por un mandato de las autoridades fiscales (formalizado por oficio).
1.2.3 Por revisiones de autoridades de seguridad social y del trabajo Este tipo de solicitud de auditoría, aunque también es de tipo impositivo, es de origen muy especial, debido a que solo puede ser derivado de casos inesperados que afecten a los trabajadores y patrones o por la sospecha de algún delito o irregularidad que repercuta en la seguridad social y la del trabajo. trabajo. Se debe especificar mediante mandato judicial, judicial, el tipo de auditoría de sistemas computacionales que se solicite (imponga)
1.2.4 Por revisiones de otras autoridades Serían muy escasas y poco probables las auditorías de sistemas solicitadas (ordenadas) por autoridades federales, estatales o municipales.
1.2.5 Por solicitud de proveedores y acreedores Actualmente no es difícil encontrar una solicitud de auditoría de sistemas por parte de los proveedores y acreedores de una empresa pero no pasa de ser una solicitud, ya que la empresa a la que se pretende auditar no está obligada a dar acceso a su información, ni a sus sistemas, ni a sus bases de datos. Estas auditorías únicamente pueden realizarse con la autorización de la empresa y sólo bajo las condiciones y e los campos de sistemas en donde ésta lo permita.
1.2.6 Por solicitud de distribuidores y desarrolladores de software y hardware La solicitud de auditoría parte de los distribuidores y desarrolladores de hardware y software, la empresa tiene la facultad de acceder a realizarla o de negarse a ello, según sus intereses particulares, pero jamás puede ser una auditoría de carácter impositivo. Una gran parte de estas solicitudes se origina por la suposición de que existen delitos informáticos relacionados con la piratería de software presunción de carencia de licencias y/o desconfianza acerca del buen uso del hardware o de los sistemas de la empresa.
1.2.7 A petición de empresas externas Esta auditoría se realiza a petición de una institución ajena a la empresa; para este caso, dicha auditoría solamente se puede llegar a ejecutar si es la voluntad de la empresa, la cual tiene la facultad de rechazar la evaluación o aceptar que ésta se realice, especificando sus condiciones, alcances y límites.
1.3
Como consecuencia de emergencias y condiciones especiales Este tipo de auditorías se realiza cuando se presentan situaciones de emergencia y
condiciones extraordinarias en el área de sistemas, las cuales están fuera de control y parámetros normales de operación en el centro de cómputo, en dichas situaciones, la auditoría se realiza casi de inmediato y, en muchos casos, sin que medie la autorización de funcionarios; de igual forma tiene que evaluar l impacto impacto y posibles daños a las actividades y funciones del área de sistemas de la empresa, los cuales pueden ser desde leves problemas hasta verdaderas catástrofes.
1.3.1 De incidencia interna Estas auditorías se realizan cuando se presenta alguna emergencia o incidencia de tipo interno en el área de sistemas, la cual repercute en alguno de sus recursos informáticos,
ya sea en el personal o los usuarios, en el equipo de cómputo, la información, instalaciones o en algún otro elemento relacionado con el área de sistemas. Dicha contingencia interna puede ser causada por alguna negligencia, por sabotaje, piratería de información o por algún otro elemento accidental ocurrido dentro de la propia área que pueda influir en el procesamiento de la información.
1.3.2 De incidencia externa Esta solicitud de auditoría se presenta por contingencias, emergencias y/o incidencias de carácter externo que afectan al área de informática, ya sean ocasionadas por alguna otra área de la empresa, por empresas ajenas o por algún otro agente externo que tenga contacto con la institución. Al presentarse las contingencias externas en la empresa, repercuten directamente en el área de informática, lo cual hace necesaria la realización de una auditoría a los sistemas. Tomemos como ejemplos las contingencias ocasionadas por virus informáticos, un temblor, una inundación, etc.
1.4
Por riesgos y contingencias informáticas Es frecuente que funcionarios, personal o usuarios de sistemas soliciten la realización
de alguna auditoría cuando ha ocurrido alguna contingencia que afecte el procesamiento de información en la empresa; aunque también puede suceder cuando existe algún riesgo que pueda repercutir en las actividades act ividades y funciones func iones del de l área de sistematización, así as í como co mo en el manejo de los recursos que se le ha asignado.
1.4.1 Riesgos y contingencias del personal informático Esta solicitud de auditoría se origina por los posibles riesgos derivados de la actuación del factor humano del área de sistemas, ya sea del personal, de los usuarios, los asesores o consultores y de los desarrolladores o proveedores de sistemas de la empresa asimismo, se origina por las contingencias que le pueden ocurrir a este personal.
1.4.2 Riesgos y contingencias físicas La solicitud de una auditoría de este tipo se origina por una contingencia o posible riesgo derivado de los aspectos tangibles de la empresa, es decir, de aspectos físicos como acceso del personal al equipo de cómputo, periféricos y componentes, y en sí a todo lo que corresponde el hardware del área de sistemas, así como en lo relacionado con las instalaciones.
1.4.3 Riesgos y contingencias operativas (lógicas) Son las solicitudes de auditoría de sistemas derivadas de las contingencias y riesgos que posiblemente repercutirán en el funcionamiento operativo (lógico) del sistema, en cuanto al comportamiento de sus lenguajes y programas, así como en los niveles de accesos, privilegios y limitaciones en el manejo de sus archivos, bases de datos, formas de procesamiento de información.
1.4.4 Riesgos y contingencias de software El origen de esta solicitud se debe a las contingencias y riesgos que se pueden presentar debido al a l manejo de los sistemas operativos, o perativos, los lenguajes de programación pr ogramación y las paqueterías de aplicación del área de sistemas. Las solicitudes de este tipo se originan por mal uso del software, piratería, robos, falta de licencias y otros delitos informáticos.
1.4.5 Riesgos y contingencias en las bases de datos Esta solicitud de auditoría se hace exclusivamente para evaluar el manejo de los datos de la empresa, los cuales están contemplados en la operación de las bases de datos; en este caso la auditoría se enfocará en forma exclusiva a las contingencias y posibles riesgos derivados de la administración, procesamiento, custodia, acceso y uso de los datos, ya sea para detectar alguna negligencia, alteración, dolo o cualquier otra afectación en la información de la empresa.
1.4.6 Otros riesgos y contingencias en el área de sistemas Los riesgos y contingencias que se derivan de otros aspectos relacionados con los sistemas, cuando la solicitud de auditoría tiene este origen dichos aspectos están muy relacionados con las características y necesidades concretas de procesamiento de información de la empresa; en este caso, identificar el origen de la solicitud de auditoría es de suma importancia, ya que de esta manera se enfocará la evaluación en los aspectos de sistemas que se quieren auditar.
1.5 Como resultado resultado de los los planes de contingencia Una solicitud solicitud de auditoría en el área de sistemas sistemas la constituyen los planes de contingencia; ya sea que se carezca de éstos en el área de sistemas y se necesitan evaluar su posible efecto, o que ya estén establecidos estab lecidos y se requiera evaluar e valuar su funcionamiento y grado gr ado de utilidad para dichos sistemas.
1.5.1 Por la Carencia de planes de contingencia El origen de esta auditoría de sistemas se debe a que no existe ningún plan de contingencia, ni un documento similar en donde se contempla medidas preventivas o correctivas relacionadas con la seguridad de la información del área de sistemas.
1.5.2 Por la elaboración de planes de contingencia Esta solicitud de auditoría se origina debido a que se observan ciertas deficiencias en la elaboración de algún plan de riesgo y contingencias, ya sea preventivo o correctivo, ya que mediante esta auditoría se pueden prevenir dichas deficiencias.
1.5.3 Por la aplicación de los planes de contingencia Cuando la solicitud de la auditoría se debe a la aplicación del plan de contingencia, es porque se observa deficiencia en los sistemas computacionales, y en muchos casos es necesario evaluar su funcionamiento y correcta aplicación mediante una auditoría
1.6 Por resultados resultados obtenidos de otras otras auditorías Como resultado de la práctica de una auditoría en otra área de la empresa, o aún dentro de la propia área de sistemas, surja algún aspecto específico que se tiene que evaluar mediante una auditoría más detallada.
1.6.1 Como parte de un programa integral de auditoría También es frecuente que existan programas concretos de auditoría integral o global, los cuales se aplican en la empresa para evaluar la correcta administración y comportamiento de todas sus áreas; en este caso, la solicitud de auditoría de sistemas forma parte de dichos proyectos de evaluación evaluación integral. Estos programas pueden ser de carácter global y se pueden aplicar una sola vez, cuando la auditoría se realiza en forma conjunta, a fin de hacer la evaluación de todas las unidades de institución. Lo importante a destacar en este caso es que el origen de esta auditoría se debe a los resultados de una auditoría anterior.
2. Realizar una visita preliminar al área que será evaluada Es de suma importancia que el auditor realice una visita previa al área de sistemas que será auditada, justo después de conocer el origen de la petición de auditoria y antes de iniciarla formalmente. Esto con el fin de tener un contacto inicial con el personal de dicha área, además poder observar la distribución de los distintos sistemas, contabilizar la cantidad de equipos junto con sus principales características, verificar los tipos de instalaciones y conexiones físicas que existen en el área de sistemas. etc. Y lo más importante, conocer la problemática a la que se enfrentara en la ejecución de la auditoria y poder prepararse para la misma. Para poder realizar esta visita preliminar de manera eficiente, es recomendable que el auditor siga o cumpla los siguientes puntos: Visita preliminar de arranque: como
lo indica su título, trata sobre una visita preparatoria
al área que será auditada, auditada, con el fin de que el auditor auditor pueda apreciar de manera previa las siguientes interrogantes. ¿Cuántos, cuáles y como son los equipos utilizados para la realización del trabajo? ¿Cómo reacciona el personal ante la visita del auditor? ¿Cuáles son las medidas de seguridad visibles existentes? ¿Qué limitaciones se observan para la realización de la auditoria? En resumen, el auditor debe obtener un panorama general del área que será auditada, a fin de conocer la problemática que se le pueda presentar y estar preparado para la misma. Una vez se cuente con esta información, el auditor podrá como se menciona anteriormente, diseñar medidas necesarias para una adecuada planeación de la auditoria. Contacto inicial con funcionarios y empleados del área:
durante esta visita preliminar, el
auditor debe establecer un contacto inicial con los funcionarios o empleados del área, esto con el fin de observar sus reacciones ante la realización de la auditoria e identificar las posibles limitaciones y temores que influirán en la cooperación del personal.
Cabe destacar, que la visita al auditor casi siempre es mal recibida, ya que crea molestias en el personal, provoca que este se ponga a la defensiva, oculte información y trate de evadir cualquier contacto con el auditor. He aquí donde recae la importancia de este primer contacto con el personal laboral del área a ser auditada, ya que esto permite de alguna manera manera “limar asperezas” como se dice popularmente antes de iniciar la evaluación, y así de alguna forma lograr la cooperación del personal. También poder vislumbrar el panorama al que se enfrentara durante la ejecución de la auditoria y preparar una estrategia para el desarrollo de la misma con la expectativa de los funcionarios. Identificación preliminar de la problemática de sistemas:
En la visita preliminar, el autor
debe aprovechar para conocer o saber cuál es la principal problemática a la que se enfrenta el área de sistemas, su procesamiento de información, administración de bases de datos, etc. Esto con el fin de que el auditor tenga un panorama anticipado del comportamiento de dichos sistemas que se utilizan en esta área. Prever los objetivos iniciales de la auditoria:
Otro plus que se puede obtener de esta visita
preliminar es la anticipación de los objetivos que se pueden satisfacer con la auditoria, o por lo menos tratar de entender cuáles son las metas que se esperan alcanzar con la evaluación. Contando con la habilidad, experiencia y conocimientos para la identificación, el auditor podría señalar los objetivos que se pretenden satisfacer con su auditoria o tal vez podría seleccionarlos en esta visita preliminar. Calcular los recursos y personal necesario para la auditoria:
En esta visita preliminar,
también se puede o se debe presentar la posibilidad de calcular el tiempo y la cantidad de recursos que serán necesarios para llevar a cabo la evaluación, contemplando los recursos de carácter humano, informáticos, materiales y económicos. Una vez completado estos pasos, se puede terminar o culminar esta etapa de la planeación la cual cua l es la visita v isita preliminar al área que será auditada. Ya se cuenta con todos t odos
los datos necesarios para iniciar de manera formal la fase 1 de toda auditoria, es decir la planeación.
3. Establecer los Objetivos de la Auditoria Luego de haber identificado el origen de la auditoria y haber realizado una visita preliminar al área que será auditada, se debe establecer lo más clara posible el o los objetivos de la auditoria, ajustándose a las necesidades de la evaluación. Esto con el fin de establecer exactamente qué es lo que se busca con este trabajo. Se pueden determinar los siguientes tipos de objetivos: Objetivo General:
Representa el fin global que se pretende alcanzar con el
desarrollo de la auditoria, en este se plantean todos los aspectos que se evaluaran. Objetivos Específicos:
Representan la señalización concreta de las áreas que se
evaluaran, los sistemas o componentes. Los siguientes son ejemplos de algunos objetivos específicos de una auditoria en sistemas: Realizar una revisión con personal multidisciplinario y capacitado en el área de sistemas, a fin de evaluar dicha área y emitir un dictamen independiente sobre las operaciones del sistema y la gestión administrativa del área de informática.
Evaluar la utilización y aprovechamiento de los equipos e quipos de cómputo, de sus periféricos, perif éricos, de las instalaciones, mobiliario y equipos del centro de cómputo, así como del uso de sus recursos técnicos y materiales para el procesamiento de información.
4. Determinar los Puntos que serán Evaluados en la Auditoria Luego de haber determinado el origen de la auditoria, realizar la visita preliminar y haber establecido los objetivos que se esperan alcanzar, el siguiente paso es determinar los puntos concretos que serán ser án evaluados. Esta etapa es de suma importancia ya que es el elemento fundamental de apoyo del auditor, debido a que es producto de un análisis previo tanto del origen de la auditoria, la visita preliminar y la determinación de los objetivos. Sin este análisis previo, difícilmente se pueden establecer los puntos que se deben evaluar. El cumplimiento de esta etapa permite establecer las herramientas y la manera en que se realizara la evaluación. A continuación exponemos alguno de los puntos que se pueden determinar en esta etapa de la planeación de la auditoria: Evaluación de las funciones y actividades del personal del área de sistemas:
Este punto
evalúa el cumplimiento de las funciones y actividades establecidas para cada uno de los puestos que integran el centro de cómputo y todo lo que conforma cada uno de esos eso s puestos (personal, funcionarios, usuarios). Esto se hace con el fin de verificar si existen o no las funciones y actividades para cada uno de los puestos del área, si se encuentran por escrito en documentos formales, si el personal que las debe cumplir las conoce y tiene acceso a los documentos donde se encuentran. Evaluación de las áreas y unidades administrativas del centro de cómputo:
Este punto
busca evaluar todos los aspectos que pueden influir en el grado de cumplimiento de las funciones, actividades y operaciones de las áreas y unidades de trabajo del centro de cómputo.
Evaluación de la seguridad de los sistemas de información:
Como su nombre lo indica,
aquí se evalúa todo lo relacionado a la seguridad de los sistemas, como los accesos al centro de cómputo, ingreso y utilización de los sistemas, consulta o manipulación de la información contenida en los archivos, seguridad de instalaciones, y todo lo relacionado con el resguardo de los sistemas. Evaluación de la información, documentación y registro de los sistemas: Si
bien en el
punto anterior se evalúa la seguridad segur idad de los sistemas s istemas de información, es e s necesario realizar otro apartado para la evaluación exclusiva del activo más importante de una empresa el cual es la información, aquí con detalle se verifican las bases de datos, sistemas de almacenamiento, respaldos, la forma de archivar los datos, etc. Es decir todo lo relacionado al manejo de la información, todo de acuerdo a las características, forma de procesamiento y sistemas de la empresa. Evaluación de los sistemas, equipos, instalaciones y componentes:
En este punto, se va a
evaluar cómo está funcionando casi todos los componentes del sistema de cómputo de la empresa. Siempre es recomendable evaluar los siguientes puntos:
Evaluación de recursos humanos del área de sistemas: abarca el cumplimiento de las actividades, tareas y funciones de los integrantes de esta área, tomando en cuenta la experiencia, conocimientos y habilidades que deben tener.
Evaluación de hardware: abarca el aprovechamiento y utilización de los sistemas de cómputo, de sus componentes, conexiones, equipos asociados, etc. Esto con el objetivo de verificar si este hardware satisface las necesidades de procesamiento de información de la empresa.
Evaluación de software: abarca el aprovechamiento y explotación de los sistemas operativos, lenguajes de programación, programas de aplicación, etc. De manera similar al punto anterior, aquí se busca verificar si estos softwares satisfacen las necesidades de procesamiento de información de la empresa.
Evaluación de equipos, instalaciones y demás componentes: Esta evaluación abarca el aprovechamiento de los bienes muebles e inmuebles, instalaciones y otros recursos que están directamente involucrados con el bienestar y comodidad del personal y usuarios del área de sistemas. De igual manera se incluyen las comunicaciones telefónicas y de datos, todo esto con el fin de verificar si las conexiones (telefónicas, datos, luz) son las adecuadas para lograr las metas de operatividad del área de sistemas.
Determinar los recursos que serán utilizados en la auditoria:
El siguiente paso luego de
haber determinado los puntos que serán evaluados, es considerar los recursos que se utilizaran en la ejecución de la auditoria, por ser una auditoría técnica a un área de cómputo, es recomendable tomar en cuenta los siguientes recursos:
Personal para la auditoria en sistemas: como
su título lo indica, es todo personal
capacitado no solamente en las distintas disciplinas de la auditoria, sino que también debe tener altos y amplios conocimientos y experiencias en el área de sistemas, y que pueda así cubrir todos los aspectos relacionados con los sistemas de cómputo.
Personal del área que será evaluada: si
bien este personal no está a la disposición
del auditor y el no posee ninguna autoridad sobre él, es recomendable contar con alguien que pertenezca al personal del área para que este proporcione información, participe en entrevistas, cuestionarios, etc. et c. Todo esto será utilizado para evaluar los sistemas.
Apoyo de los sistemas y equipos técnicos técnico s e informáticos: como su título lo indica, es
la selección de recursos técnicos, equipos y sistemas computacionales que serán necesarios para la auditoria de sistemas, los cuales suelen ser muy diversos y especializados de acuerdo con las necesidades establecidas en la planeación de la evaluación.
Apoyo materiales y administrativos:
en este apartado se incluyen todos los recursos
que no tienen que ver con los sistemas, pero que son imprescindibles para el buen desempeño de los auditores, tales como asignación de oficinas privadas, apoyo de mobiliario, materiales y útiles de oficina, todo esto de acuerdo con las necesidades contempladas en la auditoria.
Recursos económicos:
uno de los recursos de gran importancia para el desarrollo de
una auditoria es el apoyo financiero, sobre todo en el caso de auditoria externas. El auditor necesita comprobar todos los gastos que efectuara durante la evaluación, en ellos se pueden incluir los viáticos (cantidad de dinero que se le asigna al auditor para cubrir gastos de viaje, estancia y alimentación), pasajes (cantidad de dinero que se le asigna al auditor para cubrir gastos de transporte), otros gastos (cantidad de dinero que cubre gastos inherentes al desarrollo de la evaluación como compra de materiales informáticos, utensilios de oficina, etc.).
5. Elaborar planes, programas y presupuestos para realizar la auditoría. En la planeación formal de la auditoría de sistemas se deben concretar los planes, programas y presupuestos presupu estos para dicha auditoría; es decir; se deben elaborar e laborar los documentos que contemplen los planes formales para el desarrollo de la auditoría, los programas donde se delimiten perfectamente las etapas, eventos, actividades y los tiempos de ejecución para cumplir con el objetivo, así como los presupuestos de la auditoría, documentos donde se deben asignar los costos de los recursos que serán utilizados y el tiempo que serán utilizados para determinada actividad.
5.1 Elaborar el documento formal de los planes de trabajo para la auditoría Es la elaboración específica y escrupulosa de los planes formales de trabajo para la auditoría de sistemas computacionales. Estos planes se presentan en un documento oficial llamado plan de auditoría de sistemas, el cual contiene todos los aspectos relacionados con la elaboración de dicha auditoría, como lo son: -
Actividades que se van a realizar, los responsables de realizarla, los recursos materiales y los tiempos.
-
Los eventos que servirán de guía de acción.
-
La estimación de los recursos humanos, materiales e informáticos que serán utilizados.
-
Los tiempos estimados para las actividades y para la propia auditoría.
-
Los auditores responsables responsables y participantes en tales actividades. actividades.
5.1.1 Carátula de identificación del plan de auditoría Es la primera hoja del documento de planeación, en la cual se establecen lo más claramente posible los siguientes puntos:
Nombre y logotipo de la empresa responsable de la auditoría: Contiene la identificación oficial de la empresa responsable de realizar la auditoría, en caso de ser auditoría externa; es indispensable que esta carátula esté en un papel con membrete de la institución, despacho o auditor independiente que la llevará a cabo. Si la responsable de realizar esta evaluación es el área de auditoría interna de la empresa, el logo y el nombre será de a empresa, pero con la clara identificación del área de auditoría interna.
Indicación del nombre del documento Es la clara identificación de que se trata de un documento oficial, en el cual se indica caramente que su contenido se refiere al plan de auditoría de sistemas de la empresa y/o del área que se indica en la misma carátula.
Nombre de la empresa (área) auditada aud itada Se anota lo más notoriamente posible el nombre de la empresa o del área específica de sistemas que será auditada, de preferencia inmediatamente después del punto anterior.
Nombre del responsable de elaborar el plan de auditoría Se señala el nombre del auditor responsable de llevar a cabo la auditoría, por lo general este auditor es el mismo que supervisa la realización de la auditoría, aunque nada impide que otro lo haga.
Fecha de vigencia del plan En algunos casos es el período de realización de la auditoría, desde que inicia hasta que concluye con la entrega del dictamen formal. En otros casos es la fecha en que se presenta a discusión y aprobación el plan de auditoría. En ambos casos se deberá indicar el día (dos dígitos), el mes (dos dígitos), y el año (cuatro dígitos).
5.1.2 Índice de Contenido Es conveniente que en estos documentos siempre se incluya una sección en donde se señalen, por nombre del contenido o apartados y por página, todos los puntos en que se dividió el plan de auditoría.
5.1.3 Contenido de los los planes para realizar la la auditoría Es la elaboración escrupulosa de todos los planes formales que el auditor debe plasmar en un documento oficial llamado plan de auditoría de sistemas, el cual debe contener muy detalladamente las fases, etapas, actividades, recursos y tiempos para realizar la auditoría. Es evidente que el auditor determinará el contenido mínimo de estos planes, en base a sus conocimientos y experiencia; sin embargo, en la elaboración de este documento guía de auditoría, cuando menos se debe considerar los siguientes aspectos:
5.1.3.1 Definición de objetivos Es la definición formal por escrito, de los objetivos que se pretenden alcanzar con la auditoría.
5.1.3.2 Delimitación de estrategias para el desarrollo de la auditoría En algunos casos es conveniente que en este plan se contemplen las estrategias para diferentes partes de la auditoría de sistemas; además puede contener las estrategias de acción y de actuación de los participantes en la revisión.
5.1.3.3 Planes de auditoría Son los planes formales de la auditoría, en los cuales se detalla cada una de las acciones para la evaluación; estos planes serán presentados de acuerdo a las preferencias y necesidades específicas de auditoría de la empresa, así como de acuerdo acuerdo a los los estándares de documentación establecidos por la empresa responsable de la evaluación.
5.1.3.4 Definición de normas, normas, políticas y lineamientos para para el desarrollo la auditoría Es muy conveniente que los aspectos que regularán las actividades de los auditores estén perfectamente establecidos en este documento, incluyendo sus alcances y limitaciones. También se deben establecer las políticas y lineamientos de acción, de acuerdo al tipo de auditoría y a la experiencia de los auditores en revisiones similares; todo de acuerdo
con las especificaciones de las empresas, tanto de la responsable de realizar la auditoría como de la que será auditada.
5.1.3.5 Diseñar las etapas, eventos y tareas en que se dividirá la auditoría Es la determinación precisa y detallada de cada una de las etapas, eventos y tareas que deberá cumplir el personal encargado de realizar la auditoría de acuerdo a lo definido en los anteriores puntos de la planeación.
5.1.3.6 Calcular la la duración de las tareas y eventos para satisfacer los objetivos de la auditoría. Una vez que fueron precisadas las etapas, eventos y tareas concretas del plan para la auditoría, el siguiente paso es estimar, lo más exacto posible, su duración, de acuerdo con su importancia, necesidades concretas y forma en que se satisface en objeto concreto de la auditoría También se debe calcular la disponibilidad de los responsables para la auditoría.
5.1.3.7
Distribuir los recursos que serán utilizados en las diferentes
etapas,
actividades y tareas de la auditoría Con base en los aspectos que analizamos en la etapa de planeación, planeación, y con la perfecta definición de las etapas, eventos y tareas indicadas en e n la parte anterior, en esta est a se establece, en forma precisa y lo más detalladamente posible, la asignación de los recursos que serán utilizados en la auditoría, así como el tipo de recursos, el tiempo que serán utilizados en la tarea, y en sí todos los detalles sobre su utilización.
5.1.3.8 Confeccionar los los planes concretos para la auditoría Es el establecimiento formal de preferencia por escrito y de manera gráfica, de etapas, eventos, tareas y actividades que integran el plan de auditoría, incluyendo la duración de cada uno de estos aspectos, así como el tiempo de asignación de los recursos y en sí todos los aspectos formales del plan de auditoría, los cuales hacen que este documentó sirva de base a los auditores para realizar la evaluación.
5.2. Elaborar el documento formal de los programas de auditoría En este documento se anotan, de preferencia en forma de gráfica, todas las etapas, eventos y actividades que se realizarán durante la auditoría; además, se anota el período de duración de cada una de las partes en que se dividió el trabajo de evaluación. En algunos casos, también se anotan los recursos que serán utilizados y la forma de identificarles, y si es necesario, su costo.
Este documento debe estar unido al anterior, ya que es parte integral de él, y debe contener los mismos aspectos señalados para el plan de auditoría, sólo que se comenta con los siguientes apartados:
5.2.1 Gráfica del programa de actividades Es un documento visual de fácil comprensión, en donde se describe detalladamente y forma de gráfica el plan de trabajo; es decir, todas las etapas, eventos y actividades contempladas para la evaluación de los sistemas, así como su duración y los recursos necesarios para llevarlas a cabo. Este documento puede ser una gráfica de Gantt, de crítica, de Perth o cualquier otra herramienta de planeación y control.
En este documento no sólo se describen las etapas y actividades de la auditoría, sino que también se puede utilizar para su control y supervisión.
5.2.1.1 Definición de las etapas y eventos que se deben llevar a cabo Es la descripción documental y detallada de la forma de planear el desarrollo y cumplimiento de las etapas o eventos en que está dividida la evaluación de los sistemas.
5.2.1.2 Definición de las actividades y tareas Es la descripción detallada de las acciones y pasos que se deben realizar en cada una de las etapas de evaluación de las las herramientas, instrumentos y métodos métodos de evaluación que se van a utilizar.
5.2.1.3 Elaborar los programas de actividades para realizar la auditoría Se establecen por escrito y de preferencia en forma gráfica, todos los tiempos en que se llevará a cabo cada una de las etapas, eventos y actividades de la auditoría, considerando para ello el período de duración de cada una de las partes en que se dividió el trabajo de evaluación.
Este documento se elabora con el anterior, ya que es parte integral del documento de planeación, y debe de be contener co ntener los mismos aspectos señalados para el plan de auditoría. Este documento se divide en esta parte sólo para su identificación y conocimiento, ya que
realmente no puede ser separado, y se complementa con los siguientes puntos, los cuales también se pueden elaborar por separado o en forma conjunta:
5.2.1.3.1 Definir de manera precisa las etapas de la auditoría El responsable de la planeación de la auditoría de sistemas deberá definir, lo más preciso que pueda, las posibles etapas en que se dividirá la misma, buscando ser congruente y coherente en la división de las actividades, en cuanto al volumen de trabajo, importancia del aspecto que será evaluado, en los recursos requeridos y en el peso específico que tendrán dichas etapas para toda la auditoría. Esta definición de las etapas de la auditoría debe estar directamente relacionada con lo determinado en los puntos anteriores y con los objetivos que se buscan satisfacer con la auditoría.
5.2.1.3.2 Identificar concretamente los los eventos que se deben llevar a cabo en cada etapa de la auditoría Tomando como base las etapas establecidas con anterioridad, el siguiente paso es definir, lo más concretamente posible, cada uno de los eventos que integrarán cada una de las etapas propuestas en que se dividió la auditoría, de acuerdo con las necesidades concretas identificadas en los puntos anteriores. Se recomienda utilizar la gráfica de ruta crítica, la gráfica de Gantt o el programa Project de Microsoft. Tomando el evento como un suceso esperado, al cual se debe llegar después de una serie de actividades, la identificación de todos estos eventos es una parte fundamental en la definición de las etapas en que se divide la auditoría de sistemas.
5.2.1.3.3 Delimitar lo más más claramente posible las actividades, tareas tareas y acciones para cada evento Una vez que se han definido los eventos que se requieren para integrar las etapas en que se dividió la auditoría, el siguiente paso es determinar, lo más clara y concretamente posible, todas y cada una las actividades y tareas concretas que se deberán llevar a cabo
para cada evento. El auditor será el responsable de establecer estas actividades, tareas y acciones.
5.2.1.4 Distribuir los recursos que serán utilizados en las diferentes etapas, eventos, actividades y tareas Una vez establecidas todas las acciones, actividades y tareas para cada uno de los eventos de las etapas de la auditoría, el siguiente paso es determinar tanto los recursos humanos como los recursos adicionales que serán utilizados en cada una de esas etapas, ya sea en forma individual o en forma conjunta.
5.2.1.5 Calcular la la duración de las etapas, actividades y tareas planeadas para la auditoría Otro de los puntos fundamentales para elaborar el programa de auditoría, es determinar la duración de cada uno de los eventos, etapas, actividades tareas y acciones que integrarán dicho programa; para ello, se deben considerar los recursos que se utilizarán en la evaluación, ya sean de carácter humano o los adicionales que apoyan el trabajo del auditor.
5.3 Elaborar los los presupuestos para la la auditoría Este presupuesto es parte integral los dos documentos anteriormente analizados, sólo que se agregan los costos y el tiempo que se utilizarán estos recursos durante la evaluación.
5.3.1 Asignación de los costos de los recursos Es la designación en número, tiempo y costo que, de acuerdo con los programas de trabajo de la la auditoría, se hace para utilizar los los recursos contemplados para el desarrollo de dicha auditoría.
5.3.2 Control de los costos de los recursos Debido a lo limitado de los recursos para el cumplimiento de las actividades de la auditoría, y aunque no es indispensable esta parte del presupuesto, es conveniente dar a
conocer en este documento los costos de dichos recursos, con el propósito de valorar el aprovechamiento y adecuada utilización no sólo de los recursos humanos, sino de los otros recursos informáticos.
6. Identificar y seleccionar los métodos, herramientas, instrumentos y procedimientos necesarios para la auditoría. En este punto se determinaran los medios que se usarán para llevar a cabo la revisión de los sistemas de la empresa, a través de la selección o diseño de los métodos, etc.
6.1. Establecer la guía de ponderación de los puntos que serán evaluados Esta técnica tiene como fin buscar equilibrio entre áreas o sistemas de informática que tienen mayor peso y trascendencia, con aquellas que tienen poco peso e importancia en la evaluación, para que así el auditor a la hora de evaluar cada una de las áreas o sistema pueda hacerlo de la misma manera, de acuerdo a los establecido en planes, programas y presupuestos de la auditoría Esta herramienta de evaluación es un instrumento que permite al auditor compensar las posibles descompensaciones de las áreas o sistemas de informática que tienen mayor peso e importancia en la evaluación, comparadas con aquellas que tienen poco peso e importancia. Esta ponderación se logra mediante los siguientes puntos:
6.1.1. Definir las áreas y puntos de sistemas que serán auditados Aquí se definen las áreas, los los aspectos de sistemas o los puntos de interés interés que se van a evaluar, dándole un peso específico a cada factor; el auditor establece ese peso a su libre albedrío, y de acuerdo a su experiencia, habilidad y conocimientos sobre el tema. Para así lograr definir los factores de mayor jerarquía o más representativos de un grupo de sistemas que serán evaluados. El propósito fundamental de esta definición es darle a cada uno de estos factores un valor porcentual (peso específico), el cual representará la importancia de cada factor en toda la evaluación.
6.1.2 Definir el peso de la ponderación por las áreas y puntos que serán evaluados Luego que sean definidas las áreas, que serán ponderados, se comienzan a asignarles un valor porcentual a cada factor elegido, lo cual es un valor particular establecido por el auditor para cada actividad a evaluar. El total de esas actividades será el 100%. A continuación un ejemplo de esto:
6.1.3. Realizar el documento de ponderación de la auditoría Luego de realizar los puntos anteriores, se procede a la realización del documento de ponderación de manera formal, sometiéndolo a la opinión de los demás participantes en la auditoría, para que los criterios elegidos sean homogéneos de ponderación, a fin de poder rebuscar todo los tópicos a evaluar sean aplicados de la misma manera. Este documento debe ser entregado a todo el personal que realizará la auditoria, para que así cada uno sepa el rol que tendrán en esta evaluación de sistema.
6.2. Elaborar Elaborar la la guía de la la auditoría auditoría Aquí se procede a elaborar la guía de la auditoría, que es un documento de carácter formal, donde son anotados todos los puntos a evaluar del área sistema y la forma en cómo serán evaluados cada punto, acompañado de su ponderación. Esta guía le permitirá al auditor que pueda realizar de formar efectiva e eficiente para la investigación para la auditoría en sistema, ya que le indicará todo el procedimiento que deberá emplear, los puntos a evaluar, así como también las herramientas que necesitará para realizar la revisión. Entre los principales aspectos que se deben considerar en la elaboración de la guía de la auditoría encontramos los siguientes:
6.2.1 Determinar las áreas y puntos concretos que serán evaluados en el ambiente de sistemas. Es la elección específica de todas las áreas, puntos concretos y demás aspectos de sistemas que serán evaluados, determinados de acuerdo con el programa de auditoría que se aplicará. Primero se debe elaborar una lista de las áreas y los puntos que serán evaluados, listándolos de manera ordenada.
6.2.2 Seleccionar los métodos, procedimientos, herramientas e instrumentos de evaluación Se deben seleccionar las técnicas, métodos, procedimientos, herramientas y/o instrumentos* que servirán para realizar la evaluación de cada punto específico. Esto con el propósito de que el auditor sepa lo que debe utilizar para evaluar el punto p unto que se le indica, así como la manera de efectuar la evaluación; en algunos casos también se puede incluir un breve detalle de lo que se desea obtener o btener con el uso de tales herramientas.
6.2.3 Elaborar el documento formal de la guía de auditoría Elaborar formalmente la guía de auditoría de sistemas, se recomienda que éste sea sometido a la opinión y consenso de los demás participantes en la auditoría, a fin de que entre todos seleccionen las técnicas, métodos, procedimientos, herramientas y/o instrumentos que sean aplicables a todos los tópicos que serán evaluados. Este documento sirve para diseñar las partes que el personal de auditoría debe evaluar, a fin de que cada auditor entienda cuál será su participación en esta evaluación.
6.3 Elaborar documentos necesarios para la auditoria Una vez definidos todos los aspectos señalados en las fases anteriores, y de acuerdo con lo indicado en documentos terminados de la ponderación de auditoria y la guía de auditoria de sistemas, el siguiente paso es elaborar los documentos formales que servirán para recopilar la información útil para hacer la valoración de los aspectos que serán auditados en el área de sistemas. Esto se puede lograr mediante los siguientes puntos:
6.3.1 Diseñar los instrumentos y herramientas de recopilación de información para la auditoría El auditor debe definir lo más claramente posible los instrumentos de recopilación de información que se requieren en la auditoria, de acuerdo con las características y necesidades de la evaluación que se realizara. De acuerdo con la experiencia y conocimiento de los auditores, se deben elegir preferentemente los instrumentos, técnicas, procedimientos pro cedimientos y herramientas de recopilación que satisfagan las necesidades de la evaluación.
6.3.2 Diseñar los cuestionarios, entrevistas y encuestas El encargado de la auditoria será el responsable de elaborar y autorizar los cuestionarios, entrevistas y encuestas necesarios para el levantamiento levantamiento de información. información. Es
de suma importancia que el auditor de sistemas sepa elaborar correctamente estas herramientas, ya que estos son la forma de recopilación de información más utilizadas y de mayor utilidad para el auditor.
6.3.3 Diseñar los modelos y formatos para los inventarios del área de sistemas Es de suma importancia que durante la auditoria se levante información sobre los activos informáticos del área de sistemas, es por esta razón que durante la planeación de la auditoria, el auditor deba elaborar los formatos en donde se levantaran los inventarios de hardware, software, mobiliario y equipos, personal de sistemas, información y todos los demás bienes asignados al área. Todo esto con el fin de compararlos contra los registros contables de los mismos y evaluar su adecuado uso.
6.3.4Diseñar los métodos e instrumentos de muestreo Durante la recopilación de información, el auditor no puede ni debe recopilar toda la información disponible en el área de sistemas, ya que resultaría fatigoso y muy dilatado el proceso, por ello deberá aplicar las herramientas estadísticas est adísticas y matemáticas que le permitan obtener esta información útil para su evaluación, mediante la correcta elección de los métodos e instrumentos de muestreo que le permitan tratar mejor mejor a
este
tipo
de
recopilación.
6.4 Determinar herramientas, métodos y procedimientos para la auditoria en sistemas Una vez definidos los puntos señalados previamente, se deben determinar las herramientas, métodos y procedimientos que se utilizaran para llevar a cabo la evaluación en el ambiente de sistemas que se auditara. Es necesario que el auditor en esta etapa trate de definir los siguientes puntos:
6.4.1 Establecer métodos y procedimientos que serán utilizados en la auditoria Este punto se refiere a la definición específica de los métodos de trabajo y procedimientos de auditoria que se aplicaran cuando se ejecute e jecute la auditoria a los sistemas, siste mas,
estos métodos y procedimientos suelen ser guías de trabajo, rutinas, experiencias y conocimientos específicos que sigue el auditor para realizar su trabajo.
6.4.2 Determinar las técnicas y procesos específicos que serán utilizados en la auditoria Es decir, las habilidades, practicas, destrezas y pericias que tiene el auditor para realizar su evaluación, mientras que los procesos son las etapas, actividades y tareas que sigue el auditor para llevar a cabo su evaluación.
6.4.3 Elaborar los documentos formales para los procedimientos, métodos, herramientas e instrumentos que serán utilizados en la auditoría Una vez determinadas todas las técnicas y procesos que serán utilizados en la ejecución de la auditoria, el auditor debe plasmar en un documento formal cada uno de estos instrumentos.
6.5 Diseñar los sistemas, programas y métodos de prueba para la auditoria Una de las labores del auditor es evaluar forzosamente el adecuado funcionamiento de los sistemas computacionales de la empresa, esto se lleva a cabo a través de métodos de pruebas especiales. El auditor debe plasmar en un documento do cumento formal todos los sistemas, programas y métodos que aplicara para la realización de estas pruebas. A continuación se detallan algunos de estos métodos:
6.5.1 Determinar los puntos de interés, programas, bases de datos, archivos y sistemas que serán evaluados mediante programas y pruebas de cómputo El auditor determina lo más ampliamente posible todos los puntos que serán evaluados durante la auditoria, detallando los aspectos de sistema que le conviene auditar. De preferencia especificando el objetivo, las características y la forma de evaluación que se utilizaran.
6.5.2 Diseñar las pruebas, programas y sistemas para realizar las evaluaciones necesarias para el funcionamiento de los sistemas computacionales Contando con los puntos del apartado anterior, ahora se diseñan las pruebas, programas y sistemas que se utilizaran para la evaluación de los sistemas del área auditada.
6.5.3 Aplicar y obtener los resultados de las pruebas, programas y sistemas para realizar las evaluaciones necesarias Una vez diseñado los procedimientos, técnicas y herramientas determinadas en el punto anterior, el auditor los aplica conforme fueron establecidos para asi obtener los resultados de su funcionamiento, esto le permitirá hacer las evaluaciones a estos resultados.
6.5.4 Diseñar, aplicar y evaluar los resultados de los programas, métodos y pruebas de simulación al sistema En algunos casos es necesario aplicar simulaciones de los resultados, a fin de evaluar el comportamiento de estos a la luz de otras pruebas simuladas en equipos similares o en el mismo equipo, pero con otro tipo de datos. Esto ayuda a complementar la evaluación de los resultados que se obtienen del sistema de auditoria.
7. Asignar los recursos y sistemas computacionales para la auditoría. En este paso es donde se se da comienzo a la la asignación de recursos necesarios (sean especializados, humanos, informáticos, tecnológicos o cualquier otro que se haya establecido para la auditoría) para la realización de la auditoría y para ello se debe tener definido todo los aspectos establecidos con anterioridad que son obtenidos de las fases anteriores.
7.1. Asignar los recursos humanos para la realización de la auditoría. Aquí es donde se hace la asignación del personal de otras áreas de carácter interno, preferiblemente especializado en el área de sistemas computacionales, debido a sus conocimientos sobre la funcionalidad del sistema, para así ayudar a realizar las pruebas y procedimientos de evaluación al sistema s istema que son determinando por el auditor encargado a realizar la auditoría. Ya que no siempre el auditor no debe conocer todo los sistemas computacionales, pero si debe utilizar las técnicas de auditoría y apoyarse en expertos informáticos para realizar su operación.
7.2. Asignar los recursos informáticos y tecnológicos para la realización de la auditoría. Aquí se asignan los recursos, que serán las herramientas de trabajo que utilizara el auditor para realizar su auditoría. Estos recursos informáticos pueden ser los sistemas computacionales que utilizará durante su evaluación, que incluyen los propios sistemas, sus componentes y periféricos, además de los programas, paquetes y utilerías especializadas de evaluación, las bases de datos e información (real o simulada) del sistema y en sí todo el hardware, software, bases de datos y demás componentes de sistemas que utilizará durante su auditoría. Todo de acuerdo con la determinación de los recursos establecida en las etapas anteriores.
7.3. Asignar los recursos materiales y de consumo para la realización de la auditoría. Aquí se asignan los recursos no especializados (sean cintas, papelerías, equipos de oficinas, pendrive) que necesita el auditor para realizar su evaluación.
7.4. Asignar los demás recursos para la realización d la auditoría. Aquí se toman encuentra todo los demás recursos que no pertenecen a los anteriores y que por ende se necesitan ser usados por el auditor, ejemplo de estos recursos pueden ser materiales y financiero, viáticos, pasajes, gastos, etc.
CONCLUSIÓN El proceso de la planeación permite al auditor poder identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales del examen, evaluar el nivel de riesgo y programas la obtención de evidencia necesaria para examinar los distintos componentes de la entidad auditada. Todo esto con el fin de que el auditor con ayuda de la planificación pueda determinar de manera efectiva y eficiente la forma de obtener los datos necesarios e informar acerca de entidad la cual será auditado. La planeación comienza en primer lugar con una evaluación de los problemas que se hayan podido encontrar en la toma de contacto con la empresa a auditar. El primer resultado de esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la Auditoría, que será recogido en un documento formal denominado Plan de Auditoría. Se puede limitar el alcance del proceso de Auditoría por razones tales como indisponibilidad de recursos, cercanía a otros procesos o imposibilidad de tomar contacto real en un momento crítico de una determinada área. En cualquier caso, una vez definido el alcance, se debe proceder a la planificación de recursos, entendida como la especificación de tiempo, plazos, recursos humanos, recursos materiales y costo del proceso.
BIBLIOGRAFÍA Referencias Bibliográficas: Muñoz Razo, C. (2002) Auditoría en Sistemas Computacionales. Computacionales. Mexico: Pearson Educación
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