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Programa Masificación de TIC Empresa de Telecomunicaciones Telecomunicaciones de Bogotá Bo gotá ETB S.A. ESP www.portalesinteractivos.etb.com.co 2013 Líder Programa Masificación de TIC José Vicente Rodríguez Cárdenas Autor Andrés Arévalo Espejo Revisión de Estilo y Contenido Andrés Arévalo Espejo Diseño y Diagramación Beatriz Eugenia Gutiérrez Avendaño
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Programa Masificación de TIC Empresa de Telecomunicaciones Telecomunicaciones de Bogotá Bo gotá ETB S.A. ESP www.portalesinteractivos.etb.com.co 2013 Líder Programa Masificación de TIC José Vicente Rodríguez Cárdenas Autor Andrés Arévalo Espejo Revisión de Estilo y Contenido Andrés Arévalo Espejo Diseño y Diagramación Beatriz Eugenia Gutiérrez Avendaño
CONTENIDO EXCEL, COMPETENCIA DIGITAL HACIA LA PRODUCTIVIDAD EMPRESARIAL CLASE 1 1. Selección de celdas 2. Tablas en Excel 2.1. Creación de tablas 2.2.Modificar 2.2. Modificar el contenido de una tabla 2.3.Modificar 2.3. Modificar la estructura de una tabla 2.4.Estilo 2.4. Estilo de tabla. 2.5.Orden 2.5. Orden y filtro de una tabla de datos. CLASE 2 3. Trabajar con rangos 4. Formato de celdas 4.1.Número 4.1. Número 4.2. Alineación Alineación 4.3.Fuente 4.3. Fuente 4.4.Bordes 4.4. Bordes 4.5.Relleno 4.5. Relleno 4.6.Proteger 4.6. Proteger CLASE 3 5. Funciones 5.1.Funciones 5.1.Funciones de fecha y hora 5.2. Algunas Algunas Funciones Funciones de texto texto 5.3.Función 5.3.Función contar. Si 6. Ocultar y mostrar filas y Columnas 7. Cambiar el nombre de la hoja. 8. Ocultar hojas. 9. Insertar hojas 10.Cambiar 10.Cambiar el color a las etiquetas de hoja 11.Mover 11.Mover una hoja. 12.Copiar 12.Copiar una hoja. 13.Corrección 13.Corrección ortográfica
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CLASE 4 14.Comentarios 15. Validación de datos 16.Ordenar datos 17.Herramienta buscar 18.Inserción de imágenes 19.SmartArt 20.WordArt 21.Creación de un inventario. CLASE 5 22.Creación de una nómina sencilla
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CLASE 1 1. SELECCIÓN DE CELDAS Cuando se va a realizar alguna modificación a una celda o a un rango de celdas, lo primero que debemos hacer es seleccionarlas. En Microsoft Office Excel 2010 el puntero del ratón se representa por medio de una cruz de color blanco, como la que se ve en la siguiente imagen. Imagen 1. Ejemplo de una celda.
[1] Hay varios tipos de selección de celdas, y éstos son:
Selección de una celda: Para seleccionar una sola celda, haremos clic encima de ella. Imagen 2. Selección de una celda.
[2]
Selección de un rango de celdas: Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, haremos clic sostenido en la primera celda a seleccionar y lo arrastraremos hasta la última celda a seleccionar. Luego soltaremos el clic del ratón. Notaremos que la selección queda de un color diferente.
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Imagen 3. Selección de un rango de celdas.
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[3]
Selección de una columna o una fila: Para realizar la selección de una columna o una fila, nos ubicaremos en el encabezado de la misma, que se representan por una letra o por un número. Imagen 4. Selección de una fila.
[4]
Imagen 5. Selección de una columna.
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[5] 2. Tablas de Excel Una tabla en Excel es un grupo de datos organizados en filas, en la que la primera fila contiene los nombres de los campos (columnas), y las demás filas contienen los datos almacenados. Cuando nos referimos a tablas de datos hablamos de un espacio requerido dentro de Excel en el cual ubicaremos datos específicos o listas de bases de datos. Imagen 6. Tablas de Microsoft Office Excel 2010.
[6] Las tablas son muy valiosas porque además de almacenar información, podemos realizar una serie de tareas que nos permiten examinar y trabajar todos los datos de forma rápida y cómoda. Entre las operaciones más comunes que podemos realizar con las listas tenemos:
Organizar registros.
Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
Crear resúmenes de los datos trabajados.
Colocar formatos a todos los datos.
2.1.
Creación de tablas
Para crear una tabla debemos que seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos insertar en la lista. Imagen 7. Tablas Microsoft Office Excel 2010.
[7]
A continuación seleccionáremos tabla en la pestaña Insertar .
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Imagen 8. Pestaña Insertar Microsoft Office Excel 2010.
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[8]
Nos aparecerá un cuadro de diálogo “ Crear tabla” . Imagen 9. Crear Tabla Microsoft Office Excel 2010.
[9]
Por último daremos clic en Aceptar.
A continuación podemos ver que la cinta de opciones nos muestra una nueva pestaña llamada Diseño, que corresponde a las Herramientas de tabla:
Imagen 10. Herramientas de Tabla Microsoft Office Excel 2010.
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[10] En nuestra hoja de cálculo aparece el rango que seleccionamos con el formato propio de la tabla. Imagen 11. Formato Tabla Microsoft Office Excel 2010.
[11]
2.2.
Modificar el contenido de una tabla.
Para cambiar o incluir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos valores en ella, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es fácil de utilizar sobre todo si la lista es muy extensa. Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que le permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila completa de datos ingresados con anterioridad a una tabla. Seguiremos trabajando nuestro ejemplo anterior. Para abrir el formulario de datos, tenemos que ubicarnos en la lista para que ésta se active, luego buscar en el icono Formulario, para este caso el icono no aparece disponible dentro de nuestra cinta de opciones debemos agregarla a la barra de acceso rápido. Debemos seguir los siguientes pasos: Pulsar el menú archivo- opciones –Barra de herramientas de acceso rápido, por último agregar el icono formulario… En el grupo de Comandos qué no están en la cinta de opciones. Imagen 12. Opciones de Excel.
[12]
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Luego de ello seleccionaremos la opción Formularios y haremos clic en el botón , finalmente haremos clic en el botón aceptar. Imagen 13. Agregar comandos a la Barra de herramientas de acceso rápido.
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[13] De esta manera quedara guardada la preferencia de Formularios en Barra de herramientas de acceso rápido. Imagen 14. Botón agregado ala barre de herramientas de acceso rápido.
[14]
[Cuando terminamos de crear el formulario, nos mostrará una ventana con los siguientes botones]: Nuevo: Permite introducir nuevos registros. Eliminar: Elimina el registro actual. Restaurar: Deshace los cambios realizados. Buscar anterior: Se desplaza al dato anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente dato.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. Imagen 15. Ventana Tabla Microsoft Excel 2010.
[15]
Si queremos cambiar datos de registro, primero nos ubicamos sobre el registro, luego verificamos los datos que tenemos, y si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro clic en el botón
. Si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos .
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Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, automáticamente Excel nos creara el nuevo registro, después de creado podemos ingresar los datos que necesitamos en nuestra tabla.
Imagen 16. Nuevo Registro.
[16] Imagen 17. Nuevo registro insertado.
[17]
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2.3.
Modificar la estructura de una tabla.
Imagen 18. Modificación Tabla.
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[18] En la cinta de opciones en herramientas de tabla Pulsamos en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, no se podrá modificar la información, así que sólo podremos aumentar y disminuir filas. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, ubicándonos en la esquina inferior derecha y arrastrando hasta dejar el tamaño deseado. Imagen 19. Tamaño Tabla.
[19]
Si lo que queremos es insertar más filas y columnas entre las que ya existen en la tabla, debemos seguir los siguientes pasos: A) buscar el botón Insertar , en la pestaña de Inicio. B) Insertar las filas o las columnas deseadas. Imagen 20. Insertar Filas y Columnas.
[20] Para eliminar filas o columnas, debemos ubicarnos sobre una celda, y elegir la opción Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, ubicada en la pestaña de Inicio. Imagen 21. Eliminar Filas y Columnas.
[21] Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y hacemos clic en la tecla SUPRIMIR . Si deseamos eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, debemos pulsar el icono convertir en rango que se encuentra en la pestaña de Diseño de la tabla.
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2.4.
Estilo de tabla.
Para empezar a darle estilos a nuestras tablas podemos escoger uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. Imagen 22. Estilo de Tabla Microsoft Excel 2010.
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[22]
Al hacer clic en el botón imagen:
nos aparecerán más estilos, como se ve en la siguiente Imagen 23. Más estilos de tabla.
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[23] Para trabajar dentro del estilo que le hemos dado a la tabla encontramos en Opciones de estilo de la tabla, otros aspectos en los cuales podemos marcar o desmarcar el estilo de las columnas o filas para que las muestre remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna, se debe tener en cuenta que las bandas y resaltados dependen del estilo de la tabla.
Imagen 24. Estilos de Tablas.
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[24] 2.5.
Orden y filtro de una tabla de datos.
Para ordenar los datos de una tabla trabajaremos desde DATOS en la cinta de opciones a través de los botones
botón
situados en la pestaña, o bien desde el
.
Otra de las opciones la encontramos en los encabezados de la tabla, vemos que contienen una pequeña flecha en el costado superior derecho. Si la oprimimos se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas para ordenar la tabla, así como la posibilidad de ordenar por colores.
Imagen 25. Ordenar Datos.
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[25]
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar datos es una manera fácil y rápida de buscar todos los registros almacenados de una tabla desde un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro) o Utilizando filtros avanzados. 1. UTILIZAR EL FILTRO. La primer forma para filtrar una tabla es utilizando los Filtros de las listas desplegables ubicadas en las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro). Imagen 26. Filtros Microsoft Excel 2010.
[26] Si oprimimos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Descripción, nos aparece un menú desplegable, donde nos brinda una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Portaminas, Portaminas, Excel filtrará todos los registros que tengan Portaminas en la pestaña origen origen y las demás filas filas “desaparecerán” “desaparecerán” de la lista mientras realizamos nuevamente el filtrado. Imagen 27. Filtro de Registros.
[27] Otra opción, es usar los Filtros de texto que texto que encontramos en ese mismo menú, donde se despliegan una serie de opciones:
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Imagen 28. Filtro de Texto.
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[28]
En las dos opciones, encontramos una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y pedir que se ejecute una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que estemos trabajando, y si se cumple, mostrará la fila. Debemos utilizar el Signo (?) para determinar que en esa posición habrá un carácter, utilizaremos asterisco (* ) para para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. Imagen 29. Filtro de Texto Personalizado.
[29]
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar Todo), Todo), volverán volverán a nuestra nuestra lista todos los registros. También podemos quitar el el filtro filtro oprimiendo Borrar filtro en filtro en la pestaña Datos. Datos. FILTROS AVANZADOS Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, debemos utilizar el cuadro cuadro de diálogo Filtro avanzado que avanzado que encontramos en la sección Ordenar y filtrar de filtrar de la pestaña Datos. Datos. Previamente debemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado. Imagen 30. Opción Filtro Avanzado.
[30] Imagen 31. Filtro Avanzado.
[31] Dentro de este cuadro de dialogo también encontramos la opción de guardar el resultado del filtrado en otro lugar, debemos seleccionar la opción Copiar a otro lugar, lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: a: con el rango de celdas en donde enviaremos el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, únicos, los valores de registros r egistros que aparezcan iguales desaparecerán.
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Para volver a ver todos los registros de nuestra lista debemos ir al menú Datos Filtro - Mostrar todo.
CLASE 2 3.
TRABAJAR CON RANGOS
Un rango es un conjunto de celdas adyacentes, a las que se les puede asignar un nombre para que puedan ser identificadas. Es una muy buena herramienta para el manejo de la información, especialmente en hojas de gran tamaño. Para asignar un nombre a un rango, lo primero que haremos será seleccionar las celdas que conformarán dicho rango. Imagen 32. Rango de celdas.
[32] Una vez seleccionado el rango, escribiremos el nombre que le queramos dar, en el cuadro de nombres, y finalizar con la tecla Intro. En el siguiente ejemplo le asignamos el nombre Valores a nuestro rango.
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Imagen 33. Cuadro de nombres.
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[33] Por ejemplo si estamos en una celda lejana de nuestro rango, por ejemplo la celda Z50, pero queremos regresar a nuestro rango, presionaremos la tecla F5, y se desplegará la siguiente ventana. Imagen 34. Opción Ir a.
[34] En ella veremos los rangos que hayamos creado, nos ubicaremos encima del rango Valores, y haremos clic en el botón Aceptar.
Imagen 35. Ubicación en el rango de celdas.
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[35] Al haber hecho clic en el botón Aceptar, veremos que hemos vuelto de nuevo al rango Valores. 4.
FORMATO DE CELDAS
Ya hemos visto que en Excel podemos ingresar tanto texto como números. El Formato de celdas nos permite darle a nuestra hoja de trabajo un aspecto más llamativo, y podemos resaltar la información más importante, o aplicar un formato especial a los valores numéricos (moneda, fecha, contabilidad entre otros) Para ingresar al Formato de celdas, podemos ir a la pestaña Inicio, hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo fuente, y se verá la siguiente imagen. Imagen 36. Modo de ingresar al formato de celdas.
[36] También podemos hacer clic en Formato de Celdas, que se encuentra en la opción Formato del grupo Celdas, de la pestaña Inicio.
Imagen 37. Otra forma de ingresar al formato de celdas.
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[37] Una vez que hayamos seleccionado cualquiera de las dos opciones, nos aparecerá una ventana como la siguiente.
Imagen 38. Ventana de formato de celdas.
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[38] En ella podemos ver que en la parte superior encontramos varias pestañas, como son: Número, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger. Cada una de ellas contiene opciones para aplicar, tanto a valores numéricos, como a texto y a celdas.
4.1.
NÚMERO: Esta pestaña nos permite modificar la manera de visualizar los números en una celda o un rango de celdas. Encontramos en la parte derecha un recuadro con una serie de opciones. Al seleccionar cualquiera de ellas, aparecerá a la derecha una muestra de cómo quedará el número en la celda.
Imagen 39. Pestaña Número.
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[39]
General: Es el formato por defecto, y muestra el número sin ningún formato en especial. Número: Esta opción se utiliza para números en general. Tiene opciones que permiten especificar decimales, separador de miles y la opción de visualizar números negativos.
Imagen 40. Opción número.
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[40]
Moneda: Se utiliza para valores monetarios, permite especificar cantidad de números decimales, símbolo y valores negativos. Imagen 41. Opción moneda.
[41]
Contabilidad: Los formatos de contabilidad alinean los símbolos de moneda y las comas de valores decimales, en una columna. Imagen 42. Opción Contabilidad.
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[42]
Fecha: Nos muestra números que representa fechas, y podemos seleccionar diferentes formatos para aplicar. Imagen 43. Opción fecha.
[43]
Hora: Hora: Nos muestra números que representan formatos de tiempo, y podemos seleccionar seleccionar diferentes formatos formatos para aplicar. aplicar. Imagen 44. Opción hora.
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[44]
Porcentaje: Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Los formatos de porcentaje multiplican multiplican el el valor de una celda celda por 100, y muestran el resultado con el símbolo de porcentaje (%). Imagen 45. Opción porcentaje.
[45]
Fracción: Fracción: Nos muestra valores en formato de fracción. Existen 9 formatos de fracción. Imagen 46. Opción fracción.
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[46]
Científica: Científica: Este formato muestra los números siguiendo la notación exponencial, remplazando parte del número con E+n, donde E (que significa Exponente) multiplica el número precedente por 10 elevado a la n-ésima potencia. Por ejemplo, un formato Científico con dos decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10, que es 1,23 por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar.
Imagen 47. Opción científica.
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[47]
Texto: Texto: Las celdas a las que se les asigna formato de texto, asumirán dicho contenido como texto, incluso si llegan a haber números dentro de la misma. Imagen 48. Opción texto.
[48]
Especial: Esta categoría contiene algunos formatos especiales, como: Número telefónico, código postal, entre otros. Imagen 49. Opción especial.
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[49]
Personalizar: En esta categoría podemos crear nuevos formatos, que se agregarán a la lista de códigos de formato de número. Imagen 50. Opción personalizada.
[50]
4.2. ALINEACIÓN: Nos permite asignar un formato de alineación a las celdas, para que su contenido se vea de una manera determinada. Imagen 51. Pestaña alineación.
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[51] En esta pestaña encontramos alineación de texto de manera horizontal y vertical, la orientación del texto, y las opciones de control de texto.
Alienación del texto Horizontal: Permite alinear el contenido de las celdas seleccionadas de manera horizontal, con respecto al ancho de las celdas. Encontramos las opciones: General, alineación Izquierda, Centrado, alineación Derecha, Rellenar, Justificar, Centrar en la selección y Distribuido.
Imagen 52. Alineación del texto
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[52] En la siguiente imagen vemos que hemos escrito unos valores que tiene el formato por defecto de Excel. Imagen 53. Texto con alineación derecha.
[53] Le aplicaremos alineación Horizontal Centrada, y el resultado es el siguiente:
Imagen 54. Texto con alineación centrada.
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[54] Podemos observar que toda la selección pasó a tener una alineación centrada.
Alineación de texto Vertical: Permite alinear el contenido de las celdas seleccionadas, de manera vertical con respecto al alto de las celdas. Imagen 55. Alineación de texto vertical.
[55] En la siguiente imagen vemos que hemos escrito unos valores que tiene el formato por defecto de Excel.
Imagen 56. Texto con alineación derecha.
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[56] Le aplicaremos alineación Vertical Centrada, y el resultado es el siguiente: Imagen 57. Texto con alineación vertical centrada.
[57] Podemos observar que toda la selección pasó a tener una alineación centrada, en el sentido vertical de las celdas.
Orientación: Esta opción nos permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas seleccionadas. Por defecto se muestra en sentido horizontal, pero podemos modificarlo de arriba hacia abajo en cualquier ángulo, desde 90° en sentido de las manecillas del reloj, hasta 90° en sentido contrario de las manecillas del reloj.
Imagen 58. Orientación.
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[58] En el siguiente ejemplo seleccionaremos la fila de los meses, para cambiarle la orientación. Imagen 59. Selección de una fila.
[59] En el área de Orientación, moveremos con el ratón el punto rojo, del centro (sentido horizontal) hacia arriba, es decir; a 90° en sentido contrario a las manecillas del reloj.
Imagen 60. Cambio en la orientación del texto.
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[60] Al hacer clic en el botón Aceptar, veremos que el sentido de orientación de las celdas seleccionadas cambió, el ancho de las celdas también cambió y se ajustó al tamaño y orientación del texto. Imagen 61. Celdas a las que se le cambió la orientación del texto.
[61]
Ajustar texto: Cuando escribimos un texto, y éste no cabe en el ancho de la celda, utilizará el espacio contiguo de las siguientes celdas. Al marcar esta opción ajustará el alto de la celda para que el texto quede dentro de la misma. En el siguiente ejemplo vemos un texto que se ha salido del ancho de la celda.
Imagen 62. Texto a ser ajustado.
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[62] Marcaremos la opción Ajustar texto. Imagen 63. Casilla de ajuste de texto.
[63] Y veremos cómo al alto de la celda cambió, para ajustar el texto. Imagen 64. Texto ajustado.
[64]
Reducir hasta ajustar: Al activar esta opción, reducirá el tamaño de la fuente hasta ajustar el texto, al ancho de la celda. En el siguiente ejemplo vemos un texto que se ha salido del ancho de la celda.
Imagen 65. Texto para ser reducido.
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[65] Marcaremos la opción: Reducir hasta ajustar. Imagen 66. Casilla de reducción de texto.
[66] Y veremos cómo el tamaño del texto se redujo hasta poderse mostrar dentro de la celda. Imagen 67. Texto reducido al tamaño de la celda.
[67]
Combinar celdas: Cuando tenemos varias celdas seleccionadas y marcamos esta opción, dichas celdas se convertirán en una sola. En el siguiente ejemplo tenemos varias celdas seleccionadas.
Imagen 68. Celdas seleccionadas para ser combinadas.
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[68] Marcaremos la opción Combinar celdas Imagen 69. Casilla combinar celdas.
[69] Veremos que todas las celdas seleccionadas se convirtieron en una sola. Imagen 70. Celdas combinadas.
[70]
Dirección del texto: Esta opción nos permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza en lenguajes que manejan un orden de lectura diferente, como hebreo, árabe, entre otros.
Imagen 71. Dirección del texto.
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[71] 4.3.
FUENTE: En esta pestaña encontramos opciones para modificar el texto seleccionado. Imagen 72. Pestaña fuente.
[72]
Fuente: Permite cambiar el tipo de letra de las celdas seleccionadas. Estilo: Nos permite seleccionar un estilo de escritura, entre ellos: Normal, Negrita, Cursiva y Negrita Cursiva.
Tamaño: Nos permite seleccionar un determinado tamaño para el texto, estos. Están dados por números, y entre más pequeño sea el número, más pequeño será el tamaño de la fuente. Subrayado: Nos permite seleccionar un tipo de subrayado para las celdas seleccionadas. Color: Por defecto el color es Automático, y podemos escoger otro color para aplicarle a las celdas seleccionadas. Efectos: Encontramos tres tipos de efectos aplicables: Tachado, Superíndice y Subíndice. Vista previa: En este recuadro veremos cómo va quedando el contenido de las celdas seleccionadas, al aplicarle cualquier cambio en el formato.
4.4.
BORDES: La pestaña bordes contiene opciones para crear líneas en los bordes o lados, de las celdas seleccionadas. Imagen 73. Pestaña bordes
[73]
Estilo: Encontramos varias opciones de línea para aplicar.
Página | 46
Color: Haciendo clic sobre la flecha de color, se abre una paleta en la cual seleccionaremos el color que queramos aplicar a la línea de borde. Preestablecidos: Encontramos opciones para aplicarle el borde a las celdas seleccionadas. Ninguno: Quita los bordes a las celdas. Contorno: Crea un borde alrededor de las celdas seleccionadas. Imagen 74. Contorno en un rango de celdas.
[74]
Interior: Esta opción crea bordes alrededor de todas las celdas seleccionadas, pero no el contorno de la selección. Imagen 75. Borde interior en un rango de celdas.
[75]
Borde: Esta opción se usa cuando queremos colocar bordes específicos. Por ejemplo solo una línea de borde, o una línea diagonal.
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Imagen 76. Opción borde en un rango de celdas.
Página | 48
[76] 4.5.
RELLENO: En esta pestaña encontramos opciones para aplicar color a las celdas seleccionadas, y resaltarlas de las demás. Imagen 77. Pestaña relleno.
[77]
Color de fondo: Permite elegir un color para aplicar a las celdas seleccionadas. Para dejarlas sin color se selecciona la opción Sin color. Color y estilo de trama: Permite elegir un tipo de trama y su color, para ser aplicado a las celdas seleccionadas. Efectos de relleno: Podemos aplicarle rellenos en forma de degradado, donde podemos seleccionar los colores y los estilos de sombreado del mismo. Más colores: Nos muestra una paleta con más colores para aplicar a las celdas seleccionadas.
4.6.
PROTEGER : Podemos proteger el contenido de las celdas, para que estas no sean modificadas. Cuando una celda está bloqueada, no podrá sufrir variaciones. Imagen 78. Pestaña proteger.
[78]
Página | 49
Para que esto suceda, además de bloquear el contenido de la celda, debemos proteger la hoja. Para ello iremos a las pestaña Revisar, en el grupo Cambios, y seleccionaremos la opción Proteger Hoja. Imagen 79. Opción proteger hoja.
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[79] Nos aparecerá una ventana llamada Proteger Hoja, en la cual marcaremos qué opciones deseamos restringir y escribiremos la contraseña para proteger la hoja. Para finalizar haremos clic en el botón Aceptar. Se nos pedirá confirmar la contraseña. Imagen 80. Opciones de protección de una hoja en Excel.
[80] En este momento la hoja se encuentra protegida, y las celdas que fueron bloqueadas no se podrán modificar, a menos que se desproteja la hoja. Ya que hemos visto las fórmulas básicas y el formato de celdas, podemos retomar la factura realizada en la Clase 1, y aplicarle los conceptos vistos en el formato de celdas, tales como número para los valores de moneda, texto, alineación, bordes, relleno, entre otros.
Imagen 81. Factura luego de haberle aplicado opciones del formato de celdas.
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[81] En la imagen anterior vimos que a las celdas con contenido de valores de dinero, se les aplicó el formato de moneda, bordes, y al contorno como al interior de las celdas seleccionadas, se les aplicó color de relleno de las celdas, alineación del texto, cambio de tamaño y color de la fuente. De esta manera ya queda un diseño básico de una factura de venta.
CLASE 3 5.
FUNCIONES
Excel cuenta con muchas funciones prediseñadas que se ajustan a la mayoría de situaciones que se pueden presentar, cuando realizamos un documento de cálculo. Para tener acceso a ellas solo debemos dirigirnos a la pestaña Fórmulas, y luego al grupo Biblioteca de funciones, así: Imagen 82. Ingresar a las funciones de Excel .
[82] 5.1.
Funciones de fecha y hora
Una función es una fórmula prestablecida, es decir no hay que escribirla sino seleccionarla. Excel nos permite realizar un cálculo de tiempo tomando como referencia la fecha 0/01/1900 con el formato Día/mes/Año, y desde ahí suma dependiendo la función y fecha que nosotros ingresemos, para obtener un resultado. Veamos cómo se puede elegir la función adecuada y como la insertamos en un documento:
Lo primero es dar Clic en el botón . Aparecerá una ventana, y en ella ubicamos el cuadro Buscar una función, donde ingresaremos una pequeña descripción de lo que queremos hacer. Luego damos Clic en el botón
y de esta forma el programa
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nos mostrará un listado con el nombre de las funciones más apropiadas para nuestro documento. Imagen 83. Elegir la función apropiada en Excel.
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[83] Una vez elegida la función adecuada, damos Clic en el botón Aceptar. Crearemos un documento de ejemplo donde solicitaremos a varios compañeros que ingresen el día, el mes y el año en que nacieron, con el fin de calcular cuántos días han vivido y cuántos años tienen. Lo primero es crear el siguiente documento en una hoja de Excel: Imagen 84. Documento de ejercicio en Excel .
[84] Lo primero es convertir los datos que se ingresen en las columnas A, B y C en un formato de fecha de Excel, y que aparezca en la columna D.
Para ello ingresamos los datos de Día, Mes y Año. Damos Clic en la celda D3 y luego en el botón
, que nos mostrará la siguiente ventana: Imagen 85. Elegir función para formato de fecha en Excel.
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[85] Veremos otra ventana en la que elegiremos los argumentos de la fecha, así:
Imagen 86. Ingresar argumentos a la función de fecha en Excel.
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86
[ ]
Ahora la celda D3 tendrá la fecha con los datos ingresados en A, B y C. Imagen 87. Función fecha aplicada.
[87] Ahora configuraremos para que de forma automática, en cada celda de la columna E, aparezca la fecha actual con el siguiente procedimiento:
Clic en la celda E3, Clic en el botón
, y en su ventana configuramos así:
Imagen 88. Configurar y aplicar función Hoy en Excel.
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[88] El resultado será la fecha actual en la celda E3: Imagen 89. Función Hoy aplicada en varias celdas.
[89]
Ahora calculemos cuántos han transcurrido desde la fecha de nacimiento hasta la fecha actual, poniendo el resultado en la celda F3: Clic en la celda F3, Clic en el botón
, y en su ventana configuramos así:
Imagen 90. Configurar función Días 360 en Excel.
[90] Después de dar Clic en el botón Aceptar , veremos la ventana en la que introduciremos los argumentos para realizar el cálculo. Damos Clic en el cuadro Fecha inicial, y luego Clic en la celda D3 que es la fecha de nacimiento. Lo siguiente es Clic en el cuadro Fecha Final , y Clic en la celda E3 que es la fecha actual. En el cuadro Método escribimos la palabra VERDADERO, quedando así nuestra ventana:
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Imagen 91. Configuración de argumentos para función Días 360 de Excel.
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[91]
Damos Clic en el botón Aceptar , y veremos el resultado de cuantos días han transcurrido desde la fecha de nacimiento hasta la fecha actual: Imagen 92. Función Días 360 de Excel aplicada.
92
[ ]
Ahora calculemos la edad: Clic en la celda G3, escribimos la fórmula resultado será:
, presionamos Intro y el
Imagen 93. Documento para calcular la edad y los días vividos.
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[93]
5.2. Algunas Funciones de texto En Excel también encontraremos funciones para la configuración de texto, veamos la siguiente tabla: Función
Descripción
Veamos un ejemplo donde se aplican algunas funciones de texto: En el siguiente documento de Excel utilizaremos la fila tres (3), para ingresar los datos solicitados, y la fila cuatro (4), para insertar las funciones con los siguientes parámetros: El primer nombre y el primer apellido deben tener la primera letra en mayúscula, la profesión y ocupación deben estar en letra Mayúscula, y el sexo lo reemplazaremos por la letra M. Imagen 94. Ejercicio para insertar funciones de texto.
[94] Como ya están ingresados los datos, lo primero es configurar la función de Nompropio para que el nombre aparezca en la fila 4, con su primera letra en mayúscula así: -
Clic en la celda A4. Clic en el botón:
- En la ventana Insertar función , elegimos la categoría Texto. - En la lista de funciones elegimos: NOMPROPIO . - Clic en el botón Aceptar. - Aparecerá la ventana Argumentos de función , en ella damos Clic en el cuadro Texto . - Clic en la celda A3 - Clic en el Botón Aceptar. Realicemos el mismo procedimiento para que la primera letra del apellido, quede en mayúscula en la celda B4. Para convertir el dato de Profesión a letra mayúscula, solo debemos realizar estos pasos: -
Clic en la celda C4 Clic en el botón INSERTAR FUNCIÓN. En la ventana Insertar función , elegimos la categoría Texto . En la lista de funciones elegimos MAYÚSC . Clic en el botón Aceptar .
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- Aparecerá la ventana Argumentos de función , en ella damos Clic en el cuadro Texto. - Clic en la celda C3. - Clic en el botón Aceptar. Página | 61
Realicemos el mismo procedimiento para que el dato de ocupación aparezca en mayúscula, en la celda D4. Para reemplazar el género del sexo por la letra M, debemos realizar los siguientes pasos: -
Clic en la celda E3. Clic en el botón INSERTAR FUNCIÓN. En la ventana Insertar función , elegimos la categoría Texto . En la lista de funciones elegimos SUSTITUIR. En la ventana de Argumentos de función configuramos así: Imagen 95. Configuración de función Sustituir.
[95] -
Clic en el botón Aceptar.
El resultado de la aplicación de funciones será el siguiente:
Imagen 96. Funciones de texto aplicadas a documento en Excel .
[96] Podemos borrar los datos de la Fila 3, y escribir unos diferentes para ver el comportamiento de las funciones aplicadas en la fila 4. Agreguemos a nuestro documento una casilla donde se ingrese el género femenino, y al diligenciarla, en la celda inferior se muestre la letra F mediante una Función. 5.3.
Función CONTAR. Si
Esta función nos permite contar en un rango de celdas personalizado, cuántas tenemos que tengan una misma característica. En ella también podemos especificar de diferentes formas, la característica que queremos sea contada. Como ejemplo y para ver la utilización de esta función crearemos el siguiente documento en una hoja de Excel: Imagen 97. Ejercicio de aprendizaje en Excel.
[97] Averiguaremos las respuestas de las filas 13, 14, 15 y 16 por medio de la función CONTAR. SI , realizando los siguientes pasos: -
Clic en la celda donde aplicaremos la función (donde queremos el resultado), en este caso la celda B13.
-
Clic en el botón . En la ventana, elegimos la categoría Estadísticas.
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-
En la lista de Funciones elegimos la función CONTAR. SI Clic en el botón Aceptar. En la ventana de Argumentos de función, damos Clic en el cuadro Rango y escribimos a3:a11. Clic en el cuadro Criterio, y escribimos Zapatos. Clic en el botón Aceptar.
Veremos que la respuesta aparece en la celda donde aplicamos la función. En resumen lo que hicimos fue decirle a la celda B13, que mirara en cuantas de las celdas desde la A3 hasta la A11 (Rango ) aparecía la palabra Zapatos (Criterio ). ¡Averigua de la misma forma la respuesta de la fila 14! Ahora responderemos la pregunta de la fila 15, en la que debemos sumar los tipos de corbatas que hay, más los tipos de corbatas que existan en el rango de celdas de productos. Realicemos los siguientes pasos: -
Clic en la celda donde aplicaremos la función (donde queremos el resultado).
-
Clic en el cuadro Escribimos la fórmula: Imagen 98. Partes de una fórmula con la fu nción CONTAR. SI
[98] -
Presionamos la tecla Intro.
Ya tenemos lista la respuesta correcta de la fila 15, y como ejercicio podemos formular una pregunta similar cambiando los productos, para practicar fórmulas con la función CONTAR. SI Ahora respondamos la pregunta en la fila 16 utilizando una fórmula con la función CONTAR. SI. Esta debe permitirnos buscar en el rango de celdas de unidades, cuántas tienen un número superior a 30.
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Realicemos los siguientes pasos: -
Clic en la celda donde queremos aplicar la función (donde queremos el resultado)
-
Clic en el cuadro Escribimos la fórmula:
.
Imagen 99. Partes de una fórmula con la función CONTAR. SI
[99] -
Presionamos la tecla Intro.
Notemos que los símbolos nos amplían las posibilidades para configurar muchas fórmulas. Por ejemplo: Para formular igual o mayor a 27, solo debemos poner los símbolos “=>27” (incluidas las comillas). 6. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS Estas opciones son bastante útiles cuando trabajamos en una hoja que es muy grande y no cabe en nuestra pantalla. Por ejemplo: Necesitamos ver los datos de la columna B y los de la columna S, pero entre estas columnas hay varias que no nos permiten tener en pantalla al mismo tiempo las dos columnas que necesitamos. Lo que haremos es ocultar algunas columnas realizando los siguientes pasos: -
Seleccionamos las Columnas que queremos ocultar así:
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Imagen 100. Selección de Columnas en Excel.
Página | 65
[100] -
Damos Clic secundario sobre la letra de alguna de las columnas seleccionadas, y elegimos la opción Ocultar así: Imagen 101. Ocultar Columnas en Excel.
[101]
El resultado será el siguiente: Imagen 102. Columnas ocultas en Excel.
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[102] Ahora veremos las columnas B y K, al mismo tiempo en la pantalla. También podemos mostrar nuevamente las columnas ocultas mediante el siguiente procedimiento: Seleccionamos las columnas que están a los lados de las que están ocultas (en nuestro caso son las columnas B y K ), damos Clic secundario sobre alguna de las columnas seleccionadas, y elegimos la opción Mostrar así:
Imagen 103. Mostrar Columnas ocultas en Excel.
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[103] El resultado de este procedimiento será ver todas las columnas en su normal orden: Imagen 104. Selección de columnas que mostramos.
[104] También podemos utilizar la función de Mostrar u Ocultar , con las filas así: Seleccionamos las filas que queremos ocultar, damos Clic secundario dentro de la selección y elegimos la opción Ocultar como se muestra a continuación:
Imagen 105. Ocultar filas en Excel.
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[105] Ahora veremos que no están las filas 3,4 y 5 Imagen 106. Filas ocultas en Excel.
[106] Para mostrarlas nuevamente solo debemos seleccionar las filas que están arriba y debajo de las que están ocultas, damos Clic secundario, y elegimos la opción Mostrar así:
Imagen 107. Mostrar filas ocultas en Excel.
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[107] El resultado será la vista de todas las filas, en su orden normal: Imagen 108. Vista de las columnas que mostramos.
[108] 7. CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA.
Imagen 109. Barras inferiores de Excel.
[109] Página | 70
Podemos dar a cada hoja de Excel un nombre, y solo debemos dar Doble Clic en la etiqueta de la hoja (1), escribimos el nuevo nombre (2) y Clic en cualquier celda (3) así: Imagen 110. Renombrar hoja de Excel.
[110]
8. OCULTAR HOJAS. Esta función también es muy sencilla, solo debemos dar Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que no queremos tener a la vista y luego elegimos la opción Ocultar: Imagen 111. Ocultar hojas en Excel.
[111]
El resultado será como se muestra en la siguiente imagen:
Imagen 112. Hoja oculta en Excel.
[112]
Si queremos restaurar nuestra hoja solo debemos dar Clic secundario sobre cualquiera de las etiquetas de hojas visibles, seleccionamos la opción Mostrar que nos abrirá una ventana donde veremos el listado de hojas ocultas, elegimos las que queremos mostrar y damos Clic en el botón Aceptar así: Imagen 113. Mostrar hojas ocultas en Excel.
[113]
Este será el resultado: Imagen 114. Vista restaurada de las hojas en Excel.
[114]
9. INSERTAR HOJAS
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Pre- definidamente Excel nos muestra tres (3) hojas siempre que abrimos el programa, sin embargo podemos insertar las hojas que necesitemos dando un Clic por cada hoja que queramos en el botón: Imagen 115. Botón Insertar nueva hoja de cálculo en Excel.
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Hemos presionado 5 veces el botón Insertar hoja, es decir que insertamos 5 hojas nuevas y nuestro botón siempre se ubicará a la derecha de todas las etiquetas de hojas.
[115]
Sin importar el número de hojas que insertemos en un archivo de Excel , cada una nos brinda la misma cantidad de herramientas y funciones para crear un eficiente documento de Cálculo.
10.
CAMBIAR EL COLOR A LAS ETIQUETAS DE HOJA
Esta función es útil para darle a nuestras hojas un toque de personalización o identificarlas más fácilmente. Para utilizarla debemos dar Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que queremos modificar, nos ubicamos en la opción Color de etiqueta y elegimos el color de nuestra preferencia así:
Imagen 116. Cambiar color a etiquetas de hojas en Excel.
Página | 73
[116]
¡Repitamos el procedimiento en cada hoja! Imagen 117. Etiquetas personalizadas en Excel.
[117]
11.
MOVER UNA HOJA.
Podemos poner una hoja en la ubicación que queramos o pasarla a otro archivo. Movamos una hoja teniendo como ejemplo el siguiente orden de etiquetas: Imagen 118. Hojas de un archivo de Excel.
118
[
]
Ubicaremos la hoja Mensual en la posición antes de Semanal así: Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que moveremos: Imagen 119. Mover o copiar hoja en Excel.
[119]
Veremos la ventana de Mover o copiar donde configuraremos así:
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Imagen 120. Ventana Mover o copiar hoja de Excel .
Página | 75
[120]
El resultado será: Imagen 121. Hojas de Excel organizadas.
[121]
Ahora nuestra hoja de Mensual se encuentra en la segunda posición, es decir antes de Semanal. 12.
COPIAR UNA HOJA.
Podemos realizar una o varias copias de una hoja de Excel y ubicar estas en la posición que queramos o inclusive en otros archivos. Para seguir con el ejemplo anterior, realizaremos una copia de la hoja Semanal y la ubicaremos en la primera posición, es decir antes de la hoja Diario. Para ello damos Clic secundario sobre la etiqueta de la hoja que copiaremos, elegimos la opción Mover o copiar:
Imagen 122. Ingresar a la opción Mover o copiar de Excel .
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[122]
Veremos la ventana de Mover o copiar , en ella configuramos así: Imagen 123. Configurar la copia de una hoja de Excel .
[123]
El resultado será dos hojas en el archivo con el mismo nombre, pero una llevará el número dos entre paréntesis (2) indicando esta es la copia como se muestra a continuación: Imagen 124. Copia de una hoja de Excel.
Página | 77
[124]
13.CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA Esta es una de las funciones más importantes dentro del paquete de programas de Microsoft Office ya que nos ayuda a identificar y corregir de manera manual o automática la ortografía de nuestros documentos. Veamos cómo se configura en Excel 2010 , mediante los siguientes pasos: -
Clic en la pestaña Archivo
- Clic en el botón - Veremos la ventana Opciones de Excel , allí damos Clic en la ficha Revisar así:
Imagen 125. Configurar opciones de ortografía en Excel.
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125
[
]
En esta ventana tenemos varias opciones de configuración en las que elegiremos si corregir o no algunos casos de ortografía. También podemos modificar la configuración de corrección automática dando Clic en el botón
que mostrará la siguiente ventana:
Imagen 126. Opciones de configuración para Autocorrección.
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[126] Corregir dos mayúsculas seguidas : Uno de los errores más comunes es que cuando iniciamos una oración pongamos la primera y segunda letra en mayúscula. Para corregir este error de forma automática, debemos activar esta opción para que la segunda letra pase a ser minúscula. Poner en mayúscula la primera letra de una oración: También es frecuente que iniciemos una oración sin tener en cuenta que la primera letra debe ir en mayúscula. Al activar esta función, el sistema pondrá siempre la primera letra de una oración en mayúscula. Poner en mayúscula los nombres de días: Esta función no es una regla general. Sin embargo al activarla se pondrá de forma automática en mayúscula la primera letra del nombre de los días de la semana, cuando los escribamos. Corregir el uso accidental de Bloq Mayús: Esta función debe estar activada para corregir el uso inverso de BloqMayús. Significa que si al escribir la primera letra de una oración en minúscula, y luego se activa para escribir en mayúscula, el sistema entenderá y aplicará el cambio necesario. Es decir desactiva la tecla BloqMayús, y corrige el texto dejando solo en mayúscula la primera letra.
Reemplazar texto mientras escribe: Es una herramienta que nos permite activar una lista donde encontramos varios elementos predefinidos, que son los más comunes a reemplazar. Estos se forman por algunas letras, y se pueden reemplazar por símbolos o palabras. Podemos agregar elementos, y solo debemos escribir en el cuadro Reemplazar : la palabra que elijamos; en el cuadro Con: el símbolo o palabra correcta que queremos; y luego Clic en el botón Agregar. Si lo que queremos es quitar algún elemento, solo debemos seleccionarlo y luego presionar el botón Eliminar. Al terminar de configurar la autocorrección, damos Clic en el botón Aceptar de la ventana Autocorrección, y luego en el botón Aceptar de la ventana de Opciones de Excel.
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CLASE 4 14.
COMENTARIOS
En el momento de diligenciar datos en una celda, se pueden comentarios que orienten el correcto diligenciamiento.
establecer ciertos
Por ejemplo, en un formulario podemos tener dudas en el momento de diligenciar la información, como en el caso de digitar el número de cédula: Si debe estar separada por puntos o no, si lleva una abreviatura en letras mayúsculas, entre otros. Para establecer los comentarios debemos ubicarnos en la celda en la cual queremos fijar dicho comentario, luego dirigirnos a la pestaña Revisar , buscar el grupo Comentarios y hacer Clic en la opción Nuevo Comentario. Imagen 127. Insertar nuevo comentario.
[127] Inmediatamente aparecerá en una esquina de la celda un Triángulo Rojo, y una ventana amarilla en la cual podemos comenzar a digitar nuestro comentario. Imagen 128. Cuadro de Comentarios
[128] El mensaje debe ser muy claro y no demasiado extenso.
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Imagen 129. Comentario Insertado.
[129]
Página | 82
Hacemos Clic fuera del cuadro para fijar nuestro comentario y observaremos que el triángulo rojo no desaparece. Cada vez que pasemos el cursor sobre la celda con comentarios sin hacer hacer Clic , aparecerá el comentario inmediatamente. inmediatamente. Imagen 130. Símbolo del Comentario.
[130] Si queremos eliminar un comentario simplemente nos ubicamos en la celda donde se encuentra el comentario, y hacemos Clic Derecho. Nos aparecerá un menú de opciones en el cual escogeremos con un Clic la opción Eliminar comentarios. Imagen 131. Eliminar Comentario.
[131]
15. VALIDACIÓN 15. VALIDACIÓN DE DATOS Adicionalmente Adicionalmente a los comentarios, es importante establecer criterios a las celdas para su diligenciamiento, es decir, podemos configurar nuestras celdas de tal forma que solo se pueda diligenciar la información precisa como textos, valores numéricos, entre otros. Por ejemplo si estamos realizando un formulario en el que ciertas casillas no pueden obtener errores, simplemente las validamos de tal manera que la persona que utilice el archivo, reciba mensajes mensajes que indiquen el correcto correcto método de diligenciamiento. diligenciamiento. Para llevarlo a cabo simplemente debemos Seleccionar la celda que vamos a validar, y luego dirigirnos a la pestaña Datos y al grupo Herramientas de datos. Con un Clic se se debe escoger la opción Validar datos. Imagen 132. Opción Validación de datos.
[132] Nos aparecerá un cuadro de diálogo que muestra tres pestañas: Configuración, mensaje de entrada y mensaje de error. Imagen 133. Cuadro de diálogo Validación de datos.
[133]
Página | 83
En la pestaña configuración encontramos los Criterios de validación, a través de un listado donde podemos elegir el valor permitido. Imagen 134. Datos permitidos
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[134] Para elegir el criterio simplemente hacemos Clic sobre él, diligenciamos los datos adicionales que en algunos ejemplos nos sugieren, y por último hacemos Clic en Aceptar. en Aceptar. Algunos de los los criterios más importantes son:
Cualquier valor: Es la primera opción y con la que vienen
predeterminadas todas las celdas de Excel. Aplica para digitar cualquier dato, ya sea numérico, numérico, texto, de fecha, entre otros. Números Enteros y Decimales: Permite establecer rangos de números enteros y decimales. Por ejemplo en el caso de los enteros si queremos que en la celda solo se digiten valores entre 1 y 10, o valores mayores a 0,5 entre muchos otros criterios.
Para establecer esa información en el cuadro de diálogo, debemos seleccionar seleccionar el tipo de dato que vamos vamos a permitir, bien sea entero o decimal, y adicionalmente activar el cuadro “ Omitir blancos”, lo que permite ignorar las celdas vacías hasta que sean diligenciadas.
Imagen 135. Permitir Decimal.
[135] Luego en la lista de datos, elegimos el criterio haciendo un Clic sobre el que aplique a nuestro ejercicio.
Imagen 136. Configuración de rangos.
Página | 85
[136]
Y por último los valores numéricos que deseamos establecer para la celda, dependiendo de la configuración de rangos, seguido del botón Aceptar.
Imagen 137. Ejemplo de Rango de Datos.
[137]
Lista: Este criterio permite seleccionar una opción determinada
desde un listado creado previamente por nosotros mismos, en esa hoja o en otra diferente. Primero debemos crear nuestra lista en una hoja de Excel, y luego ubicarnos en la celda que vamos a validar.
Imagen 138. Ejemplo de Lista.
[138]
Activamos la opción Validación de Celdas, y en el cuadro de diálogo, en el valor a permitir, elegimos la opción Lista. Adicionalmente habilitamos los dos cuadros que se encuentran a continuación.
Página | 86 Imagen 139. Ejemplo de Validación de Listas
[139] Por último en Origen seleccionamos el rango de celdas donde se encuentra el listado. Podemos digitarlo precedido del símbolo igual (=), o apoyándonos en el botón de selección, ubicado a la derecha del cuadro.
Imagen 140. Origen de Datos de Lista.
[140] Al finalizar hacemos Clic en el botón Aceptar, y observaremos que a la celda le aparece un pequeño botón desplegable, el cual al pulsarlo muestra las opciones de nuestra lista.
Imagen 141. Lista Validada.
[141]
Podemos seguir explorando los demás criterios como hora, fecha, personalizado, entre otros que se configuran de la misma manera. 16.ORDENAR DATOS Excel se caracteriza por manejar grandes listados de información, pero muchas veces al momento de consultar o editar datos muy extensos podemos tardar tiempo debido a que la información no se encuentra ordenada. Por lo anterior se torna importante ordenar los datos de nuestras listas. Para hacerlo de forma rápida, y cuando solo queremos ordenar los datos de una sola columna, podemos seguir los siguientes pasos:
Seleccionamos la columna que contiene los datos desordenados, con Clic Sostenido. Imagen 142. Ejemplo de Selección de Celdas.
[142] Nos dirigimos a la pestaña Datos y al Grupo Ordenar y Filtrar. Ahí encontraremos la opción Ordenar, acompañada de dos botones más.
Imagen 143. Opciones de Ordenar.
[143] Si queremos organizar los datos de nuestra columna en orden ascendente, es decir del primer valor o carácter hasta el último,
hacemos Clic sobre el botón
. Si por el
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contrario, queremos organizarlos del mayor hasta el menor, entonces debemos hacer Clic sobre el botón
.
Algunos ejemplos son: Página | 88
Imagen 144. Ordenar Celdas.
FUNCIÓN
TEXTO
NÚMEROS
Ascendente
Descendente
[144] Cuando tenemos varias columnas con datos, no es conveniente hacer el procedimiento individualmente. Por el contrario seleccionamos todas las columnas y luego con ayuda del botón Ordenar, establecemos un orden columna a columna. Podemos realizar los siguientes cinco pasos:
Imagen 145. Pasos para ordenar varias columnas
Página | 89
[145] De esta manera nuestra tabla quedará completamente ordenada, sin alterar ninguno de sus valores, tomando como primer rango de orden de la primera columna (Ítem). Imagen 146. Resultado de Orden de datos
[146]
17.HERRAMIENTA BUSCAR Se encuentra en la pestaña Inicio , en el grupo Modificar y cuenta con un submenú de opciones para realizar varias acciones: Imagen 147. Botón y opciones de Buscar y seleccionar .
[147] Veamos las características de sus opciones: Opción Buscar: Al hacer Clic sobre la opción, aparece la siguiente ventana: Imagen 148. Buscar palabras en Excel.
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[148] Opción Reemplazar: Nos permite cambiar una palabra o frase del documento por otra, mediante la siguiente ventana: Imagen 149. Configurar la herramienta Reemplazar.
Página | 91
[149] Opción Ir a…: Es un camino más corto cuando manejamos documentos que son muy extensos. Se puede ingresar a ella presionando la tecla F5, y veamos cómo funciona: Imagen 150. Uso de la Opción Ir a...
[150]
Opción Ir a Especial …: Se puede ingresar a ella presionando F5 y Clic en el botón Especial. Al igual que la opción anterior, ésta nos ayuda a desplazarnos por un documento, aunque con esta podemos especificar con más detalle el sitio requerido, así: Imagen 151. Opción Ir a Especial.
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[151] 18. INSERCIÓN DE IMÁGENES En Excel también es posible crear documentos con imágenes, ya sean prediseñadas por Microsoft Office o personalizadas por el usuario. Veamos cómo animar un documento en Excel 2010. Lo primero que debemos hacer es ingresar a la pestaña Insertar, y ubicarnos en el grupo Ilustraciones. Allí damos Clic en el botón Imagen así: Imagen 152. Insertar Imagen en Excel.
[152] De inmediato se abrirá el Explorador de Windows que nos permite: Encontrar la ubicación de la imagen. Seleccionar la imagen.
Insertarla en nuestro documento de Excel. Imagen 153. Ubicar e Insertar imagen en Excel.
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[153] Después de dar Clic en el botón Insertar, veremos la imagen en la hoja de cálculo y estará lista para ubicarla en la posición deseada y ajustar al tamaño apropiado.
Imagen 154. Archivo de imagen e imagen prediseñada insertadas en la Hoja de cálculo de Excel.
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[154] En Excel también encontramos además de imágenes personalizadas y prediseñadas, la opción de insertar formas que nos pueden facilitar la expresión de un documento mediante símbolos. Revisemos cuáles son: Igual que en los casos anteriores vamos a la pestaña Insertar , ubicamos el grupo Ilustraciones, y damos Clic en el botón Formas así: Imagen 155. Ingresar a Formas en Excel .
[155] Se desplegará un menú de opciones con todas las figuras y formas disponibles para insertar en nuestra hoja de cálculo. Solo debemos dar Clic sobre la que deseamos insertar:
Imagen 156. Insertar Formas en Excel .
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[156]
19. SMARTART Esta es una aplicación muy especial que nos permite añadirle a nuestro contenido una animación más impactante y llamativa, permitiéndonos así que nuestros documentos generen más interés y entendimiento frente al lector. Veamos cómo funciona esta excelente herramienta: Para tener acceso a ella debemos ingresar a la pestaña Insertar , ubicar el grupo Ilustraciones y dar Clic en el botón SmartArt así:
Imagen 157. Ingresar a la herramienta SmartArt.
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[157] Enseguida veremos la siguiente ventana, donde podemos observar gran variedad de posibilidades para expresar nuestra información. Imagen 158. Elegir gráficos en SmartArt.
[158] Una vez elegido el modelo a utilizar, sólo debemos dar Clic en el botón Aceptar, y tendremos en pantalla la siguiente imagen:
Imagen 159. Ingresar texto en SmartArt.
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[159] Notemos que al tener la imagen anterior en pantalla, se activan las Herramientas de SmartArt, compuestas por las pestaña Diseño y Formato : Imagen 160. Pestañas de SmartArt.
[160] En la pestaña Formato encontramos las herramientas para animar el texto de nuestro gráfico, y podemos también agregar Colores de contorno y resplandor entre otros. En la pestaña Diseño veremos dos herramientas que le darán a nuestro gráfico un aspecto más profesional y atractivo así:
En la pestaña Diseño , ubicamos el grupo Estilos SmartArt, y damos Clic sobre la flecha inferior derecha así: Imagen 161. Ingresar a estilos de SmartArt en Excel.
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[161] Al dar Clic aparecerá el listado de efectos en 3D, y solo debemos desplazarnos sobre ellos para conocerlos. Apliquemos el que nos gustó solo con un Clic . Imagen 162. Efectos en 3D para gráficos de SmartArt.
[162] Ahora nuestro gráfico cuenta con un efecto 3D, pero podemos animarlo más si cambiamos los colores así: En el mismo grupo Estilos SmartArt vemos el Botón Cambiar colores , que nos mostrará el siguiente menú de combinaciones:
Imagen 163. Combinaciones de colores SmartArt.
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[163] Imagen 164. Gráfico SmartArt insertado en Excel.
[164] 20. WORDART
Esta es una de las herramientas más llamativas del paquete de Microsoft Office y en Excel 2010 no es la excepción. Veamos cómo la aplicamos para animar el texto de un documento. Teniendo abierto nuestro programa Excel , lo primero es dar Clic en la pestaña Insertar, luego nos ubicamos en el grupo Texto, y damos Clic en el Botón WordArt: Imagen 165. Ingresar a la herramienta WordArt.
[165] Enseguida veremos el siguiente menú desplegable, con los estilos de texto decorativo y prediseñados, donde solo debemos escoger el que más nos guste: Imagen 166. Menú de textos decorativos WordArt.
[166] Después de elegir el estilo, veremos el siguiente cuadro donde escribiremos el texto del documento: Imagen 167. Agregar texto WordArt en Excel.
[167]
Página | 100
Quedando así: Imagen 168. Personalizar texto WordArt en Excel.
Página | 101
[168] 21.CREACIÓN DE UN INVENTARIO
Aplicando los conceptos vistos realizaremos un inventario sencillo que nos permita tener control de los artículos de un minimercado. Iniciaremos escribiendo los ítems del mismo: Imagen 169. Ítems de un inventario.
[169] Estos serán:
Código: El numero interno que define nuestro producto. Nombre: Descripción del artículo.
Inventario inicial: La cantidad de artículos que tenemos (Ya sea en bodega o en exhibición) Entradas: La cantidad de artículos que ingresan por pedido. Artículos de baja / devoluciones: Artículos que se devuelven o se eliminan del inventario, ya sea por daño, cortesía o vencimiento entre otros. Total artículos: será la suma del inventario inicial más las entradas, menos los artículos de baja o devoluciones. Inventario final: Este es el número de artículos que quedan al finalizar el día o al finalizar el periodo de venta. Artículos vendidos: La cantidad de elementos que se vendió de cada articulo. Valor unitario: Es el precio de venta de cada artículo. Total: Es el valor resultante de la venta de cada artículo.
Llenaremos el inventario con los productos que están a la venta en nuestro minimercado: Imagen 170. Lista de Artículos.
[170]
Página | 102
Ahora colocaremos la cantidad que hay en el inventario inicial de cada artículo, también la cantidad de artículos que ingresan a nuestro inventario: Imagen 171. Inventario inicial.
Página | 103
[171] Los artículos de baja o devoluciones son aquellos que se descuentan del inventario, ya sea por daños, vencimiento, obsequio, promoción perdida entre otros.
Imagen 172. Artículos devueltos.
Página | 104
[172] Ahora calcularemos la siguiente celda Total artículos, como ya se mencionó este valor será la suma del inventario inicial más las entradas y a ello le restaremos los artículos dados de baja o devueltos. Imagen 173. Calculo del total de artículos.
[173] Al presionar la tecla intro tendremos el valor del primer artículo.
Imagen 174. Total artículos.
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[174] Aplicando el autorrelleno podemos calcular este valor para el resto de los artículos de nuestro inventario.
1. Seleccionaremos la celda donde está el primer valor calculado, observamos que aparece una cruz de color negro. Esto nos indica que ahí podemos hacer clic sostenido, y arrastrar el mouse hacia abajo. 2. Haremos clic sostenido y arrastraremos hacia abajo, soltando el clic en la celda deseada. 3. Notamos que la formula ha sido aplicada a las demás celdas. La siguiente celda es el inventario final, es decir, la cantidad de artículos que nos quedan después del periodo de ventas o al final del día.
Imagen 175. Inventario final.
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[175] El siguiente paso es calcular los artículos vendidos, estos son el resultado de restar el Total artículos menos el inventario final: Imagen 176. Total artículos vendidos.
[176] En esta columna también podemos aplicar la opción de autor relleno para calcular el to tal de artículos vendidos para el resto de los artículos.
Ahora calcularemos el valor de la venta de los artículos, para ello multiplicaremos la cantidad de artículos vendidos por el valor unitario de cada uno. Imagen 177. Total venta.
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[177] Nuevamente con la opción de autorrelleno calcularemos el resto de valores: Imagen 178. Total venta de cada artículo.
[178] Teniendo el resto de los valores de las ventas hechas, podemos calcular el valor total. Para ellos nos ubicaremos en la siguiente celda hacia abajo después del último valor total. Ahí, iremos al botón Autosuma, del grupo Modificar, perteneciente a la pestaña Inicio.
Imagen 179. Botón autosuma.
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[179] Al hacer clic en este botón se mostrara el rango de valores que ira a sumar, para confirmar esta operación presionaremos la tecla intro. Imagen 180. Rango de autosuma.
[180] Y ya veremos el resultado de esta columna. Imagen 181. Total venta.
[181]
Ahora podemos aplicar las herramientas de formato a nuestro inventario, tales como tipo de moneda a los valores, bordes, tipo de fuente, alineación, relleno de celdas entre otros. Imagen 182. Inventario final.
Página | 109
[182]
CLASE 5
22.
CREACIÓN DE UNA NÓMINA SENCILLA
En esta clase veremos a manera de ejemplo la creación de una nomina sencilla, la cual puede ser de gran utilidad para ser implementada en una microempresa. Antes de iniciar es necesario hacer una serie de aclaraciones y definiciones:
Salario básico: Es la retribución habitual que recibe el empleado por su trabajo, el cual es determinado por sus funciones y responsabilidades, sin tomar en cuenta otros elementos adicionales, tales como auxilio de transporte, bonificaciones, primas, horas extras entre otros factores que puedan incrementar sus ingresos. Auxilio de transporte: Elemento adicional que se reconoce a los trabajadores que perciban un sueldo de hasta dos salarios mínimos legales vigentes. Este auxilio no se cancelara cuando el empleado disfrute de sus vacaciones, este en licencia, ó se encuentre suspendido. Bonificaciones: Estos son factores salariales que se le reconocen al empleado, de acuerdo al criterio del empleador, no siendo obligatorios. Aportes a salud: Genera un descuento mensual del 4% del total devengado. Aportes a pensión: Genera un descuento mensual del 4% del total devengado. Devengado: Este valor será el de todos los ingresos a los que tenga derecho el trabajador (salario básico, auxilio de transporte, bonificaciones, horas extras, entre otros). Deducciones: Estos serán los valores que se descuentan de la nómina del trabajador; entre estos están los aportes a la salud y a la pensión que le corresponde al empleado. Neto a pagar: Sera el resultado del devengado menos las deducciones, será el valor que va a recibir el trabajador por su periodo de trabajo, ya sea quincenal o mensual.
Ahora, podemos empezar a escribir los encabezados que llevara nuestra nomina:
Item
Nombres
Apellidos
N° Documento
Cargo
Salario básico
Días trabajados
Valor día
Bonificaciones
Auxilio de transporte
Total devengado
Aportes Salud
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Aportes pensión
Total deducciones
Neto a pagar
Imagen 183. Hoja de cálculo.
[183] El siguiente paso será ingresar la información de una persona, como el nombre, el numero de documento, el cargo que desempeña y el salario básico (para nuestro ejercicio tomaremos el salario mínimo legal vigente para Colombia durante el año 2012) que será de $567.700. Los días trabajados serán 30. Imagen 184. Inserción de datos en el ejercicio de nomina.
[184] Para la siguiente celda “Valor día” la calcularemos en base al salario básico y a los días
trabajados. Para saber este valor dividiremos el salario en la cantidad de días que el empleado trabajo. Nos ubicaremos en la celda H3, en seguida iniciaremos la operación con el signo = y haremos clic en la celda F3 (Salario básico) y la dividiremos por la celda G3 (días trabajados).
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Imagen 185. Cálculo del valor de un día trabajado.
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[185] Para finalizar y obtener el dato presionaremos la tecla intro. Imagen 186. Valor calculado de un día de trabajo.
[186] El siguiente campo serán las bonificaciones, si el empleado tiene derecho a ella. Para nuestro ejemplo le asignaremos una por valor de $80.000. El subsidio de transporte será tomado al igual que el salario, el establecido para Colombia en el año 2012, el cual es de $67.800. Cabe recordar que este auxilio es para trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos legales vigentes.
Imagen 187. Valor de la bonificación y auxilio de transporte.
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[187] Ahora calcularemos el total devengado, el cual corresponde a todos los ingresos a los que tenga derecho el trabajador. Iniciaremos multiplicando los días trabajados por el valor correspondiente a un día de trabajo (G3*H3), a esto le sumaremos el valor de la bonificación (I3), y también le sumaremos el valor del auxilio de transporte (J3), tal como se puede ver en la siguiente imagen: Imagen 188. Calculo del total devengado.
[188] Al presionar Intro obtendremos el total devengado, para este caso es de $ 714.000 Imagen 189. Total devengado.
[189] En seguida calcularemos los aportes para salud, como se menciono anteriormente estos corresponden al 4% del total devengado. Para ello nos ubicaremos en la celda L3, abriremos la operación y será el total devengado (K3) por el 4%. Imagen 190. Calculo del aporte a salud.
[190] Presionaremos Intro para ver el valor. Imagen 191. Valor del aporte a salud.
[191] Los aportes para pensión son del 4% del total devengado. Para ello nos ubicaremos en la celda M3, abriremos la operación y será el total devengado (K3) por el 4%.
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Imagen 192. Calculo del aporte a pensión.
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[192] Presionaremos Intro para ver el valor. Imagen 193. Valor del aporte a pensión.
[193] El total de las de las deducciones será la suma de los aportes a salud y pensión.
Imagen 194. Calculo de las deducciones.
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[194] Solo nos queda calcular el Neto a pagar al trabajador, este será el resultado del total devengado menos las deducciones.
Imagen 195. Calculo del neto a pagar.
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[195] Ya hemos calculado el Neto a pagar de un trabajador, ahora podemos continuar ingresando más empleados a nuestra nómina. Imagen 196. Varios ingresos en la nomina.
[196] Para calcular los demás valores, en caso de tener un gran número de empleados, podemos utilizar la opción de Autorelleno.
Imagen 197. Autorelleno.
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[197] 4. Seleccionaremos la celda donde está el primer valor calculado, observamos que aparece una cruz de color negro. Esto nos indica que ahí podemos hacer clic sostenido, y arrastrar el mouse hacia abajo. 5. Haremos clic sostenido y arrastraremos hacia abajo, soltando el clic en la celda deseada. 6. Notamos que la formula ha sido aplicada a las demás celdas.
Notaremos que de esta manera podemos calcular los valores de una manera más rápida, ya que solo debemos ingresar los valores como el salario básico, los días trabajado, el valor de la bonificación y el auxilio de transporte.
Podemos observar que las personas con sueldo superior a $1’133.400(2 salarios mínimos) no cuentan con auxilio de transporte. Imagen 198. Empleados sin pago de auxilio de transporte.
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[198] Ahora podemos cambiar el formato de los valores numéricos por formato de pesos colombianos. Imagen 199. Formato de moneda aplicado.
[199] También podemos agregar formato de celdas al resto de la nomina, tales como tipo de fuente, tamaño, alineación, bordes, relleno de la celda entre otros. Para nuestro ejemplo quedara de la siguiente manera. Imagen 200. Nomina finalizada.
[200]
REFERENCIAS 1 Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. 2 Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. 3 Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. 4 Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. 5 Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010. 6
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