Excel Avançado
Elaboração: Professor Fernando Alves Dias
Esta Apostila é resultado da compilação de textos extraídos das obras citadas nas Referências Bibliográficas com algumas alterações e adaptações necessárias a sua organização.
Excel Avançado
ÍNDICE 1. Informações Básicas relativas ao Excel .......................... ............. .......................... .......................... .......................... .................... ....... 6 1.1. Barra De Ferramentas de Acesso Rápido ................................................................ 6 1.2. Barra De Fórmulas.................................................................................................... 6 1.3. Barras De Status....................................................................................................... 6 2. Utilizando Atalhos ......................................................................................................... 7 2.1.1. Acesso Do Teclado À Faixa De Opções ......................... ............ .......................... ........................... .................... ...... 7 2.1.2. Alguns Atalhos Mais Comuns Comuns .......................... ............. .......................... .......................... .......................... ...................... ......... 8 3. Pincel De Formatação ................................................................................................... 9 4. Classificando Os Dados Da Tabela .............................................................................. 9 5. Referências Relativas e Absolutas ............................................................................. 10 6. Congelar Painéis E Dividir Janela ............................................................................... 11 6.1. Congelar Painéis .................................................................................................... 11 6.2. Congelar Linha Superior ......................................................................................... 11 6.3. Congelar Primeira Coluna ....................................................................................... 11 6.4. Descongelar Painéis ............................................................................................... 12 6.5. Dividir Janela .......................................................................................................... 12 7. Trabalhando Com Nomes Em Intervalos De Células .......................... ............. ......................... ........................ ............ 12 7.1. Criar Nomes Para Intervalos De Células ................................................................ 12 7.2. Alterar Nomes E Seus Intervalos Intervalos .......................... ............ ........................... .......................... ......................... ........................ ............ 13 7.3. Excluir Nome(s) ...................................................................................................... 14 8. Entendendo Fórmulas E Funções.......................... ............. .......................... ........................... .......................... ......................... ............... 14 8.1. Funções de Matemática e Trigonometria........................... .............. .......................... .......................... ........................ ........... 15 8.1.1. Função Soma ....................................................................................................... 15 8.1.2. Função Mult .......................................................................................................... 16 8.1.3. Função Abs .......................................................................................................... 16 8.1.4. Função Arred ........................................................................................................ 16 8.1.5. Função Somase ................................................................................................... 17 8.1.6. Função Somases.................................................................................................. 18 8.1.7. Função Subtotal ................................................................................................... 19 8.2. Funções É ............................................................................................................... 20 8.3. Função Lógicas ...................................................................................................... 22 8.3.1. Função Se ............................................................................................................ 22 8.3.2. Funções E e OU ................................................................................................... 23 8.3.3. Função Seerro ...................................................................................................... 25 8.4. Funções de Texto ................................................................................................... 25 8.4.1. Função Arrumar ................................................................................................... 25 8.4.2. Função Concatenar .............................................................................................. 26 8.4.3. Função Núm.Caract ............................................................................................. 26 8.4.4. Função Esquerda ................................................................................................. 27 8.4.5. Função Direita ...................................................................................................... 27 8.4.6. Função Localizar .................................................................................................. 28 8.4.7. Função Maiúscula ................................................................................................ 29 8.4.8. Função Minúscula ................................................................................................ 29 8.4.9. Função Pri.Maiúscula ........................................................................................... 30 8.4.10. Função Exato .................................................................................................... 30
Excel Avançado
8.4.11. Função Substituir .............................................................................................. 31 8.4.12. Função Ext.Texto .............................................................................................. 32 8.5. Funções Estatísticas ............................................................................................... 33 8.5.1. Função Média ....................................................................................................... 33 8.5.2. Função Médiase ................................................................................................... 33 8.5.3. Função Médiases ................................................................................................. 34 8.5.4. Função Cont.Valores ............................................................................................ 35 8.5.5. Função Contar.Vazio ............................................................................................ 36 8.5.6. Função Cont.Núm ................................................................................................ 36 8.5.7. Função Cont.Se ................................................................................................... 36 8.5.8. Função Cont.Ses .................................................................................................. 37 8.5.9. Função Mínimo ..................................................................................................... 38 8.5.10. Função Máximo ................................................................................................. 38 8.5.11. Funções Maior E Menor .................................................................................... 39 8.6. Funções de Pesquisa e Referência ........................................................................ 39 8.6.1. Função Procv ....................................................................................................... 39 8.6.2. Função Proch ....................................................................................................... 41 8.6.3. Função Corresp .................................................................................................... 42 8.6.4. Função Índice ....................................................................................................... 43 8.6.4.1. Junção Das Funções Índice Corresp ................................................................ 44 8.6.5. Função Desloc ..................................................................................................... 44 9. Formatação Condicional ............................................................................................. 46 9.1. Criar Regras ........................................................................................................... 46 9.1.1. Formatar Apenas Células Que Contenham .......................................................... 46 9.1.2. Formatar Com Conjunto De Ícones ...................................................................... 48 9.2. Editar e Excluir Regras ........................................................................................... 48 10. Validação de Dados ................................................................................................ 49 10.1. Tipos de Validação ............................................................................................... 49 10.1.1. Lista Suspensa .................................................................................................. 49 10.1.2. Demais Tipos De Validação De Dados ............................................................. 50 10.2. Editar E Copiar A Validação De Dados ................................................................ 50 10.3. Mensagem De Entrada E Alerta De Erro .............................................................. 51 10.4. Apagar Validação de Dados ................................................................................. 52 11. Remover Duplicatas ................................................................................................ 53 12. Texto Para Colunas ................................................................................................ 53 13. Obter Dados Externos ............................................................................................ 54 13.1. Assistente De Importação De Texto ..................................................................... 54 13.2. Importar tabelas da internet .................................................................................. 57 14. Base De Dados ....................................................................................................... 58 15. Tabelas e Gráficos Dinâmicos ................................................................................ 59 15.1. Criar uma Tabela Dinâmica .................................................................................. 59 15.2. Formatação da Tabela Dinâmica ......................................................................... 62 15.3. Criar um Gráfico Dinâmico ................................................................................... 64 16. Filtro Avançado ....................................................................................................... 65 16.1. Aplicar filtro Avançado .......................................................................................... 65 17. Estrutura De Tópicos .............................................................................................. 68 17.1. Inserir Subtotais Na Estrutura De Tópicos ........................................................... 69 17.2. Excluir Subtotais Na Estrutura De Tópicos ........................................................... 70
Excel Avançado
17.3. Recurso Agrupar .................................................................................................. 70 17.4. Recurso Desagrupar ............................................................................................ 70 18. Trabalhando Com Gráficos No Excel...................................................................... 71 18.1. Tipos de Gráfico Disponíveis................................................................................ 71 18.2. Inserir Gráficos No Excel ...................................................................................... 72 18.3. Alterar Tipo De Gráfico ......................................................................................... 72 18.4. Elementos De Um Gráfico .................................................................................... 72 18.5. Formatar O Gráfico............................................................................................... 73 18.5.1. Alterar As Dimensões E Mover O Gráfico ......................................................... 73 18.5.2. Formatar Área Do Gráfico ................................................................................. 74 18.5.3. Legenda No Gráfico .......................................................................................... 74 18.5.4. Linhas De Grade No Gráfico ............................................................................. 75 18.5.5. Rótulos De Dados ............................................................................................. 75 18.5.6. Título Do Gráfico ............................................................................................... 76 18.5.7. Títulos dos Eixos ............................................................................................... 76 18.5.8. Layout e Estilos de Gráficos .............................................................................. 77 18.6. Recursos Especiais Em Gráficos Utilizados Para Tomada De Decisão ............... 77 18.6.1. Gráfico de Gantt ................................................................................................ 77 18.6.2. Gráfico De Acompanhamento Da Adequação Ao Cronograma ........................ 82 18.6.3. Gráfico Condicional ........................................................................................... 83 18.6.4. Gráfico de Pareto Automatizado ....................................................................... 87 19. Macros .................................................................................................................... 93 19.1. Guia Desenvolver ................................................................................................. 93 19.2. Habilitar Macros.................................................................................................... 94 19.2.1. Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida ............................. 94 19.2.2. Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida ............................. 94 19.3. Gravar Macro ....................................................................................................... 95 19.4. Salvar Pasta de Trabalho ..................................................................................... 95 19.5. Escrever Macros................................................................................................... 95 19.6. Executar Macros Por Um Botão ........................................................................... 96 19.7. Editar Macros ....................................................................................................... 96 20. Proteção de Dados ................................................................................................. 97 20.1. Proteção Na Planilha ............................................................................................ 97 20.1.1. Inserir Proteção Na Planilha .............................................................................. 97 20.1.2. Remover A Proteção De Uma Planilha ........................................................... 100 20.2. Proteção Da Pasta De Trabalho ......................................................................... 100 20.3. Proteção Do Acesso Ao Arquivo ........................................................................ 100 20.4. Proteção Do Projeto VBA ................................................................................... 101 21. Referências Bibliográficas .................................................................................... 103
Excel Avançado
1.
Informações Básicas relativas ao Excel
1.1.
Barra De Ferramentas de Acesso Rápido Localizada abaixo da barra de título, esta permite fixar em si própria os
ícones de atalho mais utilizados no dia a dia, para isso, deve-se clicar na seta contida nesta barra conforme imagem abaixo que a deixou em evidência, clicar novamente no atalho que se deseja adicionar à Barra De Ferramentas de Acesso Rápido, caso ele não esteja entre os ícones disponíveis, basta clicar em Mais comandos, selecionar o ícone que se deseja inserir, clicar em Adicionar e pressionar OK.
Nota 1: É possível deslocar a Barra De Ferramentas de Acesso Rápido ao clicar na seta desta barra conforme imagem acima e clicar novamente na opção “Mostrar Abaixo da faixa de opções”.
1.2.
Barra De Fórmulas Mostra a célula selecionada pelo cursor, a fórmula e ainda textos se
usados, em cada célula.
1.3.
Barras De Status A barra de status na parte inferior dos programas exibe o status das
opções selecionadas para aparecer na mesma. Por padrão, várias opções são selecionadas, mas você pode personalizar a barra de status ao clicar com o botão direito do mouse sobre ela e ativar ou desativar as opções que achar
6
Excel Avançado
conveniente. No exemplo abaixo, temos a média, a contagem e a soma das células A1:A3 que estão preenchidas com os números 1, 2 e 3 respectivamente.
2.
Utilizando Atalhos 2.1.1. Acesso Do Teclado À Faixa De Opções A faixa de opções vem com atalhos, chamados de Dicas de Tecla. Para
exibir as Dicas de Tecla, deve-se pressionar ALT.
Como podemos perceber na figura acima, ao pressionar o ALT, as guias da faixa de opções receberão uma letra, por exemplo, C corresponde a guia
Página Inicial, se pressionarmos apenas a tecla C, todos os ícones e opções da guia Página Inicial receberão uma letra, sendo assim, a sugestão é para decorar qual a sequencia de letras devem ser digitadas após pressionar o ALT para executar os comandos mais utilizados no dia a dia. Por exemplo: ALT, S, T, inseri filtro no intervalo selecionado. Para deixar de usar estes atalhos se as letras estiverem habitadas nas faixas de opções, basta pressionar ESC.
7
Excel Avançado
2.1.2. Alguns Atalhos Mais Comuns A fim de ganhar tempo no uso do Excel, atalhos poderão ser utilizados. Abaixo temos alguns atalhos utilizados com frequência:
8
Excel Avançado
3.
Pincel De Formatação Ao selecionar uma célula ou um intervalo de células e clicar uma vez no
ícone Pincel de Formatação que está na guia Página Inicial, no grupo Área de Transferência, a formatação aplicada na(s) célula(s) em questão será copia e aplicada ao local onde se copiar a formatação. No exemplo abaixo, ao selecionar as células A2:A4, clicar no Pincel de Formatação e clicar novamente na célula B2:B4 a formatação das células de origem foram replicadas nas células de destino.
Ao clicar duas vezes no Pincel de formatação, será possível aplicar a mesma formatação a vários locais do arquivo, incluindo outras planilhas na mesma pasta. Neste caso para deixar de utilizar o pincel que estará representado no mouse junto de uma cruz, pressionar a tela Esc.
4.
Classificando Os Dados Da Tabela Para classificar os dados de uma tabela em ordem alfabética
crescente ou decrescente, caso sejam texto, ou menor para o maior e vice versa para dados numéricos. Para utilizar este recurso, executar os passos a seguir: a) Selecionar o intervalo de dados a serem ordenados, incluindo ou não os títulos criados para identificar as colunas ou linhas; b) Na guia Inicial, no grupo Edição, clicar em Classificar e Filtrar, clicar novamente em Personalizar Classificação; c) A caixa de diálogo Classificar é exibida, caso o cabeçalho dos dados tenham sido selecionados deixar marcada a opção: Meus dados contêm cabeçalhos;
9
Excel Avançado
d) Na opção Classificar por, selecionar a primeira coluna que você deseja
classificar,
ou
seja,
todos
os
demais
dados
selecionados acompanharão a classificação feita a partir das células contidas nesta coluna; e) Na lista Classificar em, selecionar Valores para classificar os dados com base em seus respectivos valores, mas, a classificação poderá ser feita pela Cor da Célula, Cor da Fonte ou Ícone de Célula; Na lista Ordem, selecionar a ordem que se deseja aplicar à operação de classificação: crescente ou decrescente, isto é, A a Z ou Z a A para texto ou menor para maior ou ainda maior para menor para números.
Nota 9: Caso seja necessário Classificar utilizando mais critérios, basta clicar em “Adicionar Nível”, desta forma será inclusa a opção “E depois por” abaixo de “Classificar por”, onde deverão ser selecionados os demais critérios de
classificação.
5.
Referências Relativas e Absolutas Por padrão, ao se fazer referência a uma célula no Excel esta será uma
referência relativa. Por exemplo, se na célula C2 é inserida a fórmula =A2+B2, ao se copiar esta fórmula para a célula C3, a fórmula nesta célula se ajustará uma linha para baixo e se tornará =A3+B3. Referência absoluta é o mesmo que travar a célula, por exemplo, se for preciso copiar a fórmula =A2+B2 contida na célula C2 para D2 de forma que esta fórmula não se ajuste para a linha abaixo, é necessário travar as células que compõem tal fórmula, ou seja, em C2 a fórmula será =$A$2+$B$2, após isso, ao copiá-la para D2, a fórmula em D2 será =$A$2+$B$2. Uma referência absoluta contém sinais de cifrão para identificá-la como tal, por exemplo: $G$15. Veja abaixo o seu uso: a) Endereços Absolutos $C$3 – Fixa a coluna C e a linha 3 b) C$3 – Fixa apenas a linha 3 c) $C3 – Fixa apenas a coluna C Pressionar F4 dentro da célula, alterna entre os tipos de referência.
10
Excel Avançado
6.
Congelar Painéis E Dividir Janela A opção Congelar Painéis é útil quando for preciso manter uma parte da
planilha visível enquanto o restante da planilha é percorrido. Esta opção está contida na guia Exibição, no grupo Janela, e é subdividida em Congelar
Painéis, Congelar Linha Superior e Congelar Primeira Coluna . Abaixo estudaremos estas três subdivisões.
6.1.
Congelar Painéis Ao clicar em Congelar Painéis, dentre as opções do botão Congelar
Painéis, o Excel congelará a linha superior e a coluna à esquerda da célula selecionada. Para congelar a linha imediatamente acima e não congelar a coluna a esquerda a célula selecionada deve estar contida na coluna A, por exemplo: Para congelar apenas a linha 5, o usuário deverá clicar na célula A6 e então clicar em Congelar Painéis e, novamente em Congelar Painéis.
6.2.
Congelar Linha Superior Ao clicar em Congelar Linha Superior , dentre as opções do botão
Congelar Painéis, independentemente da célula selecionada, congelará a primeira linha da planilha de modo que ao descer na mesma, a primeira linha continuará sendo visível, bem como seu conteúdo.
6.3.
Congelar Primeira Coluna Ao clicar em Congelar Primeira Coluna, dentre as opções do botão
Congelar Painéis, independentemente da célula selecionada, congelará a primeira coluna da planilha de modo que ao rolar para a direita na mesma, a primeira coluna continuará sendo visível, bem como seu conteúdo.
11
Excel Avançado
6.4.
Descongelar Painéis Caso tenha algo congelado na planilha, para remover isso, na guia
Exibição, no grupo Janela, clicar em Congelar Painéis e, em seguida em Descongelar Descongelar Painéis.
6.5.
Dividir Janela O recurso Dividir poderá poderá ser utilizado para exibir várias partes distantes
da planilha de uma só vez. Ao clicar em Dividir contido contido guia Exibição, no grupo Janela, duas linhas, uma vertical e uma horizontal serão criadas na planilha, exatamente na linha acima e na coluna à esquerda da célula selecionada. Estas duas linhas que aparecerão poderão ser ajustas conforme necessidade do usuário, portanto cada parte da planilha passará a ter sua autonomia. Para remover a divisão da planilha, basta clicar novamente em Dividir contido guia Exibição, no grupo Janela.
7.
Trabalhando Com Nomes Em Intervalos De Células Ao elaborar uma fórmula ou mesmo depois, para alterá-la, é comum se
deparar com intervalos e mais intervalos de células. Se for preciso fazer referência diversas vezes ao mesmo intervalo de células, é mais fácil dar um nome para ele e usá-lo nas fórmulas.
7.1.
Criar Nomes Para Intervalos De Células Para dar o nome “Valores” ao intervalo A1:A10 por exemplo, é preciso
selecionar o intervalo em questão e na caixa de nomes ao lado da barra de fórmulas, digitar o nome do intervalo, neste caso, será a palavra Valores, e
12
Excel Avançado
pressionar ENTER. A partir de então ao selecionar o intervalo A1:A10 da planilha em que se criou o nome, a caixa de nomes apresentará o nome Valores. Também é possível definir Nome para um intervalo, ao clicar em
Gerenciador de Nomes, contido na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos e, em seguida, clicar em Novo, digitar o Nome no campo correspondente e no campo Refere-se a: selecionar o intervalo, que em nosso exemplo é A1:A10. Se na célula célula A12 for inserida a fórmula =SOMA(VALORES), os números números somados serão os contidos no intervalo denominado de “Valores”, ou seja, é o mesmo que =SOMA(A1:A10). No item Gráfico de Pareto Automatizado desta apostila alguns Nomes de intervalo foram criados para executar o processo de automação de um gráfico.
7.2.
Alterar Nomes E Seus Intervalos Na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clicar em Gerenciador
de Nomes.
Na caixa de diálogo Gerenciador de Nomes, clicar duas vezes no nome que se deseja alterar. Na caixa de diálogo Editar Nome, na caixa Nome, digite o novo nome para a referência. Na caixa Refere-se a, altere a referência se for o caso e clique em OK. Ainda na janela Editar Nome, para cancelar alterações indesejadas ou acidentais, basta clicar em Cancelar ou pressione ESC, já para salvar as alterações, basta clicar em Confirmar ou pressione ENTER.
Nota: O botão Fechar fecha somente a caixa de diálogo Gerenciador de Nomes. Não é necessário clicar em Fechar para confirmar as alterações que já foram feitas.
13
Excel Avançado
7.3.
Excluir Nome(s) Na guia Fórmulas, no grupo Nomes Definidos, clicar em Gerenciador
de Nomes.
Na caixa de diálogo Gerenciador de Nomes, clicar no(s) nome(s) que se deseja excluir. Se o objetivo é excluir mais de um nome, pode-se usar o CTRL ou ainda a tecla SHIFT para vários intervalos. Agora, basta clicar em Excluir ou pressionar a tecla DELETE e clicar em em OK para confirmar a exclusão.
8.
Entendendo Fórmulas E Funções Fórmulas são equações que podem executar cálculos, retornar
informações, manipular o conteúdo de outras células e testar condições. Elas sempre iniciam com o sinal de igual (=). Nas fórmulas, é possível utilizar operadores aritméticos, operadores de comparação e funções, sendo que em determinados momentos será possível e até necessário utilizar estes operadores dentro de uma função. Na tabela abaixo temos uma relação dos operadores e seu significado:
14
Excel Avançado
As funções são um método para tornar mais rápido a montagem de fórmulas que envolvem cálculos complexos, muitos valores e até variáveis diversas. A seguir veremos como resolver operações matemáticas básicas utilizando alguns operadores no Excel e ainda algumas funções para substituirmos estes operadores:
O Excel oferece centenas de funções. A partir de então estudaremos algumas destas funções.
8.1.
Funções de Matemática e Trigonometria
8.1.1. Função Soma A função SOMA, deverá somar os números especificados como argumentos. Cada argumento pode ser um intervalo, uma referência de célula, uma fórmula ou o resultado de outra função. Toda função tem uma sintaxe, ou seja, o esqueleto, a estruturada da mesma. A sintaxe da função Soma é: SOMA(núm1;[núm2],...), ou seja, soma de uma célula ou intervalo de células, portanto a fórmula =SOMA(A1:A1000) somará os valores do intervalo A1 até A1000, enquanto a fórmula =SOMA(A1:A1000;B15) somará os valores do intervalo A1 até A1000 mais B15, pois o ponto e vírgula ( ; ) indica que outra célula ou intervalo de células está
15
Excel Avançado
sendo somado ao primeiro intervalo de células, sem precisar informar célula por célula. Nota 10: Sempre que a sintaxe da célula contiver alguma informação ou palavra dentro do colchete [ ] significa que esta parte da função é opcional, portanto na função SOMA(núm1;[núm2],...), o 2º argumento em diante é opcional; Nota 11: Intervalo são duas ou mais células em uma planilha. As células de um intervalo podem estar próximas umas das outras ou não; Nota 12: Referência de célula é o conjunto de coordenadas que a célula abrange em uma planilha. Por exemplo, a referência da célula que aparece na interseção da coluna C e linha 4 é C4.
8.1.2. Função Mult Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto. Por exemplo, se o intervalo A1:A2 contiver os números 5 e 10 respectivamente, a fórmula =MULT(A1:A2) retornará o resultado da multiplicação que neste caso será 50.
Sintaxe: MULT(núm1, [núm2], ...) A sintaxe da função MULT tem os seguintes argumentos:
Núm1, núm2,... Núm1 é obrigatório, números subsequentes são opcionais. Números estes, cujo resultado da multiplicação se deseja saber.
8.1.3. Função Abs Retorna o valor absoluto de um número, ou seja, retorna o próprio número sem qualquer sinal. Veja 2 exemplos: =ABS(2) igual a 2, =ABS(-4) igual a 4. Sintaxe: ABS(núm)
8.1.4. Função Arred Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.
16
Excel Avançado
Sintaxe: ARRED(núm;núm_dígitos) Se a célula A1 contém o número 122,53 e a célula B1 contém a fórmula =ARRED(A1;0) o resultado será 123, ou seja, o número 122,53 foi arredondado com 0 casas após a vírgula e mesmo que a formatação da célula B1 seja para apresentar seu conteúdo com 1 casa após a vírgula o resultado será 123,0 pois o número de origem foi arredondado para 0 casas após a vírgula.
8.1.5. Função Somase Esta função adiciona as células especificadas por um determinado critério ou condição.
Sintaxe: SOMASE(intervalo, critérios, intervalo_soma) Onde:
Intervalo. É o intervalo de células a ser analisado, onde deverão estar os critérios;
Critérios. São os critérios na forma de um número, expressão, ou texto, que define quais células a serem adicionadas.
Intervalo_soma. São células que realmente serão somadas. As células em Intervalo_soma serão somadas somente se suas células correspondentes em Intervalo coincidirem com os critérios estipulados. Se Intervalo_soma for omitido, as células em intervalo serão somadas. No exemplo abaixo a empresa pagará uma gratificação por assiduidade, ou seja, a aqueles que Não tiveram absenteísmo, para tanto, a fórmula =SOMASE(B4:B8;“não”,C4:C8) em F5 somará todos os valores da faixa C4:C8 correspondentes a B4:B8 igual a Não, onde o resultado será R$300,00.
17
Excel Avançado
8.1.6. Função Somases Esta função adiciona as células especificadas por um dado conjunto de condições ou critérios. A ordem dos argumentos é diferente entre as funções SOMASES e SOMASE. Em particular, o argumento intervalo_soma é o primeiro em SOMASES, mas é o terceiro em SOMASE. Ao copiar e editar essas funções semelhantes, é preciso colocar os argumentos na ordem correta.
Sintaxe:
SOMASES(intervalo_soma,
intervalo_critérios1,
critérios1,
[intervalo_critérios2, critérios2], …)
A sintaxe da função SOMASES tem os seguintes argumentos:
intervalo_soma. Uma ou mais células para somar, incluindo números ou nomes, intervalos ou referências de célula que contenham números. Valores em branco e de texto são ignorados.
intervalo_critérios1. O primeiro intervalo no qual avaliar os critérios associados.
critérios1. Os critérios no formato de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células no argumento intervalo_critérios1 serão adicionadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como ">32", B4, "maças" ou "32". intervalo_critérios2, critérios2, … Opcional. Intervalos adicionais e
seus critérios associados. Até 127 intervalo/critérios pares são permitidos. No exemplo abaixo a Cia pagará uma gratificação por assiduidade para aqueles que não tiveram absenteísmo e tem mais de 6 meses de empresa. Para isso, a fórmula =SOMASES(C4:C8;B4:B8;"Não";D4:D8;">0,6") em C11 somará todos os valores da faixa C4:C8 correspondentes a B4:B8 igual a Não e a D4:D8 maior >0,6, onde o resultado será R$200,00.
18
Excel Avançado
8.1.7. Função Subtotal Retorna um subtotal em uma lista ou em um banco de dados. Esta função permite realizar onze operações diferentes, entre elas multiplicação, soma, média e contagem de itens. Além de eclética, esta função é bastante esperta. Ao somar os valores de uma coluna que contém subtotais, marcando a lista inteira, a função ignora os dados parciais e dá o resultado correto, facilitando o cálculo. Outra grande vantagem da Subtotal é a economia de tempo que proporciona na mudança de operação, bastando alterar na fórmula apenas o número que a identifica. Para fazer a média das despesas registradas nas células A1, A2 e A3, por exemplo, escreva: =SUBTOTAL (1; A1:A3). Se quiser saber qual foi a maior das despesas, o 4 deverá substituir o 1. E se a ideia é somar os três gastos, basta trocar o 4 pelo 9.
Sintaxe: SUBTOTAL(núm_função,ref1,[ref2],...]) A sintaxe da função SUBTOTAL tem os seguintes argumentos:
Núm_função . O número de 1 a 11 (incluindo valores ocultos) ou 101 a 111 (ignorando valores ocultos) que especifica qual função usar no cálculo de subtotais dentro de uma lista.
Ref1. O primeiro intervalo nomeado ou referência cujo subtotal se deseja. Ref2,... Opcional. Intervalos nomeados ou referências de 2 a 254 cujo subtotal se deseja. Veja a explicação de cada número que poderá compor o argumento
Núm_função desta função:
Núm_função (incluindo valores ocultos)
Núm_função (ignorando valores ocultos)
Função
1
101
MÉDIA
2
102
CONTA
19
Excel Avançado
8.2.
3
103
CONT.VALORES
4
104
MÁX
5
105
MÍN
6
106
MULT
7
107
DESVPAD
8
108
DESVPADP
9
109
SOMA
10
110
VAR
11
111
VARP
Funções É Cada uma das funções, chamada coletivamente de funções É, verifica o
valor especificado e retorna VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, a fórmula =ÉCÉL.VAZIA(A1) retornará VERDADEIRO se a célula A1 estiver vazia; caso contrário, retornará FALSO. As funções É podem ser utilizadas para obter informações sobre um valor antes de realizar um cálculo ou outra ação com ele. Por exemplo, é possível usar a função ÉERRO junto com a função SE para realizar uma ação diferente se um erro ocorrer, por exemplo: =SE(ÉERRO(A2),"Analisar",A2*5%) Essa fórmula verificará se existe uma condição de erro em A2. Em caso positivo, a função SE retornará a mensagem "Analisar". Se não houver erro, a função SE realizará o cálculo A2*5%.
Sintaxe: ÉCÉL.VAZIA(valor) ÉERRO(valor) ÉERROS(valor) ÉLÓGICO(valor) É.NÃO.DISP(valor)
20
Excel Avançado
É.NÃO.TEXTO(valor) ÉNÚM(valor) ÉREF(valor) ÉTEXTO(valor) A sintaxe da função É tem os seguintes:
valor . O valor que desejar testar. O argumento de valor pode ser um espaço em branco (célula vazia), um erro, um texto, um número ou um valor de referência ou ainda um nome que faz referência a qualquer um desses elementos. O quadro a seguir retrata um pouco mais a aplicação das funções É: Função
Retorna VERDADEIRO se
ÉCÉL.VAZIA
Valor se referir a uma célula vazia.
ÉERRO
Valor se referir a um valor de erro exceto #N/D.
ÉERROS
Valor se referir a qualquer valor de erro (#N/D, #VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!).
É.NÃO.DISP
Valor se referir ao valor de erro #N/D (valor não disponível).
É.NÃO.TEXTO
O valor faz referência a qualquer item que não seja texto. Essa função retornará VERDADEIRO se o valor fizer referência a uma célula em branco.
ÉNÚM
Valor se referir a um número.
ÉREF
Valor se referir a uma referência.
ÉTEXT
Valor se referir a texto.
21
Excel Avançado
8.3.
Função Lógicas
8.3.1. Função Se A célula onde for aplicada esta função retornará um valor se uma condição especificada pelo usuário for considerada VERDADEIRA e outro valor se essa condição for considerada FALSA. Por exemplo, a fórmula =SE(B1>30,"Mais que 30","30 ou menos") retornará "Mais que 30" se B1 for maior que 30 e "30 ou menos" se B1 for menor que ou igual a 30.
Sintaxe: SE(teste_lógico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso]) A sintaxe da função SE tem os seguintes argumentos:
teste_lógico Obrigatório. Qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, F10>=1000 é uma expressão lógica; se o valor da célula F10 for maior ou igual a 1000, a expressão será considerada VERDADEIRA. Caso contrário, a expressão será considerada FALSA;
valor_se_verdadeiro Opcional. O valor que desejar que seja retornado se o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO. Por exemplo, se o valor desse argumento for "Conceder Desconto” e o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO, a função SE retornará o texto Conceder Desconto . Se
teste_lógico
for
considerado
VERDADEIRO
e
o
argumento
valor_se_verdadeiro for omitido (ou seja, há apenas uma vírgula depois do argumento teste_lógico), a função SE retornará 0 (zero);
valor_se_falso Opcional. O valor que desejar que seja retornado se o argumento teste_lógico for considerado FALSO. Por exemplo, se o valor desse argumento for "Não Conceder Desconto” e o argumento teste_lógico for considerado FALSO, a função SE retornará o texto Não Conceder Desconto . Se teste_lógico for considerado FALSO e o argumento valor_se_falso for omitido (ou seja, não há vírgula depois do argumento valor_se_verdadeiro), a função SE retornará o valor lógico FALSO. Se teste_lógico for considerado FALSO e o valor
22
Excel Avançado
do argumento valor_se_falso for omitido (ou seja, na função SE, não há vírgula depois do argumento valor_se_verdadeiro), o SE retornará 0 (zero). Veja mais um exemplo sobre o uso da fórmula SE, onde se a média do aluno for maior ou igual a 7, então o aluno será Aprovado, caso contrário, Reprovado.
Até sete funções SE podem ser aninhadas como argumento valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. A figura a seguir, retrata bem, um exemplo de fórmula SE com vários critérios, são eles: SE o resultado alcançado pelo consultor for menor que 70% então o consultor receberá R$678,00, SE o resultado for menor que 90% então ele receberá 1,5% de comissão sobre suas vendas, já SE o resultado alcançado for menor que 100%, então ele receberá 2% de comissão, caso contrário, ou seja, se o resultado for maior ou igual a 100%, ele receberá 2,5% de comissão.
8.3.2. Funções E e OU Indicadas para testar se os dados atendem aos critérios especificados. Conforme abaixo, para a função E o resultado será verdadeiro se todas as condições forem atendidas.
23
Excel Avançado
Sua Sintaxe é: E(lógico1, [lógico2], ...) No exemplo a seguir, o resultado para a função OU será verdadeiro se qualquer uma das condições for atendida.
Sua Sintaxe é: OU(lógico1, [lógico2], ...) Os argumentos das funções E e OU são iguais, são eles:
lógico1. A primeira condição que se deseja testar e puder ser avaliada como VERDADEIRO ou FALSO.
lógico2, ... Opcional. Condições adicionais que se deseja testar podendo ser avaliadas como VERDADEIRO ou FALSO, até um máximo de 255 condições. As funções E e OU são utilizadas com frequência em conjunto com a função Se. Isso pode ser visto no exemplo abaixo, onde o SE(E) está utilizando os seguintes critérios: Média >= 7,00 e Faltas <=3 estará aprovado, caso contrário, reprovado.
24
Excel Avançado
8.3.3. Função Seerro Retornará valor_se_erro se a expressão for um erro; caso contrário, retorna o valor da expressão. Para evitar que planilhas sejam apresentadas contendo erros, para identificar e padronizar erros, para que erros não prejudiquem o resultado final, nem mesmo demais cálculos dependentes, é sugerível utilizar as funções SEERRO, ou a junção das funções SE e ÉERROS. Considere o cenário a seguir, onde o resultado da fórmula =MÉDIA(C16:D16) na célula E16 será um erro caso C16 e D16 estejam em branco, consequente haverá erro em E21, onde será calculada a média da turma.
Para
resolver
esta
situação,
podemos
usar
a
fórmula
=SEERRO(MÉDIA(C16:D16);"") ou =SE(ÉERROS(MÉDIA(C16:D16));"";MÉDIA (C16:D16)).
8.4.
Funções de Texto
8.4.1. Função Arrumar Usada para remover todos os espaços do texto exceto os espaços únicos entre palavras. Um bom momento para utilizar ARRUMAR é no texto exportado de outro aplicativo que pode ter espaçamento irregular.
Sintaxe: ARRUMAR(texto)
25
Excel Avançado
A sintaxe da função ARRUMAR tem o argumento:
Texto Obrigatório, ou seja, o texto do qual se deseja remover espaços. Por exemplo:
8.4.2. Função Concatenar Agrupa várias sequencias de caracteres de texto em uma única sequencia de texto. Os itens agrupados podem ser texto, números, referências de células ou até mesmo uma combinação desses itens. Sintaxe: CONCATENAR(texto1, [texto2], ...) A sintaxe da função CONCATENAR tem os seguintes argumentos:
Texto1 Obrigatório. O primeiro item de texto a ser concatenado. Texto2, ... Opcional. Itens de texto adicionais, até um máximo de 255 itens. Os itens devem ser separados por vírgulas. A função CONCATENAR também poderá ser substituída pelo & (E comercial). Por exemplo: =A1 & B1 retornará o mesmo valor que =CONCATENATER(A1,B1). Caso a planilha contenha o nome de uma pessoa na célula A1 e o sobrenome da pessoa na célula B1, será possível combinar os dois valores em outra célula usando a seguinte fórmula: =CONCATENAR(A1," ",B1), onde o segundo argumento neste exemplo (" ") é usado para inserir um espaço entre o nome e o sobrenome, ou simplesmente, usar =A1&” “&B1.
8.4.3. Função Núm.Caract NÚM.CARACT retorna o número de caracteres em uma sequencia de caracteres de texto.
26
Excel Avançado
Sintaxe: NÚM.CARACT(Texto) Se a célula A1 contém o nome Lucas, e a Célula A2 contém a fórmula =NÚM.CARACT(A1), o resultado desta célula será 5, pois tal função contará a quantidade de caracteres contida na célula A1.
8.4.4. Função Esquerda Retorna o número especificado de caracteres do inicio de uma sequencia de caracteres de texto. Sintaxe: ESQUERDA(texto, [núm_caract]) A sintaxe desta função tem os seguintes argumentos:
Texto. A cadeia de texto que contém os caracteres que você deseja extrair.
Núm_caract Opcional. Especifica o número de caracteres que Esquerda deve extrair. Este argumento deverá ser maior ou igual a zero e se for omitido, será considerado 1. Se núm_caract for maior que o comprimento do texto,
Esquerda retornará todo o texto. Por exemplo, se a Célula A1 contiver a matricula e o nome do colaborador respectivamente, 757 Maria Deuzilene de Morais e na célula A2 for inserida a fórmula =ESQUERDA(A1;3), o resultado será 757.
8.4.5. Função Direita Retorna o número especificado de caracteres do final de uma sequencia de caracteres de texto. Sintaxe: DIREITA(texto, [núm_caract]) A sintaxe desta função tem os seguintes argumentos:
27
Excel Avançado
Texto. A cadeia de texto que contém os caracteres que você deseja extrair.
Núm_caract Opcional. Especifica o número de caracteres que Direita deve extrair. Este argumento deverá ser maior ou igual a zero e se for omitido, será considerado 1. Se núm_caract for maior que o comprimento do texto,
Direita retornará todo o texto. Por exemplo, se a Célula A1 contiver a matricula e o nome do colaborador respectivamente, 757 Maria Deuzilene de Morais e na célula A2 for inserida a fórmula =DIREITA(A1;6), o resultado será Morais.
8.4.6. Função Localizar A função localizar localiza um texto_procurado, em outro texto e retorna o número da posição inicial do texto procurado, sendo a leitura feita da esquerda para a direita. Por exemplo, para localizar a posição da letra "m" na palavra "primo", deve-se usar a função =LOCALIZAR("m","primo"), o resultado dessa função retorna 4 porque "m" é o quarto caractere na palavra "primo". Também é possível procurar palavras dentro de outras palavras. Por exemplo, a função =LOCALIZAR("linha","sublinha") retorna 4, porque a palavra "linha" começa no quarto caractere da palavra "sublinha". Sintaxe: LOCALIZAR(texto_procurado,no_texto,[núm_inicial])
Localizar têm os seguintes argumentos: texto_procurado. O texto que se deseja localizar. Se o valor de texto_procurado não for encontrado, o valor de erro #VALOR! será retornado.
no_texto. O texto no qual se deseja procurar o valor do argumento texto_procurado. núm_inicial Opcional. Esta função sempre retornará o número de caracteres a partir do início do argumento no_texto , portanto não é necessário preencher este argumento. O objetivo do exemplo ilustrado na figura abaixo é extrair a matricula do colaborador que está sendo apresentada em conjunto com o nome do mesmo na
28
Excel Avançado
coluna Matricula e Colaborador . Como a quantidade de números na matricula não é uniforme para todos os colaboradores, a função Localizar retornará qual o nº do caractere do primeiro espaço (“ “) encontrado nas células em questão e esta informação será o argumento Núm_Caract utilizado na função Esquerda. Para concluir este exemplo, foi inserido -1 a frente da função localizar , para que o número do caractere referente ao pr imeiro espaço (“ “), seja desconsiderado, ou seja, seja levado em conta só a quantidade de caracteres da matricula mesmo.
8.4.7. Função Maiúscula Converte uma sequência de caracteres de texto em letra maiúscula. Sintaxe: MAIÚSCULA(texto) Para transformar o nome Marcelino Alves Aguiar que está na célula A1 em caixa alta, suponha que na célula B1 ou qualquer outra que se deseje apresentar este nome em letra maiúscula, deverá ser inserida a fórmula =MAIÚSCULA(A1), portanto o resultado será MARCELINO ALVES AGUIAR.
8.4.8. Função Minúscula Converte uma sequência de caracteres de texto em letra minúscula. Sintaxe: MINÚSCULA(texto)
29
Excel Avançado
O e-mail
[email protected] está contido na célula A1, para apresentá-lo em caixa baixa na célula B1, deverá ser inserida na mesma a fórmula
=MINÚSCULA(A1),
portanto
o
resultado
apresentado
será
[email protected]
8.4.9. Função Pri.Maiúscula Converte uma sequência de caracteres de texto no seguinte formato: A primeira letra de cada palavra em maiúscula e as demais letras em minúsculas. Sintaxe: =PRI.MAIÚSCULA(texto) Se o nome Lucas alexandre de oliveira barbosa, estiver contido na célula A1, para apresentá-lo com as iniciais maiúsculas na célula B1, deverá ser inserida na mesma a fórmula =PRI.MAIÚSCULA(A1), portanto o resultado apresentado será Lucas Alexandre Oliveira De Oliveira Barbosa.
8.4.10.
Função Exato
Verifica se duas sequências de caracteres são exatamente iguais e retorna VERDADEIRO ou FALSO. Sendo que esta função diferencia maiúsculas de Minúsculas. Sintaxe: EXATO(texto1,texto2) Abaixo temos 3 exemplos para expressar o uso desta função.
30
Excel Avançado
8.4.11.
Função Substituir
Coloca um novo texto no lugar de texto antigo. Sintaxe:
SUBSTITUIR(texto,
texto_antigo,
novo_texto,
[núm_da_ocorrência]) A sintaxe da função SUBSTITUIR tem os seguintes argumentos:
Texto. O texto ou a referência a uma célula que contém o texto no qual deseja substituir caracteres.
Texto_antigo. O texto que se deseja substituir. Novo_texto . O texto pelo qual deseja substituir texto_antigo. Núm_da_ocorrência texto_antigo
se
deseja
Opcional. substituir
Especifica por
que
novo_texto.
ocorrência Se
de
especificar
núm_da_ocorrência, apenas aquela ocorrência de texto_antigo será substituída. Caso contrário, cada ocorrência de texto_antigo no texto é alterada para novo_texto.
Nos exemplos 5 e 6 da figura acima, temos o mesmo valor com formato de moeda no texto original. Ao substituir o nº 1 pelo nº 3, o exemplo 5 apresenta o resultado sem o R$ mesmo que esta célula de resultado esteja no formato moeda ou contábil, então no exemplo 6 a função Substituir foi utilizada dentro da função Moeda, para que o resultado de Substituir seja apresentado com o R$ à frente.
Nota: A função Moeda converte um número em formato de texto e aplica um símbolo de moeda. O nome da função (e o símbolo aplicado) depende das suas configurações de idioma. É possível usar números formatados com MOEDA nas fórmulas, porque o Excel converte os números inseridos como valores de texto em números quando faz um cálculo.
31
Excel Avançado
8.4.12.
Função Ext.Texto
Retorna os caracteres do meio de uma sequencia de caracteres de texto, tendo a posição e o comprimento especificados. Sintaxe: EXT.TEXTO(texto, núm_inicial, núm_caract) A sintaxe desta função tem os seguintes argumentos:
Texto. A cadeia de texto que contém os caracteres que se deseja extrair. Núm_inicial. A posição do primeiro caractere que se deseja extrair no texto. O primeiro caractere no texto possui núm_inicial 1 e assim sucessivamente.
Núm_caract . Especifica o número de caracteres que serão extraídos do texto. O objetivo do exemplo ilustrado na figura abaixo é extrair o nome do colaborador que está sendo apresentada em conjunto com a matricula do mesmo na coluna Matricula e Colaborador . Como a quantidade de números na matricula não é uniforme para todos os colaboradores, a função Localizar retornará qual o nº do caractere do primeiro espaço (“ “) encontrado nas células em questão, o +1 a frente da função localizar é para que a extração do texto inicie exatamente nos nomes dos colaboradores, ou seja, estas informações formarão o argumento Núm_Inicial do Ext.Texto . O argumento Núm_caract do Ext.Texto foi atendido através das funções NÚM.CARACT – LOCALIZAR.
32
Excel Avançado
8.5.
Funções Estatísticas
8.5.1. Função Média Retorna a média (aritmética) dos argumentos. Por exemplo, se o intervalo A1:A23 contiver números, a fórmula =MÉDIA(A1:A23) retornará a média desses números.
Sintaxe: MÉDIA(núm1, [núm2], ...) A sintaxe da função MÉDIA tem os seguintes argumentos:
Núm1, Obrigatório. O primeiro número, referência de célula ou intervalo para o qual você deseja a média;
Núm2, ... Opcional. Números adicionais, referências de célula ou intervalos para os quais se deseja a m édia, até no máximo 255.
8.5.2. Função Médiase Retorna a média (aritmética) de todas as células em um intervalo que satisfazem
um
determinado
critério.
Por
exemplo:
A
fórmula
=MÉDIASE(B2:B13;"Sim";F2:F13) fará uma média dos valores contidos em F2:F13 correspondentes a B2:B13 iguais a Sim, ou seja, em B2:B13 sempre que encontrar a palavra Sim, a célula correspondente em F2:F13 entrará no cálculo da média.
Sintaxe: MÉDIASE(intervalo, critérios, [intervalo_média]) A sintaxe da função MÉDIASE tem os seguintes argumentos:
Intervalo. Uma ou mais células a serem usadas para o cálculo da média, incluindo números ou nomes.
Critérios. Os critérios na forma de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células serão usadas para o 33
Excel Avançado
cálculo da média. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs" ou B4.
Intervalo_média Opcional. O conjunto real de células que será usado para calcular a média. Se omitido, será usado o intervalo. Nesta função, caso haja células no intervalo contenham VERDADEIRO ou FALSO, estas serão ignoradas assim como se uma célula no intervalo_média estiver vazia. E se nenhuma célula no intervalo satisfizer os critérios, a função retornará erro.
8.5.3. Função Médiases Retorna a média (aritmética) de todas as células que satisfazem vários critérios.
Sintaxe: MÉDIASES(intervalo_média, intervalo_critérios1, critérios1, [intervalo_critérios2, critérios2], …)
A sintaxe da função MÉDIASES tem os seguintes argumentos:
Intervalo_média. Uma ou mais células a serem usadas para o cálculo da média. Intervalo1_critérios, intervalo2_critérios, … onde “Intervalo1_critérios”
é obrigatório, “intervalos_critérios subsequentes” são opcionais. Os intervalos de 1 a 127 deverão conter os critérios associados. Critérios1, critérios2, … onde “Critérios1” é obrigatório, e “critérios
subsequentes” são opcionais. Os critérios de 1 a 127 na forma de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto definirão quais células serão usadas para calcular a média. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, "32", ">32", "maçãs" ou B4. No exemplo abaixo, o objetivo é calcular a média das alunas aprovadas, ou seja, teremos dois critérios, são eles: alunas, portanto do sexo feminino e aprovadas. A fórmula =MÉDIASES(C2:C13;B2:B13;"F";D2:D13;"Aprovado") terá como resultado 9,34. Vamos entende-la melhor: A média será obtida dos valores
34
Excel Avançado
contidos em C2:C13 correspondentes a B2:B13 iguais a “F” e D2:D13 iguais a Aprovado, ou seja, em B2:B13 sempre que encontrar a letra F e em D2:D13 encontrar a palavra Aprovado, a célula correspondente em F2:F13 entrará no cálculo da média.
Veja também algumas informações relevantes sobre Médiases: Cada intervalo_critérios deverá ter o mesmo tamanho e forma que o intervalo_soma. Se não for possível traduzir as células do intervalo_média em números ou se nenhuma célula satisfizer os critérios, ou se um intervalo_média for um valor em branco ou um valor de texto esta função retornará erro. Células em intervalos que contiverem VERDADEIRO serão avaliadas como 1 e as células em intervalos que contiverem FALSO serão avaliadas como 0 (zero).
8.5.4. Função Cont.Valores Utilizada para saber quantas células estão preenchidas em um determinado intervalo, ou seja, quais possuem algum conteúdo digitado, seja texto, valor ou fórmulas, basta usar a função CONT.VALORES.
35
Excel Avançado
Por exemplo: =CONT.VALORES(A1:A25) é a fórmula a ser usada para identificar quantos valores foram preenchidos no intervalo de células A1 a A25.
8.5.5. Função Contar.Vazio Utilizada para contar às células que estão vazias. Por exemplo: =CONTAR.VAZIO(A1:A25) é a fórmula a ser usada para identificar quantos valores estão vazios no intervalo de células A1 a A25.
8.5.6. Função Cont.Núm Conta o número de células em um intervalo que contém somente números como conteúdo. Por exemplo: =CONT.NÚM(A5:A32) é a fórmula para identificar quantas células contém apenas números no intervalo de células A5 a A32.
8.5.7. Função Cont.Se Esta função conta o número de células não vazias em um intervalo que corresponda a uma determinada condição.
Sintaxe: CONT.SE(intervalo, critérios) A sintaxe da função CONT.SE tem os seguintes argumentos:
intervalo Obrigatório. Uma ou mais células a serem contadas, incluindo números ou nomes, matrizes ou referências que contêm números;
critérios Obrigatório. Um número, uma expressão, uma referência de célula que define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como "3", ">=3", "maçãs" ou B4. No exemplo abaixo, o CONT.SE é utilizado para identificar quantas vezes a UF de atuação aparece na no intervalo D20:D38.
36
Excel Avançado
8.5.8. Função Cont.Ses Esta função conta o número de células especificadas por um dado conjunto de condições ou critérios.
Sintaxe: CONT.SES( intervalo_critérios1 , critérios1 , [ intervalo_critérios2, critérios2 ]…) A sintaxe desta função tem os seguintes argumentos:
intervalo_critérios1. O primeiro intervalo no qual avaliar os critérios associados.
critérios1. Os critérios no formato de um número, uma expressão, uma referência de célula ou um texto que define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como ">32", B4, "maçãs" ou "32".
intervalo_critérios2, critérios2, ... Opcional. Intervalos adicionais e seus critérios associados. Até 127 intervalo/critérios pares são permitidos. Vale ressaltar que cada intervalo adicional deve ter o mesmo número de linhas e colunas que o argumento intervalo_critérios1. O objetivo da fórmula =CONT.SES(B4:B8;"Não";D4:D8;">0,6") na célula C10 é contar quantos colaboradores receberão o bônus concedido à aqueles que não tiveram absenteísmo e tem mais de 6 meses de empresa, então na
37
Excel Avançado
prática, o resultado desta fórmula será 2 pois ela contará quantas vezes aparecerá “Não” no intervalo B4:B8 e também se em D4:D8 encontrar valores maiores que 0,6 (equivalente a 6 meses). Veja a figura abaixo demonstrar isso com mais clareza:
8.5.9. Função Mínimo Retorna o menor número na lista de argumentos. Por exemplo, se o intervalo A1:A10 contiver os números 1,2,3,4,5,6,7,8,9 e 10, a fórmula =MÍNIMO(A1:A10) retornará o menor número deste intervalo, ou seja, 1.
Sintaxe: MÍNIMO(núm1, [núm2], ...) A sintaxe da função MÍNIMO tem os seguintes argumentos:
Núm1, núm2,... Núm1 é obrigatório, números subsequentes são opcionais. De 1 a 255 números cujo valor mínimo se deseja saber.
8.5.10.
Função Máximo
Retorna o menor número na lista de argumentos. Por exemplo, se o intervalo A1:A10 contiver os números 1,2,3,4,5,6,7,8,9 e 10, a fórmula =MÁXIMO(A1:A10) retornará o maior número deste intervalo, ou seja, 10.
Sintaxe: MÁXIMO(núm1, [núm2], ...)
38
Excel Avançado
A sintaxe da função MÁXIMO tem os seguintes argumentos:
Núm1, núm2,... Núm1 é obrigatório, números subsequentes são opcionais. De 1 a 255 números cujo valor máximo se deseja saber.
8.5.11.
Funções Maior E Menor
Enquanto as funções Máximo e Mínimo mostram apenas os dois extremos, ou seja, o maior ou menor valor da lista, com a função Maior é possível identificar qual o segundo ou terceiro maior da lista, e com a função Menor também se consegue identificar o segundo ou terceiro menor da lista. Na construção das funções, basta informar a lista de valores a serem analisados e se deseja que retorne o primeiro, segundo, terceiro, etc., item da lista. Esta indicação é feita com números 1,2,3,4 e assim sucessivamente. Vejamos 2 exemplos: a) O
resultado
da
célula
B1
que
contém
a
fórmula
=MAIOR(A1:A20;1) será R$123.000 já que este é o 1º maior valor contido no intervalo das células A1 a A20. b) Já na célula C1 que contém a fórmula =MENOR(A1:A20;4) será R$1.560 já que este é o 4º menor valor contido no intervalo das células A1 a A20.
8.6.
Funções de Pesquisa e Referência
8.6.1. Função Procv O PROCV é utilizado para pesquisar a “primeira coluna” de um intervalo de células, encontrar o valor procurado na mesma e, retornar um valor de qualquer célula na linha que contem o valor procurado, porem, estes valores a serem retornados deverão estar à direita da 1ª coluna. Por exemplo, digamos que uma planilha contenha os funcionários, seus cargos e as respectivas horas extras realizadas no mês, a lista de funcionários está contida no intervalo A2:C9 e estão armazenados na primeira coluna do intervalo, como mostrado na ilustração a seguir:
39
Excel Avançado
Ao saber o nome do funcionário, você poderá usar a função PROCV para retornar o cargo ou as horas extras desse funcionário. Para obter o cargo do funcionário Joaquim, pode-se usar a fórmula =PROCV(Joaquim, A2:C9, 2, FALSO), ou seja, essa fórmula procurará o valor Joaquim na primeira coluna do intervalo A2:C9, encontrando, retornará o valor contido na segunda coluna do intervalo, especificada pelo número 2 da fórmula criada.
Sintaxe: PROCV(valor_procurado, matriz_tabela, núm_índice_coluna, [procurar_intervalo]) A sintaxe da função PROCV tem os seguintes argumentos:
valor_procurado Obrigatório. O valor a ser procurado na primeira coluna da tabela ou intervalo. O argumento valor_procurado poderá ser um valor (por exemplo, Marcelo) ou uma referência (por exemplo, C12);
matriz_tabela Obrigatório. O intervalo de células que contenha os dados. Poderá ser utilizada uma referência a um intervalo (por exemplo, A2:D8) ou um nome de intervalo;
núm_índice_coluna Obrigatório. O número da coluna dentro do intervalo tido como matriz_tabela, onde o valor/informação correspondente deverá ser retornado.
Para
exemplicar
melhor,
o
argumento
núm_índice_coluna
especificado como 3 retornará o valor na terceira coluna em matriz_tabela.
procurar_intervalo Opcional. Este argumento trabalhará com duas condições, são elas: c) procurar_intervalo preenchido como FALSO ou 0 (zero). Exemplo: O nome Marcelo será procurado na matriz_tabela, porem nela ele foi digitado com um espaço Marce lo, portanto
40
Excel Avançado
o valor_procurado é diferente ao compararmos a fórmula com a matriz tabela. Neste caso, a célula que contém a fórmula PROCV retornará um erro, pois não encontrará um valor exatamente igual, caso encontre valores iguais, esta função encontrará a primeira vez que o valor_procurado aparece na primeira coluna da matriz_tabela e trará a informação contida na coluna correspondente; d) procurar_intervalo preenchido como VERDADEIRO ou 1 (um). A função do PROCV trará uma correspondência exata ou aproximada e, caso não seja localizado correspondência exata, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado será retornado, o que muito arriscado.
Nota 13: Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, ou for omitido, os valores na primeira coluna de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente; caso contrário, a função PROCV poderá não retornar o valor correto; Nota 14: Se procurar_intervalo for definido como FALSO, PROCV encontrará somente uma correspondência exata, portanto se houver dois ou mais valores na primeira coluna de matriz_tabela que coincidem com o valor_procurado, o primeiro valor encontrado será utilizado; Nota 15: Se o argumento núm_índice_coluna for maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará erro; Nota 16: Ao procurar valores de número ou data, certificar que os dados na primeira coluna da matriz_tabela não estejam armazenados em formato de texto. Nesse caso, PROCV poderá retornar um valor incorreto ou inesperado.
8.6.2. Função Proch Usado para localizar um valor na linha superior de uma tabela de valores e retornar um valor na mesma coluna e na linha especificada da tabela. PROCH é indicado quando seus valores de comparação estiverem localizados em uma linha ao longo da parte superior de uma tabela de dados e queira observar um número específico de linhas mais abaixo.
Sintaxe: PROCH(valor_procurado,matriz_tabela;núm_índice_lin[procurar _intervalo]) A sintaxe do PROCH tem os seguintes argumentos:
Valor_procurado. Valor a ser encontrado na primeira linha da tabela, podendo ser um valor, uma referência ou um texto.
41
Excel Avançado
Matriz_tabela. Uma tabela de informações onde os dados deverão ser procurados.
Núm_índice_lin. O número da linha em matriz_tabela de onde o valor correspondente deverá ser retirado. Se o núm_índice_lin for 1 retornará o valor da primeira linha na matriz_tabela, se for 2 retornará o valor da segunda linha na matriz_tabela e assim sucessivamente.
Procurar_intervalo Opcional. Especifica se PROCH deverá localizar uma correspondência exata ou aproximada. Se VERDADEIRO ou omitido, uma correspondência aproximada é retornada, ou seja, o valor maior mais próximo que seja menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, o valor retornado será uma correspondência exata ou um erro caso não encontre correspondência exata. Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira linha de matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADEIRO, caso contrário, PROCH pode não retornar o valor correto. Se procurar_intervalo for FALSO, a matriz_tabela não precisará ser ordenada.
8.6.3. Função Corresp A função CORRESP retorna a posição relativa de um item em uma matriz que corresponda a um valor específico em uma ordem específica, mas atenção, esta função retorna a posição do valor correspondido em matriz_procurada e não o valor propriamente dito. Por exemplo, CORRESP("b",{"a","b","c"},0) retorna 2, que é a posição relativa de "b" na matriz {"a","b","c"}. O CORRESP também poderá ser utilizado para fornecer um valor para o argumento núm_lin da função ÍNDICE ou ainda como argumento Lins da função DESLOC.
Sintaxe:
CORRESP(valor_procurado,
matriz_procurada,
[tipo_correspondência]) A sintaxe da função CORRESP tem os seguintes:
42
Excel Avançado
Valor_procurado Obrigatório. Poderá ser um número, texto, valor lógico ou uma referência de célula;
matriz_procurada Obrigatório. O intervalo de células onde está sendo realizada pesquisa;
tipo_correspondência Opcional. tipo_correspondência são
-1,
0
ou
As 1,
opções onde
disponíveis ao
utilizar
para 0
no
tipo_correspondência será localizado o primeiro valor que é exatamente igual a valor_procurado. Neste caso os valores na matriz_procurada poderão estar em qualquer ordem. Se utilizarmos 1 ou não especificado, o CORRESP localizará o maior valor que é menor do que ou igual a valor_procurado, mas para isso, os valores da matriz_procurada deverão estar em ordem crescente. Ao utilizar -1 no tipo_correspondência, o CORRESP localizará o menor valor que é maior do que ou igual a valor_procurado, mas para isso, os valores da
matriz_procurada deverão estar em ordem decrescente, por exemplo: Z-A, ou ainda ...2, 1, 0, -1, -2.
8.6.4. Função Índice Retorna o valor de um elemento em uma tabela selecionado pelos índices de número de linha e coluna. Por exemplo, na fórmula =ÍNDICE(C4:E11;2;5), o resultado será o valor que estiver no encontro da linha 2 e coluna 5 do intervalo C4:E11.
Sintaxe: ÍNDICE(matriz, núm_linha, [núm_coluna]) A sintaxe da função ÍNDICE tem os seguintes argumentos:
Matriz. Um intervalo de células. Se a matriz contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento núm_linha ou núm_coluna correspondente é opcional.
Núm_linha. Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_linha for omitido, núm_coluna será obrigatório.
Núm_coluna Opcional. Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_coluna for omitido, núm_linha será obrigatório.
43
Excel Avançado
Ao utilizar os argumentos núm_linha e núm_coluna, ÍNDICE retornará o valor contido na célula que estiver no ponto de interseção entre núm_linha e núm_coluna.
8.6.4.1.
Junção Das Funções Índice Corresp
É comum que a função Corresp seja usada para automatizar o argumento núm_linha da função Índice, nestas condições elas são conhecidas como Índice Corresp. No próximo exemplo, a fórmula =ÍNDICE(B6:D21;CORRESP(B3;D6:D21; 0);2) é usada para trazer a matricula do colaborador que está na segunda coluna do intervalo B6:D21, na linha identificada através da função Corresp.
8.6.5. Função Desloc Retorna uma referência a um intervalo que possui um número específico de linhas e colunas com base em uma referência especificada.
Sintaxe: DESLOC(ref, lins, cols, [altura], [largura]) A sintaxe da função DESLOC tem os seguintes argumentos:
44
Excel Avançado
Ref Obrigatório. A referência inicial na qual se deseja basear o deslocamento, ela deverá ser uma referência a uma célula ou intervalo de células adjacentes;
Lins Obrigatório. O número de linhas, acima ou abaixo de Ref . Lins poderá ser positivas (abaixo) ou negativas (acima da ref );
Cols Obrigatório. O número de colunas, à esquerda ou à direita da ref. Cols poderá ser positivo (à direita) ou negativo (à esquerda da ref ); Altura Opcional. A altura em número de linhas, que se deseja para a referência fornecida. Este argumento sempre deverá ser um número positivo;
Largura Opcional. A largura em número de colunas, que se deseja para a referência fornecida. Este argumento também deverá ser um número positivo,
Nota17: Se lins e cols deslocarem a referência sobre a borda da planilha, o Excel retornará erro e se altura ou largura forem omitidos, serão equivalentes a altura ou largura de ref.
No exemplo abaixo, o resultado do DESLOC trará o conteúdo da célula E6, já que a partir da referência que é D4, 2 linhas abaixo, 1 coluna a direita, encontra-se a célula E6:
No próximo exemplo, ao selecionar a UF de atuação, o campo Cidade deverá conter apenas as cidades que fazem parte do estado selecionado. Tal ação
é
possível
ao
inserir
a
=DESLOC(D19;CORRESP(H20;D20:D38;0);1;CONT.SE(D20:D38;H20))
fórmula na
célula I20 através da Validação de Dados. Nota-se que as funções CORRESP e CONT.SE também foram utilizadas, de modo que CORRESP é o argumento
Lins da função Desloc, bem
como CONT.SE é o argumento Altura do
DESLOC.
45
Excel Avançado
9.
Formatação Condicional Com este recurso é possível configurar o Excel para usar uma
formatação definida pelo usuário em células com um conteúdo específico.
9.1.
Criar Regras
9.1.1. Formatar Apenas Células Que Contenham Em nosso exemplo de acordo com a situação do aluno, as células deverão ser coloridas para facilitar a visualização. Selecionar o intervalo de células a qual a formatação será aplicada; a) Na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clicar em
Formatação Condicional e, depois, em Nova regra; b) Na janela que se abrirá, deve-se escolher o tipo de regra a ser utilizada. Neste exemplo, usaremos a opção Formatar
apenas células que contenham; c) No campo Edite a Descrição da Regra, escolher as opções “Valor da Célula” e “É igual a”. No campo ao lado, digite o termo que será formatado;
46
Excel Avançado
d) Clicar em “Formatar” para escolher as opções de fonte, borda e preenchimento e em OK para fechar as janelas e salvar a configuração; e) É preciso repetir o processo para as palavras “Reprovado” e “Recuperação”. Feito isso, sempre que as células selecionadas para a aplicação da formatação condicional contiverem um dos termos “Aprovado, Reprovado ou Recuperação”, a formatação configurada será automaticamente aplicada à(s) mesma(s).
47
Excel Avançado
9.1.2. Formatar Com Conjunto De Ícones Após selecionar o local onde será aplicada a formatação condicional, na guia Página Inicial, no grupo Estilo, clicar em Formatação Condicional e, depois, em Nova regra. Na janela que se abrirá, escolher a opção Formatar
todas as células com base em seus respectivos valores , escolher o tipo de ícone, alterar o campo Tipo para “Número”, ajustar o campo valor para >=7 (Ícone verde), (Ícone Amarelo), <7 e >=6, marcar Mostrar Somente Ícones e pressionar ok até fechar todas janelas.
9.2.
Editar e Excluir Regras Para alterar alguma regra criada, basta selecionar o local onde se deseja
alterar as regras de formatação condicional, clicar novamente em Formatação
Condicional e, depois, em Gerenciar Regras, escolher a regra, clicar em Editar Regra e modificar o que for necessário. Para excluir alguma regra o processo é o mesmo, com apenas a diferença de clicar em Excluir regra.
48
Excel Avançado
10.
Validação de Dados A validação de dados nas células é utilizada para controlar os tipos de
dados inseridos na célula, como, por exemplo, restringir a entrada de dados a números inteiros ou texto, definir limites de entradas, determinar a validade de uma entrada com base em dados constantes em outras células, evitando, a digitação de valores não permitidos.
10.1. Tipos de Validação
10.1.1.
Lista Suspensa
Para utilizar a validação de dados do tipo Lista, basta proceder da seguinte maneira: f) Selecionar a células ou conjunto de células que se deseja aplicar a validação de dados; g) Na guia Dados, clicar na opção Validação de Dados e
Validação de Dados novamente; h) No campo Permitir selecionar a opção Lista; i) No campo Fonte que será habilitado, é possível proceder de duas formas, são elas: digitar nele as informações que o
49
Excel Avançado
usuário poderá digitar ou selecionar dentro da(s) célula(s) onde será aplicada a validação, separando estas opções por ponto e vírgula ( ; ), ou clicar no campo Fonte e selecionar o intervalo de células que contém as informações que o usuário poderá digitar ou selecionar dentro da(s) célula(s) onde será aplicada a validação e pressionar OK. É preciso verificar se a caixa de seleção Menu suspenso na célula está marcada. Caso contrário, não será possível ver a seta suspensa ao lado da célula que receberá a validação quando estiver selecionada. Para especificar como se deseja lidar com valores em branco (nulos), deve-se marcar ou desmarcar a caixa de seleção Ignorar em branco, sendo que os valores permitidos forem baseados em um intervalo de células onde qualquer célula referenciada estiver em branco, marcar a caixa de seleção
Ignorar em branco permitirá que qualquer valor seja inserido na célula validada.
10.1.2.
Demais Tipos De Validação De Dados
Para utilizar os outros tipos de validação de dados, basta selecionar na janela Validação de Dados no campo Permitir a opção conveniente e definir os parâmetros como desejar.
10.2. Editar E Copiar A Validação De Dados Suponha uma tabela com 2.000 linhas, onde as células D1:D2000 contém uma Validação do tipo Lista, se for preciso editar as informações do campo
Fonte de todas estas células, pode-se selecionar qualquer uma das células da coluna D que contenham a validação, alterar o que for necessário no campo
Fonte, clicar em Aplicar as alterações a todas as células com as mesmas configurações, pressionar o botão Limpar Tudo e clicar em OK. Caso queira colocar a lista suspensa em outra célula basta clicar no c anto inferior da célula e arrastá-la para uma nova posição ou simplesmente copiar a célula que contém a validação e colar na(s) célula(s) que desejar. 50
Excel Avançado
10.3. Mensagem De Entrada E Alerta De Erro É possível mostrar uma mensagem de entrada quando o usuário apenas selecionar a célula. Normalmente, as mensagens de entrada são usadas para oferecer aos usuários orientação sobre a célula em questão, como: tipo de dados permitido para inserção na célula, etc. Esse tipo de mensagem aparece perto da célula e poderá se movida se desejar, mas ela continuará a ser exibida até se acessar outra célula ou pressionar ESC. Para que a mensagem de entrada apareça ao selecionar uma célula, na janela Validação de Dados, na guia Mensagem de entrada, o usuário deverá preencher o título, a mensagem que desejar e pressionar OK.
É possível mostrar um Alerta de erro personalizado, que será exibido somente depois que os usuários inserirem dados inválidos na célula. Ao optar por não personalizar o Alerta de erro, os usuários verão uma mensagem padrão. Para personalizar o Alerta de erro, na janela Validação de Dados, na guia Alerta de erro, o usuário deverá preencher o título, a mensagem de erro que desejar e pressionar OK.
51
Excel Avançado
No campo Estilo deve-se escolher um dos tipos de alerta de erro abaixo:
Ícone
Tipo
Use para
Parar
Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula. Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou Cancelar .
Aviso
Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em Cancelar para removê-la.
Informações
Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, sem impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de erro é o mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de Informações é exibida, os usuários podem clicar em OK para aceitar o valor inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo.
10.4. Apagar Validação de Dados
52
Excel Avançado
O botão Limpar Tudo dentro da Janela Validação de Dados, na guia
Configurações apaga a Validação criada na célula(s) selecionada(s). Para apagar a Validação em todas as células com a mesma configuração, basta clicar em Aplicar as alterações a todas as células com as mesmas configurações , pressionar o botão Limpar Tudo e clicar em OK.
11.
Remover Duplicatas O recurso Remover Duplicatas é encontrado na guia Dados, no grupo
Ferramenta de Dados e, é utilizado para excluir linhas duplicadas de uma planilha. É possível especificar quais colunas devem ser verificadas em busca de informações duplicadas. No exemplo abaixo, serão removidas as linhas cujo conteúdo seja idêntico nas colunas marcadas, neste caso, nas colunas: Matrícula, Colaborador, E-mail e Data de Admissão.
12.
Texto Para Colunas Este recurso separa o conteúdo de uma célula em colunas separadas.
Por exemplo, você poderá separar uma coluna que contenha nomes completos em colunas separadas de nome e sobrenome.
53
Excel Avançado
Para utilizar esta opção é preciso selecionar uma coluna por vez, de modo que os dados contidos nesta coluna serão separados conforme estipulados na janela Assistente para conversão de texto em colunas , sendo que as etapas a serem executadas nesta janela são identificas as etapas do
Assistente de Importação de Texto explicado detalhadamente no próximo tópico desta apostila.
13.
Obter Dados Externos
13.1. Assistente De Importação De Texto O Excel consegue importar dados de um arquivo de texto para uma planilha. O Assistente de Importação de Texto examina o arquivo de texto que se está importando e dá um auxílio para verificar se os dados estão sendo importados da maneira desejada. Para iniciar o Assistente de Importação de Texto , na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clicar em De Texto. Em seguida, na caixa de diálogo Importar Arquivo de Texto , clicar duas vezes no arquivo de texto que você deseja importar.
Etapa 1 de 3 Em Tipo de dados originais a opção Delimitado indica que os itens de cada linha que deverão ser colocados em colunas diferentes estão separados por caracteres específicos como vírgulas, ponto-e-vírgulas ou espaços. A opção Largura fixa exibirá o posicionamento sugerido para as quebras de coluna, onde será possível reajustá-las arrastando as linhas de quebra.
54
Excel Avançado
Em Iniciar importação na linha é preciso digitar ou selecionar neste campo, um número de linha para especificar a primeira linha dos dados que deseja importar. Em Origem do arquivo, selecionar o conjunto de caracteres usado no arquivo de texto. Na maioria dos casos, pode-se deixar essa configuração como o padrão. A caixa de diálogo Visualização do arquivo demonstrará como o texto será exibido quando separado em colunas na planilha.
Etapa 2 de 3 (Se selecionado na etapa 1 a opção Dados delimitados) Em Delimitadores É necessário selecionar o caractere que separa valores no arquivo de texto. Se o caractere não estiver listado, deve-se marcar a caixa de seleção Outros e digitar o caractere na caixa que contém o cursor. Essas opções não se encontrarão disponíveis se o tipo de dados for Largura fixa. A caixa de seleção Considerar delimitadores consecutivos como um
só deverá ser marcada se os dados contiverem um delimitador de mais de um caractere entre os campos de dados ou se contiverem vários delimitadores personalizados. Em Qualificador de texto, selecionar o caractere que delimita valores no seu arquivo de texto. Quando o Excel encontrar o caractere qualificador de
texto, todo o texto após o caractere e antes da próxima ocorrência dele será importado como um valor, mesmo que o texto contenha um caractere delimitador. Por exemplo, se o delimitador for uma vírgula (,) e o qualificador do texto for uma aspa ("), "Fabiana, Serra" será importado em uma célula como Fabiana, Serra. Se nenhum caractere, ou o apóstrofo ('), for especificado como qualificador de texto, " Fabiana, Serra " será importado em duas células adjacentes como "Fabiana e Serra" respectivamente. Se o caractere delimitador ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel omitirá os qualificadores no valor importado. Se nenhum caractere delimitador ocorrer entre qualificadores de texto, o Excel incluirá o caractere qualificador no
55
Excel Avançado
valor importado. Assim, "Fabiana Serra" (usando o qualificador de texto aspas) será importado inclusive com as aspas, ou seja, "Fabiana Serra". Observar nesta caixa Visualização dos dados se o texto será separado em colunas na planilha conforme desejado.
Etapa 2 de 3 (Se selecionado na etapa 1 a opção Dados de largura fixa) Em Visualização dos dados Definir as larguras de campo nessa seção. Clicar na janela de visualização para definir uma quebra de coluna, representada por uma linha vertical. Ao clicar duas vezes em uma quebra de coluna é possível removê-la ou ainda para mover uma quebra de coluna é necessário arrastá-la.
Etapa 3 de 3 Clicar em Avançado para: Especificar o tipo de separador de decimal ou milhar usado no arquivo de texto. Para que ao importar os dados para o Excel, os separadores corresponderão aos especificados nas Configurações Regionais e de Idiomas do Painel de Controle do Windows ou ainda especificar que valores numéricos negativos deverão ser acompanhados de um sinal de menos à direita. No quadrante Formato dos dados da coluna é preciso escolher o formato de dados que corresponda aos dados da visualização para que o Excel converta os dados importados corretamente. Por exemplo: Para converter uma coluna de todos os caracteres numéricos de moeda no formato de Moeda do Excel, ou se a coluna contiver vários formatos, como caracteres alfabéticos e numéricos, selecionar Geral. Para converter uma coluna de todos os caracteres numéricos no formato de Texto do Excel, selecionar Texto. Para converter uma coluna de todos os caracteres de data, cada data na ordem de ano, mês e dia, no formato de Data do Excel, selecionar Data e depois selecionar o tipo de data de AMD na caixa Data.
56
Excel Avançado
Após selecionar uma opção de formato de dados para a coluna selecionada, o título da coluna em Visualização dos dados exibirá o formato. Se não desejar importar uma coluna, na seção Visualização dos dados, selecionar a coluna e clicar em Não importar coluna (ignorar ).
Nota: Caso necessário, também será possível converter os dados depois de importá-los.
13.2. Importar tabelas da internet Essa importação poderá ser utilizada em qualquer site que contenha tabelas, independente do conteúdo. Os passos para realizar esta importação são: Copiar (CTRL + C) o endereço completo de onde se deseja importar os dados.
No Excel, na guia Dados, no grupo Obter Dados Externos, clicar no ícone Da Web.
No navegador interno do Excel que será aberto, deve-se colar (CTRL + V) na barra de endereço a URL que se havia copiado e clicar no botão Ir . A página será carregada.
57
Excel Avançado
Na figura acima é possível perceber que todas as áreas da página que utilizam tabelas para mostrar o conteúdo são reconhecidas pelo Excel e assinaladas com uma seta em um quadrado amarelo. Ao clicar na seta que aponta para a tabela desejada. O Excel marcará a tabela selecionada e mudará a cor do ícone para verde.
14.
Base De Dados Bancos de dados ou bases de dados são coleções de i nformações que se
relacionam de forma que criem um sentido. Quando as informações de uma planilha estão organizadas no formato de banco de dados é mais fácil gerenciálas para extrair apenas os dados necessários.
58
Excel Avançado
Estar no formato de banco de dados significa que as informações estão dispostas de modo que cada coluna corresponda a um campo e cada linha um registro. Além disso, a primeira linha deve conter os nomes dos campos. Ao manipular listas desse tipo é importante não deixar colunas e linhas completamente vazias para não comprometer o resultado das filtragens. Para criar uma Tabela Dinâmica, Filtros Avançados e Recurso Subtotais se faz necessário que os dados da planilha estejam no formato de banco de dados.
15.
Tabelas e Gráficos Dinâmicos Tabelas Dinâmicas tornam mais fácil organizar e resumir dados
complicados, bem como analisar detalhes. Ela é capaz de gerar rapidamente respostas que seriam difíceis de obter apenas analisando os dados. Com base em uma tabela dinâmica é possível gerar relatórios e gráficos dinâmicos. Ambos podem fornecer subsídios para a tomada de decisões sobre dados críticos da empresa.
15.1. Criar uma Tabela Dinâmica Para criar uma tabela dinâmica é preciso que os dados estejam organizados em forma de banco de dados. Essa base deve ter: a) Cabeçalho que identifique cada coluna; b) Dados consistentes: cada coluna deve possuir apenas um tipo de dado; c) Formatação: cada coluna deve possuir a formatação específica, por exemplo: uma coluna de data deve possuir uma formatação como data e não como texto por exemplo. Agora basta seguir os passos abaixo: a) Clicar em qualquer local do intervalo de dados da planilha; b) Na guia Inserir , no grupo Tabelas, clicar em Tabela
Dinâmica e novamente em Tabela Dinâmica;Na caixa de
59
Excel Avançado
diálogo Criar Tabela Dinâmica que será exibida o campo
Selecionar uma tabela ou intervalo já estará preenchido, pois, antes de clicarmos em Tabela Dinâmica, uma célula da base de dados foi selecionada; c) Ao marcar a opção Nova Planilha e pressionar OK, uma nova aba, será inserida na pasta de trabalho exibindo a esquerda da planilha, a área de layout da tabela dinâmica e a direita o painel Lista de campos de tabela dinâmica.
Os campos que poderão ser inseridos no relatório da tabela dinâmica são os mesmos campos contidos na base de dados. Por exemplo:
60
Excel Avançado
Para inserir estes campos, basta clicar, segurar e arrastar os campos para uma das áreas: Filtro de relatório, Rótulo de Colunas, Rótulos de Linha e Valores. Se desejar que o mesmo campo apareça em duas áreas diferentes, repita o processo para a outra área de destino, se não for possível manter o mesmo campo em duas áreas, apenas a última inserção permanecerá automaticamente. Mesmo após alocar um campo em uma área será possível alterá-lo entre as áreas ao clicar, segurar e arrastá-lo para a área que desejar. Para excluir um campo de uma área, basta clicar no mesmo na área onde não mais deseja visualiza-lo, segurar e arrastá-lo de volta para os campos de origem ou simplesmente clicar sobre ele e na lista de atalhos que aparecerá clicar em Remover Campo. As áreas da tabela dinâmica tem a seguinte finalidade: a) Filtro de relatório: neste campo poderão ser criados filtros gerais para o relatório; b) Rótulos de colunas: aqui são colocadas as colunas do relatório; c) Rótulos de linhas: campos agrupadores que constarão nas linhas; d) Valores: informações quantitativas do relatório, como exemplo a soma das vendas. Na figura abaixo é possível identificar como os campos foram alocados nas áreas e quais os resultados na área de layout da tabela dinâmica. Neste exemplo, é possível perceber que a tabela dinâmica nos permite analisar com clareza a quantidade de produto vendido por vendedor em cada cidade e por período, o que seria mais trabalhoso fazer na planilha original.
61
Excel Avançado
Para entender o que levou ao número/informação circulado de vermelho na figura acima, basta clicar sobre ele duas vezes, que será criado uma nova guia contendo os detalhes.
15.2. Formatação da Tabela Dinâmica Na figura a seguir ao inserir o campo “Valor Total”, que contém o total das vendas, vem contando as vendas, enquanto o correto é somar as vendas por vendedor em cada cidade. Para resolver isso, é preciso selecionar uma célula do campo “Valor Total”, clicar com o botão direito nos dados e selecionar a opção Configurações do Campo de Valor , selecionar a aba Resumir Valores
por , marcar a opção Soma e antes de pressionar OK, o Nome Personalizado poderá ser alterado conforme necessidade do usuário, bem como o formato do número. .
62
Excel Avançado
A janela Configurações do Campo de Valor guarda também outro valioso recurso, que é o: Mostrar valores como, por meio dele foi possível alterar uma das colunas do Total Vendido inserida 2 vezes na tabela dinâmica abaixo, de modo que uma delas demonstre o % do Total de Colunas, ou seja, quanto cada vendedor contribuiu para o total vendido no período analisado.
63
Excel Avançado
Perceba que as tabelas dinâmicas também aceitam formatação como: negrito, itálico, alinhado ao centro etc. Ao clicar em qualquer campo da tabela dinâmica, o menu Ferramentas
de Tabela Dinâmica é habilitado contendo as guias Opções e Design . Na guia Opções é possível atualizar os dados da tabela dinâmica, alterar a fonte de dados, ou seja, os dados que originam a tabela dinâmica, classificar os dados entre outra ações. Na guia Design é possível inserir, alterar ou remover subtotais e totais gerais, alterar layout do relatório e estilos da tabela dinâmica. Lembre-se sempre de testar e fazer ajustes necessários até deixar a tabela como conveniente, por isso o nome Tabela Dinâmica.
Nota: Mesmo que os dados na tabela de origem sejam alterados e a planilha salva, as alterações só refletirão na “Tabela e no Gráfico Dinâmico” se clicarmos em “Atualizar ” na guia Opções no grupo Dados, ou na guia Dados no grupo Conexões em “Atualizar Tudo”.
15.3. Criar um Gráfico Dinâmico Um Gráfico Dinâmico é um gráfico que fornece uma análise interativa de dados, como um relatório de tabela dinâmica. É possível alterar os modos de exibição dos dados, ver diferentes níveis de detalhe ou reorganizar o layout do gráfico arrastando campos e exibindo ou ocultando itens em campos. Para criar um relatório de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico ao mesmo tempo, na guia Inserir , no grupo Tabelas, basta clicar na seta abaixo de
Tabela Dinâmica e clicar em Gráfico Dinâmico. A caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico será exibida, a partir de então é só seguir os procedimentos do tópico “Criar Uma Tabela Dinâmica” desta apostil a. Para criar um gráfico dinâmico a partir de um relatório de tabela dinâmica existente, basta clicar no relatório de tabela dinâmica e na guia Opções, no grupo Ferramentas, dentro de Ferramentas da Tabela Dinâmica que será exibido clicar em Gráfico Dinâmico.
64
Excel Avançado
Na caixa de diálogo Inserir Gráfico, clicar no tipo de gráfico e no subtipo de gráfico desejado e em OK. Poderão ser usados qualquer tipo de gráfico, exceto gráficos de dispersão (xy), de bolha ou de ações. O “relatório de Gráfico Dinâmico” que aparece tem os filtros que poderão ser usados para alterar os dados exibidos no gráfico. O Gráfico Dinâmico e seu relatório de Tabela Dinâmica associado, devem estar sempre na mesma pasta de trabalho. Ao inserir um gráfico padrão para os dados da Tabela Dinâmica (guia
Inserir , grupo Gráficos), o gráfico será um Gráfico Dinâmico que é associado ao relatório de Tabela Dinâmica.
16.
Filtro Avançado O filtro avançado poderá ser aplicado quando há mais de duas condições
em um campo para ser analisada.
16.1. Aplicar filtro Avançado Para aplicar um filtro avançado é necessário criar antes um intervalo de critérios que definirão a filtragem, onde a primeira linha deste intervalo de critérios deverá conter o nome dos campos e abaixo dos nomes dos campos deverão ficar as condições do respectivo campo. O resultado de uma linha só é
verdadeiro se todas as condições estabelecidas forem verdadeiras. Para exemplificar, vamos criar um filtro avançado para retornar os registros com vendas acima de 30 unidades na cidade Goiânia, com vendas acima de 65 unidades em Fortaleza e acima de 70 unidades em Brasília. Abaixo da lista de dados foram estipulados e digitados os critérios do filtro avançado:
65
Excel Avançado
Ao selecionar qualquer célula do intervalo de dados que deverá estar no formato de bando dados, clicar em Avançado contido na guia Dados, no grupo
Classificar e Filtrar . Na caixa de diálogo Filtro avançado que aparecerá: d) Selecionar a opção Copiar para outro local para que o resultado da filtragem não sobreponha os dados da lista. e) O campo Intervalo da lista estará preenchido com a referência do intervalo de dados, devido ter selecionado uma célula do intervalo antes de gerar o filtro. f) O campo Intervalo de critérios deverá ser preenchido com os critérios do filtro. g) Em Copiar para deverá ser inserida a célula onde o resultado da filtragem será aplicado e clicar em OK.
Na linha 96 serão exibidos os nomes dos campos e abaixo deles o resultado da filtragem.
66
Excel Avançado
Na análise dos critérios há diferença de acentuação e espaços, mas não há entre maiúsculas e minúsculas, ou seja, “Matheus” e “Matheus ” são registros diferentes, enquanto “Matheus” e “MATHEUS” são considerados iguais. Os operadores lógicos abaixo também poderão ser utilizados no intervalo de critérios do filtro avançado:
Outra aplicação do filtro avançado é quando existem duas condições a serem analisadas para um mesmo campo em um critério. Um exemplo dessa
67
Excel Avançado
situação é filtrar os dados que estão entre duas quantidades conforme a figura abaixo:
A repetição do campo Qtde se fez necessário para que os registros resultantes da filtragem de dados estejam entre as quantidades especificadas.
17.
Estrutura De Tópicos Estruturas de tópicos são utilizadas para exibir rapidamente linhas ou
colunas de resumo de uma lista de dados, ou para revelar dados de detalhe de até oito níveis. Abaixo temos alguns conceitos relevantes desse tema: Para exibir linhas para cada nível, clique no
símbolo de
estrutura de tópicos apropriados. O Nível 1 contém o total de vendas para todas as linhas de detalhes. O Nível 2 contém o total de vendas para cada mês em cada Neste exemplo temos uma linha
região.
de estrutura de tópicos de dados de
O Nível 3 contém linhas de
vendas agrupada por regiões e meses
detalhes (apenas linhas de detalhes
com várias linhas de resumo e detalhes
11 a 13 são visíveis no momento).
exibidas.
Para expandir ou recolher dados em sua estrutura de tópicos, clique nos símbolos de estrutura de tópicos e .
68
Excel Avançado
17.1. Inserir Subtotais Na Estrutura De Tópicos Considere o exemplo onde é preciso inserir na base de dados o total do valor e da quantidade vendida por cidade. Para isso é necessário: h) Averiguar se o intervalo de células que contém os dados está no formato banco de dados; i) Classificar os dados de forma crescente tendo por base a coluna cidade; j) Clicar em Subtotal e na guia Dados, no grupo Estrutura
de Tópicos após selecionar uma célula do intervalo de dados; k) Na caixa de diálogo Subtotais que será exibida, execute os seguintes passos: a. Em A cada alteração em escolha Cidade; b. Em Usar função escolha Soma; c. Em Adicionar subtotal a marque os campos Qtde e Valor Total; d. Se o objetivo é substituir subtotais atuais caso existam, deve-se marcar esta opção; e. Marcar Quebra de página inserirá uma quebra de página após cada linha de subtotal; f. Marcar Resumir abaixo dos dados fará com que a linha de subtotais fique abaixo dos registros. g. Pressionar OK. Após todo esse processo, as linhas com os subtotais são exibidas na lista de dados e ao lado esquerdo da planilha uma estrutura de tópicos, onde ao pressionar o botão 1 serão exibidos os dados globais, ao pressionar o botão 2 serão exibidos os dados subtotais e globais e ao clicar no botão 3 serão exibidos todos os dados.
69
Excel Avançado
17.2. Excluir Subtotais Na Estrutura De Tópicos Clicar em Subtotal e na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos após selecionar uma célula do intervalo de dados. Na caixa de diálogo
Subtotais que será exibida, clicar em Remover Todos.
17.3. Recurso Agrupar Em grandes planilhas que utilizem várias linhas e/ou várias colunas normalmente se utiliza o recurso Agrupar contido na guia Dados, no grupo
Estrutura de Tópicos.
Supondo que seja preciso agrupar as linhas 02 até a 15, basta selecionalas ou selecionar células correspondentes a estas linhas e clicar em Agrupar no caminho indicado acima que uma estrutura de tópicos aparecerá a esquerda da área de trabalho no Excel. Se esta for a primeira estrutura de tópicos contida na tabela em questão, aparecerão os botões 1 e 2 na parte superior esquerda da planilha, e o botão ou
aparecerá a frente da linha adiante do intervalo selecionado, neste
caso linha 16.
17.4. Recurso Desagrupar Ao selecionar toda a base de dados e na guia Dados, no grupo Estrutura
de Tópicos clicar em Desagrupar e Desagrupar novamente, na caixa de diálogo que aparecerá, clicar em Linhas e OK removerá toda a estrutura de tópicos, mas manterá as funções subtotais se houver.
70
Excel Avançado
Também é possível remover apenas parte do agrupamento. Por exemplo: Supondo que as linhas 02 até a 15 estão agrupadas, mas agora somente as linhas 04 a 15 deverão continuar agrupadas. Neste caso ao selecionar as linhas 02 e 03 na base de dados e na guia Dados, no grupo Estrutura de Tópicos clicar em Desagrupar e Desagrupar novamente, na caixa de diálogo que aparecerá, clicar em Linhas e OK removerá o agrupamento apenas destas 2 linhas. Se algum intervalo de célula for desagrupado enquanto estiver oculto, ou seja, com o botão
à esquerda, as células que compõem este intervalo
continuarão ocultas. Nos recursos “ Agrupar ” e “Desagrupar ”, a lógica para ocultar e mostrar detalhes é a mesma citada no item “Inserir Subtotais Na Estrutura De Tópicos”. O mesmo raciocínio envolvendo “ Agrupar ” e “Desagrupar ” linhas, se aplica para Colunas.
18.
Trabalhando Com Gráficos No Excel No Excel os gráficos são elementos utilizados para representar
simbolicamente os dados de uma planilha. Os mesmos são extremamente úteis para tomada de decisão e apresentações, pois conseguem consolidar e demonstrar variáveis de formas simples e objetivas.
18.1. Tipos de Gráfico Disponíveis Para identificar os tipos de gráfico disponível no Excel, na guia Inserir , no grupo Gráficos, posicionar o ponteiro do mouse sobre um tipo ou subtipo de gráfico, pois, desta forma uma dica de tela demonstrará o nome e aplicação do mesmo. Para visualizar todos os tipos de gráficos disponíveis, na guia Inserir , no grupo Gráficos, clicar botão indicado na figura abaixo.
71
Excel Avançado
18.2. Inserir Gráficos No Excel Para inserir um gráfico no Excel é necessário selecionar as células que contém estes dados, clicar na guia Inserir , no grupo Gráficos, clicar no tipo de gráfico e por fim clicar no subtipo de gráfico a ser utilizado.
18.3. Alterar Tipo De Gráfico Para altera o tipo de gráfico, deve-se clicar com o botão direito do mouse no mesmo para selecioná-lo, no menu de atalhos que aparecerá, clicar na opção
Alterar Tipo de Gráfico, novamente clicar em uma das opções disponíveis e pressionar Ok.
18.4. Elementos De Um Gráfico Os gráficos do Excel poderão conter vários elementos, onde alguns deles serão exibidos por padrão, enquanto outros poderão serão adicionados sob medida. É possível remover os elementos que não se desejar visualizar além de alterar a exibição dos mesmos ao movê-los para outros locais no gráfico, ou redimensionando-os ou alterando seu formato. Na figura e legenda a seguir é possível identificar com clareza os elementos do gráfico:
72
Excel Avançado
1. Área do gráfico: o gráfico inteiro e seus elementos; 2. Área de plotagem: a área delimitada pelos eixos, incluindo todas as séries de dados; 3. Série de dados: pontos de dados relacionados plotados em um gráfico. Cada série de dados em um gráfico tem uma cor ou um padrão exclusivo e é representada na legenda do gráfico. É possível plotar uma ou mais séries de dados em um gráfico, porem os gráficos de pizza têm apenas uma série de dados; 4. Eixos: O eixo y está na vertical e contém dados; o eixo x está na horizontal e contém categorias; 5. Legenda identifica os padrões ou cores atribuídos às séries de dados ou categorias do gráfico; 6. Título do gráfico e Título do eixo: um texto alinhado a um eixo ou centralizado na parte superior de um gráfico; 7. Rótulo de dados: fornece informações adicionais sobre um marcador de dados.
18.5. Formatar O Gráfico
18.5.1.
Alterar As Dimensões E Mover O Gráfico
Ao clicar na área do gráfico para selecioná-lo, o menu Ferramentas de
Gráfico junto das guias: Design, Layout e Formatar que o compõem, serão
73
Excel Avançado
habilitados, assim como os marcadores de seleção ao redor do gráfico e a fonte de dados usada para criação da gráfico. Para alterar as dimensões do gráfico, é necessário posicionar o ponteiro do mouse sobre um dos marcadores de seleção, quando uma seta dupla aparecer, deve-se clicar, segurar e arrastar a seta para redimensionar o gráfico. Para mover o gráfico, basta clicar na área do gráfico, segurar e arrastá-lo para o novo local.
18.5.2.
Formatar Área Do Gráfico
Ao dar um duplo clique na área do gráfico, a caixa de diálogo Formatar
área do gráfico será exibida, onde será possível alterar preenchimento da área do gráfico, cor da borda, estilo e sombra da borda do gráfico, assim como, se o gráfico terá alguma formatação 3D. Em Formatar área do gráfico também é possível alterar tamanho e propriedades do gráfico.
18.5.3.
Legenda No Gráfico
Para acrescentar a legenda no gráfico, deve-se clicar na área do gráfico para selecioná-lo, no menu Ferramentas de Gráfico na guia Layout, no grupo
Rótulos , clicar na seta abaixo da opção Legenda e selecionar a forma de apresentação da legenda no gráfico. Se for preciso modificar a posição da legenda, deve-se clicar duas
vezes na legenda, na caixa de diálogo Formatar Legenda que será exibida, em Opções de Legenda, selecionar uma das opções disponíveis e pressionar Ok. Nesta caixa de diálogo também será possível alterar o preenchimento da legenda, cor da borda, estilo e sombra da borda da legenda, assim como, se a mesma terá alguma formatação 3D. Para modificar as dimensões da legenda, clicar uma vez na legenda, posicionar o ponteiro do mouse em um dos marcadores de seleção, clicar, segurar e arrastar a seta dupla que aparecerá.
74
Excel Avançado
Nota 17: Também é possível modificar a posição da legenda ao apontar o mouse para a mesma até que ele se torne um objeto de 4 pontas, neste instante, clicar, segurar e arrastar a legenda para o destino.
18.5.4.
Linhas De Grade No Gráfico
Para adicioná-las, é preciso selecionar o gráfico, no menu Ferramentas
de Gráfico na guia Layout , no grupo Eixos , clicar na seta abaixo da opção Linhas de Grade e clicar na forma de apresentação das linhas de grade no gráfico. Já para removê-las basta selecionar neste caminho a opção Nenhuma.
18.5.5.
Rótulos De Dados
Para acrescentar os rótulos de dados, é preciso selecionar o gráfico, no menu Ferramentas de Gráfico na guia Layout , no grupo Rótulos, clicar na seta abaixo da opção Rótulos de Dados e marcar uma das formas de apresentação dos rótulos de dados no gráfico. Ainda neste local, ao clicar em Mais Opções de
Rótulos de Dados, a caixa de diálogo Formatar Rótulo de dados será exibida, onde será possível alterar o Conteúdo, a posição, o formato, o preenchimento do Rótulo entre outros itens relativos aos rótulos de dados. Se necessário formatar apenas os rótulos de dados de uma série de dados, é preciso dar um clique duplo sobre um dos rótulos de dados da série de dados que se deseja alterar e fazer as alterações necessárias caixa de diálogo
Formatar Rótulo de dados será exibida. Caso a alteração for em apenas um rótulo, é preciso clicar no mesmo e clicar novamente (não é um clique duplo), logo após a caixa de diálogo Formatar Rótulo de dados será exibida para as devidas alterações. Para remover os rótulos de dados, deve-se selecionar o gráfico, no menu
Ferramentas de Gráfico na guia Layout , no grupo Rótulos, clicar na seta abaixo da opção Rótulos de Dados e marcar a opção Nenhum.
75
Excel Avançado
18.5.6.
Título Do Gráfico
Para adicioná-lo, é preciso selecionar o gráfico, no menu Ferramentas de
Gráfico na guia Layout, no grupo Rótulos , clicar na seta abaixo da opção Títulos do Gráfico e selecionar a forma de apresentação desejada. Para removê-lo basta selecionar neste caminho a opção Nenhum. Ainda na guia Layout , no grupo Rótulos, ao clicar em Mais Opções de
Título, a caixa de diálogo Formatar Título de Gráfico será exibida, onde será possível alterar o preenchimento e o alinhamento do Título, a cor da borda, estilo e sombra da borda do Título, assim como, se o mesmo terá alguma formatação 3D. Para alterar o Título do gráfico, clicar com o botão direito do mouse sobre ele, no menu de atalho que será exibido, clicar em Editar Texto, após terminar, bastar clicar em qualquer outro lugar na área de trabalho do Excel. Para formatar o tipo, o tamanho da fonte, efeitos, espaçamento entre caracteres, deve-se clicar com o botão direito do mouse no título que se deseja formatar, no menu de atalho que será exibido, clicar em Fonte, fazer as alterações que desejar e pressionar OK. Também é possível utilizar as opções contidas na guia Página Inicial, no grupo Fonte, para formatar o título do gráfico.
18.5.7.
Títulos dos Eixos
Para adicioná-los, é preciso selecionar o gráfico, no menu Ferramentas
de Gráfico na guia Layout, no grupo Rótulos , clicar na seta abaixo da opção Títulos dos Eixos Linhas e clicar na forma de apresentação dos mesmos. Para removê-las basta selecionar neste caminho a opção Nenhum.
Como são 2 eixos, é preciso fazer o processo de inclusão ou exclusão dos títulos dos eixos individualmente.
76
Excel Avançado
18.5.8.
Layout e Estilos de Gráficos
O Excel já possui alguns Layouts e Estilos de Gráficos prontos. Ao clicar em qualquer local em branco no gráfico, no menu Ferramentas de Gráfico que aparecerá, na guia Design, basta clicar em um dos modelos já prontos que o Excel apresentar para o tipo de gráfico inserido que o mesmo será alterado. O mesmo ocorre ao clicar no gráfico e logo após selecionar no grupo Estilos de
Gráficos, na guia Design , o Estilo desejado. A diferença é que no grupo Estilos de Gráficos não haverá inserção ou exclusão do título do gráfico e/ou alteração das configurações da legenda do gráfico, o que poderá acontecer ao se escolher um dos modelos contidos no grupo Layout do Gráfico.
18.6. Recursos Especiais Em Gráficos Utilizados Para Para Tomada De Decisão
18.6.1.
Gráfico de Gantt
Quem está à frente de projetos sabe dos desafios encontrados, principalmente quanto ao controle de prazos. Qualquer atraso pode resultar em mais gastos e dores de cabeça. O gráfico de Gantt permite monitorar uma série de atividades que visam a execução de um projeto. Isso possibilita a visualização gráfica de todo o planejamento feito, facilitando o acompanhamento por parte dos projetistas e todos os envolvidos. Resumindo: É uma forma prática para acompanhar um cronograma de atividades, identificar gargalos e manter-se em dia. Para projetos grandes e com grande volume de dados é indispensável o uso de programas mais sofisticados, mas para projetos e até processos mais simples, o Excel é bastante eficiente. Vejamos como: Os dados a serem representados no gráfico deverão estar dispostos em três colunas: as tarefas em uma, data de início das tarefas em outra e por fim uma coluna com o tempo de duração das atividades, em dias.
77
Excel Avançado
A lista de tarefas necessárias para a realização do projeto estão na coluna B no exemplo acima. Note que a primeira célula da coluna B está em branco, assim o Excel reconhecerá qual coluna contém as tarefas. A segunda coluna contem as datas de início de cada atividade relacionada na primeira coluna, portanto desta coluna é Data de Início. A 3ª coluna contém a quantidade de dias estimados para execução das atividades, diante disso o título desta coluna em nosso exemplo é Qtde Dias. Após inserir corretamente os dados na planilha, na guia Inserir , no grupo
Gráficos clicar na opção Barras e escolher a opção: Barras 2D, Barras apresentado. Empilhadas, assim o gráfico abaixo será apresentado.
É preciso alterar alguns itens do gráfico, iniciando pela legenda do gráfico que deverá ser alocada abaixo do eixo horizontal do gráfico, para tal basta selecionar a legenda, clicar com o botão direito sobre ela, em Formatar
Legenda que aparecerá no menu de atalho, clicar em Inferior e fechar. Para apagar a série de dados “Data de Início” que aparecerá na legenda, é preciso
78
Excel Avançado
clicar na legenda para selecioná-la e após 1 segundo clicar clicar novamente em “Data de Início” e pressionar Delete. Agora é necessário clicar com o botão direito do mouse em cima da lista de tarefas mostrada no gráfico e escolher a opção Formatar Eixo. Marcar as opções Categorias em ordem inversa e Eixo horizontal cruza em: Na
categoria máxima. Basta pressionar Fechar para que as tarefas sejam apresentadas em ordem de execução e as datas sejam exibidas na parte inferior do gráfico respectivamente.
Clicar com o botão direito do mouse em qualquer uma das barras, na parte mais à esquerda do gráfico e selecionar a opção Formatar série de
Dados. Na caixa de diálogo exibida, definir a sobreposição em 100%. Na categoria Preenchimento marcar sem Preenchimento e na categoria Cor de
borda selecionar a opção Sem linha. Isso para que esta série de dados fique invisível, tornando assim possível a simulação do gráfico de Gantt.
79
Excel Avançado
O Excel escolhe o que para ele é a melhor forma de apresentar a data inicial e final que aparecerá no eixo horizontal. Ao manter “Automático”, se as datas contidas no eixo em questão estiverem sobrepondo umas as outras, basta expandir o tamanho do gráfico de modo que a visualização do gráfico, incluindo estas datas fique clara. Caso o usuário prefira informar as datas iniciais e finais que aparecerão no eixo horizontal do gráfico, então é preciso clicar com o botão direito do mouse na área das datas, ou seja, no eixo em questão, escolher Formatar Eixo e marcar os campos Mínimo, Máximo e Unidade Principal como Fixo.
Atenção! As datas informadas no campo Máximo e Mínimo deverão estar no formato que interpretado internamente pelo Excel, ou seja, quando uma data é digitada no Excel, o programa interpreta internamente como uma sequência de números. Para identificar qual número a data em questão representa, poderá ser utilizada a fórmula =DATA.VALOR(“__/__/__”) em qualquer célula da planilha e, no lugar de __/__/__ colocar a data que deseja converter. Por exemplo, colocando =DATA.VALOR(“28/10/2008”), o valor demonstrado será 39749.
80
Excel Avançado
Em Unidade Principal informar o intervalo de dias para que as datas sejam exibidas. Por exemplo: 7 para intervalos de uma semana, 30 para intervalos de um mês, etc. Isto tornará a visualização dos dados mais clara. Para formatar a exibição da data no gráfico, deve-se clicar com o botão direito do mouse no eixo horizontal, escolher Formatar Eixo, na categoria
Número, escolher o formato pretendido. A fim de tornar o gráfico mais atraente, se preferir alterar a cor das barras horizontais, basta clicar sobre qualquer uma delas com o botão direito do mouse e em Formatar Série de Dados, na categoria Preenchimento, escolher a opção que mais agradar. Se achar melhor, ao clicar no gráfico o recurso Ferramentas
de Gráfico será exibido, na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, selecionar o estilo de gráfico a ser usado. Mas com isso, a série de dados que estava transparente ficará com uma das cores do estilo escolhido, ou seja, é preciso que a série de dados da esquerda seja novamente configurada para ficar sem cor de preenchimento e sem cor da borda. No exemplo abaixo, ainda foi inserido um título para o gráfico e linhas de grade principais para facilitar a visualização de cada etapa ao longo do tempo.
81
Excel Avançado
18.6.2.
Gráfico De Acompanhamento Da Adequação Ao
Cronograma O Gráfico de Gantt citado no item 12.6.2. é bastante interessante para demonstrar um cronograma previsto ou ainda um cronograma realizado. Agora que sabemos o que é e como construir um gráfico desse tipo, basta seguir os passos a seguir para criar um gráfico que demonstre o cronograma previsto e o realizado em apenas um gráfico, ou seja, um Acompanhamento da adequação
ao cronograma, o que é ainda mais útil e para o propósito de tomada de decisão muito mais eficaz. a) Para iniciarmos, as atividades deverão ser dispostas conforme modelo abaixo:
b) Deve-se remover temporariamente o conteúdo da célula C1, selecionar o intervalo C1:E15 e inserir um gráfico de barras empilhadas, 2D; c) Selecionar o eixo vertical e marcar as opções Categorias em
ordem inversa e Na categoria máxima; d) Selecionar uma das colunas de Início das atividades e com o botão direito ir em Formatar Série de Dados, marcar as opções Preenchimento "sem preenchimento" e Cor da borda "sem linha"; e) Selecionar no gráfico a séria Duração e inserir rótulos de dados;
82
Excel Avançado
f) Selecionar cada uma das séries de dados correspondentes ao realizado e alterar sua cor, como preferir; g) Inserir linhas de grade principais para facilitar a visualização de cada etapa ao longo do tempo; h) Selecione o eixo vertical, em Formatar Eixo, no campo
Intervalo entre as marcas de escala digitar 2, para que o realizado e o previsto sejam tidos como parte da mesma etapa; i) Selecionar o eixo vertical, na guia Página Inicial, grupo
Alinhamento, clicar em Alinhar texto a direita para que as etapas/tarefas sejam demonstradas mais abaixo no eixo, também para facilitar a visualização das mesmas em relação ao tempo previsto e ao realizado correspondente. O gráfico Acompanhamento de adequação ao cronograma após as ações acima, acrescido do título do gráfico, título dos eixos horizontal e vertical e de uma legenda terá o formato abaixo:
18.6.3.
Gráfico Condicional
Estes são gráficos que mudam de cor conforme critérios especificados pelo usuário. No exemplo abaixo, temos 3 estágios em uma linha de
83
Excel Avançado
produção: Produção Baixa, Produção Esperada e Super Produção, sendo necessário demonstrar cada resultado com cores diferentes em um gráfico de colunas, porém com apenas 1 coluna.
É preciso criar três colunas para separar os valores: Produção Baixa,
Produção Esperada e Super Produção. Logo após, através das fórmulas SE e SE(E), vamos criar as condições para preencher estas colunas.
A
coluna
Produção
Baixa deverá
conter
a
função: =SE(B5<100000;B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na coluna caso ele seja menor que 100.000, caso contrário o valor desta coluna será 0; A
coluna
Produção
Esperada
deverá
conter
a
função:
=SE(E(B5>=100000;B5<=400000);B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na
84
Excel Avançado
coluna caso ele seja maior ou igual a 100.000 E menor ou igual a 400.000, caso contrário o valor desta coluna será 0; Para coluna
Super
Produção a
função
deverá
ser:
=SE(B5>400000;B5;0), onde o valor de B5 aparecerá na coluna caso ele seja maior que 400.000, caso contrário aparecerá 0. Ao arrastar as fórmulas para baixo, o resultado será:
Selecionar as três colunas com as condições que criamos, incluindo o cabeçalho das mesmas (células D4:F16). Inserir um gráfico de colunas, Coluna 2D, Colunas agrupadas . Ao clicar em qualquer lugar em branco do gráfico em Ferramentas de
Gráfico que aparecerá, na guia Design, no grupo Estilos de Gráfico, selecione o Estilo 26. Agora deve-se clicar em qualquer uma das colunas do gráfico correspondente a Produção Esperada, em Ferramentas de Gráfico, clicar na guia Formatar , no grupo Estilos de Forma, clicar novamente em
Preenchimento da Forma e escolha a cor Amarelo. Repita este processo para as colunas com Produção Baixa que deverão ficar em vermelho. A fim de alterar os números que estão no eixo horizontal para o nome dos meses, deve-se clicar em qualquer lugar do gráfico com o botão direito, no menu de atalho que aparecerá, clicar em Selecionar Dados. Em Rótulos do Eixo
Horizontal
(categorias),
clicar
em
Editar, selecionar
os
meses
das
células A5:A16, pressionar Ok e depois Ok novamente. Teremos este resultado:
85
Excel Avançado
450.000 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000
Produção Baixa
150.000
Produção Esperada
100.000
Super Produção
50.000 0
l i o o o o o o r i t o r i r o r o r o r r o ç h h i a s l r b b b b b n e e a A o u M J u J g m u n v t m m a e M e A e J F t u e v z e O o e S N D
Agora deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer coluna do gráfico, no meu de atalho, escolher em Formatar Série de Dados. Na janela que se abre, altere a Sobreposição de Séries para 100% (isso fará com que as colunas fiquem uma sobre a outra, dando a impressão da troca de cor). A Largura do Espaçamento deverá ficar com aproximadamente 20% (isso fará com que as colunas fiquem mais largas dando um efeito muito interessante). Experimente alterar o valor da produção em qualquer um dos meses para ver as colunas “mudando” de cor. Por fim, basta colocar o gráfico exatamente sobre a área onde as condições foram criadas, inserir um título no mesmo e alocar a legenda abaixo do eixo horizontal.
86
Excel Avançado
Através desta técnica é possível criar gráficos condicionais com várias cores, ou seja, várias condições.
18.6.4.
Gráfico de Pareto Automatizado
Este tipo de gráfico serve para facilitar a priorização de algo. Após compilar os dados e informações necessárias, os resultados podem ser classificados e rankeados através do gráfico de pareto. Por exemplo: Identificar através de um gráfico, quais produtos estão com maior margem de lucro, quais filiais e até vendedores estão com melhor desempenho, ou ainda qual a filial com maior eficiência operacional ou com maior rentabilidade. Já em situações negativas, também podemos extrair várias informações, tais como: quais as principais reclamações que minha empresa tem recebido dos clientes, Qual(is) filial(is) está(ão) com o(s) pior(es) resultado(s), quais as maiores despesas que tenho pessoalmente, qual(is) departamento(s) tem gastos mais significativos. No exemplo abaixo o gráfico de Pareto apresenta os gastos por departamento em ordem decrescente e atrelados a uma curva de porcentagens acumuladas, também conhecida como curva ABC. Portanto, para fazer um Pareto é necessário colocar os dados em ordem e fazer o cálculo das porcentagens acumuladas.
Vejamos como preparar as tabelas conforme a seguir para inserção do gráfico acima.
87
Excel Avançado
O objetivo aqui é que ao inserir novos departamentos com suas respectivas despesas, eles sejam ranqueados e apresentados no Gráfico de Pareto de forma automática. Será necessário as duas tabelas ilustradas acima: uma de entrada, onde serão lançados os dados e outra de saída, onde serão realizados os cálculos para ordenar. Na tabela de entrada, além das informações sobre as categorias (Departamento ) e os dados (Despesa) existem duas colunas: Ordenador e
Índice. A coluna de índice define qual a ordem padrão dos dados caso todos os valores fossem iguais, é como um critério padrão de desempate. Isso é necessário para que o Excel não fique em dúvida quando acontecerem valores iguais como no caso das despesas dos departamentos de Logística e Qualidade. Já a coluna do Ordenador da tabela de entrada é o valor através do qual a tabela de saída será ordenada. Na tabela de entrada o valor do ordenador se dá pela soma da
quantidade com 1 / (índice * 1000). Fazer 1 / índice é necessário para que as despesas com maior índice apareçam primeiro e a multiplicação por mil é necessária para que o critério de desempate apareça apenas após a terceira casa decimal. Agora, cada despesa tem um número único pelo qual é possível ordenar.
88
Excel Avançado
A tabela de saída deverá ser composta pelas colunas: Ordenador ,
Colocação , Despesas, Departamento, Representação
e Acumulado
respectivamente. Na tabela de saída a coluna Colocação será a primeira a ser preenchida com a quantidade de departamentos relacionados na Tabela de Entrada. No exemplo
que
estamos
estudando,
a
célula
H4
contém
a
fórmula
=SEERRO(MENOR($C$4:$C$25;M4);""). Na tabela de saída, a coluna Ordenador será a segunda a ser preenchida de forma a classificar por ordem decrescente os dados contidos na coluna Ordenador da tabela de entrada, através da função MAIOR. Em nosso exemplo,
a
célula
G4
contém
a
fórmula
=SE(ÉERROS(MAIOR($B$4:$B$25;H4));"";MAIOR($B$4:$B$25;H4)). A coluna Despesa da tabela de saída deverá buscar as despesas com base no conteúdo da coluna Ordenador da mesma tabela. A fórmula contida na célula H4 é =SE(G4="";"";PROCV(F4;$A$4:$D$25;4;0)). A coluna Departamento da tabela de saída também deverá buscar os departamentos com base no conteúdo da coluna Ordenador da tabela de saída. A fórmula contida na célula J4 é =SE(G4="";"";PROCV(F4;$A$4:$D$25;3;0)). A coluna Representação da tabela de saída deverá demonstrar o % de contribuição das despesas do departamento analisado em relação ao total das despesas, para isso, basta dividir o valor da despesa do departamento pelo total. A célula J4 contém a fórmula =SEERRO(H4/$H$26;""). A coluna Acumulado da tabela de saída deverá somar a cada departamento o % de representação do departamento anterior até chegar a 100%. A fórmula contida em K4 =SE(J4="";"";J4) e na célula K5 é =SE(J5="";"";K4+J5). Ao concluir as fórmulas na tabela de saída, é preciso replicá-las até a linha 25 que é a última da tabela em questão, restando após elas a linha de totais. Uma vez pronta a tabela de dados, para inserir e configurar o gráfico, é preciso selecionar o intervalo H4:H12, pressionar a tecla Ctrl e também selecionar o intervalo K4:K12, ir na guia Inserir , no grupo Gráficos, selecionar o
89
Excel Avançado
tipo gráfico de Colunas, 2D, Colunas Agrupadas. O gráfico será apresentado conforme abaixo:
A série2 no gráfico acima representa o acumulado e para que ela seja demonstrada em forma de linha é preciso selecionar a legenda do gráfico, após 1 segundo clicar novamente em “Série2” na legenda, agora com o botão direito, novamente clicar em “Série2” na legenda, no menu de atalho que aparecerá, clicar em Alterar Tipo de Gráfico de Série, clicar 2 vezes no 1º tipo de gráfico de linha apresentado. Mais uma vez, selecionar a legenda do gráfico, após 1 segundo clicar novamente em “Série2” na legenda, com o botão direito, novamente clicar em “Série2”, em Formatar Série de Dados marcar a opção
Eixo Secundário e pressionar Fechar. Pressionar o botão direito em qualquer lugar em branco no gráfico, clicar em Selecionar Dados. Em Rótulos do Eixo Horizontal (categorias) , selecionar o intervalo que contém os departamentos, ou seja, I4:I12 e pressionar Ok. Ainda na Janela Selecionar Fonte de Dados na Entrada de Legenda
(Série), clicar em Série 1 e depois em Editar , no campo Nome da Série, selecionar a célula H3 que está com o nome Despesas, repetir o processo para série 2, com a diferença de clicar na célula K3 que é o título da coluna Acumulado. Para fechar esta janela, pressionar OK. Após alocar a legenda na parte inferior do gráfico, inserir um título no mesmo, inserir rótulo de dados na extremidade externa, ele será representado conforme a seguir: 90
Excel Avançado
Para automatizar o gráfico acima, de modo que ao inserir novos departamentos com suas despesas, o mesmo por si só apresente estes novos dados, é necessário realizar duas atividades, são elas:
a) Criar no Gerenciador de Nomes , os Nomes dos Campos para cada série de dados contida no gráfico. Estes Nomes utilizarão a função DESLOC para abranger todos os dados inseridos nas colunas Departamento, Acumulado e Despesa da tabela de saída, de forma que se estes intervalos se atualizarem, seja por inclusão e/ou exclusão de departamentos e despesas, o DESLOC atualizará o intervalo selecionado.
b) Substituir os intervalos de dados apresentados no gráfico pelos Nomes dos Campos que se atualizarão a cada inserção de departamentos e despesas na base de dados. Deverão ser criados Nomes que a cada para cada série de dados contida no Gráfico de Pareto, ou seja, No gráfico temos as séries de dados Departamento, Acumulado e Despesa Para criar os nomes, na guia Fórmulas, no grupo Nome Definido, clicar em Gerenciador de Nomes, na janela que se abrirá, clicar em Novo, na nova janela que se abrirá, no campo Nome: digitar o nome do Campo que se está criando, neste caso, Despesa, no campo Refere-se a: apagar o conteúdo e inserir
a
fórmula:
=DESLOC('Gráfico
Aut'!$H$3;1;0;CONT.NÚM('Gráfico
Aut'!$H$4:$H$25)), pressionar OK e Fechar. É preciso repetir a operação para Departamento, onde a fórmula a ser inserida
é
=DESLOC('Gráfico
Aut'!$I$3;1;0;CONT.VALORES('Gráfico
91
Excel Avançado
Aut'!$I$4:$I$25))
e
Acumulado
com
a
fórmula
=DESLOC('Gráfico
Aut'!$K$3;1;0;CONT.NÚM('Gráfico Aut'!$K$4:$K$25)). Vamos entender a lógica da fórmula inserida no Nome Despesa, pois as outras são similares. O =DESLOC é a função, 'Gráfico Aut'! , é o nome da aba/planilha que contém a base e o gráfico que estamos trabalhando, se a fórmula estiver sendo montada no campo Refere-se a, ao clicar na célula H3, será apresentado: 'Gráfico Aut'!$H$3, ou seja, com o nome da planilha e a célula selecionada. O H3 é a célula de referência, o 1, indica 1 linha abaixo da célula de referência começará a seleção, na coluna 0, ou seja, na coluna que está a célula de referência começará a seleção e, o CONT.NÚM('Gráfico
Aut'!$H$4:$H$25) é para contar quantos números tem no intervalo $H$4:$H$25 e usar essa contagem para definir a altura de linhas a serem selecionadas, portanto, é aqui que conseguiremos alterar a seleção automaticamente ao inserir e/ou excluir valores em despesa. A lógica da fórmula inserida no Nome Departamento só se diferenciado pois não usa CONT.NÚM , mas CONT.VALORES , já que os valores a serem contados são texto e não números. Agora é necessário substituir os intervalos de dados apresentados no gráfico pelos Nomes dos Campos, para isso, siga os seguintes passos: Em qualquer lugar em branco no gráfico ao clicar com o botão direito do mouse, em Selecionar Fonte de Dados na Entrada de Legenda (Série), clicar em Despesa e depois em Editar , no campo Valores da Série, substituir qualquer informação após o ponto de exclamação, pelo “Nome do Campo correspondente” exatamente conforme criado em Gerenciador de Nomes, neste caso, substituir pela palavra Despesa. Agora basta repetir este processo para os campos Departamento e Acumulado. Na figura abaixo é possível identificar que os departamentos 9 e 10 inseridos na base a critério de teste, estão refletindo no gráfico, ou seja, ele está sendo atualizado automaticamente.
92
Excel Avançado
19.
Macros As macros são uma sequência de comandos e funções armazenadas em
módulo do Visual Basic for Application (VBA) para automatizar rotinas, portanto se houver tarefas executadas de forma recorrente no Excel, poderá ser gravada uma macro que automatize essas tarefas. As macros podem ser gravadas ou criadas por meio de programação no
Editor do Visual Basic, em ambos as casos há existência de código, mas ao gravar uma macro o próprio Excel transforma as ações executadas em uma série de comandos.
19.1. Guia Desenvolver Antes de gravar uma macro é preciso habilitar a guia Desenvolvedor que por padrão não estará visível no Excel. Para ativá-la no Excel 2010, basta clicar na guia Arquivo , em seguida clicar em Opções, clicar na categoria
Personalizar Faixa de Opções, na lista Guias Principais, clicar em Desenvolvedor e em OK. Para habilitar esta guia no Excel 2007, o usuário deverá clicar no Botão
Office e em Opções do Excel , na janela que se abrirá, marcar a caixa “Mostrar guia Desenvolvedor na Faixa de Opções” e pressionar OK.
93
Excel Avançado
19.2. Habilitar Macros Macros podem conter códigos capazes de executar vários comandos no computador. Por isso são consideradas um possível risco à segurança e, por padrão, ficam desabilitadas.
19.2.1.
Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida
Macros podem conter códigos capazes de executar vários comandos no computador. Por isso são consideradas um possível risco à segurança e, por padrão, ficam desabilitadas. As configurações de segurança de macro estão localizadas na Central de
Confiabilidade, para alterar o nível de segurança das macros, na guia Desenvolvedor , no grupo Código , deve-se clicar em Segurança de Macro e na janela Central de Confiabilidade que será exibida, marcar Desabilitar todas as
macros com notificação e pressionar OK. Dessa forma as macros são desabilitadas, mas alertas de segurança serão apresentados se houver macros, sendo necessário habilitá-las uma a uma.
19.2.2.
Habilitar macros quando a Barra de Mensagens for exibida
Ao abrir um arquivo que possui macros, a Barra de Mensagens abaixo, aparecerá e, se a(s) macro(s) for(em) de fonte confiável, clique em Habilitar
Conteúdo .
Nota: Antes de habilitar as macros é preciso se certificar que o desenvolvedor que a criou é confiável. Também é importante ter um bom antivírus atualizado no computador.
94
Excel Avançado
19.3. Gravar Macro Na guia Desenvolvedor , no grupo Código, clique em Gravar Macro, escolha um nome, um atalho, um local para salvar a macro e clique em OK para iniciar a gravação. A partir desse momento todas as ações executadas no Excel serão gravadas, como os cliques, as seleções e formatações feitas, independente do tempo levado para executá-las, enfim tudo que se fizer durante a gravação da macro será repetido exatamente na mesma ordem posteriormente quando se executar a macro. A gravação da macro é parada ao clicar em Parar Gravação, no grupo
Código da guia Desenvolvedor .
19.4. Salvar Pasta de Trabalho Arquivos com macro deverão ser salvos em formato que suporta a existência de macros, para isso, na janela Salvar Como, além dar um nome ao arquivo, na caixa Tipo a opção Pasta de Trabalho Habilitada para Macro do
Excel deverá ser escolhida e logo após pressionar Salvar. A extensão desse tipo de arquivo é XLSM.
19.5. Escrever Macros Para escrever o código de uma macro é preciso conhecimento sobre a linguagem de programação Visual Basic for Application (VBA) e seu editor que é o Editor do Visual Basic (VBE), sendo este, um ambiente usado para escrever códigos e procedimentos em VBA.
95
Excel Avançado
19.6. Executar Macros Por Um Botão Após associar uma macro a um botão, ao clicar sobre ele a macro será executada. Na guia Desenvolvedor , no grupo controles, em Inserir , selecione o Botão (Controle de Formulário) ao clicar sobre ele, agora, clique e arraste o mouse na planilha para que este botão apareça. Clique com o botão direito do mouse sobre o botão criado, vá na opção
Atribuir macro na caixa de diálogo que será exibida, selecione a macro desejada, clique em Ok, edite o nome do botão se preferir e clique em outro do local na planilha.
19.7. Editar Macros Para editar uma macro, no grupo Código da guia Desenvolvedor , clique em Macros, selecione a macro gravada e clique em Editar.
96
Excel Avançado
No Editor do Visual Basic que aparecerá, faça as alterações como preferir, teste o código, feche o Editor do Visual Basic e execute a macro novamente.
20.
Proteção de Dados Proteger os dados de uma planilha e primordial para manter a integridade
das informações. Por isso, o Excel possui recursos para inserir senhas e bloquear o acesso a determinadas informações. Ao proteger uma planilha estamos evitando que usuários manipulem os dados contidos nelas.
20.1. Proteção Na Planilha 20.1.1.
Inserir Proteção Na Planilha
Para que o usuário edite apenas algumas células da planilha, é preciso: l) Selecionar toda a planilha, pressionar Ctrl+1 para abrir a janela Formatar Células, na guia Proteção, marcar
Bloqueadas (para
tornar
as
células
selecionadas,
bloqueados previamente) e Ocultas (para que as fórmulas contidas
nas
células
selecionadas,
não
sejam
demonstradas); m) Na guia Revisão, no grupo Alterações , clique em Proteger
Planilha; n) Na lista Permitir a todos os usuários desta pasta de
trabalho, deixar marcadas apenas as opções que o usuário possa ter acesso; o) Na caixa Senha para desproteger a planilha , digitar uma senha para a planilha, clicar em OK e digite novamente a senha para confirmá-la.
97
Excel Avançado
O quadro abaixo ilustra quando desmarcar cada caixa de seleção da lista
Permitir a todos os usuários desta pasta de trabalho:
Desmarque esta caixa de seleção
Para impedir que os usuários
Selecionar células bloqueadas
Movam o ponteiro para células nas quais a caixa de seleção Bloqueadas está marcada na guia Proteção da caixa de diálogo Formatar Células. Por padrão, o usuário pode selecionar células bloqueadas.
Selecionar células desbloqueadas
Movam o ponteiro para células nas quais a caixa de seleção Bloqueadas está desmarcada na guia Proteção da caixa de diálogo Formatar Células. Por padrão, os usuários podem selecionar células desbloqueadas e pressionar a tecla TAB para mover-se entre células desbloqueadas em uma planilha protegida.
Formatar células
Alterem qualquer uma das opções das caixas de diálogo Formatar Células ou Formatação Condicional. Se você aplicou formatos condicionais antes de proteger a planilha, a formatação continuará sendo alterada quando um usuário inserir um valor que atenda a uma condição diferente.
Formatar Colunas
Usem qualquer comando de formatação de coluna, incluindo a alteração da largura da coluna ou a ocultação das colunas (guia Página Inicial, grupo Células, botão Formatar ).
Formatar linhas
Usem qualquer comando de formatação de linha, incluindo a alteração da altura da linha ou a ocultação das linhas (guia Página Inicial, grupo Células, botão Formatar ).
Inserir colunas
Insiram colunas.
Inserir linhas
Insiram linhas.
Inserir hiperlinks
Insiram novos hiperlinks, até mesmo em células desbloqueadas.
Excluir colunas
Excluam colunas. Observação: Se Excluir colunas estiver protegido e Inserir colunas não estiver protegido, um usuário poderá inserir colunas que
98
Excel Avançado
não conseguirá excluir.
Excluir linhas
Excluam linhas. Observação: Se Excluir linhas estiver protegido e Inserir linhas não estiver protegido, um usuário poderá inserir colunas que não conseguirá excluir.
Classificar
Usem qualquer comando para classificar dados (guia Dados, grupo Classificar e Filtrar ). OBSERVAÇÃO Os usuários não podem classificar intervalos que contenham células bloqueadas em uma planilha protegida, independentemente dessa configuração.
Usar AutoFiltro
Usem setas suspensas para alterar o filtro em intervalos quando os AutoFiltros forem aplicados. OBSERVAÇÃO Os usuários não podem aplicar ou remover AutoFiltros em uma planilha protegida, independentemente dessa configuração.
Usar relatórios de tabela dinâmica
Formatem, alterem o layout, atualizem ou modifiquem de alguma forma os relatórios de tabela dinâmica, ou crie novos relatórios.
Editar objetos
Execute qualquer um dos seguintes procedimentos:
Façam alterações em objetos gráficos, incluindo mapas, gráficos incorporados, formas, caixas de texto e controles que você não desbloqueou antes de proteger a planilha. Por exemplo, se uma planilha tiver um botão que execute uma macro, clique nele para executar a macro, mas não será possível excluir o botão.
Façam quaisquer alterações, como formatação, em um gráfico incorporado. O gráfico continuará sendo atualizado quando você alterar seus dados de origem. Adicionem ou editem comentários.
Conteúdo
Fazer alterações em itens que façam parte do gráfico, como séries de dados, eixos e legendas. O gráfico continua a refletir as alterações feitas em seus dados de origem.
Objetos
Fazer alterações em objetos gráficos — inclusive formas, caixas de texto e controles — a menos que você desbloqueie os objetos antes de proteger a planilha de gráfico.
99
Excel Avançado
20.1.2.
Remover A Proteção De Uma Planilha
A opção Proteger Planilha será alterada para Desproteger Planilha quando uma planilha estiver protegida. Para desprotegê-la, na guia Revisão, no grupo Alterações , basta clicar em Desproteger Planilha e se solicitado, digitar a senha.
20.2. Proteção Da Pasta De Trabalho Na guia Revisão, no grupo Alterações , em Proteger Pasta de Trabalho, há duas opções que poderão ser utilizadas separadamente ou em conjunto. São elas: p) Estrutura: Deverá ser utilizada para impedir que usuários consigam inserir, excluir, alterar posição, ocultar e reexibir planilhas dentro da pasta de trabalho. q) Janelas: Usada para manter a janela da pasta de trabalho como o mesmo tamanho e posição cada vez que for aberta; O campo Senha é (Opcional), porem é sugerível colocar senha no mesmo já que o objetivo é restringir acessos. Se for inserido senha neste campo, após digitá-la deve-se pressionar OK, redigitar a senha na nova janela que abrirá e pressionar OK novamente.
20.3. Proteção Do Acesso Ao Arquivo Também é possível proteger o acesso ao arquivo estipulando uma senha que é exigida antes de abri-lo. O procedimento para isso é:
100
Excel Avançado
Pressionar F12 ou clicar no botão Office e, em seguida clicar em Salvar
Como, na janela Salvar Como clicar na opção Ferramentas, Opções Gerais, o janela Opções Gerais, execute um destes procedimentos ou ambos: j) Senha de proteção : Digitar uma senha para que sem ela não se consiga nem mesmo abrir o arquivo; k) Senha de gravação : Digitar uma senha para que sem ela não se consiga salvar alterações no documento original. Em ambos os casos, será preciso confirmar a senha. Ao optar pela senha de gravação, será exibida a caixa de diálogo conforme abaixo, onde o usuário poderá abrir o arquivo e navegar por ele sem alterá-lo ao clicar em Somente Leitura.
20.4. Proteção Do Projeto VBA Para proteger o código do projeto no VBA basta: a) Abrir a janela do Microsoft Visual Basic (Alt+F11); b) Clicar no menu Ferramentas e escolher a opção
Propriedades de VBA Project ; c) Na caixa de diálogo VBA Project – Propriedades do
Projeto, clicar na guia Proteção ; d) Marcar a caixa de seleção Bloquear projeto para
exibição; e) É preciso digitar uma senha e confirmar esta senha nos devidos campos, pressionar OK, salvar e fechar o projeto.
101
Excel Avançado
Para testar se está tudo funcionando, é preciso abrir o arquivo novamente e na janela do Visual Basic, tentar abrir os arquivos no explorador de projetos a fim de identificar se aparecerá uma caixa de diálogo solicitando uma senha. Para remover a proteção do projeto VBA, após abrir a janela do VBA e digitar a senha do projeto, é preciso fazer o mesmo caminho de inserção da senha, porem apagando a senha e a confirmação da mesma, desmarcando a opção Bloquear projeto para exibição , e ainda salvar e fechar o projeto.
Nota: Ao optar por utilizar senhas, crie senhas com mais de 7 caracteres, alternando entre letras, números e caracteres especiais como: @, _ , #, etc, para dificultar a possível quebra das mesmas por outros usuários; Nota: a Microsoft não pode recuperar senhas perdidas ou esquecidas, por isso, mantenha uma lista de suas senhas em local seguro.
102
