Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project
Examen Final de MS Project Instructor: Juan C. Mendoza Uchuya
En un proyecto el promotor público exige una programación detallada de las fases y actividades antes de su financiación. Durante la fase de planificación, tras las negociaciones entre las partes, se definen las siguientes limitaciones al proyecto como factores que coartarán las opciones del director del proyecto: o
Inicio del proyecto el 11/11/11
A) Recursos disponibles Nombre del recurso DIRECTOR PROYECTO INGENIERO AGRONOMO
Recursos disponibles 1 1
EXPERTO GIS ECONOMISTA ECONOMISTA SOCIOLOGO SOCIOLOGO AMBIENTALISTA AMBIENTALISTA ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO TECNICOS DE APOYO
1 1 1 1 1 2
Tasa estándar 55 soles/hora 48 soles/hora
Tasa horas extra 65 soles/hora 60 soles/hora
40 soles/hora 42 soles/hora 40 soles/hora 42 soles/hora 28 soles/hora 30 soles/hora
50 soles/hora 50 soles/hora 50 soles/hora 50 soles/hora 35 soles/hora 35 soles/hora
B) Fases, tareas, duración y relaciones entre tareas: Id 1
EDT 1
NOMBRE DE LA TAREA TOTAL PROYECTO
2 3 4 5
1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3
FASE 1: PREPARACION PREPARACION PARA LA FORMULACION INICIO TERMINOS TERMINOS DE REFERENCIA. Objetivos. Condicionantes del Promotor FINANCIACION FINANCIACION
COMITÉ DE COORDINACION. COORDINACION. Constitución y organización EQUIPO DE FORMULACION. FORMULACION. Recursos humanos y técnicos METODOLOGIA METODOLOGIA Y PLAN DE TRABAJO DOC. Nº1: Fin P.F. 10 1.1.8 Entrega al PROMOTOR. Doc. nº1 11 1.1.9 SEMINARIO DE LANZAMIENTO LANZAMIENTO DEL PROYECTO 12 1.2 FASE 2: ANALISIS Y DIAGNOSTICO 13 1.2.1 ANALISIS ANTECEDENTES ANTECEDENTES 14 1.2.1.1 POLITICAS Y PROGRAMAS 15 1.2.1.2 MARCO LEGAL 16 1.2.1.3 BASES DE DATOS EXISTENTES 17 1.2.2 ANALISIS DEL AREA DEL PROYECTO 18 1.2.2.1 ANALISIS DE RECURSOS NATURALES. NATURALES. INVENTARIO INVENTARIO AMBIENTAL 19 1.2.2.2 INFRAESTRUCTURAS INFRAESTRUCTURAS Y SERVICIOS 20 1.2.2.3 ANALISIS DE SECTORES PRODUCTIVOS PRODUCTIVOS 21 1.2.2.4 ANALISIS POBLACIONAL 22 1.2.2.5 SISTEMA GENERAL TERRITORIAL TERRITORIAL DE INFORMACION INFORMACION 23 1.2.3 ANALISIS DE AGENTES Y PARTICIPACION 6 7 8 9
1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7
Systematic – Apre Apr ende H aciendo
Duración
Predecesora
0 días 10 días 7 días 5 días 15 días 10 días 5 días 0 días 1 día
3 3 3 4CC;6 7FC-5 días;5;4;6CC 8 9 10
15 días 10 días 15 días 7 días 35 días 20 días 25 días 20 días 21 días
11 11 11 11 11;16 18 14;13;15;19 16
1
Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project 24 25 26
1.2.3.1 1.2.3.2 1.2.3.3
27 28 29 30
1.2.3.4 1.2.3.5 1.2.3.6 1.2.4
31 32 33 34
1.2.5 1.3 1.3.1 1.3.2
35 36 37 38
1.3.3 1.3.4 1.3.5 1.3.6
39 40 41 42
1.3.7 1.3.8 1.4 1.4.1
43 44 45 46
1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5
47 48 49 50
1.4.6 1.5 1.5.1 1.5.2
51 52 53 54
1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6
55
1.5.7
IDENTIFICACIÓN DE AGENTES Y TIPOLOGIA ANALISIS DE LA PARTICIPACIÓN: ENCUESTA CON LOS AGENTES TALLER DE PARTICIPACIÓN AGENTES PUBLICOS ANALISIS PROSPECTIVO "SIN" INFORME DE PARTICIPACION: Problemas, necesidades, oportunidades PRESENTACIÓN Y VALIDACION DE CONCLUSIONES CONCLUSIONES Y Doc. Nº2. Presentación al PROMOTOR
10 días 60 días 1 día 6 días 10 días 2 días 0 días
22CC+5 días 24 25CC+10 días 26 27;25 28 29
Doc. nº2. REVISIÓN POR EL PROMOTOR FASE 3: DISEÑO DEL PROYECTO OBJETIVOS Y METAS ALTERNATIVA ESTRATEGICAS: ANÁLISIS Y SELECCIÓN FORMULACION DE LOS COMPONENTES DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION. Programación de la ejecución. PRESUPUESTACION Doc. Nº 3. Entrega al PROMOTOR Doc. Nº 3. REVISION POR EL PROMOTOR FASE 4: EVALUACION MULTICRITERIO EVALUACION ECONOMICO-FINANCIERA EVALUACION SOCIAL Y CULTURAL EVALUACION AMBIENTAL EVALUACION DE RIESGOS, SEGURIDAD Y SALUD DEL PROYECTO Entrega Doc. nº 4. VIABILIDAD Y SOSTENIBLIDAD Revisión Doc. nº 4 FASE 5: DOCUMENTACION MEMORIA ANEJOS A LA MEMORIA PLANOS PLIEGO DE CONDICIONES PRESUPUESTO ESTUDIO DE SEGURIDAD Y SALUD Entrega del proyecto
0 días
29;30
1 día 7 días 60 días 10 días 7 días 4 días 0 días 10 días
31 33 34 35 36;35 35;36 38 39
10 días 10 días 10 días 10 días 0 días 5 días
40 40 40 40 45 42;43;44
6 días 10 días 10 días 3 días 3 días 10 días 0 días
47 47 47 47 47 47 54;49;50;51;52;53
Systematic – Aprende H aciendo
2
Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project D) Recursos asignados a las tareas Id 1 2 3
EDT 1 1.1 1.1.1
4 5 6
1.1.2 1.1.3 1.1.4
7
1.1.5
8
1.1.6
9 10
1.1.7 1.1.8
11 12 13
1.1.9 1.2 1.2.1
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39
RECURSOS ASIGNADOS A LA TAREA
DIRECTOR PROYECTO DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO AGRONOMO[25%];ECONOMISTA[50%];SOCIOLOGO[25%];AMBIENTALISTA[25%] DIRECTOR PROYECTO[15%];INGENIERO AGRONOMO[25%];ECONOMISTA[50%];SOCIOLOGO[25%] DIRECTOR PROYECTO[25%] DIRECTOR PROYECTO[25%];ECONOMISTA[20%];SOCIOLOGO[10%];AMBIENTALISTA[10%];INGENIERO AGRONOMO[10%];ADMINISTRATIVO[10%] INGENIERO AGRONOMO[50%];DIRECTOR PROYECTO[50%];ECONOMISTA; SOCIÓLOGO[50%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%] DIRECTOR PROYECTO[50%];ECONOMISTA[50%];SOCIOLOGO[20%];AMBIENTALISTA[20%];INGENIERO AGRONOMO[20%];ADMINISTRATIVO DIRECTOR PROYECTO[50%] DIRECTOR PROYECTO; ECONOMISTA; SOCIOLOGO; AMBIENTALISTA;INGENIERO AGRÓNOMO; ADMINISTRATIVO
DIRECTOR PROYECTO[20%];INGENIERO 1.2.1.1 AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[40%];ADMINISTRATIVO[20%];AMBIENTALISTA[20%] DIRECTOR PROYECTO[20%];INGENIERO 1.2.1.2 AGRONOMO[20%];ADMINISTRATIVO[50%];ECONOMISTA[40%] 1.2.1.3 DIRECTOR PROYECTO[20%];INGENIERO AGRONOMO[50%] 1.2.2 AMBIENTALISTA; INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[40%];ADMINISTRATIVO[20%];EXPERTO 1.2.2.1 EN GIS[50%] 1.2.2.2 INGENIERO AGRÓNOMO; SOCIÓLOGO[50%];DIRECTOR PROYECTO[10%];ADMINISTRATIVO[25%] 1.2.2.3 DIRECTOR PROYECTO[20%];ECONOMISTA; INGENIERO AGRONOMO[50%];ADMINISTRATIVO[50%] 1.2.2.4 SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[25%];ADMINISTRATIVO[25%] 1.2.2.5 SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[25%];ADMINISTRATIVO[25%];EXPERTO EN GIS 1.2.3 DIRECTOR PROYECTO[50%];SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[50%];ADMINISTRATIVO[25%] 1.2.3.1 DIRECTOR PROYECTO[50%];SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[50%];ADMINISTRATIVO[25%] 1.2.3.2 DIRECTOR PROYECTO[50%];SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[50%];ADMINISTRATIVO[25%] 1.2.3.3 SOCIÓLOGO; INGENIERO AGRONOMO[50%];ADMINISTRATIVO[50%];DIRECTOR PROYECTO[15%] INGENIERO AGRONOMO[25%];ECONOMISTA[50%];SOCIOLOGO[25%];AMBIENTALISTA[25%];DIRECTOR 1.2.3.4 PROYECTO[15%] DIRECTOR PROYECTO[30%];INGENIERO 1.2.3.5 AGRONOMO[25%];ECONOMISTA[50%];SOCIOLOGO[25%];AMBIENTALISTA[25%];ADMINISTRATIVO[50%] DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO 1.2.3.6 AGRONOMO[10%];ECONOMISTA[20%];SOCIOLOGO[10%];ADMINISTRATIVO[25%] DIRECTOR PROYECTO[50%];INGENIERO AGRONOMO[25%];ADMINISTRATIVO; 1.2.4 ECONOMISTA[50%];AMBIENTALISTA[20%] 1.2.5 1.3 1.3.1 DIRECTOR PROYECTO; INGENIERO AGRONOMO[50%] 1.3.2 DIRECTOR PROYECTO[50%];INGENIERO AGRONOMO; ECONOMISTA; AMBIENTALISTA[50%] 1.3.3 INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[50%];AMBIENTALISTA[50%] 1.3.4 INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[50%];AMBIENTALISTA[50%] 1.3.5 INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[50%];AMBIENTALISTA[50%] 1.3.6 INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[50%];AMBIENTALISTA[50%] 1.3.7 DIRECTOR PROYECTO
Systematic – Aprende H aciendo
3
Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49
1.3.8 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.5 1.5.1
50
1.5.2
51
1.5.3
52
1.5.4
53
1.5.5
54 55
1.5.6 1.5.7
DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[15%];SOCIOLOGO DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[15%];AMBIENTALISTA DIRECTOR PROYECTO[25%];INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[15%];TECNICOS DE APOYO
FASE 2: ANALISIS Y DIAGNOSTICO
INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[25%];DIRECTOR PROYECTO[10%];TECNICOS DE APOYO INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[25%];DIRECTOR PROYECTO[10%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%];TECNICOS DE APOYO INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[25%];DIRECTOR PROYECTO[10%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%];TECNICOS DE APOYO; EXPERTO EN GIS INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[25%];DIRECTOR PROYECTO[10%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%];TECNICOS DE APOYO ECONOMISTA[25%];INGENIERO AGRONOMO[50%];DIRECTOR PROYECTO[10%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%];TECNICOS DE APOYO INGENIERO AGRONOMO[50%];ECONOMISTA[25%];DIRECTOR PROYECTO[10%];AMBIENTALISTA[50%];ADMINISTRATIVO[50%];TECNICOS DE APOYO
Con los datos siguientes comenzar a elaborar el plan del proyecto creando un archivo de proyecto con MS Project, introduciendo la i nformación de manera que se pueda ir calculando la programación, los costes y la carga de trabajo de los recursos. Realizar los siguientes pasos: 1. Indicar la fecha de Inicio del Proyecto 2. Crear un Calendario General para el Proyecto cuya semana laboral será de Lunes a Viernes de 7 a.m. – 12 p.m. y 2 p.m. – 5 p.m. 3. Introducir la información de las fases y las tareas en un nuevo archivo de proyecto (llamarlo Project_APELLIDOS_NOMBRE ) 4. Mostrar la organización del proyecto mediante códigos de descomposición del trabajo (EDT)
estructura de
5. Crear la programación introduciendo las duraciones estimadas para las tareas y las dependencias de tareas. 6. En la primera tarea libre del proyecto, insertar una Tarea repetitiva periódica de las siguientes características: Nombre de la Tarea: Reunión de Avance Duración: 2 horas Patrón de repetición: Todas las semanas, los viernes. Deberá encontrarse en el primer nivel del esquema
7. Asignar los recursos a las tareas una vez integrada la información sobre los recursos en el proyecto.
Systematic – Aprende H aciendo
4
Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project 8. Crear un calendario para el “Experto en GIS” con jornada laboral de 10:00 a.m. 12:00 p.m. y de 01:00 p.m. - 05:00 p.m. de lunes a viernes. 9. Optimizar el plan del proyecto para los recursos.- Una vez elaborado el plan del proyecto, revisar la asignación de los recursos para optimizar sus cargas de trabajo.
10. crear una nueva tabla que se denominará Control, (lleva subrayada la letra “n”) y será visible en el menú. Esta tabla deberá mostrar los campos que se indican a continuación: Nombre de Campo Alineación Ancho Título Id Centro 5 Nombre Izquierda 25 Nombre de tarea Duración Derecha 10 Comienzo Derecha 13 Límite de comienzo Derecha 13 Fin Derecha 13 Límite de Finalización Derecha 13 % completado Derecha 8 Avance Demora permisible Derecha 10 Margen de demora total Derecha 10 La primera columna de la tabla estará bloqueada y el formato de fecha será dd/mm/aa. 11. En el mismo archivo, crear un nuevo filtro interactivo que se denominará Rango de Duración, que será visible en el menú, y que filtrará a aquellas tareas que se encuentran dentro de un rango de duraciones a definir en una caja de diálogo similar a la que sigue
12. crear un nuevo grupo que se denominará Comienzo, Duraciones y Recursos, (llevará subrayada la letra “u”) y será visible en el menú. Deberá mostrar las tareas agrupadas por fecha de Comienzo en intervalos de 1 semana, Subagrupadas por Duración en intervalos de 1 semana y, por último por Recurso cuyo nombre estará agrupado por Caracteres del prefijo con 8 caracteres. De esta forma se podrá visualizar que tareas comienzan cada semana, agrupadas por duraciones en intervalos de una semana y que recursos están asignados a esas tareas.
Systematic – Aprende H aciendo
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Planificación y Administración de Proyectos con Ms Project 13. crear una Vista única que tenga las siguientes características: Nombre de la Vista: Gerencia Pantalla: Diagrama de Gantt Tabla: Control (punto 10) Grupo: Comienzo, Duraciones y Recursos, que se creó en el punto 12 Filtro: Rango de Duración (pregunta 11) Visible en el menú y el filtro será resaltador
14. En el mismo archivo crear una Vista combinada que tenga las siguientes características: Nombre de la Vista: Administrador En la sección superior mostrará el Gantt detallado y en la Sección inferior el Diagrama de relaciones Visible en el Menú
15. Obtener la Ruta Crítica del Proyecto. 16. Guardar la Línea base del Proyecto. 17. Generar la Curva “S” inicial del proyecto. 18. Actualizar el proyecto según Programación. 19. Mostrar en un informe de Flujo de caja el costo previsto de los recursos en intervalos de 1 mes. 20. Crear un nuevo informe personalizado General, que se denominará Flujo de trabajo previsto, que muestre el trabajo previsto semanalmente por tarea incluyendo las asignaciones de recursos. Además debe mostrar las tareas de resumen y los totales por fila y columna con una cuadrícula entre tareas. El texto de las tareas críticas irá en rojo y estilo de fuente negrita cursiva 21. Crear un nuevo informe personalizado de Tareas que se denominará Presidencia Ejecutiva que muestre la tabla control y el filtro Rango de Duración como resaltador. Deberá mostrar una Cuadricula entre los detalles y los totales
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