SERVICIO NACIONAL DE NORMALIZACIÓN, CAPACITACIÓN E INVESTIGACIÓN PARA LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN SENCICO – AREQUIPA PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE OBRAS Y PROYECTOS UTILIZANDO MS PROJECT
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1. PRIMERA SESIÓN 1.1 INTRODUCCIÓN GENERAL:
1.1.1 OBJETIVO DEL CURSO • Al término del curso el participante será capaz de elaborar Planes de Proyectos así como realizar el control de obras o proyectos utilizando correctamente el software MS PROJECT, a través de las siguientes actividades:
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a) Diseño de un Plan de Proyecto, utilizando como herramienta el software MS PROJECT. b) Aplicar adecuadamente las técnicas para realizar programaciones y asignar recursos en el software MS PROJECT. c) Realizar correctamente el control de Proyectos, utilizando las opciones para el seguimiento del MS PROJECT. d) Utilizar en forma correcta las opciones para comunicar resultados y realizar reportes actualizados de Proyecto. 3
1.1.2 UNIDADES QUE CONFORMAN EL CURSO Nº
UNIDADES DE COMPETENCIA
Nº DE HORAS
TEORÍA
PRÁCTICA
TOTAL
01
INTRODUCCIÓN Y LÓGICA DEL MSPROJECT
02
00
02
02
ELABORACIÓN DE UN PROYECTO
04
06
10
03
PROYECTO CON COSTOS UNITARIOS
04
04
08
04
GERENCIA DE PROYECTOS, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACTIVIDADES
04
06
10
TOTAL
14
16
30 4
TEMAS A TRATAR EN CADA UNIDAD: I. Introducción y Lógica del MS PROJECT Glosario (Términos a emplear). Características del Programa (Aspectos Generales). II. -
Elaboración de un Proyecto. Configuración inicial del archivo. Registro de tareas. Programación de tareas. Lista de Recursos. Asignar Recursos. Ver información del Proyecto. Optimizar el Proyecto.
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III. Proyecto con Costos Unitarios (cómo emplear un proyecto utilizando costos del S10) Reportes del S-10. Exportación directa. Aproximación en el costo. Línea de Base IV. Gerencia de Proyectos, Seguimiento y Control de Actividades. Opciones de seguimiento en Programación. Seguimiento de Trabajo. Seguimiento de los costos.
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1.1.3 METODOLOGÍA Y ACTIVIDADES - Metodología eminentemente práctica, contenido teórico demostrativo y desarrollo práctico. -Se realizará a lo largo del curso el desarrollo de un Proyecto. 1.1.4 CONDICIONES DE ASISTENCIA 1.1.5 EVALUACIÓN -Desarrollo en clase – Evaluación permanente. -Trabajo Práctico – Al término de cada unidad de competencia. -Evaluación Escrita: Al término de la Segunda Unidad y al término de la Cuarta Unidad.
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PRIMERA UNIDAD – INTRODUCCIÓN Y LÓGICA DEL MS PROJECT CONOCIMIENTOS TECNOLÓGICOS: PRIMERA SESIÓN 1.QUE ES MICROSOFT PROJECT? Es una Herramienta Administrativa que nos ayuda a realizar el Plan de Proyecto inicialmente y luego nos asiste para realizar su respectivo control durante su desarrollo.
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2. MS PROJECT LE PERMITIRÁ:
Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.
Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.
Obtener la gráfica de red del proyecto.
Imprimir una gran variedad de informes.
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3. DIFERENCIAS ENTRE S10 Y MSPROJECT S-10 -Software peruano, diseñado por José Diego Ramírez. - Diseñado para la Industria de la Construcción. - Trabaja con términos técnicos: Partidas, Costos Unitarios, Insumos o recursos. - Sirve para elaborar presupuestos con costos Unitarios. - Prácticamente se ha convertido en el software oficial para elaborar expedientes técnicos.
MS PROJECT -Software internacional, diseñado dentro de la suite MS Office por la empresa Microsoft. - Tiene un Uso General (para proyectos de toda índole) - Tiene aplicaciones para elaborar Planes y Control de Proyectos. - Las Programaciones de Obras o Proyectos se elaboran netamente en el MS Project. - Con MS Project se puede elaborar: Cronograma valorizado de Avance de Obra, Cronograma de adquisición de materiales, entre otros.
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4. LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS Concepto de Administración: Optimizar el uso de recursos para alcanzar un objetivo concreto.
Recursos: -Personal -Material -Equipo
PLANEAMIENTO
EJECUCIÓN
ORGANIZACIÓN
CONTROL
Actividades que se realizan antes de empezar el Proyecto.
Objetivo: -Proyecto -Fases -Tareas
Actividades que se realizan durante el desarrollo del Proyecto. 11
5. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS A. -
Planeamiento: ¿Qué se va a hacer? ¿Dónde se va a realizar? ¿Cómo se va a realizar? ¿Cuándo se va a realizar?
B. Organización: - ¿Quién va a hacer qué? - ¿Quién se va a encargar de cada actividad? - ¿Cuál es la relación entre los participantes del Proyecto? - ¿Con qué autoridad se relacionan estos participantes?
C. Ejecución: - Se refiere a la puesta en marcha y coordinación para que no falte nada en las actividades del Proyecto. D. Control: - Actualización permanente de los datos de un proyecto.
Por lo tanto, MS PROJECT es una Herramienta Administrativa porque nos ayuda a realizar el Plan de Proyecto inicialmente y luego nos asiste para realizar su respectivo control durante su desarrollo.
6. TRIÁNGULO DEL PROYECTO
TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
ÁMBITO (TRABAJO)
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1.
2.
3.
DEFINICIONES: TIEMPO: Se refiere al Plazo de ejecución del Proyecto. Primera delimitación del Proyecto. COSTO: Se refiere a la designación presupuestaria para un determinado Proyecto el cual no debe ser excedido. ÁMBITO: Conjunto de Características y Especificaciones que debe cumplir un Proyecto para que se desarrolle de manera satisfactoria. Se refiere a su vez a dos aspectos: - Clase: Especificación técnica. - Calidad: Grado de optimización de esa clase de acuerdo a los diferentes estándares de calidad.
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MS PROJECT: 1. 2.
3.
TIEMPO: Duración (Variable del MS Project) COSTO: Costo (Variable del MS PROJECT) ÁMBITO: Trabajo (*) (Variable del MS PROJECT) * Trabajo: Cantidad y Calidad de recursos (mano de obra, materiales, equipo, etc.) necesarios para completar una tarea o todo el proyecto.
La Administración de Proyectos es Planear, Ejecutar y Controlar un Proyecto, el cual, generalmente tiene delimitaciones de tiempo, costo y ámbito. (Delimitación: Factor que nos limita un proyecto) MS PROJECT, es una herramienta que nos permite medir y controlar las delimitaciones que existen en todo Proyecto. 15
7. ¿CÓMO FUNCIONA MS PROJECT?
16 Horas
16 Horas
PERIODO: 1 DIA
PERIODO: 1 DIA
ACTIVIDAD O TAREA
1.
Ejemplo: 2 Obreros trabajan 8 Horas = 16 Horas diarias, y 2 días de ejecución de la Tarea.
1.
TRABAJO: Cantidad de recurso necesario para completar una tarea o actividad en un determinado Proyecto. Para el ejemplo: 2 periodos x 2 obreros x Jornada laboral 2 x 2 x 8 = 32 Horas 16
2. ESFUERZO: Es el trabajo diario, lo que se trabaja diariamente. Para el ejemplo: 2 obreros x Jornada laboral x 1 jornada 2 x 8 x 1 = 16 Horas
3. DURACIÓN: Tiempo de trabajo activo necesario para completar una tarea. Duración = trabajo / esfuerzo Para el ejemplo: D = 32 Horas / 16 Horas D = 2 Días Estas 3 variables determinan los tipos de tareas.
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8 . TIPOS DE TAREA. 1.
DURACIÓN FIJA: Tarea en la que no importa cuantos recursos más aumentemos, la duración siempre es la misma Para el ejemplo: 16 Horas
16 Horas
PERIODO: 2 DIAS
32 Horas
32 Horas
PERIODO: 2 DIAS
2 Obreros trabajan diariamente Duración= 2 días 4 Obreros trabajan diariamente Duración= 2 días
18
2. TRABAJO FIJO: Para el ejemplo: 16 Horas
16 Horas
2 Obreros Trabajo= 32 Horas
PERIODO: 2 DIAS Si 2 obreros trabajan en 2 días, 4 obreros trabajan 1 día. Trabajo=32 Horas
32 Horas
PERIODO: 1 DIA
8 Horas
8 Horas
8 Horas
PERIODO: 4 DIAS
8 Horas
1 Obrero Trabajo= 32 Horas 19
2. UNIDADES FIJAS: Cuando el esfuerzo es Fijo. Para el ejemplo: 16 Horas
16 Horas
PERIODO: 2 DIAS 16 Horas
16 Horas
16 Horas
PERIODO: 3 DIAS El rendimiento es inverso a la duración, si aumentan los días entonces el rendimiento se reduce.
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9. INICIANDO EL MS PROJECT. BARRA DE MENUS
BARRA DE HERRAMIENTAS
VISTA DE TABLA – HOJA DE TAREAS
LÍNEA DIVISORIA
VISTA GRÁFICA – ESCALA TEMPORAL BARRA DE VISTAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
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10. TIPOS DE VISTAS. 1.
VISTA DE HOJA O TABLA: Vista compuesta por filas y columnas similar a una hoja de cálculo. Las Filas se denominan Tareas o Recursos (dependiendo si éstas representan a una tarea o a un recurso) y las columnas se denominan campos y muestran información específica acerca de una tarea o un recurso. Desde esta vista se puede importar y exportar datos a Excel.
2.
VISTA DE DIAGRAMA: Nos muestra información de una tarea en Forma Gráfica a través del Diagrama por defecto utilizado – Diagrama de Gantt.
3.
VISTA FORMULARIO: Muestran específica de una tarea o un recurso.
información
22
SEGUNDA UNIDAD – ELABORACIÓN DE UN PROYECTO SEGUNDA SESIÓN 1. NIVELES DE TRABAJO EN MS PROJECT 1.
2.
3.
4.
PRIMER NIVEL: MS PROJECT puede utilizarse sólo para programar. SEGUNDO NIVEL: MS PROJECT puede tomar información de tiempo y costos, es decir se pueden aplicar costos a las tareas y determinar el flujo de costos del Proyecto. TERCER NIVEL: MS PROJECT puede trabajar con tiempo y ámbito, es decir a la programación se le aplica recursos y se puede determinar que recursos se van a aplicar por periodo. CUARTO NIVEL: MS PROJECT puede trabajar con Tiempo + Recursos + Costos = Programación Completa. 23
1er NIVEL 2do NIVEL
TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
3er NIVEL
ÁMBITO (TRABAJO)
4to NIVEL 24
2. CONFIGURACIÓN INICIAL DEL PROYECTO 1. PRIMERA CONFIGURACIÓN: Menú Herramientas – Opciones - Programación
2. SEGUNDA CONFIGURACIÓN: Menú Herramientas – Opciones - Calendario 3. TERCERA CONFIGURACIÓN: Fecha de comienzo del Proyecto Menú Proyecto – Información del Proyecto 4. CUARTA CONFIGURACIÓN: Calendario del Proyecto Menú Herramientas – Cambiar Calendario Laboral 5. QUINTA CONFIGURACIÓN: Menú Archivo – Propiedades – Resumen 25
CONFIGURACIÓN DE CALENDARIO LABORAL EN MS PROJECT 2007
26
27
28
3. INGRESO DE TAREAS Y DURACIONES EJEMPLO PLAN DE MARKETING
4. ELABORACIÓN DEL PLAN DE PROYECTO
1.
2.
Enumerar tareas: determinar las Tareas Resumen y las Sub-Tareas Establecer duraciones para cada Tarea y/o Sub-Tarea.
29
TERCERA SESIÓN – PROGRAMACIÓN DE TAREAS 4.1. EJEMPLO PROGRAMACIÓN EN DÍAS CALENDARIO 1er NIVEL TIEMPO (DURACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
ÁMBITO (TRABAJO) 30
4.2 GLOSARIO DE TÉRMINOS 1. TAREAS 2. DURACIÓN 3. RECURSOS 4. CAMPO 5. PRESUPUESTO 6. OBJETIVOS 7. VISTAS
31
4.3 COMPOSICIÓN DE UNA PROGRAMACIÓN Una programación se compone de (ver glosario de términos): DEPENDENCIA ENTRE TAREAS DELIMITACIONES DE TAREAS
4.3.1 DEPENDENCIA ENTRE TAREAS:
TAREA - A
PREDECESORA (INDEPENDIENTE)
TAREA - B
SUCESORA (DEPENDIENTE)
VÍNCULO
32
TIPOS DE DEPENDENCIA: A. FIN COMIENZO -DEBE COMPLETARSE LA TAREA A PARA QUE COMIENCE LA B - NO PUEDE EMPEZAR LA TAREA B HASTA QUE TERMINE LA TAREA A
TAREA - A
TAREA - B
B. COMIENZO COMIENZO TAREA - A
- LA TAREA B COMIENZA CUANDO COMIENZA LA TAREA A
TAREA - B 33
C. FIN - FIN TAREA - A
- LA TAREA B NO PUEDE FINALIZAR HASTA QUE LA TAREA A FINALICE. - B FINALIZA CUANDO A FINALIZA.
TAREA - B
C. COMIENZO - FIN TAREA - A
TAREA - B
-B NO PUEDE FINALIZAR HASTA QUE A COMIENCE. - B FINALIZA CUANDO COMIENZA A. 34
4.3.2 DELIMITACIONES DE TAREAS: MENU PROYECTO – INFORMACIÓN DEL PROYECTO: Existen dos opciones de Programación -Programar a partir de la Fecha de Comienzo - Programar a partir de la Fecha Fin del Proyecto
35
Cuando se Programa a partir de la Fecha de Comienzo: Método ASAP (as soon as possible) = LAP (lo antes posible)
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
Ejemplo de delimitación programada por el usuario: -No comenzar antes de (NCAD) 36
Cuando se Programa a partir de la Fecha Fin: Método ALAP (as late as possible)= LMTP (lo mas tarde posible).
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
TAREA - D
Ejemplo de delimitación programada por el usuario: -No finalizar después de (NFDD) 37
Las Delimitaciones pueden ser: 1. Flexibles: Cuando no están ligadas a una fecha concreta ej. ASAP y ALAP. 2. Inflexibles: Cuando están ligadas a una fecha (fecha de delimitación ej. No comenzar antes de…. No finalizar después de… Una programación debe tener dependencia y limitaciones, pero se recomienda no emplear muchas delimitaciones. Es importante fijar bien las dependencias porque nos ayudan a determinar la Ruta Crítica.
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4.3.3 FORMAS DE ESTABLECER DEPENDENCIAS: Ejemplos prácticos: -La Tarea 11 comienza cuando termina la Tarea 6. (FIN-COMIENZO) - Para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 5. (FIN-COMIENZO) - Además, para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 4. (FIN-COMIENZO) - Además, para que inicie la Tarea 10 debe haber terminado la 9. (FIN-COMIENZO) - Para que inicie la Tarea 12 debe completarse la tarea 3, 7 y 11. (FIN-COMIENZO) - La Tarea 13 finaliza cuando finaliza la tarea 12. (FIN-FIN) - 2 días después de que finalice la Tarea 1 se va a iniciar la Tarea 2 (tiempo de posposición positiva o tiempo de postergación). - La Tarea 8 comienza 1 día antes del término de la Tarea 7 (TIEMPO DE ADELANTO). - La Tarea 11 se inicia 1 día después de que se inicia la Tarea 8. (INICIO-INICIO) postergación positiva - La Tarea 14 finaliza cuando comienza la 12. (COMIENZO-FIN) - La Tarea 15 finaliza 2 días después del fin de la tarea 10. (FIN-FIN)
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CUARTA SESIÓN – PROGRAMACIÓN DE TAREAS 4.3.4 DELIMITACIONES: Parámetros que pueden tener las tareas en las fechas de inicio y fin. Métodos para definir las Delimitaciones. - Cambiar Fecha Inicio. - Cambiar Fecha Fin. - Seleccionar la tarea en la barra de Gantt y moverla de izquierda o derecha. - Información de la tarea, Fichero Avanzado, Tipo de Delimitación. - Configuración Fecha Límite. - Existen opciones de delimitación Flexibles e Inflexibles. -Ejemplos de delimitaciones.
40
4.3.5 ESTABLECER VINCULACIONES Y DELIMITACIONES EN EL PROYECTO PLAN DE MARKETING. 4.3.6 TRABAJO PRÁCTICO: ESTABLECER VINCULACIONES Y DELIMITACIONES EN EL PROYECTO PROPIO. 4.3.7 DEFINICIÓN DE HITOS. (Ver Glosario de Términos). - GENERACIÓN DE HITOS EN UNA PROGRAMACIÓN. - MOSTRAR TAREAS COMO HITOS. -TAREA RESUMEN DEL PROYECTO. 4.3.8 RUTA CRÍTICA (Ver Glosario de Términos). - La Ruta Crítica está formada por todas aquellas tareas (tareas críticas) que no pueden postergarse o retrasarse, sino se modificaría la fecha fin o límite del Proyecto. Cualquiera de las Tareas críticas que se retrase nos retrasa el Proyecto. MS PROJECT establece la Ruta Crítica de acuerdo a las dependencias que hemos establecido. MENÚ FORMATO – ASISTENTE DIAGRAMAS DE GANTT. 41
APLICACIONES DE LA RUTA CRÍTICA -La Ruta Crítica sirve para realizar ajustes a la Programación, ajustamos las tareas críticas y la programación se modifica. - Durante la ejecución, debemos evaluar no atrasarnos en las tareas críticas para no retrasarnos en el plazo de ejecución.
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QUINTA SESIÓN – COMPLETAR PROYECTO Y OPCIONES DE IMPRESIÓN
4.3.8 RUTA CRÍTICA: El Proyecto debe estar terminado hasta la Ruta Crítica.
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
Si sólo se marca esta tarea como Ruta Crítica es porque ha sido delimitada. (Ojo, tratar en lo posible de no trabajar con delimitaciones Inflexibles). 43
TAREA - A
TAREA - B
TAREA - C
Para eliminar este tipo de situaciones debemos eliminar la delimitación Inflexible: (Doble click sobre la Tarea C – Avanzado – Tipo de delimitación: Lo antes posible)
44
1er NIVEL TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
ÁMBITO (TRABAJO)
Una ve que hemos terminado la Programación con el cálculo de la Ruta Crítica, entonces hemos terminado el Primer Nivel: Programación. - Ejemplo: Cálculo de la Duración de una Tarea (Partida) utilizando el S10.
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4.3.9 IMPRESIÓN DE REPORTES: -Menú Archivo – Configurar Página – Página – Márgenes – Encabezado – Pie de Página – Leyenda (hacer doble click en medio de la pantalla en el diagrama de gantt)
46
5.1 SEGUNDO NIVEL DE PROGRAMACIÓN: -No es necesario saber todo el MS PROJECT para poder programar, es más podemos a nuestra programación Costos sin incluir Trabajo, aún. -Si sabemos cuánto cuesta cada actividad, entonces podemos pasar los costos de un presupuesto al MS PROJECT. -En MS PROJECT se pueden establecer los costos de cada una de las actividades sin tener que colocar aún los recursos. -Cuando colocamos costos podemos determinar cuál es el costo total por periodo entonces, podremos tener un cronograma valorizado de Obra o Proyecto. 1er NIVEL TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
2do NIVEL
COSTO (PRESUPUESTO)
ÁMBITO (TRABAJO)
47
5.2 VISUALIZACIÓN DE VARIABLES EN EL PROYECTO: (Ejemplo Programación en Días Calendario) MENÚ PROYECTO ESTADÍSTICAS
–
INFORMACIÓN
DEL
–
PROYECTO
-CAMBIANDO INFORMACIÓN DE LA TABLA: MENÚ VER – TABLA – COSTO - Cuando ingresamos Información en el Campo de Costo Total, automáticamente se actualiza la Información de Costo Fijo. -En las estadísticas del Proyecto, ahora tenemos Duración y Costo, pero aún no hay trabajo (es decir aún no hay recursos asignados). -MS PROJECT ahora puede calcular costos por periodos: MENÚ VER – INFORMES – COSTOS – SELECCIONAR – FLUJO DE CAJA. (PARA PROJECT 2003). MENU INFORME – INFORMES (PARA PROJECT 2007). El Programa nos muestra semanalmente cuáles son los costos del Proyecto. - Para Modificar el Cuadro: MENÚ VER – INFORMES – COSTOS – FLUJO DE CAJA – MODIFICAR – COLUMNA 1 – SEMANAS x MESES 48
CRONOGRAMA VALORIZADO: Proyección de los Costos del Proyecto por periodo de tiempo. Ejemplo: CRONOGRAMA VALORIZADO PROGRAMACION EN DIAS CALENDARIOS GRUPO A TAREA 01 TAREA 02 TAREA 03 TAREA 04 TAREA 05 GRUPO B TAREA 06 TAREA 07 TAREA 08 TAREA 09 TAREA 10 GRUPO C TAREA 11 TAREA 12 TAREA 13 TAREA 14 TAREA 15 TOTAL DEL MES TOTAL ACUMULADO(MES ACTUAL +MES ANTERIOR) PORCENTAJE MES(TOTAL MES/TOTAL PROYECTO) PORCENTAJE ACUMULADO(MES ANTERIOR +MES ACTUAL)
90,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00
JULIO AGOSTO 48,000.00 42,000.00 26,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 2,000.00
16,000.00 10,000.00 6,000.00
4,000.00
2,000.00 2,000.00 14,000.00
48,000.00 48,000.00 53.33%
2,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 24,000.00 4,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 42,000.00 90,000.00 46.67%
53.33%
100.00%
6,000.00 6,000.00
49
DESVENTAJA DE CUADRO EN PROJECT: El Cronograma Valorizado debe tener el Porcentaje de avance de obra , el porcentaje acumulado, etc. Y el cuadro de Project o tiene esta información por lo que habría que editar este cuadro y exportarlo a Excel.
PARA EXPORTAR LOS DATOS TOTALES Y LO DATOS TEMPORALES: -Ir a la Vista Uso de Tareas, que es la vista que muestra los datos Totales y los datos temporales en vista de Tabla. Se emplea par medir el Trabajo de un Proyecto. - MENÚ VER – TABLA – COSTO - MENÚ FORMATO – DETALLES – DESACTIVAR TRABAJO Y ACTIVAR COSTO - EXPORTAR DATOS A EXCEL.
50
SEXTA SESIÓN 5. PROGRAMACIÓN CON COSTOS – CREACIÓN DE UN CRONOGRAMA VALORIZADO PARA EXPORTAR LOS DATOS TOTALES Y LO DATOS TEMPORALES: -Ir a la Vista Uso de Tareas, que es la vista que muestra los datos Totales y los datos temporales en vista de Tabla. Se emplea par medir el Trabajo de un Proyecto. - MENÚ VER – TABLA – COSTO - MENÚ FORMATO – DETALLES – DESACTIVAR TRABAJO Y ACTIVAR COSTO (Nos permite en el lado derecho los costos temporales) - EXPORTAR DATOS A EXCEL: a. Seleccionar todas las tareas (Ctrl-C). b. Seleccionamos la columna del Costo Fijo (Ctrl-C). c. Seleccionamos la Información Referida a las Valorizaciones en meses (Ctrl-C). Nota: Si tenemos un proyecto que está presupuestado en S10, entonces podríamos elaborar una programación valorizada sin necesidad de ingresar aún trabajo (recursos). 51
Proyección de los Costos del Proyecto por periodo de tiempo. Ejemplo: Programación en días calendarios. CRONOGRAMA VALORIZADO PROGRAMACION EN DIAS CALENDARIOS GRUPO A TAREA 01 TAREA 02 TAREA 03 TAREA 04 TAREA 05 GRUPO B TAREA 06 TAREA 07 TAREA 08 TAREA 09 TAREA 10 GRUPO C TAREA 11 TAREA 12 TAREA 13 TAREA 14 TAREA 15 TOTAL DEL MES TOTAL ACUMULADO(MES ACTUAL +MES ANTERIOR) PORCENTAJE MES(TOTAL MES/TOTAL PROYECTO) PORCENTAJE ACUMULADO(MES ANTERIOR +MES ACTUAL)
90,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 30,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00
JULIO AGOSTO 48,000.00 42,000.00 26,000.00 10,000.00 8,000.00 6,000.00 2,000.00 16,000.00 10,000.00 6,000.00
4,000.00
2,000.00 2,000.00 14,000.00
48,000.00 48,000.00 53.33%
2,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 24,000.00 4,000.00 8,000.00 6,000.00 4,000.00 2,000.00 42,000.00 90,000.00 46.67%
53.33%
100.00%
6,000.00 6,000.00
52
6. INGRESO DE DATOS TRABAJO (RECURSOS) - Trabajo se refiere al Tipo y Cantidad de Recursos que se necesitan para realizar una tarea. -Necesitamos tomar en cuenta los análisis de costos del S10 que serán nuestros recursos. 6.1 COLOCAR RECURSOS EN EL PROYECTO: (Ejemplo Plan de Marketing) -BARRA DE VISTAS – HOJA DE RECURSOS - Tomando como ejemplo el Plan de Marketing colocamos cada recurso en la Tabla. -Consideraciones para colocar Recursos: +Recurso Tipo Trabajo: Se refiere a personal y equipos. + Recurso Tipo Material: cuando es material o cualquier otro tipo de recurso. + Trabajo, se mide en unidades de tiempo (HH o HM). + Material se mide en una variedad de unidades (glb, bls, p2, m3, etc. Es decir cualquier unidad que no sea unidad de tiempo.)
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+ Etiqueta de material: Unidad en la que se expresan los recursos de Tipo Material. + Iniciales: Abreviaturas que diferencian un recurso de otro. + Grupo: Se puede colocar una clasificación personal a los recursos. Si ingresamos los recursos en desorden podemos utilizar el Grupo para ordenarlos (PROYECTO – AGRUPAR POR – GRUPO DE RECURSOS). + Capacidad Máxima: por defecto la capacidad máxima se expresa en 100% o 1.00 (dependiendo como hayamos configurado las unidades de los recursos en Porcentajes o decimales – MENU HERRAMIENTAS – OPCIONES - PROGRAMACIONES). Capacidad máxima se refiere a la disponibilidad de los recursos de tipo Trabajo. LUGO DE HABER COLOCADO LOS RECURSOS EN EL EJEMPLO PLAN DE MARKETING COLOCAR RECURSOS EN EL PROYECTO PROPIO.
54
SÉPTIMA SESIÓN 7. ASIGNACIÓN DE RECURSOS. Consiste en indicar cuáles son los recursos que se incorporarán a las diferentes Tareas.c Recursos: - Recurso 1
Tareas: - Tarea 1
-
Recurso 2
-
Tarea 2
-
Recurso 3
-
Tarea 3
-
Recurso N
-
Tarea N
Tipos de Asignaciones: -Asignación Cualitativa (Cuáles recursos se van a utilizar) - Asignación Cuantitativa (Cuántos recursos se van a emplear) 55
1er NIVEL TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
3er NIVEL
ÁMBITO (TRABAJO)
ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN MS PROJECT: (Ejemplo Plan de Marketing) -Desde el Diagrama de Gantt. -MENU HERRAMIENTAS – ASIGNAR RECURSOS (ICONO). 56
ASIGNACIÓN DE RECURSOS DE TIPO TRABAJO Y DE TIPO MATERIAL -La asignación es diferente si un recurso es del tipo trabajo o del tipo material. W=Trabajo Ej. 1 Operario a tiempo completo = 100% 8 Horas
8 Horas
8 Horas
PERIODO: 4 DIAS
8 Horas
W= 32 Horas Si la tarea dura 4 días , entonces cada día contabiliza 8 horas
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M=Material Cantidad Total de Material para cada actividad. Ej. 100 Bolsas de cemento
25 Bls
25 Bls
25 Bls
PERIODO: 4 DIAS
25 Bls
W= 100 Bolsas La misma cantidad de material
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OCTAVA SESIÓN 7. ASIGNACIÓN DE RECURSOS. DEFICIENCIAS EN EL PROYECTO: PLAN DE MARKETING - El jefe de Marketing debe empezar a trabajar desde el primer día de iniciado el proyecto. - Recurso Computadora, 1 puede trabajar en la Primera semana, la segunda puede trabajar la segunda y tercera semana. - Vista Uso de Tareas - Vista Uso de Recurso - Vista Gráfico de Recursos - Vista Hoja de Recursos
59
El trabajo se puede mirar desde los siguientes ángulos: 1. Desde el Punto de Vista del Proyecto Completo: Proyecto – Información del Proyecto – Estadísticas. 2. Desde el Punto de Vista de las Tareas: Diagrama de Gantt – Menú Ver – Tabla – Trabajo ( a nivel de Proyecto se puede ver el Trabajo pero también por actividad o por tarea, sin embargo esta forma no es muy representativa porque el trabajo se encuentra entremezclado). 3. Desde el Punto de Vista de los Recursos: Vista Hoja de Recursos – Menú Ver – Tabla – Trabajo (nos muestra cuantos recursos se emplean para todo el proyecto). 4. Desde el Punto de Vista de las Asignaciones: Vista Uso de tareas: aquí se comprueba que la asignación que se ha hecho se ha llevado a cabo. Vista Uso de Recursos Nota: Cualquier cambio en el Proyecto hay que verificarlo en la vista donde mejor se muestre.
60
Ejercicio 1 – Corregir deficiencias en el Plan de marketing Ejercicio 2 – Creación de tareas Resumen para la asignación de Recursos durante la Ejecución de todo el Proyecto. SOBREASIGNACIONES Definición: Exceso de algún recurso respecto a su capacidad máxima - En el caso de recursos materiales se pueden sobreasignar recursos (todo depende del presupuesto del Proyecto). - En el caso de recursos del Tipo Trabajo si hay un tope que es la disponibilidad de un recurso, por ejemplo: si yo empleo 2 computadoras y sólo dispongo de 1 entonces tengo sobreasignado ese recurso (en la vista de Hoja de Recursos los sobreasignados salen de color rojo). - Cuando se realizan las asignaciones preliminares siempre pueden haber sobreasignaciones (cuando un recurso esta de color rojo significa que está sobreasignado, no significa que esté mal). -Verificar Trabajo en Plan de Marketing - Verificar Plan de Marketing desde la Vista Uso de Tareas 61
SOBREASIGNACIONES
DIA 1
DIA 2
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
300% (3 op.)
DIA 3
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
100% (1 op.)
-Capacidad Máxima Operario= 200%, es decir contamos con 2 operarios a tiempo completo. - El Día 2 se excediendo la capacidad Máxima….¿Cómo resolvemos esto? 62
METODOS PARA RESOLVER LAS SOBREASIGNACIONES 1. Ver si se pueden reprogramar las actividades, cuando éstas se reprograman se debe mantener la misma carga de trabajo. Para el ejemplo: ¿La tarea 2 se puede realizar el día 3 o no es posible esto? Esto puede realizarse únicamente cuando la tarea no es crítica. Sí es posible cuando la tarea no es crítica, entonces la tarea 2 se puede reasignar al tercer día y se soluciona la sobreasignación. Este método es el más óptimo.
TAREA 1
DIA 1
DIA 2
8 Horas
8 Horas
TAREA 2 8 Horas
TAREA 3
100% (1 op.)
200% (2 op.)
DIA 3 Trabajo= 16 Horas
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
200% (2 op.) 63
2. Redistribuir Recursos y Duración de Tareas. DIA 1
DIA 2
DIA 3
8 Horas
4 Horas
4 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
4 Horas
4 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
200% (2 op.)
200% (2 op.)
De acuerdo al ejemplo anterior un operario trabaja en dos tareas en un mismo día…¿Esto es posible? Hay recursos que pueden hacer varias tareas a la vez, pero existen otros que no pueden dejar lo que están haciendo porque disminuirían su rendimiento. Pero, si la Tarea 2 es crítica esto no podría realizarse ya que la misma debe realizarse sólo el día 2, entonces hay que plantear otra alternativa de solución 64
TAREA 1
DIA 1
DIA 2
DIA 3
8 Horas
4 Horas
4 Horas
TAREA 2
8 Horas
TAREA 3
4 Horas 100% (1 op.)
200% (2 op.)
Trabajo= 16 Horas Trabajo= 8 Horas
12 Horas
Trabajo= 16 Horas
200% (2 op.)
65
3. Si no podemos reprogramar las actividades y no podemos redistribuir los recursos, entonces sólo queda aumentar la capacidad máxima de los recursos sobreasignados. Pero ello supone contratar más personal o alquilar o comprar más equipos, lo cual no significa que se incremente el numero de recursos todos los días sino en un periodo determinado. En construcción se realiza el trabajo por semana, entonces hay que analizar esta variable y distribuir uniformemente los recursos. DIA 1
DIA 2
8 Horas
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
TAREA 2
8 Horas
Trabajo= 8 Horas
TAREA 3
8 Horas
TAREA 1
100% (1 op.)
300% (3 op.)
DIA 3
8 Horas
Trabajo= 16 Horas
100% (1 op.) 66
EJERCICIOS DE SOBREASIGNACIONES EN PLAN DE MARKETING Hacer una copia de Plan de Marketing. PRIMER CASO - Quitar dependencia a Publicidad por Internet (Información de la Tarea – Predecesora – Ninguno). - Quitar Dependencia entre reparto de volantes y preinscripciones, de esta manera Preinscripciones empiezan el día 6. - Ir a Hoja de Recursos (Menú Ver – Tabla de Entrada). - Al recurso computadora le asignamos una Capacidad Máxima de 200% (2.00). - Se ha creado una sobreasignación ¿Cómo lo resolvemos?
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PASOS PARA RESOLVER SOBREASIGNACIONES EN PROYECT 1. Identificar el Recurso Sobreasignado (Computadora) – Desde la Hoja de Recursos. (todo aquel recurso sobre asignado aparecerá en rojo) 2. Hay que determinar el día o periodo de tiempo que se ha sobreasignado que se denomina Periodo Sobreasignado – Desde la Vista Gráfico de Recursos. Lo que está por encima de la capacidad máxima es la sobreasignación (color Rojo) y nos indica los días sobreasignados. 3. Identificar las tareas con asignación de ese recurso – Desde la Vista Diagrama de Gantt. (Menú Proyecto – Filtro Para – Todas las tareas – que utilizan el recurso …..escogemos el recurso computadora). 4. Empezamos a resolver: nos preguntamos ¿Publicidad por internet se puede realizar después del diseño gráfico? Si la respuesta es Sí, entonces vinculamos y ya no hay sobreasignación.
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SEGUNDO CASO - El reparto de volantes empieza el mismo día que pegado de afiches. (Quitar la dependencia entre impresión y reparto de volantes, de esta manera se ha creado una sobreasignación del Recurso Asistente). - El Gerente del Proyecto quiere que ambas tareas empiecen el mismo día, entonces ¿Cómo resolvemos esta sobreasignación? 1. Seguimos los pasos. 2. La solución se encuentra desde la Vista Uso de Recursos, y es redistribuir el recurso Asistente. 3. Seleccionamos el recurso sobreasignado y le ponemos 4 horas – 4 horas, es decir ese día el Asistente trabaja medio tiempo cada actividad. 4. La última solución es que aumentemos 01 Asistente más.
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NOVENA SESIÓN EXAMEN ESCRITO PRIMERA Y SEGUNDA UNIDAD
CONTROL DE RECURSOS PRÁCTICA: Los alumnos deben llegar hasta el nivel de controlar las asignaciones de recursos en todos los niveles que presenta MS Project y resolver las sobreasignaciones de cada uno de sus proyectos.
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DÉCIMA SESIÓN 8. ASIGNACIÓN DE COSTOS AL PROYECTO Se trabajará con el Tercer Vértice del Triángulo del Proyecto
TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
ÁMBITO (TRABAJO)
COSTO (PRESUPUESTO)
4to NIVEL 71
Ejercicio: Trabajo con el archivo original de Plan de Marketing. -Se debe verificar que el Proyecto Plan de Marketing tenga 440 Horas de Trabajo. - Desde la Hoja de Recursos - Menú Ver – Trabajo (Verificar el trabajo de cada recurso. - Definiciones: Desde la Hoja de Recursos: Menú Ver – Entrada. 1. Tasa Estándar: Constituye el precio de los recursos. 2. Tasa Horas Extras: Precio adicional sobre la jornada laboral. 3. Costo/Uso: Costo adicional que se tiene por el uso de un recurso (es un costo fijo). 4. Acumular: Método de acumulación del costo (Al comienzo o al final del proyecto). 5. Calendario Base: Calendario con el cual trabaja el proyectoo el recurso (No se debe modificar, en lo posible trabajar con calendario estándar). 6. Código: Codificación de los recursos, por ejemplo se puede trabajar con los códigos del S10.
72
CÁLCULO DE COSTOS EN MS PROJECT: TASA ESTÁNDAR: 1. Copiar la información correspondiente a cada recurso desde la separata del Plan de marketing. 2. Algunas Unidades no se encuentran en Horas, entonces se escribe le precio y las siguientes Unidades: d (día), s (semana), m (mes), etc. 3. No se considera precio para el Jefe de Marketing, ya que éste está considerado en la planilla de la Empresa. 4. Las computadoras no tiene precio, sólo se está cobrando un precio al final del Proyecto como mantenimiento de las mismas (Costo/Uso). 5. En Útiles de Escritorio, se coloca una tasa estándar de 1.00 (Este valor siempre se coloca cada vez que la etiqueta de material esté en soles).
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CÁLCULO DE COSTOS EN MS PROJECT: COSTO/USO: 1. En computadoras se consigna un precio de S/. 30.00, es decir no se está costeando por precio, sólo se está considerando su mantenimiento (para efectos de este proyecto). ACUMULAR: 1. Computadora – Fin (significa que en el flujo de caja este pago por mantenimiento se va a pagar al final). Útiles – Comienzo (este pago se realiza al comienzo del Proyecto). Una vez que se han terminado de llenar todos estos datos, revisar las Estadísticas del Proyecto y salen los siguientes datos.
Duración = 15 Días Trabajo = 440 Horas Costo = S/. 1,148.00
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REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN DIFERENTES VISTAS:
DE
COSTOS
DESDE
1. Diagrama de Gantt: Menú Ver – Tabla – Costo (Esta vista nos muestra el costo total de cada tarea, si cambiamos el costo Total, entonces cambiará el costo fijo). 2. Diagrama de Vistas – Hoja de Recursos: Menú Ver – Tabla – Costo (Revisar cada recurso y compararlo con las separatas del Plan de Marketing y corregir si hubieran errores).
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¿CÓMO DETERMINA MS PROJECT EL COSTO DEL PROYECTO? Se determina a través de la siguiente fórmula: CT = CV + CF Formula recursos material: CTmat = CVmat + CFmat Donde: CT: Costo Total CV: Costo Variable CF: Costo Fijo 1. COSTO VARIABLE: Costo que depende directamente de la cantidad (es el resultado de multiplicar precio x cantidad), es decir a mayor cantidad de un producto mayor es el precio. 2. COSTO FIJO: Costo adicional que no depende de la cantidad.
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FÓRMULA DE COSTO PARA LOS RECURSOS: CT Recurso = CV recurso + CF recurso Donde: CT recurso: Costo total de una tarea (pero podría referirse a todo el Proyecto). CV recurso: Precio (Tasa Estándar) x Cantidad (trabajo o cantidad de recurso que se emplea en una tarea). CV recurso = (TE x W) Costo Fijo: es el Costo Uso. CT recurso = (TE x W) + C/Uso CV recurso de tipo trabajo: CT recurso trabajo =CV recurso trabajo + CF recurso trabajo CT recurso trabajo = (TE x W)+(C/USO X capac. Max.) Con esta fórmula se calcula el Costo de un recurso para cada tarea. 77
FÓRMULA DE COSTO PAR LAS TAREAS: CT tarea = CV tarea + CF tarea Donde: CT tarea: Costo Total de una tarea (resulta de la sumatoria de los costos totales de cada recurso)
Recursos: 1 Obrero 4 Bolsas de cemento
8 Horas 1 Bls
8 Horas 1 Bls
8 Horas 1 Bls
8 Horas 1 Bls
TE Cemento=S/.20.00 TE Obrero= S/. 5.00/hora W= 32 Horas Asignación Obrero=100% Asignación cemento= 4 Bls (W=4 bls)
CT Obrero = (5 x 32) + 0 = S/. 160.00 CT Cemento = (20 x 4) + 10.00(*) = S/. 90.00
(*) Se considera un costo fijo de S/. 10.00 por concepto de transporte del cemento.
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De esta manera: CT Tarea = CT obrero + CT cemento CT Tarea = 160.00 + 90.00 CT Tarea = S/. 250.00 Sin embargo falta adicionar el costo fijo correspondiente a la Tarea:
CT Tarea = S/. 250.00 + S/. 20.00 (*) CT Tarea = S/. 270.00 (*) Para esta tarea se pude considerar un costo fijo de S/. 20.00 Finalmente: CT Tarea = Ʃ CT Recursos + CF Tarea Donde: Ʃ CT Recursos: Sumatoria de todos los costos de los recursos. CF Tarea: costos adicionales de la tarea.
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Volvemos al Ejemplo Plan de Marketing: - Diagrama de Gantt – Menú Ver – Tabla Costo (nos permite verificar el costo de cada tarea). - Hoja de Recursos – Menú Ver – Tabla Costo (nos permite verificar el costo de cada recurso). - Uso de Tareas – Menú Ver – Tabla Costo - Uso de Tareas – Menú Ver – Tabla Uso (a útiles de escritorio se le pone el valor de 1.00 como Tasa Estándar porque luego se le multiplica por el precio - ej. S/. 90.00- que se coloca desde el diagrama de Gantt cuando se asignan recursos). - Se pueden ir verificando cada una de las tareas y saltando entre costo y uso. - Ojo a un recurso le puedo poner Tasa Estandar + Costo/Uso. - Podemos ver los costos por semana (utilizando los botones de acercar y alejar) - Podemos intercalar las vistas de Uso de Tareas y Uso de Recursos y desde el Menú Formato – Detalles – Quitamos Trabajo y consignamos Costo.
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Ejercicios: - Uso de Recursos: ¿Se están empleando las 3 computadoras? Revisar e problema de las computadoras ya que sólo trabajan 2 computadoras en 2 semanas distintas, entonces sólo empleo 2 y no 3. - Gráfico de Recursos: Verificar el recurso computadora. - Hoja de Recurso: Verificamos que el Costo /Uso para computadora sólo se emplea cada vez que se utiliza una computadora ya que este costo se refiere a su mantenimiento S/. 30.00). - Diagrama de Gantt: Filtro para tareas que emplean el recurso computadora. Seleccionamos Diseño Gráfico y Publicidad por Internet y con el Botón Asignar Recurso eliminamos el recurso computadora. Seleccionamos Trabajo de Oficina – Asignar Recurso – Asignamos computadora. - Uso de Recursos: Verificamos que computadora ya está en 2 actividades y no en 3 actividades. - Hoja de Recursos: Comprobamos el Costo/Uso debe ser S/. 60.00, baja este dato porque el costo uso ahora se aplica sólo a 2 computadoras. 81
Ejercicios: - Diagrama de Gantt: Revisamos ahora Costos Fijos, al Asistente se le paga su sueldo pero debe recorrer la ciudad para pegar afiches y repartir volantes, entonces se le debe entregar una cantidad en dinero por concepto de movilidad = S/. 10.00 (costo fijo por movilidad). - Debemos revisar una y otra vez nuestro Proyecto para poder determinar los errores que pudieran haber y pulir al máximo nuestro proyecto. PROYECTO PROPIO: Establecer la Fecha de Presentación Final del Proyecto. Documentos a presentar: - Hoja en Word donde se explique en que consiste el Proyecto, cuáles son los costos fijos que se van a emplear, explicar el por qué no se van a considerar algunos precios (por ejemplo revisar el caso del jefe de Marketing y las computadoras en el Plan de marketing), etc. Vistas a Presentar: - Diagrama de Gantt. - Flujo de caja (Menú Ver – Informes – Costos – Flujo de Caja). - Uso de tareas: Menú Detalles – desactivar costo y presentar trabajo para poder verificar las horas en las que van a trabajar los 82 recursos.
TERCERA UNIDAD – PROYECTO CON COSTOS UNITARIOS DÉCIMO PRIMERA SESIÓN 1. EXPORTAR DESDE EL S10 AL MS PROJECT -
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Desde el S10, seleccionamos un sub-presupuesto, click derecho – exportar a MS Project. Para poder realizar una buena exportación son necesarias las siguientes condiciones: Debe estar abierto el Ms Project y se debe desactivar el símbolo de moneda (Menú herramientas – Opciones Vista – Símbolo Moneda – Suprimir o borrar). El nombre asignado al presupuesto exportado debe coincidir exactamente con el archivo nuevo configurado en MS Project (ejemplo Proyect 1). Demostración de exportación de Presupuesto desde el S10. Desactivar en herramientas-opciones-seguridad-permitir cargar …..
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2. PROYECTO CON COSTOS UNITARIOS
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CARPETA REPORTES: Esta carpeta contiene reportes exportados directamente desde el S10 al Excel. En ella podemos encontrar: Presupuesto Cliente – exportado desde la Hoja de Presupuesto del S10. Análisis de Precios Unitarios – exportado desde la Hoja de Presupuesto del S10. Tiempo para Programación – Exportado desde el escenario tiempos para programación del S10, en la última columna podemos observar la duración redondeada en días. Incidencias en Partida – cantidad de recursos que van a participar en cada actividad, éste es un reporte importante para poder determinar cuánto interviene un recurso en una actividad determinada.
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PROCESO: 1. Abrir una hoja en MS Project y configurar un nuevo archivo 2. Herramientas – Opciones – Programación: Trabajo: Horas Duración: Días Unidades de Asignación: valores decimales Tipo de tarea predeterminado: Duración Fija (Volvemos a configurar esta información tal como lo habíamos hecho anteriormente). 3. Herramientas – Opciones Calendario. Hora de Entrada: 7:00am (esta es la hora más importante porque aquí comienza cada tarea). Hora de salida: 5:00pm Jornada laboral: 8 horas Semana laboral: 48 horas (régimen de construcción civil). Días por mes: 24 4. Herramientas – Opciones – Vista (nos aseguramos que se ha borrado el símbolo de moneda) Aceptar. 85
PROCESO: 5. Desde el S10 escogemos un presupuesto que no sea muy largo: Escenario Datos Generales – Escogemos un presupuesto – Click derecho – Duplicar – y ahora tenemos 2 presupuestos (por ejemplo Tiendas Comerciales -1 ). 6. Desde el Escenario Hoja de Presupuesto: Desde el nuevo presupuesto que hemos creado (tiendas comerciales -1 ) sub- presupuesto estructuras, eliminamos todas las partidas de obras de concreto armado – Procesamos el sub-presupuesto. Con las partidas estimadas al momento de duplicar y procesar se vuelven los precios a 0, entonces debemos volver a colocar los precios para las partidas estimadas. Finalmente el sub-presupuesto estructuras sólo debe tener los títulos de Movimiento de Tierras y Concreto Simple. 7. Exportar: Sólo trabajamos con el sub-presupuesto estructuras – click derecho – exportar a MS Project – escogemos la dirección y colocamos el nombre del archivo que acabamos de configurar y finalmente guardar. Automáticamente, la exportación abre el archivo en el MS Project y le indicamos que sobrescriba con el formato actual. Para que no se produzcan errores al momento de exportar desactivamos el símbolo 86 de moneda y le damos el mismo nombre al archivo “Proyect 1”.
PROCESO: 8. Repaso de cómo se exporta desde el S10 al Excel. Exportar presupuestos, análisis de costos unitarios, etc. Para exportar al Excel Recursos y Precios, al lado derecho del botón procesar, click sobre el Botón Recursos y Precios – exportamos listado general parcial y presupuestado. Exportamos Incidencias en partidas (este reporte no es común en los expedientes técnicos pero sí para programación). Finalmente exportamos al Excel los tiempos para programación. Toda esta información la exportamos del presupuesto Tiendas Comerciales -1 9. Ordenar los Reportes exportados en Excel, pero debemos trabajar con el archivo en MS Project que acabamos de crear y con los archivos en Excel. En este punto los alumnos ordenarán los reportes en Excel del Presupuesto Tiendas Comerciales-1 de acuerdo al ejemplo entregado Módulo de Vivienda. Para el ejemplo de Proyecto con Costos Unitarios se trabajará con el Archivo entregado de Módulo de Vivienda, para ello es necesario copiar a los alumnos el archivo exportado Módulo de Vivienda al MS Project y los reportes en Excel. 87
PROCESO: 10. Ventajas y desventajas del tipo de exportación: Ventajas de Exportar desde el S10: - Se exportan toda la información del S10, títulos (tareas resumen), Partidas (Subtareas). - Todas las duraciones en el Diagrama de Gantt se obtienen directamente de los tiempos para programación del S10. - Se ha realizado una asignación cualitativa de todos los recursos que figuran en los análisis del S10. La exportación nos ayuda y nos facilita el pasar toda esta información. Desventajas de Exportar desde el S10: - Si elaboramos un Plan de Proyecto y tenemos una delimitación por costos, esta delimitación se realiza con los datos del S10 (2do Nivel de Programación).
1er El Costo debe coincidir con los costos del S10, revisamos las estadísticas del MSProject y nos damos cuenta que los costos no corresponden con los del S10.
NIVEL TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
2do NIVEL
COSTO (PRESUPUESTO)
ÁMBITO (TRABAJO)
88
PROCESO: 10. Cuando esto ocurre, debemos afinar el Proyecto y para ello utilizamos los reportes del Excel, sólo para corregir aquellos datos que no han sido exportados de manera correcta. Desventajas de Exportar datos desde el S10: - Los recursos no están correctamente tipificados , es decir todos aparecen como si fueran del tipo Trabajo, ninguno es de tipo material. - La Tasa estándar aparece en 0. - Todos los días aparecen como dias laborables. - Faltan asignar los recursos comodín. - Entonces debemos corregir esto datos utilizando el excel como puente entre el S10 y MS Project. S10
MS Excel Software puente
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PROCESO PARA CORREGIR LA EXPORTACIÓN: 1. Revisar el Diagrama de Gantt. 2. Revisamos la Configuración previa. 3. Quitamos las delimitaciones de cada tarea (seleccionamos todas las tareas – información de la tarea – avanzado – tipo de delimitación – lo antes posible). 4. Revisamos que las tareas sean las mismas que las consignadas en la Hoja de Presupuesto Cliente (Excel) e igual a la hoja de Duraciones (Excel). Nota: Las partidas estimadas no tienen duración porque son estimadas, es decir no tiene recursos ni rendimientos. 5. Almacén y Guardianía = 2 días Limpieza de Terreno = 1 día Agua = 1 día Trazo y replanteo = 1 día (Simplemente podemos colocar Ctrl-C (en Excel) y Ctrl-V (en MS Project) 6. Indicamos al MS Project la fecha de inicio del Proyecto, indicamos cualquier día lunes. 7. Herramientas – Cambiar Calendario Laboral (Nota: por comodidad hay que trabajar con una jornada homogénea de 8 horas para todos los días, el domingo lo escogemos como no laborable y los feriados que hubieran). 8. Ya están listos todos los pasos pero aún no es necesario programar, lo dejamos para después. 90
PROCESO PARA CORREGIR LA EXPORTACIÓN: 9. Pasamos a Hoja de Recursos. 10. Empezamos a corregir el Tipo de Recurso (Nota: Herramientas Manuales se constituye como un recurso comodín porque se expresa como un porcentaje del costo unitario, por lo cual podría pasarse como recurso material, de igual manera consignamos su unidad en soles). 11. Revisamos el reporte Precio Particular Insumo V (Excel). Encontramos 3 tipos de recursos: Recursos Normales (Color Amarillo), son aquellos recursos que se expresan en cualquier cantidad que no sea porcentaje (%). Índices Unificados (Color Rojo), su unidad es porcentaje (%) del Precio Unitario. Estos recursos no se deben asignar a las tareas. Almacén, limpieza y agua son estimadas y en el diagrama de Gantt no tienen asignación de recursos. Recursos Comodines (color beige), su unidad es el porcentaje (%) de horas hombre, porcentaje de hora equipo y porcentaje de material. Ya sabemos que en el Ms Project estos recursos tiene su unidad en soles. Los recursos comodines los colocamos de tipo Material. 12. Los índices unificados los seleccionamos (color rojo) en el MS Project y los cambiamos a tipo material y les colocamos su unidad (a pesar de que no los vayamos a asignar). 91
PROCESO PARA CORREGIR LA EXPORTACIÓN: 13. Seleccionamos todos los recursos que sean índices unificados y los cambiamos a tipo material. (Nota: el recurso cordel se ha cambiado su nombre a material para trazo, no se le coloca su unidad). 14. No hay que olvidar que los recursos comodines se colocan en soles (S/.) (Material para trazo – cordel y herramientas manuales). 15. El campo iniciales abrevia los nombres de los recursos, sin embargo este campo no es obligatorio llenar. 16. Cuando se exporta desde el S10, el campo Grupo ya está configurado. Todos los recursos que son índices unificados los colocamos como grupo Índices Unificados, los recursos comodín como grupo recursos comodín, etc. 17. La capacidad máxima aún no la configuramos, después que veamos programación recién redistribuiremos, cúantos y qué recursos necesitamos en cada tarea. 18. Copiamos toda la columna precios a la columna tasa estándar. 19. Posiblemente cuando se ejecuta una obra sí se tenga que considerar horas extra o costo /uso, porque siempre hay imprevistos. Pero cuando exportamos del S10, sólo ponemos recursos y precios al Project (por ejemplo, en un presupuesto de S10 se considera el precio del cemento y del acero como puesto en obra, sin considerar imprevistos. Es decir sólo se considera el presupuesto del S10, sin considerar los gastos92 por imprevistos.
PROCESO PARA CORREGIR LA EXPORTACIÓN: 20. No debemos cambiar nada más, y nos damos cuenta que el Código de cada recurso se ha exportado correctamente desde el S10.
93
DÉCIMO SEGUNDA SESIÓN 3. ASIGNACIONES – PROYECTO CON COSTOS UNITARIOS SE CONTINUA TRABAJANDO CON EL PROYECTO MÓDULO DE VIVIENDA: Nos damos cuenta que se ha cambiado aquellos recursos de tipo trabajo que corresponden al tipo material, por lo tanto lo que debemos hacer ahora es asignar los recursos a cada tarea. 1. Nos colocamos en la Vista Diagrama de Gantt. 2. Escogemos la Tarea Trazo y Replanteo y empezamos a asignar recursos de acuerdo al Reporte Análisis Sub-Presupuesto Varios en formato Excel. 3. En MS Project encontramos que hay 8 recursos, en S10 hay 10 recursos, por lo tanto falta asignar los recursos comodines y hay que solucionar esa asignación. 4. En la Tarea Trazo y Replanteo asignamos el recurso Material para Trazo que correspondería a Cordel. 94
SE CONTINUA TRABAJANDO CON EL PROYECTO MÓDULO DE VIVIENDA: 5. Como todas las partidas básicas tienen herramientas manuales, entonces podemos seleccionar todas juntas y les asignamos Herramientas Manuales. Ahora todas las partidas básicas tienen la asignación de recursos comodines. 6. Existen dos tipos de asignación de recursos: Asignación Cualitativa: aquella en la que se establece cuáles son los recursos que van a participar en cada actividad. Asignación Cuantitativa: aquella en la que se establece cuántos recursos van a ser asignados a cada tarea. 7. Para determinar la Cantidad o Aporte Unitario de Mano de Obra en cada tarea debemos trabajar con la siguiente fórmula: AU = (#OB x JL) / R Donde: AU= Aporte Unitario (Cantidad) #OB= Número de obreros (cuadrilla de esa mano de obra) R= Rendimiento 95
SE CONTINUA TRABAJANDO CON EL PROYECTO MÓDULO DE VIVIENDA: Trabajamos con la Tarea Trazo y Replanteo
AU Topógrafo = (#OB x JL) / R AU Top = (1 x 8) / 400 AU Top = 0.02 Este resultado significa que para ejecutar 1m2 de Trazo y Replanteo se necesitan 0.02 HH del Topógrafo. 8. Costo Unitario del Recurso Mano de Obra: CU = AU x PR hh Donde: CU = Costo Unitario AU = Aporte Unitario (cantidad) PR hh= Precio Hora hombre CU Top = 0.02 x 11.40 = S/. 0.23 Este resultado significa que para ejecutar 1m2 de trazo y Replanteo 96 el Topógrafo cuesta S/. 0.23
SE CONTINUA TRABAJANDO CON EL PROYECTO MÓDULO DE VIVIENDA: 9. Costo Total del Recurso Mano de Obra: CT Top = CU Top x M Donde: CT Top = Costo Total del Topógrafo CU = Costo Unitario del Topógrafo M = Metrado CT Top = 0.23 x 170 = S/. 39.10 10. Cálculo de las Horas Hombre: HH Top = AU Top x M Donde HH Top = Horas Hombre Topógrafo AU Top = Aporte Unitario Topógrafo M = Metrado HH Top = 0.02 x 170 = 3.40 horas
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11. Para calcular la duración en días para los recursos: D Top = HH Top / JL Donde: D Top = Duración en días del topórafo HH Top = Horas Hombre topógrafo JL = Jornada laboral D Top = 3.40 h / 8 h = 0.43 días 12. Desde el Diagrama de Gantt entramos a Trazo y Replanteo y nos damos cuenta que el Topógrafo está con el 43% lo cual es lo mismo a 0.43. Cambiamos al Topógrafo a 100% (Menú Herramientas . Opciones – Programación – Cambiamos a valores décimales, entonces Topógrafo ahora es 1.00 es decir el valor de la cuadrilla). 13. Vamos a la Vista Uso de Tareas y verificamos Topógrafo. 14. Vamos a Diagrama de Gantt y cambiamos Trazo y Replanteo a 0.43 días y ahora el Topógrafo tiene 3.43 horas, sin embargo este método no es real. 15. Regresamos al Diagrama de Gantt y su duración la cambiamos a 1 día. 98
16. Para asignar materiales en cada partida se debe multiplicar la cantidad de Material de una partida por su metrado. Debemos trabajar con el Archivo de Excel Incidencia Insumo y buscamos las partidas y los recursos. En este reporte tenemos toda la información de cada recurso para cada tarea, para ello debe estar DURACIÓN FIJA asignada. Desde la Hoja Excel tengo toda la información para empezar a pasarla a MS Project. 17. Desde la Vista Uso de Recurso, revisamos la tabla dellado izquierdo debe estar el formato Trabajo activado. En esta Tabla vemos por ejemplo el Recurso Operador de Equipo Liviano y las tareas en las que participa. Cuando exportamos del S10 al MS Project, únicamente el recurso Trabajo coincide, pero material generalmente no coincide. las cantidades que se encuentran en el archivo incidencia insumo las seleccionamos y las vamos pegando en el MS Project, sin embargo las que están de color rojo no las pegamos porque corresponden a los recursos de las partidas unificadas (índices unificados).
99
18. Las cantidades de los recursos de tipo trabajo generalmente están bien, hay que revisar los recursos de tipo material y cambiarlos. 19. Sólo pasamos los recursos de color amarillo, de esta manera ahora sí corresponden los recursos de tipo material desde nuestros datos del S10 al MS Project. La clave es el reporte del S10 llamado Incidencia Insumo. 20. Sin embargo aún no se han asignado los recursos comodín: Herramientas Manuales y Material para Trazo. 21. Asignación de Recursos de Tipo Comodín: Para los recursos normales sólo se copia y pega, Mano de Obra y Equipos corresponden sin embargo Material no, por lo tanto debemos lograr pasar la información que dicen los análisis de costos al MS Project. 22. En lo que respecta a Herramientas Manuales , las cantidades que aparecen en el reporte excel no deben ser colocadas, por ejemplo volvemos al ejemplo de Trazo y Replanteo si multiplicamos la cantidad de herramientas manuales (3%) por el metrado, este valor no nos sirve.
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23. Lo que sí nos sirve es el costo unitario del recurso comodín el cual resulta de la siguiente fórmula: P Herramientas Manuales = PP x M Donde: P Herramientas manuales = Precio herramientas manuales PP = precio parcial M = metrado P Herramientas Manuales = 0.02 x 170 = S/. 3.40 (Nota esta cantidad está al lado de cada análisis de costo, lo que debemos hacer es copiar esta cantidad y trasladarla al MSProject, de igual manera lo hacemos con el material para trazo). 24. Para verificar que hemos realizado correctamente la asignación de recursos, revisamos el archivo excel Precio Particular Insumo. Verificamos: Cordel = 1.70 (coincide con el Ms Project) Herramientas Manuales = 267.74 (coincide).
101
25. Desde el reporte de S10 Precio Particular de Insumos, tenemos dos columnas de precio de recursos: Parcial y Presupuestado que son dos métodos de cálculo del S10. La diferencia entre ambos se debe simplemente al redondeo ya que en los análisis de costos unitarios existen hasta 4 decimales para los análisis. Entonces, ¿con cuál de estas dos columnas trabajamos? + Presupuestado es el valor que toma S10 + Parcial es el producto del precio por la cantidad, entonces esta columna es la que tomamos y la verificamos con el MS Project, pero descontamos todas las partidas estimadas que no deben estar en el MS Project. 26. Verificamos si nos acercamos en el Precio al Presupuesto del S10 = no nos estamos acercando, entonces debemos ir a Hoja de Recursos y colocamos en Tasa Estándar para material para Trazo y Herramientas Manuales el valor de 1.00 Ahora sí sale igual el precio, sin embargo nuestro objetivo no es presupuestar (para eso está el S10), lo que debemos hacer es aproximarnos lo más que podamos al S10 para poder controlar nuestro presupuesto. 102
27. Asignación de Partidas Estimadas: Ingresamos al Diagrama de Gantt. Activamos la vista de Costo (Menú Ver – Tabla – Costo). Las partidas estimadas no se determinan en un análisis sino se colocan a través de un costo directo. En esta tabla colocamos su valor como Costo Fijo (porque no se les ha asignado ningún recurso) 28. Luego de haber colocado los costos de las partidas estimadas volvemos a revisar las estadísticas del Proyecto y verificamos que el precio ahora sí coincide. 29. Realizamos una última verificación y comprobación: Desde el Reporte en Excel : Precio Particular Insumo – columna Aproximación. Desde el MS Project: Hoja de Recursos – Menú Ver – Tabla – Costo Seleccionamos todo el campo Costo y lo pegamos en la columna aproximación de Excel: una vez que se ha pegado esta tabla, la celda de la columna siguiente debe dar 0, todo lo que no salga en 0 se encuentra errado.
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CUARTA UNIDAD – GERENCIA DE PROYECTOS, SEGUIMIENTO Y CONTROL DE ACTIVIDADES DÉCIMO TERCERA SESIÓN 1. PROGRAMANDO EL PROYECTO MÓDULO DE VIVIENDA De acuerdo a lo analizado anteriormente:
En las Partidas Básicas: CT = CV Porque CF = 0 En las Partidas Estimadas: CT = CF Porque CV = 0 Debemos finalmente comprobar los datos del Proyecto en MS Project para que se acerque lo más que se pueda al S10. Sin embargo aún falta realizar la programación del Proyecto: tomando como Base el Archivo Módulo de Vivienda Final
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Luego de haber programado es necesario realizar algunos ajustes. - Las correcciones en duración debemos realizarlas sin afectar el costo del Proyecto, entonces debemos modificar aquellas tareas que van a ser modificadas sus duraciones convirtiéndolas en otro tipo: - Seleccionamos la tarea Eliminación de Materiales – Click derecho – Información de la tarea – Avanzado - Escogemos la opción Tipo de Tarea: En lugar de duración fija que habíamos utilizado hasta ese momento cambiamos a Trabajo Fijo (si el trabajo se mantiene fijo, entonces el costo no va a variar porque el trabajo se va a distribuir de acuerdo al periodo que modifiquemos). - Una vez que hemos cambiado el tipo de tarea se puede modificar duraciones: Duración de Eliminación de Materiales = 2 días. - Verificamos el Costo en las Estadísticas del Proyecto y notamos que se mantiene igual. - Ojo las duraciones son del S10, pero ello no significa que no podamos ajustar la programación en MS Project, todo depende que cambiemos el tipo de tarea a Trabajo Fijo. - La tarea Cimientos Corridos podrían empezar 1 día antes de que termine la tarea Excavación para cimientos, con lo cual no se modifica la duración, sólo se recorren todas las tareas 1 día antes. 105
- Se necesita cambiar la tarea Encofrado y Desencofrado a menos días, por lo que primero la cambiamos a Tipo Trabajo Fijo y luego modificamos su duración a 6 días. - Si verificamos estadísticas una vez más los costos se mantienen igual. - Todas las tareas que anteriormente he convertido al Tipo Trabajo Fijo, las selecciono nuevamente y con el Ícono Información de la Tarea les vuelvo a activar el Tipo Duración Fija y desactivamos Condicionado por el Esfuerzo, todo vuelve a ser igual y sin embargo el costo no se modifica. - Si reviso las estadísticas del Proyecto ya tengo completo el triángulo del Proyecto. Este dato no sale del S10, se ve TIEMPO (PROGRAMACIÓN)
COSTO (PRESUPUESTO)
afectado por muchos factores.
ÁMBITO (TRABAJO)
Estos datos salen directamente del S10 y los obtengo directamente del Expediente Técnico y los puedo controlar.
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2. GUARDAR UNA LÍNEA BASE 1. Para elaborar una línea Base debe estar terminado totalmente el Proyecto. 2. Menú Herramientas – Seguimiento – Guardar Línea Base. 3. Una vez que accedemos a la ventana de línea Base lo dejamos tal como está y le damos aceptar. 4. La Línea base es una instantánea de todo el Proyecto en un momento determinado (es una fotografía del proyecto). Puedo volver a programar, volver a asignar recursos , etc. Y MS Project tendrá guardados los datos originales del Proyecto. 5. Desde la barra de Vistas escogemos Gantt de Seguimiento, que es un escenario que sirve para controlar nuestro proyecto. 6. Volvemos a Información del proyecto – Estadísticas y ahora tenemos activadas las opciones Actual y Previsto. 7. ACTUAL: Todos los datos que se registraban antes de establecer la Línea de Base eran actuales. ACTUAL = TODO REAL + TODO RESTANTE ACTUAL = (todo lo que ya se ha ejecutado) + (todo lo que falta por ejecutar (Nota: este concepto se emplea luego que hemos guardado la línea 107 de base).
8. PREVISTO: Se refiere al Plan Original del Proyecto 9. VARIACIÓN: es la diferencia entre lo actual y lo previsto VARIACIÓN = ACTUAL – PREVISTO 10. El ACTUAL es el Proyecto que se modifica, mientras que el PREVISTO es el que viene directamente del Expediente Técnico. 11. RESPECTO AL ACTUAL: - Cuando el Proyecto está en 0% (aún no se ha empezado) - Entonces, ACTUAL = RESTANTE (ya que el REAL = 0) - Cuando el Proyecto está al 100% (se ha completado) - Entonces, ACTUAL = REAL (ya que el RESTANTE = 0) 12. RESPECTO A LA VARIACIÓN: - Variación Positiva: Es desfavorable porque significa que lo que se ha hecho más lo que falta por hacer es mayor a lo previsto, por lo tanto es desfavorable. - Variación Negativa: Significa que lo que se ha hecho más lo que falta por hacer es menor a lo previsto, por lo tanto es favorable. - Existen Variaciones en Duración, Trabajo y Costo. En todos ellos hay variación positiva y negativa. 108
VARIACIÓN D W C
REAL X X X
RESTANTE X X X
DURACIÓN REAL = Los días trabajados. DURACIÓN RESTANTE = Duración Total menos los días trabajados. TRABAJO REAL = Cantidad de horas trabajadas. TRABAJO RESTANTE = Trabajo total menos trabajo real. COSTO REAL = Costo gastado hasta el momento. COSTO RESTANTE = Costo Total menos costo real.
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3. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS 1. El seguimiento y control de una obra o Proyecto consiste en registrar los nuevos datos del Proyecto así como las modificaciones que se pudieran realizar, en resumen consiste en actualizar permanentemente los datos del Proyecto. Lo ideal es que lo que se ejecuta sea igual a lo programado pero esto casi nunca ocurre. 2. Por ejemplo: si tenemos una Tarea X que tiene un 50% de avance DIA 1
TAREA X
50 % avance
DIA 2
1 Obrero W Total = 16 horas D Total = 2 días
Duración Real = 1 día Trabajo Real= 8 horas Comienzo real=comienzo de la tarea El 50% de una Tarea que dura 2 días es 1 día. Luego que he colocado un avance del 50% no puedo modificar la fecha de inicio, no es lógico. Si quiero cambiar la fecha de inicio no debo asignar aún el avance del 50%, por lo tanto hay q tener cuidado cuando se registran los datos. 110
PASOS PARA LLEVAR A CABO EL SEGUIMENTO: 1. 2. 3. 4. 5.
Colocar la fecha de inicio de la Tarea. Establecer las duraciones de las tareas, sean éstas reales o totales. Establecer el Trabajo, sea éste real o Total. Establecer el Costo, sea éste real o total. Colocar el Porcentaje de avance de la tarea (100%).
PROCEDIMIENTO: 1. Debemos trasladarnos a la Vista Gantt de Seguimiento. 2. Debemos activar las herramientas de Seguimiento de Proyectos: Menú Ver – Barra de Herramientas – Seguimiento. 3. Empezamos a trabajar cada una de las tareas.
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DÉCIMO CUARTA SESIÓN 4. Ejemplo 1- Tarea: Almacén, Guardianía y Comedor. - Gantt de Seguimiento. - Se construye el mismo día que establece el proyecto. - Su duración fue de 2 días. - Su costo fue el mismo, por lo tanto esta tarea se llevo a cabo de acuerdo a lo planeado. - Vamos a la barra de seguimiento y le damos 100% completado y se dibuja un aspa. - Vamos al Diagrama de Gantt. Menú Ver – Tabla – Costo (para no estar cambiando a cada rato el costo desde la Vista Gantt de Seguimiento). - Analizamos esta vista: como se ha ejecutado esta tarea de acuerdo a lo planificado, Variación = 0, Real = 2,000, Restante = 0 (antes de establecer el 100% de la tarea, el Real = 0 y el Restante = 2,000.) - El Costo Real del Proyecto hasta ese momento es S/. 2,000.00. - Almacén, Guardianía y Comedor es una partida estimada, por lo tanto sólo se le pone el porcentaje de avance (100%) y se compara su costo, mas no su trabajo. 112
5. Ejemplo 2- Tarea: Limpieza del Terreno. - Gantt de Seguimiento. - Esta tarea empezó el mismo día que establece el Proyecto. - Su duración fue de 1 día. - Su costo = S/. 1,400.00 - Desde la Vista Diagrama de Gantt, en la columna Costo Total colocamos 1,400.00 - Para establecer que esta tarea se llevo a cabo con el 100%, seleccionamos la Tarea y desde la barra de seguimiento marcamos el 100%. - Automáticamente el Costo Real se actualiza a S/. 1,400.00 - En este punto podemos activar la tarea Resumen del Proyecto y vemos cómo los Costos Totales se actualizan. El Costo Total Real = S/. 3,400.00, Variación = -100.00 (hemos ahorrado 100 soles al proyecto), y el Costo Previsto es el mismo al consignado en el S10.
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6. Ejemplo 3- Tarea: Agua y Fluido Eléctrico. - Desde el Diagrama Gantt de Seguimiento. - Esta tarea empezó el mismo día que establece el Proyecto. - Su duración fue de 1 día. - Su costo = S/. 1,100.00 - Desde la Vista Diagrama de Gantt, en la columna Costo Total colocamos 1,100.00 - Variación = S/. 100.00 - Para establecer que esta tarea se llevo a cabo con el 100%, seleccionamos la Tarea y desde la barra de seguimiento marcamos el 100%. - Del Proyecto Total, Variación = 0.00 (esto quiere decir que gané S/. 100.00 y perdí S/. 100.00, por lo tanto la variación vuelve a 0).
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7. Ejemplo 4- Tarea: Trazo y Replanteo. - Ahora trabajaremos con una Partida Básica en la cual interviene un análisis de costo unitario, es decir ya contamos con trabajo. - Desde el Diagrama Gantt de Seguimiento. - Esta tarea no empezó el mismo día que establece el Proyecto, sino después de la limpieza de terreno, por lo tanto selecciono Limpieza de terreno y luego Trazo y Replanteo y las vinculo con una relación Fin – Comienzo, luego podemos observar como se modifica la programación respecta de las barras de color Gris (que me representan a la línea de Base). - Su duración fue de 1 día. - Trabajo = Participación de los recursos, el trabajo lo coordinamos en la Vista Uso de Tareas, en la cual activamos Menú Ver – Tabla – Trabajo. - Revisamos los datos de trabajo del S10. - De acuerdo a lo que ocurrió realmente en el Proyecto: El topógrafo cobró por día completo ya que se tuvo que considerar su traslado. - La Vista de Uso de Tareas la colocamos en Menú Ver – Tabla – trabajo y luego cuando al final le demos el 100% el trabajo aparece como Real (de preferencia ingresamos los datos de trabajo desde la escala temporal). 115
- Topógrafo = 8 horas (sólo trabajó 3 pero finalmente cobra como 8 horas, entonces debemos registrar 8 horas porque eso es realmente lo que se le paga). - Peón = 4 horas (ya que sólo trabajó medio día). - Yeso = 1 bolsa (a pesar que se registro 1.7 bolsas). - Wincha = 1 und - Material de Trazo (Cordel) = S/. 4.00 - Estaca = 3 p2 - Herramienta manual = S/. 10.00 - Nivel = 4 horas - Teodolito = 4 horas. - Verificamos las variaciones, unos tienen demás otros tienen menos. - Luego que hemos verificado todo, seleccionamos la tarea y le damos el 100%. - Verificamos en el Diagrama de Gantt: - Previsto = S/. 251.19 - Real = S/. 277.52 - Variación = S/. 26.33
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8. Ejemplo 5- Tarea: Excavación para cimientos. - En primer lugar debemos bajarle la duración a esta tarea a 6 días para que no excedamos la Ruta Crítica del Proyecto (anteriormente cambiamos las tareas que íbamos a modificar su duración a Trabajo Fijo para conservar el costo del Proyecto, sin embargo luego que hemos guardado la línea de base ya no es necesario cambiar una tarea a Trabajo Fijo para modificar su duración). - Desde la Vista Uso de Tareas. - Escogemos la Tarea Excavación para cimientos. - Cambiamos el Proyecto: Menú Herramientas – Opciones – Programación – Valores Decimales. - Seleccionamos la tarea y luego entramos a la Opción Asignar Recursos (Cuando cambiamos las asignaciones desde esta opción se actualiza para todos los días). - Capataz = 0.50 - Herramientas Manuales = S/. 30.00 - Peones = 5 (5 peones) - Luego le damos 100% a la Tarea. - Diagrama de Gantt: - Previsto = S/. 2,153.89 - Total Real = S/. 2573.52 - Variación = S/. 419.63 (he utilizado más gente para poder terminar antes mi tarea y estar dentro de mis plazos). 117
9. Ejemplo 6- Tarea: Eliminación de Material. - Desde la Vista Gantt de Seguimiento. - Esta tarea empezó el día previsto. - Duración = 2 días - Recursos: - Camión Volquete = 1.00 - Capataz = 0.50 - Herramientas manuales = S/. 20.00 - Peones = 4 - Luego le damos el 100 % a la Tarea. - Verificamos en el Diagrama de Gantt: - Real = S/. 2,640.16 - Previsto = S/. 1,539.05 - Variación = S/. – 1,539.05 - Nota: Si hemos colocado el 100% a la tarea pero queremos modificar la asignación de los recursos, entonces volvemos el porcentaje a 0% y realizamos las modificaciones.
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10. Ejemplo 7- Tarea: Cimientos Corridos. - Desde la Vista Gantt de Seguimiento. - Esta tarea empezó el día previsto. - Duración Real = 1 día (esto quiere decir que aún faltan 2 días para que se complete totalmente esta tarea) - Entramos a la Opción Actualizar Tareas y en Duración Real consignamos 1 día (para esta duración real le corresponde un trabajo real). - Desde la Vista Uso de tareas = nos muestra los tres días de trabajo de la tarea. - Menú Formato – Detalles – Desactivamos Trabajo – Activamos Trabajo Real (ahora sólo aparece 1 día , y luego procedemos a colocar los datos que se emplean en la realidad para ese día de trabajo). - Recursos (desde la escala temporal): - Operador de equipo = 8 horas - Capataz = 4 horas - Operario = 16 horas - Oficial = 8 horas - Peón = 56 horas - Piedra = 9 m3 - Cemento = 65 bolsas - Hormigón = 16 m3 - Agua = 4 m3 - Herramientas manuales = S/. 10.00 119 - Mezcladora = 8 horas
- Aún no le ponemos el 100% de la tarea porque sólo vamos 1 día de duración real de la tarea. - Desde el Diagrama de Gantt: - Costo Real = S/. 3,013.46 - Previsto = S/. 9,261.54 - Variación = 0.00 (recién va 1 día de ejecutado la tarea por lo que aún no se calcula la variación). - Si una Tarea aún no se ha completado, entonces es mejor indicar esa tarea como Duración Real y no como porcentaje de avance (25%, 50%, etc.)
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DÉCIMO QUINTA SESIÓN EXAMEN ESCRITO TERCERA Y CUARTA UNIDAD
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