ETAP ETAPAS AS DEL PROYECTO DE D E CONSUL C ONSULTORÍA TORÍA
Primero que nada, la consultoría es un sericio !ro"esional de #ran utilidad !ara a$udar a los directios de las or#ani%aciones a identi&car $ de&nir de&nir los !rinci!ales !rinci!ales !ro'lemas !ro'lemas que a"ectan a sus or#ani%acione or#ani%acioness !ara alcan%ar sus !ro!(sitos "undamentales, sus o')etios emanados de la misi misi(n (n,, anal anali% i%ar ar las las ca caus usas as raíc raíces es $ !ro$ !ro$ec ecta tarr ac acci cion ones es !ara !ara su !er"eccionamiento $ que estas se im!lementen* La consultoría se reali%a a !artir de un !roceso el cual conllea + eta!as #enera #eneralm lment ente e ace ace!ta !tadas das las cuales cuales son las si#uie si#uiente ntes s -N-C-A -N-C-AC-. C-.N, N, D-A D-A/NOS /NOSTT-CO CO,, PLAN PLAN-0 -0-C -CA AC-.N C-.N DE 1ED1ED-D DAS 2PLA 2PLAN N DE ACC-. CC-.N3 N3,, APL-CAC-.N 2-1PLE1ENTAC-.N3 $, !or 4ltimo, TER1-NAC-.N* Las eta!as se descri'ir5n a continuaci(n de la manera m5s detallada !osi'le !ara su com!rensi(n*
-N-C-AC-.N Comen%aremos con la eta!a de -niciaci(n En esta el consultor comien%a a tra'a)ar con un cliente* Esta "ase inclu$e sus !rimeros contactos, las conersaciones acerca de lo que el cliente desearía modi&car en su or#ani%aci(n $ de qu6 manera el consultor !odría !restarle a$uda, la aclaraci(n de sus !a!eles res!ectios, la !re!araci(n de un !lan de tareas 'asado en un an5l an5liisis sis !rel !reliiminar nar del del !ro !ro'le 'lema $ la ne#o ne#occiaci iaci(n (n $ concertaci(n de un contrato de consultoría* Se trata de una "ase !re!aratoria $ de !lani&caci(n* No o'stante, a menudo se insiste en que esta "ase esta'lece los cimientos !ara todo lo que se#uir5, dado que las "ases si#uientes estar5n "uertemente in7uidas !or la calidad del tra'a)o conce!tual reali%ado $ !or el ti!o de relaciones
que el consultor esta'le%ca con su cliente desde el comien%o* 28lare%, 9::+ !5rr* ;<3 El 6=ito del !roceso de consultoría de!ende es 'uena medida de la con&an%a mutua e=istente $ la inte#raci(n del equi!o de consultores internos $ e=ternos !or lo cual esto es trascendental !ara am'as !artes $ el consultar de'e tener >a'ilidades !ara "acilitarlo* 28lare%, 9::+ !5rr* ;?3 Es im!ortante en este inicio !re!arar a los tra'a)adores $ directias en la soluci(n de !ro'lemas e ir introduci6ndolos en el uso de t6cnicas que ser5n de utilidad en todo el tra'a)o, es!ecial dedicaci(n de'e >ac6rsele a la !re!araci(n de los consultores internos que ser5n la semilla de la me)ora continua $ los líderes de ella en la or#ani%aci(n* 28lare%, 9::+ !5rr* 9+3 Es decir, esta eta!a es !re!aratia !ara las dem5s, se de'en "ormar ínculos de con&an%a entre el consultor $ las or#ani%aciones !ara !oder llear a 'uen !uerto todas las acciones $ las decisiones tomadas $ lleadas a ca'o durante la consultoría*
D-A/NOST-CO Des!u6s daremos !aso a la eta!a n4mero 9, la eta!a de Dia#n(stico La se#unda "ase es un dia#n(stico a "ondo del !ro'lema que se >a de solucionar, 'asado en una inesti#aci(n ca'al de los >ec>os $ en su an5lisis* Durante esta "ase, el consultor $ el cliente coo!eran !ara determinar el ti!o de cam'io que se necesita* @Es el !ro'lema "undamental
del
cam'io
de índole tecnol(#ica,
or#ani%atia, de in"ormaci(n, !sicol(#ica o de otro ti!o Si tiene todas estas dimensiones @Cu5l es el esencial @Bu6 actitudes im!eran en la or#ani%aci(n con res!ecto al cam'io @Se
com!rende la necesidad del cam'io o ser5 !reciso !ersuadir a los miem'ros de la or#ani%aci(n de que tienen que cam'iar Se utili%an los resultados de la "ase de dia#n(stico $ se e=traen conclusiones so're c(mo orientar el tra'a)o con res!ecto a las necesidades !ro!uestas con el &n de que se resuela el !ro'lema real $ se o'ten#an los 'ene&cios deseados* Durante esta "ase se !ueden islum'rar al#unas !osi'les soluciones* 28lare%, 9::+ !5rr* +3 La inesti#aci(n $ el dia#n(stico de los >ec>os reci'en a menudo escasa atenci(n* Sin em'ar#o, las decisiones con res!ecto a sa'er qu6 ti!o de datos se >an de 'uscar, qu6 datos se >an de omitir, qu6 as!ectos del !ro'lema coniene e=aminar a "ondo $ qu6 >ec>os se !ueden de)ar a un lado !redeterminan la !ertinencia $ la calidad de las soluciones que se !ro!ondr5n* Por otra !arte, con el aco!io de los datos el consultor $a est5 in7u$endo en el sistema del cliente, $ los miem'ros de la or#ani%aci(n tendr5n que em!e%ar $a a cam'iar como resultado de la !resencia del consultor* 28lare%, 9::+ !5rr* ++3 El o')etio del dia#n(stico es DE0-N-R LAS PROLE1AS que a"ronta el cliente, EA1-NAR DE 0OR1A DETALLADA SUS CAUSAS $ !re!arar toda la in"ormaci(n necesaria !ara orientar las decisiones que >an de ser tomadas !ara la soluci(n *En !rinci!io el dia#n(stico no inclu$e la actiidad destinada a resoler los !ro'lemas, esta se llear5 a ca'o en la "ase si#uiente, e incluso !uede que el !ro!io dia#n(stico llee a la conclusi(n que al#4n !ro'lema no !uede ser resuelto o no al#a la !ena >acerlo !or diersas ra%ones reales e incluso in"undadas o de !oco !eso* 28lare%, 9::+ !5rr* +F3 Otra cuesti(n im!ortante del dia#n(stico, es que el mismo >ec>o de que el consultor $ el equi!o em!iecen a inesti#ar, !re#untar,
cuestionar !one en marc>a un !roceso de cam'io que !uede re!ercutir de "orma inmediata en la or#ani%aci(n* A muc>as !ersonas no se les tiene que decir que de'en >acer, solo 'asta que se les >a#a al#una !re#unta que entraGe la !osi'ilidad de >acerlo de otra "orma ello traer cam'ios en las ideas, re7e=iones que !ueden tener im!licaciones e "orma de cam'ios* 28lare%, 9::+ !5rr* <;3 Es im!ortante que con esta eta!a se identi&que el !ro'lema EL PROLE1A de'e ser identi&cado $ de&nido 2cada uno de ellos3 acorde a dimensiones "undamentales* 28lare%, 9::+ !5rr* H+3 ;* -DENT-DAD @qu6, @qu6 resultado es el indeseado, @cu5l es la "alla 28lare%, 9::+ !5rr* H<3 9* 1A/N-TUD @cu5nto a"ecta 28lare%, 9::+ !5rr* HF3 Aquí se tendr5 en cuenta la im!ortancia del !ro'lema en t6rminos a'solutos $ relatios $ que niel de a"ectaci(n !rooca en la or#ani%aci(n* Para !oder de&nir la ma#nitud de un !ro'lema es necesario tener !redeterminado estados de re"erencias 2Estados Deseados3, la ma#nitud a'soluta es la di"erencia entre el estado deseado $ el actual* 28lare%, 9::+ !5rr* HH3 I* U-CAC-.N 2"ísica $ en la or#ani%aci(n3 28lare%, 9::+ !5rr* H?3 @D(nde a"ecta, !uede ser #eneral, !articular, a"ectar a otras 5reas o im!actarlasJ en &n, se trata de u'icarlo en #en6rico 28lare%, 9::+ !5rr* ?:3 * T-E1PO 2!ers!ectia cronol(#ica3 @desde cu5ndo a"ecta 28lare%, 9::+ !5rr* ?;3 Bue !eriodicidad tiene, con qu6 "recuencia de re!etici(n a!arece, en &n, siem!re resulta coneniente anali%ar la !ers!ectia
tem!oral $ !uede a!ortar elementos en su an5lisis $ soluci(n* 28lare%, 9::+ !5rr* ?93 Esto ser5 4til a la >ora de !lani&car $ e)ecutar las acciones $a que se tendr5 'ien de&nido cu5l ser5 el 'lanco de estas acciones $ se !odr5 atacar de "orma directa
PLAN DE ACC-.N La tercera eta!a del !ro$ecto de consultaría es la llamada KPlan de acci(nK La tercera "ase tiene !or o')etio >allar la soluci(n del !ro'lema* A'arca el estudio de las diersas soluciones, la ealuaci(n de las o!ciones, la ela'oraci(n de un !lan !ara introducir los cam'ios $ la !resentaci(n de !ro!uesta al cliente !ara que 6ste ado!te una decisi(n* El consultor !uede o!tar entre una am!lia #ama de t6cnicas, en !articular si la !artici!aci(n del cliente en esta "ase es actia* La !lani&caci(n de la acci(n requiere ima#inaci(n $ creatiidad, así como un en"oque ri#uroso $ sistem5tico !ara determinar $ estudiar las o!ciones !osi'les, eliminar !ro!uestas que !odrían conducir a cam'ios de escasa im!ortancia e innecesarios $ decidir qu6 soluci(n se >a de ado!tar* Un as!ecto im!ortante del !lan de acci(n consiste en ela'orar una estrate#ia $ t5cticas !ara la introducci(n de los cam'ios, en !articular !ara a'ordar los !ro'lemas >umanos que se !ueden !reer $ !ara su!erar cualquier resistencia al cam'io* 28lare%, 9::+ !5rr* ;+<3 El equi!o de diseGo de'e ela'orar el !lan de acci(n concreto que ado!tar5 la or#ani%aci(n !ara accionar so're las causas que inciden de una u otra manera en los !ro'lemas detectados, !riori%ando desde lue#o estas acorde al estado en que las mismas
se dia#nosticaron, d5ndole !re"erencia a las críticas, a aquellas que ten#an ma$or im!acto $ que ten#an ma$ores !osi'ilidades de 6=ito en las condiciones o')etias $ su')etias e=istentes en el entorno así como en el conte=to cultural de la Or#ani%aci(n* 28lare%, 9::+ !5rr* ;+F3 Otro as!ecto releante que de'e tener un 'uen !lan de acci(n es la aloraci(n de su im!acto, de los 'ene&cios que tri'utar5 a la or#ani%aci(n, a sus tra'a)adores $ a la sociedad, al en"ocar este as!ecto es coneniente >acerlo en t6rminos de la e&cacia, la e&ciencia, el com!romiso etc* que #enerar5 en la or#ani%aci(n, en el ma$or niel de !recisi(n que sea !osi'le estimar !or el equi!o, esto "aorece la toma de decisiones* 28lare%, 9::+ !5rr* ;?;3
APL-CAC-.N Con esta tercera eta!a se da &nal a las !re!araciones de cualquier índole $ se de)a !aso a la cuarta $ !en4ltima eta!a, la cual llea el nom're de A!licaci(n 2im!lementaci(n3 donde se !one en marc>a la e)ecuci(n del !lan La !uesta en !r5ctica, que es la cuarta "ase de la consultoría, constitu$e una !rue'a de&nitia con res!ecto a la !ertinencia $ ia'ilidad de las !ro!uestas ela'oradas !or el consultor en cola'oraci(n con su cliente* Los cam'ios !ro!uestos comien%an a conertirse en una realidad* Em!ie%an a suceder cosas, que se >an !lani&cado o que esca!an a la !lani&caci(n* Pueden sur#ir nueos !ro'lemas $ o'st5culos im!reistos o se !uede !oner de mani&esto el car5cter err(neo de ciertas su!osiciones o errores de !lani&caci(n* La resistencia al cam'io !uede ser mu$ distinta de la que se !reeía en la "ase de dia#n(stico $ !lani&caci(n* Bui%5s sea
necesario corre#ir el diseGo ori#inal $ el !lan de acci(n* Como es im!osi'le
!reer
con
e=actitud
todas
las
relaciones,
acontecimientos o actitudes, $ la realidad de la !uesta en !r5ctica di&ere a menudo del !lan*, la i#ilancia $ administraci(n de la a!licaci(n son mu$ im!ortantes* 28lare%, 9::+ !5rr* ;?I3 En !rimer lu#ar, resulta necesario !re!arar las condiciones requeridas !ara im!lementar cada acci(n acorde a los !la%os esta'lecidos, de!endiendo del ti!o de acci(n la tarea tendr5 di"erentes matices* 28lare%, 9::+ !5rr* ;??3 En la eta!a de im!lementaci(n !ueden $ de >ec>o de'en ser a!licadas diersas t6cnicas teniendo !rimacía las que a$uden a !lani&car $ controlar los aances, tal es el caso de los dia#ramas de /antt, los de secuencia o 7u)o de actiidades $ documentos, así como t6cnicas de a!o$o a la e=!osici(n de ideas !ara ser usadas en la "ormaci(n* 28lare%, 9::+ !5rr* 9:93
TER1-NAC-.N Con la culminaci(n de la cuarta eta!a se da !ie a la culminaci(n del !ro$ecto, es decir, a la quinta eta!a que llea !or nom're KTerminaci(nK La quinta $ 4ltima "ase en el !roceso de consultoría inclu$e arias actiidades* El desem!eGo del consultor durante su cometido, el en"oque ado!tado, los cam'ios introducidos $ los resultados lo#rados tendr5n que ser ealuados !or el cliente $ !or la or#ani%aci(n de consultoría* Se !resentan $ a!rue'an los in"ormes &nales* Se esta'lecen los com!romisos mutuos* Si e=iste inter6s en continuar la relaci(n de cola'oraci(n, se !uede ne#ociar un acuerdo so're el se#uimiento $ los contactos "uturos* Una e%
com!letadas estas actiidades, el consultor se retira de la or#ani%aci(n del cliente $ la tarea o el !ro$ecto de consultoría queda terminado de com4n acuerdo* 28lare%, 9::+ !5rr* 9:3 La eta!a de ealuaci(n $ a)ustes en su contenido contendr5 !or tanto los as!ectos "undamentales de las eta!as anteriores $ ella es la que mantendr5 a'ierto eternamente el ciclo de me)ora continua* Como las acciones es!ecí&cas son diersas $ #eneran e=!ectatias de resultados en !la%os de tiem!o di"erentes, de'er5n ealuarse sistem5ticamente los resultados a !artir de la in"ormaci(n e=istente que normalmente es reco!ilada, esto !ermitir5 a la alta direcci(n tener la retroalimentaci(n '5sica necesaria* 28lare%, 9::+ !5rr* 9:<3 Con esto se da K&nK !or decirlo de al#una manera al !roceso, !ero como $a se mencion( en los !5rra"os antes citados la quinta eta!a cierra un ciclo, !ero tam'i6n a're otro, es una es!ecie de ciclo de me)ora continua !ara la em!resa desarrollando las !artes m5s im!ortantes de las !rimeras eta!as del !roceso* Con esto damos !or terminada la inesti#aci(n*
