ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS O PRO-FORMA
Definición Los estados financieros presupuestados también conocidos como estados proforma, en primer lugar pronostica sus actividades operativas como los gastos e ingresos del periodo en cuestión, luego debe presupuestar las actividades de financiamiento e inversión necesarias para logar ese nivel de operaciones, muchas organizaciones no utilizan el termino presupuesto, si no plantación de utilidades Los estados pro-forma son estados financieros proyectados. Normalmente, los datos se pronostican con un año de anticipación. Los estados de ingresos proforma de la empresa muestran los ingresos y costos esperados para el año siguiente, en tanto que el Balance pro-forma muestra la posición financiera esperada, es decir, activos, pasivos y capital contable al finalizar el periodo pronosticado.
OBJETIVO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS O PROFORMA
El objetivo de los estados financieros pro forma o presupuestados es mostrar retroactivamente la situación financiera que se hubiese tenido al incluirse hechos posteriores que se han realizado en los resultados reales. reales. El objeto de las proyecciones de estados financieros es mostrar anticipadamente la repercusión que tendrá la situación financiera y el resultado de las operaciones futuras de la empresa al incluir operaciones que no se han realizado. Es una herramienta muy importante para la toma de decisiones decisiones de la empresa cuando cuando pretenda pretenda llevar a cabo operaciones sujetas a planeación que motiven un cambio importante en la estructura financiera.
Los estados financieros deberán señalar claramente si son estados proforma o proyecciones, según se clasifican estos estados al principio de la sección. La forma es muy variada debido a los diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados reales o históricos, mostrando tres columnas. La primera, con saldos reales o históricos, la segunda, con ajustes o cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con los saldos proforma o proyecciones futuras.
Insumos del presupuesto en la preparación de estados pro-forma: Para preparar en debida forma el estado de ingresos y el balance pro-forma, deben desarrollarse determinados presupuestos de forma preliminar. La serie de presupuestos comienza con los pronósticos de ventas y termina con el presupuesto de caja. a continuación se presentan los principales: Pronóstico de ventas. Programa de producción. Estimativo de utilización de materias primas. Estimativos de compras. Requerimientos de mano de obra directa. Estimativos de gastos de fábrica. Estimativos de gastos de operación. Presupuesto de caja. Balance periodo anterior.
Utilizando el pronóstico de ventas como insumo básico, se desarrolla un plan de producción que tenga en cuenta la cantidad de tiempo necesario para producir un artículo de la materia prima hasta el producto terminado. Los tipos y cantidades de materias primas que se requieran durante el periodo pronosticado pueden calcularse con base en el plan de producción. Basándose en estos estimados de utilización de materiales, puede prepararse un programa con fechas y cantidades de materias primas que deben comprarse. Así mismo, basándose en el plan de producción, pueden hacerse estimados de la cantidad de la mano de obra directa requerida, en unidades de trabajo por hora o en moneda corriente. Los gastos generales de fábrica, los gastos operacionales y específicamente sus gastos de venta y administración, pueden calcularse basándose en el nivel de operaciones necesarias para sostener las ventas pronosticadas.
Proyecciones a futuro Los estados pro-forma son útiles en el proceso de planificación financiera de la empresa y en la consecución de préstamos futuros. Desarrollo de los presupuestos preliminares: El proceso de preparación de los estados pro-forma, se explicará con un ejemplo práctico: DESARROLLO DE LA INFORMACIÓN BÁSICA: La compañía manufacturera de artefactos produce y vende un producto básico. Tiene dos modelos de artefactos, modelo X y modelo Y. Aunque cada modelo se produce con el mismo proceso, cada uno requiere cantidades diferentes de materias primas y mano de obra.
DATOS DE VENTA: Los precios de venta y las cantidades vendidas son:
Modelo
Precio de venta Unidades vendidas Ingreso por venta
X
Y
20
27
1,000
3,000
20,000 81,000
Total
101,000
MANO DE OBRA Y MATERIALES: Cada modelo del producto se hace con dos materias primas básicas. el material A cuesta $2 por unidad y el B $0.50. Los costos directos de mano de obra son $3 por hora. Modelo X
Y
6
7,5
A
2
2
B
1
1,5
Costo de materias primas por unidad
3
3,5
Mano de obra directa Costo de materias primas
Modelo
Mano de obra directa (horas)
X
Y
2
2,5
1 1
1 3
Materias primas (unidades) A B
GASTOS DE FÁBRICA: Los gastos generales de fábrica de la empresa, que representan las erogaciones necesarias para sostener la producción, fueron por un total de $38.000. Mano de obra indirecta
6,000
Suministros a fábrica
5,200
Calefacción, luz y energía
2,000
Supervisión
8,000
Mantenimiento
3,500
Ingeniería
5,500
Impuestos y seguros
2,800
Depreciación
5,000
Total gastos indirectos
38,000
GASTOS DE FÁBRICA Continuación…… Modelo X
Y
(1) Costo por unidad de MOD
6
7,5
(2) Producción en unidades
1,000
3,000
(3) Costo total mano de obra por modelo
6,000
22,500
(4) Costo total de mano de obra
28,500
(5) Porcentaje del costo total
21%
79%
(6) Distribución de gastos indirectos
7,980
30,020
(7) Distribución de gastos por unidad
7,98
10
El costo por unidad de los modelos X y Y es de $16.98 y $21 respectivamente.
GASTOS DE OPERACIÓN: Los gastos de operación, comprenden los gastos de venta y administración de el año anterior. Gasto de ventas Sueldos a vendedores
3,000
Fletes de entregas
800
Publicidad
1,200
Total gastos de ventas
5,000
Gastos de admón Sueldos de admón
3,100
Materiales de oficina
700
Teléfono
300
Honorarios
900
Total gasto admón
5,000
Total gasto operación
10,000
ESTADO DE INGRESOS: A 31 de diciembre del periodo anterior. Ventas modelo X
20,000
modelo Y
81,000
Total ventas
101,000
(-) Costo ventas Mano de obra
28,500
Material A
8,000
Material B
5,500
Gastos indirectos
38,000
Total costo de ventas
80,000
Utilidad bruta
21,000
(-) Gastos de operación
10,000
Utilidad operacional
11,000
(-) intereses
1,000
Utilidad antes impuestos
10,000
(-) Impuestos
2,200
Utilidad después de impuestos
7,800
(-)Dividendos a acciones comunes
4,000
(-) Superávit
3,800
Los estados pro-forma son útiles no solamente en el proceso interno de planeación financiera, sino que normalmente lo requieren las partes interesadas, como los prestamistas actuales y terceros. BALANCE GENERAL:
Caja
6000
Valores negociables
4016,4
Cuentas por cobrar
13000
Inventario
15983,6
Total activo circulante
39000
Activo fijo neto
51000
Total activo
90000
Cuentas por pagar
12000
Impuestos por pagar
3740
Otros pasivos circulantes
6260
Total pasivo circulante
22000
Deuda largo plazo
15000
Capital contable Acciones ordinarias
30000
Superávit
23000
Total pasivo y capital
90000
DESCOMPOSICIÓN DEL INVENTARIO: Unidade s
Valor
Material A
600
1200
Material B
4000
2000
Inventario de materias primas
Total
3200
Inventario de productos terminados Modelo X
320
5433,6
Modelo Y
350
7350
Total
12783,6
Inventario total
15983,6
PRONÓSTICO DE VENTAS:
Ventas en unidades Modelo X Modelo Y Valor de ventas Modelo X ($25 por unidad) Modelo Y($35 por unidad) Total
1500 2800 37500 98000 135500
Modelo
PLAN DE PRODUCCIÓN:
X
Y
Inventario final deseado
120
800
(+) Ventas pronosticadas
1500
2800
Necesidades totales
1620
3024
(-) Inventario inicial
320
350
Producción requerida
1300
2674
COMPRAS NECESARIAS DE MATERIA PRIMA:
Modelo X
Y
Inventario final deseado
500
3000
(+) Utilización requerida
3974
10622
Requerimiento total
4474
13622
(-) Inventario inicial
600
4000
Compras necesarias
3874
9622
ESTADO DE INGRESOS PRO-FORMA: Ventas
135500
(-) costo de venta
104524,2
Utilidad bruta
30975,8
(-)Gastos de operación
16000
Utilidad operacional
14975,8
(-) Intereses
1000
Utilidad antes de impuesto
13975,8
(-) Impuestos
3074,68
Utilidad después de impuestos
10901,12
(-)Dividendos para acciones
4000
(-) A superávit
6901,12
BALANCE GENERAL PRO-FORMA: Caja Valores negociables Cuentas por cobrar Inventario Total activo circulante Activo fijo neto Total activo
6000 4016,4 5750 11151,44 26917,84 64000 90917,84
Cuentas por pagar Impuestos por pagar Documentos por pagar Otros pasivos circulantes Total pasivo circulante Deuda largo plazo Capital contable Acciones ordinarias Superávit Total pasivo y capital
1255,9 3074,68 5433,1 6260 16023,68 15000 30000 29901,12 90917,84
Para elaborar los estados financieros proyectados se requiere la integración de los datos contenidos en los presupuestos de operación después se reúnen todas las estimaciones de costos e ingresos, se calcula la utilidad neta y se elabora el estado de posición financiera proyectado. El pronóstico de ventas en unidades es la fase inicial del proceso presupuestal y posiblemente la más critica. Este pronóstico puede ayudar o destrozar la actuación total de la compañía para un periodo determinado. Si la estimación se hace demasiado elevada, la compañía podría producir muchas unidades y terminar el ejercicio con grandes inventarios, muy costosos. Aun cuando la compañía detuviera la producción y tiempo, ya habría erogado mucho dinero en las partidas de materias primas y mano de obra, debido a la expectativa de un volumen elevado de producción. Por el contrario, si el pronóstico de ventas es demasiado bajo, la compañía podría llegar a encontrarse con un producción insuficiente, faltándole la capacidad productiva para satisfacer la demanda real de las ventas, lo que podría ocasionar pérdida de clientela y de reputación.
Puesto que la estimación del volumen futuro de ventas es de suma importancia, se requiere que se le dedique considerable tiempo, esfuerzo y análisis. Las decisiones de fijación de precios pueden tener un efecto significativo en la exactitud del pronóstico de vetas en unidades. Las decisiones concernientes a la fijación de precios de venta deben considerar: Los costos de producción y de distribución Los precios de venta de los competidores La rentabilidad de la compañía
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Si se fijará un precio de venta muy elevado, las ventas reales serán inferiores al pronóstico de ventas en unidades. Los precios de venta bajos podrán aumentar la demanda, pero reducirán la utilidad por unidad, para aquellos productos que el precio se aumenta, la cantidad que podrá venderse disminuye. El presupuesto de ventas está en función de las decisiones respecto al pronóstico de ventas en unidades y del precio unitario de ventas. Puesto que el presupuesto de ventas representa los ingresos estimados para el periodo, habrá de ser utilizado también para elaborar el presupuesto de efectivo y el estado de resultados proyectado.
La planeación del volumen mensual de producción se ve influenciado por los pronósticos de ventas en unidades, por la capacidad de producción, por la disponibilidad de mano de obra y por la capacidad para almacenar productos terminados. Si se desea mantener un nivel constante de inventarios, es necesario que las unidades producidas coincidan con las unidades vendidas durante el periodo. De acuerdo con estas circunstancias, los planes de producción en unidades deberán coordinar la capacidad productiva, la disponibilidad de la mano de obra, la capacidad de almacenamiento de productos terminados, conjuntamente con el pronóstico de ventas en unidades. Mediante un empleo efectivo de sus recursos de mano de obra y de producción se programa un volumen de producción para cada uno de los meses, para evitar periodos de poca producción, capacidad ociosa y despidos de personal. Una vez que se haya terminado de elaborar el pronóstico de ventas en unidades y el presupuesto de producción, su contenido es comunicado a los jefes de cada uno de los departamentos de operación, para que estos puedan proceder a elaborar los presupuestos de operación departamentales.
La información proporcionada a cada supervisor de producción de qué cantidad de material directo y mano de obra directa debe responder. Además, el jefe de compras podrá determinar la cantidad y la oportunidad de las compras de materias primas y abastecimientos. El departamento de personal y la alta gerencia podrán también coordinar la cantidad de obreros de mano de obra directa que se requieran y la cantidad de horas que se trabajarán cada mes durante el periodo. Los costos estándar de materiales y de mano de obra son incluidos con el fin de que sean utilizados por los jefes de departamento, al elaborar sus presupuestos.
Es el departamento de ventas el responsable del presupuesto de gastos de distribución, el cual puede ser elaborado tan pronto se concluya el presupuesto de ventas. Las decisiones concernientes al esfuerzo promocional y a métodos eficientes de venta y distribución afectan el presupuesto de gastos de distribución. Las decisiones referentes a la elaboración de presupuestos de compras y de consumo de materiales incluyen la determinación del consumo de materias primas por unidad de producción. De los puntos de reorden en las compras de inventarios, de los plazos que tardan los proveedores en surtir los materiales, de los niveles de inventarios que se han considerado como mínimos y máximos y del lote óptimo de compras.
El costo presupuestado de mano de obra directa se determina multiplicando los requerimientos proyectados de horas de mano de obra directa por la tarifa estándar de mano de obra por hora. El presupuesto de gastos de fabricación integra los presupuestos de gastos de fabricación desarrollados por los gerentes de los departamentos productivos y de servicios; en segundo lugar, mediante asignación de los gastos de fabricación de los departamentos de servicios a los departamentos productivos. Al elaborar un presupuesto maestro deben proyectarse los costos de Distribución y Administración, para obtener información que habrá de afectar el presupuesto de efectivo. La determinación de las necesidades concernientes a inversiones de bienes de capital y la obtención de los recursos para poder llevar a cabo tales inversiones son actividades administrativas muy complejas.
El presupuesto de costo de ventas es indispensable para poder elaborar el estado de resultados proyectado, al llegar a esta etapa para la elaboración del presupuesto maestro, toda la información financiera requerida ya está recopilada dentro de los presupuestos departamentales o funcionales. El presupuesto de efectivo persigue dos objetivos. En primer termino sirve para determinar el saldo proyectado de la partida de efectivo que aparecerá dentro del estado de posición financiera proyectado; en segundo término ( y ésta es su principal aportación), detecta aquellos periodos en que habrá saldos excesivo y deficientes de efectivo, el director de presupuestos podrá informar a los ejecutivos de finanzas en qué mes la compañía requerirá de financiamiento adicional a corto plazo (deficiencias de efectivo) y en que periodos habrá un exceso de fondos, los cuales podrán convertirse a corto plazo. El presupuesto de efectivo también sirve para apreciar en conjunto todos los planes de la compañía, detectando periodos en que se puedan hacer inversiones no ordinarias o los periodos en que se deben posponer.