Aná An á li lisi sis s y Diseño Diseño de Si Sis stema s II
ESCRITURA Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA DE SISTEMAS La propuesta escrita sirve como un resumen del trabajo del analista de sistemas; y como tal, es esencial que se de mucha atención a la escritura y presentación de ella. Mediante el uso de 3 métodos, el analista puede crear una propuesta exitosa del sistema. Estos métodos son: • • •
La organización organizaci ón eficiente del contenido. Un estilo profesional de redacción. redacción. Presentación verbal de la propuesta en forma informativa.
LA PROPUESTA DE SISTEMA SISTEM AS Toda vez que se haya recolectado el material para ser incluido en la propuesta de sistemas, se necesita ensamblarlo en forma efectiva, tanto lógica como visualmente. Esto significa que hay que incluir las 10 secciones funcionales principales usando un estilo de escritura eficiente, figuras para complementar lo escrito y poner atención a los detalles visuales de la propuesta escrita. La propuesta eventual debe ser acomodada en el siguiente orden: 1. Carta de presentación. presentación. 2. Página de título título del proyecto. 3. Tabla de contenido. 4. Resumen ejecutivo (Incluyendo recomendaciones). recomendaciones). 5. Guión del estudio de sistemas sistemas con la documentación documentación apropiada. apropiada. 6. Resultados detallados del estudio estudio de de sistemas. sistemas. 7. Alternativas de de sistemas (2 ó 3 soluciones soluciones posibles). posibles). 8. Recomendaciones del analista de sistemas. 9. Resumen. 10. Apéndices (Documentación seleccionada, resumen de frases, correspondencia, etc.).
DESCRIPCION DE CONTENIDO 1. Carta de presentación. Su función es volver a familiarizar a la administración con el proyecto de sistemas. En hoja membreteada de la empresa, se deben resumir los objetivos del estudio, lugar y fecha acordados para la presentación verbal de la propuesta de sistemas. Mantenga concisa y amigable la carta de presentación presentación (máximo una página). 2. Página de título. Incluya el nombre del proyecto, nombre de la empresa de desarrollo de sistemas y nombre de la empresa o persona cliente y la fecha en que es enviada la propuesta. El dar título a un proyecto es más arte que ciencia. La asignación del título es importante para hacer que el lector se abra a la propuesta y no debe ser dejado a lo último. 3. Tabla de contenido. Si la propuesta es muy corta (menos de 10 páginas) omita la tabla de contenido, debido a que es superflua en un documento tan corto. 4. Resumen ejecutivo. Proporciona en 250 o 375 palabras, el quién, qué, cuándo, dónde, porqué y cómo de la propuesta. Va directo a la parte medular del proyecto de sistemas para que cualquiera que lo lea tenga un concepto preciso de lo que se trata. También debe incluír las recomendaciones del analista y la acción administrativa deseada, debido a que algunas personas solo tendrán tiempo para leer el resumen. Debe ser escrito después de que haya sido terminado el resto de la propuesta.
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Revis Re visad ado o po r: M.C .C. Er Eric ic C háve hávez z Orti Ortiz z
Análisis y Diseño de Sistema s II
5. Guión del estudio de sistemas. Proporciona información acerca de todos los métodos usados en el estudio y quién o qué fue estudiado. Cualquier cuestionario, entrevista, muestreo de datos, observación o prototipos deben ser tratados en ésta sección. 6. Resultados detallados del estudio de sistemas. Detalla lo que el analista de sistemas ha encontrado acerca del sistema por medio de todos los métodos descritos en la sección anterior. Cualquier conclusión acerca de los problemas que hayan aparecido, deben ser hechos notar aquí. Esto incluye tipos y frecuencias de errores, volumen de trabajo actual y proyectado y como es manejado ese trabajo por el sistema actual. En ésta sección se presentan los problemas que hay con el sistema existente. Debe poner a la vista los problemas y oportunidades que hacen que se requieran las alternativas presentadas en la siguiente sección. 7. Alternativas de sistemas. Se presentan 2 o 3 alternativas de solución. Cada alternativa debe ser explorada por separado. Describa los costos y beneficios de cada situación. Éste es un lugar excelente para insertar gráficas que comparen con claridad los costos y beneficios de cada situación. Asegúrate de incluir las ventajas y desventajas de cada una de ellas. Cada alternativa debe indicar claramente lo que la administración debe hacer para implementarla. 8. Recomendaciones del analista de sistemas. Tendrá una opinión profesional definida acerca de cual solución es la más operable. Ésta sección presenta la solución recomendada, incluye las razones que dan apoyo a la recomendación sobre las alternativas de solución. 9. Conclusiones de la propuesta. Es un enunciado breve que refleja el contenido del resumen ejecutivo. Sin embargo, no debe hacer citas al pie de la letra del material del resumen ejecutivo. Presenta los objetivos del estudio y la solución recomendada. Permite enfatizar la importancia y factibilidad del proyecto junto con el valor de las recomendaciones. Concluya la propuesta en un tono positivo. 10. Apéndices. Incluye cualquier información que pueda ser de interés para individuos específicos, pero que no es esencial para la comprensión del estudio de sistemas y de lo que se está proponiendo. Pueden incluir un resumen de las fases terminadas en el estudio, gráficas detalladas para efectos de análisis o hasta estudios de sistemas realizados anteriormente.
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Revisado po r: M.C .C. Eric C hávez Ortiz
