Escaner a Mail equipos ricoh

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Scan to E-mail Libro Blanco Ricoh Americas Corporation 05 2007 Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation

Página 2 Scan to E-mail Libro Blanco

TABLA DE CONTENIDOS 1 INTRODUCTION........................... INTRODUCTION..... ............................................ ............................................ ............................................ ............................................ .......................4 .4 1.2 Objetivo Audience................... Audience......................................... ............................................ ............................................ ............................................ .............................4 .......4

2 MODELO DE REFERENCIA CRUZADA ............................................... ............................................... .............................................. .............................................. 5 3 AJUSTE / SPECS .................... .......................................... ............................................ ............................................ ............................................ ............................7 ......7 4 Configurar Escanear a correo electrónico mediante Web Image I mage Monitor ....................................... ....................................... ..... 7 4.1 Web Image Monitor de Administrator Login Proceso ............................................ ............................................ ................... ................... 7 4.2 Configuración de la red a través de WIM......................... WIM................................................ ............................................. ............................................ .............................9 .......9 4.3 Autenticación SMTP mediante WIM ....................... ............................................. ........................ ............................................ ............................................ 10 4.4 POP antes de SMTP Configuración mediante WIM ...................... ............................................ ...................... ............................ ............................ 11 4.5 Configuración de LDAP en WIM ..................... .............................................. ............................................... ............................................ ..................................11 ............11 4.6 Ajustes de agenda en WIM ............................................. ............................................. ............................................ ............................................ 13 4.7 Ajustes de agenda desde el panel de control .................... .......................................... ........................ ................. 15

5 Configuración de las opciones remitente mediante EL PANEL DE CONTROL MFP .................................. ...................... ............ 16 5.1 Secure Devices........................ Devices.............................................. ............................................ ............................................ ............................................ .......................16 .16 5.2 Non-Secure Devices......................... Devices................................................. .............................................. ............................................ ..................................16 ............16

6 Scan to E-MAIL OPERATION........... OPERATION................................. ............................................ ............................................ ...................................17 .............17 6.1 Scan Adicional a Configuración de correo electrónico ................... ......................................... ........................ .. ......................................... ......................................... 17 6.2 Archivos escaneados Status..................... Status........................................... ............................................ ............................................ .......................................18 .................18 6.3 Adicional MFP Opciones de usuario de herramientas .................... .......................................... ......................... ... ....................................... ....................................... 18

7 Escanear a correo electrónico en Windows Server 2000 o 2003 ....................................... ......... 19 7.1 Habilitar SMTP Relay para Windows Server con MS Exchange ....................................... ....................................... 19 7.2

Los relés de dispositivos a través de Exchange 5.5 en Windows 2000 Server ..................................... 21

8 SCAN A FALTA correo electrónico mediante la autenticación de Windows ............................... 22 8.1 Rastreando la falla la autenticación .............................................. ......................................... 22 Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 2 de 31

Page 3 Scan to E-mail Libro Blanco 8.2 Error de autenticación Resolución ............................................... ......................................... 23

9 TAMAÑO DEL ARCHIVO LIMITS................................................................................................................24 9.1 Acceso a los límites de tamaño del archivo ............................................. ............................................. 24 9.2 Establecer límites de tamaño del archivo de la impresora multifunción ........................................... ....................................... 25 9.3 Decode Shell Extension....................................................................................................27

10 ArGoSoft PARA RELE E-MAIL ........................................... ........................................... 28 10.1 Creación de perfiles de usuario ArGoSoft ............................................. .......................................... 29 10.2 Configuración ArGoSoft en Web Image Monitor ........................................... ................................. 30 10.3 ArGoSoft Relay Monitor....................................................................................................31 10.4 ArGoSoft Limitations.........................................................................................................31

11 SUMMARY...........................................................................................................................31 Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 3 de 31


1 Introducción Ricoh Corporation desarrolló Escanear a e-mail par a que los usuarios la facilidad de enviar archivos escaneados directamente desde el MFP a un destino introducido. El MFP se puede configurar para utilizar Escanear a e-mail a través de cualquiera de las tres interfaces de abajo. • Op-Panel • Web Image Monitor • Monitor de Smart Device Esto se puede utilizar en entornos de red mixtos. • Además de Windows, linix, U NIX y Mac OS puede enviar / recibir datos desde / hacia el Servidor FTP.

1.2 Público objetivo El público objetivo de este Libro Blanco es: Los administradores de TI. Todos los usuarios finales - La información contenida en el documento se pueden distribuir a los usuarios finales siempre y cuando se cumplan las restricciones indicadas en la portada. El personal de apoyo y comercialización de empresas Ricoh venta, inclu yendo el grupo de la familia Ricoh empresas y sus filiales. El personal de apoyo técnico (CES) de concesionarios.

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3 Configuración / Especificaciones • Cliente de correo electrónico como MS Outlook 2000, Lotus Notes R5, o Outlook Express • Servidor de correo como Exchange, Lotus Notes

4 Configurar Escanear a correo electrónico a través de Web Image Monitor Muchas de las aplicaciones Escanear a Configuración de correo electrónico se pueden configurar a través de Web Image Monitor (WIM). Esta sección cubre los pasos utilizados para configurar los ajustes necesarios. Estos ajustes sólo se pueden cambiar por un Administrador, y el proceso utilizado para iniciar la sesión como administrador se describe en la siguiente sección.

4,1 de Web Image Monitor Administrator Login Proceso Para el acceso, y el cambio, los ajustes necesarios, es necesario entrar a WIM como Administrador. El proceso de inicio de sesión del administrador se describe a continuación. 1. Introduzca la dirección IP en el campo de direcci ón utilizando el siguiente formulario: http: // nombre de host o impresora Dirección IP (por ejemplo http://172.16.121.40) y haga clic en Ir o pulse Intro. Esto abre la página se muestra en la Figura 4.1. 2. En la esquina superior derecha, haga clic en Inicio de sesión, que se abre una página de inicio de sesión (Figura 2). Figura 1: Web Image Monitor de Pantalla Principal Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 7 de 31

Página 8 Scan to E-mail Libro Blanco Figura 2: Web Image Monitor de la página de entrada 1. Acceda al modo de administrador requiere una contraseña. Inicia sesión para entrar en el modo Administrador. 2. Si el inicio de sesión se ha realizado correctamente, el administrador de la palabra en la esquina superior derecha. Ver Figura 3.

NOTA El proceso de inicio de sesión puede variar ligeramente dependiendo de la máquina en uso. Figura 3: Administrador de Pantalla Principal Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 8 de 31

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4.2 Configuración de la red a través de WIM Todos los ajustes de red necesarios se pueden configurar a través de Web Image Monitor. Esta sección cubre la forma de acceder y editar los ajustes necesarios. 1. Inicie sesión en WIM como administrador (ver sección 4.1 - página 7 para más información). 2. En la barra de herramientas de la izquierda, seleccione Configuración. 3. Bajo el título Red, haga clic en IPv4. 4. Introduzca el nombre de dominio y WINS servidor, si procede. 5. Introduzca Puerta de enlace predeterminada y DNS servidores. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 9 de 31


4.3 Autenticación SMTP mediante WIM Después de entrar en modo de administrador a tra vés de los pasos descritos en la sección 4.1 (página 7), lo necesario Ajustes de autenticación SMTP se pueden introducir en la página de confi guración de correo electrónico. Siga los pasos a continuación para acceder y configurar la configuración SMTP. 1. En la barra de herramientas de la izquierda, haga clic en Configuración. Bajo la Devi 2. ce Configuración encabezado, seleccione E-mail para acceder a los ajustes de correo electrónico.

NOTA La navegación puede variar ligeramente, con base de la versión de WIM en uso. 3. En la pantalla de configuración de correo electr ónico, escriba Dirección de correo electrónico del administrador. TE: Asegúrese de utilizar una dirección de correo válida

NO dirección. Nunca use administrador o administrador como la dirección de correo electrónico. 4. Bajo el título SMTP, introduzca el Dirección IP SMTP o nombre.

TES: NO • Si DNS no está funcionando adecuadamente, utilizando el nombre del servidor puede causar efallo en la entrega de correo. Utilice el comunicador PING • y para encontrar la dirección IP del servidor (por ejemplo, de ping ricoh.com para encontrar su dirección IP). EQUERIDO, permitirá SMTP 5. Si r

Autenticación seleccionando On en el Campo Autenticación SMTP. 6. Introduzca el número de puerto SMTP. El rango de la entrada es de 1 a 65535 (por defecto es 25). 7. Si permite la autenticación SMTP, introduzca la información necesaria (dirección de correo electrónico, contraseña - hasta 63 caracteres alfanuméricos, y Nombre de usuario - hasta 191 caracteres alfanuméricos caracteres). Haga clic en Aceptar para 8. guardar los ajustes y volver a la página de configuración de la impresora multifunción (Algunas versiones de WIM puede tener un botón Aplicar). Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 10 de 31


4.4 Configuración de POP antes de SMTP a través de WIM OP antes de SMTP es un método de autorización utilizado por los s ervidores de correo en el que un usuario debe demostrar que P puede recibir correo electrónico antes de poder enviar correo electrónico. POP antes de SMTP es generalmente transparente a los usuarios que se conectan al servidor de correo, ya que la mayoría de los usuarios reciben / comprobar el correo electrónico antes de intentar para enviar por correo electrónico. El objetivo es evitar que usuarios no autorizados puedan enviar correos electrónicos a través del servidor. A continuación se muestra el proceso que se utiliza para configurar POP antes de SMTP.

0.5 Configuración de LDAP en WIM e (LDAP) es un protocolo utilizado para consultar y / o modificar 1. A partir de la configuración del administrador 2. correo SMTP. t 4. ación en todo 5. guardar la configuración y la edad. pantalla (página 8), seleccione Correo electrónico bajo el Configuración del dispositivo partida. Desplácese hacia abajo a POP se acaben 3. En el campo de POP antes de SMTP, selec ON para habilitar el servicio. Introduzca el necesario informar a otros campos (E-mail, nombre de usuario y contraseña). Haga clic en Aceptar para volver a la página de configuración de la impresora multifunción

4 ightw vuelo Directorio Protocolo Dirección L servicios de directorio que se ejecutan sobre TCP / IP. 1. Inicie sesión en WIM como administrador

2. página, seleccione . 3. 4. m / Cambiar / Eliminar k (Sección 4.1 - página 7). A partir de la configuración LDAP Server (bajo Configuración del dispositivo) En el campo de búsqueda LDAP, asegúrese Se selecciona ON. Desde el Progra menú, seleccione Servidor LDAP 1 y clic

Cambiar. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 11 de 31

Página 12 Scan to E-mail Libro Blanco 5. Introduzca la información del servidor en el correcto campos (nombre, base de búsqueda, etc.). TE: Para evitar posibles pr DNS

NO oblemas, introduzca la dirección IP como el nombre del ser vidor. 6. Para probar la conexión al servidor LDAP, haga clic en Iniciar al lado del campo de prueba de conexión. Bajo el título condiciones de búsqueda, 7. introduzca los criterios de búsqueda que desee (por ejemplo, el correo electrónico, Nombre del Departamento). Haga clic en Aceptar para guardar ª 8. e cambios y devolución a la página de configuración.

4.5.1 Configuración de LDAP en dispositivos no seguros en el MFP Para acceder a la configuración del servidor LDAP en dispositivos no seguros, siga este camino clic en el MFP panel de control: User Tools Programa Herramientas Ajustes del sistema operador principal / Cambio LDAP. A partir de aquí todos los ajustes de LDAP se puede agregar y / o alterada (por ejemplo, nombre del servidor, puerto número, atributo, base de búsqueda, etc.). Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 12 de 31


4.6 Ajustes de agenda en WIM El uso de Web Image Monitor, se pueden añadir los datos del usuario, eliminar y / o modificar para asegurarse de que es hasta la fecha. También proporciona una manera más rápida, más e ficiente en el que para actualizar la libreta de direcciones de datos entrada desde el panel de control del MFP. En esta sección se describen los pasos para modificar la dirección de MFP

libro. 1. Inicie sesión en Web Image monitor como administrador (ver secci ón 4.1 - página 7). 2. En la barra de herramientas de la izquierda, seleccione la libreta de direcciones. 3. Se abrirá la pantalla principal de la libreta de direcciones. Se muestra la lista de usuarios existentes, incluyendo el Número de registro, dirección de correo electrónico, nombre de cada usuario (Figura 5.1). 4. En la pantalla principal de la libreta de direcciones, haga clic en Cambiar para editar un usuario existente o en Añadir usuario para crear una nueva cuenta de usuario. Figura 5.1: Dirección de pantalla libro principal 1. En la lista de direcciones principal, haga clic en el botón situado junto al nombre del el usuario deseado. 2. Haga clic en el botón Cambiar para abrir la pantalla de edición del usuario. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 13 de 31

Página 14 Scan to E-mail Libro Blanco 3. Para los nuevos usuarios, un número de registro será auto-poblada. 4. Introduzca un nombre y Visualización de teclas (lo aparecerá en el panel MFP Op). NOTA: Si no se introduce ningún Visualización de teclas, el usuario no aparecerá en la operación MFP panel. 5. En los cuadros desplegables, seleccione la título (s) del usuario. 6. Si lo desea, seleccione Activado en la opción Agregar a Frec. Botón de opción para que el usuario aparece en la pestaña frecuente en el MFP. 7. Bajo la información de autenticación en dirección, especifique la información necesaria (Usuario Código, SMTP, carpeta, LDAP, etc.). El Especifique autentic. por debajo de radio debe ser seleccionado para editar la información de autenticación.

NOTA Los datos de autenticación (LDAP, SMTP) puede tener que ser fijado en el Autenticación SMTP o LDAP páginas. Consulte con el cliente para la configuración en uso.

Protección La protección del remitente con una contraseña proporciona mayor seguridad mediante la prevención de los demás desde el envío de mensajes de correo electrónico con el nombre del usuario.

NOTAS: La contraseña debe ser numérico. Carpeta de destino también puede ser protegida con la misma contraseña. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 14 de 31


Información Adicional

Si el usuario tiene una carpeta configuración para escanear entrar que la información aquí. Para agregar el usuario a un grupo, seleccione Cambiar y seleccione la apropiada grupo.

IMPORTANTE Todo FAX y correo electrónico información también se puede añadir / editar desde ésta página.

4.7 Ajustes de agenda desde el panel de control Para introducir / editar la información del usuario en la libreta de direcciones desde el panel de control del MFP, siga el pasos a continuación.

4.7.1 Operación Panel de navegación Dispositivos seguros: Herramientas de usuario Ajustes del sistema Herramientas de administrador Los dispositivos no seguros: Ajustes Herramientas del sistema del usuario herramientas del administrador Libreta de direcciones Administración

4.7.2 Agregar / Editar Dirección de Información libro Seleccione Nuevo Programa para agregar un usuario, o seleccione un usuario existente para editar la configuración del usuario. Los mismos ajustes disponible a través de WIM están disponibles en el panel de operación (por ejemplo, correo electrónico opciones de direcciones, carpetas, opciones de autenticación, etc.). Códigos de usuario o Máximo número de cuenta Código de usuario es 500. total (cuenta de correo electrónico y el código de usuario) número de cuenta es 2000. Dirección del Grupo o Si el uso de Grupos, añadirlos en Libreta de direcciones: Programar / Cambiar / Eliminar grupo en Herramientas clave de operador o El grupo debe ser creado antes de agregar cualquier usuario. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 15 de 31


5 Configuración de las opciones del remitente a través del panel de control del MFP 5.1 Dispositivos seguros Por defecto se requiere un nombre de remitente con el fin de utilizar la función Escanear a E-mail. La Llave Dirección de correo electrónico del operador se puede utilizar como remitente predeterminado al permitir Especifique Auto remitente de Nombre. Antes de habilitar Auto Especifique función Nombre del remitente, comprobar para asegurarse de que no es E- de un operador principal correo electrónico de inscripción en el MFP. Para comprobar y / o entrar en uno, siga este camino clic en el panel de op: Herramientas de usuario Sistemas Ajustes Administrador de transferencia de archivos Dirección de correo electrónico. Para activar Auto Especifique Nombre del remitente, siga este camino clic: Herramientas de usuario de configuración del sistema de archivos Transferencia automática Especifique Nombre del remitente (Elija On).

5.2 Los dispositivos no seguros Así como para los dispositivos seguros, el nombre de un remitente se requiere con el fin de utilizar la función Escanear a E-mail.

Cualquier dirección de correo electrónico usuario registrado se muestra en el panel de operación puede ser utilizado como un remitente.

NOTA Para proteger el nombre de los remitentes de ser utilizado por otra persona maquillaje Asegúrese de añadir una contraseña para el usuari o en la configuración de la libreta de direcciones. Para utilizar la dirección de correo electrónico operador principal como remitente predeterminado (no requiere el nombre de un remitente) primero comprobar para asegurarse de que no es una direcci ón de correo electrónico para el operador principal ( y añadir una dirección si uno no lo hace existir). Para comprobar / agregar una dirección de correo electrónico del operador principal, siga este camino clic: Configuración de las herramientas de usuario del sistema Operador Herramientas clave del operador principal e-mail. • Introduzca la dirección Para activar del remitente Nombre Por defecto, seguir este camino clic: Herramientas de usuario Configuración de archivo de escáner Nombre Por defecto Transferencia del remitente (Elija Sí). Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 16 de 31


6 Scan to E-mail Operación Ahora que todos los ajustes necesarios están en su lugar, la función Escanear a E-mail debe operar correctamente. Esta sección detalla los pasos a seguir en el uso de escaneo a correo electrónico. 1. Ponga el documento a escanear en el MFP. 2. En el menú del escáner en el panel de operaciones MFP, seleccione el destino de correo electrónico a través de Entrada manual (con llave e-mail) o Search (dirección de correo electrónico existente). 3. Establecer los criterios de escaneo adicionales (configuración, subject.message) según sea necesario. 4. Conjunto Remitente (a menos que el uso de Auto Especifique función Nombre del remitente). 5. Pulse Iniciar clave para completar el proceso de Escanear a E-mail.

6.1 Scan Adicional a Configuración de correo electrónico Dirección de destino: A: CC: BCC o La dirección de destino puede buscar desde un servidor LDAP

Dirección del remitente o Cuando el correo no puede ser enviado a la dirección de destino, de una notificación de correo será enviada a la dirección de los remitentes o Dirección del remitente se encuentra en el campo "De" del correo electrónico

Asunto / Mensaje o El cliente puede colocar el tema / mensaje en el correo.

Ajuste de Notificación o Cuando se utiliza esta función, el software de cliente de correo cliente debe apoyar MDN (Message Disposición Notificación: el modo RFC2298).

Ajustes de tipo de archivo o El cliente selecciona el tipo de archivo con esta función. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 17 de 31


6.2 archivos escaneados Estado Para comprobar el estado del documento escaneado, pulse el botón Estado de archivos escaneados e n el panel de operaciones.

Para mantener un registro de la situación, los usuarios pueden imprimir esta lista. Contiene la siguiente información del trabajo: Fecha Y Hora Destino o Cuando se seleccionan varios destinos, se visualiza el primer destino seleccionado. Remitente Nombre Del Archivo Estado o Indica si la entrega se ha realizado correctamente o resultado en un error.

6.3 adicionales de opciones de herramienta MFP usuario Junto con las opciones mencionadas en los apartados anteriores, ex isten otras opciones de correo electrónico disponibles En el menú Herramientas de usuario del panel de controles MFP. Al configurar la función de correo electrónico, algunos de estas opciones pueden ser de utilidad también.

Herramientas de Usuario: Configuración del sistema Configuración Interface Configuración de transferencia de archivos Herramientas clave de operador

Herramientas de Usuario: Configuración del escáner Configuración de la exploración Configuración de lista de destinos Configuración de envío

Programas Hay 10 juegos diferentes de los ajustes de escaneo disponibles para su uso en el MFP. Ellos son una combinación de la siguiente configuración.

Tipo de escaneo Texto (Impresión) / texto (OCR) / Texto Foto / Foto / escala de grises - B & W MFP Texto (Full Color) / Foto (Full Color) - color MFP

Resolución 100dpi / 200dpi / 300dpi / 400dpi / 600dpi

Densidad de imagen Auto o seleccione de una graduación de los 7 pasos.

Tamaño de escaneo Auto Detect / tamaño de papel seleccionado / Tamaño personalizado Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 18 de 31


7 Escanear a correo electrónico en Windows Server 2000 o 2003 Hay un problema común que ocurre cuando se instala una impresora multifunción o LAN-FAX para Escanear a E-mail en un entorno de servidor de Windows. Los usuarios afirman que pueden enviar mensajes de correo electrónico internos dentro de su sistema de correo electrónico corporativo, pero son incapaces de enviar correos electrónicos desde el MFP a direcciones de correo electrónico externas. La razón es que en un entorno de Windows Sever 2000 y 2003, el administrador de la red tiene para permitir la retransmisión SMTP para cada dispositivo en su red que se utilizará para Escanear a correo electrónico. Siga el proceso siguiente para configurar la retransmisión SMTP para el MFP, por lo Scan to E-mail funcione para correos electrónicos externos.

7.1 Habilitación SMTP Relay para Windows Server con Microsoft Exchange 1. En el menú Inicio de Windows, seleccione: Programas de siste ma de Microsoft Exchange Manager. 2. Cuando se abra el Administrador del sistema, acceder a la configuración SMTP siguiendo este camino clic: Servidores (Server Name) Protocolos SMTP. 3. Haga clic derecho sobre el SMTP predeterminado servidor y seleccione Propiedades. 4. En el menú Propiedades, seleccione la ficha Acceso. 5. En la sección etiquetada Relay Restricciones, haga clic en el relé botón. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 19 de 31

Página 20 Scan to E-mail Libro Blanco 6. A partir de las restricciones de retransmisión emergente, haga clic en la sólo la Lista de abajo botón de radio. Este permite sólo el MFP (s) aparece a acceder a la retransmisión SMTP. 7. Haga clic en Agregar. 8. En la comptuer emergente, entrar en Dirección IP MFP. 9. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana emergente y añadir el MFP a la SMTP retransmitir lista de acceso. 10. Por las restricciones de retransmisión emergente, asegúrese para comprobar Permitir todos los equipos que autenticarse correctamente para retransmitir antes seleccionar Aceptar para guardar la configuración. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 20 de 31


Relays 7,2 dispositivo a través de Exchange 5.5 en Windows 2000 Server Los siguientes pasos detallan el proceso para añadir el relé SMTP para el MFP en Exchange 5.5. 1. En el IMS Cambio Manger, seleccione el botón de opción SMTP entrante de correo Redireccionamiento de habilitar el enrutamiento SMTP. 2. Haga clic en Agregar para introducir la información de la dirección MFP. 3. Introduzca la dirección IP de la impresora multi función y una máscara de 255.255.255.255, y haga clic en Aceptar para guardar la información. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 21 de 31


8 Scan to E-mail de anomalías utilizando autenticación de Windows

Si la autenticación falla, el panel de control del MFP se mostrará un mensaje que dice: Autenticación con destino ha fallado (Figura 8.1). Esto significa que el usuario no tiene derechos de exploración en el MFP. Este error también aparece si el usuario no se autentica con el servidor de Windows. Figura 8.1: MFP panel de controles

8.1 Determinación de la falla la autenticación Con el fin de solucionar el problema de autenticación, se ayuda a utilizar una captura por red (por ejemplo Windshark) para rastrear el flujo de comunicación. El proceso de captura por red mostrará la autenticación exacta punto de falla. 1. Desde la captura por red pantalla, haga clic derecho SMTP Respuesta a seguir la inicial Corriente SMTP TCP. 2. En este caso, el Usuario Autenticación tiene éxito en la pantalla de inicio de sesión, por lo que tiene no en otro lugar. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 22 de 31

Página 23 Scan to E-mail Libro Blanco 4. Una vez que el flujo TCP se abre, vaya hasta el final de la transmisión de datos. 5. Al final de los datos, debe aparecer una nota indicando: El cliente no tiene permiso para enviar como este remitente.

8.2 Autenticación Resolución Error La falla la autenticación se describe en la sección 8.1 se puede resolver a través de Web Image Monitor. A empezar, iniciar sesión para WIM como administrador (para más información, véase la s ección 4.1 - página 7). 1. Después de iniciar sesión como administrador, seleccione la libreta de direcciones de la barra de herramientas izquierda de WIM. 2. Desde la pantalla principal de la libreta de direcciones, haga clic en el botón de radio junto al Usuario con Problemas de autenticación y haga clic en Cambiar. 3. En la información de autenticación rúbrica, seleccione Especificar autentic. Info

a continuación. 4. Introduzca un nombre de usuario. 5. Al lado del campo Contraseña Iniciar sesión, haga clic en Cambiar para agregar, y confirmar, el usuario de contraseña. 6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 23 de 31


9 Límites de tamaño de archivos Es común que los servidores de Exchange tengan límites de ta maño establecidos para los archivos. Si la dirección de correo enviado desde el MFP a través de Escanear a E-mail supera este límite, una pantalla de error similar a la de abajo (Figura 9.1) aparecerá en el panel de operaciones MFP. Figura 9.1: Error MFP panel de controles

9.1 Acceso a los límites de tamaño de archivo

En esta sección se detallan los pasos a seguir en la búsqueda de la direc ción de correo tamaño de archivo de Exchange Server límites. 1. En el menú Inicio de Windows, vaya al administrador del sistema de Exchange a través de esta ruta: Programas de Microsoft Exchange System Manager. 2. Desde la ventana de navegación de la izquierda del Administrador del sistema, siga este camino clic: Servidores de correo SMTP Servidores Servidor virtual SMTP predeterminado. 3. En el Propiedades del servidor emergente, haga clic en l a ficha Mensajes para ver los límites de tamaño de archivo del servidor (Por ejemplo, en el ejemplo anterior, el límite es de 100 KB). Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 24 de 31


9.2 Ajuste de los límites de tamaño del archivo de la impresora multifunción Además de los límites de tamaño del servidor, los límites de tamaño de archivo cuando se utiliz a la función Escanear a las funciones de correo electrónico pueden ser fijado en el MFP. En esta sección se detalla cómo acceder y modificar los límites de tamaño de archivo MFP. 1. Para acceder a los ajustes de límite de tamaño desde el panel de controles MFP, seleccione: Herramientas de usuario Ajustes de escáner Enviar Configuración. 2. A partir de esta pestaña el tamaño máximo del correo electrónico se puede cambiar (máx. E-mail tamaño), y dividir y Enviar un e-mail se puede habilitar.

DEFINICIÓN Dividir y enviar e-mail será romper cualquier correo electrónico que excede los límites de archivos en partes más pequeñas secciones y correo electrónico de las secciones. Estas secciones se recombinan entonces automáticamente en el destino.

Max E-mail Tamaño Establecer Max E-Mail Tamaño justo debajo de la límite máximo del archivo situado en la Bolsa servidor

Dividir y enviar e-mail Seleccione Sí (por Max. Tamaño) y el número de divisiones obligado a enviar documentos que son escaneados al correo electrónico. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 25 de 31


9.2.1 Dividir y enviar e-mail Limitaciones de aplicación Aplicaciones de correo electrónico difieren en su capacidad de manejar, y reconstruir, e-mail enviado desde el MFP a través de la Dividir y enviar método. A continuación se muestra una lista de las diferentes aplicaciones de correo electrónico de terceros y los medios necesarios para acceder a los correos electrónicos enviados a través de Divide y enviar.

Microsoft Outlook Express Outlook Express tiene la capacidad de reconstruir automáticamente l os archivos de imagen dividida a través de múltiples mensajes de correo electrónico.

Microsoft Outlook 2000 y 2003 y Lotus Notes

Estas aplicaciones no tienen la capacidad de Outlook Express para reconstruir el auto Dividir y enviar emails. Vea el siguiente ejemplo de los resultados al intentar Dividir y enviar a estos aplicaciones. NOTA: Este es parte 6 de 6 mensajes de correo electrónico Se trata de una exploración de archivos de correo electrónico como recibida por Lotus Notes. Los res ultados serán los mismos para Microsoft Outlook 2000 y 2003. Para poder acceder a los e-mails de estas aplicaciones, es necesario descargar e instalar la utilidad de Extensión Decode de la URL a continuación: o http://www.funduc.com/otsoft.htm#decodeshellextension o Consulte la Sección 9.3 (página 27) para obtener más información. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 26 de 31


9.3 Decode Shell Extension Instale el Shell Extension Decode desde el sitio web Funduc en: http://www.funduc.com/otsoft.htm#decodeshellextension . Después de completar la instalación, la equipo tendrá que ser reiniciado para utilizar el programa. Siga los pasos a continuación para utilizar Decode Shell Extensión para volver a crear un correo electrónico enviado a tr avés del método Divide y enviar. 1. Abra los mensajes de correo electrónico de varias partes y guardar todo el mensaje (s ) como un archivo de texto (.txt). 1. En Lotus Notes: Utilice el comando Exportar archivo. 2. Otros clientes de correo electrónico (por ejemplo, Outlook): Uso mandato para guardar archivos. 2. Una vez salvos, todos los archivos de texto de correo electrónico debe combinarse en un solo archivo. 3. Utilice el Archivo / Seleccionar todo comando y luego copiar y pegar los mensajes en orden. 4. Haga clic derecho en el archivo creado y seleccione Decode (Figura 9.2). 5. Decode Shell Extension creará un archivo PDF archivo adjunto completo (Figura 9.3). Figura 9.3: Creación de archivos PDF Figura 9.2: Decode File Selection 6. Una vez que el pdf se ha creado, el pop-up se muestra en la Figura 9.3 (a la izquierda) aparecerá, confirmando la decodificación de archivo. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana emergente. 8. Abra el pdf para asegurar el escaneado documento es exacta y completa. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 27 de 31


10 ArGoSoft para E-mail Relay Al utilizar un proveedor de servicios de Internet fuera del firewall corporativo para retransmitir correo electrónico, puede ser necesaria para el personal de atención al cliente ISP para permitir la conexión de la impresora multifunción. En algunos casos, ArGoSoft, instalado en un equipo que siempre está encendida, se puede utiliz ar para transmitir mensajes de correo electrónico a través de los proveedores de Internet Servidor DNS.

ArGoSoft es una aplicación gratuita, disponible para su descarga en la siguiente URL: http://argosoft.com/RootPages/Download.aspx . Después de descargar e instalar la aplicación, utilice el proceso siguiente para utilizar ArGoSoft. 1. Una vez instalado, inicie el servidor ArGoSoft, haga clic d erecho sobre el icono en su área de inici o y seleccione Opciones. 2. En la ficha General, haga clic en la marca de verificación "" botón para ver los servidores DNS disponibles. 3. En el ejemplo de la derecha, el servidor DNS es uno de Servidores de Comcast. 4. En la ventana emergente que se abre, seleccione Sí para confirmar el uso de este servidor DNS. 5. En el menú Opciones, seleccione la Local Ficha Dominios. 6. Introduzca el nombre de dominio (ricoh en el ejemplo a derecha), y haga clic en Agregar. 7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el Menú Opciones. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 28 de 31


10.1 Creación ArGoSoft perfiles de usuario En esta sección se detalla la creación de perfiles de usuario en la aplicación ArGoSoft. 1. En la bandeja del sistema de Windows, haga clic en el icono ArGoSoft. 2. En el menú del botón derecho, seleccione Usuarios. 3. En el menú Configuración de usuario, haga clic en el Agregar nuevo botón de usuario (véase el ejemplo más arriba). 4. En las propiedades del usuario emergente, introduzca el nombre de usuario y contraseña. 5. Haga clic en Aceptar para agregar el usuario y guardar la configuración. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 29 de 31


10.2 Configuración ArGoSoft en Web Image Monitor Para finalizar la configuración ArGoSoft, la configuración del equipo se deben agregar a través de WIM. 1. Para empezar, el acceso a la página WIM del MFP mediante la introducción de la dirección IP en un navegador web. 2. A raíz de eso, está registrado como administrador (para más información, consulte la Sección 4.1 - página 7). 3. En la barra de herramientas de la izquierda, seleccione Configuración. 4. En la página Configuración, haga clic en Correo electrónico. 5. Introduzca la dirección IP del SMTP servidor. o Esta es la dirección IP de la máquina que ejecuta ArGoSoft. 6. Introduzca el SMTP autorizado e-mail electrónico y la contraseña para el usuario creada en ArGoSoft. Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation

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10.3 ArGoSoft Relay monitor Una vez que todos los ajustes se han introducido, la aplicación Ar GoSoft puede supervisar todo el correo comunicaciones. En la bandeja del sistema de Windows, haga clic en el icono ArGoSoft y seleccione Mostrar para ver los datos de comunicación. Nota del relé de ArGoSoft al gmail servidor en esta captura de pantalla.

10.4 ArGoSoft Limitaciones Existen algunas limitaciones al utilizar la aplicación ArGoSoft, lo que puede deteriorar o impedir, su usar. Muchos servidores no permiten relés utilizando este método. o Si ese es el caso, algunas direcciones de correo electrónico no será accesible. o Un fracaso para enviar entrada será en el registro de ArGoSoft. o Para la mayoría de los entornos, la actualización a ArGoSoft Pro ($ 130.00) resuelve este problema. Siempre es mejor para el cliente para comunicarse con su proveedor de Internet para el servicio de correo electrónico de configuración para el MFP.

11 Resumen El material cubierto en este Libro Blanco debería ayudar a responder muchas preguntas en relación con Escanear a ecorreo, tales como el proceso de configuración de la impresora multifunción, configuración de servidores y herramientas adicionales para ayudar en la instalación y el uso de escaneo a correo electrónico. Este Libro Blanco contiene toda la información de configuración necesaria para permitir, y el uso, la función Escanear a E-mail función. Se aplica sólo a las máquinas que figuran en la referencia del modelo de la Cruz (página 5). Copyright 2007 - Ricoh Americas Corporation Página 31 de 31

Escaner a Mail equipos ricoh

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