© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Definisi ERP Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.
Sejarah Singkat ERP ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen prosesproses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.
Teknologi dalam Sistem ERP Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing, fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan fungsi lainnya.
1
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah diakses oleh semua bagian yang membutuhkan. Integrasi data pada teknologi ERP dilakukan dengan single data entry (sebuah departemen fungsi memasukkan data, maka data ini dapat digunakan oleh fungsi-fungsi lainnya pada perusahaan). ERP merupakan suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsi-fungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumber-sumber daya kritis dari perusahaan. Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP adalah perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategik), peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan produksi, pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya produksi, hutang, piutang, harta tetap, general ledger), sumber daya manusia, sistem informasi, rekayasa, pabrik dan peralatan, dan lain-lain. MRP II atau perencanaan sumber daya manufakturing (Manufacturing Resource Planning) merupakan pusat dari ERP. Sebelum memahami tentang proses ERP perlu dijelaskan secara singkat tentang proses MRP II, karena MRP II merupakan bagian kunci dari ERP. Juga penting untuk dipahami bahwa ukuran-ukuran kinerja (performance measures) dari MRP II harus digunakan untuk aktivitas perencanaan bisnis dalam sistem ERP. Proses perencanaan sumber daya manufakturing (MRP II) yang mencakup: perencanaan produksi, perencanaan kapasitas (rough-cut capacity planning), penjadualan produksi induk (MPS), perencanaan kebutuhan material (MRP), pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas produksi.
2
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Proses ERP dalam system manufactur ditunjukan oleh gambar berikut :
Gambar 1 Closed-loop Proses ERP Dari Gambar 1 dapat dijelaskan mekanisme kerja dari sistem ERP sebagai berikut, Perencanaan bisnis merupakan langkah pertama dari ERP dan merupakan landasannya. Perencanaan bisnis dimulai dengan penetapan pernyataan visi dan misi dari perusahaan. Pernyataan visi akan menjadi pedoman bagi stakeholders dalam mengelola perusahaan menuju ke masa depan yang diinginkan. Sedangkan pernyataan misi biasanya mendefinisikan secara garis besar tentang keberadaan dari perusahaan itu. Bentuk pernyataan umum dari suatu misi, misalnya: Misi dari perusahaan ini adalah memberikan produk berkualitas superior kepada pelanggan. Pernyataan misi biasanya
3
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) berkaitan dengan pilihan produk dan pasar, jarang menyebutkan isuisu keuangan. Setelah formulasi misi maka tujuan strategic ditetapkan untuk perusahaan itu.
Modul yang di Terapkan dalam Sistem ERP Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia. Tapi untuk lebih jelasnya kita akan mencoba untuk membahas semua modul yang bisa diterpakan. 1. MATERIAL AND CAPACITY PLANNING 1 Modul ini digunakan untuk membuat simulasi berbagai skenario alternatif perencanaan dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untukk menentukan komponen atau rakitan yang harus dibuat atau dibeli dan kapan harus membuat atau membeli. Paket aplikasi ini mampu menghasilkan rekomendasi untuk membuat atau memproduksi suatu komponen, dimana komponen diperlukan, rekomendasi perubahan atas sebuah rencana untuk mencegah penggunaan sebuah work center secara berlebihan atau kurang pemanfaatannya. 2. MATERIAL AND CAPACITY PLANNING 2 Sistem ini juga dilengkapi dengan electronic planning board, yaitu memudahkan tampilan grafis sehingga dapat memberikan gambaran atas perubahan pada pemanfaatan kapasitas dengan segera Menampilkan semua produksi yang dijadwalkan, status produksi saat ini, pemanfaatan dan ketersediaan kapasitas dan material 3. SHOP FLOOR CONROL Mendukug fleksibilitas dan adaptasi yang cepat atas perubahan kebutuhan dalam perencanaan dan kendali shop floor, Dapat mencetak order shop setiap saat diperlukan atau setiap terjadi realokasi material. Cetakan order ini memberikan fleksibilitas bagi seorang shop foreman untuk membuat salinan jika order harus dibagi menjadi dua operator. Dapat memonitor dan menjaga kapabilitas shop order, evaluasi dan penyesuaian tahapan operasi dan komponennya. Order dapat dijadwalkan ulang, maju atau mundur 4. QUALITY MANAGEMENT Mendukung proses studi banding (benchmarking) Fasilitas ini memungkinkan perusahaan untuk mendefinisikan proses berulang, analisis akar masalah dan perbaikan yang kontinu atas proses produksi Menawarkan pendekatan yang terbaik bagi spesifikasi dokumentasi dan memungkin organisasi untuk menstandarisasi dan menyederhanakan proses jaminan mutu dan fungsi kendali. 5. JUST IN TIME/REPETITIVE MANUFAKTURING Modul ini mendukung implementasi konsep just in time pada proses produksi.. Fitur ini memungkinkan fasilitas produksi untuk melakukan transisi dan discrete manufakturing ke JIT Misalnya; jika pola permintaan sebuah item menjadi lebih stabil dan menunjukkan pola yang berulang, maka jadwal produksi dapat diinisialisasi meskipun produk tersebut tidak dirancang untuk ratebased.
4
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Sejalan dengan waktu, ketika pola permintaan barang tersebut berkembang, maka pola produksi barang tersebut dapat diubah menjadi penjadwalan ratebased production sepenuhnya. 6. COST MANAGEMENT Modul ini menyediakan informasi biaya pada berbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengidentifikasi penentu biaya dan mengurangi biaya produksi. Modul ini mendukung berbagai metode penilaian inventory, seperti LIFO, FIFO, Moving Average dan Lot Costing 7. ENGINEERING DATA MANAGEMENT Modul ini dirancang untuk membantu mempercepat pengiriman data. Mengurangi kesalahan dan meningkatkan produktivitas desain dengan menyediakan keterkaitan otomatis antara data engineering (desain) dengan data produksi. 8. ENGINEERING CHANGE CONTROL Modul ini dapat digunakan untuk meningkatkan kontrol atasperubahan order engineering secara efektif. Dapat mendefinisikan tahap otorisasi yang diperlukan untuk menyetujui dan menerapkan engineering change order Sistem secara otomatis menerapkan perubahaan tersebut pada database produksi 9. CONFIGURATION MANAGEMENT Sistem ini dapat memanfaatkan untuk mengurangi siklus waktu order dengan mengurangi waktu review engineering, Biasanya menyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasi tertentu. Modul ini juga berisikan knowledge based yang fleksibel yang dapat diakses melalui mesin analisis tertentu. Mesin analisis akan mengintegrasikan knowledge base berdasarkan alternatif atau kombinasi pilihan yang ditentukan oleh pengguna system. 10. SERIALISATION/LOT CONTROL Menyediakan fasilitas untuk memilih lot raw material dan melakukan serialisasi atas komponen yang dibuat dari raw material tersebut. Serialisasi ini diterapkan misalnya pada pesawat komersil, industri pemasok peralatan militer dan pembuat peralatan industri. Sistem lot control, menyediakan fasilitas penawaran produk, MRP, Shop floor control dan JIT. Mendukung adanya informasi yang transparan, baik mulai pada perencanaan maupun sampai produksi sebenarnya. 11. TOOLING Modul ini merupakan perluasan sistem inventory dan capacity untuk mencakup komponen tools (alat yang dibuat untuk membuat komponen utama). Sistem dapat membantu menjamin bahwa tools dan material datang tepat pada waktunya ditempat operasi yang sudah dijadwalkan. Sistem juga dilengkapi untuk menghitung sisa umur pakai tools dan secara otomatis menggilir tools untuk pemeliharaan berdasarkan pemakaian. Mekanisme Kerja ERP Pada Perusahaan Manufaktur Peramalan dalam proses ERP mengikuti perencanaan bisnis. Aktivitas peramalan merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha
5
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Dengan demikian peramalan merupakan suatu dugaan terhadap permintaan yang akan datang berdasarkan pada beberapa variable peramal, sering berdasarkan data deret waktu historis. Peramalan menerima informasi dari perencanaan bisnis dan analisis penjualan, yang selanjutnya memberikan informasi kepada perencanaan produksi dan perencanaan keuangan. Perencanaan sumber daya manufakturing (MRP II) merupakan bagian inti dari sistem ERP. MRP II menerima informasi dari peramalan (forecasting), pemasukan pesanan (order entry), rekayasa (engineering), dan plant & equipment maintenance; selanjutnya MRP II memberikan informasi kepada hutang (accounts payable), piutang (accounts receivable) pengiriman (shipping), perencanaan bisnis, dan fungsi-fungsi lain dari perusahaan. Ukuran-ukuran kinerja dari MRP II yang dipadukan dengan ukuran-ukuran kinerja ERP harus digunakan dalam aktivitas perencanaan bisnis. Akuntansi dan keuangan juga merupakan bagian inti dari system ERP. Fungsi-fungsi seperti payroll, product costing, hutang (accounts payable), piutang (accounts receivable), harta tetap (fixed assets), dan general ledger berperanan penting dalam perencanaan keuangan guna mendukung system ERP. Perencanaan kebutuhan tooling (alat-alat seperti pisau, obeng, kunci-kunci, dll) untuk produksi juga merupakan komponen dari sistem ERP. Banyak perusahaan manufaktur yang melakukan perencanaan material secara baik, namun sedikit atau tidak ada yang melakukan perencanaan tooling berkaitan dengan jenis dan jumlah alat-alat yang dibutuhkan. ERP akan memberikan informasi berupa time-phased Net Tooling Requirements reporting, serupa dengan materials requirements reporting. Komponen tooling dari ERP menerima informasi dari MPS, manajemen persediaan, dan harta tetap, yang selanjutnya memberikan informasi kepada production scheduling, pembelian, dan general ledger. Rekayasa (engineering) juga merupakan komponen dari ERP. Informasi tentang rekayasa disimpan melalui bills of material (BOM) dan routings. Engineering changes dikoordinasikan dengan material dan manufakturing, yang dikendalikan oleh suatu Engineering Change Notice (ECN) number, date, and/or product serial number. Engineering memberikan informasi kepada routings, bills of material (BOM), pembelian, dan product costing. Berdasarkan penjelasan tentang mekanisme kerja dari ERP di atas, tampak bahwa banyak informasi yang saling berhubungan dari suatu perusahaan manufaktur yang diintegrasikan melalui ERP. Dengan demikian sistem ERP yang baik akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam sistem manufaktur itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antardepartemen dalam perusahaan manufaktur itu.
Fungsi Enterprise Resource Planning (ERP) Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan
6
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory. Beberapa fungsi dari penggunaan ERP di dalam sebuah perusahaan diantarnya sebagai berikut : 1. Buku Besar Mengatur dan melaksanakan multi level dari jurnal, daftar pekerjaan, memasukkan jurnal umum, audit dan transaksi-transaksi perusahaan dengan sebagaimana mestinya dan efektif. SunFish ERP menyediakan sebuh informasi yang lengkap mengenai pendapatan, biaya, beban dan keuntungan bersih dari pekerjaan dan aktivitas saat ini di dalam perusahaan. 2. Kas & Bank Menangani dengan efektif dan mudah untul memasukan buku kas, rekonsiliasi bank dan daftar bank. Modul kas dan bank memberukan pengetahuan yang legkap tentang semua pemasukan yang telah di terima dan beban yang telah dikeluarkan oleh perusahaandari rekening perusahaan, dengan demikian, menyediakan sebuah pengertian yang jelas untuk setiap transaksi yang tertera. 3. Manajemen Aset Mempermudah pengaturan aktiva tetap sebuah perusahaan dengan penekanan dengan tahap-tahap yang menggunakan sebuah klik mouse. Tahap-tahap itu termasuk: pemeliharaan multi level dari kategori aset; menjalankan depresiasi aset; memimpin transaksi-transaksi aset seperti penjualan aset, penghapusan nilai buku, evaluasi ulang dan pemindahan, trailing audits dan pelaporan dengan hanya satu klik saja. ERP menjaga sebuah pendaftaran aset berhubungan dengan biaya masing-masing, tindakan penyelamatan, kuantiti, lokasi, nomor seri, catatan pelayanan, sesuai dengan kalkulasi dalam pencatatan dan nilai depresiasi pajak. 4. Pembelian/Pengeluaran Kas Mengatur proses akuisisi barang dan jasa dengan jumlah biaya yang seimbang, kualitas dan pelayanan. Termasuk proses dan pelaksanaan pembayaran kepada penyedia barang, membuat catatan hutan dan laporan pendekatan transaksi. SunFish ERP meningkatkan akuisisi ulang untuk proses pembayaran samapai manajemen data secara efektif, analisa, standar proses dan manajemen penjual. 5. Penjualan/Pendapatan Kas Kontrol penuh terhadap jumlah penawaran-penawaran dari aktivitas jumlah penjualan perusahaan adalah dengan mengatur berdasarkan konteks pelanggan dengan sumber daya keuangan yang bernilai. Otomatisasi penawaran, memasukan permintaan, keuntungan penjualan, pemanfaatan diskon yang baik, mencegah pembayaran rangkap, peninjauan secara otomatis dan menghitung perubahan persediaan dan penerimaan kas memegang kesempatan untuk meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan. 6. Pemberitahuan dan Peringatan Pemberitahuan dan Peringan yang berhubungan denganpersoalan dan identifikasi masalah utama untuk setiap karyawan. Kombinasi dengan pendekatan pelaporan yang tersedia, Pemberitahuan dan Peringatan menjamin bahwa ERP menolong untuk memudahkan tugas-tugas yang sangat penting untuk menastikan bisnis berjalan dengan sukses, manajemen juga dapat meningkatkan pengamatan lebih jauh dan tetap mengetahui semua masalah-masalah mengenai ERP.
7
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 7. Pengeturan Hubungan Dengan Pelanggan Integrasi lebih lanjut adalah kepada CRM sebagai fungsi peninjau dan menyetir dari kekuatan penjualan sampai peningkatan pipeline dan pengaturan hubungan dengan klien dari pertama kali berhubungan, samapi kepada pengiriman produk atau jasa. Jalam masuk ke sebuah sumber informasi pelanngan di setiap waktu, dari mana saja menolong menyediakan pelayanan yang terbaik untuk membuat hubungan yang nyata dan berkelanjutan. 8. Inventarisasi kontrol, perunutan dan optimisasi seluruh flow bahan Bantu dan material, data dan aktifitas untuk inventarisasi dan keakuratan pengiriman termasuk penggunaan ruang yang ideal. Module Inventarisasi menolong untuk mengatur master data jenis barang, nomor seri/kumpulan, inventarisasi kategori, harga jenis barang and definisi harga alternatif. Sistem juga mendukung penghitungan dan prunutan persediaan jenis barang, mengoptimalkan level-level persediaan dan pergerakan persediaan dan evaluasi ulang, dan untuk daftar pilihan yang dibuat untuk pemesanan penjualan terbuka. 9. Manajemen Produksi Modul Manajemen Produksi menawarkan fungsi yang sangat penting sekali untuk mengontrol dan mengoptimalkan proses produksi sebuah perusahaan, dengan kata lain untuk menghemat biaya dan untuk perbaikan kualitas dan produktivitas bisnis keseluruhan. Sistim juga memperbolehkan para pemakai untuk memonitor setiap proses produksi dan perpindahan aspek individual dan atau untuk menkombinasikan mereka sebagai masukan-masukan ke dalam setiap barang jadi. 10. Ekspedisi/Pengiriman Module ini mengotomatisasikan perencanaan, eksekusi dan pengaturan pergerakan dari material/barang jadi dengan gudang dengan baik dan pengiriman yang tepat waktu kepada pelanggan. Modul ini membantu dalam menentukan metode dasar pengiriman yang terbaik untuk yang lebih disukai pelanggan & biaya, memilih penjagaan yang benar, rute dan tarif dan dalam hal konsolidasi dan tempat yang efisien untuk beban. 11. Pelaporan & Analisa Untuk menjaga keputusan operasional sejajar dengan strategi perusahaan untuk jangka panjang, hal ini penting untuk setiap karyawan, perusahaan-keseluruhan hal ini menyediakan pelaporan dan analisa yang spesifik dan yang sesuai. ERP mendukung setiap orang dengan sebuah kelengkapan dan fleksibilitas dari pelaporan dan alat untuk menganalisa. Inisiatif bisa dengan sebuah sistim peringatan, atau sebuah ide baru, pemakai memiliki sebuah perlengkapan yang kuat dari alat untuk investigasi, analisa dan perubahan model terhadap proses bisnis dan kebijaksanaan.
Implementasi ERP dalam Perusahaan Manufaktur Meskipun pada saat ini ERP hanya populer sebagai suatu software system untuk perusahaan manufaktur, namun di masa mendatang system ERP akan menjadi suatu proses bisnis manufaktur yang handal. Di masa mendatang ERP akan menjadi sistem perencanaan bisnis terintegrasi beserta proses eksekusi untuk mengelola fungsi-fungsi operasional dan pendukung dari suatu perusahaan manufaktur.
8
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem ERP, atau merubah sistem ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management sebagai ganti dari sistem produksi sebelumnya. Berikut adalah perbandingan system managemen menggunakan Non-ERP dengan yang menggunakan ERP :
Gambar Non ERP
9
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING)
Gambar ERP Terlihat jelas dari gambar di atas bahwa penerapan ERP pada perusahan lebih efisien sehingga produktivitas karyawan bias meningkat. Fan et, al dalam Yahaya Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Pertengahan tahun 2002 kalangan pengusaha Indonesia yakin bahwa menggunakan teknologi e-business dapat membenahi kinerja perusahaan, khususnya, yang terkait dengan upaya mengefisiensikan kinerja operasional perusahaan Penelitian yang dilakukan oleh warta ekonomi memperlihatkan bahwa hampir 54,2 % perusahaan yang menjadi responden sudah menerapkan berbagai aplikasi/solusi e-business diantaranya enterprise resources planning, supply chain management dan customer relationship management Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP : 1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan. 2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan. 3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.
10
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Keuntungan penggunaan ERP meliputi : 1. Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. 2. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. 3. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda. Keuntungan yg bisa diukur meliputi: Penurunan inventori, Penurunan tenaga kerja secara total, Peningkatan service level, Peningkatan kontrol keuangan dan Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.
KELEBIHAN ERP Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat. Rancangan Perekayasaan Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang komplek. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
KELEMAHAN ERP Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP Sistem ERP sangat mahal Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
11
© Muhammad Nurcahyo Pratomo RANGKUMAN ARTIKEL – MUHAMMAD NURCAHYO PRATOMO ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source: SAP, JDE, BAAN, MFGPro, Protean, Compiere, dan Adempiere.
Kesimpulan Sitem Enterprise Resource Planning (ERP) mengintegrasikan banyak informasi yang saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai pabrik (shop floor) dengan informasi akuntansi dan keuangan, sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam sistem manufaktur itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antardepartemen dalam perusahaan manufaktur itu.
Saran Bagaimanapun, proses implementasi ERP tidak hanya berhenti sampai selesainya instalasi software komputer, tetapi harus dilanjutkan dengan optimasi proses secara terus-menerus agar mencapai tujuan perusahaan seperti: pertumbuhan (growth), ketangkasan (agility), dan kemampuan menciptakan keuntungan (profitability). Semua ini akan tergantung pada efektivitas dari manajemen sistem, karena kekuatan dari suatu sistem manufaktur sangat tergantung pada manajemen dari sistem manufaktur itu dan kualifikasi sumber daya manusia yang menempati posisi manajemen. Dengan demikian perlu direkomendasikan agar implementasi sistem ERP menggunakan pendekatan “cross-functional team” yang melibatkan semua departemen fungsional dalam organisasi manufaktur itu.
12
