Universidad Nacional
Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Administración
Auditoría Organizacional
Ensayo de Auditoría Administrativa
Profesor: Gustavo Amador
Estudiante: Luis Diego Salas Salazar.
Campus Universitario Omar Dengo Noviembre, 2010
INTRODUCCIÓN
La administración de empresas en un patrimoniales de las haciendas, para proceso de funciones básicas diferentes observar su exactitud; no obstante, este no cada una de las otras, tales como es su único objetivo. planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito Su importancia es reconocida desde los empresarial es una herramienta que permite tiempos más remotos, teniéndose enfrenta, los frecuentes retos encontrados conocimientos de su existencia ya en las en el mismo lejanas épocas de la civilización sumeria. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorías, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia ( Italia), 1.581. La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio). Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Se trata de la auditoria. ³... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.´ -Holmes.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, En forma sencilla y clara, escribe Holmes: basada en la verificación de los registros 2
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la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.
Podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.
La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos
El objetivo de la auditoría consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la La Auditoría Externa o Independiente tiene les proporciona análisis, evaluaciones, por objeto averiguar la razonabilidad, recomendaciones, asesoría e información integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella concerniente a las actividades revisadas. información producida por los sistemas de Los fines de la auditoría son los aspectos la organización. bajo los cuales su objeto es observado. Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad Podemos señalar los siguientes: profesional reconocidas. Esta persona o 1. Indagaciones y determinaciones firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a sobre el estado patrimonial 2. Indagaciones y determinaciones cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha sobre los estados financieros. 3. Indagaciones y determinaciones de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que sobre el estado reditual. pueda expresarse una opinión basada en la 4. Descubrir errores y fraudes. veracidad de los documentos y de los 5. Prevenir los errores y fraudes a. Exámenes de aspectos estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de fiscales y legales b. Examen para compra de una investigación. empresa( cesión patrimonial) c. Examen para la La auditoría Interna es el examen crítico, determinación de bases de sistemático y detallado de un sistema de criterios de prorrateo, entre información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos otros. laborales con la misma, utilizando técnicas Los variadísimos fines de la auditoria determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el muestran la utilidad de esta técnica mejoramiento de la misma. Estos informes 3
son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.
contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.
En las últimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la AUDITORIA ADMINISTRATIVA información, en la presente década parece La Auditoria es un examen crítico (pero no ser muy probable que habrá una gran mecánico) que se realiza con el fin de demanda de información respecto al evaluar la eficacia y eficiencia de una desempeños de los organismos sociales. La sección, un organismo, etc. La auditoria auditoria tradicional (financiera) se ha implica la preexistencia de fallas en la preocupado históricamente por cumplir con entidad auditada y que persigue el fin de los requisitos de reglamentos y de custodia, evaluar y mejorar la eficacia y eficiencia de sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua una sección o de un organismo. siendo de gran significado y valor para comunidades industriales, Podemos definir a la auditoría nuestras administrativa como el examen integral o comerciales y de servicios a fin de parcial de una organización con el propósito mantener la confinas en los informes de precisar su nivel de desempeño y financieros. oportunidades de mejora. Con el desarrollo de la tecnología de Según Williams P. Leonard la auditoria sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo administrativa se define como: adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, cada vez mayor la necesidad por parte de institución o departamento gubernamental; los funcionarios, de contar con alguien que o de cualquier otra entidad y de sus sea capaz ha de llevar a cabo el examen y métodos de control, medios de operación y evaluación de: empleo que dé a sus recursos humanos y La calidad, tanto individual como materiales". colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) Mientras que Fernández Arena J.A sostiene La calidad de los procesos mediante que es la revisión objetiva, metódica y los cuales opera un organismo completa, de la satisfacción de los objetivos (auditoria analítica) institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar los integrantes de la institución. y evaluar los factores externos e internos de El aspecto distintivo de estos diversos usos la empresa y ello debe hacerse de manera del término, es que cada caso de auditoría sistemática, abarcando la totalidad de la se lleva a cabo según el sentido que tiene misma. esta auditoría para la dirección superior. Otras definiciones de auditoría Entre los objetivos prioritarios para administrativa se han formulado en un instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: y
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Destinados a orientar los administrativas, los cuales vienen a ser esfuerzos en su aplicación y poder evaluar parte de la estructura teórica de ésta. el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos. La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, De productividad.- Encauzan las acciones contadores, abogados u otros especialistas, para optimizar el aprovechamiento de los en la ejecución de sus respectivos trabajos. recursos de acuerdo con la dinámica Más bien se ocupa de llevar a cabo un administrativa instituida por la examen y evaluación de la calidad tanto organización. individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, y ver si han tomado modelos pertinentes competencia, funciones y procesos a través que aseguren la implantación de controles del manejo efectivo de la delegación de administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo autoridad y el trabajo en equipo. con normas establecidas, que los planes y De servicio.- Representan la manera en que objetivos se cumplan y que los recursos se se puede constatar que la organización está apliquen en forma económica. inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar qué es lo que expectativas y satisfacción de sus clientes. sé está haciendo realmente en los niveles De calidad.- Disponen que tienda a elevar directivos, administrativos y operativos; la los niveles de actuación de la organización practica nos indica que ello no siempre está en todos sus contenidos y ámbitos, para que de acuerdo con lo que él responsable del produzca bienes y servicios altamente área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de competitivos. auditoría administrativa respaldan De cambio.- La transforman en un técnicamente la comprobación en la instrumento que hace más permeable y observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y receptiva a la organización. confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda Por lo que se refiere a su área de influencia, asimilar sus experiencias y las capitalice comprende su estructura, niveles, relaciones para convertirlas en oportunidades de y formas de actuación. Esta connotación incluye aspectos tales como: mejora. De control.-
Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización. De toma de decisiones.-
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Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias
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Naturaleza jurídica Criterios de funcionamiento Estilo de administración Proceso administrativo Sector de actividad Ámbito de operación Número de empleados
empresa consultada, uno de estos enfoques se conoce como auditoria integral, cuyo método involucra diversos tipos de auditorías. Esta postura mantiene que, además de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, también se debe de opinar sobre la organización en sí misma, en si la actividad auditora ha ido evolucionando su enfoque a lo largo del tiempo y ahora se encuentra en La auditoría administrativa puede una disyuntiva entre una auditoria integral y instrumentarse en todo tipo de otros enfoques, puesto que poseen varios organización, sea ésta pública, privada o promotores y deflactores que dicen que es social. un salto al vacío puesto que se pretende con ella garantizar a terceros la actuación de En el S ector Público se emplea en función una organización desde las perspectivas de de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de eficiencia, efectividad, economía, ética y operación, nivel de autoridad, relación de medio ambiente y hay quienes si inclinan a coordinación, sistema de trabajo y líneas una auditoria relaciona solamente con los generales de estrategia. Con base en esos estados financieros. criterios, las instituciones del sector se En la actualidad el concepto de auditoría clasifican en: debe ir más allá de la revisión contable, las 1. Dependencia del Ejecutivo Federal organizaciones requieren de una visión de conjunto como organización, que está en (Secretaría de Estado) constante relación con su entorno, donde lo 2. Entidad Paraestatal que se busca es una cosmovisión de la 3. Organismos Autónomos empresa. 4. Gobiernos de los Estados 5. Comisiones Intersecretariales Un enfoque holístico en autoría, implica 6. Mecanismos Especiales que se debe analizar a la empresa como un En el Sector Privado se utiliza tomando en todo, con una visión de conjunto, y no por cuenta la figura jurídica, objeto, tipo de sectores o por tipos de auditoría, lo que se estructura, elementos de coordinación y pretende es tener un conocimiento relación comercial de las empresas, sobre la adecuado del cliente y realizar un estudio al sistema de control interno para detectar las base de las siguientes características: debilidades que puedan alterar el futuro organizacional, una auditoria bajo este 1. Tamaño de la empresa. enfoque, garantiza al usuario un informe 2. Sector de actividad. útil y pertinente para la toma de decisiones, 3. Naturaleza de sus operaciones. y no compromete al auditor más allá de lo estipulado en la razonabilidad de saldos. y y y
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Relaciones de coordinación Desarrollo tecnológico Sistemas de comunicación e información Nivel de desempeño Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad
Conforme al tiempo han surgido nuevos Hoy más que nunca las empresas están enfoques para la realización de auditorías, preocupadas por implementar estrategias los cuales surgen a partir de la necesidad de orientadas al logro de su competitividad y ampliar la información que se presenta a la eficiencia, sin embargo igual preocupación 6
no se evidencia en la búsqueda de eficiencia del componente social de las organizaciones. La Auditoría Social surge como la estrategia que permite a las organizaciones evaluar, medir y controlar, con fines de mejoramiento progresivo, la gestión social entendiendo esta como la aplicación de políticas y prácticas relacionadas con las personas tanto al interior como al exterior de esta. El Balance Social es una herramienta de auditoría en cuanto permite, mediante la aplicación de una metodología específica, medir cuantitativa y cualitativamente la gestión social de cualquier organización, dentro del marco de su Responsabilidad Social respectiva. Su aplicación permitirá un mejor desempeño, lo cual redundará sin lugar a dudas una mayor rentabilidad del negocio.
Actualmente se apodera de un gran valor dentro de la empresa el papel de los trabajadores de la información como consultores internos que pueden generar información evaluada o nuevos conocimientos para la organización. La aplicación de herramientas de gestión, como es el caso de las auditorías informacionales, permitirá asegurar que la información que circule en las entidades sea la más relevante y apropiada para ella. Está considerada como un recurso valioso y costoso para las empresas, por lo que gestionarla adecuadamente es de suma importancia, para hacer uso y manejo adecuado de la misma. La gestión ha proporcionado métodos y herramientas a las ciencias de la información con fundamentos básicos y soluciones prácticas a problemas de la información. La ciencia moderna de la administración en general, coincide en reconocer el impacto que está teniendo la información en las organizaciones. Se le llama gestión de información a la gestión de recursos de información, gestión de archivos, registros administrativos e inteligencia competitiva.
Se percibe como un fin en sí mismo y no como un medio de contribución y mejoramiento de condiciones organizacionales como la calidad de vida del personal, optimización de recursos, mayor eficiencia en servicios, evaluación de resultados, entre otros.
La información en la gestión empresarial Para llevar a cabo dicha gestión es moderna no puede ser considerada como un necesario en primer lugar conocer apoyo o soporte para las actividades perfectamente a la organización, dominar su operativas de la organización, sino que debe visión, misión, objetivos generales, etc. tratarse como uno de sus principales recursos. Es un elemento imprescindible También para el éxito del proceso se debe para el funcionamiento de la misma, un analizar cómo se utiliza la información, recurso básico e importante que requiere quiénes, para qué y cómo fluye la misma. por tanto que se le aplique una planificación, organización, dirección y Debido a la cantidad de información que es control. generada dentro de las organizaciones es Las organizaciones se han centrado poco en que resulta necesario identificarla, obtener información relevante para prevenir organizarla para su utilización como problemas, revelar alternativas, reducir recurso. incertidumbres y ofrecer soluciones. 7
Ante la importancia que actualmente está clasificación que pretenden delimitar los adquiriendo el conocimiento, se considera tipos de intangibles agrupándolos en que es la principal fuente de ventajas bloques para facilitar su entendimiento, su competitivas, las empresas se enfrentan al estudio y su posterior medición, por otro reto de adquirir el conocimiento necesario, lado los modelos de medición que tomando aplicarlo y aprender de él, además se ha desde punto de partida los anteriores, acuñado la expresión de ³sociedad de buscan indicadores de medida mediante el conocimiento´ que se caracteriza por la desglose de los bloques identificados en las creciente importancia del conocimiento diversas clasificaciones, obtienen elementos como recurso clave en la actividad que puedan ser objeto de medición. económica y por la aceleración de la La auditoría del rendimiento tiene cada vez velocidad a la que se producen cambios. mayor aceptación como tipo de actividad de Por su parte el conocimiento es considerado revisión ex post facto conducida de forma profesional dentro del gobierno. Esta de manera intuitiva como algo más amplio, categoría subsume a especies familiares de más rico que los datos y la información. Es tareas de revisión, como lo son las una mezcla de experiencia, valores, auditorias de eficiencia, y también a tipos información y ³saber hacer´ que sirve como menos familiares de tareas de revisión marco para la incorporación de nuevas como las auditorías de información que experiencias e información, y es útil para la generan los sistemas de gestión del rendimiento. La nueva teoría sociológica acción. institucionalista preiconiza que a medida que se institucionaliza el área de auditoría El capital intelectual viene dado por el de rendimiento el nivel de actividad se conjunto de los recursos intangibles de que incrementará, quizás acompañado de la dispone una empresa en un momento elaboración de subtipos diferentes o determinado y la gestión del conocimiento ³extensiones en la línea de productos´. se entiende como el conjunto de procesos Entre las organizaciones gubernamentales que utilizan el conocimiento para la esenciales para la auditoría del rendimiento identificación y explotación de los recursos se incluyen las responsables de la intangibles existentes en la empresa, así elaboración del presupuesto, de la auditoria, como para la generación de otros nuevos. de la evaluación y de la reforma administrativa. La forma en que los cuerpos Viene dado por la unión de las actividades e centrales de auditoría de rendimiento iniciativas específicas que se llevan a cabo probablemente tendrá un efecto de importancia sobre la escala y distribución para incrementar su volumen de de la actividad de revisión dentro del conocimiento corporativo. gobierno, tales respuestas tenderán a moldear le funcionamiento y el impacto de A la hora de plantearse la medición del los sistemas gubernamentales sobre la capital intelectual hay que diferenciar dos rendición de cuentas. aspectos relacionados y necesarios. Por una parte se están desarrollando modelos de 8
El término ³auditorías de rendimiento´ se utiliza normalmente para marcar una distribución entre este tipo de actividad de revisión y la auditoría tradicional junto a la evaluación de programas. La auditoría de rendimiento no constituye un tipo de auditoría; son evaluaciones, sin embargo, a diferencia de las evaluaciones de programas, se conducen a menudo en una forma que se asemeja a una auditoría.
conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria. El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada, adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los funcionarios.
CONCLUSIONES
Podemos concluir, que la aplicación de una Debido a todos los problemas auditoría administrativa en las administrativos sé han presentado con el organizaciones puede tomar diferentes avance del tiempo nuevas dimensiones en el cursos de acción, dependiendo de su pensamiento administrativo. Una de estas estructura orgánica, objeto, giro, naturaleza dimensiones es la auditoria administrativa de sus productos y servicios, nivel de la cual es un examen detallado de la desarrollo y, en particular, con el grado y administración de un organismo social, forma de delegación de autoridad. realizado por un profesional (auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y La conjunción de estos factores, tomando evaluación considerada como un servicio en cuenta los aspectos normativos y profesional para examinar integralmente un operativos, las relaciones con el entorno y organismo social con el propósito de la ubicación territorial de las áreas y descubrir oportunidades para mejorar su mecanismos de control establecidos, administración. constituyen la base para estructurar una línea de acción capaz de provocar y Tomando en consideración todas las promover el cambio personal e institucional investigaciones realizadas, podemos necesarios para que un estudio de auditoría concluir que la auditoria es dinámica, la se traduzca en un proyecto innovador cual debe aplicarse formalmente toda sólido. empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas El auditar es el proceso de acumular y pequeñas, en donde se llega a considerar evaluar evidencia, realizando por una inoperante, su aplicación debe ser persona independiente y competente acerca secuencial constatada para lograr eficiencia. de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el Definitivamente como se indica, el objetivo propósito de determinar e informar sobre el de la Auditoria consiste en apoyar a los grado de correspondencia existente entre la miembros de la empresa en el desempeño información cuantificable y los criterios de sus actividades. Para ello la Auditoria les establecidos. proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información Su importancia es reconocida desde los concerniente a las actividades revisadas. tiempos más remotos, teniéndose 9
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.
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