INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LOS MOCHIS
MAESTRÍA EN INGENIERÍA INDUSTRIAL CON ORIENTACIÓN PROFESIONAL
OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
Administración de Sistemas de Producción
Ensayo de Inventarios
Profesor: M.C. José A. Estrada Beltrán
Alumno: Edgar Pacheco Ruiz
Junio 2011
Todas las organizaciones tienen algún sistema de planificación y control de inventarios. Los bancos tienen métodos para controlar su inventario en caja. Los hospitales tienen métodos para controlar sus stocks de plasma sanguíneo y de fármacos. Los organismos oficiales, los colegios y, por supuesto, casi todos los establecimientos de fabricación de manufacturas se preocupan de planificar y controlar sus inventarios. En el caso de productos físicos, cada organización debe decidir entre pr oducir los bienes o comprarlos. Una vez tomada la decisión, el siguiente paso es prever la demanda. Un inventario es definible como aquel conjunto de bienes, tanto muebles como inmuebles, con los que cuenta una empresa para comerciar.
De este modo, con los elementos del inventario es posible realizar transacciones, tanto de compra como de venta, así como también es posible someterlos a ciertos procesos de elaboración o modificación antes de comerciar con ellos. Estas transacciones de compra y venta deben realizarse en un período económico determinado y deben contarse dentro del grupo de activos circulantes de la empresa. El inventario representa una importante inversión para muchas empresas. Ésta inversión es muchas veces mayor de lo que debería de ser, porque las empresas encuentran más fácil mantener un inventario ³por si acaso´ en vez de un inventario ³justo a tiempo´. FUNCIONES DEL INVENTARIO El inventario puede cumplir muchas funciones que aportan flexibilidad a las operaciones de una empresa. Las cuatro funciones de inventario son: 1. Desconectar o separar varias partes del proceso productivo. 2. Proporcionar una variedad de mercancías que permitan al cliente elegir entre ellas. 3. Aprovechar los descuentos por volumen. 4. Protegerse contra la inflación y el aume nto de precios. TIPOS DE INVENTARIOS Las empresas mantienen cuatro tipos de inventarios. y y y
y
I nventario
de materias primas I nventario de trabajos en curso I nventario de suministros de mantenimiento, reparación y operación (MRO) I nventario de productos terminados
El inventario de materias primas ha sido adquirido, pero todavía no ha sido procesado. Sus artículos pueden servir para desconectar (separar) del proceso productivo a los suministradores. El inventario de productos en curso (WIP, work in process ) incluye componentes o materias primas que han sufrido algún tipo de transformación, pero que todavía no están terminadas. Este inventario se mantiene durante el tiempo que se tarde en fabricar un producto (duración del ciclo). Los inventarios MRO están compuestos por artículos de mantenimiento, reparación y operación necesarios para mantener la maquinaria y el proceso productivo. Son necesarios porque el tiempo de realizar esas operaciones son imprevisibles. El inventario de productos terminados se compone de los productos que están listos y esperando ser entregados a los clientes. A veces hay que inventariar productos terminados porque no se conoce la demanda procedente de futuros clientes. GESTION DEL INVENTARIO Los directores de operaciones tienen la responsabilidad de tomar decisiones relativas a los sistemas de gestión del inventario. Se observaran dos cuestiones relacionadas con estos sistemas: (1) como se pueden clasificar los artículos del inventario (análisis ABC), (2) como se pueden mantener con precisión los registros de inventario. Análisis ABC Sirve para clasificar los artículos del inventario disponible en tres grupos en función de su volumen anual en dólares. Para determinar el volumen anual en dólares de cada artículo con el fin de hacer el análisis ABC, se multiplica la demanda actual de cada artículo del inventario por su coste unitario. Los artículos clase A son aquellos que tienen un volumen anual en dólares alto. Aunque estos artículos pueden representar únicamente el 15% del total de los artículos del inventario, representan un 70 u 80% del consumo total en dólares. Los artículos de la clase B son los que tienen un volumen anual en dólares medio. Estos artículos pueden representar un 30% de los artículos del inventario, y entre un 15 y un 25% del valor total. Los de la clase C son aquellos artículos con un volumen anual en dólares bajo, que pueden representar solo un 5% del volumen anual en dólares, pero alrededor del 55% del total de los artículos del inventario.
La ventaja de clasificar los artículos del inventario en grupos es que se pueden establecer diferentes criterios para la gestión o control de las diversas clases de artículos. Algunos de los criterios que se pueden adoptar en función del análisis ABC son los siguientes: 1. Los recursos de compra dedicados a la selección de proveedores deben ser muy superiores en el caso de los artículos de la clase A que en el de los de la clase C. 2. Los artículos de la clase A deben estar sometidos a criterios de control físico de inventarios mucho más estrictos que los de las clases B y C; quizás convenga guardarlos en un lugar más seguro y comprobar la exactitud de los registros de inventario de estos artículos con mayor frecuencia. 3. La previsión de artículos de la clase A pueden requerir má s cuidado que la de los demás artículos. Se puede mejorar la previsión, el control físico y la fiabilidad de los proveedores, y reducir drásticamente el stock de seguridad, implantando buenos criterios de gestión de inventarios. El análisis ABC sirve de guía para el desarrollo de estos criterios. Precisión de los registros Unos buenos criterios de gestión de inventarios no sirven para nada si la dirección no sabe en todo momento el inventario que dispone. La precisión de los registros permite a las organizaciones concentrarse en los artículos que son necesarios, en vez de concentrarse en garantizar que haya un poco de todo el inventario. Únicamente cuando una organización sabe exactamente de lo que dispone, puede formar decisiones sobre la emisión de pedido s, programación y distribución. Para garantizar la exactitud de los registros, hay que controlar correctamente las entradas y las salidas y conseguir una buena seguridad en el almacén. Un almacén bien organizado tiene que tener un acceso restringido, una b uena administración y zonas de almacenamiento que contengan cantidades fijas de inventarios. Recuento cíclico Hay que comprobar los registros mediante una revisión continua. A estas revisiones se les llama ³recuento cíclico´. Tradicionalmente muchas empre sas realizaban inventarios físicos anuales. Esta práctica significaba muchas veces cerrar la instalación para que personal con poca experiencia contase el material y las piezas. El recuento cíclico se basa en las clasificaciones de inventario de acuerdo con el análisis ABC. Mediante el recuento cíclico, se recuentan los
artículos, se comprueban los registros y se documentan periódicamente las inexactitudes. Se busca la causa de las inexactitudes y se toman las medidas necesarias para asegurar la integridad del sistema de inventarios. Los artículos de clase A se recuentan frecuentemente, una vez al mes por ejemplo, los de la case B se contarán con menos frecuencia, una vez al trimestre; y los artículos de la clase C se recontaran posiblemente una vez cada sei s meses. Control de inventarios de servicios. En contra de lo que se pueda creer, es necesario realizar un inventario de los servicios. Los negocios de venta al por mayor ya al por menor mantienen unos inventario muy amplios, por lo que la función de gestión de inventarios en estos negocios es muy importante. Por ejemplo, el inventario que está en tránsito o inmovilizado en un almacén es un valor perdido; análogamente, el inventario dañado o robado antes de ser vendido se convierte en una pérdida. En las ventas al por menor, el inventario que no se contabiliza entre la recepción y el momento de la venta se llama perdida. Las pérdidas se producen por daños o robos o por una mala gestión. En los negocios al por menor, las perdidas por robos también se denominan hurtos. Una pérdida de inventario del 1% se considera satisfactoria, pero en muchas tiendas tienen unas pérdidas superiores al 3%. Entre las técnicas que pueden ser útiles se encuentran las siguientes: 1. Buena selección, formación y disciplina del per sonal. 2. Estricto control de remesas recibidas. (códigos de barras, unidad de mantenimiento de reserva UMR (stock keepingunit; SKU)) 3. Control efectivo de todas las mercancías que salen de la instalación. (mediante códigos de barras, cintas magnéticas u observación directa). MODELOS DE INVENTARIO Comparación entre demanda dependiente e independiente. Los modelos de control de inventarios tienen en cuenta que la demanda de un artículo puede ser independiente o dependiente de la demanda de otros artículos. Costes de mantenimiento, pedidos y de preparación. Los costes de mantenimiento son los costes correspondientes a mantener los inventarios a lo largo del tiempo. Por lo tanto, estos costes incluyen también los que se deben a la obsolescencia de los materiales y los relacionados con el almacenamiento, como los seguros, la contratación de personal adicional si es necesaria, y el pago de intereses.
Los costes de pedidos incluyen los costes materiales, impresos, apoyo administrativo, etc., necesarios para procesar los pedidos. Cuando se preparan los pedidos, también se producen costes, pero en este caso se llaman costes de preparación. Los costes de preparación son los costes correspondientes a la preparación de una maquina o proceso para elaborar un pedido. Incluyen el tiempo y el trabajo necesarios para limpiar y cambiar herramientas o instrumentos. MODELOS DE INVENTARIO INDEPENDIENTE
EN
EL
CASO
DE
UNA
DEMANDA
Se presentan tres modelos de inventarios que resuelven dos importantes cuestiones: cuando efectuar los pedidos y cuanto pedir. 1. Modelo básico de cantidad económica de pedido económico (EOQ; EconomicOrderQuantity). 2. Modelo de la cantidad de pedido de producción. 3. Modelo de descuento por volumen. Modelo básico de la cantidad del pedido económico (EOQ) El modelo básico de cantidad económica del pedido económico (EOQ) es una de las técnicas de control de inventarios más antiguas y más conocidas. Esta técnica es relativamente fácil de usar, pero parte de varios supuestos. 1. La demanda es conocida, constante e independiente. 2. El plazo de entrega es conocido y constante. 3. La recepción del inventario es instantánea y completa. (llega en una sola remesa) 4. No hay posibilidad de descuentos por volumen del pedido. 5. Los únicos costes variables son los costes de preparación o de efectuar el pedido, y el coste de mantenimiento del inventario a lo largo del tiempo. 6. Se puede evitar completamente el agotamiento del stock si se cursan los pedidos en el momento oportuno. Con estos compuestos, el grafico de utilización de inventarios a lo largo del tiempo tiene forma de diente de sierra. Minimización de costes. La mayoría de los modelos de inventario, su objetivo es reducir los costes totales al mínimo. Con los supuestos que acabamos de ver, los costes más importantes son los de preparación (o de dar curso a los pedidos) y los de mantenimiento (o almacenamiento). Todos los demás coste, como el coste del inventario en si mismo, son constantes. Por tanto, si se reduce al minimo la
suma de los costes de preparación y almacenamiento, se reducirá al coste total. Punto de emisión del pedido Después de decidir cuánto hay que pedir, nos fijaremos en la segunda cuestión relativa al inventario: cuanto hay que pedir. Los modelos sencillos de inventario suponen que la recepción de un pedido es instantánea. En otras palabras, suponen (1) que una empresa emitirá un pedido cuando el nivel de inventario de un artículo determinado llegue a cero, y (2) que se recibirá el pedido inmediatamente. Sin embargo, el periodo de tiempo entre la emisión del ped ido y la recepción del material, llamado tiempo de adelanto o plazo de entrega, puede variar entre unas pocas horas y varios meses. Por tanto , la decisión acerca del momento oportuno para cursar un pedido se expresa normalmente como un punto de emisión de pedido (PEP): el nivel de inventario existente en el momento en el que se debe de cursar el pedido. Modelo de cantidad de pedido de producción. Hay veces en que se recibe el inventario a lo largo de un periodo de tiempo. En estos casos, hay que recurrir a un modelo de inventario diferente en el que no haya que suponer la recepción de todo el inventario al mismo tiempo. Este modelo es aplicable en dos situaciones: (1) cuando el inventario se va recibiendo a lo largo de un periodo de tiempo después de emitir un pedido, o (2) cuando las unidades se producen y se venden de forma simultánea. En estas circunstancias, se tiene en cuenta el ritmo de producción diaria (o de flujo de inventario) y el ritmo de demanda diaria. Modelos de descuento por volumen Para incrementar las ventas, muchas empresas ofrecen precios rebajaods a sus clientes en función al tamaño del pedido. Un descuento por volumen es sencillamente un precio reducido (p) para un artículo cuando se compra en grandes cantidades. No es raro encontrar un plan de descuentos con diferentes descuentos para grandes pedidos. MODELOS PROBABILISTICOS CON PLAZO DE ENTREGA CONSTANTE. Un modelo estadístico es aplicable cuando la demanda de un producto, o cualquier otra variable, no es conocida pero se puede establec erse por medio de una distribución estadística. El nivel de servicio es el complemento de la probabilidad de quedarse sin stock. SISTEMAS DE PERIODO FIJO Es un sistema en el cual los pedidos de inventario se realizan a intervalos regulares de tiempo.
Sin embrago, se emiten los pedidos de inventario al final de un determinado tiempo. En ese momento, y solo entonces, se recuenta el inventario. Solo se pide la cantidad necesaria para ajustar el inventario a un nivel de stock prefijado.
CONCLUSIONES El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo dentro de la compañía, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de s er competitivo y salir del mercado es muy alta.
BIBLIOGRAFIA Jay HEIZER, Barry RENDER, DIRECCION DE LA PRODUCCION, Decisiones tácticas. Sexta edición.
