MAESTRIA EN HABILIDADES DIRECTIVAS
ENSAYO
³LA COMUNICACIÓN INTERNA´
FRANCISCO ALEJANDRO SALCEDO ASCENCIO
Mayo de 2011
INTRODUCCIÓN
Mediante una prelectura, se logra identificar las ideas del material, y la diferencia entre Información y Comunicación, desde un punto de vista técnico, para que exista información se requiere de que exista un emisor del mensaje, un receptor del mismo, un canal que una al emisor con el receptor y por supuesto un mensaje.
La comunicación va mas allá de los elementos anteriores, es preciso que exista la retroalimentación, hecho de que en un momento dado, el emisor se convierta en receptor y el receptor en emisor.
Dentro del presente documento, se expondrán las ideas de la comunicación interna en las organizaciones, así como su finalidad y objetivos; entendiendo como la comunicación interna a todos aquellos dispositivos de gestión encaminados a promover la comunicación de una empresa con su propio personal, tratando de organizar sus relaciones de trabajo o de promover su cohesión interna y su rendimiento.
La Comunicación Interna Para
que una organización funcione eficientemente, se requiere de tres tipos de comunicación: Una comunicación vertical ascendente, que utilizando los niveles jerárquicos del organigrama recoja deseos, peticiones, sugerencias, estados de ánimo de la base y los traslade a los niveles más altos de la organización. Una comunicación vertical descendente, donde desciendan las políticas y estrategias que en cada nivel jerárquico se convertirán en tácticas, normas, procedimientos, ordenes, entre otros. El tercer tipo de comunicación requerido es de carácter horizontal, este se debe presentar entre los puestos homólogos, al relacionarse y comunicarse con otros, conocerán y entenderán el quehacer de los demás, evitando el sociocentrismo departamental.
Tipos de comunicación Empresarial:
Mencionado anteriormente, podemos identificar tres tipos de comunicación dentro de las empresas: y y y
La Vertical descendente, La Vertical ascendente, La Horizontal.
COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: La información descendente debe utilizar la línea jerárquica del organigrama, para evitar el puente, pero asegurándose de que no se desvirtúa el contenido. Por
medio de la comunicación descendente se transmiten las políticas, estrategias, tácticas, procedimientos y ordenes, hasta el nivel encargado de su ejecución. La comunicación descendente periódica, veráz y fiable es el mayor enemigo de los rumores. Hay que tener en cuenta que los rumores o radio pasillo son sumamente perjudiciales para el buen funcionamiento de la empresa.
Q ué se puede o debe comunicar descendentemente: y
y y y y y
y
y y y y
Todo lo que ayude al trabajador a comprender mejor su trabajo, su función, su papel en la organización y el de los demás. Políticas y objetivos. Q ué espera la organización de sus miembros. Resultados económicos y balance social. Planes Todo lo que pueda aumentar su sentido de pertenencia y solidaridad con la organización. Todo lo que pueda reforzar la motivación y el sentimiento de estima y consideración por parte de la organización hacia el colaborador. Cualquier noticia de interés para el miembro de la organización. Dificultades y modo de superarlas. Servicios que ofrece la organización a sus miembros. Problemas que afectan a las personas.
¿Q ué quieren saber los empleados? La información que realmente interesa al empleado, y que además coincide con aquella que a la empresa le interesa esté bajo su control es la referente a: Puesto Departamento Evolución del mercado Objetivos Retroalimentación sobre el rendimiento del puesto Resultados del negocio Políticas de formación Organización Estrategias a corto o largo plazo Condiciones de empleo y desarrollo. Las principales herramientas de comunicación descendente son las siguientes: Las Instrucciones Orales Las reuniones en el departamento o sección Reuniones departamentales en cascada Reuniones de departamento La nota interna o memorándum El boletín, periódico o revista de empresa
El álbum de prensa Rotacion de Revistas Los flashes informativos Flashes comerciales Las cartas circulares entregadas al personal o dirigidas a sus domicilios El tablón de anuncios El manual de acogida dirigido al personal de nuevo ingreso La guía práctica de personal Los cursos y seminarios de formación Los carteles o posters El PC para operarios.
Problemas que plantea la comunicación descendente:
El puenteo o By-pass El jefe que se entera por un subordinado de cosas que el mismo debería haberle comunicado, se siente disminuido y carente del respaldo necesario para ejercer su función. A esta acción de saltarse al jefe intermedio es a lo que se le denomina puenteo o by-pass La cadena con demasiados eslabones Por otra parte, la solidez de una cadena depende del más débil de sus eslabones. Bastará que un solo eslabón falle para que el mensaje se pierda en el camino. Las barreras de la comunicación Para que el mensaje alcance su objetivo, es necesario que venza sucesivamente tres barreras: La barrera de la percepción física La barrera de la percepción intelectual La barrera de la percepción psicológica
COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE: La dirección de la empresa para adoptar sus decisiones para comprobar si la información descendente ha sido recibida, comprendida y aplicada, y para ejercer la función de control, precisa de la comunicación ascendente.
Dentro de las modalidades mas frecuentes de la comunicación ascendente figuran: o El comité de empresa o Los distintos comités y grupos de trabajo que se puedan formar en la empresa Los círculos de calidad: Consiste en grupitos de obreros o empleados (de 6 a 12 personas) que trabajan en un mismo taller o sección. Voluntariamente, y presididos por su jefe natural, se reúnen en horas de trabajo para reflexionar acerca de la empresa, sus productos, sus métodos, sus problemas, realizar estudios sobre temas que ellos mismos han seleccionado, y hacer propuestas de cambios a la dirección. Las encuestas de opinión: Cualquier métodos que busque averiguar la verdad de unos hechos es una encuesta, pero una encuesta utiliza la técnica del cuestionario, cuando a los entrevistados se le somete a una lista de preguntas a las que deben responder oralmente o por escrito. La política de puertas abiertas: En las empresas que utilizan este procedimiento, cualquier empleado, incluso del nivel más bajo, puede llegar hasta un interlocutor de un nivel muy por encima del suyo para planear una petición, formular una denuncia o presentar una reclamación. COMUNICACIÓN HORIZONTAL: Es aquella que contiene como objetivo la coordinación interdepartamental, la armonización de las acciones de los distintos departamentos y secciones de la empresa y para asegurar que no existan lagunas, solapes o duplicidades en el quehacer de los departamentos. Las principales herramientas que se consideran son las siguientes: Las reuniones interdepartamentales Los mensajes electrónicos y y
Las reuniones interdepartamentales: El objetivo es el que los distintos departamentos y centros de trabajo tengan un mutuo conocimiento que haga desaparecer la idea de departamento X, ese gran desconocido. Correo Electrónico: Permite el envío de mensajes escrito, con la posibilidad de incluir documentos adjuntos, a una o varias personas, dentro y fuera de la organización.
CONCLUSION
Hoy por hoy, en las organizaciones en crecimiento, la comunicación interna se vuelve cada vez más compleja por las enormes actividades y el inmenso desempeño que día a día se presenta. Por ello, el directivo o directivos de las organizaciones, deberán considerar seriamente el implementar aquel o aquellos métodos más acordes y aplicables a su organización.
El método a utilizar por cada directivo dependerá del alcance de los objetivos planteados para este tema, que, sin embargo, requiere siempre la dedicación y seriedad para evitar los rumores de pasillo tan dañinos en el comportamiento humano en las organizaciones.
Para
abordar el tema de la comunicación interna de las organizaciones, tendremos que analizar cada situación en específico, ya que en cada empresa trabajan personas totalmente distintas, con ideología y formas de pensar autónomas, y la forma de dirigir esta encausada a un grupo reducido de personas, que al igual que sus subordinados, poseen formas de pensar muy propias.
