TRABAJO FINAL DE MAESTRIA
Del control al autocontrol Parte del proceso administrativo fundamental fundamental y vital para el desarrollo de la auto organización Alexander Tabares Penagos
2011
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INTRODUCCION Tengo que confesar que antes de iniciar este curso de Administración y organizaciones estaba muy preocupado y tenso pensando en cómo abordaría y asimilaría conceptos nuevos y temas específicos de esta rama del conocimiento ya que en una Maestría de manera muy científica y rigurosa se van develando asuntos muy interesantes pero a la vez muy complejos y densos. De hecho, no había tenido ninguna preparación específica desde mi pregrado en la medida en que estudie lenguas extranjeras y por lo tanto no vi conceptos administrativos y muchos menos organizativos. No obstante, debo reconocer y agradecer toda la labor y el esfuerzo de la profesora Clara Inés Orrego Correa, ya que logré construir todo un mapa conceptual que, aunque todavía sigue siendo muy básico, me ha permitido entender y comprender los comportamientos organizacionales dentro de la administración y los fenómenos que estancan o dinamizan esos grupos sociales. Precisamente, con ese marco teórico obtenido y esos nuevos conceptos este trabajo final pretende recoger, entender, analizar y criticar, si se pudiera desde una perspectiva no muy general, uno de los aspectos más importantes del proceso administrativo que es fundamental y vital dentro de las organizaciones como lo es el control. Primero se hará una definición del control revisando y contrastando enfoques clásicos, modernos y contemporáneos para luego pasar a analizar cuál es la función y el papel que juega esta parte del proceso administrativo en las organizaciones. Después, se revisará porque la percepción que se tiene de control dista mucho de su función real para así pasar a proponer conceptos y procesos que generen autocontrol en las organizaciones: Autocontrol que lleva a los organismos sociales a transformarse, a adaptarse, a ser flexibles y sobre todo a auto organizarse bajo parámetros de innovación y tecnología llevados siempre de la mano de los individuos; parámetros de innovación y tecnología al servicio de estos y no para usufructuarlos ni manipularlos.
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EL ECO DE LOS PASOS "Quiero creer que la gente tiene un instinto por la libertad, que quieren controlar sus vidas de verdad. No quieren que les presionen, que les manden, que les opriman, y quieren una oportunidad para hacer cosas que tengan sentido. No sé cómo probar esto. En realidad es más una esperanza de que las personas son así, de que si las estructuras sociales cambian lo suficiente, esos aspectos de la naturaleza humana saldrán a la luz."
Noam Chomsky DEFINICION DE CONTROL Desde el inicio de la administración como ciencia a principios del siglo XX con los estudios y teorías clásicas de Taylor y Fayol se ha entendido la administración como un proceso cíclico de planificación, organización, dirección y control. Ciclo que es dinámico y circular en la medida en que se controla para volver a prever y planear. En este sentido, el control ha ocupado un lugar muy importante en este proceso ya que es una etapa fundamental y primordial en la administración, pues, aunque una empresa u organización cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficaz y eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existirá un mecanismo que evalué e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos previamente establecidos.
DIFERENTES PERSPECTIVAS El concepto de control es muy general y ha sido entendido y utilizado en el contexto organizacional de diversas formas. A continuación se citan algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: “El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene
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como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. ” Henry Farol “El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,
valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. ” George R. Terry: “El control implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la
corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan. ” Harold Koontz y Ciril O´Donell: “El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador .” Chiavenato
UNA PERSPECTIVA MODERNA DE LO QUE ES EL CONTROL En una mirada y en un enfoque más moderno, por lo menos de autores más contemporáneos tenemos: “El control puede definirse como el proceso de regular actividades que aseguren
que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa" Robbins "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" Stoner “El control se trata del proceso de acuerdo con el cual se podrá instalar en las
estructuras los famosos electrodos que deben servir de puntos de referencia para recolectar, encauzar y aprovechar información en pro de la meta y si hay lugar, para aportar correcciones ” Omar Aktouf
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Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control desde hace más de un siglo posee ciertos elementos que son básicos o esenciales. En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias. En síntesis, se puede definir el control como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los límites de la estructura organizacional.
PERSPECTIVA DE CONTROL Sin embargo, el control se ha visto con malos ojos en diferentes estamentos y hay casos en que la palabra control se percibe como un paso automático y programado, carente de flexibilidad y a veces de sistema cerrado y no un proceso cíclico y circular que permite la retroalimentación y la corrección. También se ha utilizado como una función restrictiva dentro del proceso administrativo y dentro de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío. Como citaba Omar Aktouf en su libro La Administración: Entre Tradición y Renovación: “El sentido más fuerte de
control sigue siendo el de vigilancia e inspección para mantener el orden y la disciplina. De hecho, hay una imagen popular según la cual la palabra control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección, refuerzo, manipulación e inhibición.
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Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y limitado. Inclusive, en muchas empresas hoy en día este proceso de control se vuelve obsesivo: Hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza, limitando la libertad individual para actuar y auto controlarse.
HACIA UNA NUEVA FORMA DE CONTROL: AUTOCONTROL En contraposición a este enfoque o práctica Omar Aktouf dice textualmente en su capítulo de la dirección al control, una cuestión de poder: “Actualmente la tendencia más prometedora parece ser la que orienta la práctica
del control hacia las situaciones propicias a un mínimo de reglas y un máximo de autodisciplina, por lo tanto de organización y de autocontrol …….Controlar es conocer permanentemente las propias fuerzas y debilidades; es mantener a punto un sistema mediante el cual se puede asegurar la regulación…….. Es canaliz ar los
comportamientos hacia el rendimiento; presionar en el sentido de la eliminación de comportamientos anti productivos……. Debe conllevar una apertura hacia todo el
proceso de administración: Debe ser, a la vez, prevención, corrección, motivación, canalización de los comportamientos y concertación ” Este enfoque del control debe ser flexible, adaptable a las circunstancias y contingencias de esta era de cambio vertiginoso que rompe convenciones y paradigmas constantemente: No debe ser prescriptivo sino heurístico con agentes activos y dinámicos como son los seres humanos que permitan que ese proceso o parte del proceso sea ágil, dinámico. Como se cita en el documento
Los
dirigentes y el gobierno de las personas de Calderón y Jurado base de unas de las discusiones que se tuvieron en clase: La variable social es esencial en cualquier proceso de ajuste; los individuos en la organización transcienden la racionalización y las ejecuciones rutinarias para convertirse en agentes activos y actores sociales que tienen la capacidad de incorporar nuevos conocimientos que en el caso del control serían claves para interpretar las contingencias y así corregir procesos tanto de manera reactiva como proactiva en la medida en que no se
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estaría en un modelo burocrático en donde habría que esperar a que un superior, o desde un plano ejecutivo tome decisiones. Curiosamente, es ese recurso humano el que con estrategias de adhesión e inclusión introduce el concepto de reflexión e intuición en la organización y más específicamente en al control :”La única cosa realmente valiosa es la intuición”
Dice Albert Einstein. Intuición que permitiría en los procesos de control un dinamismo tal que produciría ciclos más rápidos para obtener ventajas estratégicas y así detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de las organizaciones e inclusive sus comportamientos mismos. Desafortunadamente, la mayoría de las organizaciones y empresas de nuestra actualidad no han evolucionado mucho de los modelos Tayloristas o Fayolistas las cuales son estructuras muy cerradas y muy burocratizadas que no permiten la participación y el aporte de sus empleados: “Se mantiene un modo de funcionamiento de las empresas que concibe como natural y deseable que la dirección pueda tener el control; pueda estar al tanto de todo y que acapare para si todo el poder de asignar normas y gestos” Omar Aktouf
En suma, y como se argumentó hace un momento, un enfoque del control debería basarse en un sistema social como lo propone Parson que integre al ser humano, o recurso humano si así se quiere llamar, a guías de acción y control con funciones de latencia que significa motivar y proporcionar pautas culturales de organización con autonomía, empoderamiento, valores e identidad. “Las empresas deberían ser espacios en donde se expresan mecanismos de acción social y económica en todos los niveles” Boltansky y Thenevot .
AUTOCONTROL COMO BASE DE LA AUTOORGANIZACION La profesora Clara Inés Orrego en su trabajo sobre Decisión y Organización, dentro de las discusiones y disertaciones hechas en clase, genera un interesante debate en torno a la decisión y propone que es necesario descentralizar los procesos para que las personas participen en las tomas de decisiones y de esta 7
manera ellas se auto motiven y se hagan cargo de sus actos de manera activa y auto determinada. Se habla entonces de la necesidad en la administración de una reingeniería orientada hacia la organización y hacia todos sus procesos para que esos sistemas sociales, y en lo particular en sus procesos de control, se acepten a esos agentes diferentes a los ejecutivos para que generen creatividad, innovación, adaptación; que ese auto control sea el filtro para “tolerar un mínimo de ruido” y que no se mire, en el proceso de control, el error como algo punitivo ni algo que transgrede. De hecho, uno de los personajes más innovadores de nuestros tiempos dice: “Por los locos, los inadaptados, los rebeldes, los agitadores,
las clavijas redondas en los orificios cuadrados, los que ven las cosas de manera distinta. No sienten apego por las reglas, ni respetan el estado de cosas. Puedes citarlos, disentir, glorificarlos o difamarlos. Lo único que no puedes hacer es ignorarlos, pues son los que producen cambios. Permiten el avance de la humanidad y, aunque algunos los consideran delirantes, nosotros vemos genios porque las personas lo bastante alocadas para pensar que pueden cambiar el mundo son las que lo cambian. ” STEVEN JOBS
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Para que el auto control tenga sentido y cree una cultura de auto organización se debe facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la perspectiva del proceso de control. Por lo tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
CARACTERISTICAS DE LA AUTO ORGANIZACIÓN La auto-organización es el proceso en el que una estructura o patrón aparece en un sistema sin una autoridad central. Una auto organización autónoma tiene ciertos rasgos esenciales que la definen: No es jerárquica; No hay un liderazgo o autoridad institucional o permanente; No puede permitirse un papel de liderazgo permanente, porque eso minaría otra rasgo esencial de la auto organización autónoma: la horizontalidad de la comunicación y de las relaciones. Esto significa personas que se comunican unas con otras, interactuando, expresando necesidades y deseos abiertamente, discutiendo realmente los problemas a que se enfrentan juntas y en términos prácticos, sin ningún liderazgo para someter esta expresión a una línea preestablecida: La unidad básica de la auto organización autónoma es el individuo. Así que la auto organización autónoma es ante todo el individuo que organiza su lucha en sus propios términos contra los condicionamientos que este mundo ejerce sobre él. Pero entre los medios necesarios están las relaciones con otras personas, así que la auto organización autónoma también es una práctica colectiva. Pero esa práctica colectiva no se basa en someter a los individuos a una organización que les es impuesta, sino en el desarrollo de relaciones de apoyo mutuo entre ellos, en las que descubren las áreas comunes en sus luchas y necesidades, afinidad en sus sueños y deseos. Se podría decir que auto organización autónoma es el desarrollo de una lucha compartida basada en el apoyo mutuo para la realización plena de cada individuo involucrado. 9
"La misión del conocimiento no es iluminar a un alma que es oscura de por sí ni hacer ver a un ciego. Su misión no es descubrir los ojos del hombre, sino guiarlo, gobernarlo y dirigir sus pasos a condición de que tenga piernas y pies para caminar." Montaigne
UN CASO PARTICULAR Y EJEMPLAR El caso de Siemens es un caso muy especial porque aplica muchas de las estrategias, modelos y enfoques propuestos en este ensayo. Esta compañía está asentada en Gran Bretaña y fue fundada en 1843 bajo modelos clásicos de administración. Sin embargo, ha ido adoptando nuevas teorías y esquemas que la hacen hoy por hoy una de las compañías más innovadoras y líderes del mercado. Al interior de la organización se tiene como lema que lo más importante es la innovación más que la invención dando espacio a la creatividad y a las ideas nuevas. Esta compañía recluta jóvenes ingenieros que están en sus últimos semestres y les ofrece un periodo de práctica en donde los capacitan a través de la experiencia y cursos específicos de entrenamiento a todo nivel. Además, los rotan por todas las aéreas de la empresa para que tengan una visión holística de los procesos de la compañía. Por otra parte, la empresa empodera a sus empleados para que ellos puedan resolver problemas dentro del proceso administrativo, dándoles una pauta de auto organización y auto control que los motiva y los invita a alcanzar metas individuales y comunes permitiéndoles ser lideres y generadores de ideas y aportes constantes. Aunque el control de las directivas no se suprime, este se despliega a través de toda la organización motivando al empleado a trabajar en equipo y a tomar decisiones que le permitan mejorar sus tareas y por ende su desempeño.
CONCLUSIONES Después de haber analizado y contrastado algunos conceptos tanto clásicos como modernos de lo que es el control podemos ir concluyendo que este es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción 10
correctiva cuando se necesita. Sin embargo, la aplicación de un control en las organizaciones solo ha atendido dos finalidades muy estrechas: Corregir fallas o errores existentes: Y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos, dejando de lado un componente o un enfoque totalmente revolucionario que cambiaría y modificaría de plano paradigmas muy arraigados que no han permitido generar conceptos de auto control los cuales motivarían y propiciarían la auto organización antes mencionada, la identidad a partir de las relaciones con el otro y el entorno, una cohesividad y una visión que salga y se genere desde adentro y que por lo tanto favorezca la búsqueda y la interpretación de las contingencias para así generar innovación y adaptación a las nuevas tendencias tecnológicas que afectan la organización de manera fundamental. Además, ese auto control permitiría lograr objetivos no solo colectivos sino personales que satisficiera al individuo y mejorara el ambiente del grupo o el ambiente laboral. Para ello es necesario introducir la reflexión no solo desde el nivel directivo sino permitir que los empleados también lo hagan: “ Es tan difícil verse a uno mismo como mirar para atrás sin volverse" Henry David Thoreau Se debe confiar en la gente, empoderarla para que actué con libertad y tenga la posibilidad de crear y ser un ente adaptativo e innovador; que pueda aceptar el cambio por que lo interpreta mas no porque se lo imponen; que pueda auto renovarse y se pueda entrenar y ser mejor cada vez más a través de la práctica, el trabajo en equipo, la retroalimentación, el trabajo por proyectos o matricial con polivalencia de funciones y con fundamentación en los cambios. Ese nuevo modelo obviamente ya no estaría incrustado en un modelo burocrático sino que estaría inmerso en modelo flexible, sin jerarquías; Un modelo heurístico con capacidad de interpretar el entorno y adaptar nuevas estrategias de control que les permita capacidad de reacción a las crecientes demandas Que trabaje por proyectos colaborativos; Que eliminen las funciones y las jerarquías y hagan de la organización una estructura plana e integradora; Que promueva el cambio y la creatividad
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Como lo cita Juan Carlos López diez en su artículo de la revista Eafit Hacia un
nuevo modelo de control organizacional: “Todo sistema de control debe ser integral; debe ser estratégico; debe ser flexible;
debe ser Humano y debe ser descentralizado
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BIBLIOGRAFIA AKTOUF, Omar. (1998) La Administración entre Tradición y Renovación. Cali, Artes graficas Univalle, 179-205 ORREGO
CORREA,
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La
Polémica
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Gobierno de las Personas. Medellín. Universidad Eafit, Oct-Dic Vol 42 # 144 TIMES, Magazine. (2010) Siemems: Motivation within a Creative Environment. Desde http://www.thetimes100.co.uk/downloads/siemens/siemens_14_full.pdf
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