UNIDAD 1 CONCEPTOS DE PROYECTOS PROYECTOS
¿QUE ES UN PROYECTO? “ Un Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento planteamiento de un problema tendiente a resolver, entre muchas, una necesidad humana .” (Baca Urbina)
Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas que intentan cumplir con un objetivo especifico, se establece un periodo de tiempo y un presupuesto determinado para el cumplimiento de dicho proyecto.
¿QUE ES UN PROYECTO DE INVERSION?
“
Un proyecto de inversión es un plan que, si se asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, podrá producir un bien o un servicio, útil al ser humano o a la sociedad en general” (Baca Urbina)
¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LOS PROYECTOS? En cualquier sitio se encuentran una serie de productos o servicios proporcionados por el hombre, la ropa que se viste, los alimentos que se consumen, las computadoras que se utilizan, los pozos que se perforan, etc. Todos estos son evaluados desde varios puntos de vista siempre con el punto final de que cumplan con la satisfacción de una necesidad humana, después alguien toma la decisión de producir los productos o servicios en masa Lo anterior en otras palabras nos dice que siempre que haya una necesidad humana de un bien en servicio habrá la necesidad de invertir, esta inversión se debe hacer desde la base de un proyecto estructurado y bien evaluado que indique la pauta a seguir, de ahí se deriva la necesidad e importancia de los proyectos
TIPOS DE PROYECTOS
PROYECTO
CATEGORIA
PRODUCTIVOS INFRAESTRUCTURA SOCIALES
AMBITO GEOGRAFICO
NACIONAL REGIONAL LOCAL
UTILIZACION
DE BIENES DE SERVICIOS DE INVESTIGACION
➢ Desarrollo de un nuevo producto
➢ Crear polos de desarrollo
➢ Automatización de una línea de producción
➢ Aprovechar los recursos naturales
➢
➢
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Construcción de, una nueva planta de producción Traslado de un departamento (de producción, estudio, u otro) de una ubicación a otra. Reorganización de la empresa o de un a parte de ella Realización de un reajuste cuantitativo y/o cualitativo de la plantilla Realización de un estudio de reducción de costos. Informatización de la gestión de producción Ampliar las instalaciones de una industria Reemplazar tecnología Cubrir un vacío en el mercado Sustituir importaciones Lanzar un nuevo producto Proveer servicios
Sustituir producción artesanal por fabril ➢ Satisfacer demandas insatisfechas ➢ Razones de estado y seguridad nacional. ➢ Mejorar calidad (la posibilidad de elaborar un mejor producto a un menor ➢ Precio, que los ya existentes.) ➢ Sustituir importaciones ➢ Exportaciones de productos ➢ Incremento en productividad ➢ Implementar programas de seguridad ➢ Implantación, obsolescencia de los activos
Factores que restringen en el éxito de un proyecto
Factores de impacto en el durante el proyecto
➢
Costo de materiales mayor
➢
Clima
➢
Rediseño y modificaciones
➢
Retraso en los componentes
➢
Miembros clave de un equipo falta
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO 1. Formulación y selección 2. Planeación 3. Programación y control 4. Implantación y terminación del proyecto
Resumen del ciclo de vida de un proyecto
En la primera etapa (formulación y selección), los administradores definen (y refinan) el proyecto y su
alcance, y consideran su impacto en el plan estratégico de la organización. Suponiendo que el proyecto se elige para desarrollarlo Los administradores procederán a una planeación más detallada en la Segunda etapa. En ella definen las tareas específicas que constituirán el proyecto y estiman los recursos (trabajadores, materiales, etcétera) que serán necesarios para terminar con éxito el proyecto. Como parte de la etapa de planeación, los administradores deciden qué tareas se subcontratarán y definen las licitaciones para estas tareas. La etapa de planeación es crítica; es aquí que se define la regla 6P de la administración de proyectos: Prior Planning Precludes Poor Project Performance
El trabajo en el proyecto es más intenso durante la tercera etapa; los recursos asignados al proyecto alcanzan su máximo Por último, en la cuarta etapa el proyecto se implanta y se entrega a los usuarios (ésta es la etapa en la que los usuarios ocupan un nuevo edificio o en la que se inserta una nueva componente al proceso de ensamble).
GENERACIÓN DE LA IDEA DE UN PROYECTO ➢
La idea es un proceso innato en el ser humano, la idea es una nueva combinación de elementos
➢
Esta generación de ideas es la clave para los procesos de innovación y base de los proyecto
➢
Las ideas de nuevos productos provienen de muchas fuentes: consumidores, empleados, distribuidores, competidores, el área de investigación y desarrollo, y los asesores.
➢
Las ideas verdaderamente buenas se debe a la combinación de inspiración, trabajo y método de quienes las generan.
TECNICAS PARA OBTENER IDEAS •
•
•
•
consiste en hacer un listado de los atributos o propiedades del producto y posteriormente modificar algunos de ellos para buscar una nueva combinación que lo perfeccione. b) Relaciones forzadas: se elabora una lista de ideas y se consideran a cada una de ellas interrelacionándolas para estimular el proceso creador. Al estar relacionando las ideas se hacen todas las combinaciones posibles con la cual pueden surgir ideas innovadoras y novedosas. d) Lluvia de ideas: los encargados de llevar cabo una técnica tienen que estimular la creación de ideas en reuniones de comité. Deben dar a conocer sus propias experiencias para que la gente, al escucharlas, también exprese sus ideas. E) Role Play: Ponerse en los zapatos de otro a) Enumeración de atributos:
EVALUACIÓN DE LA IDEA DE UN PROYECTO La evaluación de las Ideas es el proceso de comparar y contrastar ideas relacionadas con el nuevo producto para seleccionar las más prometedoras para su negocio.
En algún momento es importante reducir el número de ideas. No todas las ideas sirven para su empresa. Para poder distinguir lo bueno de lo no tan bueno todas las ideas necesitan ser evaluadas de acuerdo a ciertos criterios, como tamaño estratégico, dificultades técnicas y oportunidades de mercado. La limitación de recursos disponibles hace difícil desarrollar varios productos al mismo tiempo, y un buen proceso de evaluación de ideas contribuye a un proceso de desarrollo de producto más centrado y concreto, con mayores posibilidades de éxito.
La evaluación le ayuda a reducir la cantidad de ideas a una cantidad manejable, que puede ser desarrollada en prototipos. El objetivo es reducir el número de ideas sin despreciar ningún “diamante en bruto”. Por
favor, recuerde los dos riesgos en potencia a la hora de filtrar: Descartar ideas demasiado pronto significa perder oportunidades. Desarrollar ideas “equivocadas” significa
malgastar recursos, en términos de inversión de tiempo y dinero, y puede poner en riesgo su cartera de clientes actual.
SELECCIÓN DE LA IDEA DE UN PROYECTO ➢
Elegir la mejor idea de entre todas las presentadas por los diferentes miembros del grupo
➢
Se elimina cada idea según sea la relación con cada criterio.
➢
Cada idea se contabiliza, la idea con más puntos se selecciona
➢
Si no hay ninguna idea que destaque se puede crearse una nueva entre todos.
PERFIL DEL PROYECTO El perfil del proyecto es un suplemento del resumen ejecutivo que brinda todos los detalles del proyecto y su organización, información adecuada para realizar los primeros contactos con posibles fuentes de financiamiento.
RESULTADOS ESPERADOS
PROPOSITO
FIN DEL PROYECTO
ACTIVIDADES
“El perfil es una explicación concisa de todos los detalles importantes del proyecto”
RECURSOS E INSUMOS
PERFIL DEL PROYECTO 1. Nombres y antecedentes del proyecto
Nombre del proyecto. Necesidad o necesidades que se pretenden resolver. Beneficiarios del proyecto. Opinión de los beneficiarios frente al proyecto. Entidad responsable de los estudios.
2. Estudios anteriores o en proceso.
Objetivos del proyecto Objetivo general. Objetivos específicos.
3. Mercadeo del proyecto
Ámbito y alcances del proyecto: productos o servicios del proyecto, área de influencia y vida útil del proyecto. Estudio de la oferta: comportamiento de la oferta histórica y estimación de la oferta futura. Estudio de la demanda: comportamiento de la demanda histórica y estimación de la demanda futura. Balance entre la oferta y la demanda. Aspectos relativos a la comercialización y el abastecimiento de insumos.
PERFIL DEL PROYECTO 4. Aspectos técnicos del proyecto
Tamaño del proyecto. Localización del proyecto. Estudios básicos. Procesos técnicos necesarios. Instalaciones y equipos requeridos
5. Programación y organización del proyecto
Programación de actividades. Organización para la operación del proyecto. Entidad responsable de la ejecución.
6. Aspectos financieros del proyecto
Costos del proyecto: inversión fija, otros costos y cronología de los costos. Ingresos o beneficios del proyecto. Situación con y sin proyecto: resumen de costos e ingresos y cronología de costos e ingresos incrementales. Posibles fuentes de financiamiento: identificación de posibles fuentes financieras y principales condiciones de financiamiento.
PERFIL DEL PROYECTO 7. Evaluación financiera y riesgos
Principales índices de evaluación. Riesgos más importantes.
8 Conclusiones y recomendaciones
ALCANCE DE UN PROYECTO ¿De qué manera se define el alcance de un proyecto?
La definición d el alcance se produce a través de la utilización de un conj unto de métodos determinados, que se complementan entre sí, y que se ponen en práctica, por medio del empleo de herramientas específicas, para generar el alcance de un proyecto en particular. Algunos de estos métodos se detallarán, a continuación:
•
Descrip ción textual del alcance: se efectúa, por medio de esta herramienta, el conjunto de especificaciones escritas necesarias para el establecimiento del alcance del proyecto. Este documento debe ser rigurosamente concreto, conciso y claro. Además, se deben tener cuenta tanto los elementos que forman parte del proyecto, como así también aquellos que no, ya que ello incide directamente sobre la fijació n d e las tareas a realizar y sobre el monto económico a percibir por las mismas.
ALCANCE DE UN PROYECTO •
Matriz de responsabili dad o matriz RASCI o RACI: es una planilla que indica claramente la divisi ón de tareas y de las correspon dientes responsabil idades que cada uno de los agentes del proyecto tiene a su cargo. No solamente tiene como función la especificación de cada una de las tareas, sino también la diferenciación y el con traste de las tareas de todos lo s que participan del desarrollo de un pr oyecto en particular. Además, se establece, con claridad, los siguientes roles:
Del r esponsable (R) de una tarea en especial; Del aprobador (A), es decir, quien da el consentimiento y quien controla que la tarea asignada haya sido completada exitosamente; Del s opor te (S), persona que realiza tareas de apoyo a quienes tienes a su cargo una actividad específica, pero que no es responsable por el cumplimiento de la misma; Del cons ulto r (C), quien brinda su apoyo de asesoramiento y de consultoría, sin participar directamente en la acción; El rol del inf ormado (I), la persona que tiene conocimiento de todos los procesos que se llevan a cabo, sin ejercer tampoco una participación directa.
EJEMPLO DE UNA MATRIZ RASCI
ALCANCE DE UN PROYECTO •
Table Top Dr awin g: consiste en un recurso gráfico, empleado para explicitar una representación esquemática del proyecto en cuestión. Se utilizan colores variados, de acuerdo a las tareas que se llevan a cabo y a las responsabilidades asignadas para cada integrante del equipo que efectúa el proyecto. Entre sus beneficios más claros, se debe destacar la fácil visualización en for ma de diagrama y la comprensión segura sobre las interacciones que se presentarán a lo largo del transcurso del trabajo del proyecto.
ALCANCES SMART
S (Specific)
M (measurable)
A (Achievable)
R (Realista)
T (Time-related)
ESTIMACION DE TIEMPOS COSTOS Y RECURSOS Estimación de tiempos Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen: 1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. 2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma. 3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma. 4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma. 5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, la duración de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. 6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.
ESTIMACION DE TIEMPOS COSTOS Y RECURSOS Estimación de costos La estimación de costos de una actividad es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimación puede presentarse en forma de resumen o en detalle. Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimación de costes de la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de coste. A continuación se señalan algunas técnicas para la estimación de costos 1. Estimación por analogía.- Por analogía implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el coste del proyecto actual. La estimación de costos por analogía es, en general, menos costosa que otras técnicas, pero generalmente también es menos exacta. Es más fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no sólo en apariencia, y las personas o grupos que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.
2 Determinación de Tarifas de Costos de Recursos La persona que determina las tarifas o el grupo que prepara las estimaciones debe conocer las tarifas de costos unitarios, tales como el coste del person al por hora y el coste del material a granel por yarda o metro cúbico, correspondientes a cada recurso para estimar los costes de la actividad del cronograma. Reunir cotizaciones, es un método de obtener las tarifas. Para los productos, servicios o resultados que deben o btenerse por contrato, se pueden incluir las tarifas estándar con factores de escalamiento en el contrato. Las bases de datos comerciales y las listas de precios publicadas de los vendedores son otra fuente de tarifas de costes. Si no se conocen las tarifas de costes reales, entonces las propias tarifas tendrán que estimarse.
3 Estimación Ascendente Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle. Este costo detallado luego se resume o “acumula” en niveles superiores para fines de información y seguimiento. El coste y la exactitud de la estimación de costes ascendente en general está motivada por el tamaño y la complejidad de la actividad del cronograma o del paquete de trabajo individuales. En general, las actividades con un esfuerzo asociado menor aumentan la exactitud de las estimaciones de costes de las actividades del cronograma.
4 Estimación Paramétrica La estimación paramétrica es una técnica que utiliza una relación estadística entre . los datos históricos y otras variables (por ej., metros cuadrados en la construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma. 5 Software de Gestión de Proyectos El software de gestión de proyectos, como por ejemplo, las aplicaciones de software de estimación de costos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas, es ampliamente utilizado para asistir en el proceso de estimación de costos.
6 Análisis de Propuestas para Licitaciones Entre otros métodos de estimación de costos se incluyen el análisis de propuestas para licitaciones y un análisis de lo que debería costar el proyecto. En los casos en los que los proyectos se ganan mediante procesos competitivos, se le podrá demandar al equipo del proyecto un trabajo de estimación de costes adicional para examinar el precio de los productos entregables individuales, y obtener un coste que respalde el coste total final del proyecto.
El resultado final de la estimación de costos es conocido como Presupuesto del Proyecto. La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo tot al, a fin de medir el rendimiento del proyecto. Estimación de recursos La estimación de recursos y costos es una actividad importante que debe llevarse a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al comprador establecer una aproximación al costo total y plazos del desarrollo del sistema. Para ello se requiere experiencia, acceso a una buena información histórica y determinación para confiar en medidas cuantitativas cuando todo lo que existe son datos cualitativos. Factores que afectan a esta estimación: ✓ La complejidad del proyecto, cuantificando la misma en función de: ✓ Número de módulos y nivel de interrel ación entre los mismos. ✓ Número
y tipo de las interfaces externas con otros sistemas, programas o datos. ✓ Grado de distribución y heterogeneidad del entorno de implantación. ✓ Grado de sofisticación de las herramientas de desarrollo. ✓ Naturaleza de los algoritmos que se deben diseñar y programar.
