ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1. 1. Contexto:
Las organizaciones desde que nacen, desarrollan actividades de carácter económico para cumplir unas metas fijadas por quienes las constituyeron. Estos acontecimientos son transacciones = HECHOS ECONOMICOS.
Esos eventos deben traducirse para generar información para la toma de decisiones. Además, hoy en día es difícil concebir una ACTIVIDAD ECONÓMICA en donde no se requiera información adec ad ecua uada da y opor oportu tuna na..
1.2. Sistema de información contable CONTABILIDAD
• Datos : Hechos económicos. • Actividades de la organización ENTORNO
PARTIDA DOBLE
• Interpretación • Procesamiento • Análisis • PCGA
• Información financiera • Usuarios
ESTADOS FINANCIEROS
1.2.Sistema de información contable
*Dependiendo de la jurisdicción, dichas normas pueden denominarse estándares o principios de contabilidad generalmente aceptados.
1.3. Importancia de los E. F. • Como terceros no tienen acceso a los registros del ente económico.
• Los Estados financieros se convierten en el mecanismo por el cual estos usuarios acceden a la información. • La Administración de la empresa puede obtener en todo momento información.
• Las autoridades que ejercen inspección, vigilancia y control tienen acceso en cualquier momento con base en facultades otorgadas por la ley.
1.4. Finalidad de los Estados Financieros (E.F) Constituyen una representación estructurada de la situación financiera y de los resultados de un período de las acumulaciones y compensaciones resultantes de las transacciones llevadas a cabo por la empresa. Su propósito general es suministrar información acerca de la situación y desempeño financieros, así como de los flujos de efectivo, que sean útiles para la toma de decisiones.
1.5. Información NO Revelable
Básicamente está relacionada a: No
divulgar Secretos Industriales y/o
Información
que pueda afectar el normal desarrollo de las actividades de la organización.
Por ejemplo:
Un socio que en su legitimo derecho de inspección (libros y papeles de la sociedad) no puede solicitar documentación sobre secretos industriales ni datos que de ser divulgados, puedan ir en detrimento de la sociedad. Art. 48 Ley 222 de 1995.
1.6. PCGA
La Contabilidad es el elemento más valioso que posee las organizaciones para medir sus resultados, desempeño, proyectar el curso de acción y evaluar la gestión administrativa.
El método que utiliza la contabilidad está reglamentada por Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
Definición de PCGA:
“Son el conjunto de reglas y conceptos básicos, elementos que deben tenerse en cuenta al registrar e informar contablemente las actividades realizadas…”
“observando estos PCGA: se permite identificar, clasificar, registrar, medir, interpretar, analizar e informar las actividades de un ente” (Ley 43/90)
Definición de Principio:
“Primer instante del ser de una cosa. Base, origen, razón fundamental sobre la cual se procede discurriendo en cualquier materia. Causa, origen de algo” (RAE, 1996)
1.7. Usuarios de la información contable y financiera
A S E R P M E
1.8. ¿QUE SON E.F.?
Son la tabulación formal de nombres y cantidades de diversos recursos expresados en dinero derivados de registros, reflejan a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.
Constituyen la revelación de del ente. Para su elaboración se hace uso de la
1.8.1. CARACTERISTICAS GENERALES Los EF están conformados por las siguientes secciones:
A. B. C. D.
Encabezado Cuerpo central (cifras de los elementos) Firmas Notas
A. ENCABEZADO
IDENTIFICACION DEL ENTE ECONOMICO
EL PERIODO PRESENTADO (FECHAS)
El corte o lapso considerado
EXPRESION DE LAS CIFRAS (MONEDA FUNCIONAL)
Nombre, NIT, Tipo de Sociedad
Forma en que están presentados los valores monetarios
TIPO DE ESTADO FINANCIERO
Básico, Consolidado, de propósito especial, etc.
NIC-NIIF ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA (BLCE GENERAL)
ESTADO DE DESEMPEÑO (RESULTADOS)
ESTADO CAMBIOS EN PATRIMONIO
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POLITICAS CONTABLES Y NOTAS EXPLICATIVAS
B. CUERPO O CONTENIDO CENTRAL ELEMENTOS DE LOS E.F. (activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos) REFLEJA EL RESULTADO DE APLICAR EL CICLO CONTABLE
NORMAS TÉCNICAS RECONOCIMIENTO PROCESAMIENTO VALUACIÓN Y MEDICIÓN
INFORMACIÓN CUANTITATIVA (valores numéricos)
ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ACTIVOS
PASIVOS PATRIMONIO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA BALANCE GENERAL
GASTOS
INGRESOS
ESTADO DE RESULTADOS
C. FIRMAS Rubrica (el signo o señal (signatura)) Nombres de los responsables
Representante legal Contador Revisor Fiscal (para aquellos entes obligados a tenerlo)
Identificación de los firmantes
Cargo, C.C., Tarjeta profesional (para los contadores y Rev. Fiscal)
Además, debe hacerse precisión de lo siguiente:…
C. FIRMAS
Debe indicarse que: notas que acompañan no son anexos, son parte INTEGRAL de los estados financieros”.
“las
El Contador y Representante legal, debajo de sus respectivas firmas, deben hacer alusión a la o informe que redactan dirigido a los accionistas, junta de socios o al que corresponda. El Revisor Fiscal, al igual que los anteriores, debe emitir un informe llamado .
D. NOTAS NO SON ANEXOS INFORMACION MAYORMENTE CUALITATIVA Complementan y detallan las partidas y/o rubros, que por su naturaleza requieren una mayor explicación de la presentada en el cuerpo central de los EF. En los NIC-NIIF están contempladas según NIC1 y NIIF Pymes sección 8.
D. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS 1)
2) 3)
Presentarán información sobre las bases para la preparación de los estados financieros, y sobre las políticas contables específicas utilizadas, Revelarán la información requerida por las NIIF que no se presente en otro lugar de los estados financieros; y Proporcionarán información adicional que no se presenta en ninguno de los estados financieros, pero que es relevante para la comprensión de cualquiera de ellos.
Una entidad presentará las notas, en la medida en que sea practicable, de una forma sistemática. Una entidad hará referencia para cada partida de los estados financieros a cualquier información en las notas con la que esté relacionada.
D. ESTRUCTURA DE LAS NOTAS Una entidad presentará normalmente las notas en el siguiente orden: (a) una declaración de que los estados financieros se han elaborado cumpliendo con las NIIF; (b) un resumen de las políticas contables significativas aplicadas, (c) información de apoyo para las partidas presentadas en los estados financieros en el mismo orden en que se presente cada estado y cada partida; y (d) cualquier otra información a revelar.
EJEMPLOS DE E.F. Ver ejemplos en para mayor detalle de cómo las organizaciones deben cumplir con los requisitos mínimos de presentación y contenido de la información.
Generales: »
DECRETO 2649 DE 1993 (actual y que quedará sin
vigencia desde finales de 2015.) »
LEY 1314 DE 2009 ˃
DECRETO 2706 de 2012 modificado por DECRETO 3019 DE 2013
˃
DECRETO 2784 DE 2012
˃
DECRETO 3022 DE 2013
˃
DECRETO 2706 de 2012 modificado por DECRETO 3019 DE
2013 Reglamenta el modelo de contabilidad simplificada para microempresas. Grupo 3 de la clasificación empresarial. DECRETO 2784 DE 2012 Reglamenta el modelo de contabilidad NIIF plenas que aplica para empresas clasificadas en el Grupo 1. ˃
DECRETO 3022 DE 2013 Reglamenta el modelo de contabilidad NIIF para PYMES que regirá sobre entidades clasificadas en el Grupo 2. ˃
GRUPO 1 • Entidades que son emisores de valores (cotizan en bolsa
de valores) • Entidades y negocios fiduciarios que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE – en los términos del artículo 1,1,1,1,1, del Decreto 2555 de 2010. • Entidades y negocios de interés público (aquellos que captan, manejan o administran recursos del público, previa autorización de una autoridad estatal) • Entidades que no estén en los literales anteriores, que cuenten con una planta de personas mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 SMMLV y que, adicionalmente, cumplan con cualquiera de los siguientes parámetros:
GRUPO 1 a) Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique NIIF plenas; b) Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar NIIF Plenas; c) Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen NIIF Plenas; d) Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de las compras o de las ventas respectivamente
GRUPO 3 Aplicarán las microempresas que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos: • Contar con una planta de personal no superior a 10
trabajadores. • Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (500) SMMLV. • Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV.
GRUPO 2 Serán todas aquellas que no cumplan con los requisitos para pertenecer al Grupo 1 o Grupo 3. Es decir, muchas Pequeñas y medianas empresas
GRUPO1 • NIIF
PLENAS: • (DR. 2784 de 2012)
GRUPO 2
GRUPO 3
• NIIF PYMES: • (DR. 3022
• Contabilidad
de 2013)
simplificada: • (DR. 2706 de 2012, modificado por DR. 3019 de 2013)
Es un estado financiero estático que tiene como fin indicar la posición financiera de una organización en una fecha determinada. En este se relacionan los ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO dando cumplimiento a la ecuación contable: activo = pasivo + patrimonio y mostrando las partidas según la siguiente clasificación:
ACTIVO
CORRIENTE
NO CORRIENTE
Efectivo
Propiedad, planta y equipo
Inversiones temporales
Intangibles
Cuentas por cobrar
Inversiones permanentes
Inventarios
Otros activos
Gastos pagados por anticipado
PASIVO
CORRIENTE
DE LARGO PLAZO
Prestamos
Prestamos
Cuentas por pagar
Créditos Diferidos
Impuestos
Beneficios a empleados
Pasivos estimados y Diferidos
Bonos
Otros pasivos
PATRIMONIO
No hay una clasificación definida, pero esta es la más común:
CAPITAL SOCIAL
SUPERAVIT
Ganado
De Capital
Reservas
Pagado
Resultados del periodo
Método de participación
Resultados de periodos anteriores
Revalorización del patrimonio
Bajo la normatividad internacional se acepta dos maneras de presentación: »
ORDEN DE LIQUIDEZ
Primero las partidas más corrientes y luego las menos corrientes.
»
ORDEN DE SOLIDEZ
Primero las partidas menos circulantes y luego las más corrientes
ACTIVOS Activo Corriente Activo No Corriente
ACTIVOS Activo No Corriente Activo Corriente
PASIVOS Pasivo Circulante Pasivo a Largo Plazo
PATRIMONIO Capital social Superávit
PATRIMONIO Capital social Superávit
PASIVOS Pasivo a Largo Plazo Pasivo Circulante
DENOMINADO TAMBIÉN DE EXCEDENTES O PÉRDIDAS, DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS, DE INGRESOS O EGRESOS. Muestra los resultados (generación de utilidades o pérdidas) entre un período de tiempo, que normalmente comienza el 01 de enero y termina el 31 de diciembre del año respectivo.
»
»
»
LOS INGRESOS OPERACIONALES (ordinarios) Y LOS NO OPERACIONALES (otros como financieros) LOS EGRESOS POR COSTOS Y GASTOS OPERACIONALES (administración, ventas, distribución) Y NO OPERACIONALES (otros como financieros) SE ESTABLECE LA DIFERENCIA ENTRE INGRESOS Y EGRESOS = EXCEDENTE O UTILIDAD O LA PÉRDIDA.
Bajo la normatividad internacional se manejan dos modelos de presentación: por naturaleza y por función de los gastos. Pero el más recomendado y utilizado por las compañías es el segundo, dado que ofrece más información en detalle.
Estructura más usual en Colombia:
Ingresos ordinarios (operacionales) (-) Costo de ventas (=) Utilidad Bruta (-) Gastos operacionales de administración de ventas y distribución (=) Utilidad Operacional
(Códigos PUC) … …
(Cód.: 41XX) (Cód.: 6XXX)
… …
(Cód.: 51XX) (Cód.: 52XX)
(+) Ingresos no operacionales (otros ingresos)… (Cód.: 42XX) (-) Gastos no operacionales (otros gastos) … (Cód.: 53XX)
(=) Utilidad antes de impuestos (-) Impuesto a las ganancias (=) UTILIDAD DEL EJERCICIO
…
(Cód.: 54XX)
Ejemplo de Estado de Resultados (por función de los gastos) Bajo Normas Internacionales
Presenta la información pertinente y concisa relativa a los recaudos y desembolsos en efectivo de un ente económico durante un período para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para: 1)Examinar la capacidad del ente económico para generar flujos futuros de efectivo. 2)Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar dividendos, y determinar el financiamiento interno o externo necesario. 3)Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de operación, inversión y financiamiento. 4)Establecer las diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos asociados.
Para cumplir los objetivos anteriores, el estado de flujos de efectivo debe mostrar el efectivo de las variaciones vinculadas a las actividades de operación, de inversión y de financiación, mediante dos sistemas independientes de presentación que son el METODO DIRECTO (efectivo recibido y pagado en cada actividad) y el METODO INDIRECTO (Conciliación de la utilidad neta en la actividad operativa).
EFECTIVO RECIBIDO Y PAGADO POR
MÉTODO
ACTIVIDADES DE: 1. OPERACIÓN O DE EXPLOTACIÓN
Las interrelacionadas con las cuentas de resultado DIRECTO O por actividades operacionales de los activos y pasivos INDIRECTO corrientes, excepto obligaciones financieras 2. INVERSIÓN
Cambios en los activos no operacionales, tale s como en las inversiones permanentes, activos fijos y otras no corrientes. 3. FINANCIACIÓN
Cambios en los pasivos y en el patrimonio (no operacionales)
Figura: Estado de flujos de efectivo, (Estupiñan. R, 2009, p. 82)
Método DIRECTO:
Método INDIRECTO:
Se revela por separado a) Se ajusta la utilidad neta del ejercicio las principales categorías sumando o restando de cobros y pagos en todo tipo de partidas términos brutos. de transacciones no Es decir, se muestra el monetarias (es decir movimiento de efectivo que no implicaron según el tipo de movimiento real de actividad (como entrada dinero), y… o salida de dinero)
Método INDIRECTO:
b) Se presentan las partidas de ingreso o gasto asociadas con flujos de efectivo por transacciones clasificadas como: de inversión (activos fijos y/o permanentes o no corrientes) De financiación (endeudamiento con terceros o pasivos financieros, movimientos de cuentas patrimoniales)
Véanse los videos complementarios para el detalle de cómo se elaboran.
ESTUDIOSOS, S.A. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO POR LOS PERIODOS TERMINADOS EN DICIEMBRE 31, AÑO 2 Y AÑO 1 (Método Directo)
AÑO 2
AÑO 1
1- ACTIVIDAD OPERATIVA Efectivo recibido de clientes y ventas de contado- otros Efectivo pagado a: Proveedores Empleados
2.438.813
(1.304.117) (1.895.830) (354.902) (3.554.849) (1.116.036)
366.664 (287.670) (24.841) 54.153 (1.061.883)
7.542.704 (3.930.611) (2.270.095) (997.986) (7.198.692) 344.012 696.513 (554.934) (413.650) (272.071) 71.941
33.880 (7.266) 15.542 81.349 123.505
28.397 72.426 (20.959) (3.745) (3.077) 73.042
Nuevas obligaciones financieras Pago de obligaciones financieras Pago de dividendos EFECTIVO NETO GENERADO POR LA ACTIVIDAD FINANCIERA
(329.167) (329.167)
444.728 (773.894) (898.061) (1.227.227)
AUMENTO O DISMINUCION DEL EFECTIVO O SU EQUIVALENTE EFECTIVO AL PRINICIPIO DEL AÑO
(1.267.545) 4.070.408
(1.082.244) 5.152.654
Otros gastos operacionales
Total Efectivo pagado por operación Efectivo neto generado por la operación Costo Integral de Financiamiento Intereses recibidos Intereses pagados Impuestos pagados Total Costo Integral de Financiamiento EFECTIVO NETO GENERADO POR LA ACTIVIDAD OPERATIVA
2- ACTIVIDAD DE INVERSION Por venta de activos Por venta de bonos de paz Por compras de activos Préstamos de empleados (neto) Contratistas (neto) EFECTIVO NETO GENERADO POR LA ACTIVIDAD DE INVERSION
3- ACTIVIDAD FINANCIERA
Ejemplo de Estado de Flujos de efectivo (directo) Tenga en cuenta que la diferencia con el indirecto es la manera de determinar el Efectivo Generado por las actividades operativas, El resto es igual para ambos métodos
CONCILIAC ION DE LA UTILIDAD NETA
Ejemplo de la determinación del Efectivo generado por las actividades operativas (método Indirecto) Tenga en cuenta que la determinación de efectivo en las actividades de inversión y financiación para ambos métodos es igual.
Utilidad del ejercicio
Más o menos parti das que no generan e ntrada ni sal ida de efectivo: Depreciación año
(185.398) -
Amortizaciones año
156.452 -
390.128 371.932 -
Provisiones del año
109.722
18.553
Ajustes por inflación
207.133
299.336
Utilidad en venta de activos
Efectivo generado por las operaciones del año
287.909
(14.766) 1.065.183
Aumento o disminución de los saldos de cuentas activas y pasivas
-
operativas:
-
Cuentas por cobrar clientes
501.058
Otros deudores
(528.292)
2.464
Intereses por cobrar
9.809
28.787
Anticipos de impuestos
233.740
(28.802)
Certificados por cobrar
317.641
(69.857)
Incapacidades de empleados Inventarios
4.444 (1.825.727)
Gastos pagados por anticipado
-
(917.645)
134.733 108
Cuentas por pagar
62.716
(6.781)
Proveedores
110.059
60.586
Impuestos, tasas
(227.406)
(195.674)
Obligaciones laborales
(7.952)
(1.161)
Pasivos estimados y provisiones EFECTIVO NETO GENERADO POR LA ACTIVIDAD OPERATIVA
118
(1.061.883)
71.941
1) Operación, o sea aquellas que afectan el estado de resultados. 2) Inversión de recursos, esto es, los cambios en los activos diferentes a las operaciones 3) Financiación de recursos, es decir, los cambios en los pasivos y en el patrimonio diferentes de las partidas operacionales.
El objetivo de dicho estado es mostrar los cambios en el patrimonio de la organización comparados entre dos periodos consecutivos que reflejen el incremento o disminución de la riqueza a favor de los propietarios (activos – pasivos), mostrando el movimiento en las partidas patrimoniales y las causas que originaron dichos cambios. Hay dos sistemas para elaborar el estado, los cuales son:
Sistema Horizontal o Sistema Vertical » Es más aconsejable el horizontal porque se indica con claridad los cambios de las cuentas de patrimonio de dos períodos (comparativo), tales como nuevos o retiros de aportes, capitalización de revalorización del patrimonio, revalorización del patrimonio del año, traslados a reservas, afectación de utilidades retenidas, ajuste a las valorizaciones y utilidad del ejercicio.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO AÑOS 1 y 2 (Miles de Pesos) CUENTAS MOVIMIENTOS
SALDOS AÑO 0 AUMENTO DE LOS SOCIOS CAPITALIZACION SUPERAVIT RESERVAS DIVIDENDOS DECRETADOS UTILIDAD DEL EJERCICIO VALORIZACIONES AÑO
SALDO A AÑO 1 AUMENTO DE LOS SOCIOS CAPITALIZACION S UPERAVIT RESERVAS DIVIDENDOS DECRETADOS UTILIDAD DEL EJERCICIO VALORIZACIONES AÑO
SALDO A AÑO 2
CAPITAL
RESERVAS
550.000 50.000 60.000
85.000
SUPERAVIT UTILIDADES VALORIZAC IONES CAPITAL RETENIDAS
310.000
185.000
250.000
(60.000) 25.000
(25.000) (110.000) 125.000
TOTALES
1.380.000 50.000 (110.000) 125.000
50.000
660.000 90.000 100.000
110.000
250.000
175.000
300.000
(100.000) 20.000
(20.000) (120.000) 145.000
1.445.000 90.000 (120.000) 145.000
60.000
850.000
130.000
150.000
180.000
360.000
1.560.000
Obsérvese las situaciones que llevaron a que los saldos de las cuentas cambiaran de un periodo a otro. Por ejemplo: en el año 1 se emitieron nuevas acciones, por lo que el capital social aumentó en $50.000 miles de pesos. En el año 2 se decretaron el pago de dividendos por $120.000 miles de pesos, lo cual hace que las utilidades retenidas disminuyan. La constitución de reservas por $20.000 en el año 2 también afecta las utilidades retenidas.
En el anterior ejemplo, » Por columnas se muestran las cuentas que conforman el patrimonio (Capital, Reservas, Superávit de capital, Utilidades retenidas, Valorizaciones y el total) » Por filas y de forma descendente se presentan las causas que originaron el movimiento (entrada o salida de cada cuenta).
