Análisis de Estados financieros INTRODUCCION: PROPOSITO DEL TEMA El desarrollo de la materia de Análisis e Interpretación de Estados Financieros, está basado en el programa y pensum de estudio del curso Finanzas I, impartido en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala. Esta materia fue seleccionada porque contribuye a tener un entendimiento claro y preciso sobre las cifras mostradas en los Estados Financieros, elemento fundamental para efectuar su análisis e interpretación ya que describe los conocimientos esenciales sobre la base, forma, contenido, análisis e interpretación de Estados Financieros. Asimismo, identifica las bases sobre las que se desarrolla la Administración Financiera. Ayuda a interpretar los fenómenos financieros de la sociedad guatemalteca para proponer soluciones con relación a necesidades de financiamiento o inversión a corto, mediano y largo plazo. También permite conocer la organización del sistema financiero nacional, regulado y no regulado. En esta materia se obtienen los conocimientos y las técnicas necesarias, para analizar e interpretar los estados financieros de un negocio con el objeto de obtener un juicio correcto de la marcha adecuada de las operaciones para proporcionar información oportuna y fidedigna a la administración de las empresas para la toma de decisiones. DESCRIPCION El contenido se integra de seis unidades, siendo las siguientes: La primera unidad se denomina Análisis e Interpretación de Estados Financieros (Primera Parte), se describen los Estados Financieros Básicos y las Generalidades del análisis e Interpretación de los Estados Financieros. La segunda unidad El Sistema Financiero Guatemalteco, describe conceptos, y clasificaciones del Sistema Financiero Formal e Informal en Guatemala, se definen entidades supervisoras y supervisadas. La tercera unidad Fuentes de Financiamiento, constituye un marco teórico de referencia en cuanto a los tipos y alternativas que una empresa tiene para financiarse. La cuarta unidad Análisis e Interpretación de Estados Financieros (Segunda Parte), con fundamentos teóricos y técnicas prácticas como Análisis Vertical, Análisis Horizontal, Razones Simples, Razones Estándar, Punto de Equilibrio y Control Presupuestal, entre otras. La quinta unidad Estados Financieros de Acuerdo a NIC's, en la cual se conceptualizan y definen los aspectos primordiales de la Visión Normas Internacionales de Contabilidad, en cuanto a la presentación de la información financiera.
La sexta unidad es la Práctica Final sobre el Análisis e Interpretación de Estados Financieros, donde se aplican las técnicas de análisis descritas en los capítulos y se interpretan que es lo más importante en el momento de la toma de decisiones a nivel empresarial. En cada unidad se seleccionaron los ejemplos para ampliar los conocimientos técnicos en la práctica y para alcanzar los objetivos que requiere el programa de estudio. ANALISIS GENERAL Muchas empresas en el mundo entero, preparan y presentan análisis de estados financieros así como su interpretación para uso interno y externo, dependiendo de las necesidades de distintos usuarios, entre los cuales se encuentran los inversores presentes y potenciales, los empleados, los prestamistas, los proveedores y otros acreedores comerciales, los clientes, el gobierno y sus organismos públicos, así como el público en general. Es de suma importancia también, conocer los requisitos básicos de la organización, regulación y fiscalización del sistema financiero Guatemalteco así como las fuentes de financiamiento en el medio nacional a que puede acudir la empresa. El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas, por ejemplo:
La decisión de comprar, vender, o mantener una inversión de capital. Evaluar la responsabilidad de la gerencia.
Evaluar la habilidad de la empresa para pagar, y el otorgamiento de los beneficios para empleados.
Evaluación de la solvencia de la empresa por préstamos otorgados a la misma.
La determinación de políticas fiscales.
La determinación de utilidades y dividendos por distribuir.
La preparación y utilización de estadísticas de ingresos.
La regulación de las actividades de la empresa .
La forma y contenido del análisis e interpretación de estados financieros se van adaptando a los cambios experimentados en el entorno bajo el cual desarrolla la empresa su actividad. ACTUALIZACION En el análisis e interpretación de estados financieros se evalúan el comportamiento operativo de una empresa, el diagnóstico de la situación actual y predicción de eventos
futuros y que, en consecuencia, se orienta hacia la obtención de objetivos previamente definidos, que normalmente se hacen en forma mensual, trimestral, semestral, anual, y en su mayoría son indicadores financieros, por lo cual es importante conocer y aplicar los distintos métodos existentes de análisis. Dentro de los métodos de análisis destacan el análisis vertical que estudia las relaciones entre los datos de una empresa de un mismo ejercicio contable, lo cual permite conocer de que manera está integrado el Activo, el Pasivo, el Capital y los resultados, pérdidas y ganancias de la empresa. Este método incluye la reducción de estados financieros a por cientos tanto totales como parciales y el método de razones simples y estándar. Su uso es en todos los departamentos por la gama de variables que ofrece. También es importante mencionar el análisis horizontal que compara los estados financieros en varios años para mostrar el crecimiento o disminución que sen dado en las operaciones de la empresa y sobre los cambios que ha ocurrido en su posición financiera para observar si se ha fortalecido o debilitado. El punto de equilibrio es clave para representar y facilitar el estudio de las diversas alternativas que debe plantearse la administración de una empresa antes de haber modificación alguna en las condiciones operantes, con el objeto de seleccionar la alternativa más conveniente para el negocio y decir porqué y como debe ejecutarse. El control presupuestal es el proceso mediante el cual se puede medir la eficiencia operacional de la empresa. Consiste en establecer las variaciones en forma horizontal entre el presupuesto y el Estado Financiero con el propósito de alinear aquellas variaciones significativas y que puedan tener un impacto en los resultados de la empresa. Estos indicadores son usados por las empresas en forma mensual para darle seguimiento a sus objetivos y asegurarse de alcanzarlos y en base a esta información la administración de la empresa toma decisiones para alinearse. Adicionalmente las empresas deben cumplir con sus compromisos fiscales y tributarios, por ejemplo, pago de Impuesto al Valor Agregado, el Impuesto sobre la Renta, etc. También existen impuestos que hay que pagar en forma anual como el caso del IEMA (Impuesto a las Empresas Mercantiles y Agropecuarias), el Impuesto sobre la Renta Anual, etc.
DISCUSIONES En base a la información que presentan los estados financieros, los accionistas actuales y potenciales, instituciones de crédito, deudores, acreedores y terceros directa e indirectamente relacionados, podrán evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones de carácter económico sobre la misma. Por ello los estados financieros deben contener en forma clara y comprensible, suficientes elementos para juzgar la situación financiera, los resultados de operación, los cambios en la posición financiera y las variaciones en el capital contable de la empresa.
Las empresas están obligadas a cumplir con los requisitos legales, es decir, efectuar el pago de sus impuestos en el tiempo previsto, tanto a nivel nacional como a nivel mundial. Otro aspecto interesante es el efecto que tiene el conocimiento del sistema financiero tanto nacional como internacional de los mercados regulados y no regulados para comprender como las instituciones que generan, recogen, administran y dirigen el ahorro e inversión dentro de una unidad política económica, las funciones que tienen los bancos centrales en sus respectivos países en sus políticas de orden interno e internacional. Las fuentes de financiamiento en el medio nacional e internacional a las que puede acudir la empresa de acuerdo a sus necesidades de financiamiento o inversión a corto, mediano y largo plazo son determinantes para tener condiciones adecuadas de liquidez y operar con mayor independencia comercial o industrial dependiendo de la actividad a la que se dedique asegurando un movimiento estable de fondos, buscando la productividad de los mismos y de las inversiones utilizándolas con eficiencia y rendimiento. Destaca la Bolsa de Valores que juega un papel muy importante ya que controla toda operación con el fin de que se cumplan las condiciones pactadas al inicio de cada una pudiendo invertir en valores privados, públicos, reportos y acciones. La presentación de los estados financieros es objeto de regulación, en mayor o menor grado, por parte de la normativa legal vigente en cada país. Tal normativa puede provenir, bien de la autoridad pública, bien de los organismos profesionales del país en cuestión. Las Normas Internaciones de Contabilidad no prevalecen sobre las regulaciones locales respecto de la presentación de los estados financieros en cada país. Muchas empresas en el mundo entero, preparan y presentan estados financieros para usuarios externos. Aunque los estados financieros pueden parecer similares entre un país y otro, existen en ellos diferencias causadas probablemente por una amplia variedad de circunstancias sociales, económicas y legales, así como porque en los diferentes países se tienen en mente las necesidades de diferentes usuarios de los estados financieros al establecer la normativa contable nacional.
1. ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS (Primera Parte) 1.1 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS 1.1.1 Concepto Los Estados Financieros muestran la posición financiera, los resultados de las operaciones y la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo contable. Se preparan con el fin de presentar una revisión periódica o informe acerca del progreso de la administración y sobre la situación de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el periodo que se estudia.
1.1.2 Clasificación Los estados financieros básicos pueden clasificarse: 1.1.2.1 Atendiendo a la Importancia - Básicos: También llamados Principales son aquellos que muestran la capacidad financiera de una empresa, ejemplo: Estado de Perdidas y Ganancias o Estado de Resultados, Balance General, Estado de Ganancias Acumuladas Retenidas y Estado de Flujo de Efectivo. -Secundarios: También llamados Anexos, son aquellos que analizan un renglón determinado de un Estado Financiero Básico, ejemplo: Estado detallado de Cuentas por Cobrar, Estado del Costo de Ventas Netas, Estado Detallado del Movimiento de Cuentas de Déficit, Actividades de Inversión. 1.1.2.2 Atendiendo a La Fecha o Período a que se refieren Estados Financieros Estáticos, son aquellos cuya información se refiere a un instante dado, a una fecha fija, por ejemplo: Balance General, Estado Detallado de Cuentas por Cobrar, Estado detallado del Activo Fijo Tangible, etc. Estados Financieros Dinámicos, son aquellos que presentan información correspondiente a un periodo dado, a un ejercicio determinado, ejemplo: Estado de Perdida y Ganancias o Estado de Resultados, Estado del Costo de Ventas Netas, Estado del Costo de Producción, Estado Analítico de Costos de Ventas, etc., Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Utilidades Retenidas. Estados Financieros Estático-Dinámico, son aquellos que presentan en primer termino información a fecha fija y en segundo termino información correspondiente a un periodo determinado, ejemplo: Estado Comparativo de Cuentas por Cobrar y Ventas, Estado comparativo de cuentas por pagar y compras, etc. Estados Financieros Dinámico-Estático son aquellos que presentan información en primer lugar correspondiente a un ejercicio y en segundo lugar información a fecha fija, ejemplo: Estado comparativo de Ingresos y Activo Fijo, Estado Comparativo de Utilidades y Capital Contable. 1.1.2.3 Atendiendo a la Información que Presentan -Normales, aquellos Estados Financieros Básicos o Secundarios cuya información corresponda a un negocio en marcha. -Especiales, aquellos Estados Financieros Básicos o Secundarios cuya información corresponde a una empresa que se encuentre en situación diferente a un negocio en marcha, ejemplo: Transformación de Sociedades, Fusión de Sociedades, Estado de Liquidación de una Sociedad.
1.1.2.4 Atendiendo a la Forma de Presentación -Simples, cuando se refiere a un Estado Financiero, es decir, se presenta un solo Estado Financiero. -Comparativos, cuando se presente en un solo documento, dos o mas Estados Financieros, generalmente de la misma especie (Estado de Resultados o Balance General en forma horizontal). 1.1.2.5 Atendiendo al Grado de Información que Proporcionan -Sintéticos, los Estados Financieros que presenten información por grupos, conceptos, es decir, presentan información en forma global. -Detallados, los Estados Financieros que presenten información en forma analítica, pormenorizada, etc. 1.1.2.6 Atendiendo a la Naturaleza de las Cifras -Históricos o Reales, cuando la información corresponde al pasado. -Actuales, cuando la información corresponde precisamente al día de su presentación. -Proyectados, Presupuestales, Pro-forma o Predeterminados, cuando el contenido corresponde a Estados Financieros cuya fecha o periodo se refieren al futuro. 1.1.2.7 Atendiendo al Aspecto Formal -Elementos Descriptivos (conceptos). -Elementos Numéricos (cifras). 1.1.2.8 Al Aspecto Material -Encabezado, generalmente se refiere al nombre de la empresa, nombre del estado financiero de que se trate, la fecha fija, el ejercicio correspondiente. -Cuerpo, destinado para el contenido del Estado Financiero de que se trate. -Pie, destinado generalmente para notas a los Estados Financieros, nombre y firma de quien lo elabora, audita e interpreta. 1.1.2.9 Atendiendo a la Moneda En Moneda Guatemalteca y en Moneda Extranjera.
1.2 ESTADO DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS 1.2.1 Concepto Es un Estado Financiero Básico, conocido también con el nombre de Estado de Resultados porque muestra los ingresos, los gastos, así como la utilidad o pérdida neta resultado de las operaciones de un negocio, durante un período cubierto por el informe, es un estado que refleja actividad, por lo que se le considera un estado Dinámico.
1.2.2 Características • Es un Estado Financiero Básico • Muestra la utilidad o pérdida neta y procedimiento para obtenerla. • La información que proporciona corresponde a un ejercicio determinado (dinámico). • Se elabora a base del movimiento de las cuentas de resultados.
1.2.3 División Material Encabezado • Nombre de la empresa. • Denominación de ser un Estado de de Pérdidas y Ganancias o bien: Estado de Ingresos y Costos. Estado de Resultados Estado de Productos y Costos Estado de Rendimiento, etc. • Ejercicio correspondiente o período determinado. Cuerpo • Ingresos (Ventas, productos, etc.).
• Costos de Ingresos. • Costos de Operación o Distribución. • Provisión (para Impuestos y participación de utilidades a trabajadores). • Utilidad o Pérdida Neta. Pie Nombre y Firma del Contador, Auditor, Contralor, Gerente, Fecha de Emisión.
1.2.4 Presentación del Cuerpo de un Estado de Pérdidas y Ganancias El cuerpo de un Estado de Pérdidas y Ganancias o Resultados puede presentarse en diversas formas, por ejemplo: a) En forma de Pasos Múltiples. Estado de Resultados (Perdidas y Ganancias) Nombre de la Empresa: Periodo: (Cifras expresadas en Quetzales) Ventas Brutas Descuentos Bonificaciones Venta Neta Costo de Ventas Utilidad Bruta en Ventas Gastos de Operación Gastos Administrativos y Generales Utilidad Neta en Operación Otros Productos y Gastos Productos Financieros Gastos Financieros (=) Utilidad Neta antes de Partidas Extraordinarias (+-) Partidas Extraordinarias Partidas no recurrentes (=) Utilidad Netas antes de Impuesto sobre la Renta (-) Impuesto sobre la Renta (=) Utilidad Neta del Ejercicio Utilidad Neta por Acción (-) (-) (=) (-) (=) (-) (-) (=) (+-)
b) En forma de Paso Único.
Estado de Resultados (Perdidas y Ganancias) Nombre de la Empresa: Periodo: (Cifras expresadas en Quetzales) Ventas Brutas (-) Descuentos (-) Bonificaciones (+) Otros Ingresos (=) Venta Neta e Ingresos (-) Costos y Gastos Costo de los Bienes y Mercaderías Vendidas Gastos de Venta Gastos de Administración y Generales Otros Gastos (=) Total de Costos y Gastos Utilidad Neta antes de Partidas (=) Extraordinarias (+-) Partidas Extraordinarias Partidas no recurrentes Utilidad Netas antes de Impuesto sobre la (=) Renta (-) Impuesto sobre la Renta (=) Utilidad Neta del Ejercicio Utilidad Neta por Acción c) En forma combinado con Utilidades Acumuladas Retenidas. Estado de Resultados (Perdidas y Ganancias) Nombre de la Empresa: Periodo: (Cifras expresadas en Quetzales) Ventas Brutas Descuentos Bonificaciones Otros Ingresos Venta Neta e Ingresos Costos y Gastos Costo de los Bienes y Mercaderías Vendidas Gastos de Venta Gastos de Administración y Generales Otros Gastos (=) Total de Costos y Gastos (=) Utilidad Neta antes de Partidas Extraordinarias (+-) Partidas Extraordinarias Partidas no recurrentes (-) (-) (+) (=) (-)
(=) (-) (+) (-) (=)
Utilidad Netas antes de Impuesto sobre la Renta Impuesto sobre la Renta Saldo Inicial de Utilidades Dividendos Declarados Saldo al Final del Ejercicio Utilidad Neta por Acción
1.2.5 Estado de Costo de Ventas Netas 1.2.5.1 Concepto Estado Financiero Secundario que muestra la expresión de vender determinados artículos en un período o ejercicio pasado, presente o futuro. Es un Estado Financiero Dinámico que analiza el renglón de costo de ventas netas de un Estado de Perdidas y Ganancias o Resultados. 1.2.5.2 Características • Es un Estado Financiero Secundario. • Muestra el costo de ventas netas. • La información que proporciona un estado corresponde a un ejercicio determinado (dinámico), pasado, presente o futuro. 1.2.5.3 División Material Encabezado a) Nombre de la Empresa. b) Denominación de ser un Estado de Costo de Ventas netas o bien, de alguno de los siguientes: Estado de Costo de lo Vendido, Estado del Costo de los Ingresos. Estado del Costo por Servicios, etc. c) El periodo o ejercicio correspondiente. Del 1º. De Julio de 20.. al 30 de Junio de 20.., o bien, por el año que terminó el 30 de Junio de 20.. Cuerpo Empresa Industrial: a) Inventarios de Productos Terminados. b) Costos de Producción.
Empresa Comercial: a) Inventarios de Mercaderías. b) Compras Netas. Pie Nombre y firma del Contador, Auditor, Fecha de Emisión. 1.2.5.4 Presentación del Cuerpo de un Estado del Costo de Ventas Netas a) En forma de reporte. Empresa Industrial Quetzales Inventario Inicial de Productos Terminados (+) Costo de Producción Suma (-) Inventario Final de Productos Terminados Costo de Ventas
160.00 240.00 400.00 120.00 280.00
Empresa Comercial Inventario Inicial de Mercaderías (+) Compras Netas de Mercaderías Suma (-) Inventario Final de Mercaderías Costo de Ventas
Quetzales 160.00 240.00 400.00 120.00 280.00
b) En forma de Cuenta.
Empresa Industrial Inventario Inicial de Producto Terminado. (+) Costo de Producción Suma Empresa Comercial Inventario Inicial de Mercancías (+) Compras Netas Suma
Quetzales 160.00 240.00 400.00
Quetzales Inventario Final de Producto Terminado (+) Costo de Ventas Suma
Quetzales 160.00 240.00 400.00
120.00 280.00 400.00 Quetzales
Inventario Final de Mercancías (+) Costo de Ventas Suma
120.00 280.00 400.00
1.2.6 Estado de Costo de Producción 1.2.6.1 Concepto Estado Financiero que nos muestra lo que cuesta producir, fabricar o elaborar determinados artículos en un periodo o ejercicio pasado, presente o futuro. 1.2.6.2 Características a) Es un estado financiero secundario. b) Muestra el Costo de Producción, fabricación o elaboración. c) La información corresponde a un ejercicio determinado (dinámico), pasado, presente o futuro. 1.2.6.3 División Material Encabezado a) Nombre de la Empresa. b) Denominación de ser un Estado de Costo de Producción, ò bien: Estado de Costo de Fabricación Estado del Costo de Manufactura., etc. c) El periodo o ejercicio correspondiente. Del 1º. De Julio de 20.. al 30 de Junio de 20.., o bien, por el año que terminó el 30 de Junio de 20.. Cuerpo a) Inventarios de Productos en Proceso. b) Materiales Directos Consumidos (Materia Prima). c) Mano de Obra Directa Empleada d) Cargos Indirectos Aplicados. Pie Nombre y firma del Contador, Auditor, Fecha de Emisión. 1.2.6.4 Presentación del Cuerpo de un Estado del Costo de Producción.
a) En forma de reporte. Inventario Inicial de Productos en Proceso (+) Materiales Directos Consumidos Mano de Obra Directa Empleada Cargos Indirectos Aplicados Suma Inventario Final de Productos en (-) Proceso Costo de Producción
150.00 300.00 150.00 150.00
600.00 750.00 390.00 360.00
b) En forma de Cuenta. Inventario Inicial de Productos en Proceso 150.00 Materiales Directos Consumidos 300.00 Mano de Obra Directa Empleada 150.00 Cargos Indirectos Aplicados 150.00 600.00 Suma 750.00
Inventario Final de Productos en Proceso
390.00
(+) Costo de Producción
360.00
c) Formato Analítico del Costo de los Productos Vendidos para una Empresa Manufacturera. Empresa ABC, S.A. Costo de Producción Del 01 de enero del 2002 al 31 de diciembre del 2002 (Cifras expresadas en Quetzales) I (+) (-) II III IV (=)
Materia Prima Consumida Inventario Inicial de Materia Prima Compras de Materia Prima Materia Prima Disponible Inventario Final de Materia Prima Materia Prima Consumida Mano de Obra Directa y Prestaciones Directas Costo Primo o Costo Primario Gastos de Fabricación Suman los Costos de Producción Inventario de Productos en Proceso Inventario Inicial de Productos en Proceso Inventario Final de Productos en Proceso Costo Artículos Producidos Costo de Artículos Vendidos
750.00
Inventario de Artículos Terminados I (+) Costo de los Artículos Producidos (=) Artículos Disponibles para la Venta al Costo (-) Inventario de Artículos Terminados II Costo de Artículos Vendidos
1.3 BALANCE GENERAL 1.3.1 Concepto Documento Financiero que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha fija, pasada, presente o futura.
1.3.2 Características a) Es un Estado Financiero Básico. b) Muestra el activo, pasivo y capital contable de una empresa, de la cual su propietario puede ser una persona física o moral. c) La información que proporciona corresponde a una fecha fija (estático). d) Se confecciona a base del saldo de las cuentas del balance.
1.3.3 División Material Encabezado a) Nombre de la Empresa. b) Denominación de tratarse de un Balance General, ò bien algunos de los siguientes nombres: Estado de Activo, Pasivo y Capital Contable. Estado del Situación Financiera. Estado de Posición Financiera. Estado Financiero Estático. Estado de Recursos y Obligaciones.
Estado Estático, etc. c) La fecha a la cual se refiere la información (Fecha, pasada, presente o futura). Cuerpo a) Activo (derechos, bienes, propiedades, valores, etc.) b) Pasivo (deudas, compromisos, obligaciones, etc.) c) Capital Contable (diferencia entre Activo y Pasivo). Pie Notas a los Estados Financieros. a. Rubro y Cifras de las cuentas de orden. b. Nombre y firma de quien lo confecciona, audita, interpreta, etc.
1.3.4 Presentación del Cuerpo de un Balance General a) En forma de cuenta. Empresa XX Balance General Al XX de XX de 200X Activos Suma Iguales
100,000 Pasivos 75,000 Capital Contable 25,000 100,000 Suma Iguales 100,000
b) En forma de reporte. Activos 100,000 Pasivos 75,000 Capital Contable 25,000 c) En forma mixta. Activos 100,000 Pasivos 75,000 Capital Contable 25,000 Suma Iguales 100,000 100,000
d) En forma de reporte (Analítica) Nombre de la Empresa: Balance General al (Cifras expresadas en Quetzales) ACTIVO CIRCULANTE Caja y Bancos Inversiones en Valores de Fácil Realización Cuentas y Documentos por Cobrar Gastos Pagados Anticipados Total de Activo Circulante INMUEBLES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO MENOS: DEPRECIACION ACUMULADA CARGOS DIFERIDOS Gastos de Organización, menos Amortización Acumulada OTROS ACTIVOS SUMA DEL ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO PASIVO CORTO PLAZO Proveedores Cuentas y Documentos por Pagar Prestamos Bancarios Gastos Acumulados por Pagar Impuesto sobre la Renta por Pagar Dividendos por Pagar Otros pasivos de corto plazo PASIVO LARGO PLAZO Hipotecas por Pagar Emisión de Obligaciones PASIVO DIFERIDO Ganancia en Venta a Plazos por realizar PASIVO CONTINGENTE Provisión para Indemnizaciones Suma del Pasivo PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS Capital Autorizado, Suscrito y Pagado ___ acciones con valor nominal de Q ___ cada una Reserva Legal Ganancias (Pérdidas) Acumuladas Retenidas Ganancia (Pérdida) neta del Ejercicio SUMA EL PASIVO Y PATRIMONIO e) En forma de cuenta (Analítica).
Nombre de la Empresa: Balance General al (Cifras expresadas en Quetzales) ACTIVO PASIVO Y PATRIMONIO CIRCULANTE PASIVO CORTO PLAZO Caja y Bancos Proveedores Inversiones en Valores de Fácil Realización Cuentas y Documentos por Pagar Cuentas y Documentos por Cobrar Prestamos Bancarios Gastos Pagados Anticipados Gastos Acumulados por Pagar Total de Activo Circulante Impuesto sobre la Renta por Pagar INMUEBLES, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Dividendos por Pagar MENOS: DEPRECIACION ACUMULADAOtros pasivos de corto plazo CARGOS DIFERIDOS PASIVO LARGO PLAZO Gastos de Organización Hipotecas por Pagar Menos Amortización Acumulada Emisión de Obligaciones OTROS ACTIVOS PASIVO DIFERIDO Ganancia en Venta a Plazos por realizar PASIVO CONTINGENTE Provisión para Indemnizaciones Suma del Pasivo PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS Capital Autorizado, Suscrito y Pagado Reserva Legal Ganancias (Pérdidas) Acumuladas Retenidas Ganancia (Pérdida) neta del Ejercicio SUMA DEL ACTIVO SUMA EL PASIVO Y PATRIMONIO • En forma inglesa. PASIVOS CAPITAL CONTABLE Suma Iguales
75,000
Activos
100,000
25,000 100,000
Suma Iguales
100,000
1.4 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO 1.4.1 Introducción La declaración FASB No. 95 establece normas para el informe de flujos de efectivo. Reemplaza la opinión No. 19 el APB, Estado de Cambios en la Situación Financiera, y
requiere un estado de flujos de efectivo como parte de los estados financieros para todas las empresas individuales y jurídicas. La declaración requiere que en el estado de flujos de efectivo se clasifiquen los recaudos y pagos de efectivo que nazcan de las actividades de operación, inversión o financiamiento y provee definiciones para cada categoría.
1.4.2 Definición El estado de flujo de efectivo es un estado financiero básico que consiste en presentar la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo. Además este estado proporciona información acerca de todas las actividades de operación, inversión y financiamiento de la entidad. En nuestro medio está normado por el pronunciamiento No. 24 del Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditoria.
1.4.3 Características a) Evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de efectivo positivos. b) Evaluar la habilidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones, como pago de dividendos y cumplir con las necesidades de financiamiento externo. c) Evaluar las razones de las diferencias entre utilidad neta y los cobros y pago de efectivo asociado. d) Evaluar el efecto sobre la situación financiera de una empresa, por sus transacciones de inversión y financiamiento que requiera o no de efectivo durante el periodo.
1.4.4 Objetivos Debe presentarse una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación, la cual reporte: -Los cambios de efectivo durante el periodo de operación de la empresa -Sus transacciones de inversión y financiamiento -Las revelaciones relacionadas deben informar los efectos de las transacciones de inversión y financiamiento que afectan la situación financiera de la compañía, pero que directamente no afectan los flujos de efectivo durante el periodo. Debe presentar una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación para el efectivo y los equivalentes de efectivo. (El estado debe utilizar para el efectivo y los equivalentes de efectivo términos descriptivos. El total del monto de efectivo y los equivalentes de efectivo al comienzo y al final de periodo
presentado en el Estado de Flujo de Efectivo, deben ser los mismos montos presentados en los Estados de Situación Financiera a la misma fecha).
1.4.5 Otros Conceptos El término efectivo incluye además del dinero disponible o depositado en bancos, otras clases de cuentas que tengan las características generales o depósitos a la vista, donde se pueda depositar o sacar fondos adicionales en cualquier tiempo sin previo aviso y las inversiones con vencimiento a tres meses. Sin embargo, un documento de Tesorería adquirido tres años atrás no se convierte en un equivalente de efectivo cuando su vencimiento restante es de tres meses.
1.4.6 Procedimiento para elaborar el Estado de Flujo de Efectivo Se requiere: a) Balance General del año actual y año anterior del flujo de efectivo. b) Estado de Resultados del año actual c) Información complementaria, referente al movimiento de cuentas. Pasos para su desarrollo: -Elaborar partidas originales y de reclasificación de las operaciones que no requieren de efectivo. -Hoja de trabajo del Estado de Flujo de Efectivo y -Estado de Flujo de Efectivo.
1.4.7 Contenido y Forma del Estado de Flujo de Efectivo Método Directo: En forma analítica muestra el detallo de los ingresos y desembolsos realizados en las actividades de operación de las empresas, cuya suma algebraica constituye el flujo neto de las actividades de operación. Método Indirecto: Se inicia con la Ganancia Neta a la que se suman los gastos y se restan los productos que no representan operaciones en efectivo del periodo, la cantidad resultante se concilia con el flujo neto de efectivo en las actividades operacionales. Cuando se utiliza este método no se muestran los ingresos y desembolsos de las actividades operacionales.
1.4.8 Clasificación de los Cobros y Pagos de Efectivo a. Actividades de Operación,
Ingresos
Egresos
Cobros por Venta de Bienes y Servicios
Pagos en efectivo para Materias Primas y Bienes para la Venta
Cobros o venta de cuentas o documentos por cobrar a largo plazo
Los pagos a Principales Proveedores sobre Cuentas y documentos por pagar a largo y corto plazo Pagos en efectivo a otros proveedores y empleados por otros bienes y servicios Pagos de intereses en efectivo a Prestamistas
Todos los Cobros de Efectivo que no surgen Todos los pagos de efectivo que no surgen de de transacciones de Actividades de Inversión o transacciones de actividades de Inversión o Financiamiento Financiamiento b. Actividades de Inversión y Ingresos
Egresos
Cobros o Ventas de Prestamos Realizados
Desembolsos por Prestamos Realizados
Venta de Acciones, Bonos y Pagarés
Pagos para adquirir acciones de otras entidades
Cobros por venta de Propiedad, Planta y Equipo y otros Activos Productivos
Pagos por compra de Propiedad, Planta y Equipo y otros Activos Productivos
c. Actividades de Financiamiento. Ingresos Emisión de Acciones
Egresos Pagos de dividendos u otras distribuciones para los propietarios, incluyendo desembolsos para la readquisición de acciones entidades
Emisión de Bonos, Hipotecas, Documentos y Reembolsos de Montos Prestados. Prestamos a corto y largo plazo
Otros pagos principales a los Acreedores o a quienes se hayan entendido Créditos a largo plazo 1.4.9 Efecto para la Determinación de los Flujos de Efectivo
Situación
MovimientoEfecto de Flujo
Aumento de Activo Disminución de Activos Aumento de Pasivos Disminución de Pasivos CUENTAS
(-) (+) (+) (-)
Disminución Aumento Aumento Disminución CLASIFICACION
Activos Circulantes y Pasivos a Corto Plazo Actividades de Operación No Financieros Cargos y Abonos a Resultados que no requieren ni usan efectivo
Conciliación entre el resultado del ejercicio y los flujos de operación
Activos Fijos o Inversión
Actividades de Inversión
Prestamos, Obligaciones, Capital y Reservas Retenidas
Actividades de Financiamiento
1.4.10 Contenido y Forma del Estado de Flujos de Efectivo Un estado de flujos de efectivo para un periodo debe informar el efectivo neto provisto y usado por las actividades de inversión, financiamiento y operación, y el efecto neto de esos flujos sobre el efectivo y los equivalentes de efectivo durante el periodo de manera que concilie el efectivo y los equivalentes de efectivo entre el comienzo y el final del periodo. Al informar los flujos de efectivo de las actividades de operación, las empresas deben reportar las clases principales de cobros y pagos en efectivo bruto, y el flujo de efectivo neto de las actividades de operación (método directo). Asimismo a las empresas se les exhorta que presenten el mayor detalle posible de los pagos y cobros de efectivo de operación que ellas consideren significativo.
1.4.11 Flujos de Efectivo en Moneda Extranjera Deben informar del equivalente de la moneda en que se reportan los flujos de efectivo de moneda extranjera utilizando la tasa de cambio de la fecha de los flujos de efectivo, pudiendo utilizarse un promedio ponderado, informando el efecto de la tasa de cambio para
los saldos de efectivo llevados en moneda extranjera como una cifra separada en la conciliación del cambio de efectivo y los equivalentes de efectivo durante el periodo.
1.4.12 Flujos de Efectivo por Acción Los estados financieros no deben informar el monto del flujo de efectivo por acción como podría interpretarse si se informara un monto por acción. A partir de Julio de 1988, según Libro de Análisis e Interpretación de Estados Financieros (Contabilidad Financiera) Autor Mario Leonel Perdomo Salguero Editores ECA Tercera Edición 2002 página 39.
1.5 ESTADO DE UTILIDADES ACUMULADAS RETENIDAS 1.5.1 Concepto Estado Financiero que muestra los saldos iniciales y finales, así como los movimientos deudor y acreedor de las cuentas de Utilidades Retenidas de una empresa, relativos a un ejercicio pasado, presente o futuro. Se calcula como la diferencia entre la suma del Activo contra la suma del Pasivo y Capital Pagado, diferencia representada por las utilidades ordinarias y extraordinarias retenidas por la empresa.
1.5.2 Características -Es un Estado Financiero Básico. -Muestra los saldos iniciales, movimientos acreedor, deudor y saldos finales de las cuentas de superávit. -La información corresponde a un ejercicio determinado (dinámico) pasado, presente o futuro.
1.5.3 División Material Encabezado: a) Nombre de la Empresa, b) Denominación de ser un Estado de Superávit. c) Período o ejercicio correspondiente.
Cuerpo: a) Saldos Iniciales. b) Movimientos acreedores del ejercicio. c) Movimientos deudores del ejercicio. d) Saldos Finales. Pie: Nombre y firmas del Contador, Auditor, Fecha de Emisión.
1.5.4 Presentación del Cuerpo de un Estado de Utilidades Retenidas a) En forma de Reporte Empresa Que Fanta, S.A. Estado del Movimiento de las Cuentas del Estado de Utilidades Retenidas por el Ejercicio Terminado el 30 de Junio de 2004 Reserva Legal Saldo al inicio del ejercicio (+) Incremento con cargo a Utilidades Acumuladas Saldo al final del ejercicio
100,000 75,000 175,000
Reserva de Preinversión Creación de la reserva con cargo a Utilidades Retenidas
400,000
Utilidades Acumuladas Saldo al Inicio del ejercicio (-) Traspaso a Reserva Legal según Asamblea de Accionistas Traspaso a Reserva Legal de Reinversión Maquinaria y Equipo según Acta de Asamblea de Accionistas Saldo al final del ejercicio
2,000,000 75,000
400,000
475,000 1,525,000
Utilidad del Ejercicio Utilidad según Estado de Pérdidas y Ganancias
1,500,000
b) En forma de Cuenta Empresa Que Fanta, S.A. Estado del Movimiento de las Cuentas del Estado de Utilidades Retenidas por el Ejercicio Terminado el 30 de Junio de 2004 Cuenta Reserva Legal Reserva de Reinversión (Maquinaria y Equipo) Utilidades Acumuladas Utilidad del Ejercicio Totales
Saldos Iniciales 100,000
Acreedor 75,000
Deudor
400,000 2,000,000 2,100,000
475,000 1,500,000 1,975,000
475,000
Saldo Final 175,000 400,000 1,525,000 1,500,000 3,600,000
1.5.5 División Técnica Las fuentes de Utilidades Acumuladas Retenidas son: -Las utilidades ordinarias. -Las utilidades extraordinarias. -La prima obtenida en la venta de acciones. -Las reevaluaciones del Activo Fijo Tangible. -Las donaciones que recibe la empresa, etc. De lo anterior se define su división técnica es en Utilidades Ganadas y Utilidades de Capital. Utilidades Ganadas, son aquellas formadas por las utilidades ordinarias y extraordinarias obtenidas por el resultado de las operaciones del giro normal de la empresa. Utilidades de Capital, son aquellas que están formadas por ganancias que no son normales en una empresa y que por lo mismo no son repartibles.
1.5 ESTADO DE UTILIDADES ACUMULADAS RETENIDAS
1.5.1 Concepto Estado Financiero que muestra los saldos iniciales y finales, así como los movimientos deudor y acreedor de las cuentas de Utilidades Retenidas de una empresa, relativos a un ejercicio pasado, presente o futuro. Se calcula como la diferencia entre la suma del Activo contra la suma del Pasivo y Capital Pagado, diferencia representada por las utilidades ordinarias y extraordinarias retenidas por la empresa.
1.5.2 Características -Es un Estado Financiero Básico. -Muestra los saldos iniciales, movimientos acreedor, deudor y saldos finales de las cuentas de superávit. -La información corresponde a un ejercicio determinado (dinámico) pasado, presente o futuro.
1.5.3 División Material Encabezado: a) Nombre de la Empresa, b) Denominación de ser un Estado de Superávit. c) Período o ejercicio correspondiente. Cuerpo: a) Saldos Iniciales. b) Movimientos acreedores del ejercicio. c) Movimientos deudores del ejercicio. d) Saldos Finales. Pie: Nombre y firmas del Contador, Auditor, Fecha de Emisión.
1.5.4 Presentación del Cuerpo de un Estado de Utilidades Retenidas a) En forma de Reporte
Empresa Que Fanta, S.A. Estado del Movimiento de las Cuentas del Estado de Utilidades Retenidas por el Ejercicio Terminado el 30 de Junio de 2004 Reserva Legal Saldo al inicio del ejercicio (+) Incremento con cargo a Utilidades Acumuladas Saldo al final del ejercicio
100,000 75,000 175,000
Reserva de Preinversión Creación de la reserva con cargo a Utilidades Retenidas
400,000
Utilidades Acumuladas Saldo al Inicio del ejercicio (-) Traspaso a Reserva Legal según Asamblea de Accionistas Traspaso a Reserva Legal de Reinversión Maquinaria y Equipo según Acta de Asamblea de Accionistas Saldo al final del ejercicio
2,000,000 75,000
400,000
475,000 1,525,000
Utilidad del Ejercicio Utilidad según Estado de Pérdidas y Ganancias
1,500,000
b) En forma de Cuenta Empresa Que Fanta, S.A. Estado del Movimiento de las Cuentas del Estado de Utilidades Retenidas por el Ejercicio Terminado el 30 de Junio de 2004 Cuenta Reserva Legal Reserva de Reinversión (Maquinaria y Equipo) Utilidades Acumuladas Utilidad del Ejercicio Totales
1.5.5 División Técnica
Saldos Iniciales 100,000
Acreedor 75,000
Deudor
400,000 2,000,000 2,100,000
475,000 1,500,000 1,975,000
475,000
Saldo Final 175,000 400,000 1,525,000 1,500,000 3,600,000
Las fuentes de Utilidades Acumuladas Retenidas son: -Las utilidades ordinarias. -Las utilidades extraordinarias. -La prima obtenida en la venta de acciones. -Las reevaluaciones del Activo Fijo Tangible. -Las donaciones que recibe la empresa, etc. De lo anterior se define su división técnica es en Utilidades Ganadas y Utilidades de Capital. Utilidades Ganadas, son aquellas formadas por las utilidades ordinarias y extraordinarias obtenidas por el resultado de las operaciones del giro normal de la empresa. Utilidades de Capital, son aquellas que están formadas por ganancias que no son normales en una empresa y que por lo mismo no son repartibles.
2. SISTEMA FINANCIERO GUATEMALTECO
2.1 CONCEPTO Se refiere a un mercado financiero organizado y se define como el conjunto de instituciones que generan, recogen, administran y dirigen tanto el ahorro como la inversión, dentro de una unidad política-económica, y cuyo establecimiento se rige por la legislación que regula las transacciones de activos financieros y por los mecanismos e instrumentos que permiten la transferencia de esos activos entre ahorrantes, inversionistas ó los usuarios del crédito. El sistema financiero en general comprende la oferta y la demanda de dinero y de valores de toda clase, en moneda nacional y extranjera.
2.2 Función del Sistema Financiero En un país la función del sistema financiero es la creación, intercambio, transferencia y liquidación de activos y pasivos financieros. No es más que una rama económica adicional, que en vez de producir bienes, produce servicios demandados por la población.
2.3 Clasificacion Por su regulación el Sistema Financiero Guatemalteco se divide en:
Regulado No Regulado (Extrabancario)
2.3.1 Sistema Financiero Regulado Está integrado por instituciones legalmente constituidas, autorizadas por la Junta Monetaria y fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos. Se integra por el Banco Central (Banco de Guatemala), los bancos del sistema, las sociedades financieras, las casas de cambio y los auxiliares de crédito (almacenes generales de depósito, seguros y fianzas). Estructura Organizacional El sistema financiero guatemalteco se encuentra organizado bajo la estructura de Banca Central. Su organización es la siguiente: • Junta Monetaria • Banco de Guatemala • Superintendencia de Bancos • Bancos del Sistema • Financieras • Aseguradoras • Afianzadoras • Almacenes Generales de Depósito • Otras Instituciones 2.3.1.1 Junta Monetaria Tiene a su cargo la determinación de la política monetaria, cambiaria y crediticia del país, así como, la dirección suprema del Banco de Guatemala. La Junta Monetaria se integra con las siguientes representaciones: • Presidente y Vicepresidente nombrados por el Presidente de la República. • Los Ministros de Finanzas Públicas, Economía y de Agricultura. • Un representante del Congreso de la República.
• Un representante de los Bancos Privados. • Un representante de las Asociaciones y Cámaras Comerciales, Industriales, Agrícolas y Ganaderas (CACIF). • Un representante de la Universidad de San Carlos de Guatemala (USAC). Las atribuciones de la Junta Monetaria son: • Cumplir y hacer cumplir la política general y los deberes asignados al Banco de Guatemala. • Acordar, interpretar y reformar los reglamentos del Banco de Guatemala. • Acordar el presupuesto del Banco de Guatemala. • Nombrar y remover al gerente del Banco de Guatemala. • Fijar y modificar los encajes de los Bancos. • Fijar y modificar las tasas de interés del Banco de Guatemala. • Fijar las tasas máximas de interés en operaciones pasivas y activas de los Bancos y regular el crédito bancario de acuerdo a la ley. 2.3.1.2 Banco de Guatemala Es el agente financiero del Estado que tiene por objeto principal promover la creación y el mantenimiento de las condiciones monetarias, cambiarias y crediticias más favorables al desarrollo ordenado de la economía del país. El Banco Central es el Banco de Guatemala y funciona con carácter autónomo. Es la única entidad bancaria que puede emitir billetes y monedas en el territorio nacional, funciona bajo la dirección general de la Junta Monetaria. Las Funciones del Banco de Guatemala se clasifican en dos formas que son: • Funciones de Orden Interno • Funciones de Orden Internacional Funciones de Orden Interno: • Adaptar los medios de pago y la política de crédito a las legítimas necesidades del país y el desarrollo de las actividades productivas y prevenir las tendencias inflacionistas, especulativas, deflacionistas, perjudiciales a los intereses colectivos.
• Procurar la necesaria coordinación entre las diversas actividades económicas y financieras del Estado que afecten el mercado monetario y crediticio y, especialmente, procurar esa coordinación entre la política fiscal y la política monetaria. Funciones de Orden Internacional: • Mantener el valor externo y convertibilidad de la moneda nacional de acuerdo con el régimen establecido en la Ley Monetaria. • Administrar las Reservas Monetarias Internacionales del país y el régimen de las transferencias internacionales con el fin de preservar al país de presiones monetarias indebidas. Conforme la modernización financiera el Banco de Guatemala, a partir del 14 de marzo de 1994, ya no compra moneda extranjera al sector privado (Money Orders), ya que son funciones que no le corresponden como Banco Central, estas operaciones las realiza el sistema financiero nacional. 2.3.1.3 Superintendencia de Bancos Es una entidad de carácter técnico especializada que se rige por las disposiciones contenidas en las leyes bancarias, financieras y otras aplicables, que le encomienden la vigilancia e inspección de instituciones o empresas del sector financiero del país. Su principal objetivo lo constituye el obtener y mantener la confianza del público en el sistema financiero y en las entidades sujetas a su control, vigilando porque estás mantengan solidez económica y liquidez apropiada para atender sus obligaciones, que cumplan con sus deberes legales, y que presten sus servicios adecuadamente a través de una sana y eficiente administración. La Superintendencia de Bancos se ubica como órgano de vigilancia y fiscalización del sector financiero del país, organizado bajo el sistema de banca central el cual goza de autonomía con respecto al Gobierno Central. Este sistema además del ente fiscalizador, está conformado por: • La Junta Monetaria (como Órgano Rector) • El Banco de Guatemala (como Banco Central) • Bancos del Sistema debidamente autorizados El Superintendente de Bancos, es nombrado por el Presidente Constitucional de la República. No obstante la comunicación y dependencia directa del Presidente, actúa dentro del ámbito de acción del sistema de banca central, bajo la dirección general de la Junta Monetaria. Además es asesor permanente de dicha junta. 2.3.1.4 Bancos del Sistema
Instituciones Bancarias. Únicamente las entidades debidamente autorizadas podrán legalmente efectuar, dentro del territorio de la República, negocios que consistan en el préstamo de fondos obtenidos del público mediante el recibo de depósitos o la venta de bonos, títulos u obligaciones de cualquier otra naturaleza, y serán consideradas para los efectos legales como instituciones bancarias. Los Bancos nacionales, privados o mixtos, deberán constituirse en forma de sociedades por acciones de responsabilidad limitada, con arreglo a la legislación general de la República. Los Bancos nacionales del Estado se constituirán en la forma que establezcan las leyes que regulen su organización. a) Clases de Bancos Se reconoce las siguientes clases de Bancos: Bancos Comerciales. Son las instituciones de crédito que reciben depósitos monetarios y depósitos a plazo menor, con objeto de invertir su producto, principalmente, en operaciones activas de corto término. Bancos Hipotecarios. Son las instituciones de crédito que emiten bonos hipotecarios o prendarios y reciben depósitos de ahorro y de plazo mayor, con objeto de invertir su producto, principalmente, en operaciones activas de mediano y largo término. Bancos Comerciales e Hipotecarios. Deberán establecer dos departamentos separados e independientes, a través de los cuales realizarán, respectivamente, las operaciones que corresponden a la banca comercial y a la banca hipotecaria. Bancos de Capitalización. Son las instituciones de crédito que emiten títulos de capitalización y reciben primas de ahorro con objeto de invertir su producto en distintas operaciones activas de plazos consistentes con los de las obligaciones que contraigan. El Fideicomiso. Aún cuando no se trata físicamente de una institución (banco ó financiera), es una figura que relaciona a personas y bienes cuya administración genera productos y beneficios, esto es, todo fideicomiso tiene fines establecidos que inciden en la actividad económica del país por la cuantía de recursos que se manejan. Su existencia depende de la intermediación de un “Fiduciario” (Administrador) que únicamente puede ser un banco o institución de crédito autorizada por la Junta Monetaria. b) Operaciones Bancarias: Los bancos realizan diferentes operaciones financieras con el objetivo de cumplir con sus fines, las operaciones bancarias las dividiremos en tres grandes grupos: Operaciones Activas: Son las operaciones que los bancos realizan y que surge un derecho a ejercer a favor del banco y en contra de terceras personas, independientemente de la forma jurídica de formalización e instrumentación o del registro contable que se adopte. Esto
significa que son las operaciones crediticias establecidas por la ley, las que el banco concede a otros personas y/o entidades, previo análisis económico de la capacidad de pago del futuro deudor, entre las que se pueden mencionar: prestamos fiduciarias, hipotecarios, prendarios, con bono de prenda, garantizados con cédulas hipotecarias, descuento de documentos, inversiones a través de diferentes títulos-valores, prestamos con garantías mixtas y otros que contemplen las leyes especificas. También son operaciones activas la emisión y operación de tarjetas de crédito, arrendamiento financiero, reportos (como reportador) y créditos en cuentas de depósitos monetarios. Operaciones Pasivas: Son las operaciones que realizan los bancos de las cueles nace mediata o inmediatamente un deber u obligación para el banco y que ofrecen explicita o implícitamente cualquier tipo de seguridad o garantía ya sea en cuanto a su recuperabilidad, mantenimiento de valor, rendimiento, liquidez y otros compromisos que impliquen la restitución de fondos, se puede decir que son las actividades de captación de recursos económicos para ser colocados posteriormente, entre otras podemos mencionare: depósitos monetarios, depósitos de ahorros, depósitos a plazo fijo, obtención de líneas de crédito con organismos nacionales e internacionales, bonos bancarios, creación de obligaciones convertibles en acciones, reporto (como reportado) y otros que contemplen las leyes específicas. Otras Actividades Bancarias: Son operaciones indiferenciadas, es decir, que ni dan un derecho ni crean una obligación para el banco, son servicios que las entidades bancarias cobran y que los clientes estén dispuestos a pagar por los servicios, los cuales no implican intermediación financiera ni compromisos financieros para las mismas, también llamadas operaciones de confianza, y pueden ser: -Servicios Financieros entre los que encontramos cobros por cuenta ajena, cambio de monedas extranjeras, reporto (por cuenta de terceros). -Servicios no Financieros que son actividades que generan un valor agregado para la institución aprovechando la infraestructura ya establecida. 2.3.1.5 Financieras Las sociedades financieras son instituciones bancarias que actúan como intermediarios financieras especializados en operaciones de banco de inversión, promueven la creación de empresas productivas mediante la captación y canalización de recursos internos y externos de mediano y largo plazo; los invierten en estas empresas (industriales, agrarias ó ganaderas), ya sea en forma directa adquiriendo acciones o participaciones, o en forma indirecta, otorgándole créditos para su organización, ampliación, modificación, transformación o fusión, siempre que promuevan el desarrollo y diversificación de la producción. 2.3.1.6 Aseguradoras
El seguro es un contrato mediante el cual el asegurador se obliga a resarcir un daño o a pagar una suma de dinero al realizarse la eventualidad prevista y el asegurado o tomador del seguro, se obliga a pagar la prima correspondiente. Clases más importantes de seguros: Seguros de Personas. Cubre riesgos de posibilidad de muerte, accidente, enfermedad, incapacidad o pérdida de miembros que puedan interrumpir la generación de ingresos de un individuo. • Seguro de Vida Individual • Seguro de Vida Colectivo • Seguro de Accidentes Personales • Seguro de Hospitalización y Gastos Médicos Seguros de Bienes o Cosas (Daños a la Propiedad). Cubren los riesgos (patrimonio) de una persona natural o jurídica. Cubre riesgos como incendio, terremoto, riesgos marítimos, roo y hurto, rotura de cristales y otros. • Seguro contra Incendio • Seguro de Vehículos • Seguro de Transporte • Seguro de Responsabilidad Civil • Seguro contra todo Riesgo de Construcción (técnico) • Seguro de Computadoras y Equipos Electrónicos • Seguro de Explosión de Calderas • Seguro de Robo 2.3.1.7 Entidades Aseguradoras de Hipotecas: Empresas dedicadas al aseguramiento de hipotecas mediante la emisión de un seguro de hipoteca y/o fianza de pago. Inicialmente esta actividad era exclusiva para el Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas FHA, pero con la emisión del Decreto ley 12o-96 del Congreso de la República
(ley de Vivienda y Asentamientos Humanos), específicamente el artículo 33, se descentraliza tal función que la podrán realizar las aseguradoras y afianzadoras autorizadas. 2.3.1.8 Afianzadoras Fianza. Obligación por escrito que compromete a una o más partes como fiadores de otra u otras. Clases de Fianzas que pueden emitirse: • De Fidelidad (A) • Judiciales (B) • Administrativas de Gobierno (C) • Administrativas de Particulares (PA) Objetivo: Otorgar fianzas a titulo oneroso. 2.3.1.9 Almacenes Generales de Depósito Son empresas que tienen el carácter de instituciones auxiliares de crédito, cuyo titular debe ser una sociedad anónima guatemalteca, cuyo objeto es el depósito, la conservación y custodia, el manejo y la distribución, la compra y venta por cuenta ajena de mercancías o productos de origen nacional o extranjero y la emisión de los Títulos-Valor ó Títulos de Crédito. Solo los Almacenes Generales de Depósito pueden emitir Certificados de Depósito y Bonos de Prenda, los cuales son transferibles por simple endoso. El Certificado de Depósito acredita la propiedad y depósito de la mercadería o producto. Los Bonos de Prenda representan el contrato de préstamo con la consiguiente garantía de las mercancías o productos depositados, y confieren por sí mismos los derechos y privilegios de un crédito prendario. Los certificados de depósito pueden emitirse hasta por un año de plazo y el vencimiento de los Bonos de Prenda no debe exceder de la fecha de expiración de aquellos. Ambos títulos son prorrogables, por acuerdo entre las partes. 2.3.1.10 Otras Instituciones Pueden considerarse entre otras instituciones:
Casas de Cambio. Son instituciones que se dedican exclusivamente a la compra-venta de moneda extranjera, deben constituirse como sociedades anónimas, con capital mínimo de Q. 650,000, asignado exclusivamente a operaciones cambiarias. Las casas de cambio con autorización previa de la Junta Monetaria y con opinión favorable de la Superintendencia de Bancos, podrá aumentar su capital asignado a operaciones cambiarias. • Instituto de Fomento de Hipotecas Aseguradas. FHA. • Departamento de Monte de Piedad del Crédito Hipotecario Nacional. • Banco Nacional de Desarrollo Agrícola.
2.3.2 Sistema Financiero No Regulado Son instituciones constituidas legalmente como Sociedades Mercantiles, generalmente sociedades anónimas. No están reconocidas, ni son autorizadas por la Junta Monetaria como instituciones financieras y como consecuencia, no son fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos, su autorización responde a una base de de tipo general legislada básicamente en el Código de Comercio. En nuestro medio pueden encontrarse dos clases de instituciones no reguladas: -Las financiadoras que se han constituido como sociedades mercantiles que actúan bajo la figura de sociedades anónimas, que se dedican a las operaciones de crédito, inversión y descuento de documentos comerciales, y -Las financiadoras que regularmente trabajan como representantes de empresas del exterior, o bien se trata de empresas individuales que prestan dinero más que todo a base de garantías prendarías o hipotecarias. Fiscalmente estas entidades están reguladas por la Superintendencia de Administración Tributaria, SAT y pueden clasificarse como Financieras Comerciales o Financiadotas, Empresas Emisoras de Tarjetas de Crédito, Empresas Off Shore, Cooperativas de Ahorro, Organizaciones no Gubernamentales, Empresas Exportadoras y Prestamistas Particulares. 2.3.2.1 Financieras Comerciales o Financiadoras : Personas jurídicas constituidas normalmente como sociedades anónimas que se dedican a captación de recursos y colocación de fondos. 2.3.2.2 Emisoras de Tarjetas de Crédito: Instituciones jurídicas constituidas normalmente como Sociedades Anónimas que se dedican a la captación de recursos para ser destinados al financiamiento de compra de bienes y servicios a través de Tarjetas de Crédito, normalmente son empresas afiliadas a los Bancos del Sistema.
2.3.2.3 Off Shore: Instituciones constituidas en el extranjero, principalmente en países que se consideran paraísos tributarios, es decir, que no se pagan ningún impuesto por intermediación financiera. Son entidades que son utilizadas por varios bancos para captar recursos en moneda extranjera y así proporcionar otro tipo de servicios a sus clientes. 2.3.2.4 Cooperativas de Ahorro y Crédito : Entidades que obtienen recursos de sus asociados por medio de ahorros periódicos para poder realizar diferentes operaciones comerciales con el objeto de obtener un rendimiento colectivo en beneficio de sus afiliados. 2.3.2.5 Organizaciones no Gubernamentales: Conocidas con nombre de “ONG's”. Son entidades dedicadas a la captación de recursos internaciones, cuyo origen principalmente son donativos, que serán destinados básicamente para un fin social. Los fondos son fiscalizados por los mismos entes internacionales que otorgan los aportes. Esas organizaciones se encuentran ubicadas especialmente en el área rural y surgen por la ineficiencia del Estado en canalizar las donaciones para el fin propuesto. 2.3.2.6 Empresas Exportadoras: Son entidades que se dedican a canalizar la producción de mercancías nacionales para su exportación, adquieren la mercadería de los propios productores para ser vendida en el extranjero. En algunos casos los mismos productores son los que exportan sus productos. 2.3.2.7 Prestamistas Particulares: Son personas individuales que de sus propios fondos ofrecen crédito sin mayores trámites particulares y/o empresas, con el objetivo de tener una mayor rentabilidad.
• Órganos Fiscalizadores: Las entidades que conforman el sistema financiero formal del país son fiscalizadas por las siguientes entidades: 2.3.3.1 Superintendencia de Bancos (SIB): es la máxima entidad fiscalizadora, siendo un ente organizado conforme a la ley orgánica del Banco de Guatemala eminentemente técnico, que actúa bajo la dirección general de la Junta Monetaria y ejerce vigilancia e inspección del Banco de Guatemala, Bancos, Instituciones de crédito, empresas financieras, entidades afianzadoras, de seguros y las demás que la ley disponga. La Superintendencia de Bancos goza de la independencia funcional necesaria para el cumplimiento de sus fines y para velar porque las entidades sujetas a su vigilancia e inspección, cumplan con sus obligaciones legales y observen las disposiciones normativas aplicables en cuando a liquidez, solvencia y solidez patrimonial. 2.3.3.2 Superintendencia de Administración Tributaria: con el surgimiento de la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT), algunas de las actividades que anteriormente eran realizadas por la Superintendencia de Bancos las realiza ésta, principalmente en el ámbito tributario.
La SAT nace con el propósito principal de modernizar la administración tributaria y dar cumplimiento a los compromisos fiscales contenidos en los Acuerdos de Paz. Fue aprobado por el congreso de la República mediante el Decreto No. 1-98 el cual entró en vigencia a partir del 21 de febrero de 1998. Es una institución estatal descentralizada, con competencia y jurisdicción en todo el territorio de Guatemala, para ejercer con exclusividad las funciones de administración tributaria contenidas en la legislación, goza de autonomía funcional, financiera, económica, técnica y administrativamente, cuenta con personalidad jurídica, patrimonio y recursos propios.
3. FUENTES DE FINANCIAMIENTO
3.1 Definición de Función Financiera Son las alternativas financieras que tienen las empresas para obtener fondos, para la realización de sus proyectos.
3.2 Objetivos Principales de la Función Financiera: Dar a la empresa liquidez adecuada, para que opere con mayor independencia comercial o industrial, asegurando un movimiento estable de fondos. Buscar la productividad de los fondos y de las inversiones utilizándolos con eficiencia y rendimiento. Alcanzar el máximo grado de rentabilidad del capital aportado, en base a una adecuada productividad y margen de ganancia que permiten beneficios satisfactorios.
3.3 Clasificación 1. Su Origen 2. Plazo 3. Garantía 4. Destino
3.3.1 Su Origen o Fuente Se debe a la procedencia de los fondos. • Internas o Propias
• Externas o Ajenas A. Fuentes Internas Son las generadas por la misma empresa. Se clasifican así: • Las Reservas • Reinversión de Utilidades • Venta de Activos • Depreciaciones y Amortizaciones • Ventas al Contado Las Reservas: Retención de los beneficios o utilidades que incrementan el patrimonio. Reinversión de Utilidades: Separar de las utilidades cierta cantidad para reinvertirlas en activos de la misma empresa. Venta de Activos No Utilizables: Los que NO están sirviendo en el proceso productivo. Depreciaciones y Amortizaciones: Son gastos que no se erogan en efectivo y reducen la utilidad, por lo que existe un ahorro en el pago de impuestos. Ventas al Contado: La realización del inventario con la venta al contado, ingresa efectivo. B. Fuentes Externas Formados por los recursos financieros que la empresa obtiene de terceros. Se clasifican así: • Pasivos Acumulados • Crédito Comercial • Prestamos Directos • Venta de Cartera • Préstamo Accionistas • Anticipo de Clientes • Préstamos Bancarios
• Emisión de Obligaciones • Emisión de Acciones • Arrendamientos • Préstamos del Exterior Pasivos Acumulados: Son obligaciones o adeudos por servicios recibidos o compra de activos. Crédito Comercial: Forma común del crédito, nace cuando el proveedor envía la mercadería. Formas de Presentación del Crédito Comercial: • Cuenta Abierta • Aceptaciones Mercantiles • Letra de Cambio • Pagaré Préstamos Directos: Catalogados como auto-cancelables, a devolverse en un año. Venta de Cartera: Negociación de las cuentas por cobrar con otras instituciones. Préstamos Accionistas: Préstamo de los socios o accionistas no aumentando en capital. Anticipo de Clientes: Anticipo de la futura venta, el considerado como enganche o reservación. Emisión de Obligaciones: Son deudas con pagarés a largo plazo a cambio de un interés. Emisión de Acciones: Es la ampliación del capital de riesgo de la empresa, a cambio de un dividendo. Arrendamientos: Es la compra escalonada o por abonos con la finalidad de no pagar al contado. Préstamos del Exterior: Son los recursos proporcionados por organismos internacionales. • Carta de Crédito • Préstamos Directos • Financiamiento para Proyectos
3.3.2 Plazo del Financiamiento • Corto Plazo (Menor de 1 Año) • Mediano Plazo (Mayor a 1 y Menor de 3 años) • Largo Plazo (Mayor a 5 años)
3.3.3 La Garantía Constituye el respaldo que otorga el deudor. • Fiduciario • Prendario • Hipotecario • Mixto A. Garantía Fiduciaria Representa o está respaldada por la firma del librador o emisor, en algunos casos tiene el respaldo de un avalista. B. Garantía Prendaría Esta recae sobre bienes muebles, dados en prenda. La pignoración recae hasta en un 70% sobre el valor del bien, su plazo de vencimiento no puede ser mayor de 6 meses prorrogables. C. Garantía Hipotecaria Esta recae sobre bienes inmuebles y depende de un avalúo de expertos, el cual consiste en justipreciar el valor del bien de realización, el crédito puede ser otorgado hasta un 50% del valor del avalúo y su vencimiento es a largo plazo. D. Garantía Mixta Combinación de las anteriores, ejemplo: Prendaría-Hipotecaria.
3.3.4 Conforme al Destino este puede ser: 1. Comercial que puede ser interno, importación, exportación. 2. Producción que incluye las actividades manufactureras, artesanales, agropecuarias (agricultura, ganadería, selvicultura, apicultura, avicultura, caza y pesca).
3. Minas y Canteras 4. Construcción de vivienda, edificios, vías de comunicación, etc. 5. Servicios como almacenamiento, transporte, saneamiento, distribución de agua. 6. Consumo (Servicios personales y de los hogares). 7. Confidenciales.
3.4 Tipos de Financiamiento 3.4.1 Corto y Mediano Plazo: Sin Garantía. Fuentes Espontáneas: Cuentas por Pagar y Gastos Pasivos Acumulados. Fuentes Bancarias: Documentos (letras), líneas de crédito (prestamos informales de un año renovable), convenios de crédito revolventes o rotativos: Línea de crédito garantizada al cliente. Dos o tres años. Sobregiros bancarios. Fuentes Extrabancarias. Documentos negociables (pagarés de uno a nueve ò doce meses), anticipos de clientes, préstamos privados. Con Garantía: Garantía de Cuentas por Cobrar: pignoración (prenda, factorización, venta de la cartera a una institución financiera. Garantía de Inventarios: bonos de prenda y certificados de depósito. Otras Garantías: Acciones, bonos, seguros de vida con valor de rescate, préstamos con fiador. Créditos Bancarios y/o financieros: Bancos comerciales, a corto plazo, Bancos hipotecarios, mediano y largo plazo, financiera, plazo de más de tres años. Emisión de Títulos de Crédito: Letra de cambio, pagaré, factura cambiaria, carta orden de crédito.
3.4.2 Largo Plazo:
• Ganancias Retenidas Acumuladas: De operación ganado (disponible y reservado), de capital (por ingresos especiales o pagado, donado), estimaciones como depreciaciones, para cuentas de cobro dudoso, etc., provisión de valuación de activos. • Emisión de Bonos y Obligaciones: • Bonos sin Garantía sin gravar ningún activo específicamente, pueden garantizarse con las ganancias del negocio. También llamadas Deben tures, subordinados. • Bonos Garantizados: Garantía hipotecaria o prendaría (bienes inmuebles o muebles, incluyendo acciones). • Aumentos de Capital: Emisión de nuevas acciones comunes y preferentes, cobro de acciones suscritas, capitalización de activos. Conversión de emisiones de bonos o pasivos de largo plazo en acciones comunes. • Créditos Bancarios y/o Financieros: principalmente con garantía hipotecaria. • Arrendamiento Financiero: Contratos de Venta y arrendamiento con opción de compra y los contratos que se asemejan a los arrendamientos pero que de hecho son compras a largo plazo. • Ventas a Plazos
3.5 Bolsa de Valores: Es una entidad que proporciona el lugar, la infraestructura y los mecanismos para realizar negociaciones con valores de una manera eficiente. En ésta se centraliza y difunde información respecto a la compra y venta de valores garantizando pureza y transparencia en las operaciones. La bolsa es un participante activo en la modernización del sistema financiero que se dedica a ofrecer mayores posibilidades y oportunidades a todo esfuerzo productivo, tanto para la inversión como para el financiamiento o capitalización. A la bolsa acuden inversionistas que desean optimizar sus rendimientos con base a información oportuna y completa, así como empresas que buscan diversificar sus fuentes de financiamiento para competir en el mercado. La Bolsa nace para que estas operaciones se realicen en un solo lugar, con el fin de reunir toda la información de la oferta y demanda, para lograr establecer el precio real de mercado.
3.5.1 ¿Como Invertir? El inversionista debe contactar a asesor financiero, comúnmente llamado corredor, quien le brindará orientación mostrándole las opciones de inversión disponibles y los riesgos que conlleva. Una vez definidos dichos términos, el corredor, en representación de su cliente,
debe realizar las operaciones en Bolsa, ya sea por medio del sistema electrónico o viva voz, dentro del horario establecido para cada mercado. El corro a viva voz se lleva a cabo en el recinto (piso) de la Bolsa. Cada operación está sujeta a un período de puja de dos minutos, en el caso que la operación abierta sea intervenida por una tercera parte interesada, ya sea en la compra o venta, el período de puja se reduce a un minuto. El sistema de puja permite que terceros puedan ofrecer mejores condiciones de mercado, contribuyendo así a determinar el precio real.. Todos los corredores tienen acceso al sistema electrónico, directamente desde su Casa de Bolsa, por lo que pueden concretar operaciones sin estar presentes en las instalaciones de la Bolsa, El corredor deberá mantener informado a su cliente de cualquier eventualidad. La bolsa juega un papel muy importante ya que controla toda operación con el fin que se cumplan las condiciones pactadas al inicio de cada una.
3.5.2 ¿Como Financiarse o Capitalizarse? Para registrar una emisión en bolsa, la empresa emisora deberá acudir a una Casa de Bolsa, la cual le asesora en la evaluación de su proyecto, la estructuración de su emisión, sugiriéndole el porcentaje de deuda y/o capital a emitir, así como las características para esta de acuerdo a la necesidad de la empresa. Asimismo la Casa de Bolsa deberá contribuir a la recopilación de la información con el fin de elaborar el prospecto de la emisión, el cual de forma objetiva, completa y veraz deberá contener datos relevantes de la empresa y de la emisión. Posteriormente éste se presenta junto con los documentos legales y financieros, para su aprobación en bolsa y en el Registro de Valores y Mercancías. Una vez aprobado el prospecto, la Casa de Bolsa es responsable del manejo de la colocación de las emisiones.
3.5.3 ¿En que invertir? A. Valores Privados: son emitidos por empresas privadas las cuales han encontrado en la Bolsa diversos instrumentos para financiarse directamente del público implicando, generalmente, un costo menor que las demás fuentes tradicionales, ya que no existen intermediarios financieros. En la actualidad el mayor porcentaje de los valores privados se constituye por pagarés. Las características de los mismos, son fijadas por la empresa emisora, con la asesoria de su Casa de Bolsa. B. Valores Públicos: son aquellos que emite el gobierno de la república o sus entidades autónomas o descentralizadas. Actualmente, se cotizan en Bolsa valores emitidos por el Banco de Guatemala y por el Ministerio de Finanzas. C. Reporto: es una operación de crédito a corto plazo que consiste en la inversión en valores por un plazo determinado, vencido el cual, el inversionista se obliga devolver los mismos u otros de la misma especie, cantidad y emisor a la contraparte, por un precio generalmente superior en la primera operación.
D. Acciones: es un valor que representa una parte proporcional del capital contable de una sociedad anónima. Las acciones pueden ser: Preferentes o comunes, según lo acuerde el emisor. Según el artículo 132 de la Constitución Política de la República de Guatemala. El Banco de Guatemala se rige por los Decretos 203, 212 y 215 del Congreso de la República. La Superintendencia de Bancos se constituyó el uno de septiembre de 1946. Según Libro de Análisis e Interpretación de Estados Financiero, autor Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero Editorial ECA Primera Edición 2003, página 4. En Guatemala el primer banco que se fundó fue el Banco Agrícola Hipotecario en 1872 y en 1924 se liquidaron todos los bancos privados a excepción del Banco de Occidente que en la actualidad se encuentra funcionando, siendo el más antiguo. Según Libro de Análisis e Interpretación de Estados Financiero, autor Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero Editorial ECA Primera Edición 2003, página 6. Artículo 1 de la Ley de Sociedades Financieras Privadas Decreto 208 del Congreso de la República. El artículo 1 del Decreto 1746 del Congreso de la República (Ley de Almacenes Generales de Depósito) el objetivo principal de las Almacenadotas es el depósito. Artículo 2 del Reglamento para la Autorización y Funcionamiento de las Casas de Cambio. Resolución de la Junta Monetaria JM-106-93. El artículo 11 del Decreto 26-99 del Congreso de la República tipifica el delito de intermediación financiera. La Superintendencia de Bancos publicó con fecha Octubre 10, 2001 los problemas estructurales que llevaron a la quiebra al Banco y Financiera Metropolitano, S.A. y Banco Promotor, S.A. Financia necesidades estaciónales y temporales. Según Libro de Análisis e Interpretación de Estados Financiero, autor Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero Editorial ECA Primera Edición 2003, página 22. Financia necesidades más permanentes. Activos Corrientes. Ídem. Financia necesidades permanentes. Activos Fijos. Ídem. El libro de Análisis e Interpretación de Estados Financieros del Curso Finanzas I segunda parte, primera edición del 2003 en su página 29 menciona que en Guatemala existían a esa
fecha 38 Casas de Bolsa y 140 empresas emisoras de los diferentes sectores económicos, que han emitido y colocado valores a través de la Bolsa. La operación de reportos en Bolsa de Valores Nacionales, S.A. se inició en Junio de 1991, sin embargo, ya se practicaba en Guatemala con algunas diferencias. La Base Legal del reporto está contemplado en el Código de Comercio dentro de las operaciones de crédito en los artículos del 744 al 749.
CASO PRÁCTICO Ejemplo de un Reporto En la segunda semana del mes de enero de 2001 el Banco “IMPERIAL” se encontraba con necesidad de efectivo para cubrir su requerimiento de encaje. Debido a la situación del mercado en esos días las operaciones de reporto estaban ofreciendo un rendimiento por arriba del 20 % anual. Para José Cuervo este rendimiento, era superior al que le paga la empresa donde él había invertido su dinero, por lo cual acudió a su casa de bolsa y le solicitó que le invirtiera Q 100,000.00 en una operación de reporto por 7 o más días. En el corro de la Bolsa de Valores Nacional, S.A. la casa de bolsa que representaba al Banco IMPERIAL y la casa de bolsa que representaba a José Cuervo pactaron un reporto con las siguientes características: TITULOS REPORTADOS: CERTIBONOS expresados en Quetzales VALOR NOMINAL: Q 102,100.00 PRIMER PRECIO: 97.943192948 % SEGUNDO PRECIO: 98.38460333 % MONTO REPORTADO: Q 100,000.00 (valor nominal por primer precio) PLAZO: 7días RENDIMIENTO: 23.50% anual En la tarde del mismo día que se pactó el reporto, José Cuervo entregó a su casa de bolsa un cheque por Q 100,000.00 y ésta a su vez, lo entregó a la otra casa de bolsa a cambio de los títulos CERTIBONOS por un valor nominal de Q102,100.00 que le entregó el Banco “IMPERIAL”. Durante 7 días, el Banco “IMPERIAL” utilizó los Q 100,000.00 para mantener su posición de encaje, mientras que José Cuervo fue propietario de los títulos. José Cuervo, estaba respaldado no sólo con la promesa de pago que se da en toda operación de crédito, sino
además era propietario de los títulos lo que le sirvió como garantía de su inversión. El reporto no terminó en esa fase ya que al vencimiento del mismo, se debería continuar con la liquidación. Transcurridos los 7 días, se debió liquidar la segunda operación del reporto, en la cual José Cuervo transmitió de vuelta los títulos al Banco “IMPERIAL” a cambio que éste le pagase el dinero invertido en un inicio más el rendimiento generado de acuerdo a las condiciones pactadas. Debido a que el reporto se interpreta también como dos operaciones de compra venta, lo que se pacta en la boleta de la Bolsa son los precios de las dos operaciones. Estos son los que se anotan como precio de compra y precio de recompra. En base a estos dos precios, se determina el rendimiento anualizado del reporto, según la siguiente formula:
Donde: R = es el rendimiento porcentual anualizado P1 = es el precio al cual se pacta la primera transacción P2 = es el precio pactado desde un inicio al cual se retransmiten los títulos d = es el plazo del reporto en días De acuerdo a esta fórmula el rendimiento del reporto para este ejemplo es:
En este ejemplo la cantidad de Q 450.68 equivale a un rendimiento del 23.49% anualizado en base a la inversión de Q 100,000.00 que se hizo. Esta cantidad de dinero fue entregada a José Cuervo transcurridos los siete días del reporto, en donde él debió retransmitir los títulos CERTIBONOS que recibió en un inicio.
4. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS (Segunda Parte) Análisis: es descomponer un todo en todas sus partes.
El diccionario de la lengua española indica que es la distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos. Interpretar: es explicar el sentido de un fenómeno o asunto. Análisis Financiero: Se define como el conjunto de principios y procedimientos en la transformación de variables y datos sobre aspectos contables, económicos y financieros en información procesada. Con el fin de proporcionar indicadores de riesgo y rendimiento útil para la toma de decisiones de inversión, financiamiento o evaluación de la gestión. Análisis e Interpretación de Estados Financieros Consiste en la compilación, simplificación y estudio de las cifras mostradas en los Estados Financieros y todos aquellos elementos que pueden influir en su comprensión mediante la formulación de razones, tendencias, porcentajes, etc., así como su comparación para evaluar el funcionamiento pasado, presente y proyectado. A continuación se explican los procedimientos básicos para realizar un análisis financiero en los siguientes aspectos: Análisis Vertical, Análisis Horizontal, Análisis de la Ganancia Bruta y Neta. Además se incluyen las razones estándar y un prontuario de razones simples en base a Normas Internacionales de Contabilidad.
4.1 ESQUEMA DE MÉTODOS DE ANÁLISIS
Totales Reducción de Estados Financieros a por cientos Parciales
A: Verticales
Simples Método de Razones Estándar
Est. Financieros Comparativos De aumentos o Disminuciones B. Horizontales Estado de Flujo de Efectivo Método de tendencia
La fórmula general C. El punto de equilibrio Margen de ganancia La gráfica D. Control Presupuestario
4.2 CONCEPTOS DE ANÁLISIS VERTICAL Es el estudio de las relaciones entre los datos de un negocio que corresponde a un mismo ejercicio contable. Es factible conocer de qué manera está integrado el Activo, el Pasivo, el Capital y los Resultados de la empresa. En este método de análisis tenemos las Razones y Método de Porcentajes Integrales. Las comparaciones verticales (estáticas) son las que se hacen entre el conjunto de estados financieros pertenecientes a un mismo período.
En las comparaciones verticales el control tiempo se considera incidentalmente sólo como un elemento de juicio, debido a que las comparaciones verticales se tratan de obtener la magnitud de las cifras y de sus relaciones.
4.2.1 Clases de análisis verticales Para uso interno Son las que sirven para aplicar los cambios efectuados en las situaciones de una empresa así también para ayudar a medir y regular la eficiencia de las operaciones que lleva a cabo, permitiendo apreciar el factor de productividad Para uso externo Son las que tienen por objeto saber si conviene conceder un crédito y hacer determinadas inversiones en la empresa examinada, ya que permite conocer los márgenes de seguridad con que cuenta el negocio para cubrir sus compromisos y también apreciar la extensión de créditos que resiste o necesita la empresa en función de los elementos que concurren para garantizar su reembolso. Como el análisis interno tiene libre acceso a las fuentes de los datos de la empresa que se encuentra en los libros de contabilidad, está mejor informado que el analizador externo que no tiene esta libertad para recabar datos ya que, generalmente solo puede disponer de las informaciones que los directivos del negocio le quieran proporcionar. Un caso típico de análisis para uso externo es el que practican los banqueros en los estados financieros de sus clientes y solicitantes de crédito.
4.2.2 Procedimiento de Por cientos Integrales Conceptos: Consiste en la separación del contenido de los Estados Financieros a una misma fecha o correspondiente a una misma fecha, en sus elementos o partes integrantes, con el fin de poder determinar la proporción que guarda cada uno de ellos en relación con todo. Este procedimiento puede recibir otros nombres, tales como: -Procedimiento de por cientos comunes. -Procedimiento de reducción a por cientos Base de Procedimiento:
Toma como base este procedimiento el axioma matemático que se enuncia diciendo: “Que todo es igual a la suma de sus partes” , de donde al todo se le asigna in valor igual al 100% y a las partes un por ciento relativo. Aplicación: Puede enfocarse a Estados Financieros estáticos (Estado de Situación General), dinámico (Estados de Resultados) básicos o secundarios, tales como: • Estado de Costo de Ventas • Estado de Costo de Producción • Estado Analítico de Gastos de Administración • Estado Analítico de Gastos de Venta, etc. Desde luego que el procedimiento facilita la comparación de los conceptos y las cifras de una empresa. Con los conceptos y las cifras de los Estados Financieros de Empresas similares (Bench Marketing) a la misma fecha o del mismo período, con el cual se podrá determinar la probable anormalidad o defecto de la empresa que es el objeto de nuestro trabajo. La base siempre está dada por números absolutos, el por ciento siempre está dado por números relativos. Este procedimiento se aplica en forma total y en forma parcial, en donde la diferencia extravía en la base de universo a examinar. Reducción a Por cientos a niveles de totales: Consiste en reducir una cifra cualquiera de un Estado Financiero, en base a ese estado, esto significa que se está estableciendo la participación porcentual de la partida sujeta de examen, con relación a un todo de este mismo Estado Financiero. Fórmulas Aplicables: Dos fórmulas podemos aplicar en este procedimiento a saber: a. Por ciento Integral = Cifra Parcial x 100 Cifra Base b. Factor Constante
b.1 Partida X: Cada Partida x 100 Cifra Base b.2 Factor Constante 100 x Partida “X” Cuenta Base Cualquier fórmula puede aplicarse indistintamente a determinada clase de Estados Financieros, sin embargo en la práctica, la primera se emplea en mayor proporción para Estados Financieros sintéticos (condensados); y la segunda fórmula para Estados Financieros detallados. Reducción a Por cientos a nivel de Parciales: Consiste en reducir una cifra de un segmento de un Estado Financiero con base a ese segmento o sección del mismo. Esto significa que se está estableciendo la participación porcentual de la partida sujeta de examen con relación a una sección de un Estado Financiero. El objetivo que tiene este tipo de análisis es conocer que determinado ingreso o gasto tiene una mayor influencia en el Estado Financiero sujeto de examen. Fórmulas Aplicables: Dos fórmulas podemos aplicar en este procedimiento a saber: Por ciento Integral Parcial = Cifra Parcial x 100 Total del segmento La base común dependerá del Estado Financiero que se esté examinando, siempre la siguiente. Parámetro ó Universo 100% Estado de Resultados Ventas Netas Balance General Total de Activos Utilidades Retenidas Saldo Inicial Flujo de Efectivo Total de Actividades de Operación Notas a los Estados Financieros Total de las Notas sujeto de Examen Ejemplo del Estado de Resultados de por cientos Totales y Parciales.
Estado de Resultados (Perdidas y Ganancias) Nombre de la Empresa: Periodo: (Cifras expresadas en Quetzales) Valores Ventas Brutas
% Totales % Parciales
100,000
105%
105%
(-) Descuentos
2,000
2%
2%
(-) Bonificaciones
8,000
8%
8%
(+) Otros Ingresos
5,000
5%
5%
(=) Venta Neta e Ingresos
95,000
100%
100%
Costo de los Bienes y Mercaderías Vendidas 30,000
32%
77%
Gastos de Venta
5,000
5%
13%
Gastos de Administración y Generales
3,000
3%
8%
Otros Gastos
1,000
1%
3%
(=) Total de Costos y Gastos
39,000
41%
100%
Utilidad Neta antes de Partidas (=) Extraordinarias
56,000
2,000
2%
100%
Utilidad Netas antes de Impuesto sobre la (=) Renta
54,000
57%
100%
(-) Impuesto sobre la Renta
16,200
17%
100%
(=) Utilidad Neta
37,800
40%
100%
(-) Costos y Gastos
(+-) Partidas Extraordinarias Partidas no recurrentes
4.2.3 Métodos de análisis vertical Razones simples Razones estándar a) Razón: Es la relación lógica de algunas partidas cuyos elementos analizados tienen un comportamiento lógico. Es la comparación de dos cifras que permiten establecer la interdependencia lógica sobre una y otra. Las razones simples pueden agruparse en estáticas, dinámicas y estático-dinámicas. Las razones estáticas son las que nos expresan la relación cuantitativa que existen entre partidas o grupo de partidas que se agrupan en el Balance General. Las razones dinámicas son las que nos expresan la relación cuantitativa que existen entre partidas o grupo de partidas de un Estado de Resultados. Las razones estático-dinámicas son las que nos expresan la relación cuantitativa que existe entre valores de partidas del Balance General, con partidas de un Estado de Resultados. b) Clasificación de las Razones: 1. Razones de Solvencia 2. Razones de Estabilidad 3. Razones de Rentabilidad 4. Razones de Actividad
• RAZONES DE SOLVENCIA Son las razones que miden la capacidad de pago que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo. • Solvencia: Establece la cantidad de activos corrientes para pagar pasivos a corto plazo; o sea la cantidad “x” en quetzales de activos corrientes para pagar un quetzal de pasivo corriente. El parámetro estándar debería ser de 2 a 1, esto significa que se tienen Q2.00 de activo corriente para pagar Q1.00 de pasivo corriente, cualquier índice mayor a éste es bueno.
• Liquidez (Prueba del Ácido): Mide la capacidad de pago INMEDIATA que tiene la empresa para cubrir sus obligaciones a corto plazo. Recibe también el nombre de “Prueba del Ácido”. Únicamente toma en cuenta caja y las cuentas por cobrar para poder pagar las deudas a corto plazo. Un índice razonable podría ser Q1.00 u Q0.80.
• Solvencia Inmediata: Mide la capacidad de efectivo más los valores negociables (Inversiones a Corto Plazo) para pagar las deudas a corto plazo. También se le conoce con el nombre de “Solvencia Disponible”. Un parámetro estándar podrá ser de Q.080 o Q.0.40.
• Activo Defensivo: Esta razón mide el tiempo para el cual la empresa podrá operar echando mano de su activo liquido actual, sin recurrir a los ingresos provenientes de las fuentes del año próximo.
Activo Defensivo: Este se establece tomando en cuenta Caja y Bancos, Cuentas por Cobrar, Documentos por Cobrar y Valores Negociables. Desembolsos Diarios: Representan todos los gastos ordinarios de operación de la empresa, no incluyendo cuentas por pagar, los gastos pueden ser: sueldos, luz, agua, teléfono, mantenimiento, repuestos, alquileres, etc. • RAZONES DE ESTABILIDAD Son las razones que miden el grado de protección a los Acreedores e Inversionistas a Largo Plazo, con los activos que no son utilizados para la generación del Capital de Trabajo, es decir son los activos que se utilizan como garantía. • Estabilidad:
Nos muestra la forma en que los Activos No Corrientes están garantizando las Obligaciones a Largo Plazo, o sea cuanto de Activo No Corriente tiene la empresa para garantizar o en su defecto para pagar Q1.00 de Pasivo No Corriente. Este índice podrá variar en los primeros años cuando la empresa necesite financiamiento para la compra de Activos No Corrientes, al inicio el índice será mayor que 1, el cual irá aumentando cuando se paguen los Pasivos. Por el contrario si el índice fuera menor a 1, esto significa que la empresa no tiene garantía suficiente para cubrir los Pasivos No Corrientes. Cuando el índice sea igual a 1 implicará que el Activo ha cubierto la totalidad del Pasivo. Como regla general este índice siempre resulta mayor que 1.
• Inversión en Activos No Corrientes: Nos indica la porción de los inversionistas que han sido utilizadas en la adquisición de Activos permanentes, cuya característica es la del uso por parte de la empresa. Cuando una empresa inicia operaciones, éste índice puede ser mayor que 1, con el pasar de los años éste deberá bajar porque se aumentan los Activos No Corrientes y los fondos no son utilizados para la compra de Activos No Corrientes. El parámetro estándar de éste índice deberá ser del orden de Q0.40 o Q0.002.
• Propiedad: Nos señala que parte de los Activos Totales de la empresa, son financiados con Capital de los propios inversionistas, o sea que los Activos son propiedad directa de los socios, es decir los que se han comprado con el dinero de los socios. Es importante señalar que el capital de los socios no debe ser exclusivo para la compra de los activos ya que de seguirse este procedimiento no se estará utilizando las líneas de crédito existentes.
• Endeudamiento: Mide el grado de financiamiento por parte de terceros en los Activos de la empresa, o sea el nivel de control de los Acreedores en los bienes de la empresa. Se le conoce con el nombre de APALANCAMIENTO FINANCIERO, o sea mide la presentación de los Activos financiados por deuda, si el porcentaje es mayor del 60% la empresa está corriendo un nivel alto de financiamiento, que al final puede ser riesgoso.
Otro Enfoque de Endeudamiento: Nos señala que los propietarios tienen “x” quetzales en el negocio por cada Q1.00 que tienen los Acreedores, y mide el grado de inversión de los Acreedores o hasta que grado la Empresa depende de terceros. Si es menor a Q1.00, significa que la empresa depende de un porcentaje no mayor al dinero aportado por los Acreedores.
• Solidez: Nos indica cuánto de los Activos totales tiene la empresa para pagar Q1.00 de Pasivo total, por que este índice debe ser mayor que 1. Si en caso el índice fuera igual a 1, significaría que la empresa ya no tiene capital, y si fuera mayor que 1 la empresa estaría en posición de pérdida. Por el contrario un índice muy elevado de ésta razón implica que la empresa no tiene Pasivos y está trabajando exclusivamente con su Patrimonio, lo cual no puede ser conveniente en algunos casos.
A esta razón también se le llama Protección del Activo. Apuntes de Clase del Curso Finanzas I de la Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala.
• Cobertura Financiera: Nos muestra que porcentaje de las utilidades es absorbido por la carga financiera, esto significa que del total de las utilidades un porcentaje sirve para pagar la carga financiera.
RAZONES DE RENTABILIDAD
Estas miden el éxito o fracaso que tiene la empresa durante un período de tiempo por lo general un año. Estas razones son las que nos muestran las utilidades o pérdidas operacionales. • Margen de Utilidad (Rentabilidad de las Ventas): Expresa los centavos obtenidos en concepto de utilidad por cada Q1.00 de venta. Lo que significa que la empresa por cada Q1.00 de venta obtendrá una utilidad de 0.20 ó 0.30 centavos.
• Tasa de Rendimiento: Es el rendimiento anual que obtiene la empresa por un año de gestión administrativa, tomándose como base la inversión sobre el capital pagado, esto significa que la empresa tendrá un rendimiento superior al de colocar su capital en fondos de inversión a plazo fijo. En otras palabras resulta ser los beneficios que obtiene la empresa sobre la inversión de los propietarios o sea los centavos que se tienen de utilidad por cada quetzal invertido. El parámetro estándar que debería alcanzar la empresa es de un 20% ó 30%.
Observaciones: Es importante señalar que a diferencia del cálculo de Margen de Utilidad o Rentabilidad de las Ventas, aunque el porcentaje sea igual, la base de cálculo será distinta, ya que la primera fórmula (Rentabilidad de las ventas) como su nombre lo indica, nos señala la ganancia por cada quetzal vendido. Por el contrario la fórmula de tasa de rendimiento nos muestra la utilidad por cada quetzal invertido. • Margen de Utilidad Bruta: Nos señala la Ganancia que se obtiene por Q1.00 de ventas, restándole los costos variables. Es conocida con el nombre de Contribución o Porcentaje de Ganancia Marginal. Este porcentaje servirá para la fijación de precios de venta y deberá ser la cantidad suficiente para cubrir los gastos variables de venta y los gastos administrativos.
Causas que originan Disminución
Causas que originan Aumento
del Margen de Ganancia Bruta • Aumento del Costo de Producción
del Margen de Ganancia Bruta C) Disminución de los Costos de Producción
• Disminución de los Precios de Venta D) Aumento del Precio de Venta CONCEPTO ORIGINAL CASO “A” CASO “B” CASO “C” Ventas 20,000 20,000 18,000 20,000 Costos 10,000 15,000 10,000 8,000 Ganancia Bruta 10,000 5,000 8,000 12,000
CASO “D” 25,000 10,000 15,000
• Margen de Utilidad Neta en Ventas: Nos señala la Ganancia que se obtiene por Q1.00 de ventas, restándole en los costos variables (+) los gastos directos de ventas. Este índice se utiliza cuando hay varios centros de distribución para determinar que centro es más productivo o que producto es más rentable, lo que significa que podrá calcularse, por departamento, por producto, por área o centro de distribución. En otras palabras nos muestra la ganancia que se obtiene pendiente de los gastos administrativos y la carga financiera. Un parámetro estándar podrá ser de un 40% o más.
• Sistema Du-Pont: Es un sistema de control que analiza las desviaciones de los factores de inversión, los resultados y objetivos integrales de una empresa. Se basa principalmente en Estados Financieros pro forma o presupuestados. Rentabilidad de las Ventas * Rotación del Activo Total (Fórmula 11) * (Fórmula 24)
* • Rentabilidad de la Inversión: Nos indica el porcentaje en que rindió las utilidades del total de la inversión, o sea mide los rendimientos de la empresa. El parámetro estándar de esta razón puede ser un poco variable, pero lo recomendable es que sea por lo menos de un 5%; lo cual significa que los activos que tiene la empresa si están contribuyendo a generar utilidades dentro de la misma.
• Utilidad por Acción:
El parámetro de esta razón dependerá de las utilidades que genera la empresa, esto significa que a mayor utilidad, mayor beneficio tendrá en valores absolutos. Caso contrario si en valor disminuyera con respecto del año anterior significaría que la empresa está operando con pérdidas. En síntesis esta razón nos muestra el rendimiento que se obtiene por cada acción que se tenga en la empresa. Es importante señalar que el resultado que obtenemos en esta razón no representa el valor en libros o valor de mercado de las acciones, simplemente nos muestra la utilidad que obtiene cada acción emitida.
Previo a establecer la utilidad por acción se deben determinar dos elementos que tienen una serie de cálculos, como lo es el DIVIDENDO PREFERENCIAL, y el PROMEDIO DE ACCIONES COMUNES EN CIRCULACION, el cual se describe a continuación. Cálculo del Dividendo Preferencial Número de Acciones × Valor de la Acción × Dividendo Preferencial Supongamos un ejemplo en el sentido de que tenemos los siguientes supuestos: Dividendo Preferencial 10% Número de Acciones 1,000 Valor de la Acción Q. 120 Utilidad por Distribuir Q. 50,000 10% × 1,000 Acciones × Q. 120 = Q. 12,000 Cálculo del Promedio de Acciones en Circulación Este procedimiento significa determinar el número de acciones que estuvieron en circulación dentro del período que se está examinando, para el efecto toma el tiempo por mes vencido o anticipado, según sea el caso, ejemplo: A) Mes Anticipado (Inicio del Mes) Enero Venta 400 Acciones Marzo Venta 200 Acciones Abril Readquisición (300) Acciones
Julio Venta 200 Acciones Septiembre Readquisición (200) Acciones Noviembre Venta 100 Acciones Total de Acciones 400 Acciones Cálculo del Promedio Ponderado de Acciones en Circulación MES Enero Marzo Abril Julio Septiembre Noviembre TOTAL
CONCEPTO Venta Venta Readquisición Venta Readquisición Venta
ACCIONES 400 200 (300) 200 (200) 100 400
FACTOR 12/12 10/12 9/12 7/12 4/12 2/12
PONDERACION 400.00 166.67 (225.00) 116.67 (66.67) 16.67 408.34
La ponderación nos señala que 408 acciones estuvieron por un espacio de 12 meses en circulación, esto significa que la readquisición de acciones fue menor que la venta. Es importante señalar que las 408 acciones estuvieron en circulación más o menos 12 meses. Cálculo de la Razón (Utilidad por Acción)
Lo anterior representa que la empresa tuvo una utilidad por acción en circulación de Q. 93.13, lo que significa que esto incrementará el valor de la acción en el mercado al momento de venderla. B) Mes Vencido (Final del Mes) Enero Venta 400 Acciones Marzo Venta 200 Acciones Abril Readquisición (300) Acciones Julio Venta 200 Acciones Septiembre Readquisición (200) Acciones Noviembre Venta 100 Acciones Total de Acciones 400 Acciones
Cálculo del Promedio Ponderado de Acciones en Circulación MES Enero Marzo Abril Julio Septiembre Noviembre TOTAL
CONCEPTO Venta Venta Readquisición Venta Readquisición Venta
ACCIONES 400 200 (300) 200 (200) 100 400
FACTOR 11/12 9/12 8/12 6/12 3/12 1/12
PONDERACION 366.67 150.00 (200.00) 100.00 (50.00) 8.33 375.00
La ponderación nos señala que 375 acciones estuvieron por un espacio de 12 meses en circulación, esto significa que la readquisición de acciones fue menor que la venta. Es importante señalar que las 375 acciones estuvieron en circulación más o menos 12 meses. Cálculo de la Razón (Utilidad por Acción)
Lo anterior representa que la empresa tuvo una utilidad por acción en circulación de Q. 101.33, lo que significa que esto incrementará el valor de la acción en el mercado al momento de venderla.
RAZONES DE ACTIVIDAD Son razones que nos muestran la actividad con que la empresa está usando los activos empleados. En otras palabras, son las que miden la eficiencia de la utilización de los activos que generan capital de trabajo. • Rotación de Cuentas por Cobrar: Indica las veces que se han movido las cuentas por cobrar durante el año, esto significa el número de VECES en que se recupera el crédito otorgado a los clientes durante el año.
• Plazo Medio de Cobranza: Nos señala el plazo en DÍAS de la recuperación del crédito ó sea el período durante el cual la empresa dejará de recibir ingresos en concepto de Cuentas por Cobrar. Nos muestra el tiempo de financiamiento a nuestros clientes.
• Rotación de Inventarios: Indica las VECES que durante el ejercicio examinado, se realizan las existencias promedio del inventario, o sea, el número de repeticiones del ciclo de movimientos de existencias.
Observaciones: Es importante señalar que, un índice elevado es indicativo de que no se están perdiendo ventas por falta de existencias, y un índice bajo mostrará que se cuenta con un volumen de inventarios inadecuados y/o de lento movimiento, perdiéndose ventas. • Plazo Medio de Ventas: Es la duración en DÍAS que permanece la mercadería en stock, indicando el período de tiempo que el inventario necesita para su movilización.
• Rotación de Cuentas por Pagar: Indica el número de VECES que se ha pagado a los acreedores en el transcurso de un período. En otras palabras, el número de financiamientos que nos otorgan los proveedores en su conjunto.
• Plazo Medio de Pago: Indica el número de DÍAS que la empresa necesita de financiamiento para cubrir con sus obligaciones a corto plazo.
• Rotación del Activo Total: Representa la capacidad de gestación obtenida de los Activos para generar ingresos o ventas, o sea la contribución del Activo Total para generar ventas. Es recomendable excluir
las inversiones a largo plazo, debido a que no son para la venta. También es conocida como Rentabilidad de la Inversión. Este índice será razonable si con menor cantidad de Activos, obtengo más del 60% de las ventas.
Observaciones: El aumento del índice con relación al año anterior, nos muestra eficiencia y un uso adecuado de los Activos Fijos. La disminución del índice en relación al año anterior, significa ineficiencia y un uso inadecuado de los Activos Fijos. Un incremento en ventas mayor que la inversión en Activos indica Eficiencia. El Incremento en Ventas en igual proporción que la inversión en Activos muestra equidad. El incremento en ventas en menor proporción que la inversión en Activos refleja Ineficiencia. Un Activo menor, es igual a Activos Fijos a su máxima utilización, alta rotación de Inventarios, y que las Cuentas por Cobrar no son materiales. • Rotación de Planta y Equipo: Indica la contribución de la propiedad, planta y equipo para generar ventas. Mide la capacidad instalada de la planta en función de las ventas.
• Rotación de Materias Primas: Indica el número de VECES en que es rotado o movido el inventario de Materias Primas.
• Plazo Medio de Consumo de Materia Prima: Nos indica los DÍAS que tarda en utilizarse de nuevo otra porción de Materia Prima, para el inicio de un proceso.
• Rotación de Inventario de Productos en Proceso: Nos señala la rotación de los productos en proceso, es decir las VECES que los productos en proceso se convierten en productos terminados.
• Plazo Medio de Producción: Nos indica los DÍAS de fabricación de un artículo u orden de trabajo en un proceso productivo.
En esta razón se asume que las Ventas son al Crédito. Apuntes de Clase del Curso Finanzas I de la Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala.
c) Razones estándar o razones medias Son medidas generales de eficiencias que permiten determinar las desviaciones de las situaciones reales en base a su comparación. La razón estándar es igual al promedio de una serie de cifras o razones simples de Estados Financieros de la misma empresa a distintas fechas o período, o bien, al promedio de una serie de cifras o razones simples de estados financieros a la misma fecha o período de distintas empresas dedicadas a la misma actividad. Estas razones se pueden clasificar en Internas y Externas. Las primeras se obtienen de datos internos, o sea los proporcionados por la misma empresa tomando como base los años anteriores. Las segundas se obtienen tomando como referencia otras empresas similares las cuales de reunir las siguientes características: Homogeneidad en cuanto al tipo de productos, tipo de operaciones Financieras, misma distribución y unidad de empaque. Uniformidad en los datos: en la base de sus cálculos de costos, sus Registros contables y la presentación de su información financiera.
Podemos resumir que las razones externas estándar serán más significativas, entre mayor similitud se encuentre entre las empresas, sobre todo lo derivado a que nuestra competencia. El método de establecer razones media estándar es el que tiene como propósito comentar a los directores de las empresas las desviaciones a los parámetros estándares previamente definidos, o sea que se realizará una administración por excepción. c.1 Principales medidas estándar para analizar razones Media o promedio aritmético Se aplica para calcular el valor promedio de cantidades a cada uno de los cuales está asociado un número o peso que la pondera. X= t/n t= Sumatoria de la Variable n= Número de elementos (o años) Mediana La mediana es un valor de la variable X que deja por debajo de él un número de casos iguales que queda por encima, o bien es un valor de posición que divide una serie de casos en dos partes iguales, cada uno con el 50%. X= (n+1)/2 Su cálculo es simple, el número de elementos más uno, y esto se divide entre dos. Moda Es la medida estadística que se define como el dato o valor que más se repite en el conjunto o serie de formación. Su determinación depende de la observación. Media armónica Se emplea la media armónica para obtener un valor representativo de un conjunto de datos expresados en forma de tasas, esto es, tantas unidades de un tipo por cada unidad de otras especies. La media armónica se define por X=n/(1/R): X=n
1/R Es decir, el valor reciproco de la media armónica de una variable positiva es igual a la media aritmética de los valores recíprocos de la variable. Media geométrica Hay dos usos principales de la media geométrica: 1) para promediar porcentajes, índices y cifras relativas; y 2) para determinar el incremento porcentual promedio en ventas, producción u otras actividades o series económicas de un periodo a otro. La media geométrica (M.G.) de un conjunto de n números positivos se define como la raíz enésima del producto de los n números. Por tanto, la fórmula para la media geométrica es: M.G. = Nota: Si uno de los números es cero o negativo, no se puede calcular la media geométrica. c.2 Problemas que presenta las razones estándar. Las variaciones en los estados financieros de un grupo o rama de empresas y por lo tanto son sus razones, pueden que sean el resultado de uno o más de los factores siguientes: • Ubicación geográfica diferente por los costos de operación sean distintos. • Operación con bienes propios arrendados. • utilización de equipo nuevo o antiguo, que afecte la calidad del producto. • Fabricación de uno o varios productos. • Adecuada utilización de la capacidad instalada de la fábrica. • compra o producción de las materias primas. • Volúmenes altos de inventarios o políticas de compra consumo inmediato. • Sistema de valuación de inventarios diferentes (UEPS, PEPS, PROMEDIO). • Política de ventas distintas (sólo contado o crédito). • Política de compras (uno o varios proveedores). • Ventas con exclusividad a un cliente. • Determinación de capital de trabajo a utilizar.
Ejemplos de Razones Estándar Activo Corriente Pasivo Corriente
2004 686,686 327,911
2003 783,563 233,626
2002 929,955 201,833
2001 1,200,123 217,617
Índice de Solvencia
2.09412
3.35392
4.60755
5.51484
Promedio aritmético simple
T N
15.57043 4
3.89261
15.57043
El promedio aritmético simple del Índice de Solvencia en los últimos cuatro años es 3.89261 Mediana
(n+1) 2
(4+1) 2
5 2
2.5
La mediana de los datos es 2.5, que se puede aproximar al año 2002 y 2003, al sacar el Promedio de ambos. Promedio armónico
n 4 Suma (1/R) 1.17405
3.40701
Bases de calculo
1/2.09412 1/3.35392 1/4.60755 1/5.51484 0.47753 0.29816 0.21704 0.18133 1.17405
El promedio armónico del Índice de Solvencia en los últimos 4 años es de 3.40701 Media Geométrico
raíz n (X1)(X2)(X3)(X4)
Bases de calculo
raíz 4 (2.09412)(3.35392)(4.6755)(5.51484) raíz 4
3.65503
178.47
La media o promedio geométrico de los últimos cuatro años en el índice de solvencia es 3.65503
4.3 ANALISIS FINANCIERO HORIZONTAL Por medio de este método se analizan datos proporcionados por estados financieros que contienen información de varios ejercicios sucesivos pasados, los métodos más conocidos son:
Aumentos y Disminuciones Método de Tendencias y Método de Control de Presupuestos.
4.3.1 Aumentos y Disminuciones Se comparan cifras homogéneas correspondientes a dos fechas, a una misma clase de estados financieros, pertenecientes a diferentes períodos. Dichas comparaciones se conocen como estados financieros comparativos como: Estado de Situación Financiera Comparativo. Estado de Resultados Comparativo. ò Estado de Variación en la Ganancia Neta. ó Estado de Variación en la Ganancia Bruta. Estado de Cambios en la Situación Financiera ò Estado de Variaciones en el Capital de Trabajo. Estado de Flujos de Efectivo. Para que la comparación sea adecuada, las bases de elaboración de los estados financieros deben ser las mismas (consistencia). a) Requisitos para efectuar análisis comparativo de estados financieros: 1 Las cifras de los estados financieros más recientes van primero. 2. La cifra base es la de mayor antigüedad. 3. La variación será positiva (+), cuando la cifra comparada sea mayor que la cifra base. 4. La variación será negativa (-) , cuando la cifra comparada sea menor que la cifra base. 5. La variación será neutra (0), cuando la cifra comparada será igual a las cifra base. b) Variaciones Relativas: Se observará que al calcular los cambios habidos en las partidas, cuando una cifra base es cero o un valor negativo, es factible indicar la modificación en unidades monetarias pero no
puede expresarse en tanto por ciento. Sin embargo, habiendo una cifra base positiva pueden calcularse tanto los valores absolutos proporciones, éstas solo pueden expresarse cuando se dan dos valores positivos. Los anteriores principios se ilustran en los ejemplos siguientes: Partida
2,003
2,002
Diferencia %
A
20,000
0
20,000
B
(2,000)
0
(2,000)
C
2,000
(5,000)
7,000
D
(10,000)
(5,000)
(5,000)
E
0
10,000
(10,000)
(100)
F
(2,000)
10,000
(12,000)
(120)
G
35,000
10,000
25,000
250
H
8,000
10,000
(2,000)
(20)
En otras palabras, el procedimiento para analizar horizontalmente es el siguiente: Se divide la variación entre el año base. El porcentaje será positivo si la variación es positiva y la base es positiva. El porcentaje será negativo si la variación es negativa y la base es positiva. El porcentaje será “0” si la variación es positiva, pero la base es negativa. El porcentaje será “0” si la variación es negativa y la base es negativa. El porcentaje será “0” si la variación es negativa o positiva pero la base es “0”. Conclusión: No habrá porcentaje, si la base es negativo o cero. 4.3.1.1 Estado de Variación de la Utilidad Bruta Este es el estado que registra las variaciones en la utilidad bruta, mostrando el efecto de los cambios en el volumen de las ventas, en los precios de venta y en el costo de la mercancía producida y vendida. En otras palabras, dicho estado presenta hasta que grado:
1. El cambio en las ventas ha sido resultado de las variaciones en el número de unidades vendidas y en el precio de venta y, 2. El cambio en el costo de la mercancía vendida, fue el resultado de las variaciones en el número de unidades vendidas y el costo unitario.
Para formular este estado se necesita que los datos de la utilidad bruta, estén disponibles por productos o que4 la empresa fabrique y venda un solo producto estandarizado. Para ilustrar el estado de variación del margen bruto, supongamos los siguientes datos: 2,002
2,001
Variación
a) Ventas Netas
3,900,0003,125,000
775,000
b) Costo de Ventas
2,955,0002,375,000
580,000
c) Margen Bruto en Ventas
945,000 750,000
195,000
d) Unidades Vendidas
15,000
12,500
2,500
e) Precio Unitario de Ventas a/d
260
250
10
f) Costo Unitario b/d
197
190
7
g) Utilidad Bruta Unitaria c/d
63
60
3
Como se puede observar, el aumento de las ventas en Q 775,000 fue resultado de un mayor volumen de ventas, tanto en unidades como en proceso de venta. En comparación con el año 2001, tanto el volumen como el proceso de venta fueron más elevados en 2002. El aumento en el costo de la mercancía vendida fue de Q 580,000 fue ocasionado por un mayor volumen de mercancía vendida y un costo unitario más elevado de la mercancía fabricada o comprada. El volumen y los costos unitarios fueron más elevados durante 2002 que en 2001, sin embargo, el precio de venta por unidad aumentó en una proporción mayor que los costos unitarios. Aunque la variación en la utilidad bruta de Q 195,000 durante 2002 en comparación con 2001, la explicación detallada y analítica se ilustra en mejor forma por medio del Estado de Variaciones de la Utilidad Bruta. Mediante este estado, el analista puede determinar a que se deben los cambios y juzgar si se pueden o no realizarse mejoras en el futuro. Existen ocho posibilidades que influyen en la variación de la Ganancia Bruta, a continuación se esquematizan:
. Ventas
Costo de Ventas
PosibilidadUnidades
Valores Q
Unidades
Valores Q
1
Aumento
Aumento
Aumento
Aumento
2
DisminuciónDisminuciónDisminuciónDisminución
3
DisminuciónAumento
4
Aumento
DisminuciónAumento
Disminución
5
Igual
Aumento
Aumento
6
Igual
DisminuciónIgual
Disminución
7
Igual
Aumento
Disminución
8
Igual
DisminuciónIgual
DisminuciónAumento
Igual
Igual
Aumento
Para analizar las anteriores ocho posibilidades existen tres formas de demostrar las variaciones Ventas
Costo de Ventas
PRIMERA FORMA
PRIMERA FORMA
a) Variación de Unidades por Precio dea) Variación unidades por Costo año Ventas del año anterior
Anterior.
b) Unidades vendidas del año actual por
b) Unidades vendidas año actual por
variación en precio
Variación en el costo.
SEGUNDA FORMA
SEGUNDA FORMA
a) Variación de unidades por precio año
a) Variación de unidades por costo año
actual
Actual
b) Unidades vendidas año anterior por b) Unidades vendidas año anterior por variación en precio
Variación en el costo.
TERCERA FORMA
TERCERA FORMA
a) Variación de Unidades por Precio
a) Variación de Unidades por costo
año anterior
año anterior
b) Unidades vendidas año anterior por b) Unidades vendidas año anterior por variación en el precio
Variación en el costo
c) Variación en Unidades por variaciónc) Variación en Unidades por variación variación en precio
Variación en el costo
4.3.1.2 Estado de Variación de la Ganancia Neta Las empresas se establecen y operan con el propósito de obtener utilidades de las cifras presentadas en los estados financieros, la de mayor importancia es la relativa a la de utilidades debido a que en función de esta es el éxito o fracaso. La ganancia es esencial para conducir eficientemente, las empresas por lo tanto es necesario hacer periódicamente la debida apreciación de las utilidades y de los cambios sufridos en estas. La comparación del Estado de Resultados del último período con el del periodo anterior proporciona datos sobre los aumentos y disminuciones que hubo en las diversas cuentas de productos y costos incurridos, cambios que interpretados pueden servir para valorizar los resultados obtenidos y formular las políticas financieras y de operación. Para que esta comparación sea lógica es necesario que los listados que se comparan se refieran a periodos de tiempos iguales y correspondientes a la misma empresa.
4.3.1.2.1 Definición de Ganancia Neta Diferencia entre la utilidad bruta y los costos de distribución y gastos financieros.
4.3.1.2.2 Estado de variación de la ganancia neta Es aquel que muestra como fue afectada la utilidad neta por diversos cambios en la utilidad bruta en ventas, en los gastos financieros y en costo de distribución. Este estado puede prepararse de manera muy sencilla mediante la simple reunión de los gastos que aparecen en un estado condensado de resultados agrupando por un lados los elementos que tienden a aumentar la utilidad neta y por otro los que tienden a disminuir o
también se puede ampliar la información con la inclusión de tantos por ciento (%) analíticos o razones comparativas.
4.3.1.2.3 Cambios que influyen en la variación de la Ganancia Neta Las causas de la variación en la utilidad neta de un ejercicio a otro pueden resumirse como sigue: 1. Cambio en la Utilidad Bruta debido a: a) Cambio en las ventas debido a un aumento o disminución del volumen de unidades vendidas o del precio de venta. b) Cambio en el costo de ventas por aumento o disminución debido a variaciones en el volumen de unidades de ventas y económicos, en la producción o los precios de compras. 2. Cambio en los gastos por un aumento o disminución en los gastos de operación debido a variación en el nivel de precios, a la eficiencia de operación o al volumen de unidades de venta. 3. Un aumento o disminución en otras partidas financieras debido a una variación en el nivel de los precios, en volumen de unidades de venta o un cambio en las normas en cuanto a comisiones y descuentos por pronto pago con respecto a las compras y venta suponiendo que los descuento son clasificados en esta sección. 3. Aumento o disminución en los impuestos sobre la renta debido a una utilidad mayor o a tasas fiscales mayores o menores. Estados de Resultados Comparativos
Cuentas
2004 2003
Variación
% Variación
Ventas Netas
1375 1220
155
12.7%
Costo de Ventas
-959 -860
-99
11.5%
Margen Bruto
416
56
15.6%
Gastos de Ventas
-236 -200
-36
18.0%
Gastos de Admón.
-86
-12
16.2%
Total Gastos Operación
-322 -274
-48
17.5%
360
-74
Otros Gastos
-30
-31
1
-3.2%
Otros Ingresos
15
14
1
7.1%
Utilidad antes de ISR
79
69
10
14.5%
ISR (impuesto sobre la renta)
-24
-21
-3
14.3%
Ganancia Neta
55
48
7
14.6%
Estado de Variación de la Ganancia Neta
I
Partidas o elementos que tienden a aumentar la Ganancia Neta Aumento en la ganancia bruta sobre ventas Aumento en las Ventas Netas
%
Ventas Netas 2004
1375
Ventas Netas 2003
1220
155
12.7%
-99
11.5%
56
15.6%
1
-3.2%
Aumento en el Costo de Ventas Costo de Ventas 2004
-959
Costo de Ventas 2003
-860
Aumento en el Margen Bruto Margen Bruto 2004
416
Margen Bruto 2003
360
Disminución en Otros Gastos Otros Gastos 2004
-30
Otros Gastos 2003
-31
Aumento en Otros Ingresos Otros Ingresos 2004
15
Otros Ingresos 2003
14
Total partidas que aumentan la Ganancia Neta
1
7.1%
58
II Partidas o elementos que tienden a disminuir la Ganancia Neta Aumentos en Gastos de Venta
-36
18.0%
Gastos de Venta 2004 Gastos de Venta 2003 Aumento en Gastos de Admón.
-12
16.2%
Gastos de Admón. 2004 Gastos de Admón. 2003 Aumento de ISR
-3
ISR 2004
-51
ISR 2003
-21
14.3%
Total partidas que disminuyen la Ganancia Neta
III Aumento en la Ganancia Neta Ganancia Neta 2004
55
Ganancia Neta 2003
48
7
4.4 Método de Tendencias Consiste en conocer cual ha sido la trayectoria de la empresa en años anteriores, para sobre esta base proyectar las experiencias para años futuros, realizando sus estudios sobre datos históricos.
Desarrollo Práctico del Método de Tendencias: La Compañía Mar Azul, S. A. ha solicitado se elabore su presupuesto de ventas, proporcionándonos para tal efecto la siguiente información: Año
Unidades a Vender % de Incremento
1998
2500
0
1999
3250
30
2000
4225
30
2001
5492
30
2002
7140
30
Como se aprecia, las ventas a presupuestar para el año 2003 deben ser por 9,282 unidades, según el incremento del 30% que ha tenido la empresa en años anteriores.
4.5 PUNTO DE EQUILIBRIO 4.5.1 Concepto: Es aquel nivel de actividad o ventas, en el cual se cual se cubren exactamente los costos de una empresa, un nivel más alto significa obtener beneficios y un nivel más bajo comporta operar con pérdida, se le conoce con el nombre de Punto Muerto y Umbral de Rentabilidad. El punto de equilibrio indica aquel número de unidades tal, que la empresa con esa venta no obtenga perdidas ni ganancias. Puede expresarse en unidades que indican el número que deben venderse y en valores que indican el monto de ventas necesario para no registrar ganancias ni pérdidas. La fórmula es la siguiente: Valores PE = G FIJOS En Unidades PEU = P.E. 1 (-) GV PVU V 4.5.2 Simbología PEU = Punto de Equilibrio en Unidades. P.E. = Punto de Equilibrio Valores. G.F. = Gastos Fijos G.V. = Gastos Variables P.V.U. = Precio de Venta Unitario M.S. = Margen de Seguridad.
V = Valor de las Ventas 4.5.3 Margen de Seguridad: Representa las ventas de más, que hubieron a partir del punto de equilibrio y que pasan a convertirse en ganancia. El margen de seguridad para que se considere bueno debe sobrepasar un 50%. Formula M.S. = V. - P.E. 4.5.4 Determinación de Gastos Fijos y Variables: Separar los componentes fijos y variables mediante el análisis en porcentajes de acuerdo al Estado de costo de Producción y Estado de Resultados. 4.5.4.1 Gastos Fijos o Constantes: Dentro de los elementos que forman el costo, se encuentran gastos fijos únicamente en los costos de producción y de resultados, ejemplo, depreciaciones, alquileres, etc. 4.5.4.2 Gastos Variables: Son todos aquellos gastos que aumentan o disminuyen de acuerdo con los volúmenes de producción, ejemplo, mano de obra directa, materia prima, fletes, etc. 4.5.4.3 Rentabilidad sobre Inversión: La rentabilidad es el grado de eficiencia y capacidad que tiene la empresa para producir renta o beneficio y para obtenerla se debe comparar el conjunto de gastos efectuados durante el período. Estos gastos estructuran el costo de producción. Venta Neta
371,640
Precio Bruto de Venta por Unidad
120.00
Costo de Venta por Unidad
75.20
Gastos
Gastos
Información
Fijos
Variables
Total
Estado de Costo de Producción
19,847
221,383
241,230
Estado de Resultados
15,659
20,031
35,690
Variación Inventarios
-
Inventario Inicial Q 10,440
-
Inventario Final Q 18,960 35,506
(8,520)
(8,520)
232,894
268,400
Punto de Equilibrio en Valores
GF 1 - GV V
PEQ
35,506
35,506
1-232,894
0.373334
95,105
371,640
Punto de Equilibrio en Unidades
GF
35,506
PVU - GVU 120-75.2
Estructura Básica
Quetzales
%
Ventas
371,640
100.000000%
Gastos Variables
232,894
62.666559%
Ganancia Marginal
138,746
37.333441%
Gastos Fijos
35,506
Ganancia
103,240
Determinación del Valor Unitario de los Gastos Variables Precio de Venta Unitario
120.00
100.000000%
Gasto Variable Unitario
75.20
62.666667%
Ganancia Marginal Unitaria
44.80
37.333333%
703
Aplicando el % de Ganancia Marginal Gastos Fijos 35,506 Determinar el punto de Equilibrio
% GM
37.333333%
Comprobación
Q
%
Ventas 793 Unidades a Q 120.00
95,105
100.00000%
Gastos Variables
59,599
62.66667%
Ganancia Marginal
35,506
37.33333%
Gastos Fijos
35,506
DIFERENCIA
(0)
95,105
792.5464 Unidades = Aproximado 793 Unidades
Margen de Seguridad Valores
371,640Ventas-PEQ 95,105
276,535
Margen de Seguridad Unidades
VU - PEU
2,304
3097-793
Análisis e Interpretación de Estados Financieros Curso Finanzas I, Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero Tercera Edición 2002 página 111
4.6 CONTROL PRESUPUESTAL 4.6.1 Concepto Es el proceso mediante el cual se puede medir la eficiencia operacional de la empresa. Consiste en establecer las variaciones en forma horizontal entre el presupuesto y el Estado Financiero. 4.6.2 Objetivo
Medir la eficiencia de la empresa a través de la ejecución presupuestaria, o sea comparando lo real versus el presupuesto. 4.6.3 Finalidad del Control Presupuestal: a. Obtener control sobre los activos. b. Determinar variaciones. c. Definir las causas. d. Corregir las desviaciones. 4.6.4 Niveles de Control: Consiste en los grados de seguridad para la salvaguarda de los activos, mediante las siguientes categorías: 1. Control Gerencial. 2. Control por Departamento o Funciones. 3. Controles por Productos o Secciones. Controles Gerenciales, tienen como finalidad controlar el pronóstico de Ventas, stock de inventarios, costos de fabricación, costo de ventas, rentabilidad por producto, gastos por departamento, otorgamiento de créditos, análisis de flujo de caja. Controles por Departamento o Funciones tienen como finalidad segmentar la custodia por Departamento con el propósito de asignar responsabilidades y atribuciones al personal para control por productos vendidos, fijación de precios, calculo de comisiones, presupuesto de promoción y publicidad, control de gastos de papelería y suministros y control de consumos o insumos. Dentro del sistema de inventarios y compras del departamento debe observarse lo siguiente: nivel de existencia, costos unitarios, ingresos y salidas, acceso a la bodega, detección de productos obsoletos, descompuestos o lento movimiento, determinación del lote económico de compra, ciclos de producción y gastos de fabricación. Controles por Productos o Secciones son los que recaen directamente sobre la calidad del producto y pueden ser: consumo de materia prima, pago de mano de obra, gastos de fabricación y empaque, control de calidad, presentación y fecha de vencimiento y peso y unidad de empaque. 4.6.5 Etapas del Sistema Presupuestal: Comprende los procesos que deben observarse para la elaboración de un presupuesto, como planeación, revisión, formalización aprobación, ejecución y control y Evaluación.
Control Presupuestal Ejecución presupuestal del 2003
DESCRIPCION
REAL
PRESUPUESTO
VARIACION
%
Producto A
4,362,094.00
3,449,675.20
912,418.80
26.45%
Producto B
3,018,465.80
3,489,675.20
(471,209.40)
-13.50%
Producto C
2,131,047.00
1,784,837.60
346,209.40
19.40%
Total Ventas
9,511,606.80
8,724,188.00
787,418.80
9.03%
Ventas Netas
Apuntes de Clase de Análisis e Interpretación de Estados Financieros Curso Finanzas I Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala, Segundo Semestre 2004. Nota Informativa 18-2003 documento de 7 páginas Estados Financieros según Normas Internacionales de Contabilidad. http://www.ey.com.es
5. ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO CON NIC's El término Estados Financieros cubre los balances de situación, los estados de resultados o cuentas de pérdidas y ganancias, los estados de flujo de fondos, las notas y los demás estados y material explicativo que se identifica como parte de los estados financieros. Usualmente, los estados financieros están disponibles o se publican una vez al año, y se someten al informe de un auditor. Las Normas Internacionales de Contabilidad se aplican a tales estados financieros de cualquier empresa comercial, industrial o de servicios. La gerencia de cada empresa puede confeccionar estados financieros de uso interno, empleando los criterios que estime más conveniente en relación con su proceso de toma de decisiones. Sin embargo, cuando los estados citados se presenten para información a otras personas, tales como propietarios, prestamistas, empleados y público en general, deberán redactarse de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.
La responsabilidad, en relación con la preparación y presentación de los estados financieros corresponde a la gerencia de la empresa. El auditor, por su parte, es el responsable de emitir su opinión respecto a los mismos.
5.1 Normas Contables La presentación de los estados financieros es objeto de regulación en mayor o menos grado, por parte de la normativa legal vigente en cada país. Tal normativa puede provenir, bien de la autoridad pública, bien de los organismos profesionales del país en cuestión. Las Normas Internacionales de Contabilidad no prevalecen sobre las regulaciones locales a las que se refiere el párrafo 8, respecto de la presentación de los estados financieros en cada país.
5.2 Marco Conceptual para la preparación y presentación de los Estados Financieros Los estados financieros se preparan y presentan para ser utilizados y conocidos por usuarios externos de todo el mundo. A pesar de la similitud de unos países y otros, existen diferencias que son causadas por circunstancias de índole social, económica y legal, lo que hace necesario que el marco sea lo suficientemente flexible sin perder uniformidad.
Los Estados Financieros, forman parte del proceso de información financiera. Normalmente un conjunto completo de Estados Financieros comprende, un Balance de situación general, un Estado de resultados, un Estado de cambios en la posición financiera –como estado de flujo de efectivo y / o cuadro de financiación- notas, estados complementarios y otro material explicativo que forme parte integrante de los Estados Financieros. Este Marco tiene aplicación en todas las empresas industriales, comerciales o de negocios, del sector público o privado.
5.3 Usuarios y sus necesidades de informacioN • INVERSIONISTAS: -potenciales y reales- son los proveedores de capital de riesgo, Interesados en el riesgo inherente y en el reembolso de su inversión – les ayuda a decidir si comprar, vender, o retener su inversión- o la rentabilidad y liquidez propiciadas en las mismas.
• EMPLEADOS: incluidos los sindicatos, desean conocer estabilidad y rentabilidad de sus empleadores. • PRESTAMISTAS: Interesados en conocer la capacidad de la empresa para hacer de forma oportuna los pagos en el vencimiento. • PROVEEDORES Y OTROS ACREEDORES COMERCIALES: Interesados en conocer la capacidad de pago de la empresa. • CLIENTES: a quienes les interesan la continuidad de la empresa. • GOBIERNO: (y agencias gubernamentales), su interés se centra en la distribución de los recursos y en determinar políticas fiscales, así como bases de ingresos nacionales y estadísticas similares. • PÚBLICO: a quien le interesa conocer el impacto social.
Se resalta que los inversores son usuarios prioritarios para la información financiera “puesto que los inversores son los suministradores de capital-riesgo a la empresa, las informaciones contenidas en los estados financieros que cubran sus necesidades, cubrirán también muchas de las necesidades que otros usuarios esperan satisfacer en tales Estados Financieros.”
5.4 Objetivos de los Estados Financieros El objetivo de los Estados Financieros es proveer información acerca de la posición financiera, resultados y cambios en la posición financiera de una empresa, que es útil para una gran variedad de usuarios en la toma de decisiones de índole económica.
La situación financiera de una empresa se ve afectada por los recursos económicos que controla, por su estructura financiera, por su liquidez y la solvencia; la información acerca de los recursos económicos controlados y su capacidad en el pasado de modificar tales recursos, permite evaluar la posibilidad de generar efectivo; la información de la estructura financiera es útil para la predicción de necesidades futuras de préstamos; la liquidez hace referencia a la disponibilidad de efectivo en un futuro próximo, después de tener en cuenta el cumplimiento de compromisos financieros del período; la solvencia hace referencia a la disponibilidad de efectivo con perspectiva a largo plazo, para cumplir compromisos financieros.
La información del desempeño y en particular sobre su rendimiento, permite evaluar los cambios potenciales en los recursos económicos; que es probable puedan ser controlados en el futuro; permite predecir la capacidad de generar flujos de efectivo en el futuro y determina la eficacia con que la empresa puede emplear recursos futuros.
La información sobre los cambios en la posición financiera permite evaluar sus actividades de financiación, inversión y operación, en el período que cubre la información financiera. Genera la base para evaluar la capacidad de generación de efectivo y equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización de tales flujos de efectivo.
La información acerca de la situación financiera es suministrada fundamentalmente por el Balance General; la información de la actividad es suministrada fundamentalmente por el Estado de Resultados y la información acerca de los flujos de fondos, es suministrada fundamentalmente por el Estado de Cambios en la Posición Financiera. Los estados financieros también contienen, notas, cuadros complementarios y otra información.
5.5 Hipótesis fundamentales del Marco conceptual del IASC 5.5.1 Base de Acumulación o Devengo : Con el objeto de lograr sus objetivos los Estados Financieros se preparan sobre la base de la acumulación o del devengo contable. Bajo tal base los efectos de las transacciones y otros eventos son reconocidos cuando ocurren (y no cuando el efectivo o su equivalente es recibido o pagado), y son registrados contablemente y presentados en los estados financieros en los periodos a que se refieren... 5.5.2 Negocio en Marcha: Los estados financieros se preparan normalmente sobre la base de que una empresa está funcionando y continuará sus actividades de operación dentro del futuro previsible. Por lo tanto, asume que la empresa no tiene intención, ni necesidad de liquidar o cortar de forma importante la escala de operaciones. Si tal intención o necesidad existiera, los Estados Financieros pueden tener que prepararse sobre una base diferente, si así fuera, se revelará información sobre la base utilizada en ellos.
5.6 Características Cualitativas de los Estados FinancieroS
Son los atributos que proporcionan a la información contenida en los Estados Financieros, la utilidad para los usuarios de los mismos. Las cuatro características principales son: comprensibilidad, relevancia, confiabilidad y comparabilidad.
5.6.1 Restricciones a la información relevante y confiable Oportunidad
Si hay un retraso en la presentación de la información ésta puede perder su relevancia... es frecuente que para suministrar información a tiempo es necesario presentarla antes de que todos los aspectos de una determinada transacción u otro suceso sean conocidos, perjudicando su confiabilidad. A la inversa, si la información se demora hasta conocer todos los aspectos, la información puede ser muy confiable, pero de poca utilidad para la toma de decisiones... lo importante es un equilibrio entre relevancia y fiabilidad, donde se satisfagan mejor las necesidades de la toma de decisiones económicas por parte de los usuarios.
5.6.2 Equilibrio entre costo y beneficio
Los beneficios derivados de la información deben exceder a los costos de suministrarla. Sin embargo, la evaluación de beneficios y costos es, substancialmente un proceso de juicios de valor. Además los costos no son necesariamente soportados por quienes obtienen los beneficios... en este sentido se hace difícil aplicar una relación objetiva de costo-beneficio.
5.7 Elementos de los Estados Financieros Los Estados Financieros reflejan los efectos financieros de las transacciones y otros eventos, mediante su agrupación en clases amplias, de acuerdo a sus características económicas. Estas clases amplias son llamadas los elementos de los Estados Financieros (Activo, pasivo, patrimonio- Ingresos y gastos)
5.7.1 Situación
Los elementos directamente relacionados con la medición de la posición financiera son: activo, pasivo, y patrimonio neto. Se definen como sigue:
• Activo: Es un recurso controlado por la empresa como resultado de eventos pasados y cuyos beneficios económicos futuros se espera que fluyan a la empresa. • Pasivo: Es una obligación presente de la empresa derivado de eventos pasados, el pago de los cuales se espera que resulte de egresos de recursos de la empresa que implican beneficios económicos. • Patrimonio neto: Es el interés residual en los activos de la empresa, después de deducir todos sus pasivos.
-Activos: Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo consisten en el potencial del mismo para contribuir directa o indirectamente, a los flujos de efectivo y de otros equivalentes al efectivo de la empresa.
Los beneficios económicos de una empresa incorporados a un activo pueden llegar por diferentes vías. Ejemplo:
aUtilizado individualmente o en combinación con otros activos en la producción de bienes o servicios que serán vendidos por la empresa. b-
Intercambiado por otros activos.
c-
Usado para liquidar un pasivo; o
d-
Distribuido a los dueños de la empresa.
-Pasivos: Una característica esencial de todo pasivo es que la empresa tiene contraída una obligación en el momento presente. La decisión de adquirir un activo en el futuro no da lugar, por sí misma, al nacimiento de un pasivo. La liquidación de una obligación presente puede ocurrir de numerosas formas, por ejemplo:
a-
Desembolso de efectivo
b-
Transferencia de otros activos
c-
Otorgamiento de servicios
d-
Sustitución de la obligación con otra similar; o
e-
Capitalización.- conversión del pasivo en patrimonio.
Los pasivos proceden de transacciones u otros sucesos ocurridos en el pasado; ciertos pasivos pueden evaluarse solamente utilizando un alto grado de estimación; tales pasivos podrían llamarse provisiones, pero en una orientación ortodoxa del término pasivo, la provisión no cumpliría los requisitos de pasivo.
Patrimonio neto: El patrimonio puede subdividirse a efectos de su presentación en el balance de situación general; en ocasiones la creación de reservas es obligatoria por ley, con el fin de dar a la empresa y acreedores una protección adicional contra los efectos de las pérdidas.
5.7.2 Desempeño
Los elementos directamente relacionados con la medición de la utilidad, son los ingresos y los gastos.
• Ingreso: Son los incrementos en los beneficios económicos; producidos durante el periodo contable, en forma de entradas o aumentos del valor de los activos, o decrementos de pasivos, que resultan en incrementos de patrimonio, diferentes a aquellos relativos con contribuciones por parte de los socios.
• Gastos: Son los decrementos en los beneficios económicos, producidos durante el periodo contable en forma de salidas o agotamiento de activos, o surgimiento de pasivos, que resultan en decrementos del patrimonio neto, diferentes a los relacionados con distribuciones de capital de los socios.
5.8 Medición de los Elementos de los Estados Financieros
Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los Estados Financieros, para su inclusión en el balance de situación general y el estado de resultados. Para ello se utilizan diferentes bases de medición con diferentes grados y en distintas combinaciones entre ellas. • Costo histórico: Los activos son registrados de acuerdo al importe de efectivo o equivalente pagado, o el valor justo –razonable- de la compensación dada para adquirirlos al momento de su adquisición. Los pasivos son registrados al importe de productos recibidos e intercambiados por la obligación o en algunas circunstancias (impuesto de renta), a los importes de efectivo o equivalente que se espera serán pagados para liquidar el pasivo en el curso normal de los negocios. • Costo actual -corriente-: Los activos se registran al importe de efectivo o sus equivalentes, que pudieron haberse pagado si el mismo o un activo equivalente fuese adquirido en el momento actual, los pasivos se registran al importe no descontado de efectivo o equivalente que hubiese requerido para liquidar la obligación en el momento actual. (Reposición). • Valor de realización o liquidación: Los activos son registrados al importe de efectivo o equivalente, que hubieran podido actualmente obtenerse en una forma normal, mediante la venta del activo, los pasivos a su valor de liquidación. (Mercado). • Valor Presente: Los activos se registran a su valor descontado presente, descontando las entradas netas de efectivo que la partida generará en el curso normal de los negocios. Los pasivos son descontados a su valor descontado presente, relacionados con las futuras salidas netas de efectivo que la partida requerirá para liquidar pasivos en el curso normal de las operaciones. (Descontado).
Nota Informativa 18-2003 documento de 7 páginas Estados Financieros según Normas Internacionales de Contabilidad. http://www.ey.com.es Prólogo a los Pronunciamientos sobre las Normas de Contabilidad. Párrafo 5.
5.9 PRINCIPALES ASPECTOS DE LA NIC 1 (Presentación de Estados Financieros) 5.9.1 Objetivo El objetivo de esta Norma es establecer las bases para la presentación de los estados financieros con propósitos de información genera con el fin de asegurar la comparabilidad
de los mismos, tanto con respecto a los estados publicados por la misma empresa en periodos anteriores, como con respecto a los de otras empresas diferentes.
5.9.2 Alcance Esta Norma será de aplicación para la presentación de todo tipo de estados financieros, con el propósito de información general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad. Los estados financieros con propósito de información general son aquellos que pretenden cubrir las necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Son estados financi9eros con propósito de información general los que se presentan de forma separada, o dentro de otro documento de carácter público, tal como el informe anula o un folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma no es de aplicación a la información intermedia que se presente de forma abreviada o financieros de un empresario individual o a los consolidados de un grupo de empresas. Sin embargo, esto no excluye la posibilidad de presentación de estados financieros consolidados, que cumplan con las Normas Internacionales de Contabilidad, en el mismo documento que contiene los estados individuales de la empresa controladora, si ello es contemplado por las normas nacionales, siempre que las bases de preparación de cada uno de los tipos financieros queden claramente establecidos en la nota sobre políticas contables utilizadas.
5.9.3 Finalidad de los estados financieros Los estados financieros constituyen una representación financiera estructurada de la situación financiera y de las transacciones llevadas a cabo por la empresa. El objetivo de los estados financieros, con propósito de información general, es suministrar información acerca de la situación y desempeño financieros, así como de los flujos de efectivo, que sea útil a un amplio espectro de usuarios al tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión que los administradores han hecho de los recursos que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministran información acerca de los siguientes elementos de la empresa. • activos; • pasivos; • patrimonio neto; • ingresos y gastos, en los cuales se incluyen las pérdidas y ganancias, y • flujo de efectivo.
5.9.4 Responsabilidad por la emisión de estados financieros
La responsabilidad por la elaboración y presentación de los estados financieros corresponde a la empresa, y recae en el órgano de administración o en otro órgano de gobierno equivalente al mismo, si bien en algunas empresas la responsabilidad tiene carácter conjunto entre varios órganos de gobierno y supervisión.
5.9.5 Componentes de los estados financieros Un conjunto completo de estados financieros incluye los siguientes componentes: • balance de situación general; • estado de resultados; • un estado que muestre: 1) todos los cambios habidos en el patrimonio neto, o bien 2) los cambios en el patrimonio neto distintos de los procedentes de las operaciones de aportación y reembolso de capital, así como de la distribución de dividendos a los propietarios; • estado de flujos efectivo • políticas contables utilizadas y demás notas explicativas.
5.9.6 Políticas contables Es la gerencia de la empresa la que debe seleccionar y aplicar las políticas contables, de forma que los estados financieros cumplan con todos los requisitos establecidos en cada una de las Normas Internacionales de Contabilidad y en cada una de las interpretaciones emanadas del Comité de Interpretaciones. Cuando no exista un requisito específico, la gerencia debe desarrollar los procedimientos oportunos para asegurar que los estados financieros suministran información que es: • relevante para el proceso de toma de decisiones de los usuarios, y • confiable, en el sentido de que los estados • presentan razonablemente los resultados de las Operaciones y la situación financiera de las empresa; • reflejan la esencia económica de los sucesos y Transacciones, y no meramente su forma legal;
• son neutrales, es decir, libres de perjuicios sesgos; • son prudentes, y • están completos en todos sus extremos significativos. Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros.
5.9.7 Negocio en marcha Al preparar los estados financieros, la gerencia debe realizar una evaluación sobre la posibilidad de que la empresa continúe en funcionamiento. Los estados financieros deben prepararse a partir de la suposición de negocio en marcha, a menos que la gerencia, o bien pretenda liquidar la empresa o cesar en su actividad, o bien no exista una alternativa realista de continuación salvo que proceda de una de estas formas. Cuando la gerencia, al realizar esta evaluación, sea consciente de la existencia de incertidumbres importantes, relativas a sucesos o condiciones que pueden aportar dudas significativas sobre la posibilidad de que la empresa siga funcionando normalmente, debe revelarlas en los estados financieros. En le caso de que los estados financieros no se preparen sobre la base del negocio en marcha, tal hecho debe ser objeto de revelación explícita, junto con las hipótesis alternativas sobre las que han sido elaborados y las razones por las que la entidad no puede ser considerada como un negocio en marcha.
5.9.8 Base contable de acumulación (o devengo) Salvo en lo relacionado con la información sobre flujos de efectivo, la empresa debe preparar sus estados financieros sobre la base contable de acumulación (o devengo). Utilizando la base contable de acumulación o devengo, las transacciones y demás sucesos económicos se reconocen cuando ocurren (y no cuando se recibe o paga efectivo u otro medio líquido equivalente), registrándose en los libros contables e incluyéndose en los estados financieros de los ejercicios con los cuales están relacionados. Los gastos se reconocen en el estado de resultados sobre la base de una asociación directa entre los costos incurridos y la obtención de las partidas correspondientes de ingresos (correlación de ingresos y gastos). No obstante, la aplicación del principio de correlación no permite el reconocimiento y registro, en le balance de situación general, de partidas que no cumplan con la definición de activos o pasivos.
5.9.9 Uniformidad en la presentación La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros debe ser de un periodo a otro a menos que:
• Se produzca un cambio en la naturaleza de las operaciones de la empresa, o una revisión de la presentación de sus estados financieros, que demuestre que el cambio va a dar lugar a una presentación más apropiada de los sucesos o transacciones, o bien • Sea obligado realizar el cambio, por causa de la aparición de una Norma Internacional de Contabilidad o de una Interpretación emitida por el Comité de Interpretaciones.
5.9.10 Importancia relativa y agrupación de datos Cada partida que posea la suficiente importancia relativa debe ser presentada por separado en los estados financieros. Las partidas significativas deben aparecer agrupadas con otras de similar naturaleza o función, siempre que las mismas no deban ser presentadas de forma separada.
5.9.11 Identificación de los estados financieros Los estados financieros deben ser objeto de una identificación clara, y en su caso perfectamente distinguido de cualquier otra información publicada en el mismo documento por la empresa. Las Normas Internacionales de Contabilidad se aplican sólo a los estados financieros, y no afectan al resto de la información presentada en el informe anual o en otro documento similar. Por tanto, es importante que los usuarios sean capaces de distinguir la información que se prepara utilizando estas Normas, de cualquier otra clase de información que pueda ser útil para sus fines pero que no es objeto de las mismas. Cada uno de los componentes de los estados financieros debe quedar claramente identificado. Además, los datos que siguen han de ser consignados en lugar destacado, y se repetirán cuantas veces sea necesario para una correcta comprensión de la información presentada: a) el nombre, u otro tipo de identificación, de la empresa que presenta la información; b) si los estados financieros pertenecen a un empresario Individual o a un grupo de empresas. c) La fecha de cierre o el período de tiempo cubierto por el Estado financiero, según resulte apropiado en función de la Naturaleza del mismo; d) La moneda en la que se presenta la información, y e) El nivel de precisión utilizado en la presentación de las cifras de los estados financieros (millones, miles, etc.)
5.9.12 Balance de situación general
La distinción entre corriente y no corriente Cada empresa deberá determinar, considerando la naturaleza de sus actividades, si presenta o no sus activos corrientes y sus pasivos corrientes como categorías separadas dentro del balance de situación general. Cuando la empresa opte por no realizar la clasificación mencionada, los activos y pasivos deben presentarse utilizando como criterio genérico su grado de liquidez. Sea cual fuere el método de presentación adoptado, la empresa deberá revelar, para cada activo o pasivo, en el que se combinen cantidades que s esperan recuperar o agra antes u después de los doce meses siguientes desde la fecha del balance, el importe esperado a cobrar o pagar, respectivamente, después de este periodo. • Activos corrientes Un activo debe clasificarse como corriente cuando: • su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o en el transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa, o • se mantiene fundamentalmente por motivos comerciales, o para un plazo corto de tiempo, y se espera realizar dentro del periodo de doce meses tras la fecha del balance, o (c) se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya utilización no esté restringida. Todos los demás activos deben clasificarse como no corrientes. En esta Norma, el término no corriente incluye activos tangibles o intangibles, de operación o financieros, ligados a la empresa a largo plazo. No está prohibido el uso de descripciones alternativas siempre que su significado quede claro. El ciclo normal de la operación de la empresa es el periodo de tiempo entre la adquisición de los materiales, que entran en el proceso productivo, y la realización de los productos en forma de tesorería o mediante un instrumento financiero fácilmente convertible en efectivo. El activo corriente incluye inventarios y deudores comerciales que se van a vender, consumir y realizar, dentro del ciclo normal de operación, incluso cuando los mismos no se esperen realizar dentro del periodo de doce meses desde la fecha del balance. Los valores negociables se clasifican como corrientes si se esperan realizar dentro de los doce meses siguientes a la fecha del balance, y en otro caso se clasifican como no corrientes.
• Pasivos corrientes Un pasivo debe clasificarse como corriente cuando: • se espera liquidar en el curso normal de la operación de la o bien • debe liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la Fecha del balance. Todos los demás pasivos deben clasificarse como no corrientes. Las reglas para calificar como corrientes a los pasivos son similares a las descritas para los activos. Algunos pasivos corrientes, tales como los acreedores comerciales y los pasivos acumulados por costos de personal y otros costos de operación, forman parte del capital de trabajo utilizado en el ciclo normal de la operación. Tales partidas relacionadas con la operación se clasificarán como corrientes incluso si su vencimiento se va a producir más allá de los doce meses siguientes a la fecha de cierre del balance. Otros tipos de pasivos corrientes no proceden del ciclo normal de la operación, pero deben ser atendidos porque vencen dentro de los doce meses siguientes a la fecha de cierre del balance. Son ejemplos de este tipo de pasivos la parte corriente de los préstamos a largo plazo con intereses, los sobregiros bancarios, los dividendos a pagar, los impuestos sobre las ganancias y otras cuentas por pagar no comerciales. Los préstamos que financian el capital de trabajo a largo plazo, siempre que no deban liquidarse antes de doce meses, se clasificarán como pasivos no corrientes.
5.9.13 Estado de resultados Información a revelar en el cuerpo del estado de resultados Como mínimo, en el cuerpo del estado de resultados se deben incluir líneas con los importes que correspondan a las siguientes partidas: • Ingresos • Resultado de la operación • Gastos financieros • Participación en las pérdidas y ganancias de las empresas asociadas y negocios conjuntos que se lleven contablemente por el método de la participación; • Gasto por el impulso sobre las ganancias;
• Pérdida o ganancias por las actividades de operación; • Resultados extraordinarios; • Intereses minoritarios, y • Ganancia o pérdida neta del periodo. La empresa debe revelar, ya sea en el cuerpo principal del estado de resultados o en las notas al mismo, un desglose de los gastos, utilizando para ello una clasificación basada en la naturaleza de los mismos o en la función que vienen a desempeñar dentro de la empresa. Las partidas de gastos se subdividen al objeto de revelar por separado la gama de componentes, relativos al desempeño financiero, que pueden diferir en cuanto a su estabilidad, potencial de beneficios o pérdida y capacidad de predicción. Esta información se podrá suministrar en cualquier de las dos formas alternativas descritas a continuación. La primera forma se denomina método de la naturaleza de los gastos. Los gastos se agrupan en el estado de resultados de acuerdo con su naturaleza (por ejemplo depreciación, compras de materiales, costos de transportes, sueldos y salarios, costos de publicidad) y no se redistribuyen atendiendo a las diferentes funciones que se desarrollan en el seno de la empresa. Este método resulta simple de aplicar en muchas empresas pequeñas, puesto que no es necesario proceder a distribuir los gastos de la operación entre las diferentes funciones llevadas a cabo dentro de la empresa. Un ejemplo de clasificación utilizando el método de la naturaleza de los gastos es el siguiente: Ingresos X Otros ingresos de la operación X Variación de la existencia de productos terminados y En proceso X Consumo de materias primas y material secundario X Gastos de personal X Gastos de depreciación y amortización _ X___ Otros gastos de operación X Total gastos de operación (X) Resultados de operación X
La variación de los inventarios de productos terminados y en proceso durante el período, representa un ajusto de los gastos de producción, para reflejar el hecho de que la actividad productiva ha hecho aumentar el importe de esta partida, o bien que las ventas por encima del volumen producido han hecho disminuir el saldo de inventarios. En algunos países, que utilizan esta forma de desglose, se presentan los aumentos de las existencias de productos terminados y en proceso inmediatamente después de los ingresos. No obstante, esta forma de presentación no debe implicar que tales partidas representen ingresos. La segunda forma se denomina como método de la función de los gastos o método del costo de las ventas, y consiste en clasificar los gastos de acuerdo con su función como parte del costo de las ventas o de las actividades de distribución o administración. Frecuentemente, este tipo de presentación suministrará, a los usuarios, información más relevante que la ofrecida por la naturaleza de los gastos, pero hay que tener en cuenta que la distribución de los gastos por función puede resultar arbitraria, e implicar la realización de juicios subjetivos. Un ejemplo de clasificación que utiliza el método de gastos por función. Ingresos X Costo de las ventas X Margen bruto Otros ingresos de operación Gastos de distribución Gastos de administración Otros gastos de operación X Resultados de operación X Las empresas que clasifiquen sus gastos por función deberán presentar información adicional sobre la naturaleza de tales gastos, donde incluirán al menos el monto de los gastos por depreciación y amortización y los gastos de personal. La elección de la forma concreta de desglose, ya sea el método de los gastos por naturaleza o el de los gastos por función, depende tanto de factores históricos como del sector industrial donde se enmarcan la compañía, y también del tipo de organización adoptado por la misma. Con el uso de uno y otro método se intenta suministrar una indicación de los costos que puede esperarse que varíen, directa o indirectamente, con el nivel de ventas o de producción de la empresa. Puesto que cada uno de los métodos de presentación tiene ventajas para tipos distintos de empresas, esta Norma exige una elección entre ellos, según cuál de los dos represente más fielmente los elementos inherentes a la rentabilidad de la empresa en cuestión. No obstante, cuando se utiliza el método del costo de las ventas, y
puesto que la información sobre la naturaleza de ciertos gastos es útil al predecir flujos de efectivo, se exige la presentación de datos adicionales sobre la naturaleza de ciertos gastos.
5.9.14 Cambios en el patrimonio La empresa debe presentar, como un componente separado de sus estados financieros, un estado que muestre: • la ganancia neta o pérdida neta del periodo • cada una de las partidas de gastos, ingresos, pérdidas o ganancias que, según lo requerido por otras Normas, se cargue o abone directamente al patrimonio neto, así como el total de esas partidas, y • el efecto acumulado de los cambios en las políticas contables y en la corrección de errores fundamentales, según lo requiere el tratamiento por punto de referencia de la NIC 8, Ganancia o Pérdida Neta del Periodo, Errores Fundamentales y Cambios en las Políticas Contables.
5.9.15 Estado de flujo de efectivo La NIC 7, Estados de Flujo de Efectivo, establece ciertos requisitos para la presentación de este documento financiero, así como otras informaciones relacionadas con él. Allí se afirma que la información sobre flujos de efectivo resulta útil al suministro a los usuarios una base para la evaluación de la capacidad que la empresa tiene para generar efectivo y otros medios líquidos equivalentes, así como las necesidades de la empresa para la utilización de esos flujos de efectivo.
5.9.16 Notas a los estados financieros Estructura En las notas a los estados financieros, la empresa debe: • presentar información acerca de las bases para la elaboración de los estados financieros, así como las políticas contables específicas seleccionadas y aplicadas para las transacciones y sucesos significativos; • Incluir la información que, siendo exigida por las Normas Internacionales de Contabilidad, no ha sido incluida en los demás componentes de los estados financieros; (c) suministrar información adicional que no se presenten en el cuerpo principal de los estados financieros, pero resulta necesaria para la presentación razonable de la actividad y la situación de la empresa.
Las notas a los estados financieros deben presentarse de una forma sistemática. Cada partida del balance de situación general, del estado de resultados y del estado de flujos que esté relacionada con una nota debe contener una referencia cruzada para permitir su identificación.
5.9.17 Apéndice: Ilustraciones sobre la estructura de los estados financieros “Este Apéndice no forma parte de la Norma (NIC 1), es meramente ilustrativo acerca de la aplicación de la misma, con la finalidad de ayudar a clarificar su significativo. La Norma establece los componentes de los estados financieros y los requisitos mínimos de presentación en el cuerpo del balance de situación general y del estado de resultados, así como para la presentación de los cambios en el patrimonio neto. También establece otras partidas que pueden ser presentadas ya sea en el cuerpo de los estados financieros principales o en las notas a los mismos. El propósito de este Apéndice es suministrar ejemplos de la forma en que estas informaciones mínimas requeridas para los resultados, el balance y los cambios en el patrimonio neto pueden ser presentadas en los estados financieros principales. El orden de presentación y las descripciones utilizadas para las partidas deberán ser cambiados, cuando sea necesario, para lograr una presentación razonable, según las circunstancias particulares de cada empresa. Se contemplan sólo con propósitos ilustrativos, dos tipos de estados de resultados, donde contienen las dos formas alternativas de clasificación de los ingresos y gastos, esto es, por naturaleza y por función. También se ofrecen dos ilustraciones diferentes para presentar los cambios en el patrimonio neto.” BALANCE DE SITUACIÓN GENERAL DEL GRUPO XYZ Al 31 DE DICIEMBRE DE 20X2 (En miles de unidades monetarias) 20X2
20X2
20X1
ACTIVOS Activos no corrientes Propiedad, Planta y Equipo
X
X
Plusvalía comprada
X
X
Licencias de Fabricación
X
X
20X1
Inversiones en empresas asociadas
X
X
Otros activos financieros
X
X X
X
Activos corrientes Inventarios
X
X
Deudores comerciales y cuentas por cobrar
X
X
Anticipos
X
X
Efectivo y otros medios líquidos
X
Total activo
X
X
Pasivo y patrimonio (NETO) Capital y reservas
X
X
Capital emitido
X
X
Reservas
X
X
Ganancias (pérdidas) acumuladas
Intereses minoritarios
X
X
X
X
Pasivo no corriente Préstamos con interés
X
X
Impuestos diferidos
X
X
Obligaciones por beneficio de retiro Pasivo corriente
X X
X X
Acreedores comerciales y cuentas a pagar
X
X
Préstamos a corto plazo
X
X
Porción de los préstamos a corto
X
X
plazo con vencimiento a corto plazo Provisión para garantías
Total pasivo y patrimonio neto
X
X
ESTADO DE RESULTADOS DEL GRUPO XYZ PARA EL PERIODO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X2 (Ilustración que contiene una clasificación por función de los gastos) (En miles de unidades monetarias)
Ingresos
20x2 X
20x1 X
Costo de las ventas Margen bruto
(X) X
(X) X
Otros ingresos de operación
X
X
Gastos de distribución
(X)
(X)
Gastos de administración
(X)
(X)
Otros gastos de operación Resultados de operación
(X) X
(X) X
Gastos financieros
(X)
(X)
Participación en los resultados de las asociadas Ganancia o pérdida antes de impuestos
X X
X X
Gasto por el impuesto sobre las ganancias Ganancia o pérdida después de impuestos
(X) X
(X) X
Intereses minoritarios Ganancia o pérdida neta de las actividades ordinarias
(X) X
(X) X
X Partidas extraordinarias
Ganancia neta del periodo
X
X
X
ESTADO DE RESULTADOS DEL GRUPO XYZ PARA EL PERIODO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X2 (Ilustración que contiene una clasificación por la naturaleza de los gastos) (En miles de unidades monetarias)
Ingresos
20X2 X
20X1 X
Otros ingresos de operación
X
X
Variación inventarios de productos terminados y en proceso
(X)
X
Trabajos realizados por la empresa y capitalizados
(X)
(X)
Materias primas e insumos utilizados
(X)
(X)
Gastos de personal
(X)
(X)
Gastos por depreciación y amortización
(X)
(X)
Otros gastos de la operación Resultado de la operación
(X) X
(X) X
Gastos financieros
(X)
(X)
Participación en los resultados de las asociadas Ganancia o pérdidas antes de impuestos
X X
X X
Impuestos sobre las ganancias Ganancia o pérdida después de impuestos
(X) X
(X) X
Intereses minoritarios Ganancia o pérdida neta de las actividades ordinarias
(X) X
(X) X
X Partidas extraordinarias
X
Ganancia neta del periodo
X
X
GRUPO XYZ - ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO PARA EL PERIODO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X2 (en miles de unidades monetarias)
Saldo al 31 de diciembre de 20XD
Capital en Prima de Reserva de Diferencias Ganancias TOTAL acciones emisión reevaluaciónde Acumuladas de Conversión acciones x x x x x (x) (x) (x)
Cambios en las políticas contables Saldo expresado
x x
(x)
x
Superávit de reevaluación de propiedades
x X
x
(x)
x
(x)
(x)
Déficit de reevaluación de inversiones Diferencias de conversión Pérdidas y ganancias netas no reconocidas en x el estado de resultados Ganancia neta de periodo
x
x
x
x
(x)
x
(x) (x) x
Dividendos
Acciones Saldo al 31 de diciembre de
x x
(x)
x
x x
(x)
(x)
(x)
20X1 x
x
Superávit de revaluación
(x)
de propiedades Excedente de revaluación de inversiones Diferencias de conversión Pérdidas y ganancias netas no reconocidas en x el estado de resultados
x
(x)
x
(x)
(x)
x
(x)
Ganancia neta del periodo
(x) x
Dividendos Emisión de capital en acciones Saldo al 31 de diciembre de 20X2
x
x
X
(x)
x
x
GRUPO XYZ - ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO PARA EL PERIODO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DEL 20X2 (En miles de unidades monetarias)
Superávit (déficit) de reevaluación de propiedades
20X2 (x)
20X1 x
Superávit (déficit) de reevaluación de inversiones
x
(x)
Diferencias de conversión en los estados financieros de entidades (x) extranjeras Ganancias netas no reconocidas en el estado de resultados x
(x)
Ganancia neta del periodo
x
x
Total ganancias y pérdidas reconocidas
x
x
Efecto de los cambios en las políticas contables
x
(x)
Este ejemplo recoge una metodología que presenta los cambios en el patrimonio neto, que son pérdidas y ganancias, en un componente separado de los estados financieros. Si se escoge esta forma de presentación, se ha de ofrecer además, a través de las notas a los estados financieros la conciliación de los saldos iniciales y finales del capital emitido, reservas y ganancias acumuladas, tal y como se ilustraba en la página anterior.
6. RECOMENDACIONES Previo al análisis de Estados Financiero es recomendable asegurarnos que están debidamente auditados ya que con los indicadores financieros que se determinen, se tomarán decisiones importantes para la empresa. Revisar a fondo el contenido de los Estados Financieros para llegar a una conclusión adecuada con respecto a la situación de la empresa, ya que algunos elementos y factores influyen por no ser cuantificables y no figuran en el cuerpo de los mismos, tales como la capacidad de la administración, localización de la empresa con respecto a las fuentes de abastecimiento, condiciones de la manera en que opera, condiciones de la rama industrial a que pertenece, problemas técnicos, industriales y régimen fiscal. Hacer énfasis en los factores externos que pueden tener implicaciones en el funcionamiento de las empresas como la inflación, el tipo de cambio cuando los reportes se presentan en moneda diferente a la del país en el cual se encuentra la empresa sujeta de análisis. Una vez tengamos los indicadores financieros es recomendable que hagamos comparaciones con otras empresas de la categoría, es decir, buscar los indicadores de otras empresas que se dediquen a la misma actividad, por ejemplo, si es una empresa industrial, lo ideal es compararse con otra empresa de este tipo., considerando la complejidad de ambas, ya que tendrán distintas metas.
Cuando se acuda a una fuente de financiamiento externa debemos asegurarnos de que la entidad se encuentre regulada por la institución correspondiente y que cumple sus obligaciones fiscales verificando que la tasa de intereses que paguemos sea de acuerdo a las condiciones de mercado. Cuando se preparen análisis financieros debemos estar actualizados de las distintas modificaciones tanto legales como contables para verificar la consistencia de la información para la toma de decisiones.
7. CONCLUSIONES Para efectuar el análisis e interpretación de los Estados Financieros es necesario conocer la composición y forma de presentación de los Estados Financieros Básicos, tales como el Estado de Perdidas y Ganancias, el Balance General, el Estado de Flujo de Efectivo y el Estado de Utilidades Acumuladas Retenidas ya que nos permite evaluar el progreso de la administración de una empresa sobre sus resultados, su posición financiera, sus actividades de operación, inversión y financiamiento, entre otras cosas. El proceso de análisis financiero comprende la recopilación, la comparación, y el estudio de datos financieros y de operación del negocio, así como la preparación e interpretación de unidades de medida tales como tasas, tendencias y porcentajes. Para interpretar los Estados Financieros deben hacerse comparaciones entre partidas relacionadas entre sí, o en los estados por una serie de años, además de los datos de índole financiera y de operación de la compañía. El análisis e interpretación de Estados Financieros consiste en la compilación, simplificación y estudio de las cifras mostradas en los Estados Financieros y todos aquellos elementos que pueden influir en su comprensión mediante la formulación de razones, tendencias, porcentajes, etc. Así como su comparación para evaluar el funcionamiento pasado, presente y proyectado. La función del Sistema Financiero Guatemalteco es la creación, intercambio, transferencia y liquidación de activos y pasivos financieros. El Sistema Regulado está integrado por instituciones legalmente constituidas y autorizadas por la Junta Monetaria y fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos. Se integra por el Banco Central (Banco de Guatemala), Bancos del Sistema, Sociedades Financieras, Casas de Cambio y Auxiliares de Crédito (almacenes generales de depósito, seguros y fianzas). El Sistema Financiero no regulado son instituciones legalmente constituidas como Sociedades Mercantiles, generalmente sociedades anónimas. No están reconocidas, ni autorizadas por la Junta Monetaria como instituciones financieras y como consecuencia no son fiscalizadas por la Superintendecia de Bancos, su autorización responde a una base de
tipo general legislada en el Código de Comercio. Se integran por las financieras locales y representantes del exterior que son reguladas la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). Las Fuentes de Financiamiento son alternativas que tienen las empresas para obtener fondos, para la realización de sus proyectos y se basan en su origen, plazo, garantía y destino. Los métodos más usados en el análisis e interpretación de Estados Financieros para la toma de decisiones son: Análisis Vertical que incluye la reducción de Estados Financieros a por cientos totales y parciales y razones simples y estándar, Análisis Horizontal que se compone por Aumentos o Disminuciones y Tendencias, El punto de Equilibrio y Control Presupuestal. Las Normas Internaciones de Contabilidad (NIC´s) establecen los componentes y requisitos mínimos de presensación en el cuerpo del Balance de Situación General y del Estado de Resultados, así como para la presentación de los cambios en el patrimonio neto.
8. BIBLIOGRAFIÍA LEYES Constitución Política de la República de Guatemala. Congreso de la República de Guatemala, Decretos 26-99, 203, 208, 212, 215, 1746. Código de Comercio de Guatemala, Decreto 2-70 del Congreso de la República. Junta Monetaria Resolución JM 106-93. LIBROS, NORMAS Y OTROS Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala. Apuntes de Clase de Análisis e Interpretación de Estados Financieros 2004. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala. Práctica Final del curso de Finanzas I, Análisis e Interpretación de Estados Financieros. Práctica 2004. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de San Carlos de Guatemala. Programa del curso de Finanzas I, Análisis e Interpretación de Estados Financieros. Segundo Semestre 2004. IASC (International Accounting Statement Committee) Normas Internacionales de Contabilidad.
Perdomo Salguero, Mario Leonel. Análisis e Interpretación de Estados Financieros (Contabilidad Financiera) Finanzas I. Tercera Edición 2002. Editores ECA Guatemala. Perdomo Salguero, Mario Leonel. Análisis e Interpretación de Estados Financieros. (En base a NIC's). Parte II Finanzas I. Primera Edición 2003. Editores ECA Guatemala. Piloña Ortiz, Gabriel Alfredo. Guía Práctica sobre Métodos y Técnicas de Investigación Documental y de Campo. Cuarta Edición 2001. Litografía CIMGRA, Guatemala.
ANEXOS
AUTOEXAMEN DEL DESARROLLO DE LA MATERIA ANALISIS E INTERPRETACION DE ESTADOS FINANCIEROS (FINANZAS I) 1. Estados Financieros llamados Principales que muestran la capacidad financiera de una empresa entre los cuales tenemos Estado de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados, Balance General, Estado de Ganancias Acumuladas Retenidas y Estado de Flujo de Efectivo a ( x ) Estados Financieros Básicos b ( ) Métodos de Análisis Financieros c ( ) Normas Internacionales de Contabilidad 2. Muestran la posición financiera, los resultados de las operaciones y la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo contable. a ( ) Fuentes de Financiamiento b ( x ) Estados Financieros c ( ) Análisis de Estados Financieros 3. Es un Estado Financiero Básico, conocido también con el nombre de Estado de Resultados porque muestra los ingresos, los gastos, así como la utilidad o pérdida neta resultado de las operaciones de un negocio, durante un período. a ( ) Balance General b ( ) Estado de Flujo de Efectivo
c ( x ) Estado de Pérdidas y Ganancias 4. Documento Financiero que muestra la situación financiera de una empresa a una fecha fija, pasada, presente o futura. a ( x ) Balance General b ( ) Estado de Utilidades Acumuladas Retenidas c ( ) Análisis Vertical 5. Es un estado financiero básico que consiste en presentar la información pertinente sobre los cobros y pagos de efectivo de una empresa durante un periodo. a ( ) Estado de Costo de Ventas b ( x ) Estado de Flujo de Efectivo c ( ) Razones Simples 6. Estado Financiero que muestra los saldos iniciales y finales, así como los movimientos deudor y acreedor de las cuentas de Utilidades Retenidas de una empresa, relativos a un ejercicio pasado, presente o futuro. a ( ) Estado de Costo de Producción b ( ) Control Presupuestario. c ( x ) Estado de Utilidades Acumuladas Retenidas 7. Comprende la oferta y la demanda de dinero y de valores de toda clase, en moneda nacional y extranjera, la creación, intercambio, transferencia y liquidación de activos y pasivos financieros. No es más que una rama económica adicional, que en vez de producir bienes, produce servicios demandados por la población. a ( ) Punto de Equilibro b ( ) Método de Tendencias c ( x ) Sistema Financiero 8. Está integrado por instituciones legalmente constituidas, autorizadas por la Junta Monetaria y fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos. Se integra por el Banco Central (Banco de Guatemala), los bancos del sistema, las sociedades financieras, las casas de cambio y los auxiliares de crédito (almacenes generales de depósito, seguros y fianzas).
a ( ) Sistema Financiero No Regulado b ( x ) Sistema Financiero Regulado c ( ) Superintendencia de Administración Tributaria 9. Son instituciones constituidas legalmente como Sociedades Mercantiles, generalmente sociedades anónimas. No están reconocidas, ni son autorizadas por la Junta Monetaria como instituciones financieras y como consecuencia, no son fiscalizadas por la Superintendencia de Bancos, su autorización responde a una base de de tipo general legislada básicamente en el Código de Comercio. a ( x ) Sistema Financiero No Regulado b ( ) Superintendencia de Bancos c ( ) Estructura Organizacional 10. Son las alternativas financieras que tienen las empresas para obtener fondos, para la realización de sus proyectos. a ( x ) Fuentes de Financiamiento b ( ) Aseguradoras c ( ) Afianzadoras 11. Son fuentes de financiamiento generadas por la misma empresa. Se clasifican en Las Reservas, Reinversión de Utilidades, Venta de Activos, Depreciaciones y Amortizaciones y Ventas al Contado a ( ) Fuentes Externas de Financiamiento b ( x ) Fuentes Internas de Financiamiento c ( ) Garantía 12. Fuentes de financiamiento formadas por recursos financieros que la empresa obtiene de terceros. Se clasifican en Pasivos Acumulados, Crédito Comercial, Prestamos Directos, Venta de Cartera, Préstamo Accionistas, Anticipo de Clientes, Préstamos Bancarios, Emisión de Obligaciones, Emisión de Acciones, Arrendamientos, Préstamos del Exterior. a ( x ) Fuentes Externas de Financiamiento b ( ) Fuentes Internas de Financiamiento
c ( ) Créditos 13. Es una entidad que proporciona el lugar, la infraestructura y los mecanismos para realizar negociaciones con valores de una manera eficiente. En ésta se centraliza y difunde información respecto a la compra y venta de valores garantizando pureza y transparencia en las operaciones. a ( ) Banco de Guatemala b ( ) Bancos del Sistema c ( x ) Bolsa de Valores 14. Consiste en la compilación, simplificación y estudio de las cifras mostradas en los Estados Financieros y todos aquellos elementos que pueden influir en su comprensión mediante la formulación de razones, tendencias, porcentajes, etc., así como su comparación para evaluar el funcionamiento pasado, presente y proyectado. a ( ) Estados Financieros Secundarios b ( x ) Análisis e Interpretación de Estados Financieros c ( ) Razones Estándar 15. Análisis Vertical, Análisis Horizontal, Punto de Equilibrio, Control Presupuestal a ( x ) Métodos de Análisis b ( ) Funciones del Sistema Financiero c ( ) Método de Tendencias 16. Es el estudio de las relaciones entre los datos de un negocio que corresponde a un mismo ejercicio contable. Es factible conocer de qué manera está integrado el Activo, el Pasivo, el Capital y los Resultados de la empresa. En este método de análisis tenemos las Razones y Método de Porcentajes Integrales. a ( x ) Análisis Vertical b ( ) Análisis Horizontal c ( ) Control Presupuestario 17. Consiste en la separación del contenido de los Estados Financieros a una misma fecha o correspondiente a una misma fecha, en sus elementos o partes integrantes, con el fin de
poder determinar la proporción que guarda cada uno de ellos en relación con todo. Este análisis puede calcularse a nivel parcial y total. a ( ) Punto de Equilibrio b ( x ) Por cientos Integrales. c ( ) Estados Financieros Comparativos 18. Son relaciones lógicas de algunas partidas cuyos elementos analizados tienen un comportamiento lógico y forman parte del análisis vertical, podemos encontrar Razones de Solvencia, Estabilidad, Rentabilidad y Actividad, Media o Promedio Aritmético, Mediana, Moda, Media Armónica y Media Geométrica. a ( ) Análisis Vertical b ( ) Análisis e Interpretación de Estados Financieros c ( x ) Razones Simples y Razones Estándar 19. Por medio de este método se analizan datos proporcionados por estados financieros que contienen información de varios ejercicios sucesivos pasados, los métodos más conocidos son Aumentos y Disminuciones y Método de Tendencias. a ( ) Método de Valuación b ( ) Consistencia c ( x ) Análisis Horizontal 20. Es aquel nivel de actividad o ventas, en el cual se cual se cubren exactamente los costos de una empresa, un nivel más alto significa obtener beneficios y un nivel más bajo comporta operar con pérdida, se le conoce con el nombre de Punto Muerto y Umbral de Rentabilidad a ( x ) Punto de Equilibrio b ( ) Variaciones Relativas c ( ) Utilidad Neta 20. Es el proceso mediante el cual se puede medir la eficiencia operacional de la empresa. Consiste en establecer las variaciones en forma horizontal entre el presupuesto y el Estado Financiero. a ( x ) Control Presupuestario
b ( ) Costo de Ventas c ( ) Variación en Precio
La Integración. Generalidades
Dentro de una empresa existen distintos tipos de integración, tales como integración de recursos humanos, integración de recursos materiales e integración de recursos financieros. A continuación se tratará detenidamente cada uno de estos ámbitos de la integración. La integración de personal se define de manera alternativa como administración de recursos humanos, que supone la planeación del recurso humano, reclutamiento, selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimiento del factor humano. La Planeación del Recurso Humano, se refiere en determinar el número de personas que se necesitan, así como las habilidades y destrezas que deben poseer tanto en el corto, como en el mediano y largo plazo. Esta etapa está relacionada estrechamente con los planes de crecimiento a largo plazo de la empresa. Reclutamiento, es buscar candidatos interesados en trabajar en la empresa, es hacer un llamamiento general, convocatorias. Selección, se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y habilidades de un candidato, en relación con un puesto, para elegir al más apto a desempeñar dicho cargo. Se hace a través de entrevista, pruebas de inteligencia, habilidades y aptitudes, test psicológicos, etc. Contratación, es cuando se ha seleccionado a un candidato para su incorporación a la empresa. El contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la plaza así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a realizar un proyecto cuya duración es limitada, o una obra, etc. Inducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera vez a la empresa, y la organización. Esta se realiza a nivel de empresa en general, unidad orgánica en la que laborará y puesto de trabajo.
Evaluación, se realiza periódicamente evaluando el desempeño del personal, con el propósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados necesiten mejorar ó como mejoramiento continuo de los trabajadores. Capacitación y desarrollo, con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cada vez mejor en su puesto de trabajo, y que le permita ascender dentro de la empresa. Mantenimiento del factor humano, acá debe determinarse mecanismos y medios para que los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad de desarrollo y crecimiento personal y profesional. Fuentes internas y externas. Las fuentes internas constituyen los empleados que en este momento laboran en la empresa, y las fuentes externas para obtener recurso humano calificado lo componen la misma competencia, instituciones de colocación, etc. Integración de Recursos Materiales. Como ya se mencionó antes, esta es la actividad de compras, la cual se considera tan antigua como las ventas mismas. Estas dos actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estas nacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios. Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta pequeña, mediana o grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones que realizan. Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra: · Precio · Calidad · Cantidad · Condiciones de entrega · Condiciones de pago · Servicio postventa Definición de Compras: 1. "Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero". 2. "Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir". Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición. 3. Tradicionalmente se dice que comprar es "la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno". 4. Asimismo, "las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad". 5. Michel Calimeri define así las compras: "la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas,
servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido". Importancia de las compras. En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Integración de Recursos Financieros. Mención especial merece la parte de la integración de recursos financieros, los cuales son de vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. Estos pueden ser recursos propios o recursos externos. Entre los externos se pueden mencionar prestamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías, etc.
La Dirección. Generalidades.
¿De dónde proviene la palabra "Dirección"? Etimológicamente, la palabra "dirección", viene del verbo "dirigere"; éste se forma a su vez del prefijo "di", intensivo, y "regere": regir, gobernar. Este último deriva del sánscrito "raj", que indica "preeminencia". ¿Cuál es la definición de Dirección?. La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. ¿Cuál es la importancia de la Dirección?. Notemos que la dirección es la parte "esencial" y "central", de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. En efecto: si se prevé, planea, organiza, integra y controle, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos, si no se logra una buena ejecución, la cual depende inmediatamente, y coincide temporalmente, con una buena dirección. Tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes, en cuanto nos permitan dirigir y realizar mejor. Y es que todas las etapas de la estática administrativa se ordenan a preparar las de la
dinámica. Y de éstas, la central, es la dirección. Por ello puede afirmarse, como lo hicimos, que es la esencia y el corazón de lo administrativo. Su importancia en razón de su carácter. Otra razón de su importancia radica en que este elemento de la administración es el más real y humano. Aquí tenemos que ver en todos los casos "con hombres concretos", a diferencia de los aspectos de la parte mecánica, en que tratábamos más bien con relaciones, con "cómo debían ser las cosas". Aquí luchamos con las cosas y problemas "como son realmente". Por lo mismo, nos hallamos en la etapa de mayor imprevisibilidad, rapidez y, (si cabe la expresión), explosividad, donde un pequeño error, -facilísimo por la dificultad de prever las reacciones humanas- puede ser a veces difícilmente reparable. Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos. Para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección. Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo por que es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas.
La Motivación
¿Qué es la motivación? La palabra motivación proviene del latín "motus", que significa movido, y "motio" que significa movimiento. Según Harold Koontz, la motivación es un término genérico que se aplica a una serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Decir que los administradores motivan a sus subordinados, o sea, que realizan cosas con las que esperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar de determinada manera.
Como seres humanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamente complejas, y hasta contradictorias. Algunas personas pueden estar motivadas por el deseo de adquirir bienes y/o servicios tales como vehículos, casa, vestimenta, viajes, etc., y al mismo tiempo, otro individuo puede estar motivado por el deseo de obtener estatus social, autorrealización, etc. ¿Qué son los motivadores? Dentro del concepto de motivación tenemos también a los motivadores, que según Koontz son cosas que inducen a un individuo a alcanzar un alto desempeño. Entonces, son todas aquellas recompensas o incentivos que los administradores brindan al empleado, a fin de que estos se sientan entusiasmados en el desarrollo de sus tareas. ¿Motivación o satisfacción? Unos conceptos que tienden a confundirse son motivación y satisfacción. Tal y como se señaló antes, el primero se refiere al impulso ó deseo que una persona o empleado tiene de lograr algo; en tanto que el segundo se refiere al gusto que se experimenta una vez alcanzado el deseo. O sea, que la motivación implica un impulso hacia un resultado, mientras que la satisfacción es el resultado alcanzado. Algunas teorías sobre la motivación. Teoría de la Jerarquía de las Necesidades. Esta teoría se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por Abraham Maslow, presenta cinco tipos de necesidades, las cuales están clasificadas jerárquicamente, así: 1. Necesidades fisiológicas: son aquellas indispensables para mantener el equilibrio orgánico en el individuo, tales como alimentación, sed, sueño, aire, vivienda, ropa, etc. 2. Necesidades de Seguridad: constituyen el deseo del individuo de tener seguridad tanto en lo físico como en lo psicológico, y acá se pueden mencionar a la seguridad ciudadana, estabilidad laboral, etc. 3. Necesidades de pertenencia: la necesidad de pertenecer a un grupo es vital para la existencia de las personas, por lo que se tiende a establecer relaciones afectivas con otros seres humanos. 4. Necesidad de estima: todo individuo necesita tener cierto grado de poder dentro de su grupo, ser respetado y autosuficiente, así como estatus y reconocimiento. 5. Necesidad de autorrealización: constituye la tendencia del hombre a desarrollar sus propias potencialidades, puede ser expresada como el deseo de llegar a ser todo lo que uno es capaz, por ejemplo, desarrollo de ideas creativas e innovadoras, superación académica y profesional, etc. Teoría X y Y de la motivación. Douglas McGregor fue quién dio origen a la Teoría X y Y. Sus tesis sobre las capacidades humanas y la necesidad de la aturorrealización las fundamenta en las teorías de Abraham Maslow y Frederick Herzberg.
La teoría X postula que los seres humanos sienten desgano y apatía por el trabajo, que lo realizan de forma obligada y que la mayoría prefieren que se les indique como realizar las cosas. Por el contrario, la teoría Y sostiene que el trabajo es algo tan natural para el ser humano como dormir o jugar, que los individuos son capaces de autocontrolarse y autodirigirse, que tienen gran capacidad creativa. Para McGregor, el punto de partida de la administración, responde a la pregunta acerca de cómo se ven a si mismo los administradores con relación a los demás. De lo anterior se puede concluir que: a) La teoría X es pesimista, estática y rígida. b) La teoría Y es optimista, dinámica y flexible. c) Las teorías se basan en supuestos, no son prescripciones ni sugerencias. d) No implica necesariamente un tipo de administración dura ni otra suave. e) Estas teorías son visiones acerca del comportamiento del ser humano
El Liderazgo
¿Qué es el liderazgo? La palabra liderazgo proviene del inglés "to lead", que significa guiar. Para Harold Koontz es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria y entusiastamente en el cumplimiento de metas grupales. Para Agustín Reyes Ponce líder es la persona que poseyendo ciertas cualidades personales, aprovecha para ejercer sobre el grupo de sus seguidores una influencia excepcional, que los inspira a seguirlo constantemente. ¿Cuál es la importancia del liderazgo? El líder ayuda a dirigir y diseñar la visión de una empresa. También, promueve los valores y actitudes necesarias de la cultura organizacional. Roles o papeles del líder. Dentro de una empresa, los papeles de líderes difieren drásticamente del papel del tradicional tomador de decisiones. Los líderes son: · Diseñadores: tiene que ver con diseñar las ideas de directrices, de propósitos, visión y valores básicos, etc. · Maestros: se refiere a ayudar a todos los miembros de la empresa, incluyéndose a sí mismo, a lograr visiones más consistentes de la realidad actual. Los líderes son considerados como entrenadores, guías o facilitadores, y nunca moco un experto
autoritario. · Mayordomos (Servidores): el líder como servidor comienza con el sentimiento natural de que uno quiere servir, y esa decisión consciente lo lleva a querer dirigir sin deseos de poder o de adquirir posesiones materiales. Poder y liderazgo. El poder se ha definido como "la capacidad para afectar e influir sobre la conducta de los miembros de un grupo social". Los tipos de poder que favorecen el liderazgo son: · Poder legítimo: posición jerárquica y de la autoridad que da la organización social formal a los miembros para tomar decisiones y orientar comportamientos, por ej. una posición de jefatura. · Poder de recompensa: representa la capacidad que tiene un administrador para premiar y motivar conductas individuales. · Poder coercitivo: habilidad para castigar y reprimir conductas o comportamientos disidentes de los miembros de un grupo a la voluntad del líder. · Poder de experto: dominio de técnicas y posesión de certificados de grados, así como de los conocimientos y experiencias especiales que dotan al poseedor para influir en la conducta de otros, tales como un gran deportista, un doctor, un abogado, etc. · Poder de información: manejo de datos e información restringida y selectiva que permiten al poseedor dirigir una situación determinada hacia un objetivo. · Poder de referencia: posición psicosocial que da a un individuo la posibilidad de influir sobre otros, por ejemplo, el Papa, el Presidente de la República, el Primer Ministro, etc. Estilos de liderazgo. Kurt Lewin clasificó los estilos de liderazgo en autoritarios, democráticos o participativos y liberal. El estilo autoritario es de dominación, impone sus decisiones, en otras palabras, es un dictador. El democrático es participativo, involucrador, toma decisiones en consenso con sus subordinados. El estilo liberal es de libertad, responsabilidad individual y grupal, y deja a la persona tomar sus propias decisiones, que de acuerdo a su criterio sean las más acertadas para el fin común. Este estilo se ha malinterpretado como anárquico, totalmente permisivo. Para efectos de dirección de empresas, se aplican con mayor regularidad los dos primeros estilos, pero se recomienda en mayor medida el empleo del estilo democrático o participativo, ya que de esta forma se involucra al individuo en la toma de decisiones de la empresa. La Gerencia. Generalidades
Qué es la Gerencia? Si buscamos en un diccionario de la lengua española, podemos encontrar que al hablar de Gerencia estamos hablando de las funciones básicas de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar que una persona (gerente) debe realizar dentro de una organización. Además, debe recordarse que a la alta dirección de la empresa, como el Presidente, Gerente General, Directores, etc. les corresponde tomar decisiones en gran magnitud e importancia para el buen funcionamiento de la empresa. Principios esenciales de la gerencia. La Fundación Peter Drucker en un documento señala los siguientes principios esenciales del Management: 1. El management es una ciencia aplicable a los seres humanos. El papel de quien lo ejerce es hacer que éstos trabajen juntos. A este respecto debemos recordar que no todos traemos para ser jefes, sino que depende de nuestros atributos personales, actitudinales y sociales el desempeñarnos como buenos jefes. En muchas ocasiones, por el buen desempeño de un técnico se le asciende al nivel de jefatura, y sucede que "se pierde un buen técnico, y se gana un mal jefe", historia muy común en nuestras empresas. 2. El management está inmerso en la cultura. Se necesita ser capaz de identificar las partes de su propia historia y tradición que servirán de ladrillos para construir el futuro. Todos los empleados deben comprometerse con los valores y propósitos de la empresa, lo cual constituye el basamento de la cultura organizacional. Deben buscarse los mecanismos necesarios para que todos los empleados de la empresa se involucren positivamente en la búsqueda de la excelencia, debe hacérseles sentir que son parte importante en el cumplimiento de las metas organizacionales, y sobre todo, que la empresa pertenece a ellos. 3. No buscar resultados dentro de la empresa. Los importantes sólo existen fuera de ella. Toda empresa surge por y para sus clientes, para satisfacer necesidades humanas, y el enfoque de este principio es precisamente ese, el mantener a nuestros clientes satisfechos nos augura una permanencia duradera en el mercado. El Gerente del Siglo XXI. En la actualidad, los cambios constantes en que vivimos, la incertidumbre del mañana, el ciberespacio, la globalización, etc. hacen que los gerentes de todo el mundo se mantengan atentos a la realidad, informados y listos para actuar. Ante esta modificación de la economía mundial, caracterizada por:
· Estructuras organizacionales más ágiles. · Apalancamiento por medio de un excelente servicio. · Aprovechamiento de las ventajas competitivas. · Madurez en el mercado. · Diversificación de productos. El Ing. Lorenzo Giordano ha propuesto el siguiente perfil del Gerente del Siglo XXI: 1. Poseer los conocimientos y madurez académica para cumplir a cabalidad con todos los proyectos que se le asignen. 2. Tener habilidades en la conducción del equipo ejecutivo y convertirse en un líder dentro del grupo. 3. Ser una persona positiva, tener carácter y autoridad con su equipo, pero además, reconocer y felicitar cuando las cosas se hacen bien. 4. Maximizar los valores éticos y morales, promover el respeto por el ser humano, complementar las acciones con el buen ejemplo, tanto en el ambiente laboral, como en el social y familiar (ser siempre la misma persona). Para cubrir este nuevo rol, el nuevo gerente debe romper tres paradigmas de la gerencia basada en las viejas costumbres: · La administración del personal basada en el castigo, la persecución, la intolerancia y el regaño constante, lo que lo llevaría a trabajar solo, con un equipo desmotivado que no lo apoya. · Por el contrario, el gerente actual tiene que contagiar a sus colaboradores de entusiasmo, enseñarles a planificar y organizar eficientemente su trabajo y lograr que lleguen cada día deseosos de enfrentar los nuevos retos. · Dedicar demasiado tiempo a pequeños detalles, desconfiando de lo que hacen sus colaboradores. Dejar de correr ante lo urgente. La administración fracasa cuando lo urgente no da tiempo a lo realmente importante.
La Toma de Decisiones
Todos tenemos que tomar decisiones constantemente. Estas van desde la decisión elemental que un infante toma cuando decide retirar la mano de una tina de agua caliente, hasta las decisiones sumamente importantes que se toman al negociar acuerdos entre empresas. La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones. Por lo tanto, es el acto más importante en la práctica gerencial la toma de decisiones.
Una decisión es una resolución o determinación final. También se ha definido la toma de decisiones como la selección de un curso de acción entre dos o más alternativas. El término decisión se deriva de decidere, que significa "cortar", o sea, el administrador, una vez que ha tomado la decisión, requiere firmeza en su propósito, y debe recordarse que las decisiones a nivel administrativo, son el fundamento de la planificación y el resto de fases del proceso administrativo. En administración, los gerentes e incluso los empleados, toman más opciones por decisiones, porque una decisión no se puede modificar, en otras palabras, significa abandonar el pasado. Decisiones Estructuradas y No Estructuradas. Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que posibilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o descartan alternativas. Verbigracia, los administradores rara vez tienen que preocuparse por el rango salarial de un trabajador recién contratado, ya que por regla general, las empresas cuentan con una escala salarial establecida para todos los puestos. Existen procedimientos de rutina para tratar asuntos de rutina. Las decisiones estructuradas se utilizan para abordar problemas recurrentes, sean de gran complejidad o simples. En cierta medida, las decisiones estructuradas restringen la libertad, ya que el trabajador tiene menos campo de acción para decidir qué hacer. No obstante, el objetivo de las decisiones estructuradas es liberar. Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales. Si una situación no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que la cubra una política o si resulta tan importante que merece atención especial, deberá ser manejada como una decisión no estructurada. Problemas como distribuir los recursos de una empresa, qué hacer con una línea de productos que no tuvo el éxito esperado, cómo hacer para mejorar las relaciones con la sociedad, etc., constituyen situaciones dónde el gerente toma decisiones trascendentales del tipo no estructurada. En tanto se asciende en el nivel jerárquico de la empresa, la capacidad para tomar decisiones no estructuradas toma mayor relevancia. Es por eso que la mayor parte de los programas de desarrollo de administradores, y especialmente los gerentes, pretende mejorar las habilidades para la toma de decisiones no estructuradas, por regla general, enseñándoles a analizar los problemas en forma sistemática y tomar decisiones lógicas.
La Comunicación
Ya sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o una planta manufacturera, la comunicación eficaz es esencial. ¿Qué es comunicación? La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre personas por medio de símbolos con significados. La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones, etc., de la misma manera se vuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficios en los cuales ayuda: · Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa. · Desarrollar planes para lograr dichos propósitos. · Organizar los recursos humanos en forma efectiva. · Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa. · Originar un clima de amplia participación. · Controlar el desempeño de los miembros. · Influir en la motivación de nuestros trabajadores. El proceso de la comunicación. Para llevar a cabo una comunicación eficaz, es necesario que en el flujo de la transmisión de ideas, intervengan varios elementos, los que se describen a continuación: 1. Emisor (codificador): fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. Es su responsabilidad elegir el tipo de mensaje y canal más eficaces, tras de lo cual codifica el mensaje. En una empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos y la intención de comunicarlos a una o más personas. La Codificación consiste en la traducción de información a una serie de símbolos para la comunicación. Esta es necesaria porque la información únicamente puede transmitirse de una persona a otra por medio de representaciones o símbolos. 2. Receptor (decodificador): es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensaje del transmisor. La decodificación es la interpretación y traducción de un mensaje para que la información tenga sentido. Uno de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad de escuchar. Escuchar es el acto de prestar atención a un mensaje, no únicamente oírlo. Lineamientos para la escucha eficaz
El Control. Generalidades
Definición. Stephen Robbins define el control como "un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente". En tanto que James Stoner manifiesta que "el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas". El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción, imposición, delimitación, vigilancia o manipulación. Importancia. El control es función de todos los administradores, desde el Presidente de una compañía hasta los supervisores. Algunos administradores, particularmente de niveles inferiores, olvidan que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en todos los administradores encargados de la ejecución de planes. Aunque el alcance del control varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en cualquier nivel. En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa: · Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos. · Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado. · Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. · Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación. Áreas estratégicas de control. El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito. Estas áreas, por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, o grupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. Algunas áreas básicas de resultados son áreas como producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad. Estas áreas básicas de resultados, a su vez, son utilizadas para definir normas y sistemas de control más detallados. En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado (ACR) son interfuncionales. Una empresa podría definir sus ACR para un equipo dirigido hacia el servicio a los clientes, en términos de las respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios. Control Gerencial y Operativo. El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa,
generalmente recae en el Gerente General de la compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos de la organización. Algunas características son: · Focalizar la acción a los programas o las unidades organizacionales. · La información debe comparar lo planeado con lo realizado. · Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa. · Es periódico, programado, rítmico. · Debe ser íntegro. El control operativo es responsabilidad de los Gerentes de nivel medio como aquellos que realizan funciones de supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el proceso mediante el cual la organización se asegura de que las tareas específicas sean realizadas con efectividad. 3. Mensaje: es la información codificada que el transmisor envía al recepto. El mensaje puede darse en cualquier forma susceptible de ser captada y entendida por uno o más de los sentidos del receptor. 4. Canales: Es el medio de comunicación entre el transmisor y el receptor, algo así como el aire es para las palabras y el papel para las letras. 5. Retroalimentación: es la respuesta del receptor al mensaje del emisor. Es la mejor manera de comprobar que el mensaje se recibió y comprendió. 6. Percepción: es el significado atribuido a un mensaje por un emisor o receptor. Las percepciones se ven influidas por lo que ven los individuos, por la manera en que organizan esos elementos en su memoria y por los significados que les atribuyen. DIAGRAMA DEL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN. Barreras en la Comunicación. Son las condiciones o factores que interfieren en la transmisión efectiva de un mensaje, y entre ellas se encuentran: Barreras Interpersonales. · La interpretación que realiza el receptor del mensaje. · Defectos fisiológicos del emisor o receptor. · Los sentimientos y emociones del emisor o receptor. · Las condiciones medio-ambientales en que se da el mensaje. · El uso de la semántica, tales como diferencias de lenguaje, palabras no adecuadas, información insuficiente, etc.
Barreras Organizacionales. Cuando una empresa crece, su estructura orgánica se amplía mucho, originando problemas en la comunicación, con lo que se generan situaciones donde se agrega, se modifica, se elimina o se cambia totalmente un mensaje, y más si el mensaje ha sido transmitido en forma oral. Otra barrera se traduce en la autoridad administrativa, donde se debe recordar que la autoridad es una característica de toda empresa, por lo que, esa supervisión genera una barrera, y por último, la especialización es otra barrera que afecta la eficacia de la comunicación. El Proceso del Control
Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo, procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de la empresa. Entonces, es necesario aclarar, que para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos básicos que son: 1) establecimiento de normas, parámetros y métodos; 2) medición del desempeño o resultado obtenido y 3) Ejecución de las acciones correctivas. 1) Establecimiento de normas, parámetros y métodos: Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la Planificación, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle y complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definición, normas son sencillamente criterios de desempeño. Esto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organización. Estas deben definirse en términos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Además, los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así como traducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento. 2) Medición del desempeño o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medición del desempeño basada en normas debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero aún en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control consiste en revisar que lo establecido a través de los
estándares y objetivos en el paso anterior, se estén logrando como lo planificado. Este es un proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre una medición y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo está bajo control. 3) Ejecución de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere una intervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente. En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir: · Rediseñando los planes o modificando las metas. · O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas. · También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados. · Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado. · Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este curso.
Tipos y Fuentes de Control Tipos de Control. Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organizacional: Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos. Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya hecho el presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que se necesitarán. Los presupuestos financieros, son el tipo más común de control preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y suministros requieren dinero. La programación es otro tipo importante de control preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que se invierta bastante tiempo. El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor. Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error. Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc. Fuentes de control. Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro: grupos interesados, la organización misma, los grupos y los individuos. El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros. El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros. El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc. El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada Ética Profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cual sea la profesión, Contador Público, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión.
Técnicas de Control
Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de una empresa, entre las cuales tenemos: Las técnicas presupuestales. En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de mano de obra, etc. Las técnicas no presupuestales. Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis especiales, observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio, etc. Técnicas modernas de control. Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT por sus siglas en inglés), Gráfico de Gantt o Cronograma de Actividades, Costeo Directo y la Investigación de Operaciones, entre otras. El Punto de Equilibrio. Se le conoce así a la situación en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situación en la cual, la empresa no gana ni pierde. Este análisis permite a los administradores contar con datos precisos, relacionados al total de costos fijos y variables más convenientes para la organización, para maximizar las utilidades a través de las ventas planificadas. El punto de equilibrio se establece a través de un gráfico que muestra la relación de los beneficios con los diferentes volúmenes de ventas, en que los ingresos cubren exactamente los costos y por tanto, no hay ni beneficios ni pérdidas. Para calcular el punto de equilibrio, es necesario descomponer los costos en fijos y variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el volumen de producción. Los costos variables guardan relación directa con el nivel de producción. El período para realizar el análisis del punto de equilibrio debe ser especificado, recomendándose trabajar con datos de un año. Se puede determinar gráficamente y algebraicamente basándose en datos de cualquier año. Se presenta a manera de ilustración una gráfica con el punto de equilibrio, en el cual la escala de ordenadas o "Y" representa las unidades monetarias, en este caso dólares, y la escala de las abscisas o "X" refleja el ráfica de ráficam. Los costos fijos se representan por la línea ráficamen (CF), ya que se consideran constantes e independientes del ráfica de ráficam. Los costos totales se representan por la línea CT, que inicia de la intersección de CF. Las ventas en la línea V desde el punto de origen o cero en la gráfica. El punto en que se cruzan
las líneas de CT y V representa el Punto de Equilibrio. La zona que resulta a la derecha de este punto refleja el beneficio potencial y la que queda a la izquierda demuestra las pérdidas potenciales. A manera de ilustración, veamos el siguiente caso: Sea PV el precio de venta de un producto, PV= $12.00 dólares. Sea CF los costos fijos de ráficame en el período, CF= $3,000.00 dólares, en el que se incluyen costos de ráficament, ráficame, salarios, alquileres, etc. Sea CVU los costos variables por unidad, CVU= $6.00 dólares. Para encontrar el punto de equilibrio necesitaremos de las siguientes fórmulas: Sustituyendo valores en la fórmula tenemos lo siguiente: Entonces, para alcanzar el punto de equilibrio, la empresa necesita producir y vender un total de 500 unidades. Ahora, necesitamos encontrar los ingresos necesarios para estar en equilibrio, para lo que se emplea la siguiente fórmula: Sustituyendo valores tenemos: En consecuencia, la empresa necesita obtener ingresos de $6,000 dólares en concepto de ventas, para no ganar ni perder. Gráficamente, el Punto de Equilibrio se representaría de la siguiente forma:
Bibliografía
Bibliografía de Referencia. A continuación se detallan algunos libros que se considera son una fuente imprescindible de consulta para todas aquellas personas que deseen conocer y adentrarse un poco más del maravilloso mundo de la Administración y Dirección de Empresas. · Koontz, Harold, "Administración", 12ª Edición, Mc Graw Hill, México, 2003. · Hernández y Rodríguez, Sergio, "Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia", Mc Graw Hill, México, 2002. · Chiavenato, Idalberto, "Administración en los nuevos tiempos", Mc Graw Hill, Colombia, 2002. · Koontz, Harold, "Elementos de Administración", 6ª Edición, Mc Graw Hill, México, 2001. · Schemerhorn, John R., "Administración", Limusa Wiley, México, 2001. · Hellriegel, Don - Slocum, John W., "Administración", 7a Edición, International Thomson Editores, México 19