SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICA
INSTITUTO TECNOLÓGICO DE OAXACA
INST IN STIT ITUT UTO O TEC TECNO NOL L GI GICO CO DE OAX OAXACA ACA INGENIERIA EN GESTIÓN EMPRESARIAL
SISTEMA DE INFORMACION DE LA MERCADOTECNIA
“Trabajo de la 1ª Unidad Sistema de Información de Mercados”
Oaxaca de Juárez, Oaxaca
Marzo 2014
INDICE INTRODUCCION ................................................ .......................................................................... ............................................... ..................... 3 1. COMPONENTES DEL SISTEMA 1.1 Elementos del de l sistema............................................................... sistema....................................................................... ........ 6 1.1.1 Interconexiones de usuarios .............................................. .............................................. 6 1.1.2 Bases de datos ................................................. .................................................................. ................. 8 1.1.3 Software de aplicaciones ............................................... ................................................... .... 9 1.1.4 Apoyos administrativos .................................................. .................................................... .. 10 1.2 El sistema de información interno ................................................. ................................................... .. 11 1.2.1 Información de compras y cuantas por pagar .................. 13 1.2.2 Información de inventarios ............................................... ............................................... 14 1.2.3 Mercadotecnia................................................... .................................................................. ............... 16 1.2.4 Contabilidad .................................................. ..................................................................... ................... 18 CONCLUSION ................................................... ............................................................................. ............................................. ................... 19 GLOSARIO ................................................. ........................................................................... .................................................... ............................ 20 BIBLIOGRAFIA ................................................... ............................................................................. ............................................. ................... 21
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INTRODUCCION
Cada vez más las empresas se esfuerzan en aplicar métodos racionales para resolver sus problemas comerciales, al mismo tiempo que reconocen los beneficios que se derivan de ello. Estos métodos para que sean eficaces necesitan que sigan un sistema. Por sistema entendemos "un conjunto de objetos unidos por alguna interacción o interdependencia regular". En el caso de la marketing esta interacción e es entre las variables, como son el producto, los precios, publicidad etc. Para descubrir y manejar la relación que
existen entre estas variables es
necesaria la construcción de modelos matemáticos para descubrir, cuantificar y evaluar estrategias comerciales alternativas.
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El Sistema de Información de Marketing (SIM). Algunos autores plantean que un SIM es una estructura, cuya finalidad es la de generar, procesar y almacenar información de marketing, necesaria para la toma de decisiones. El SIM no es necesariamente, una unidad orgánica. Sus funciones, que son diversas, generalmente están dispuestas en toda organización y son cumplidas por diferentes unidades y personas. Las razones que lo justifican son : - La necesidad de decisiones rápidas. - La necesidad de decisiones basadas en hechos y no en opiniones. - La complejidad de las operaciones de mercadeo. - La necesidad de mayor eficiencia y productividad de mercadeo. - Las condiciones dinámicas del mercado. - La explosión de información. Un SIM se vale de la información que recopila diariamente como resultado de la operación de la empresa, de procesos más complejos de investigación de mercados, de información y análisis estadístico o de labores de "inteligencia" realizada por sus ejecutivos, distribuidores y vendedores. Debe recopilar y suministrar la información permanentemente de las áreas ambientales externas, internas y situacionales. El SIM es un término amplio que incluye toda la información reunida como base para la toma de decisiones de marketing. Establece los fundamentos para el manejo y la estructuración diarios de fuentes, tanto internas como externas de la empresa. Es un proceso continuo que brinda un flujo de información sobre asuntos, como precios, gastos de publicidad, ventas y gastos de distribución. Para hacer eficiente el proceso de la información, conseguirla, analizarla y tomar decisiones basados en ella, se desarrolla en las empresas, generalmente en el departamento de marketing, lo que se conoce como sistema de información de marketing o mercadotecnia.
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El Sistema de Información de Marketing está compuesto por personas, equipos y procedimientos para reunir, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información necesaria, oportuna y exacta para tomar decisiones de mercadotecnia. El modelo de Kotler, que a continuación presentamos expresa el concepto más generalizado y utilizado de un sistema de información de mercado.
Esta imagen explica el concepto del sistema, el cual se inicia y termina en la gerencia de marketing, pero en este tránsito pasa por el interior de la empresa, atraviesa el entorno y regresa a la empresa y a los encargados de tomar las decisiones de mercadotecnia.
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1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA El sistema se compone básicamente de dos elementos:
DATOS
APLICACIONES
Internos
las que serviran para realizar de manera sistematica las funciones de marketing
Externos
Herramientas de consulta
1.1.1 Interconexiones de usuarios Son aquellos procesos y equipo a través de los cuales se usara el SIM y estos incluirán:
Tipos de computadoras a utilizar. Presentación de la información (Papel o en la pantalla) Conocimientos requeridos para el uso del sistema. Hardware adicional para la producción de informes y documentos.
El diseño de la interconexión del usuario deberá tener un diseño cuidadoso y meticuloso considerando las necesidades y trayectoria de los gerentes para que estos lo vean como de gran valor para su desempeño diario.
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SISTEMAS DE INTERCONEXIONES DEL USUARIO
RECURSOS DE BASE DE DATOS
COMPONENTES BASICOS DEL SIM MEDIO AMBIENTE INTERNO
SOFTWARE DE APLICACIONES
APOYOS ADMINISTRATIVOS
BENEFICIOS
•
Información rápida menos cara y mas completa para la toma de decisiones
•
Información mas frecuente y detallada para directivos
•
•
Las capacidades de almacenamiento y recuperación del SIM permiten reunir gran variedad de datos y hacer uso de ellos La empresa cuenta con una importante herramienta del control. Se vigila constantemente el desempeño del producto, mercados, vendedores y otras unidades de marketing de manera mas detallada
LIMITACIONES •
La información no siempre es evidente
•
Puede resultar costoso obtener, organizar y almacenar los datos 7
•
Un SIM no es adecuado para resolver problemas imprevistos
1.1.2 Bases de Datos Fuente de Información en un formato electrónico que es continuamente actualizada.
Este será un conjunto bien organizado de archivos de datos que se puedan utilizar entre si. Los gerentes de mercadotecnia contaran con 2 tipos de categorías de datos que son:
•
Datos internos.- Información de la compañía reunida en forma constante y rutinaria de sus actividades como son el desplazamiento interno de sus recursos entre departamentos, así como sus intercambios hacia su exterior.
•
Datos externos.- Toda la información obtenida por fuentes ajenas a la compañía.
Base de datos Interna •
Data Warehouse. Almacena datos procedentes de diversos sistemas operacionales de la empresa.
Base de datos Externa GIS ( Sistema de información Geográfica),
Gestor de bases de datos que permite almacenar, manipular y visualizar datos con un componente geográfico referido a datos especiales.
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1.1.3 Software de aplicaciones Estos son aquellos programas utilizados por los gerentes de mercadotecnia para el fácil acceso a los datos contenidos en el sistema de base de datos que ayudan para el análisis de la información necesaria sobre las decisiones de mercadotecnia.
El sistema de procesamiento de transacciones (TPS) el cual se encarga de registrar información sobre cuestiones operativas como los pedidos, los procesos, los cobros y los pagos, etc.
En un estadio inmediatamente superior se encuentra el sistema de información para la gestión (MIS) donde ya se analizan costes, rentabilidades y planificaciones de producción. En este caso, suele ser empleado por la línea de mandos intermedios.
Por encima de este sistema encontramos el sistema de soporte de decisiones (DSS) que complementa al anterior con información más general sobre presupuestos anuales, controles de inventarios. Este sistema es empleado por la línea intermedia y por directivos de líneas funcionales.
Por último, encontramos el sistema de información para la dirección (EIS) en el que se ofrecen datos básicos y claves sobre la marcha del negocio para facilitar la planificación a largo plazo. Este sistema es empleado por la dirección general.
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1.1.4 Apoyos administrativos Son aquellos que aportan las normas, procesos, procedimientos y personal para que el SIM pueda funcionar de forma correcta para la toma de decisiones de mercadotecnia. El proceso administrativo en el marketing se resume en 3 etapas.
Planeación
Instrumentación
Evaluación del desempeño
Planeación
Es la etapa que consiste en seleccionar los mercados meta como diseñar un plan estratégico para satisfacer sus necesidades. En esta etapa del proceso se definen: las metas y objetivos de mercadotecnia por alcanzar, las estrategias y tácticas para alcanzar dichos objetivos y metas así también la mezcla de marketing para los mercados que se pretende atender.
Instrumentación
Es la etapa operacional en la que una organización trata de poner en práctica los planes de mercadotecnia que se han establecido. Esta etapa abarca las siguientes actividades: a) La organización de toda la compañía; con respecto a la creación del departamento de mercadotecnia. b) La integración de personal de la organización. 10
c) La dirección de las actividades de mercadotecnia, en la cual intervienen elementos como la delegación, coordinación, motivación y comunicación.
Evaluación del desempeño
En esta etapa se determina la eficacia con la que se está esta obteniendo las metas incluidas en el plan estratégico. El proceso de evaluación se consideran los siguientes pasos: a) Averiguar lo que ocurrió b) Averiguar porque ocurrió c) Decidir que hacer al respecto
1.2 Sistema de Información Interno Todas las organizaciones recopilan información interna, como parte de sus operaciones normales. La información de las ventas y los costos se registra; los informes de venta se elaboran; las actividades publicitarias y de promoción se registran; los informes de investigación y desarrollo y de fabricación se elaboran; estas son apenas algunas de las fuentes de información que puede conseguirse con fines de investigación, dentro de una organización moderna. La información sobre ventas y costos recopilada con fines contables representa una fuente particularmente prometedora, para los proyectos de investigación. Muchas organizaciones no recopilan, ni mantienen información suficientemente detallada sobre ventas y costos, con el fin de utilizarla para fines de investigación. Los registros de ventas deberían permitir que se hiciera una clasificación de acuerdo con el tipo de cliente., con el procedimiento de pago, con la línea del producto, con el territorio de ventas, con el periodo de tiempo, etc. Con un simple 11
análisis de este tipo de información, el investigador puede determinar el nivel y la tendencia de las ventas, lo costos y las ganancias del cliente, el territorio, y el
producto. Con un análisis más sofisticado podría intentarse medir el efecto de los cambios sobre el programa de mercado y/o las variables de situación en las ventas, los costos y las ganancias.
Todas las organizaciones recopilan información interna, como parte de sus operaciones normales.
La información de las ventas y los costos se registra
Los informes de venta se elaboran
Las actividades publicitarias y de promoción se registran
Los informes de investigación y desarrollo y de fabricación se elaboran
Estas son apenas algunas de las fuentes de información que puede conseguirse con fines de investigación, dentro de una organización moderna.
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1.2.1 Información de cuentas por pagar Las cuentas por pagar son deudas que tiene su empresa por concepto de bienes y servicios que compra a crédito. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos le permitirá gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible. En su registro de cuentas por pagar deberá registrar la siguiente información: fecha de la factura, número de factura, monto de la factura, plazos, fecha de pago, importe pagado, saldo (si corresponde) y nombre y dirección del proveedor.
Entrada
Datos del proveedor Informacion de compra Informacion de tesoreria acera de los pagos de los clientes
Procesos
Salida
Ingresar informacion Realizar calculos Generar informacion
catalodo del proveedor estado de cuantas con el proveedor
MODULO DE CUANTAS POR PAGAR
Almacen
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DATOS DEL PROVEEDOR •
Nit, nombre, dirección, ciudad, cantidad, descripción, créditos, costos, fechas.
INFORMACION DE COMPRA •
Factura (referencia, fecha, forma de pago, Nit, dirección, articulo, cantidad, valor unitario, valor total, subtotal, IVA, rete fuente, costo total)
INFORMACION DE TESORERIA •
Comprobante de egreso (núm.; ciudad, fecha, valor pagado a, por concepto de contabilización, firma, sello de beneficiario, costo, Nit)
1.2.2 Información de Inventarios Concepto de inventarios
El inventario es el almacenamiento de bienes y productos.
Otra definición…. •Un inventario es una provisión de materiales y de subcomponentes que tiene
por objeto facilitar la producción o satisfacer la demanda de los clientes. Por lo general, los inventarios incluyen materia prima, productos en proceso y artículos terminados.
¿Por que se deben llevar inventarios? La razón fundamental es por que resulta físicamente imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor le sea físicamente posible suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas, por ejemplo, esto será prohibitivo debido al costo involucrado.
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Las existencias en inventario en la fabricación de bienes se usan para satisfacer las siguientes 5necesidades:
Mantenimiento de independencia de las operaciones:
Si un centro de trabajo cuenta con un suministro de materiales, esto le permite algún grado de flexibilidad para operar: Situación similar ocurre con una línea de montaje, donde la alimentación de materias primas y productos para el trabajo se efectúa a la velocidad de la línea; sin embargo, en esta situación la independencia entre las líneas es bastante inferior, pues la unidad terminada es una estación de trabajo pasa a la siguiente.
Satisfacer las variaciones en la demanda de productos:
Si se conoce con exactitud la demanda del producto, se puede (aunque no siempre es económico) fabricar el producto para satisfacer sólo la demanda. Sin embargo, normalmente no se conoce con exactitud la demanda, en consecuencia, hay que mantener existencias de seguridad para hacer frente a esa eventual variación en la demanda.
Flexibilizar los programas de producción:
El hecho de mantener existencias en inventario disminuye la presión que tiene el sistema de producción para generar los productos. Esto determina que producción disponga de un mayor plazo de entrega, que le permite, eventualmente, planificar la producción para obtener flujos más regulares, con un menor costo operativo, al producir lotes más grandes.
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Dar un margen de seguridad para variaciones en la entrega de materias primas:
Un proveedor puede tener demoras en la entrega de materias primas, originadas por varias razones: por variaciones normales en los tiempos de envío escasez de materiales en la planta o centros de distribución del proveedor, pedidos extraviados, envío de materiales defectuosos o incorrectos.
Aprovechar el tamaño económico de pedido:
La elaboración de un pedido tiene su costo: Fuerza de trabajo, digitación llamadas telefónicas, envíos postales, etc., en consecuencia, si se aumenta el tamaño del pedido, será menor el número de pedidos que hay que elaborar. Por lo tanto, los Costos de envío no presentan un comportamiento lineal, sino, que escalonado, en consecuencia, a medida que aumenta el tamaño del envío, menor es el Costo por unidad.
1.2.3 Mercadotecnia Misión: Buscar la satisfacción de las necesidades, deseos y expectativas de los consumidores mediante un grupo de actividades coordinadas, que, al mismo tiempo, permitan a las organización alcanzar sus metas”.
Objetivos -
Ganar mercado.
-
Generar riqueza.
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Ética -
Cubrir plenamente las necesidades expresadas por los consumidores, puede implicar para el mercadólogo ofrecer productos que a largo plazo puedan ser dañinos.
-
Un comportamiento socialmente responsable reporta mejores resultados.
-
Para cumplir con sus responsabilidades sociales, un mercadólogo debe resolver primero conflictos de intereses que se presentan dentro de la organización.
-
“La mano invisible, la mano del gobierno, la mano del mercadólogo
socialmente responsable.
Metas La meta de la mercadotecnia no estriba solamente en hacer llegar los productos a los consumidores, sino en identificar las adaptaciones y modificaciones que requieren con el fin de mantenerlos actualizados, de acuerdo con los deseos y preferencias del consumidor. Tiene la tarea de regular la demanda de productos para que la organización pueda alcanzar sus objetivos. De la demanda depende en gran medida el plan o estrategia mercadológica que debe aplicarse.
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1.2.4 Contabilidad El propósito básico de un sistema de información contable es el de satisfacer las necesidades de información contable de la forma más eficiente posible. Este sistema genera informes que le permiten a la gerencia de las empresas tomar decisiones. Parte de estas decisiones son las que toma la gerencia para alcanzar los objetivos de marketing, y generalmente se encuentran vinculadas con la mezcla de marketing (producto, precio, distribución y promoción), decisiones que son analizadas y evaluadas desde la perspectiva del costo generado por su aplicación, presentándose así la relación entre las decisiones de marketing y la información contable. La información sobre los costos es generada por los sistemas de información contable, que al ser utilizada para tomar decisiones gerenciales, inmediatamente adquiere el carácter de contabilidad gerencial. Según Kotler y Armstrong, la información que el departamento de contabilidad utiliza en la preparación de los estados financieros, se debe adaptar a fin de ser utilizada por el departamento de marketing como parte de la información básica para la toma de decisiones, relacionadas éstas con la mezcla de marketing.
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CONCLUSION
Los sistemas de información de la mercadotecnia son muy complejos y están integrados por muchas variables los cuales llevan a cabo funciones de administrar y poder manejar las funciones básicas que la empresa lleva a cabo. Por ello es imprescindible seguir un sistema para lograr optimizar y favorecer los recursos además de poder llevar un orden analógico y establecer estándares que permitan su fácil manejo a cualquier organización.
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GLOSARIO
NIT : Número de Identificación Tributaria SUMINISTRO: m. Abastecimiento de lo que se considera necesario: MERCADóLOGO: Persona especialista en mercadeo o mercadotecnia. Se entiende por mercadólogo cualquier persona que busca generar una respuesta de terceros, que conforman su mercado meta. EFICIENTE: adj. Que consigue un propósito empleando los medios idóneos
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BIBLIOGRAFIA Adler, Lee. El método de los sistemas como medio de enfoque del Marketing: Harvard Bussines Review; Mayo-Junio 1967. Páginas 346-359. Kotler, Philip; Dirección de Marketing. Análisis Planeación y control Editorial Diana. Mexico, 1967; 2a. Edición. Página 374. La importancia de la información - Canal de Marketing
... información ya diseñar sistemas que les permiten ... elementos claves del SIM y de todos los departamentos de marketing. ... INFORMACION. ... es administrar información". ... www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/no8/info1.htm - 29k -
https://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=13&ved= 0CDgQFjACOAo&url=http%3A%2F%2Fwww.baisa.mex.tl%2Fimages%2F1283%2 FSistema%2520de%2520informacion%2520de%2520MKT.doc&ei=VtQnUaDHcWG2wWdwoGICg&usg=AFQjCNFCLoXmoKJojNje_22lsJgcNxXGA&sig2=jvDtU1-UnTo8hX7xHknYHw https://www.slideboom.com/presentations/396646/SIM http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/eventos/index/assoc/HASH0185.dir/doc.pd f https://www.google.com.mx/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=13&ved= 0CDgQFjACOAo&url=http%3A%2F%2Fwww.baisa.mex.tl%2Fimages%2F1283%2 FSistema%2520de%2520informacion%2520de%2520MKT.doc&ei=_fIlU8XMI_DC 2gW7gYGACw&usg=AFQjCNFCLoXmoKJojNje_22lsJgcNxXGA&sig2=NZUwXW8TtfSCKO_zwOf-fA http://cvb.ehu.es/open_course_ware/castellano/social_juri/marketing/tema-5/tema5.pdf
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