El jefe de almacén Pedro Puig Montserrat
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[email protected] .com Web: W eb: www.leuter www.leuter.com .com Diseño y Maquetación: S.L.U.) Revista STOCK (Reed Business Inormation S.L.U.) Ilustraciones: Marcelo Delgado (Madison) Depósito Legal: M-0000-0000 ISBN: 00 -00000 - 0 - X
Índice Capítulo I
La Llegada
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Capítulo II
La Crisis
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Capítulo III El Plan
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Capítulo IV La Herramienta
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Capítulo V Información
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Capítulo VI Mi Almacén
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Prólogo La divulgación cientíca no tiene por qué ser aburrida. La divulgación proesional, tampoco. Este relato cumple con esa premisa. Con esa y con la de la experiencia, seguramente el mayor valor que puede aportar su autor. Culpable y coneso de ser un apasionado de lo que hace. Pasión que transmite en todo momento y que no ciega su espíritu crítico ejerciente en todo momento, tanto que es el socio ideal para cualquier debate. Hace unos pocos meses Pedro Puig me envió un borrador que contenía un relato que recogía una serie de situaciones típicas –quizás mejor tópicas en las que muchos pueden sentirse identicados- alrededor de un almacén y sus responsables. Mi condición periodística en el mundo de la logística y la amistad que -me atrevo a pregonar- nos proesamos me hacía representar en ese momento papel de crítico por un u n lado y amigo por otro. Como lo primero debería verter mi opinión sobre las bondades literarias del relato; como lo segundo tendría que decir abiertamente a su autor si aquello merecía una divulgación, una transmisión a terceros o, por el contrario, debería dormir en un cajón o en el disco duro de un ordenador como mero ejercicio de acionado. No me costó decidir apenas consumía unas cuantas páginas, con creciente avidez. Una decisión que además estaba exenta de toda sorpresa, pues entre los valores del director general de Leuter Leut er se suma el de columnista de revistas proesionales. Esta especie de “entremés” logístico que llegó a mi dirección de coreo electrónico tenía todos los elementos de un buen relato. Despertaba interés, tenía el ritmo necesario, estaba más que correctamente elaborado, incluía descripciones y diálogos, pero sobre todo hacía reconocible reconocible el escenario e invitaba a pensar. pensar. El ejercicio era por tanto notable y en sus manos está ahora el resultado . Tras T ras más de una década dedicado a la comunicación comunicación proesional en el mundo mundo de la logística en España, puedo asegurar que cualquier consumidor de productos o servicios, cualquier contratante de ellos o cualquier consultor especializado en
dar solución a los problemas de otros proesionales, se acerca a la comprensión del nudo gordiano que haya que deshacer –y por lo tanto a la búsqueda de una solución- cuando identica, ident ica, escucha, observa o lee un problema similar, similar, aunque sea lejanamente, al suyo. Un viejo aorismo dice: las palabras pueden convencer; el ejemplo arrastra. Pedro Puig ha conseguido de una orma muy amena crear un pequeño universo cotidiano y reconocible, de problemas reales y soluciones posibles. Un escenario concreto pero a la vez sucientemente abierto como para ser extrapolable a otros. Desciende a la realidad, inventa un conficto, le aporta solución y hasta moraleja. Y además lo ha hecho de una orma divertida. ¿Quién da más?
Ricardo J. Hernández Revista STOCK
Capítulo I, la llegada
Hoy va a ser mi primer día en el almacén. El proceso de selección ya queda atrás. La sensación de triuno por haber sido elegido ya ha pasado y se ha sustituido por mi conanza en que voy a hacerlo bien, que demostraré que valgo más más de lo que que se piensan. Estoy seguro seguro de que podré podré hacerlo mejor que mi antecesor. Es ácil. Conseguiré ganarme a la gente del almacén y me ayudarán a obtener lo que me han pedido: que nadie se queje. Se pueden hacer muchas cosas, todavía soy joven y tengo la energía suciente como para meter las horas que haga alta. Cuando, durante la selección, me explicaban la situación situ ación del almacén y cómo uncionaba realmente, pensé que me estaban ocultando algunas cosas. Seguro que se trataba de pequeños engaños sin importancia que descubriré y corregiré en los primeros días. - Juan, el director general no puede venir a presentarte, ha tenido que salir a una reunión, yo te llevaré al almacén y te presentaré a la gente, me dijo Antonio, el director nanciero, que vino a buscarme busc arme a recepción. ¿Quieres un caé antes de que vayamos al almacén? - Claro, tomemos un caé ca é y hablamos. Solamente había visto a Antonio una vez antes, al nal del proceso, cuando tuve que negociar el sueldo exacto que había hablado con el director general. Entonces pensé que era un tío sieso, pero menos que el de mi empresa anterior. Los directores nancieros deben de ser así, supongo. Yo estaba impaciente por ir al almacén, aunque después de los últimos meses Yo de no trabajar trabaj ar,, un rato más de espera es pera no iba a importar.
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- ¿Dónde vives Juan? Ju an? ¿Te ¿Te ha costado mucho llegar? - Si, pero no me importa, he tardado casi una hora pero es que había un accidente en la avenida Botaogo. Seguro que con los días d ías encontraré atajos y mejores ormas para venir. - ¿Azúcar? - Por avor. La máquina de caé está en el comedor, en el ediicio de oicinas, no en el almacén, no se ve a nadie que trabaje allí. Supongo que a esta hora ya llevan trabajando un buen rato y todavía no es la hora del bocadillo. - Tienes una enorme tarea, Juan; si no uera por el almacén estoy seguro de que con las cosas que estamos haciendo para reducir costes podríamos ganar mucho más. Los clientes se quejan del servicio que estamos dando, tardamos demasiado en entregar la mercancía. - ¡Seguro que toda la culpa no será del almacén! - Bueno, estás aquí para arreglarlo ¿no? El anterior jee de almacén no nos servía. Tenemos a gente muy buena pero él no era capaz de hacerlos trabajar lo suiciente y, claro, después Roberto, el director comercial pierde sus ventas y siempre dice que podría vender mucho más si tratáramos a los clientes igual que lo hace él. - Veremos Veremos qué puedo hacer hacer.. Creo que algunas cosas se van a ver pronto. En el almacén metes un poquito de caña y se nota enseguida. - Está bien. Sinceramente sé muy poco de lo que pasa allí. Me limito a pagar las acturas de todo lo que se compra y cada día hay más. Mira que se lo digo a Eduardo, pero cada día hay más mercancía porque me dicen que no servimos bien y después echan al jee de almacén y contratan a uno nuevo ¿Estás casado no? - Si, hace ya tres años. - ¿Hijos? - Todavía Todavía no, - ¿A qué esperas, a ver si se te va a pasar el caé? Venga, vamos al almacén y te presento a Isidro que está haciendo su trabajo y el tuyo mientras llega lleg a un nuevo jee. je e. Yo tengo bastante tajo hoy. hoy.
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El almacén es un edicio de unos 9.000 metros cuadrados, un edicio que se hace impresionante porque es bastante alto. En el lado de la entrada hay 5 puertas de carga y descarga para camiones. La puerta de entrada está en el medio de la pared con unos escalones. esc alones. Mientras vamos hacia allá hay tres trailers en tres puertas pu ertas y en el parking, a la derecha, hay otros seis esperando. - ¡Hola Rosa!, ¿puedes avisar a Isidro?, le dijo Antonio a la chica que estaba detrás de la ventanilla. Rosa me miró de arriba abajo, noté que me estaba esperando, antes de contestar armativamente y acercarse al micróono para que se oyera: Isidro, al puesto de control; Isidro, al puesto de control, por avor. Isidro parecía un tipo animado y se presentó enseguida en el puesto de control. Era mayor, de unos 40 años, vestía un mono azul, llevaba unos papeles en la mano. Ya lo había visto semanas atrás cuando Eduardo me enseñó personalmente el almacén, me dijo que era un tipo muy espabilado y responsable. Me lo presentó entonces: - Juan, aquí tienes a Isidro. La verdad es que no se qué haríamos sin él. Desde que se ue el anterior jee de almacén lo está manejando él solo, e incluso parece que todo va mejor. - Isidro, este es Juan, la persona de la que te hablé, dijo Eduardo, es muy posible que nos pongamos de acuerdo para que lleve el almacén. Vamos a ver si le enseñamos esto y lo bien que hacemos las cosas aquí para par a que qu e se se venga. - Hola Isidro, encantado de conocerte. - Hola Juan. Eduardo me ha dicho que trabajas en un almacén más grande que este. - Si, llevo trabajando siete años en un almacén. Es más grande, y soy el responsable de expediciones. - Bueno pues seguro que aquí hacemos lo mismo, la verdad es que esto es sota, caballo y rey. - ¿Quieres ¿Qu ieres que vaya con vosotros o se lo enseñas tú?, dijo Isidro.
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- Deja, deja, dijo Eduardo, que tú estás liado y tendrás trabajo. Si llegamos a un acuerdo ya tendrás tiempo de explicarle explicar le todo y enseñárselo en detalle. - Vale. - Vale. Gracias Isidro. - Gracias Isidro. Ahora, Isidro Isidro me estaba esperando. Se extrañó de que no viniera Eduardo y que me acompañar acom pañaraa Antonio. Ant onio. - ¿No está Eduardo, Antonio? - No, ha tenido que salir, pero me ha dicho que tú te encargarías de enseñarle su ocina y el almacén. - ¡Seguro!, Eduardo está demasiado liado siempre. s iempre. A ver cuándo nos hace más caso. - No te quejes, que ha contratado a Juan y, por lo que me ha contado, es un gura y vais a poner esto como los chorros del oro. oro. - ¡Seguro!, dije yo intuyendo que tocaba decir algo. - Vale, pues vamos a empezar ya, acabó Isidro. - Trátale Trátale bien Isidro, lo dejo contigo para que puedas empezar empez ar a trabajar trab ajar lo antes posible, ¿vale? - Venga, yo me ocupo. - Bueno Juan, bienvenido y te dejo en las mejores manos. Isidro está haciendo un buen trabajo t rabajo aquí, y seguro que te explicará todo lo necesario, te enseñara tu despacho y todo lo demás. - Gracias. - Que sepas que puedes venir a mi despacho cuando quieras. - Gracias. - ¡Hasta luego Isidro, Rosa! Rosa había estado presente en la conversación de pie a la entrada del puesto de control y despidió también a Antonio. - ¡Venga!, te enseño. ¿Quieres ver tu cuchitril? cuc hitril?
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A la derecha del puesto de control había un despacho con dos paredes de cristal desde la cintura para arriba. Una mesa, un archivador y tres sillas era todo el mobiliario, junto con una papelera vacía. Un reloj redondo parado a las 8:35 estaba en la pared detrás de la mesa, al lado de un calendario del año pasado. Las paredes tenían una mano de pintura p intura de hacía bastantes años y la imagen que daba era la de no haber sido usado en bastante tiempo. - Aquí tienes tu lugar de descanso, tu antecesor no lo usaba mucho, dijo Isidro. Rosa, que nos acompañaba, tenía una mirada de aceptación de las cosas, que parecía parte del despacho que me estaban enseñando. Rosa se consideraba una persona leal a la empresa; ni en sueños se planteaba la posibilidad de buscar otro trabajo, aunque cada día tenía que convencerse a sí misma de le vantarse e ir a trabajar. Cualquier cosa que sonara a novedad o a desconocido la asustaba. - En mi anterior anter ior almacén no tenía despacho. En mi anterior trabajo tenía una mesa en el puesto de control, junto con todos lo demás. No era íntimo pero no hacía ninguna alta, todos estaban a mano para tratar cualquier cosa y todos los papeles estaban a mano. - Si quieres organizo una reunión y te presento a todo el personal del turno de mañana. - ¿A qué hora tenéis el bocadillo? - A las once - ¿Y os lo tomáis aquí? - Si, a la hora de comer nos vamos al otro edicio, pero el bocadillo se lo toma la gente al lado de la máquina de rerescos, tenemos un cuartucho allá. - Bueno pues organízalo a las once, yo yo voy allá.
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- Como quieras - ¿Necesitas que te traiga tr aiga algo?, preguntó Rosa. - Si, necesito tres cuadernos, bolígraos de dierentes colores, una regla, un ordenador aquí,... - Bueno, bueno, ¿te dijeron que te iban a dar un ordenador?, ¿aquí? Eso lo tendré que hablar con dirección. La papelería te la pido, pero pero va a tardar t ardar un par de días. Si quieres aquí tenemos papel y yo tengo muchos bolígraos. Isidro se había quedado mirando y creí advertir en su mirada algo así como, “...uno más, este no dura ni un padre nuestro”. Lo de Isidro era currar. Lle vaba desde que tenía 18 años trabajando en el almacén y había visto pasar a muchos jees durante estos años; cuando dejó de preparar y pasó a manejar una carretilla, cuando empezó a validar los pedidos que entraban. entraban . Desde hacía varios años había conseguido la conanza de Eduardo, un jee de almacén iba y venía pero él seguía allí. Pensaba que llevar el almacén era cuestión de trabajar y de que no le altara ni le sobrara una caja. Gracias a su antigüedad tenía el respeto de todos los que trabajaban en el almacén, viejos y nuevos, y cuando alguien se le desmandaba le resultaba ácil asignarle los peores trabajos hasta que se iba o entraba en vereda. - ¿Puedo seguir con las descargas? Hay una recepción de artículos que seguro que tendremos que servir hoy y tengo que comprobarla. - Si, si, vete, yo me quedo aquí, a preparar lo de las once, luego doy un paseo. - Estás en tu casa ¡jee! - Gracias. Me senté en el sillón al otro lado de la mesa. A través de las dos paredes de cristal veía las estanterías del almacén, bastante llenas de mercancía y vi pasar a una carretilla y a varios preparadores. En un momento entró Rosa con una libreta de espiral y dos bolígraos.
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- Esto es todo t odo lo que te puedo conseguir rápidamente. Me han dicho los de inormática que no sabían nada, que nadie les ha dicho que tenían que comprar un PC y que preguntarán. - Gracias, es suciente para empezar empezar.. - ¿Tienes un plan? ¿Por dónde vas a empezar? - Bueno, poco a poco Rosa, no me gustaría cambiarlo todo y que la gente se asustara. Antes tengo que saber cómo trabajáis aquí. - Si necesitas cualquier cosa dímelo, ¿vale? Estamos necesitando ayuda en el almacén. - Gracias Rosa. Seguro que entre todos haremos un buen trabajo para par a que hablen bien de nosotros.
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Rosa se ue. Ahora ya estaba solo. ¿T ¿Tenía enía un plan? Pues claro c laro que tenía un plan. Se trataba de hacer lo menos posible para que no se molestara la gente del almacén. Aunque no hiciera nada, estaba seguro de que el almacén no se pararía. Y si cometía el error de pedirle a alguien del almacén algo que no le gustara, estaba seguro de que lo pararían en dos días. Era seguro: hacer poco, mirar, averiguar lo que se esperaba de nosotros, conocer los recursos que teníamos, analizar cómo trabajamos y luego tomar decisiones, ya habría tiempo para eso. Abrí la libreta y anoté en la primera página la echa, página 1 y el título: Plan de trabajo inicial. A continuación, analizar qué se espera del almacén, conocer los recursos disponibles, analizar analizar la orma orma de trabajo. No hacer cambios. No hacer cambios, analizar qué se espera del almacén, cono- cer los recursos disponibles, analizar la forma de trabajo.
Puse la rase rase en un recuadro, abrí el cajón del archivador y dejé la libreta junju nto con los dos bolígraos. El cajón tenía llave, la la llave estaba dentro dent ro del cajón. Comprobé que se trataba de lo que parecía, abrí y cerré el cajón con la llave antes de meterla en mi llavero con todas mis llaves parsimoniosamente. Las 10, tenía tiempo de sobra, me levanté y me ui a dar una vuelta por el almacén. La gente me saludaba con la cabeza pero nadie hacía nada más, todos seguían trabajando. Estaba seguro de que todos sabían quien era yo y qué hacía allí. Mi sensación ue que era un día un poco p oco especial, no había gente parada, esperando nada, ni voces, parecía que no era necesario que nadie le dijera a nadie lo que había que hacer. Empecé a ver que la gente se retiraba y me di cuenta que eran casi las once,
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me dirigí al cuarto que está a la derecha de la pared principal del almacén. Cuando llegué, estaba entrando Isidro, que hablaba con un operario con unos papeles en la mano. Dentro, la gente estaba haciendo cola con la máquina o ya sentados abriendo paquetes con enormes fautas. Ni Ni una mujer en la sala, bullicio. - A ver ver,, ¿estamos todos?, preguntó Isidro en voz alta haciendo bajar el nivel de bullicio. - Contó a la gente señalando, y dijo, - Me altan dos, Ángel, ¿alguien sabe dónde está Ángel?, y... quién más, ah sí, alta José Carlos que está malo. Ahí entraba alguien por la puerta apresurado. Voces diversas, ¿qué pasa? ¿Al lavabo otra vez? Y voces de meón resonaron en la sala, mientras Ángel entraba y se ponía a hacer cola como los demás. - ¡A ver! ¡Atención!,... Os tengo que presentar a alguien, el nuevo jee de almacén. El bullicio bajó, hasta que Isidro ya pudo pu do hablar en voz normal. - Atención,... bueno, la empresa ha contratado a un nuevo jee de almacén que seguro que nos va a enseñar de una vez por todas cómo se hacen las cosas para que no nos echen siempre la bronca. Risas. Se llama Juan, ha trabajado en el almacén de Pérez durante mucho tiempo. Silencio. Ahora quiere deciros algunas cosas. Sepulcral. Hace tiempo que había pensado en este discurso y tenía claras algunas cosas. Era mucho mejor que me tomaran por un pardillo inicialmente porque mi autoridad, si la conseguía, iba ser mucho más uerte. También sabía por experiencia que la gente rinde más cuando sabe lo que se espera de ella y que tenía que anular el rechazo previo que ya tenía omentado por cómo se había vendido desde dirección mi entrada y por la actitud de Isidro. Isidro. Mi arenga, pues, habló de útbol, pregunté por el equipo de la gente que estaba dividido a partes iguales entre los dos equipos de la ciudad. Luego hablé de lo que signica ser un equipo, de lo importante que es el capitán en
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el campo, mirando a Isidro, y de que quería aprender cómo hacía las cosas el almacén. Había oído de todo, que algunos transportistas hablaban bien, que el director general estaba seguro segu ro de que podíamos hacerlo mucho mejor mejor,, más risas. En resumen, que conaba en ellos para hacer el trabajo, que no me asustaba trabajar mucho y que si me necesitaban, ya sabían donde encontrarme. Al volver a mi despacho estaba bastante satisecho. Hablé con Isidro y le pedí su opinión. Parecía satisecho, aunque tampoco ue muy generoso con mi intervención. inter vención. Le pregunté porqué Rosa no había estado en la reunión. No entendió la pregunta pero se apresuró a contestar que era necesario que alguien estuviera al teléono y pendiente de la llegada de algún transportista.
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Capítulo II, la crisis Eran las seis de la mañana cuando abría la puerta de mi despacho. El día anterior estaba en el almacén a las once de la noche. Hoy Hoy se anunciaba peor que ayer, porque era jueves y llevábamos atraso desde el martes. No conseguíamos servir los pedidos y ayer me había llamado Eduardo para preguntarme qué pasaba. Tenía llamad Tenía llamadas as de dos de sus sus clientes clientes más importante importantess que le acusaban acusaban de no no cumplir sus compromisos, y estaba bastante enadado. Ya llevaba Ya llevaba ocho meses meses en el nuevo trabajo trabajo.. Ayer Ayer por por la noche, noche, en en casa, las cosas no iban mejor, mi mujer estaba enadada y con razón, las últimas semanas habían sido realmente malas, todos los sábados en el almacén, y de seis a diez todos los días. La situación en casa era bastante inaguantable. Desde el primer momento me di cuenta de que el almacén trabajaba a desta jo sin pensar demasiado demasiado cómo debía hacerlo. hacerlo. La gent gentee enten entendió dió mi mensa mensaje je inicial y trabajamos como un equipo. De hecho hasta recibí una elicitación de Eduardo después del primer mes, que compartí en otro desayuno con la gente. En cuanto se incrementó nuestra carga de trabajo las cosas empezaron a no uncionar como siempre. En mi libreta había páginas y páginas de llamadas de clientes con los que intentaba hacer las paces para que la sangre no llegara al río. Isidro mandaba en el campo y yo en los despachos intentando minimizar las consecuencias de nuestra alta de ecacia. Ayer por la noche conseguimos preparar todos los pedidos importantes de Eduardo, excepto uno que se acabaría esta mañana. Los de ayer estaban saliendo ahora y ya tenía apalabrado el camión c amión que se llevaría el último por la tarde.
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Los pedidos de este cliente siempre nos daban problemas. Tenía algunas tiendas muy pequeñas, con pedidos muy pequeños y otras bastante más grandes. Cuando recibíamos sus pedidos teníamos un trabajo enorme para clasicarlos y prepararlos más o menos a tiempo. Sabía de sobra que el esuerzo del equipo había sido enorme, pero que la situación empeoraba por momentos, los pedidos normales se estaban retrasando también, y los esuerzos adicionales que le había pedido a mi equipo no podían prolongarse eternamente. Entré en el despacho de Eduardo con una actitud humilde. Cuando disparó le conté la situación de sus pedidos y su cara se relajó un poco. Le altó tiempo para levantar el teléono y contactar con sus amigos para decirles que ya todo estaba arreglado, que habíamos tenido un problema de bajas baj as de personal imposibles de planicar y que esto no se repetiría, que debían seguir comprándonos. Cuando acabó me lanzó su s u ultimátum. Él no volvería a engañar a sus amigos ni pondría en peligro su empresa solamente porque después del esuerzo que le costaba vender un producto no uéramos capaces de servirlo.
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Por qué Cutrillas, la mercancía que iba a salir por la noche, siempre recibía sus pedidos en el último momento, siempre en el límite originando sus que jas y desconanza. Me preguntó cual era la razón raz ón de ondo, si necesitábamos más almacén, más gente, más carretillas. Que si solo era una cuestión de conocimientos del jee je e de almacén. Que si volvería a pasar. Que si sobraba alguien,... Yo no tenía respuestas. Me limité a deender a mi gente y a asumir la res Yo ponsabilidad, esperando que mi gente me devolviera el avor con más dedicación. Quería un plan, un plan con echas y en el que si yo lo consideraba necesario debía proponer incluso la construcción de un nuevo almacén. Tenía un mes para presentarle el plan y, por supuesto, impedir que esta situación se repitiera hasta entonces. Ni siquiera presentando un buen plan pensaba yo que tendría muchas opciones de seguir en la empresa. Al ver mi cara Isidro y Rosa que me estaban esperando me preguntaban con la mirada si me habían despedido. A pesar de los pocos meses de trabajo se había establecido una relación de conanza entre los tres, casi de complicidad. Habían sido capaces de compartir conmigo su problema de todos los días, y nuestras desgracias en orma de trabajar mucho o de muchas broncas eran también compartidas. Les dije que no, que seguíamos en la arena y que necesitaba un buen rato para pensar, que ellos se ocuparan de todo durante la mañana. Mientras volvía a mi despacho pensaba en cómo normalizar la situación y en cómo ningún plan nos ayudaría a hacerlo. hacer lo. En mi despacho abrí ab rí la libreta por la primera página y me acordé de la primera pregunta de Rosa, ¿Tienes un plan?
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5 de Julio de 2005, Página 1 Plan de trabajo inicial. Hacer poco, mirar, averiguar lo que se espera de nosotros, conocer los recursos que tenemos, analizar como trabajamos y luego luego tomar tomar decisi decisiones, ones, ya habrá habrá tiempo tiempo para eso. eso.
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Capítulo III, el plan
Lo primero que tenía que hacer era conseguir tiempo para pensar. Era evidente que si seguía haciendo mi trabajo de la misma orma solamente s olamente conseguiría que me despidieran. Además, me habían dado un nuevo trabajo, debía hacer un plan.
Para conseguir tiempo tenía que conseguir que se normalizara la situación de los pedidos normales. Llamé a Isidro Is idro.. - Isidro, quiero que hables con la gente y le pidas que doble turnos la semana que viene y este n de semana.
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- Estás loco Juan, no van a querer, llevan trabajando así desde hace tres semanas y están cansados. - Isidro, necesitamos cambiar nuestra orma de trabajar para conseguir cambiar las cosas, y para hacerlo hacer lo necesito tiempo. ¿Crees ¿Crees que se lo debo de pedir p edir yo? - No se trata de eso, se lo puedo decir yo. Lo que pasa es que el otro día le oí a Ángel comentar que en un almacén de aquí al lado hay puestos de carretillero, que seguro que no trabajan tanto como aquí. - Pero aquí lo pagamos, ¿no? - Tampoco Tampoco se trata de pagárselo, se irán si no pueden descansar desc ansar.. - Venga, Isidro, voy a empezar a trabajar de verdad para organizar esto, solamente te pido que resuelvas esta semana y la que viene igual que lo hacías sin estar yo. - Vale. Vale. Per Peroo que sepas que se nos irá la gente y mi parienta ya se está poniendo de los nervios. Sabes que puedo callarla diciéndole lo de mis vacaciones del año que viene, pero se está poniendo pesada. - Dile a la gente que he empeñado mi palabra en que dentro de un mes sabremos exactamente lo que vamos a hacer, que se trata solo de este mes y que después si les he engañado que se vayan con toda la razón del mundo. Cuando Isidro se ue volví a mirar la primera página de la libreta: ...averiguar lo que se espera de nosotros, conocer los recursos que tenemos... ¿Qué se espera de nosotros? Obviamente Eduardo debe de estar contento, ¿qué signica esto? Pues que sirvamos todos los pedidos que nos pasen lo antes posible. ¿Suciente? Dos meses y medio después de mi llegada había aparecido una persona del departamento de inormática y me había colocado un ordenador sobre la mesa, y me había explicado cómo uncionaba. u ncionaba. Cuando un transportista dejaba la mercancía en los muelles se vericaba y Rosa escribía en el albarán las cantidades cant idades recibidas y al nal del día introducía en un ordenador las cantidades c antidades que se habían recibido.
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Igualmente se hacía con los pedidos preparados. El sistema descontaba las existencias de los pedidos, por lo que Rosa tenía que hacer, además, los ajustes de inventario necesarios por no poderlos servir completos. Aunque aquello no era muy seguro ni muy exacto, valía para tener cierta sensación de control. Llamé a Rosa. - ¿Cuántos pedidos servimos al día? ¿De qué tamaño? Mejor, ¿podemos saber los pedidos que servimos todos los días? Como si le hubiera hecho una pregunta impertinente Rosa me miró y me contestó. - Pues claro c laro,, o ¿para qué crees que sirve mi trabajo? trabaj o? - No te enades Rosa, ahora tu trabajo solamente sirve sir ve para que desde arriba acturen lo que servimos. ser vimos. ¿Podríamos saber lo que servimos cada día? - Se acercó a la pantalla del ordenador, ordenador, tecleó una echa presionó una tecla y en la pantalla apareció una lista de pedidos servidos en el día. - ¿Cuántos pedidos?
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Le dio al botón de pasar página dos veces y contó 48 envíos ayer - ¿Y podemos saber cuántas cajas? - Ni idea, creo que se pueden saber cuántas líneas tiene cada pedido, y la cantidad de artículos artícu los que se sirve, sir ve, pero no sé cómo se hace. - Si supiéramos cuántas unidades tiene una caja de un artículo podríamos dividir la cantidad de las líneas y así tendríamos las cajas servidas. Pregúntale a los de inormática si nos pueden dar un listado con las unidades que tiene una caja de cada artículo y cuánta cantidad se sirve por artículo diariamente. - No los llames, vete a verlos y diles que Eduardo está muy enadado, que necesitamos saberlo cuanto antes. Al cabo de media hora teníamos clara la inormación que necesitábamos: vamos a poner aquí los días en las columnas y en las las lo que quieres ver 1/6/06 2/6/05 3/6/05 Envíos Cajas Días (pedido-servido) Dos días después, con lo pesada que se podía poner Rosa, en inormática nos regalaron dos grácos que Rosa me trajo con cara de satisacción y cierta inseguridad: - ¿Qué día es ese del pico?
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- Atiza, si es cuando empezamos a tener problemas, desde entonces ya no hemos vuelto a trabajar tranquilos en el almacén. - Está claro que esta curva es creciente pero que tiene unos picos que no podemos servir sin incorporar más recursos. ¿Qué se espera de nosotros? ¿Que atendamos igual los picos que los valles? Si esa es la sugerencia, entonces no podemos hacer absolutamente nada con los recursos que tenemos. - Con esta situación solamente hay dos opciones: o el departamento comercial quita los picos de esta curva cur va o nosotros ponemos más recursos cuando se produzca. Somos buenos haciendo esto último, de hecho lo llevamos haciendo bastante tiempo. Si nos hubieran avisado hubiéramos podido montar otro turno de trabajo.
El gráco de entradas era muy parecido al de salidas y las conclusiones eran parecidas. Llamaba la atención que las entradas, en lugar de ser uniormes en el tiempo surían algunos picos inexplicables.
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Almacén. Informe preliminar En el gráfco se pueden dierenciar tres tipos de situaciones, la verde en la que los recursos para mover la mercancía en el almacén son sufcientes y la dierencia entre la echa en la que el almacén recibe el pedido y la echa de servicio es de un día, naranja en la que la media es de dos y rojo en los que la media es de más de tres. Acciones propuestas: 1) Cuando el departamento comercial planee una venta superior a las 15.000 cajas de envío por día lo comunique con la antelación sufciente para que permita establecer un nuevo turno de preparación. 2) El departamento comercial no puede realizar ventas que superen las 5.000 cajas por día con un plazo de entrega de un día. En estos casos es necesario avisar al cliente y establecer los compromisos de calidad posibles solamente. 3) Aún cuando es diícil planifcar las ventas, sí es ácil planifcar las entradas de mercancía.
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Cuando le pedí a Eduardo cita para el martes me preguntó si ya tenía el plan y si ya había resuelto todos los problemas, problemas, a lo que le respondí que solamente había hecho un análisis y que tenia dudas acerca de lo que él esperaba del almacén. El lunes por la noche le deje el inorme impreso a su secretaria para que lo mirara. Era solamente una página, por lo que entendía que no tendría mayor problema en mirarlo antes de la reunión. Al entrar me comentó que le parecía que había hecho mis deberes. d eberes. Yo solamente quería conocer el enunciado del problema: lo que él esperaba Yo del almacén. - No puedo responder a muchas preguntas que me hago con la inormática que tenemos, necesito una herramienta. - ¿Qué quieres saber?, los de inormática me han dicho que están trabajando para ti. - Ahora soy capaz de decirle que no podemos sacar más de 12.000 cajas con los turnos habituales, pero me gustaría poder decirle que con un turno t urno más podríamos llegar a 15.000 cajas al día. - No sé si me voy a encontrar que no tengo sucientes carretillas, c arretillas, por ejemplo, o si no tengo muelle suciente. Los límites que le he dado son según estamos trabajando hoy hoy,, que está condicionado a los recursos que tenemos disponibles. - No soy capaz de decirle que añadiendo una carretilla más podríamos servir ser vir las 15.000 cajas sin necesidad de añadir un tercer turno, por ejemplo, ejemplo, lo que repercutiría enormemente en los costes. - Tampoco Tampoco soy capaz de decirle si el problema es el número de preparadores, y que, poniendo más gente, se acabarán los problemas. - Si hacemos lo que dice el inorme que le he hecho creo que deberíamos de tener una cierta tranquilidad en los próximos meses si consigue que los comerciales avisen a sus clientes y nos n os avisen a nosotros de lo que compran y venden con antelación. Necesito trabajar con ellos. - Me gustaría pedirle que me dejara investigar en el mercado herramientas para averiguar los cuellos de botella y alejar sus límites de distribución.
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Capítulo IV, la herramienta
...analizar cómo trabajamos...
Existen sistemas de gestión de almacenes y la búsqueda por Internet me llevó a la asistencia a una presentación a la semana siguiente. La presentación ue como oír exactamente lo que necesitábamos, aunque la corbata y las ormas de quien daba la presentación parecían encontrarse a dos mundos de distancia del almacén.
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Al cabo de un rato, sin embargo, parecía que él conocía c onocía todos mis problemas, p roblemas, hasta los amiliares. Su descripción de la situación de mi almacén, lo que le había preguntado a Eduardo, lo que él me dijo, coincidían al 100%. Acabé comprando su análisis, y me convenció de que casi todos mis problemas se podían resolver si ponía en marcha un sistema de gestión de almacén. No me podía costar el esuerzo de Rosa con inormática obtener los inormes que sacábamos diícilmente cada viernes. Debíamos tenerlos porque sí, y ables. No podíamos seguir ajustando manualmente los stocks de los pedidos incompletos. Pero había mucho más que se podía saber: si el almacén estaba 90% ó 99% ocupado, o cuántos huecos de picking teníamos no asignados, o cuánto tardaba cada operario en hacer sus tareas,… empecé a soñar y a pensar qué cosas podría hacer si tenía un sistema de gestión de almacén. Aunque le dije al presentador de la corbata que estaba mirando más opciones para negociar el precio, y asegurar su ayuda en el arranque del sistema, me convenció del todo. Mi problema era cómo hacer que Eduardo autorizara la inversión. Después de pedirle más diálogo con los comerciales, Eduardo organizó variass reunion varia reuniones es con Rober Roberto, to, el e l directo directorr comercia comercial.l. Ahora la mercan mercancía cía entraba en el almacén de orma mucho más ordenada, desaparecieron los picos, y yo podía dedicar muchos más recursos que antes a resolver el rompecabezas de buscar la mercancía y bajarla, para que los preparadores no perdieran tiempo. A pesar de esto, el almacén uncionaba gracias a Isidro y a la buena voluntad de la gente que dedicaba horas y más horas para sacar pedidos. - ¿Qué hay de mi parienta jee?, solía decirme de vez en cuando Isidro. - Vamos, solo alta un poco más, tío, ¿ya has dejado de conar en mi?, contestaba yo.
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Era necesario, además de tener tranquilo a Eduardo, mejorar la calidad c alidad de vida en e n el almacén almacén.. El presupuesto del sistema no era bajo, pero haciendo bien los números, íbamos a recuperar el coste del proyecto en menos de dos años. Conseguí convencer a Eduardo. Mi intuición de cómo c ómo estábamos trabajando me decía que mucho antes. El tiempo que tardábamos en hacer un inventario, y encima siempre nos altaba mercancía. Lo que tardábamos en encontrar mercancía para preparar pedidos. El sistema consistía en la aplicación de algunos principios básicos: - Cada pallet estaba etiquetado con un código de barras. - Cada ubicación tenía también un código de barras. - Todos Todos los operarios que movían mercancía llevaban un u n terminal de radio recuencia a través del cual recibían las órdenes, aquello que tenían que hacer a continuación. El sistema sabía dónde estaba la mercancía y también en donde estaba el operario la última vez que disparó a una un a ubicación, en tiempo real, gracias a los terminales conectados con el sistema. De esta orma podía p odía actuar como un “gran hermano” y asignar tareas a cada c ada operario. Tres meses después, Tres desp ués, la puesta en marcha del sistema de gestión de almacén no ue ácil. Ahora era el ordenador el que le decía a la gente lo que tenía que hacer. Sorprendentemente la gente no mostró rechazo ninguno. Al contrario, el terminal de radio a través del cual recibían instrucciones se convirtió en la demostración de que su trabajo era importante: alguien les daba una herramienta que además valía un montón de dinero.
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Por mi parte y con la inestimable ayuda de la excitada Rosa hice mucho trabajo con la sensación de que ya lo tenía que haber hecho mucho antes; ¿Dónde estaba el picking de cada artículo?; ¿por qué unos más cerca de los muelles que otros? - Verás lo mal que tienes los datos, me decía Clara, la consultora que se encargaba de dirigir el proyecto. En el inventario que hicimos el n de semana antes del arranque, descubrimos mercancía perdida y, sobre todo, nos dimos cuenta que con nuestra orma de trabajar solamente conseguíamos hundirnos cada día un poco más, e incumplir la responsabilidad de los stocks que nos conaban. Clara parecía saber todo lo que pasaba en el almacén y había aportado ya varias ideas que, por evidentes, eran las mejores. Se llevó de calle a Isidro. - No podemos bajar el pallet que está más cerca del picking, sino el que está más lejos, decía Clara. - Pero si queremos ir más rápido será necesario ir deprisa en la reposición, ¿no? decía Isidro.
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- Pero entonces solo conseguirás ir más rápido con este pedido, ¿y los siguientes? Si el almacén se va ordenando poco a poco todos se benecian, no solo el siguiente. No sé si al nal le dio la razón o si estaba est aba convencido pero Isidro cedió. El sistema podía hacer que los carretilleros que entraban mercancía desde los muelles no tuvieran que terminar una entrada antes de seguir con otra. - Pero es que tenemos poco muelle. ¡Se colapsará! Isidro estaba desesperado. - Verás, si lo hacemos así, los carretilleros irán más rápido y vaciarán mejor los muelles. Además, cuando arranquemos podemos desactivarlo, si quieres, pero espérate a verlo, decía Clara. Yo intentaba dejar que Clara convenciera Yo convenciera a Isidro sin intervenir directamente, pero no estaba muy convencido de esto último. En cuanto vi el almacén me di cuenta que las playas eran un problema, no había espacio suciente. Una cosa que enseguida le asaltó ue el pedido de Cutrillas. Era imposible preparar todos los pedidos de ese cliente de la misma orma, algunos con cuatro líneas y 10 cajas y otros con cientos de líneas. Era necesario que el sistema separara los dos tipos de pedidos. Mientras los grandes se podían preparar como cualquier otro, para los pequeños era mucho más ecaz usionarlos, ir a buscar al almacén la mercancía con un solo viaje, y luego repartirlos en los muelles. No se de dónde iba a sacar espacio en los muelles, pero ¡parecía ¡parecía tan segura! El sistema sist ema parecía que podía congurarse así y, en unción del número de líneas y de cajas caj as era capaz de generar la carga de trabajo adecuada para el almacén. Clara estaba preocupada con la calidad de nuestros datos. - Los datos tienen que tener una calidad mínima para poder arrancar. Tal y como habéis estado gestionando el almacén, no podéis tenerlos bien. Hasta que no comprobemos las presentaciones p resentaciones de los artículos, las asignaciones de picking, no podemos arrancar.
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La semana del arranque ue la más agotadora de las que he vivido en el almacén, menos mal que Roberto y yo conseguimos establecer una magníca relación personal, y nos explicábamos mutuamente los problemas que nos planteaba Eduardo. Me ayudó todo lo que pudo, durante la primera semana redujimos algo los pedidos y mucho las entradas. Clara trajo otras dos personas de su equipo para ayudar en el arranque. Al principio todo parecía ir sobre ruedas, el martes se estropeó, las dudas de la gente, y los errores en los datos que teníamos ralentizó la operación para realizar correcciones y atender a las consultas de la gente. Lo bueno es que cada vez que un preparador pasaba por todos los problemas que se le podían plantear, ya no necesitaba más ayuda. El equipo de Clara se multiplicó ayudando a la gente. El sábado siguiente ue el momento de echar el resto y acabar con todos los pedidos pendientes de la semana. s emana. Hice venir a un carretillero c arretillero extra para que repusiera al máximo el picking, y así empezar la semana ahorrando muchas reposiciones. No me preocupó, estaba seguro, o necesitaba creerlo, que era la última vez que se nos iban a quedar pedidos atrasados.
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Capítulo V, V, información
Tres meses después pudimos ver Tres ver,, con datos, que el carretillero que teníamos para hacer reposiciones estaba sin hacer nada mucho tiempo, a pesar de que los preparadores se quejaban, y que los dos que por la mañana hacían las entradas a veces no daban abasto para limpiar los muelles, agravando el principal problema del almacén: muelles pequeños, lo que no era muy diícil de ver. Conguramos el sistema para que los tres pudieran hacer reposiciones, y el sistema les iba dando trabajo conorme terminaban cada movimiento. Los resultados ueron casi inesperados por lo buenas que ueron las consecuencias. Las playas estaban mucho más limpias y cabían muchos más pedidos preparados. Pero lo mejor ue su eecto sobre los preparadores. Siempre se encontraban la mercancía que les decía el sistema en el picking y ya no esperaban, ni se iban a la caseta a ver a Isidro como antes: aumentó sensiblemente la velocidad de preparación. Meses después, convencí a Eduardo para que comprara dos baterías de repuesto más para las máquinas, con con la excusa de que podríamos recibir mercancía por la tarde. t arde. Roberto no podía creerlo. creer lo. Lo que no le conté a Eduardo es que iba a desplazar la mitad de las descargas por la tarde para liberar lo más posible espacio en la playa para los pedidos. En el almacén había una zona de estanterías tipo drive-in. Una estructura metálica con diez huecos y cuatro alturas en la que cabían 10 pallets de ondo por cada una. Alguien, supongo que Eduardo, las había mandado instalar tiempo atrás para recibir mercancía que se compraba por criterios especulativos. Casi siempre estaba medio vacía, pero nadie se atrevía a decirlo.
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La parte de suelo se aprovechaba para hacer picking de algunos artículos que tenían alta rotación o intervenían en muchos pedidos. El sistema decía que los artículos que estaban allí eran los que más costaba preparar, así que hice una prueba: saqué dos de los artículos y los puse en un hueco convencional de picking cerca de las puertas. No puse un solo hueco sino dos, para que el sistema generara una reposición cada vez que se vaciaba uno de los huecos. La velocidad de preparación de estos artículos mejoró sensiblemente (tenía un sistema que registraba cada vez que un preparador disparaba sobre el código de barras de la ubicación). Así que decidí hacerlo con todos los artículos de la drive-in. El problema que representó reajustar los huecos de picking no ue un problema tan grande como el que suponía antes, ya que se podía hacer con un terminal de radio recuencia. Y en el lugar lug ar en que estaban antes estos artículos quedó un espacio inestimable para dejar pedidos preparados que hizo más grandes nuestras exiguas playas de entrada y salida, sin tocar un solo muro. Gracias al espacio que ganamos en los muelles de expedición, y la separación de los pedidos pequeños de los grandes, el pedido de Cutrillas se preparaba de orma óptima. Con pequeños ajustes en la conguración del sistema, conseguimos coordinar el camión que se llevaba la mercancía, los pedidos grandes y los pequeños, de orma que la usión se repartiera inmediatamente antes de tener el camión en el muelle. Una de las consecuencias inconesables que esto tuvo es que Cutrillas incrementó sensiblemente los pedidos pequeños que nos enviaba, parece que decidió que también sirviéramos mercancía a una ranquicia de tiendas que tenía. Roberto estaba infado como un pavo, Eduardo pensaba que era mérito de un viaje al que había invitado a su amigo, pero yo sabía perectamente que si sus pedidos no hubieran salido sin allos, regularmente en los últimos meses, eso no hubiera pasado.
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Mi contacto con Clara seguía existiendo. De vez en cuando hablábamos y nos comentábamos las últimas novedades. El almacén cada día iba mejor, pero yo aprovechaba para hacer preguntas diíciles, para que me diera pistas de algunas cosas que podía o no debía hacer. Quedamos que una vez al año nos iba a hacer una visita para ver si había cosas que se pudieran mejorar, para discutir ideas que podían representar mejoras en nuestra ecacia o en nuestra calidad de vida.
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Capítulo V, V, mi mi almacén almacén
He pintado mi despacho, el reloj ya no está parado y detrás de mí cuelga el último inorme que le he entregado a Eduardo y mi último inorme interno. Eduardo conoce exactamente cuáles son los límites de la calidad de servicio que podemos orecer y el coste asociado a cada una. Además, le proveo de herramientas muy importantes para medir la ecacia de nuestro trabajo como la calidad de servicio, que le sirve para implantar bonos para mi y mis empleados. Todos los elementos de control de mi negocio están denidos y puedo hacer Todos un seguimiento e intervenir en caso necesario. En unción de la carga de trabajo y de otros muy pocos parámetros, he identicado los cuellos de botella que se producen. Estos elementos de control me han permitido actuar a voluntad sobre los costes en unción de la carga de trabajo. El ritmo previsible de trabajo me ha permitido abrir simultáneamente dos proyectos de mejora continua a corto plazo. Cada vez que acabo con uno lo sustituyo por uno nuevo. Esto me permite mantener la tensión en mi gente e incrementar los límites de mi capacidad de distribución, dist ribución, a veces reducir los costes y siempre mejorar la calidad de servicio. Isidro tiene otra cara, es evidente que en su casa notan el cambio de su jornada laboral. Con el Sistema de Gestión de Almacén que tenemos, Angel puede hacer muchas cosas que antes solamente Isidro podía hacer, así que cuando hay picos (no han desaparecido porque Roberto me explicó que era imposible vender regularmente: las elecciones, Navidad, el verano,…), pueden alternarse y mantener una mínima vida normal.
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En mi caso las cosas todavía están mejor. La paz que tengo en casa hace que mi trabajo sea mucho más ecaz en el almacén. Ahora ni se me ocurre mover mercancía ni decir que la cambien de sitio, a menos que los datos así lo digan, y todo este tiempo lo paso en mi despacho analizando el porqué hay que cambiar cambiar.. Todavía conservaba Todavía conser vaba en el cajón caj ón la primera libreta que me dio Rosa cuando empecé. Había averiguado qué se esperaba del almacén, y había puesto en marcha un sistema que me daba toda la inormación necesaria para saber qué hacían mis recursos. Después de esto sí que podía tomar decisiones de verdad, que es para lo que me contrataron.
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