Ejercicio 3

Gr05-ej3-v1 21 de agosto de 2018

Proyecto: ( Energías Proyecto: Energías Renovables, Renovables, Rentables Rentables y Productivas) Autores:: (Castro, Giraldo, Chávez, Ramírez, Sobeyda, Carrera) Autores

Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas

3. ANÁLISIS PREDICTIVO DE LOS PRECESOS Y DE LA ESTRUCTURA FÍSICA Y FUNCIONAL FUNCIONAL ASOCIADOS AL AL PRODUCTO FINAL FINAL Y OBJETO, DEFINIDOS DEFINIDOS EN LOS EJERCICIOS 1 Y 2 3.1. Los procesos que tendrán lugar en el sistema empresa 3.1.1. Enunciado de las tareas que se desarrollarán cuando dicho sistema esté en funcionamiento. 

 











Instalación de oficinas y otros ambientes : Implementación de oficinas, almacenes, áreas técnicas y mantenimiento de sistemas informáticos. Procesos: Procesos: Diseño de procedimientos de trabajo, personal a cargo, técnicos, operarios capacitados Mantenimiento y Operación del Servicio: Servicio : Garantizar el perfecto estado y funcionamiento de los sistemas a implementar (energía fotovoltaica) Marketing: Marketing: Garantizar el perfecto estado y funcionamiento de los sistemas a implementar (energía fotovoltaica) Gestión de Recursos Humanos: Humanos : Abrir convocatorias de ingenieros y técnicos. Evaluación de convocados. Contratación de personal Comercialización: Comercialización: Visitas comerciales y técnicas a fin de dar a conocer los productos y servicios. Presentación de propuestas económicas y seguimiento Gestión Logística: Logística : Importación de paneles fotovoltaicos y accesorios. Control de stock de materiales e insumos, componentes componentes necesarios para la implementación de los paquetes. Gestión Financiera: Financiera : Pago a proveedores. Pago de impuestos. Pago de personal

3.1.2. Agrupación de tareas en procesos internos y externos, indicando si se trata de procesos tercerizados. Proceso Instalación de oficinas y otros ambientes. Procesos: Organizar plan de trabajo. Mantenimiento y operación del servicio

Marketing

Gestión de RR.HH

Comercialización

Gestión logística

Gestión financiera

Tarea Implementación de oficinas, almacenes, áreas técnicas y mantenimiento de sistemas informáticos. Diseño de procedimientos de trabajo, personal a cargo, técnicos, operarios capacitados Garantizar el perfecto estado y funcionamiento de los sistemas a implementar (energía fotovoltaica) Creación de la página web de la empresa. Lanzamiento del producto.

Interno/ Externo Interno

Tercerizado/Propio Tercerizado

Interno

Propio

Externo

Propio

Externo

Tercerizado

Abrir convocatorias de ingenieros y técnicos. Evaluación de convocados. Contratación de personal Visitas comerciales y técnicas a fin de dar a conocer los productos y servicios. Presentación de propuestas económicas y seguimiento Importación de paneles fotovoltaicos y accesorios. Control de stock de materiales e insumos, componentes necesarios para la implementación implementación de los paquetes. Pago a proveedores Pago de impuestos Pago de personal

Externo

Tercerizado

Interno

Propio

Interno

Propio

Interno

Propio

1/9


Proyecto: ( Energías Renovables, Rentables y Productivas) Autores: (Castro, Giraldo, Chávez, Ramírez, Sobeyda, Carrera)

Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas Control de gastos e inversiones.

3.1.3. Clasificación de los procesos. Procesos Estratégicos

Procesos Operativos

Gestión Logística

Mantenimiento y operación del servicio Instalación de oficinas y otros ambientes

Marketing Gestión Financiera

Procesos Auxiliares

Comercial

Gestión de Recursos Humanos 3.1.4. Descripción de los procesos

Nombre del proceso

Instalación de oficinas y otros ambientes.

Descripción Instalación del mobiliario e instalaciones y de los servicios adicionales que necesite. Implementación de climatización de oficinas para el personal y redes telefónicas e internet entre otros servicios.

Misión/ Objetivo

Responsable

Destinatario

Mantener una Responsable de Personal de oficinas, adecuada operaciones/Propietari áreas operativas y instalación y o. clientes externos. sistemas de comunicación a fin de brindar la mejor atención y soporte al cliente. Verificar plazos adecuados de importaciones, almacenamiento y venta.

Inspección y control para mantenimiento óptimo de instalaciones. Implementación de procedimientos de trabajo, coordinaciones Procesos: con otras áreas, Organizar plan de desde las trabajo. materias primas, para proveer el producto o servicio al cliente. Servicio de mantenimiento e inspección, Mantenimiento y control de operación, servicio funcionamiento. post venta Realizar las correcciones de ser necesarias. Implementación Marketing de campañas publicitarias en

Tener un Responsable de adecuado planeamiento, procedimiento de ingeniero a cargo. trabajo para optimar la atención al cliente.

Clientes internos y externos.

Optimizar la vida útil de los sistemas. Brindar el soporte técnico eficiente e incrementar ventas por servicios. Captar en corto plazo clientes y promover

Ingeniero de Mantenimiento y servicios.

Clientes externos

Propietario

Clientes externos

2/9



Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas diferentes medios, así como la elaboración de información gráfica para distribución en campañas y de manera directa a potenciales clientes. Elaboración de páginas web y difusión en redes sociales Abrir convocatorias de ingenieros y técnicos. Gestión de RR.HH Evaluación de convocados. Contratación de personal Implementación de la fuerza de ventas. Definiendo la venta de equipos, proyectos y servicios de mantenimiento e inspección. Para Comercialización lo cual se tendrá buen conocimiento de los productos a ofertar que permita evaluar la mejor opción de acuerdo a las necesidades de los clientes. Importación de paneles fotovoltaicos y accesorios. Control de stock de materiales e insumos, Gestión logística componentes necesarios para la implementación de los paquetes, ensamblajes e instalaciones. Pago a proveedores Pago de impuestos Pago de personal Gestión financiera Cobranzas, seguimiento de facturaciones y documentos por pagar y cobrar.

nuevos prospectos.

Contar con Propietario, personal idóneo administrador para las diversas funciones

Cliente internos de todas las áreas

Logar una buena Gerente cobertura de comercial/propietario ventas, e incrementarlas en el tiempo.

Clientes externos, industrias, domicilios, negocios, hoteles.

Tener Propietario/Gerencia implementado los de Logística materiales a fin de atender de manera eficiente y oportunamente a los clientes.

Clientes internos y externos.

Buen control de ingresos y gastos.

Clientes internos y externos

3/9

Propietario/Gerente Financiero



Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas 3.1.5. Los procesos como unidades operacionales Entradas

Indicadores Inicio (Entradas)

NOMBRE DEL PROCESO

Fin

Salidas

Indicadores (Salidas)

Pedidos del Cliente Niveles de Stock Proyección de trabajos

Cantidad de pedidos pendientes. Potencia requeridas.

Requerimi Planificación de ento del Pedidos área de Operacion es

Entregas realizadas. Instalaciones realizadas.

Ordenes de preparación para almacén. Ordenes de despacho

Cantidad de nuevas instalaciones. Capacidad instalada.

Petición de ofertas Pedidos de clientes Stock de equipos e insumos

Número de reclamacion es. Número de Pedidos. Número de incidencias.

Búsqueda Gestión de comercial clientes. Seguimien to de requerimie ntos

Contratos logrados. Seguimiento y desempeño.

Órdenes de compra. Solicitudes de servicios.

Número de ventas. Facturación conseguida.

Documento s de transaccion es. Recepción de presupuest o por área. Requerimie nto de pagos

Margen de rentabilidad proyectada. Índice de endeudamie nto.

Verificar Gestión disponibili financiera dades de presupues to. Ordenes de servicios. Ordenes de gasto

Análisis de documentos. Proyectos presupuestad os.

Ejecución de ingresos y gastos. Informes de ejecución de trabajos Informes Financieros Informes a los entes de control. Comprobant es de pago

Cumplimiento de ingresos totales. Cumplimiento de gastos. Días de facturación Días de pago.



















4/9



Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas 3.1.6. Confección del mapa de procesos (Diagrama de flujo)

Preparación e Instalación

Gestión Comercial

Requerimiento de Compra

Solicitud de Facturación

Verificar Stock

Si

No

Solicitud Importación

5/9

Solicitud de Prep. E Instalación




3.2. Estructura funcional mínima necesaria para desarrollar las tareas descriptas en 3.1. 3.2.1. Detalle de tareas y recursos asociados Nombre del proceso

Organizar plan de trabajo

Tareas que lo componen

Recursos:

Humanos Diseño de 1 Ingeniero procedimientos Industrial de trabajo, 1 Asistente personal a cargo, técnicos, operarios capacitados

Garantizar el perfecto estado y Mantenimiento funcionamiento y operación del de los sistemas servicio a implementar (energía fotovoltaica) Visitas comerciales y técnicas a fin de dar a conocer los Comercializació productos y n servicios. Presentación de propuestas económicas y seguimiento Importación de paneles fotovoltaicos y accesorios. Control de stock de Gestión materiales e logística insumos, componentes necesarios para la implementació n de los paquetes. Pago a proveedores Pago de impuestos Gestión Pago de financiera personal Control de gastos e inversiones.

Técnicos 2 equipos de cómputo.

Perfiles

Descripción

Estudiantes de últimos ciclos, con experiencia y manejo de office Técnico de apoyo en labores de digitación con manejo de office y trámites documentarios. Personal capacitada en instalación y mantenimiento de sistemas fotovoltaicos.

Procesos Windosw Office Project

2 2 Teléfonos Representan móviles tes comerciales 2 sillas 1 escritorio

Personal técnico o ingeniero con experiencia áreas comerciales de preferencia con conocimiento de sistemas energéticos

Presupuestos Ventas técnicas Windows Office

2 Personales 2 equipos de administrativ computo os 2 escritorios 2 sillas

2 estudiantes de ingeniería industrial o administración con experiencia en gestión logística

Paquetes informáticos relacionados Office Windos

Estudiantes de ciencias económicas (Preferente) Conocimiento de sistemas informaticos para

Sistemas: Windows Office Sistemas logísticos Escritorios de oficina de 1,5 x 0,6 m

1 Técnico especialista 2 Asistentes

Herramientas, instrumentos de medición.

2 empleados 2 administrativ computadoras os de escritorio 2 escritorios con sus sillas

“pagos”

6/9

Energía, Sistemas fotovoltaicos y de almacenamiento. Electricidad

Escritorios de oficina de 1,5 x 0,6 m



Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas 3.2.2. Estructura organizacional

DIRECTOR GERENTE

ADMINISTRACIÓN/GERENTE GENERAL

LOGISTICA

FINANZAS

CREDITOS Y COBRANZAS

PERSONAL

PAGOS

PROCESOS

IMPORTACIONES

MANTENIMIENTO

ALMACEN

COMERCIAL

ALMACEN

7/9




3.3. Infraestructura (Espacio físico – Puestos de trabajo) 3.3.1. Descripción de los espacios

3.3. Infraestructura (Espacio físico – Puestos de trabajo) 3.3.1. Descripción de los espacios

3.3.1.1. Ápice estratégico. DIRECTOR GERENTE: (Oficina eventual) Quien aporta el financiamiento

GERENTE GENERAL: (Oficina 12 m2) Oficina para representante legal de la empresa y responsable de la administración de la empresa. 3.3.1.2. Línea media. GERENCIA DE FINANZAS (16 m2) Ambiente adecuado para desarrollo de labores contables, pagos a personal, pagos a proveedores, control de gastos, cuentas en bancos, deudas y cobranzas, con escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

GERENCIA DE LOGÍSTICA (100 m2) Ambiente adecuado para desarrollo de labores logísticas, de importación y almacenamiento con oficinas, escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

3.3.1.3. Núcleo de operaciones. Mantenimiento e instalaciones (100 m2) Ambiente iluminado, con acceso a servicios higiénicos. Equipado con herramientas e insumos para realizar las labores. Ventilación con sistema de extracción de aires contaminados y gases o cielo abierto.

Comercialización y Marketing (12m2) Ambiente adecuado para desarrollo de labores comerciales, con escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

8/9



Maestría Internacional en Administración y Dirección de Empresas 3.3.2. Dimensionamiento Superficie (m2)

Tarea

Recursos

Mantenimiento y operación del servicio

1 Técnico especialista 2 Asistentes. Herramientas, instrumentos de medición. Mesa de trabajo

200

Comercialización

2 Representantes comerciales 2 Teléfonos móviles 2 Sillas 1 Escritorio

12

Gestión logística

2 Personales administrativos 2 equipos de computo 2 escritorios 2 sillas

30

Gestión financiera

2 Empleados administrativos 2 equipos de computo 2 escritorios 2 sillas

16

3.4. Fecha y responsables. Jair Castro (Coordinador del Grupo)

May Andro Giraldo (Responsable de Ejercicio) Javier Chávez Eric Ramirez Reymundo Fany Sobeyda María Florencia Carrerra Fecha: 07 de Julio del 2018

3.5. Anexos. ………

9/9

Condiciones Ambiente iluminado, con acceso a servicios higiénicos. Equipado con herramientas e insumos para realizar las labores. Ventilaciòn con sistema de extracción de aires contaminados y gases o cielo abierto. Ambiente adecuado para desarrollo de labores comerciales, con escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas. Ambiente adecuado para desarrollo de labores logísticas y de importación, con escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas. Ambiente adecuado para desarrollo de labores contables, pagos a personal, pagos a proveedores, control de gastos, cuentas en bancos, deudas y cobranzas, con escritorios y sillas confortables, así como espacios libres de ruidos y otros elementos contaminantes. Ventilación e iluminación adecuadas.

Ejercicio 3

Recommend Documents