DIRECCION DEL ALCANCE ELEMENTOS DE ALCANCE, COSTOS Y TIEMPO PARA LA MAP GESTION DEL ALCANCE Project Scope): Suma de los productos y servicios servicios a ser provistos por un proyecto.
Alcance (
OBJETIVO PRODUCTOS: características
y funciones de los productos que q ue deben entregarse para cumplir con el objetivo. Proceso (Tecnología/Metodología):
cabo para entregar un producto.
Trabajo que debe llevarse a
GESTION DEL ALCANCE Fase I: VIABILIDAD
Construcción de la Declaración Declaración del Alcance (Marco Lógico) y EDP Conceptual: Memoria
de identificación del problema (MIP)
Planificación
del alcance: Declaració Declaraciónn
Justificación del proyecto (Para qué MIP) Objetivo del proyecto (Qué) Productos (entregables) del proyecto (Cómo): Definiciones / documentación Lista de subcomponentes (SC): Definiciones /documentación Factores de éxito (asociados a los productos): Plazo / Costo / Calidad Restricciones Restricci ones y supuestos Definición del alcance: alcance: EDP Conceptual Conceptual (Elaborada (Elaborada a partir de los requerimiento) • • •
• •
•
Construcción de la Declaración del Alcance (Marco Lógico) y EDP Conceptual: Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) QUE ES?
División del proyecto entre las partes que le componen de manera lógica y sistemática EDP única para cada proyecto. •
Traducción del Alcance en elementos de trabajo específicos y detallados: ORGANIZA Y DEFINE EL ALCANCE COMPLETO DEL PROYECTO. •
Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) QUE ES? Desde la perspectiva del CLIENTE: Agrupación de elementos del proyecto orientada a los productos (entregables) negociados: EDP CONCEPTUAL Subcomponentes basada en los requerimientos Elaborada en la fase I. •
Desde la perspectiva del Proyectista: Estructura jerárquica que organiza el trabajo en PAQUETES (Work Packages: Conjunto de tareas que se puedan programar, presupuestar y por lo tanto CONTROL AR). EDP de Desarrollo: Basada en las especificaciones de los productos Elaborada en la fase de diseño (etapa de planificación). •
Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) QUE ES?
Los trabajos que no estén en la EDP quedan fuera del alcance del proyecto. Confirma el entendimiento común del proyecto. Puede ser: Un Grafo en forma de árbol (diagrama) / Una lista
Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) PRINCIPIOS BASICOS PARA SU CONSTRUCCION
Los miembros de los equipos del proyecto deben ser involucrados en el desarrollo de la EDP para garantizar su consistencia. •
Cada EDP debe ser documentada para asegurar el entendimiento del alcance tanto del trabajo incluido como del que no lo está. •
Debe ser consistente con la forma como el trabajo se va a llevar a cabo. •
La EDP debe ser una herramienta flexible para acomodar los cambios apropiadamente mientras se controla el contenido del proyecto de acuerdo con la declaración del alcance. •
Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) Bases para la elaboración de la EDP: Jerárquicamente
de mayor a menor: Productos / (Subcomponentes - Paquetes de Trabajo).
Cada
nivel descendente representa una descripción más detallada de los elementos del proyecto: ENFOQUE TOP-DOWN. Grupos
integrables: Cada descomposición debe contar con unidad lógica conceptual y Máxima independencia. Una
unidad de trabajo (SC / PT) debe aparecer solo una vez en la EDP. El
contenido de un ítem de la EDP es la suma de los ítems por debajo de él.
Estructura Desagregación del Proyecto (EDP) (ECT / EDT) Bases para la elaboración de la EDP: Un
ítem de la EDP solo puede ser responsabilidad de un individuo a pesar de que puedan trabajar muchos individuos en él. Hasta
10 grupos / Hasta 5 niveles.
No
relaciones uno a uno / No relaciones cerradas.
No
contiene funciones (no organigrama)
Pasos para construir la EDP conceptual
Definir Objetivo
Seguir desagregando
Verificar EDP
Definir Producto(s) (Entregables)
Es posible estimar Plazo/Costo? (con el nivel de confianza Necesaria para el momento)
NO
SI
EDP de desarrollo típica de un proyecto de ingeniería de software 0.0. Proyecto Contabilidad
1.0. Especificar necesidades
2.0. Analizar Contabilidad
3.0. Diseñar Aplicación
4.0. Codificación
5.0. Pruebas
1.1. Estudiar Sistema Actual
2.1. Estudiar Procesos
3.1. Diseño B.D
4.1. Creación Esquema
5.1. Prueba Unidades
1.2. ide. nuevas carácteristica
2.2. Estudiar Datos
3.2. Diseño Programas
4.2. Codificación Programas
5.2. Prueba del Sistema
WBS Prochart criticaltools.com
EDP típica de un proyecto de ingeniería de software mediante lista indentada 0. Proyecto Contabilidad. Especificar necesidades. 1 1.1 Estudiar Sistema Actual. 1.2 Añadir Nuevas Características. 2. Analizar Contabilidad. 2.1 Estudiar Procesos. 2.2 Estudiar Datos. 3. Diseñar Aplicación. 3.1 Diseño B.D. 3.2 Diseño Programas. 4. Codificación. 4.1 Construcción del esquema. 4.2 Codificación de los Programas 5. Pruebas 5.1 Prueba de Unidades 5.2 Prueba del Sistema
EDP PARA UNA PLANTA INDUSTRIAL Proyecto
Trabajos eléctricos
Diseño vías y pavimentos
Trabajos mecánicos
Diseños estructuras
Trabajos civiles
Trabajos electrónicos
Diseño drenajes
Trabajos geotécnicos
Diseños cimentaciones
Vías externas e internas
Estructuras metálicas
Aguas de lluvia
almacenamiento
Pavimentos flexibles
Estructuras de concreto
Aguas negras
Equipos (vasijas)
Pavimentos en concreto
Puente (paso de vehículos)
Aguas aceitosas
Equipos rotatorios
Tanque de
DIRECCION DEL TIEMPO A lo largo de la vida del proyecto se tienen tres programas, bases para la gestión del tiempo:
PROGRAMA
FASE O ETAPA
DE HITOS
FASE CONCEPTUAL ETAPA DE VIABILIDADA
MAESTRO
FASE DE DISEÑO ETAPA DE PLANIFICACION
DE DETALLE
FASE O ETAPA DE EJECUCION
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS Hito: Un evento que representa un logro identificable y significativo para la realización del proyecto. Definidos con precisión para facilitar el seguimiento del proyecto por parte del cliente. •
Puede expresarse como: • Fecha asociada de entrega para cada producto: para aquellos casos en los cuales ya se ha establecido una fecha de inicio de la ejecución del proyecto y se ha seleccionado un calendario. • Como un estimado de la duración de los productos para el cliente (si no se cuenta con fecha de inicio y calendario). Ejemplo: Producto 1: 70 días o 10 semanas después de iniciado el proyecto
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS Para cada producto: Fecha de entrega (hito) ofrecida al cliente Estimado de duración (negociado con el cliente)
>
Fecha de finalización estimada por el proyectista
>
Estimado de duración (fijado por el proyectista)
Y QUÉ TANTO DEBE SER MAYOR EL HITO AL ESTIMADO HECHO POR EL PROYECTISTA?
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS •
Utilizando un diseño conceptual (basado en los requerimientos del cliente) de la opción o alternativa de solución, sobre la base de los estimados anteriores, se elaborar el programa de hitos.
•
Resultados: •
EDP Conceptual: Representación gráfica del diseño conceptual.
•
Programa de hitos
•
Estimados de las cantidades de trabajo para cada producto base para la elaboración del Presupuesto Tipo II
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS QUE SE ESTIMA? Cantidad de trabajo: que requiere un producto, subcomponente, (Unidades de trabajo). Ejm: Número
de ítems en una base de datos
Número
de metros cuadrados a fundir en
una losa Número
de líneas de código a escribir
Número
de procesos a analizar
Número
de encuestas a realizar
Número
de cargos a estudiar
Metros
de cableado
Puntos
de red a instalar
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS Con base en la cantidad de trabajo determinada se debe calcular o estimar / determinar( para cada subcomponente/ producto): b. Esfuerzo: asociado solo al recurso humano y por lo tanto depende de la productividad del personal.
Esfuerzo ( E mnk )
Cantidaddeltrabajo mnk productividad k
Donde m= subcomponente ; n= producto, k = recurso humano Ejemplo: Se estima como cantidad de trabajo asociado a un subcomponente de 792 m2 de pared y se piensa en una productividad del personal que hace el subcomponente de 50m2/hora, entonces:
Esfuerzo ( E mnk )
792 m 50
m
2
2
h
16 horas
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS b.Requerimintos: asociado solo al recurso físico o materiales necesarios para cada subcomponente / producto
requerimiento _ de _ recurso ( Rmnk ) Cantidad det rabajomnj * necesidadd elrecurso j unidaddelt rabajomnj
Donde m= subcomponente ; n= producto, j = recurso físico o material
Ejemplo: Para el anterior subcomponente se necesitan 0.1 bultos de cemento / m2
requerimiento _ de _ recurso ( Rmnk )
792m2 *
0.1bulto m2
79,2 bultos
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS Entonces:
Esfuerzo Total para k (ET k) =
Requerimiento Recurso Total (RRT j) =
E nk E mnk Rnk Rmnk
Donde m= subcomponente ; n= producto, k = recurso humano j = recurso físico o material
Nota: El
esfuerzo o el requerimiento es la base para calcular los costos de personas, equipos, materiales, ingrediente para estimar los costos directos del presupuesto de inversión
DIRECCION DEL TIEMPO PROGRAMA DE HITOS b. Estimado de la duración: es la duración (en tiempo) de un subcomponente, teniendo en cuenta el esfuerzo y la disponibilidad del recurso.
Estimado de la duración = Ejemplo:
Esfuerzo Disponibil idaddelrecurso
Cantidad
de trabajo: 500 encuestas
Recurso
humano: Profesional recién egresado, se estima su
productividad en 1 encuesta / hora. Se
dispone de 5 horas / día del profesional.
Estimado de la duración =
500encuestas 1encuesta hora 5horas dia
= 100 días Hito??
DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION 1. BASADO EN LA EXPERIENCIA A. JUCIO EXPERTO: Un
experto estudia las especificaciones y hace su estimación.
Se
basa fundamentalmente en los conocimientos del experto.
Si
desaparece el experto, la empresa deja de estimar
DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION 1. BASADO EN LA EXPERIENCIA B. JUCIO EXPERTO DELPHI: •
Se dan las especificaciones a un grupo de expertos.
•
Se les reúne para que discutan tanto el producto como la estimación.
•
Remiten sus estimaciones individuales al coordinador.
•
Cada estimador recibe información sobre su estimación, y las ajenas
pero de forma anónima. •
Se reúnen de nuevo para discutir las estimaciones.
•
Cada uno revisa su propia estimación y la envía al coordinador.
•
Se repite el proceso hasta que la estimación converge de forma
razonable.
DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION 2. BASADO EN ANALOGIAS •
Consiste en comparar las especificaciones de un proyecto, con las de otros proyectos.
•
Pueden variar los siguientes factores:
Tamaño: ¿mayor o menor?
Complejidad: ¿Más complejo de lo usual?
Usuarios: Si hay más usuarios habrán más complicaciones.
Otros factores: Restricciones Presiones
DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS METODOS DE ESTIMACION 2. BASADO EN LA UTILIZACION DE RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA •
Usualmente las organizaciones tienen una estructura de costos similar entre proyectos.
•
Si en un proyecto ya hemos realizado algunas fases, es de esperar que los costos se distribuyan de manera proporcional.
•
En la estimación consiste en ver de cuánto personal y durante cuánto tiempo se dispone de él, haciendo esa estimación.
•
Ley de Parkinson: “El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles” Estudio Viabilidad
Planificación y Requisitos
Diseño General
10%
17%
15%
2 meses
Diseño Detallado
15% ?
Desarrollo
33%
Prueba
10%
DIRECCION DEL TIEMPO - PROGRAMA DE HITOS
DIRECCION DEL COSTO •
Comprende todos los procesos para elaborar los presupuestos (de acuerdo con la fase/etapa del proyecto) y el control de la ejecución de los mismos.
•
Estimación y la elaboración del presupuesto: •
•
•
Obedece a un proceso de afinamientos progresivos (tal como el alcance y la programación).
Precisión del estimado: •
Fase (etapa) del ciclo de vida del proyecto
•
Costo relativo del estimado Vs. la utilidad
Guarda relación con •
La EDP
•
Conceptos, actividades y centros de responsabilidad que se desee controlar
DIRECCION DEL COSTO Variabilidad de la estimación de costos y preparación presupuesto según fase del proyecto (tipos (AACE)): Interés
de
en el proyecto Orden de magnitud: -30%, + 40%.
Conceptual
(Diseño conceptual) Presupuesto de inversión (Aprobación del proyecto): -15%, +30%. Desarrollo Control
(Diseño básico y detallado): -5%, +15%.
(EVM): -3%, +5%
DIRECCION DEL COSTO •
La base de la estructuración de los presupuestos es la determinación del costo de los recursos necesarios para obtener (completar) los productos del proyecto (según la fase/etapa). Esto implica: • La Planificación de los recursos: Determinación de qué recursos físicos (personal, equipos y materiales), qué cantidades de cada uno de ellos y en qué momento serán necesarios para realizar los productos Determinados en la elaboración del PROGRAMA DE HITOS • Estimación de los costos: Desarrollo de una aproximación (estimación) de los costos recursos necesarios para completar los productos • Estos procesos interactúan entre ellos y con los procesos de las otras direcciones ( en especial la estimación de la duración de los productos
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO I •
Estimación sobre el costo total posible de una idea de solución: Primera referencia para evaluar la idea.
•
Se elabora partiendo de una idea muy preliminar de los productos del proyecto, basada en los requerimientos propuestos por el cliente: Diseños preliminares.
•
Implica definir una variable clave asociada a la idea: • Metro cuadrado de espacio a construir • Salida en Kilovatios/hora de una planta generadora • Toneladas por día en una fábrica • Personas encuestadas de un muestreo (sondeo) • Personas vacunadas en una campaña • Familias servidas por una planta de tratamiento
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO I •Requiere definir las peculiaridades de la idea de solución que afecten el comportamiento de la variable: Condiciones especiales (técnicas, sociales, políticas, culturales). •Formas de estimación: Estimación
análoga (información histórica): Proyectadas a la fecha del estimado Juicio de expertos Publicaciones (por ejemplo: costo por m2 a construir (Construdata)
• Al final se dispone de un Orden de Magnitud sobre el costo posible de la solución al problema: Variabilidad: -30% a +40%
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II •
Presupuesto asociado a las alternativas de solución
•
Requiere de un diseño conceptual del producto principal (objetivo) del alcance: EDP Conceptual.
•
La elaboración del presupuesto Tipo II implica: 1.
Planificar los recursos (hecho en la planificación de los plazos)
2.
Costear el esfuerzo / requerimientos de recursos: Estimación o determinación de los costos unitarios (CU) y/o factores multiplicadores (FM) para cada uno de los recursos (k / j) •
Formas de estimación de CU / FM (fuentes secundarias): •
Estimación análoga (ajustada a la fecha) / Juicio de expertos
•
Cotizaciones preliminares de contratistas y proveedores / Publicaciones
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II 3.
Cálculo del presupuesto:
Incluye
•
Costos directos (CD): De personal, maquinaría y equipos directamente relacionados con los productos y subcomponentes del proyecto (Pueden incluir viáticos, transporte, papelería, comunicaciones, impresiones,…)
•
Costos indirectos (CI): No se reconocen en forma efectiva en productos y subcomponentes .Ejm: Personal
de dirección del proyecto: dirección, contabilidad, jurídica. Servicios, impuestos, Infraestructura física, equipos de oficina, computadores, software, papelería. Relaciones públicas, capacitación, Pólizas, multas •
Costos imprevistos (contingentes - CIM): Ocurren de forma accidental, inesperada.
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II 3.
Cálculo del presupuesto: DEL PRESUPUESTO).
SISTEMAS DE CALCULO DE LOS CD (BASE
A. Abajo – Arriba: tomando los cálculos de la planificación y el costeo de los recursos. CDk1 = ETk * CUk o CDk2 = ETk * CUk * FMk CD j1 = RRT j * CU j o CD j2 = RRT j * CU j * FM j Entonces: CD (de la alternativa) = CDk + CD j B. Arriba – Abajo: Tomando como base proyectos análogos actualizados: Estima directamente los CDk sin planificar los recursos ni costearlos. C. Parametrización: Parámetros (variables) asociados a los productos ofrecidos en la alternativa (Similar al Tipo I) Nota: Los sistemas 2 y 3 son regularmente poco confiables para un presupuesto Tipo II, a menos que se cuente con información análogo muy fiable y con el apoyo de personal muy experimentado.
DIRECCION DEL COSTO PRESUPUESTO TIPO II •
Cálculo del presupuesto (continuación): •
Sistemas de elaboración del presupuesto: •
Sistema natural: •
•
•
Costo Total = CDk1 + CI + CIM •
CI = % CDk1 (entre un 10% y un 20%)
•
CIM = % (CDk1 + CI) (entre un 5% y un 10%)
Sistema basado en Factores Multiplicadores (FM) •
Costo Total = CDk2 (si el FM incluye a CIM)
•
Costo Total = CDk2 + % (CDk2) (si el FM NO incluye a CIM)
•
Nota: El FM depende de cada organización
Y el PRECIO de VENTA? (proyectos externos) •
Cálculo como un % del costo total
•
Cálculo como un % del Precio de Venta
