El ABC del proceso de compras Haz bien lo básico
Introducción Muchas funciones dentro del proceso de compra ahorran a las empresas cantidades nada desdeñables de dinero celebradas a bombo y platillo por un periodo fugaz. Tras la borrachera de felicidad, el director de compras se pregunta ¿a dónde habrá ido ese dinero? Esto es solo la punta del iceberg que demuestra que, en las organizaciones, no existen unos cimientos operativos de compras claramente definidos. Queremos mostrarte en este ebook sobre El ABC del proceso de compras. Haz bien lo básico , unas pautas mínimas que te ayudarán a garantizar el éxito y buen funcionamiento del proceso de compras. O al menos a no perder dinero por el camino o a tomar decisiones comerciales desoyendo la estrategia de negocio. 2
Empecemos por el principio…
Sácale más partido a tu proceso de compras, haciendo bien lo básico A la hora de mejorar uno siempre se tiene que hacer preguntas. Para el tema que nos ocupa te proponemos las siguientes: ¿Acaso el deseo de optimizar el proceso de compra lo ha convertido en algo innecesariamente complejo? ¿Es posible que la disrupción digital nos esté arrastrando a tomar decisiones precipitadas o, la hemos asumido como parte de nuestro ADN? Cuando acometemos mejoras en los procesos de compras ¿nos centramos en rediseños complejos o en hacer bien lo básico? El proceso de compras es hoy, para las organizaciones públicas y privadas, un elemento facilitador de la estrategia de negocio y el método preferido para la reducción de costes. Con la tecnología adecuada, es una fuente de oportunidades para simplificar procesos y abrir una ventana al entendimiento de las operaciones mediante los datos y la información. Hablábamos de hacer bien lo básico. La pregunta es: ¿qué es lo básico en el proceso de compras? Sencillamente el mínimo denominador común para que cualquier proceso de adquisiciones no pierda dinero por el camino o se tomen decisiones comerciales desoyendo la estrategia de negocio.
El mínimo denominador común o el ABC del proceso de compras, lo conforman los siguientes puntos:
Mapa de Gastos
Ahorro: equilibrio entre largo y corto plazo
Cadena de adquisición de valor
Gestión continua de contratos y proveedores
Modelo operativo claramente definido
El ABC del proceso de compras. Haz bien lo básico.
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A
Mapa de gastos Partiendo de la base de que la mayoría de organizaciones carecen de la información suficiente, precisa y actualizada sobre el gasto empresarial, no es de extrañar que muy pocas tengan un mapa de gasto. Teniendo en cuenta que la información sobre el gasto es imprescindible para la gestión de compras y el buen funcionamiento del negocio, esta realidad resulta inexplicable. Un mapa de gasto solo puede granjearte beneficios. Podrás identificar riesgos y oportunidades de ahorro a un coste menor, mejorar el valor que recibes de los proveedores. En otras palabras, un mapa de gastos es la base para la reducir los costes y mejorar el valor que recibes de tus proveedores.
Hacer un mapa de gasto de la organización te dará información muy valiosa:
Sabrás cuál es tu gasto total Quién gasta y en qué Qué unidades de negocio compran los mismos bienes/servicios
Qué porcentaje de tu gasto es para tus
Un mapa de gastos es la base para reducir los costes y mejorar el valor que recibes de tus proveedores.
proveedores principales y cuál para tus proveedores secundarios.
Cuántas transacciones procesa tu organización y cuál es el coste administrativo asociado
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El paso siguiente es emplear toda esa información para realizar una serie de análisis secundarios, aunque no por ello menos importantes. Hazte las siguientes preguntas, empleando la información obtenida en tu mapa de gastos:
Análisis secundarios
Análisis por categoría
Análisis por artículo
Análisis por el método de pago
Análisis por proveedor
Análisis por contrato
Preguntas ¿Compro los mismos bienes/servicios a unos cuantos proveedores o a demasiados? Compro el mismo artículo a proveedores distintos, en distintos puntos geográficos o para otras unidades de negocio, a precios diferentes. ¿Estoy aprovechando todos los descuentos o ventajas que puedan resultar interesantes para el procedimiento de pago? ¿Qué bienes/servicios estoy comprando a un único proveedor?
¿Estoy cumpliendo con los términos del contrato que he negociado?
Cómo te ayuda este análisis Identificarás fugas de gasto, tales como la compra fragmentada a varios proveedores.
Te permitirá profundizar en la compra fragmente sobre las fugas de gasto a proveedores secundarios/no favoritos. Identificar problemas tales como descuentos no realizados por pagos de facturas
atrasados o intereses no satisfechos por pagos anticipados de facturas. Podrás crear un perfil detallado de cada proveedor. Te ayudará a tener una perspectiva única de tus proveedores. Cómo te ayuda este análisis: Identificar las fugas a través del sobregasto o el incumplimiento del contrato
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B
Eres el impulsor omnipresente del ahorro sostenible de la organización: equilibrio entre el ahorro a largo y corto plazo A menudo, los programas de reducción de costes obtienen resultados pobres debido a la mala planificación, gestión y ejecución. Un programa de reducción de costes ideal abarca toda la organización. Por tanto, el equipo de compras no debería ser el único responsable del ahorro de la organización, sino que deberá convertirse en impulsor y facilitador de iniciativas de ahorro a lo largo y ancho de la organización.
Esto significa que el foco del equipo de compras pasa a ser el coste total de propi edad, con acceso a implantar iniciativas de reducción costes en todas las unidades de negocio. Ni que decir tiene que serían los responsables del registro, análisis y reporte de estos ahorros.
Un programa de reducción de costes ideal, abarca toda la organización.
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ahorros CORTO PLAZO
Otro de los grandes retos para el equipo de adquisiciones es conseguir el equilibrio entre los ahorros a corto plazo y a largo plazo. La responsabilidad característica de un equipo de adquisiciones es producir ahorro. Sin embargo, el ahorro a corto plazo se persigue más activamente porque es más fácil de conseguir y a menudo, más reconocido y celebrado por directores y accionistas. Como resultado, las iniciativas a largo plazo centradas en los servicios estratégicos básicos y mejoras a gran escala, son ignoradas.
Lo que debe de perseguir un departamento de compras es el equilibrio entre las oportunidades a corto plazo que proporcionan un éxito inmediato con las oportunidades a largo plazo que se centran en transformaciones estratégicas. Si el equipo de ad judicaciones mantiene este equilibrio, las iniciativas a corto plazo le reportarán popularidad, mientras que las de largo plazo le ayudarán a mostrar cambios transformacionales y beneficios más sustanciosos.
Otro de los grandes retos para el equipo de adquisiciones es conseguir el equilibrio entre los ahorros a corto plazo y a largo plazo.
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DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El perfecto equilibrio para un programa de ahorro visión limitada
ahorros CORTO PLAZO
éxito inmediato mayor reconocimiento más perseguido
POPULARIDAD
visión de conjunto éxito tardío o poco valorado menor reconocimiento descuidados en favor del corto plazo
CAMBIOS TRANSFORMACIONALES Y BENEFICIOS MÁS SUSTANCIOSOS
C
Cadena de adquisición de valor Encuentra maneras alternativas de obtener valor de tus proveedores: No todo es el precio final. Sé creativo y haz introspección empresarial
En teoría conseguir que los proveedores bajen sus costes (y en ocasiones sus propios márgenes) es siempre positivo, pero no es necesariamente la mejor manera de acometer una estrategia de adjudicaciones a largo plazo. Un problema muy común es que los jefes de compras se obsesionan por la cuenta total , lo que reduce la probabilidad de encontrar otras alternativas para obtener valor de los proveedores a largo plazo. En lugar de centrarse en el precio como única meta, a menudo las oportunidades de ahorro consisten en alternativas más creativas o simplemente en hacer un análisis interno de lo que la compañía quiere vs lo que la compañía necesita.
Como siempre, en este tipo de introspección empresarial , necesitarás hacerte una serie de preguntas. Son estas:
¿Realmente lo necesitas, o simplemente lo qui eres? ¿Existe un tipo de proveedor ideal al que comprar este artículo (como comprar a través de un may orista en lugar de un distribuidor)?
¿Le has preguntado a tus proveedores qué podría ahorrarles dinero (y por tanto, a ti también)?
¿Existe alguna forma de reducir o eliminar l a necesidad de este artículo?
¿Existe alguna manera diferente de entregar el
A menudo las oportunidades de ahorro consisten en alternativas más creativas que la del precio.
artículo, que reduzca los costes? (consolidación de órdenes/paquete, packaging diferente)
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D
Gestión continuada de contratos y proveedores Asegura el valor mediante marcos operativos de gestión de contratación y gestión de proveedores Con demasiada frecuencia, las luchas de las organizaciones con los proveedores se centran en los problemas de las transacciones a corto plazo. Esto provoca que se descuiden los patrones a largo plazo, las metas y las mejoras.
Lo cierto es que aumentar los ni veles de colaboración con los proveedores y reestructurar las relaciones existentes con aquellos de mayor nivel, crea valor. La correcta gestión de proveedores conduce a una comunicación efectiva y a la alineación de objetivos estratégicos. Como resultado, obtenemos la base para continuas mejoras de eficiencia, tales como reducciones de costes, mitigación de riesgos o tiempos mejorados de entrada en el mercado, así como un mejor potencial para la innovación disruptiva.
Aumentar los niveles de colaboración con los proveedores, crea valor.
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Los proveedores no sólo están para comprar / vender. Los proveedores están ahí para ayudar a las organizaciones a crear metas y a materializar sus estrategias a largo plazo. Pero esto no ocurre por ciencia infusa. Es necesario actuar. Comunícate con ellos y ofréceles la información necesaria para su integración en el proceso de planificación de la demanda a largo plazo. Es esta comunicación fluida y de intercambio de información lo que te aportará valor adicional. Pueden, por ejemplo, aportarte información valiosa sobre el mercado (tendencias, novedades, nuevos riesgos) y ayudarte a planificar en consecuencia.
Cada vez más, los proveedores buscan una relación a largo plazo y una colaboración en la que ambas partes ganen (win-win partnerships), por lo que puedes emplear a tu favor su expertise y visión de la industria. Es importante gestionar a los proveedores en el tiempo para asegurar que los contratos y las expectativas se cumplen. De esta forma las organizaciones obtendrán de ellos, todo el valor posible.
Los proveedores están ahí para ayudarte a crear metas y a materializar tus estrategias a largo plazo. 11
E
Modelo operativo de adquisición, claramente definido Ten un modelo operativo que conecte la capacidad comercial con la técnica para alcanzar resultados óptimos
Como casi siempre, entender quién hace qué y por qué en el proceso de adjudi caciones puede resultar clave para obtener éxito a largo plazo.
Construir un equipo profesional y experimentado ayudará a que todo funcione de manera óptima. Si estás atascado con un equipo inexperto, averigua dónde están sus carencias e intenta solventarlas.
Un departamento de compras que conoce cuáles son sus responsabilidades, su misión y qué debe hacer en tiempos de crisis, funcionará mucho mejor que un departamento fragmentado que requiere de directrices continuas.
Entender quién hace qué y por qué en el proceso de adjudicaciones puede resultar clave para obtener éxito a largo plazo.
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Una forma de asegurarse de que se ha cubierto lo más básico al crear la estructura del equipo de compras, es pensar en los siguientes temas y comprobar que todos los frentes están cubiertos:
Temas
Estrategia
Responsabilidad y control
Organización y habilidades
Cadena de adquisición de valor Datos, gestión de la información y presentación de informes
Punto a definir
Establecer la visión, objetivos y cuadros de rendimiento para el e quipo.
Definir quién tiene la supervisión ejecutiva y ayudar al equipo a entender cómo interactúa la función de contratación con el resto de la organización. Explicar cómo se medirán y se monitorizará el cumplimiento de los estándares fijados y el riesgo Definir las relaciones de reporte, roles y responsabilidades. Conocer quién tiene qué habilidades técnicas y comerciales, e identificar las carencias clave del equipo.
Definir los procesos operativos existentes de la función de adjudicaciones.
Definir qué información se requiere para mejorar la gestión de gastos y qué información se requerirá a qué persona.
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Si quieres más info, no dudes en consultar nuestras fuentes: - Deloitte. Supplier Relationship Management (SRM) Redefining the value of strategic supplier collaboration. https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/operations/ Supplier_Relationship_Management_2015.pdf - Enrst & Young. Five things: Getting the basics right in procurement. http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/Five_things_ _Getting_the_basics_right_in_procurement/$FILE/Five_things_you_should_ex pect_from_procurement.pdf
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