INTRODUCCION Hoy en díaen las compañías buscan implementar procesos adecuados para poder utilizar eficientemente los recursos de la compañía, por lo que lleva a las empr empres esas as aest aestud udia iarr y eval evalua uarr qué qué tan tan cont contun unde dent ntes es y efec efecti tivo voss son son los los procedimientos, programas y políticas implementados por la organización para obtener bienes y servicios a un costo final más económico. económico. En la ejec ejecuc ució ión n de la acti activi vida dad d de las las Comp Compra rass o Adqu Adquis isic icio ione ness en las las orga organi niza zaci cion ones es es vuln vulner erab able le a que que se pueda uedan n real realiz izar ar tran transa sacc ccio ione ness fraudulentas, debido a que se involucran transacciones económicas altamente importantes. Es usual encontrartransacciones no éticas del personal de compras quienes proveen información confidencial propia del departamento o del proceso tales como; rangos de precios, en el cual pueden recibir beneficios directos y se pueden pueden llegar llegar a involu involucra crarr con con los provee proveedo dores res de la comp compañí añía a causan causando do actividades de compras no éticas. Por medio del presente trabajo se busca mostrar como con la ejecución de los proc proced edim imie ient ntos os y prog progra rama mass de Audi Audito torí ría a de Comp Compra rass se otor otorga ga una una valo valora raci ción ón inde indepe pen ndien diente te de toda todass las las oper operac acio ione ness Admi Admini nist stra rati tiva vas, s, Oper Operac acio iona nale less y Docu Docume ment ntal ales es de Adqu Adquis isic icio ione nes, s, en form forma a Anal Analít ític ica, a, Sistemática y Objetiva. Busca además detectaractividades fraudulentas y así también detectando Oportunidades de Reducción de costo y Oportunidades de Mejora.
OBJETIVOS Dentro de la ejecución del proceso de auditoria de compras, se busca resaltar dentro de los objetivos principales los que se mencionan a continuación.
Proveer información profesional, que le permita a la empresa saber del resultado de la eficiencia de las políticas y procedimientos del proceso de compras y así poder tener una opinión experimentada e Independiente. Provee Proveerr una opini opinión ón Indepe Independi ndient ente e acerca acerca de la ética ética,, eficie eficienc ncia ia y efectividad respecto al debido uso de los recursos de la compañía en el proceso de compras. Detect Detectar ar posibl posibles es activi actividad dades es no éticas éticas o fraudu fraudulen lentas tas,, y mitig mitigar ar su posible impacto en un futuro de acuerdo a las falencias que puedan llegar a presentar los procedimientos y políticas implementadas por la compañía. Proveer Información Independiente respecto a la Ética y Eficiencia del personal que integra el proceso de compras de la compañía. Oportunidades de reducción en costos en el proceso de adquisiciones.
Mejorar el flujo de efectivo. Proveer a la Alta Dirección de la organización la seguridad de Compras No Fraudulentas, Éticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores. Reportar el nivel de eficiencia en el proceso de Compras así como el Cumplimiento a la Evaluación de Proveedores.
POLITICAS Dentro de las políticas para el proceso de compras se busca establecer la logística adecuada para que la compañía pueda disponer oportunamente de los distintos recursos, como los bienes tecnológicos, repuestos, equipos, mobiliario, materiales e insumos necesarios, para su debida operación y mantenimiento, a precios justos y con los mayores niveles de calidad. Políticas que contribuyan a mejorar la situación financiera de la empresa, encontrando un punto de equilibrio entre las exigencias financieras y la continuidad de suministros. Las principales política que se deben tener en cuenta para que el proceso de compras sea transparente y eficiente se deben considerar los siguientes aspectos:
Búsqueda de fuentes de abastecimiento que ofrezcan a la organización las mejores condiciones de compra, flexibilidad, adaptación a las situaciones financieras, en fin que puedan reducir los riesgos. La selección de los proveedores se debe orientar fundamentalmente, en el sentido de favorecer la política de calidad de la empresa. Constituir el servicio de compras en una unidad de apoyo al área de servicio técnico, ampliando la gama de materiales y servicios que puedan ser útiles para el desarrollo del proceso productivo. Desarrollar nuevas modalidades de compra que aseguren la disponibilidad de material en el momento oportuno, entre estas las alianzas estratégicas aplicadas a través del desarrollo de convenio con proveedores de materia prima. Revisión continua de los procedimientos de compra para adaptarlos a los cambios que se realizan en los negocios. El desarrollo de un plan de compras con una programación efectiva, basada en el plan de producción, y de acuerdo al flujo de ingresos de la organización. Todas las cotizaciones deben ser procesadas por el departamento de compras, es una política para garantizar la seguridad y transparencia del proceso. La comunicación con los proveedores debe realizarse a través del departamento de compras, ya que este debe ser el puente entre la organización y los proveedores.
Promover un mayor acercamiento entre el usuario solicitante de materiales y el proveedor, para lograr el conocimiento de las innovaciones que aparecen en el mercado Desarrollar un equipo de compras que no considere como un fin satisfacer las necesidades de materiales, sino que ajuste su actividad a las exigencias reales de los sectores productivos de la organización.
El Auditor Operacional en la revisión de las políticas deberá Analizar y discutir la efectividad y adecuación de las políticas para alcanzar los objetivos propuestos por la Gerencia y Realizar comentarios y recomendaciones en cuanto al mejoramiento de dichas políticas. Asi mismo la Familiarización y análisis de la información existente relativa a las compras, tanto de carácter interno como externo. Para establecer cuadros comparativos y obtener un enfoque más profundo sobre la situación de la organización y el cual puede aplicar dentro de su plan de trabajo de auditoria los siguientes ítems sujetos de revisión, análisis y evaluación:
Analizar los expedientes de auditorias anteriores así como las recomendaciones hechas. Elaboración de cuestionarios y guías de entrevistas para conocer más detalladamente el proceso que se sigue para efectuar y controlar las compras y así por distintos métodos (comparaciones, diagramas de flujo, etc.) detectar los puntos a mejorar en la secuencia de la operación. Para recolectar toda esta información debe entrevistarse tanto con las personas que redactan las políticas como con las que ejecutan. Comprobación de datos provenientes de diferentes fuentes para determinar si lo planeado se lleva a cabo en la práctica. Conocer la distribución de las cargas de trabajo, de los distintos métodos aplicados a la operación, instalación de equipos, para dar una conclusión y recomendación adecuadas para el mejoramiento de la eficiencia. Conocer la preparación del personal que maneja la función compras para determinar que tan eficientes son en la ejecución de sus operaciones. Otros que aplique el auditor según el caso.
PROGRAMA Dentro de los aspectos generales que el auditor debe tener en cuenta para determinar si las políticas implementadas previamente por la organización son las adecuadas se encuentran las siguientes:
Emisión de requisiciones, formulario mediante el cual una unidad solicitante comunica al departamento de compras la necesidad de cualquier bien o servicio. Solicitud de cotizaciones, requerimiento que se realiza a los proveedores tomando en consideración el registro existente de estos en la empresa
Análisis y aprobación de negociación de proveedores que se realiza de acuerdo al precio, calidad, condiciones de pago, entrega y otros Evaluación y aprobación de cotizaciones Elaboración y autorización de la orden de Compra, formulario a través del cual se formaliza el compromiso de compra Recepción, almacenaje y registro de bienes y servicios, proceso de recibo, chequeo, almacenaje y registro de bienes y servicios adquiridos
Concluciones
De acuerdo a la investigación realizadaen el proceso de compras de las organizaciones y la ejecución de la auditoria operacional en compras se puede concluir que los Reporte de Auditoria de Comprasayudan a la administración de la empresa a determinar si los procedimientos, procesos y documentación para el proceso de compras se encuentran de acuerdo a las necesidades de la Compañía, además nos proporcionaresultados de actividades o transacciones que se encuentran por fuera del alcance de las poltiticas y procedimientos que se pueden ver reflejados en: • • • •
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Existencia de compras no autorizadas o fraudulentas Oportunidades de reducción de costo El nivel de ética del personal que interviene en el proceso de compras Lista de actividades que no agregan valor e ineficiencias en el proceso y departamento de compras Lista de hallazgos de documentación Invalida o faltante en las transacciones de compras de acuerdo a políticas internas Diagrama de Flujo de proceso Actual vs Documentado Lista de recomendaciones en prácticas y políticas Revisión del cumplimiento de los objetivos, políticas y procedimientos de compras Evaluación Independiente y objetiva de las operaciones de adquisiciones y compras
También podemos concluir que las compañías pueden y deban implementar por lo menos una vez por año procedimientos de auditoria lo que ayuda a tener una actualización constante de lo adecuado que resultan las políticas, procedimientos de acuerdo a los beneficios de la Auditoria de compras ya que aseguran o garantizan…. •
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Promover y Asegurar el desempeño Ético, Profesional y Honesto del personal de Compras Detecta desviaciones en Actividades/Transacciones y Documentación de Compras Obtiene un Resultado de Auditoria Objetivo, Profesional e Independiente DetectaConflictos de Intereses Aceleraprocesos de compra
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Detecta Oportunidades de Mejoras de Precios Incrementa la Productividad Provee una base solida para la mejora de la comunicación Apoya en la reducción de Inventario e Inventario Obsoleto Mejora el Flujo de Efectivo Mejora la Utilidad de la empresa Elimina las Actividades que no agregan valor en la operación de Compras Mejora la efectividad del control Operativo en Compras Detecta cuellos de Botella que afectan a la operación
BIBLIOGRAFIA http://consultandaudits.com/s-auditoria-operativa-compras.html http://drupal.puj.edu.co/files/OI042_Ivan%20Puerres_0.pdf http://excelencia.crearblog.com/?page_id=6 http://www.buenastareas.com/ensayos/Procedimiento-De-Auditoria-DeCompras/708490.html