Unidad 2 Organizacion y Direccion de Los Centros de Informatica

Instituto Tecnológico de Chihuahua II

”Administración de la Función Informática”

Alumno: Jorge Martinez

Administración de la Función Informática

UNIDAD 2.- Organización y dirección de los centros de informática Contenido Contenido................................ Contenido.................................................... ....................................... ....................................... ................................. ........................ ........... 2 2.1 Estructura organizacional.......... organizacional.............................. ........................................ ....................................................... ................................... 3 2.1.1 Funciones del personal............................................... personal................................................................... .................................... ................ 5 2.1.2 Delimitación de responsabilidades responsabilidades del personal de las diferentes áreas. .......9 2.2 Controles Administrativos.......... Administrativos.............................. ........................................ ....................................... ................................. .............. 11 2.2.1 Elaboración y aplicación de procedimientos de trabajo................................12 trabajo................................12 2.2.2 Formación y contratación de personal técnico.......................................... técnico.............................................14 ...14 2.2.3 Compromisos de trabajo..............................................................................15 2.2.3.1 Evaluación de peticiones de trabajo.......................................................16 trabajo.......................................................16 2.3 Asignación equilibrada de las órdenes de trabajo..............................................17

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Unidad 2: Organización y dirección de los centros de Informática. Debido a que el área de informática es un área de servicio, cuyo propósito es apoyar el resto de las áreas de la organización, tenemos que hacer un buen planteamiento de cómo se va a organizar y dirigir esta área.

La organización es la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social. La dirección es la máxima autoridad para el Centro de Informática y se encarga de la dirección de la organización, la toma de decisiones y la supervisión de todos aquellos procesos que se ejecuten.

2.1 Estructura organizacional Se define como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos. Estas áreas de trabajo se pueden dividir de la siguiente forma:

AGRUPAMIENTO DE MERCADO: Son constituidos para brindar una mejor atención al mercado (consumidores) 1-POR LUGAR: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta la ubicación geográfica en la que desarrollan sus tareas.

2- POR PRODUCCIÓN: Los cargos se agrupan de acuerdo con los productos fabricado o los servicios prestados.

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3- POR CLIENTE: Los cargos de agrupan para satisfacer necesidades de distintos tipos de clientes o consumidores.

AGRUPAMIENTOS FUNCIONALES: Son utilizados para facilitar la gestión interna de la organización. 1- POR FUNCIONES O PROCESOS: Responde a reunir los cargos de acuerdo con la similitud de tareas que se desarrollan en los mismos.

2- POR CONOCIMIENTOS O DESTREZAS: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta los conocimientos y habilidades que los individuos traen al cargo que ocupan. Se ve en organizaciones donde los núcleos operativos son profesionales.

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AGRUPAMIENTO FUNCIONAL O DE MERCADO: Depende de la intención de constituirse. 1-POR TIEMPO: Los cargos se agrupan teniendo en cuenta el momento en el que es realizado el trabajo.

2.1.1 Funciones del personal . Dentro de una empresa, el Centro de Informática cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:

Explotación de sistemas o aplicaciones. Consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc. Soporte técnico a usuarios. Selecciona, instala y mantiene el sistema operativo adecuado, el diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y por último, la ayuda directa a usuarios. Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Engloban operaciones de supervisión, planificación, seguridad y control de proyectos, instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.

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Area directiva. Realiza las funciones de planeación, organización, administración de personal y control; además de coordinar las actividades de las áreas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de información de un organismo. Proporciona servicios a toda una organización y su área directiva es el enlace principal entre las otras áreas y el centro mismo. Es en esta área en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relación costo-beneficio y una vez establecido los proyectos, que se encargan de asignar las tareas al personal técnico que se requiera. La persona encargada de esta área debe poseer además de conocimientos técnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propósitos y metas así como las necesidades de cómputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado.

Departamento o área de operaciones. Se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente. En general se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el “hardware” necesario y obtener la información resultante del proceso de datos.

Departamento o área de producción y control. Construye soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios. Usa técnicas de construcción de sistemas de información orientadas a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario. Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas. Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan y cuando sea necesario a través de medios como correo electrónico, mensajes relámpagos o flash. Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.

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Departamento o área de análisis de sistemas. Tiene la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización. Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. Los proyectos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo. Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia práctica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.

Departamento o área de programación. Elaboran y modifican los programas que se ejecutan en las computadoras y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: “Programadores junior” o “Aprendices de Programación” que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, “Programadores Senior” son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes. Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.

Departamento o área de implementación. Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.

Algunas funciones principales generales que realiza esta área son: Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones. Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento. Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados. 7


Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final. Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios. Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios. Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida

Departamento o área de soporte Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia, planificación, instalación y mantenimiento.

Algunas funciones que realiza esta área son: Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware. Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware. Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado. Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su área. Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos. Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados. Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas.

Departamento o área de teleinformática. Se encarga de proporcionar los servicios de mantenimiento, reparación e instalación de los equipos de voz, datos, video. Instalar y configurar software y equipo de redes de computadoras y de telecomunicaciones. Instalar, configurar y garantizar la seguridad de los servidores, a través de los cuales la Dirección de Servicios de Cómputo proporciona diversos servicios a usuarios y particulares. Diseñar e instalar las redes de voz, datos y video. Garantizar la operabilidad de las redes de voz, datos y videoconferencia las 24 horas del día los 365 días del año. Planear el crecimiento y actualización de la infraestructura de red y telecomunicaciones. 8


Aplicar herramientas y procedimientos que permitan garantizar la seguridad de la información almacenada en los servidores de correo electrónico e Internet. Monitorear los cambios tecnológicos en materia de hardware, software y redes de computadoras, documentando los resultados que se obtengan. Realizar estudios de mercado referentes a componentes y refacciones para equipo de cómputo y de telecomunicaciones, que permitan garantizar ventajas en cuanto a precio y calidad. Proporcionar asesoría técnica para la adquisición de equipo de cómputo, sistemas operativos y software de seguridad. Supervisar la operación del equipo de suministro de energía eléctrica, sistemas de enfriamiento, sistemas de respaldo de energía y tierras físicas en las diferentes instalaciones de la Dirección de Servicios de Cómputo. Programar el mantenimiento preventivo, y solicitar y coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas de energía eléctrica de los cuartos de equipo de telecomunicaciones de las diferentes instalaciones de la Dirección de Servicios de Cómputo. Comunicar a los encargados de centros de cómputo y administradores de servidores sobre vulnerabilidad y huecos de seguridad de software, mediante la emisión de boletines y la actualización de la página de virus. Administrar el acceso vía modem a la red. Hacer válidas las garantías de equipo de cómputo y de telecomunicaciones ante centros de servicio. Instalar conexiones vía módem de usuarios externos e internos. Administrar el servicio de telefonía para. Proponer a la dependencia, la baja de equipo de cómputo y telecomunicaciones, por resultar irreparable. Elaborar estadísticas de uso e infraestructura de la red. Generar y publicar información del uso y desempeño del Centro de Operación de la Red. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.

2.1.2 Delimitación de responsabilidades del personal de las diferentes áreas. El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) es el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito.

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Su importancia es tal, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo se considera como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.

Gerente. Encargado de dirigir y administrar el área de Procesamiento de Datos, así como relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo. Formula y administra todo el procesamiento de la información que maneja el Centro de Cómputo.

Jefe de área. Sus funciones serán, entre otras: supervisar a los programadores, checar y analizar los programas antes de ponerlos en uso dentro de la empresa Supervisores. Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos. Elabora turnos de trabajo con base a la carga de trabajo establecida. Capturistas. Manejar y convierten los datos de su forma original a un formato accesible para la computadora. Su educación no requiere una formación técnica formal, un mecanógrafo competente puede adquirir en pocas horas de instrucción especializada las habilidades necesarias para la preparación de datos. Bibliotecario. 1. Establecen alianzas con otras instituciones similares a la que pertenece con el fin de formar grupos más grandes para tener mayor capacidad de negociación y controlar los incrementos de precio de las colecciones o bien enfrentar los presupuestos insuficientes. 2. Son los que tienen el poder de negociación con los proveedores de los servicios electrónicos y exigir a éstos el cambio de sus políticas para que resulten más ventajosas para los clientes. 3. Analizan los contratos que ofrecen los proveedores de servicios y concientizan a sus autoridades en lo que se está invirtiendo, ya que en la mayoría de los casos los contratos son de arrendamiento de la información y no en la adquisición de la misma. 4. Generan análisis de costo-beneficio de los recursos contratados, con el fin de contar con indicadores que les permitan tomar decisiones. 5. Tienen una visión integradora de los servicios con el fin de facilitar su consulta. 6. Generan, adoptan o adaptan políticas, normas y estándares internacionales para sus procesos o servicios.

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2.2 Controles Administrativos. Miden los resultados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Tipos de Control •

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Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza. Control post-acción. Se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control. Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico.

Sistemas de control •

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Sistema de control preventivo. Aplica las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva. Sistema de información y control. Es indispensable en el proceso de toma de decisiones, pero muy especialmente en los procesos de planeación y control. Sistema de control empresarial. Es el conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como: • Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales. • Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización, incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a cabo la integración de la empresa. • Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas las demás metas. • Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentación para la identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación continua de los sistemas de información. 11


2.2.1 Elaboración y aplicación de procedimientos de trabajo. Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

A) PROGRAMA DE TRABAJO -Identificación: nombre del manual. -Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual. -Área(s): universo bajo estudio. -Clave: número progresivo de las actividades estimadas. -Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información. -Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades. -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase. -Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes. -Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo. -Reportes de avance: seguimiento de las acciones. -Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES i) PARTICIPANTES Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a: Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada. Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse. Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más específica. ii) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN El proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación. Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento a todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de 12


este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo.. iii) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. a) Capacitación del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en el manejo de medios de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para preparar el manual. Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades, documentos que se emplearán. (cuestionarios, formatos, etcétera), responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a captar y distribución del trabajo a cada persona. b) Levantamiento de la información Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física. Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinación de las siguientes técnicas de recopilación: Investigación documental: Permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio. Consulta a sistemas de información Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes. Encuesta: Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específicos. 13


También se puede recabar información de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactúan con la organización. Todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lógico, redacción comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cómo contestarlo. Entrevista: Consiste en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener información. Este medio es el más usado y permite brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Tener claro el objetivo: Se recomienda preparar previamente un cuestionario o guía de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al término de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la información requerida.

2.2.2 Formación y contratación de personal técnico. El fondo de este problema es bien conocido: sencillamente no existen carreras profesionales y técnicas en informática diseñadas para satisfacer completamente los requerimientos de las empresas. Los maestros y catedráticos que imparten actualmente la cátedra, en su mayoría no han trabajado u ocupado puestos destacados en informática dentro de alguna empresa, por ello no tiene la experiencia sobre lo que deben enseñar. La realidad es que los alumnos y profesores no alcanzan a visualizar dentro de las aulas lo que se vive en las empresas y si a eso se agrega que en la escuelas no se cuenta con los recursos técnicos apropiados para enseñar, el problema se agudiza. Así es la realidad y no es conveniente ignorarla, por el contrario es muy meritorio el gran esfuerzo que en las universidades y tecnológicos se hace para elevar la calidad de la enseñanza partiendo de todas esas carencias. Debido a esto es en las propias empresas donde se está cubriendo este déficit educativo, lo cual les ha reclamado estrategias y presupuestos adicionales importantes para garantizar la correcta capacitación y actualización sistemática del personal de informática. Pero el problema real es el riegos latente al que se enfrentan las empresas si desarrollan sistemas ineficientes e incongruentes con sus necesidades reales, mas si son empresas que no pueden o no quieren sufragar los gastos de la capacitación. De cualquier manera, es muy importante que los lineamientos de contratación de personal técnico que siguen las empresas sean escrupulosos y bien definidos

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2.2.3 Compromisos de trabajo. A los directivos se les supone el compromiso, pero cada vez se espera un mayor compromiso del resto de trabajadores. Mientras haya una notoria distancia entre el “nosotros” y el “ellos” en las empresas, no puede esperarse que los compromisos respectivos sean comparables. Las empresas más inteligentes han optado por reducir la distancia a que nos referíamos, e intentar compartir la imagen del futuro deseado, para que constituya una meta colectiva. Un buen directivo sabe cómo ganar la adhesión y el compromiso de sus colaboradores, cómo conseguir su mejor rendimiento y cómo crear un clima de satisfacción profesional. Al hablar del grado en que cada uno de nosotros contribuye a los resultados de la organización, parece que lo relacionamos con elementos como la satisfacción profesional, la motivación, la inteligencia, el talento, el conocimiento, la diligencia y el compromiso. No se relaciona necesariamente el talento al alto rendimiento, ni se puede deducir que una elevada satisfacción profesional coincida siempre con una extraordinaria motivación o contribución a resultados, ni creemos que la inteligencia se ponga siempre al servicio de la organización, ni el conocimiento vence siempre a la ignorancia, ni podemos asegurar que una visible insatisfacción vaya a generar siempre un bajo rendimiento. El compromiso intrínseco Pero el compromiso (más que la propia motivación) parece un eficaz catalizador del rendimiento; por eso no puede sorprender que a menudo se formule como destacado valor corporativo en grandes empresas: innovación, orientación al cliente, compromiso con los resultados… Hemos de tener claro, con quién nos comprometemos y a qué. Cabe distinguir niveles generales de compromiso: “me pagan, trabajo”; “me gustan mis compañeros y mi trabajo, y lo hago lo mejor que puedo”; “me parece un proyecto estimulante y quiero formar parte de él”… Esta última reflexión se relaciona con el “compromiso intrínseco”. Hemos de convenir en que el compromiso -como la motivación- es más profundo y determinante cuando genera voluntad intrínseca (exenta de “impurezas”), más allá del cumplimiento. Una digresión Tanto directivos como trabajadores, pueden parecer muy comprometidos con sus empresas sin que ello les impida buscar legítimamente otra, en que gozen, por ejemplo, de mayor poder o mayor beneficio económico. Pero las fugas también pueden estar lógicamente relacionadas con falta de confianza en el futuro de la empresa, o falta de sintonía con la Dirección. Si un individuo difiere de las ideas de la Dirección, no puede sentirse muy a gusto en la organización; en este caso, a veces lo que parece compromiso es simplemente sumisión o acatamiento. La Dirección desempeña un papel fundamental en la consolidación del compromiso de las personas, puede alentarlo, bloquearlo o sofocarlo, incluso con mayor o menor conciencia de ello. 15


Compromiso y rendimiento Si estuviéramos convencidos de que nuestro trabajo es bueno, está bien orientado, contribuye a los resultados y goza de reconocimiento, eso realimentaría nuestro compromiso y nuestra motivación, en beneficio del rendimiento. También estaríamos más satisfechos. Dimensiones del compromiso El sentimiento intrapersonal genera actitudes y comportamientos englobables en dimensiones como las siguientes: Espíritu de pertenencia. Tanto para directivos como para trabajadores, el espíritu de pertenencia supone someterse a las reglas de convivencia, compartir los objetivos comunes y subordinar los intereses propios a los colectivos. Supone también una actitud de colaboración con los demás, compartiendo tareas y conocimientos Responsabilidad. Intentamos referirnos a comportamientos caracterizados por la lealtad, la autodisciplina, la integridad, la autenticidad, y la coherencia. Esta dimensión del compromiso es deseable en todas las personas de la organización, aunque resulte fundamental en el personal directivo, que es objeto de observación permanente. Proactividad. Estamos pensando en actitudes y atributos tales como la iniciativa, la diligencia, el optimismo, la perseverancia y la anticipación. Todo esto puede apuntar más al personal directivo, pero es igualmente deseable en todos los miembros de la organización, cada uno desde su puesto de trabajo. Afán de superación. Lo vemos compuesto de rasgos tales como la autocrítica, la mejora continua, el aprendizaje permanente y el deseo de logro. Cada individuo desde su puesto en la organización, ha de participar de este afán en beneficio colectivo. El compromiso nos mueve, al desarrollo personal y profesional, al servicio de las metas compartidas.

2.2.3.1 Evaluación de peticiones de trabajo. Una plataforma de evaluación de la calidad de los sistemas informáticos proporciona un esquema orientador a los productores, operadores, utilizadores, promotores y evaluadores de sistemas informáticos, para mejorar la toma de decisiones. La plataforma propuesta consiste de tres dimensiones: proyecto, sistema y utilidad. Desde las primeras etapas de factibilidad de los sistemas, pasando por la concepción y producción, hasta la operación en las organizaciones, que brindan servicios a la comunidad, se requieren actividades de evaluación para la toma de decisiones. 16


2.3 Asignación equilibrada de las órdenes de trabajo. 1 Área administrativa. A continuación se mencionan las actividades de cada una de estas áreas con el objetivo de cumplir sus funciones dentro de un centro de cómputo. Capacitación. Coordinar y desarrollar cursos y seminarios para preparar al personal a fin de que pueda ser un mejor uso de los recursos tecnológicos y materiales del centro de cómputo. Biblioteca. Mantener al día la información a cerca de los recursos tecnológicos existentes en el centro de cómputo a través de documentales, manuales del equipo y revistas especializadas de computación. Seguridad. Garantizar la protección del personal que labora dentro de la organización, así como mantener la integridad de la información y equipo. Control de personal. Seleccionar y asignar el personal idóneo para cada puesto así como controlar su ausencia y cumplimiento de obligaciones. Contabilidad. Llevar el registro del estado financiero en que se encuentra el centro de cómputo esto es para que el presupuesto asignado se distribuya y se gaste en lo planeado. Presupuestos. Controlar los montos ($) y los recursos asignados a cada uno de los rubros que le corresponden al centro de cómputo. Almacenes. Controlar y garantizar la existencia de los materiales, equipos y suministros que se utilizan dentro del centro de cómputo. Mantenimiento. Conservar en buen estado las instalaciones el equipo y el software de la entidad. Transporte. Cubrir las necesidades de distribución de materiales, equipo suministro e información fuera de la empresa y que requiera el centro de computo. Organización. Definir procedimientos acordes a los objetivos del centro de cómputo para lograr un adecuado funcionamiento dentro de la organización. Inventario. Controlar la asignación de materiales a las diferentes áreas del centro de cómputo. Comunicación. Mantener al personal informado de acuerdos, determinaciones y en general de todo tipo de avisos de interés general que se dan dentro de la empresa y que le afecta directamente al centro de cómputo.

2 Área de sistemas Análisis de estándares. Definir y difundir la estandarización de los elementos involucrados en el desarrollo de los sistemas: las técnicas de diseño, programación, definición de archivos, registros campos, longitudes y nombres.

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Análisis de sistemas. Definir el conjunto de procedimientos y/o programas que constituyen a cada sistema en cargándose de la supervisión de su desarrollo y documentación. Análisis administrativos. Mantener comunicación directa con el usuario a fin de interpretar correctamente sus necesidades y proponerle alternativas de solución una vez, comenzado el desarrollo de sistemas, mantenerlo informado a cerca del avance. Programación. Elaborar con base a las especificaciones definidas en el análisis del sistema los programas que constituyen el área de producción y desarrollo del centro de cómputo Estudios de nuevos proyectos. Investigar sobre nuevas aplicaciones de software e innovaciones de hardware que surgen en el mercado para evaluar en que grado convendría a la empresa su adquisición.

3 Área de operación Captura. Satisfacer las necesidades de captación de información con el objetivo de que esta pueda ser procesada por el equipo de cómputo. Cinto teca. Llevar acabo el control de entrada salida préstamo y obsolescencia de las cintas que se manejan en el centro de cómputo. Recepción. Efectuar el control de la recepción y entrega de trabajos a procesar en el computador. Operación. Es manejar los deferentes dispositivos del equipo de cómputo establecido. Terminales. Supervisar el funcionamiento y utilización de videos, lectoras e impresoras remotas.

4 Área de programación en sistemas Generar y mantener el sistema operativo. Controlar las bibliotecas operativas Controlar el uso del computador Llevar acabo respaldos de la informática Elementos que constituyen un centro de cómputo Recursos Humanos. la cantidad y diversidad del personal de un centro de cómputo puede variar de una empresa a otra sin embargo existe una clasificación de puestos típicos comunes a la mayoría de esta entidad tales como: Jefe de la unidad Jefes de área

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Analistas Programadores Operadores Personal de apoyo técnico Personal de captación y validación de datos Personal de servicios auxiliares y Personal administrativo. Recursos Tecnológicos. El centro de cómputo debe contar con el equipo de computoelectrónico que satisfaga los requerimientos de pr ocesamiento de información de la empresa. Dependiendo de la complejidad y necesidades de los sistemas de información desarrollados puede contar con una amplia variedad de componentes como son: Equipo de cómputo. Constituido básicamente por una unidad central de proceso, una unidad de memoria y diferentes periféricos como son: Unidades de cinta magnéticas Unidades de disco magnéticos Lectoras Terminales de video Lectura para captura de datos. Contamos con grabadoras en diferentes medios magnéticos como, cintas, discos, usb, etc. Como elementos fundamentales para el aprovechamiento de estos recursos se cuenta con: Sistemas operativos básicos Paquetes de aplicación Software para dispositivos de captura Recursos materiales. Para una adecuada organización y funcionalidad el centro de computo debe contar con una serie de materiales los mas importantes son: Papel stock Formas especiales Cintas Discos, etc. 19


Es conveniente que cuenten con mobiliario y equipo de soporte tales como: maquinas despapeladoras, cortadoras, rotuladoras, un tablero, racks, corros de transportes y muebles de almacenamiento. El equipo de cómputo requiere para su adecuado funcionamiento de un local especialmente diseñado que cuente con suministros de: Energía eléctrica Equipo para prevención e interrupción de corriente Equipo de aire condicionado Equipo contra incendio Así como pisos falsos y/o plafones Áreas auxiliares Cinto teca / discoteca. Para guardar dispositivos magnéticos para guardarlos de cambios de temperatura. Captura Almacén Recepción / entrega de trabajos Función de la auditoria La auditaría nació como consecuencia de la preocupación de la instituciones por contar con un medio para revisar su desempeño y la necesidad de revisar y evaluar los aspectos contables y financieros.

Auditoria contable. Su principal función consiste en una revisión de los estados financieros la cual solía encomendarse a auditores ajenos a la empresa para verificar la situación actual y así poder detectar posibles errores o fraudes. Auditoria administrativa. Realiza un estudio de los procedimientos un estudio de los procedimientos Examina los planes Revisa los controles Evalúa que estos cumplan los objetivos Evaluar la situación actual en cuanta eficacia de los diferentes departamentos Emitir opiniones sobre el estudio realizado 20


Auditoria interna. Es efectuada por personal perteneciente a la empresa (interna) y generalmente es de carácter preventivo es decir se realiza periódicamente con el fin de llevar un control y anticipar posibles problemas. Auditoria externa. Es efectuada por personal ajeno a la empresa contratando específicamente a despachos contables que prestan este servicio y únicamente por el tiempo en que la empresa determina. El dictamen de auditoria. Es el documento en el que se plasman las conclusiones en forma resumida del auditor: -

El alcance que tuvo

-

Los problemas que fueron detectados

-

Presentando las conclusiones a las que se llego

Proporcionar las sugerencias para la optimización de los procedimientos o prevención de errores. El dictamen es el documento más importante del auditor de sistemas en el que se especifican los problemas encontrados, el lugar donde se originaron y los responsables.

Auditoria en el centro de cómputo El centro de cómputo como empresa posee características importantes: Generación de información Recopilación de información Almacenamiento Procesamiento Presentación Distribución y Entrega

Trabajo Final: Elaborar un proyecto para Implementar un AFI dentro de una organización Sugerencia de solución

Primer objetivo: Descentralizar el área de informática (apoyo U1) 1 Formación de un comité de política informática 2 Análisis de la situación actual del área de informática 3 Análisis de las ventajas que traería la descentralización 4 Visualización de la organización total de la empresa 21


5 Esquematización de la función informática 6 Exposición ante los directivos de la empresa de los argumentos ventajosos que implica la descentralización del área de informática. 7 Inicio de la administración de la función informática

Segundo Objetivo: Formar un mecanismo para la administración global del entorno informático de la empresa. (apoyo U2) 1 Contar con la estructura descentralizada del área de informática 2 Constituir el área administradora de la función informática de la empresa. 3 Elaborar organigramas que representen la estructura organizacional de los centros de informática para identificar en consenso las ventajas y desventajas de cada tipo. 4 Obtener información sobre las actividades de personas con algún tipo de puesto relacionado con la informática 5 Elaborar las estrategias aplicadas en cuanto a contratación y capacitación de personal y la administración de tareas.

Tercer objetivo: Planeación del centro de informática (Apoyo 3) 1 2 3 4 5

Discutir sobre los diferentes tipos de planeación, identificando su alcance y naturaleza. Discutir sobre el plan integral de desarrollo informático y el plan operativo anual. Elaborar una propuesta de planeación Aplicar las técnicas de evaluación de requerimientos. Realizar investigaciones de campo en centros de informática para conocer la forma en que se administra la adquisición de bienes y servicios.

Cuarto Objetivo: Análisis de las condiciones físicas del centro de informática (Apoyo U4) 1 instalaciones eléctricas y de clima artificial necesarias para la instalación de un sitio informático y elaborar un informe al respecto. 2 Visitar organismos que se dediquen a la instalación de equipo con el fin de conocer la manera de instalar y acondicionar una sala informática. 3 Resolver su caso práctico mediante la elaboración de una maqueta representativa de una sala informática o simulación con software especial de diseño gráfico apoyándose en los conocimientos adquiridos en este curso. 4 Presentar los avances del proyecto final.

Quinto Objetivo: Normatividad en la función Informática (Apoyo U5) 1. Identificar y explicar los diversos tipos de estándares a ser aplicados a un centro de informática. 2. Realizar actividades de investigación en empresas, elaborar un reporte de las observaciones realizadas y, en los casos que se permita, presentar sugerencias sobre el área de normatividad de la función informática de la empresa visitada. 22


3. Resolver su casos de estudio en el que se identifiquen los controles y estándares aplicables a la tecnología de informática actual.

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Unidad 2 Organizacion y Direccion de Los Centros de Informatica

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