BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Salah satu kegiatan rutin di dalam perusahaan adalah kegiatan yang sifatnya klerikal yakni penyajian informasi keuangan untuk bebagai pihak yang membutuhkan khususnya adalah pihak manajemen. Informasi keuangan yang dihasilkan berdasarkan data transaksi ekonomi perusahaan haruslah benar-benar memenuhi kualifikasi berkualitas (accurate) , ketepatan waktu dalam penyajiannya (timeles) serta kesesuaiannya dengan pihak yang menerima (relevance). Informasi keuangan dalam perusahaan dihasilkan oleh suatu sistem informasi yaitu sistem informasi akuntansi. Informasi yang berkualitas hanya bisa dihasilkan oleh suatu sistem informasi yang didukung oleh teknologi informasi (teknologi kompuer , teknologi telekomunikasi).
Meskipun secara teori dukungan teknologi informasi dalam sistem informasi bukan merupakan syarat mutlak bagi jalannya sistem informasi akuntansi akan tetapi saat ini nampaknya dukungan teknologi informasi terhadap suatu sistem informasi sifatnya bukan lagi pilihan (optional) tetapi sudah merupakan kebutuhan. Bagaimana mungkin perusahaan mau mengambil resiko, untuk sistem informasi akuntansi yang menghasilkan informasi keuangan yang akan dijadikan referensi atau dasar dari bebagai kebijakan penting perusahaan yang akan diambil. Siatem informasi akuntansi tanpa dukungan teknologi informasi (sistem informasi akuntansi manual) sangat beresiko karena banyak mengandung berbagai kelemahan yang dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan perusahaan.
Metode pengolahan data dapat mempengaruhi struktur organisasi dan prosedur pengendalian yang diperlukan untuk mencapai pengendalian akuntansi. Penggunaan komputer untuk mengolah data menyebabkan adanya beberapa perbahan pada prosedur pengendalian akuntansinya. Di dalam system pengolahan data elektronik terjadi penggabungan tugas-tugas yang tidak dapat diterapkan pada sistem manual, misalnya dalam mengolah transaksi gaji, komputer dapat diprogram untuk menghitung gaji kotor dan bersih, mencatat gaji dan menyesuaikan catatan pendapatan karyawan. karena itulah fungsi pemrograman dan pengoperasian computer harus dipisahkan.
BAB II
PEMBAHASAN
PENGERTIAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem informasi akuntansi sebagai sistem yang terbuka tidak bisa dijamin sebagai suatu sistem yang bebas dari kesalahan maupun kecurangan. Pengendalian intern yang baik merupakan cara bagi suatu sistem untuk melindungi diri dari tindakan-tindakan yang merugikan. Dalam arti sempit, pengendalian intern hanya dibatasi pada kegiatan pengecekan, penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun.
Dalam arti lain pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
PENGENDALIAN INTERN SECARA LUAS
Pengendalian intern secara luas diantaranya sebagai berikut :
a. Batasan pengendalian intern, sebagai suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan, dengan tujuan untuk :
mengamankan aktiva perusahaan
mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi
meningkatkan efisiensi
mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi
Ringkasnya bahwa pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan tetapi juga meliputi semua sistem kerja yang terjadi dalam perusahaan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan.
KONSEP DASAR PENGENDALIAN INTERN
Dari definisi pengendalian intern yang dikemukakan tersebut diatas dapat ditemukan beberapa konsep dasar berikut :
Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu, atau merupakan suatu rangkaian tindakan yang menjadi bagian yang tidak terpisahkan.
Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen dan personil lain.
Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.
TUJUAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Sistem pengendaliaan intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran yang diorganisasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi untuk dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan organisasi untuk mencapai empat tujuan utama :
Untuk menjaga aktiva perusahaan
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkan catatan dan informasi akuntansi
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan
Untuk mengukur kesesuaian kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yaitu :
: a. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control)
Pengendalian intern akuntansi meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasi, penyimpanan dan pencatatan serta pengawasan fisik atas kekayaan.
1) Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibility) yang tegas.
Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi. Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu:
Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur manual.
Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan dokumentasi data.
Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya dalam sistem kerja.
Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan personal dalam perusahaan.
Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik, pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan.
Pengendalian keamanan data
Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan
2) Pengendalian Aplikasi
Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi sistem komputer. Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural.
Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup mekanisme, standarisasi, dan lain-lain.
Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi, penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.
b) Pengendalian intern administrasi (internal administratife control)
Pengendalian intern administrasi meliputi peningkatan efisiensi usaha, dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan, misalnya analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan, dan pengendalian mutu kegiatan perusahaan .
KARAKTERISTIK SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Kehandalan sistem pengendalian intern harus dilandasi dengan karakteristik dari sistem tersebut yaitu :
Adanya pendelegasian wewenang kepada petugas tertentu untuk menyetujui transaksi dan penetapan tugas, pengecekan kepada petugas yang lain untuk mengetahui bahwa transaksi telah disetujui oleh petugas yang berwenang.
Adanya penyelenggaraan akuntansi sedemikian rupa sehingga mudah di cek.
Adanya pendelegasian secara fisik yang tepat, termasuk penjagaan berganda terhadap aktiva yang dimiliki.
Adanya perifikasi secara periodik terhadap eksistensi aktiva yang dicatat.
Memiliki pegawai yang cakap, mempunyai kemampuan dan latihan yang cukup, sesuai dengan tingkat pertanggungjawabannya.
Adanya pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dari fungsi pencatatan, dan dari pelaksanaan transaksi yang bersangkutan.
KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL COSO
Lima komponen Model Pengendalian Internal COSO (Committee of Sponsoring Organizations) yang Saling berhubungan :
Lingkungan pengendalian : inti dari bisnis apapun adalah orang-orangnya – cirri perorangan, termsdukintegritas, nilai-nilai etika, dan kompentensi - serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalh mesin yang mengemudikan organisasi dan dasr tempat segala hal terletak.
Aktivitas pengendalian, Kebijakan dan proedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi risiko pencapaian tujuan organsasi, secara efektif dijalankan.
Penilaian risiko, Organisasi harus sadar akan dan berurusan dengan risiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan, yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan, dan kegiatan lainnya, agar organisasi beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme unuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang terkait.
Informasi dan komunikasi, disekitar aktivitas pengendalian terdapat system informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapat dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya.
Pengawasan, Seluruh poses harus diawasi, dan perubahan dilakukan sesuai dengan dengan kebutuhan. Melalui cara ini, sistem dapat beraksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan.
FUNGSI PENGENDALIAN INTERN
Pengendalian intern melaksanakan tiga fungsi penting :
a. Preventive control, pengendalian untuk pencegahan, mencegah timbulnya suatu masalah sebelum masalah muncul.
b. Detective control, pengendalian untuk pemeriksaan, dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah tersebut muncul.
c. Corrective control, pengendalian korektif. Memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan
LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Lingkungan Pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut :
Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika.
Merupakan hal yang pentig bagi pihak manajemen untuk menciptakan struktur organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Perusahaan dapat mengesahkan integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikkannya. Contohnya, manajemen puncak harus memperjelas bahwa laporan yang jujur lebih penting daripada laporan yang sesuai keinginan pihak manajemen.
Filosofi Pihak manajemen dan Gaya beroperasi
Semakin bertanggung jawab filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi mereka, semakin besar kemungkinannya para pegawai akan berperilaku secara bertanggungjawab dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila pihak manajemen menunjukkan sedikit perhatian atas pengendalian internal, maka para pegawai akan menjadi kurang rajin dan efektif dalam mencapai tujuan pengendalian tertentu. Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi dapat dinilai dengan cara menjawab pertanyaan seperti berikut ini :
1) Apakah pihak manajemen mengambil risiko yang tidak sepantasnya untuk mencapai tujuan perusahaan ,atau apakah pihak manajemen menilai potensi risiko dan penghargaan sebelum bertindak ?
2) Apakah pihak manajemen mencoba untuk memanipulasi ukuran-ukuran kinerja seperti pemasukan bersih, agar kinerjanya dapat dilihat dalampandangan yang lebih baik?
3) Apakah pihak manajemen menekan para pegawai untuk mencapai hasil apapun metode yang dipergunakan, atau apakah pihak manajemen menuntut perilaku yang beretika ? Dengan kata lain, apakah pihak manajemen yakin bahwa hasil dapat membenarkan cara?
Struktur Organisasi
Struktur organisasi perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab, serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengaahan, dan pengendalain operasinya. Aspek penting lainnya struktur organisasi adalah sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu, cara alokasi tanggung jawab mempengaruhi permintaan informasi manajemn, dan organisasifungsi system informasi dan akuntansi.
Di dalam dunia bisnis saat ini, perubahan yang drastis terjadi dalam praktik di bidang manajemen, dan di dalam pengorganisasian perusahaan. Struktur organisasi hierarkis, dengan banyak lapisan pihak manajemen yang akan mengawasi dan mengendalikan pekerjaan mereka yang di bawah, mulai menghilang . Struktur tersebut digantikan dengan organisasi dasar (flat organization) yang memiliki yang dapat bekerja sendiri, dan terdiri dari pegawai yang dulunya ditugaskan ke berbagai departemen yang berbeda dan terpisah. Para anggota tim diberdayakan untuk membuat keputusan tanpa mencari berlapis-lapis persetujuan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka,
Komite Audit Dewan Komisaris (Board of Director)
Seluruh perusahaan yang terdaftar di New York Stock Exchange harus memiliki komite audit (audit commite) yang secara keseluruhan terdiri dari para komisaris (non pegawai) dari luar perusahaan. Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hokum, peraturan, dan standar yang terkait. Komite tersebut bekerja dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan.
Metode Memberikan Otoritas dan Tanggung Jawab
Pihak manajemen harus mmberikan tanggung jawab untuk tujuan bisnis tertentuk ke departemen dan individu yang terkait, serta kemudian membuat mereka bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut, Otoritas dan tanggungjawab dapat diberikan melalui deskripsi pekerjaan secara formal, pelatihan pegawai, dan rencana operasional, jadwal, dan anggaran. Salah satu hal yang sangat penting adalah perauran yang menangani masalah seperti standar etika berperilaku, praktik bisnis yang dapat dibenarkan, peraturanpersyatan,dan konflik kepentingan.
Kebijakan dan Praktik-Praktik dalam Sumber Daya Manusia
Kebijakna dan praktik-prkatik mengenai pengontrakan,pelatihan,dan pengevaluasian, pemberian kompensasi, dan promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi unuk meminimalkan ancaman, risiko,dan pajanan.
Pengaruh-pengaruh Eksternal
Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursaefek, oleh Financial Accounting StandardBoard (FASB),dan oleh Securities and Exchange Commission (SEC). Termasuk dalam pengaruh eksternal juga persyaratan peraturan lembaga, sperti bank, sarana umum, dan perusahaan asuransi.
Pengendalian Sistem Informasi Berdasarkan Komputer
Empat prinsip berikut ini yang digunakan untuk menetapkan apakah suatu system andal atau tidak :
Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantuman pada pernyatan atau perjanjian tingkat pelayanan.
Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah (a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran, atau pengungkapan informasi dan software serta (b) pencurian sumber daya system.
Dapat dipelihara (maintainability) Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas system.
Integritas (integrity), Pemrosesan system bersifat lengkap akurat, tepat waktu, dan diotorisasi, Sebuah system dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi system tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi system, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dalam sebuah perusahaan terdapat harta kekayaan yang dimiliki perusahaan tersebut, dan juga setiap perusahaan pastilah memiliki Kas yang digunakan untuk penyelesaian pembayaran suatu teransaksi. Dan Sistem Pengendalian Intern sangat berkaitan erat dengan keadaan kas, terlebih lagi dengan Kas kecil. Hal tersebut sesuai dengan tujuan adanya sistem Pengendalian Intern yang sudah sangat jelas tertulis dalam pengertiaannya, yaitu Perencanaan suatu organisasi dan semua metode pelaksanaan dan pengukurannya yang diterapkan di dalam usaha untuk melindungi hartanya, memeriksa ketepatan dan kebenaran data- data akuntansi, memperhatikan efesiensi pelaksanaan, dan mendorong semua pegawai untuk menaati kebijaksanaan- kebijaksanaan manajemen. Dari pengertiannya tersebut terdapat empat tujuan adanya Sistem Pengendalian Intern, yaitu : Menjaga kekayaan perusahaan, Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, Mendorong efesiensi, dan Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Sebuah perusahaan, biasanya guna menjaga keamanan keadaan kas, suatu perusahaan menyimpan kas mereka di Bank. Namun seringkali terjadi perselisihan pencatatan antara pencatatan kas yang dilakukan oleh pihak perusahan dengan pihak bank. Hal tersebut dikarenakan pihak Bank ataupun Perusahaan belum mencatat suatu transaksi tertentu, ataupun karena terjadinya kesalahan pencatatan diantara kedua belah pihak. Sehingga perlunya dilakukan Rekonsiliasi untuk membenarkan pencatatan kas tersebut, baik catatan yang ada di Bank maupun catatan yang ada pada pihak perusahaan sendiri.
SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Makalah ini disusun untuk tugas mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
Dosen Pengampu: Fathony, AA. SE .MM .AK
Penyusun :
Nei Martanti (13.32.0006)
Amin Sukowati (13.31.0031)
Desy Nurhayati (13.31.0003)
S1 AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI SURAKARTA
2015
