1
Pelayanan logistik Farmasi rumah sakit merupakan kegiatan di rumah sakit dalam rangka menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu.
Sebagai rumah sakit swasta nasional dengan
kategori Tipe Rumah sakit Bedah dengan dengan :
Rincian fisik sebagai berikut : Luas Tanah 2
45.200 m
luas bangunan
luas taman
2
Jalan/parkir
2
25.600 m (2 tingkat )
2
10.350 m
15.500 m
Jenis pelayanan Rawat Darurat
kunjungan 675 / bulan
Rawat Jalan : Poliklinik Umum
kunjungan 1150/bulan
Poliklinik gigi
kunjungan 750/bulan
Poliklinik Spesialis
kunjungan 2378/bulan
Jumlah Tempat Tidur : 95 tempat tidur yang meliputi : Kelas
Utama
I
II
III
Total
Jumlah TT
15
12
27
41
95 95
BOR (%)
60
78,9
76,3
85
Rerata :75,05
Ruang Operasi : 2 kamar Jenis
Operasi besar
Operasi sedang
Operai kecil
Total
Jumlah
161 / bulan
86/ bulan
135/bulan
382 /bulan
Pelayanan penunjang - Laboratorium - Radiologi - Farmasi - Gizi
2
Ketenagaan Dr umum
4
Dr gigi
Dr spesialis
1
9
Apoteker
2
perawat
Bidan
Ass apoteker
34
8
12
Radiografer
administrasi
2
pekarya
Total
16
106
18
Pengelolaan Logistik Farmasi untuk RS tipe Bedah sesuai dengan pelayanan di atas, maka tahapantahapan yang ditempuh sebagai seorang Manager/ Direktur adalah sebagai berikut : a. Buat struktur organisasi pengelolaan Perbekalan Farmasi ( PF) di rumah
sakit
PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISISASI INSTALASI FARMASI
Apoteker 1
1 Administratur
1 AA
A otek oteker er 2
1 AA
UGD/ k operasi (1 AA)
UGD/ k operasi (1 AA)
UGD/ k operasi (1 AA)
Rawat jalan (1AA)
Rawat jalan (1AA)
Rawat jalan (1AA)
Rawat inap(1AA)
Rawat inap(2 AA)
Rawat inap(1AA)
Keterangan : Petugas terdiri dari 1. Kepala Instalasi Farmasi : dikepalai oleh seorang Apoteker senior ( salah satu dari 2 apoteker) 2. Administrasi IFRS : dipegang oleh seorang petugas administrasi 3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi : dikepalai o leh seorang Asisten Apoteker senior 4. Pelayanan Farmasi Klinik : dikepalai oleh seorang apoteker
3
5. Unit yang lebih kecil dipegang oleh Asisten Apoteker kecuali unit rawat inap 2 asisten apoteker
b. Tugas pokok dan fungsi pengelolaan PF di rumah sakit Staf dan Pimpinan Pelayanan farmasi diatur dan dikelola demi terciptanya tujuan pelayanan 1. IFPRS (Instalasi Farmasi Rumah Sakit) dipimpin oleh Apoteker 2. Pelayanan farmasi diselenggarakan dan dikelola oleh Apoteker yang mempunyai pengalaman minimal 2 tahun di bagian farmasi rumah sakit 3. Apoteker telah terdaftar di Depkes dan mempunyai surat ijin kerja 4. Pada pelaksanaannya Apoteker dibantu oleh Tenaga Ahli Madya Farmasi(D3) dan Tenaga Menengah Farmasi (AA) 5. Kepala Instalasi Farmasi bertanggung jawab terhadap segala aspek hukum dan peraturanperaturan farmasi baik terhadap pengawasan distribusi maupunadministrasi barang farma si 6. Setiap saat harus ada Apoteker di tempat pelayanan untuk melangsungkan dan mengawasi pelayanan farmasi dan harus ada pendelegasian wewenang yang bertanggung jawab bila kepala farmasi berhalangan. 7. Adanya uraian tugas ( job discription) bagi staf dan pimpinan farmasi 8. Adanya staf farmasi yang jumlah dan kualifikasinya disesuaikan dengan kebutuhan 9. Apabila ada pelatihan kefarmasian bagi mahasiswa Fakultas Farmasi atau tenaga farmasi lainnya, maka harus ditunjuk Apoteker yang memiliki kualifikasi pendidik/ pengajar untuk mengawasi jalannya pelatihan tersebut. 10. Penilaian terhadap staf harus dilakukan berdasarkan tugas yang terkait dengan pekerjaan fungsional yang diberikan dan juga pada penampilan kerja yang dihasilkan dalam meningkatkan mutu pelayanan. Seluruh jenis pelayanan rumah sakit memiliki 7 (tujuh) standar yang secara berurutan terdiri dari : falsafah dan tujuan, administrasi dan pengelolaan, staf dan pimpinan, fasilitas dan peralatan, kebijakan dan prosedur, pengembangan staf dan program pendidikan, serta evaluasi dan pengendalian mutu.
Standar pertama dari pelayanan farmasi menyatakan falsafah dan tujuan pelayanan farmasi rumah sakit berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu dan terjangkau bagi semua lapisan masyarakat.
4
Standar kedua menyatakan administrasi dan pengelolaan pelayanan farmasi diselenggarakan agar pelayanan farmasi efisien dan bermutu berdasarkan fasilitas yang ada dan standar profesional yang universal.
Standar ketiga menghendaki pelayanan farmasi diselenggarakan dan dikelola oleh apoteker yang memiliki pengalaman memadai. Apoteker adalah sebagai pimpinan instalasi farmasi, sedangkan stafnya adalah para asisten apoteker.
Standar keempat menghendaki tersedianya ruangan, peralatan dan fasilitas lain yang dapat mendukung administrasi, profesionalisme dan fungsi teknik pelayanan farmasi sehingga menjamin terlaksananya pelayanan farmasi yang fungsional, profesional dan etis. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek telah mensyaratkan apotek harus memiliki : ruang tunggu yang nyaman bagi pasien, tempat untuk mendisplai informasi bagi pasien ( termasuk penempatan brosur/materi informasi), ruangan tertutup untuk konseling bagi pasien yang dilengkapi dengan meja dan kursi serta lemari untuk menyimpan catatan medikasi pasien, keranjang sampah yang tersedia untuk staf maupun pasien, dan ruang racikan.
Standar kelima menghendaki semua kebijakan dan prosedur yang ada harus tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut. Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan farmasi mutakhir, yang sesuai dengan peraturan dan tujuan dari pelayanan farmasi itu sendiri.
Standar keenam menghendaki setiap staf mempunyai kesempatan meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya.
Standar ketujuh mengenai evaluasi dan pengendalian mutu, menyatakan bahwa pelayanan farmasi harus mencerminkan kualitas pelayanan kefarmasian yang bermutu tinggi, melalui cara pelayanan farmasi rumah sakit yang baik.
Pengendalian mutu
adalah suatu mekanisme kegatan pemantauan dan penilaian terhadap
pelayanan yang diberikan, seara terencana dan sistematis, sehingga dapat diidentifikasi peluang untuk penongkatan mutu serta menyediakan mekanisme tindakan yang diambil sehingga terbentuk proses peningkatan mutu pelayanan farmasi yang berkesinambungan.
5
Pengelolaan perbekalan farmasi adalah suatu proses yang merupakan siklus kegiatan, dimulai dari pemilhan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Fungsi Pengeleloaan Perbekalan Farmasi a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal c.
Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku
d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit e. Menerima perbekalan farmasi sesuai spesifikasi dan ketentuan yang berlaku f.
Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian
g.
Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit
Pelayanan diselenggarakan dan diatur demi berlangsungnya pelayanan farmasi yang efisien dan bermutu. Berdasarkan fasilitas yang ada dan standar pelayanan keprofesian yang universal 1. Adanya bagan organisasi yang menggambarkan uraian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab serta hubungan koordinasi di dalam maupun di luar pelayanan farmasi yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. 1. Bagan organisasi dan pembagian tugas dapat direvisi kembali setiap 3 tahun dan diubah bila terdapat hal : a. Perubahan pola kepegawaian b. Perubahan standar pelayanan farmasi c.
Perubahan peran rumah sakit
d. Penambahan atau pengurangan pelayanan 2. Kepala instalasi farmasi harus terlibat dalam perencanaan manajemen dan penentuan anggaran serta penggunaan sumber daya 3. Instalasi Farmasi harus menyelenggarakan rapat pertemuan untuk membicarakan masalahmasalah dalam peningkatan pelayanan farmasi. Hasil pertemuan tersebut disebarluaskan dan dicatat untuk disimpan. 4. Adanay Komite/Panitia Farmasi dan Terapi di rumah sakit dan Apoteker IFRS menjadi sekretaris komite/panitia.
6
5. Adanya komunikasi yang tetap dengan dokter dan paramedis, serta selalu berpartisipasi dalam rapat yang membahas masalah perawatan atatu rapat antar bagian atau konferensi dengan pihak lain yang mempunyai relevansi dengan farmasi. 6. Hasil penilaian/ pencatatan konduite terhadap staf didokumentasikan secara rahasia dan hanya digunakan oleh atasan yang mempunyai wewenang untuk itu. 7. Dokumentasi yang rapi dan rinci dari pelayanan farmasi dan dilakukan evaluasi terhadap pelayanan farmasi setiap tiga tahun. Semua kebijakan dan presedur yang ada harus tertulis dan dicantumkan tanggal dikeluarkannya peraturan tersebut. Peraturan dan prosedur yang ada harus mencerminkan standar pelayanan farmasi mutakhir yang sesuai dengan paraturan dan tujuan dari pelayanan farmasi itu sendiri. 1. Kriteria kebijakan dan prosedur dibuat oleh kepala instalasi, panitia/komite farmasi dan terapi serta para apoteker 2. Obat hanya dapat diberikan setelah mendapat pesanan dokter dan apoteker menganalisa secara kefarmasian. Obat adalah bahan berkhasiat dengan nama generik 3. Kebijakan dan prosedur yang tertulis harus mencantumkan beberapa hal berikut; a.
Macam obat yang dapat diberikan oleh perawat atas perintah dokter
b. Label obat yang memadai c.
Daftar obat yang tersedia
d. Gabungan obat parenteral dan labelnya e. Pencatanan dalam rekam farmasi pasien ber=serta dosis yang diberikan f.
Pengadaan dan penggunaan obat di rumah sakit
g.
Pelayanan perbekalan farmasi untuk pasien rawat inap, rawat jalan, karyawan dan pasien tidak mampu.
h. Pengelolaan
perbekalan
farmasi
yang
meliputi
perencanaan,
pengadaan,
penerimaan, pembuatan/produksi, penyimpanan, pendistribusian dan penyerahan i.
Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan mengenai pemakaian obat dan efek samping obat bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta pencatatan penggunaan obat yang salah dan atau dikeluhkan pasien
j.
Pengawasan mutu pelayanan dan pengendalian perbekalan farmasi
k.
Pemberian konseling/informasi oleh apoteker kepada pasien maupun keluarga pasien dalam hal penggunaan dan penyimpanan obat serta berbagai aspek pengetahuan tentang obat demi meningkatkan derajat kepatuhan dalam penggunaan obat
7
l.
Pemantauan terapi obat (PTO) dan pengkajian penggunaan obat
m. Apabila ada sumber daya farmasi lain disamping instalasi maka secara organisasi dibawah koordinasi instalasi farmasi n. Prosedur penarikan/penghapusan obat o. Pengaturan persediaan dan pesanan p. Cara pembuatan obat yang baik q. Penyebaran informasi mengenai obat yang bermanfaat kepada staf r.
Masalah penyimpanan obat yang sesuai dengan aturan/undang-undang
s.
Pengamanan pelayanan farmasi dan penyimpanan obat harus terjamin
t.
Peracikan, penyimpanan dan pembuangan obat-obat sitotoksik
u. Prosedur yang harus ditaati bila terjadi kontaminasi terhadap staf 4. Harus ada sistem yang mendokumentasikan penggunaan obat yang salah dan atau mengatasi masalah obat 5. Kebijakan dan prosedur harus konsisten terhadap sistem pelayanan r umah sakit lainnya.
C. Kebijakan/system pengelolaan PF ( mulai s eleksi s/d evaluasi ) 1.Pemilihan /seleksi : Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau kesehatan yang terjadi di rumah sakit, identifikasi
pemilihan
terapi,
bentuk
dan
dosis,
menetukan
kriteria
pemilihan
dengan
memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker Panitia farmasi dan Terapi untuk menetapkan kualitas dan efektifitas serta jaminan purna t ransaksi pembelian.
2.Perencanaan Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai denngan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggung jawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pedoman Perencanaan
DOEN , formularium RS, standar terapi RS, Ketentuan setempat yang berlaku
Data catatan medik
Anggaran yang tersedia
8
Penetapan prioritas
Siklus penyakit
Sisa persediaan
Data pemakaian periode lalu
Rencana pengembangan
3. Pengadaan Merupakan
kegaitan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui; a.
Pembelian ( secara langsung atau tender)
b. Produksi /pembuatan sediaan farmasi
c.
Steril
Non steril
Sumbangan/ droping/hibah
4.Produksi Merupakan kegiatan membuat, merubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau nonsteril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Kriteria obat yang diproduksi :
Sediaan farmasi dengan formula khusus
Sediaan farmasi dengan harga murah
Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil
Sediaan farmasi yang tidak tersedia di pasaran
Sediaan farmasi untuk penelitian
Sediaan nutrisi parenteral
Rekonstruksi sediaan obat kanker
5.Penerimaan Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan
sesuai
dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi :
9
Pabrik harus mempunyai sertifikat analisa
Barang harus bersumber dari distributor utama
Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS)
Khusus untuk alat kesehatan/kedokteran harus mempunyai certificate of origin
Expire date minimal 2 tahun
6.Penyimpanan Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan ;
Dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
Mudah tidaknya meledak/terbakar
Tahan/ tidaknya terhadap cahaya
Disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
7.Pendistribusian Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di RS untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap, rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan :
Efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
Metode sentralisasi atau desentralisasi
Sistem floor stock, resep individu , dispensing dosis unit atau kombinasi
8.Dispensing Merupakan
kegiatan
pelayanan
yang
dimulai
dari
tahap
validasi,
interpretasi,
menyiapkan/meracik obat, memberikan label/etiket, penyerahan obat dengan pemberian informasi obat yang memadai disertai sistem dokumentasi.
9.Pemantauan dan Pelaporan Efek Samping Obat
10
Merupakan kegiatan pemantauan setiap respon terhadap obat yang merugikan atau tidak diharapkan yang terjadi pada dosis normal yang digunakan pada manusia untuk tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi. Tujuan ;
Menemukan ESO(efek samping obat) sedini mungkin tereutama yang berat, tidak dikenal, frekuensinya jarang
Menentukan frekuensi dan insidensi ESO yang sudah dikenal sekali, yang baru saja ditemukan.
Mengenal semua faktor yang mungkin dapat menimbulkan/mempengaruhi timbulnya ESO atau mempengaruhi angka kejadian dan hebatnya ESO.
Kegiatan : -
Menganalisa laporan ESO (identifikasi obat, pasien)
-
Mengisi formulir ESO
-
Melaporkan ke panitia ESO
10. EVALUASI DAN PELAPORAN Untuk
memudahkan
parameter/indikator/standar
penilaian
yang
dapat
kinerja
rumah
digunakan
sebagai
sakit,
diperlukan
pembanding.
Tujuan
adanya khusus
pemeriksaan kinerja bidang penunjang pelayanan medis adalah menilai apakah bidang penunjang pelayanan medis mampu memenuhi kebutuhan harian obat-obatan yang diperlukan oleh bidang pelayanan medis (penilaian efektivitas), untuk tujuan itu indikator pelayanan farmasi dapat dilihat dari jumlah resep yang dilayani dibandingkan dengan jumlah pasien (rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat). Indikator-indikator lainnya untuk penilaian kinerja pelayanan farmasi dalam ruang lingkup efektivitas pelayanan resep antara lain adalah : Angka Penyerahan Obat Jadi Lebih Dari 15 Menit, Angka Penyerahan Obat Racikan Lebih Dari 30 Menit, dan Angka Kesalahan Penyerahan Obat. Angka Penyerahan Obat Jadi Lebih Dari 15 Menit didefinisikan sebagai angka kejadian keterlambatan penyerahan obat jadi ke pasien di mana waktu yang diperlukan lebih dari 15 menit . Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahannya melebihi waktu standar dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 20 %. Keterlambatan penyerahan obat jadi ke pasien dapat disebabkan oleh :
11
Persediaan obat di ruang peracikan habis sehingga harus mengambil di gudang farmasi. 1. Salah menghitung dosis, sehingga harus diulang 2. Kesalahan dokter menuliskan dosis, sehingga harus di konsultasikan dulu dengan dokter yang bersangkutan. 3. Obat yang dimaksud tidak ada, sehingga untuk mengganti obat yang sejenis harus di konsultasikan dulu dengan dokter yang bersangkutan Angka Penyerahan Obat Racikan Lebih Dari 30 Menit didefinisikan sebagai angka kejadian keterlambatan penyerahan obat racikan ke pasien di mana waktu yang diperlukan lebih dari 30 menit. Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahannya melebihi waktu standar dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 20 %. Angka Kesalahan Penyerahan Obat didefinisikan sebagai angka kejadian kesalahan penyerahan obat pada pasien. Persentasenya diperoleh dari jumlah lembar resep yang penyerahan obatnya salah dibagi dengan jumlah seluruh lembar resep yang dilayani. Standar yang berlaku adalah kurang dari 3 %. Kesalahan penyerahan obat ini dapat disebabkan oleh : 1. Salah membaca resep 2. Salah pemberian etiket pada obat. Kesalahan memberi etiket pada obat ini dapat menjadi atau merupakan pelanggaran terhadap Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 1998 tentang Pengamanan Sediaan farmasi dan Alat Kesehatan, pada pasal 26 ayat (1) yang menyatakan : Penandaan dan informasi sediaan farmasi dan alat kesehatan dilaksanakan untuk melindungi masyarakat dari informasi sediaan farmasi dan alat kesehatan yang tidak obyektif, tidak lengkap serta menyesatkan. Untuk menunjang kinerja pelayanan farmasi, diperlukan pengelolaan yang memadai terhadap logistik farmasi. Habisnya persediaan obat di ruang peracikan, tidak tersedianya obat yang diperlukan, dan pemberian etiket yang salah pada obat sebagaimana telah disebutkan di atas menunjukkan pengelolaan logistik farmasi yang belum memadai sehingga mengganggu kinerja pelayanan farmasi. Untuk mengelola logistik farmasi dengan baik, perlu dilaksanakan 4 (empat) fungsi dasar manajemen obat.
12
Pertama seleksi obat, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Mengevaluasi problem kesehatan yang ada di masyarakat.
Mengidentifikasi pilihan pengobatan
Pemilihan jenis obat dan bentuk sediaan
Menentukan jenis-jenis obat yang harus disediakan masing-masing bagian.
Kedua pengadaan obat, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
Menghitung kebutuhan obat
Menentukan metode pengadaan
Melakukan pengadaan
Memastikan barang yang diperoleh bermutu dan proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
Ketiga distribusi obat, dengan melaksanakan : manajemen penyimpanan obat, kontrol stok, pencatatan, serta pendistribusian sampai ke depo-depo atau bagian-bagian yang membutuhkan. keempat adalah penggunaan obat, dengan memperhatikan : diagnosis, peresepan, dispensing, dan pemberian obat ke pasien dengan benar. Tujuan pengelolaan penyimpanan logistik farmasi adalah sebagai berikut :
Mencegah kehilangan
Mencegah over stock
Mencegah out of stock
Mencegah kerusakan
Mencegah pemborosan
Mengelola perbekalan farmasi dari sumber barang sampai ke user dengan seefisien mungkin.
Pengelolaan yang buruk atas logistik farmasi akan menimbulkan masalah, di antaranya adalah stock out dan over stock. Stock out dapat berakibat memburuknya kondisi pasien karena treatment yang tertunda, meningkatnya biaya kesehatan pasien, kerugian finansial, bahkan meninggalnya pasien karena tidak bisa memperoleh obat penyelamat (lifesaving drug) tepat waktu. Over stock mengakibatkan terhentinya investasi obat, ruang penyimpanan menjadi terbatas, kerusakan obat, obat kadaluarsa, risiko kehilangan meningkat.
13
Berkaitan dengan pengelolaan logistik farmasi yang efektif dan efisien, ada beberapa indikator kinerja atas pengendalian persediaan yang sebaiknya diperhatikan yaitu : 1. Inventory Control System 1. Adanya sistem kontrol inventory 2. Adanya kartu stock atau buku stock yang digunakan untuk mencatat setiap keluar dan masuknya barang dari ruang penyimpanan 1. Adanya pemesanan obat kembali berdasarkan sistem konsumsi yang ada 2. Adanya stock minimum atau safety stock ditentukan berdasarkan frekuensi pengiriman barang dan konsumsi pemakaian rata-rata 3. Dilakukan stock fisik untuk mencocokkan dengan kartu stock secara regular 1. Staff training in Inventory management
2. Petugas
yang
bertanggung
jawab
untuk
perencanaan,
pembelian,
penyimpanan, dan distribusi telah mendapat pelatihan secara formal tentang pengelolaan inventory 3. Adanya prosedur manajemen inventory yang dapat digunakan sebagai panduan
1.
Fasilitas Penyimpanan Adanya ruang penyimpanan yang cukup untuk menampung persediaan
2.
Adanya ruang penerimaan atau pendistribusian
3.
Adanya form laporan kerusakan barang atau kesalahan pengiriman
4. Adanya ruang penyimpanan kering, bersih, ada ventilasi udara, dan suhu 1525°C
ada lemari pendingin ; temperatur dicatat secara teratur
3. Pengelolaan di ruang penyimpanan
d. Buat kebutuhan PF dasar ( obat dan alat kesehatan) kamar bedah yang diperlukan: (asumsi kedudukan RS berada di kota dan distributor farmasi lengkap dengan sistem pemesanan yang cepat hantar dan diasumsikan Lead Time adalah 1 hari)
Diketahui RS memiliki Ruang Operasi : 2 kamar dengan rincian kegiatan sebagai berikut; Jenis
Operasi besar
Operasi sedang
Operasi kecil
Total
Jumlah
161 / bulan
86/ bulan
135/bulan
382 /bulan
Mingguan
95,5/minggu
14
Sehingga dapat disiapkan perlengkapan kamar bedahnya dengan metode konsumsi per mingguan : Daftar Obat dan Alat Kesehatan di Kamar Bedah adalah :
No
Nama Barang
Kamar Bedah/ minggu
1
Catgut plain no 00
1 roll
2
Catgut plain no 01
1 roll
3
Catgut Chrom no 00
1 roll
4
Catgut Chrom no 01
1 roll
5
Zeide no 00
1 roll
6
Zeide no 01
1 roll
7
Zeide no 1
1 roll
8
Vicryl
30 biji
9
Mess 20
30 biji
10
Mess no 16
11
Disp. Spuit no 3 cc
96 biji
12
Disp. Spuit no 5 cc
96 biji
13
Disp. Spuit no 10 cc
96 biji
14
Disp. Spuit no 50 cc (op prostat)
10 biji
15
Handschoen no 6,5
423 pasang
16
Handschoen no 7
113 pasang
17
Handschoen no 7,5
28 pasang
18
Blood set ( operasi besar&sedang)
61 set
19
Infus set (operasi kecil)
42 set
20
NGT ( op besar)
51 set
21
Catheter cab 2 (op besar&sedang)
61 set
22
Catheter cab 3 (op prostat)
10 set
23
Urine bag (Op besar&sedang)
61 set
24
Spongostan
61 buah
25
Hypafix
96 buah
26
Sufratul
96 buah
27
Isodin 5 liter/galon
3 galon
28
Tensokrep
42 buah
29
Sofban
42 buah
30
Poly give
42 buah
32 biji (operasi kecil)
15
31
D 5%
61 botol
32
RL
61 botol
33
NaCL 0,9%
61 botol
34
Ondansetron
61 botol
35
Gastrul (sc 3 kasus/minggu)
36
Aquabidest
3 biji 61 biji
Bahan Anestesi 1
WFI 25 ml
61 ampul
2
Atropin sulfat
61 ampul
3
Efedrin HCL
61 ampul
4
Valium
61 ampul
5
Trachium
61 ampul
6
Pethidin
61 ampul
7
Pehakain
42 ampul
8
Halothan (sisa stock = 1 )
25 botol
9
Isofluran
25 botol
10
Kalnex
61 ampul
11
Safol
42 botol
12
Ketalar
42 botol
13
Sucholin
61 botol
14
Adrenalin
61 botol
15
N2O
5 tabung
16
O2
5 tabung
17
Deksamethason
20 ampul
18
Syntocynon
3 ampul
19
Methergin
3 ampul
Bahan Habis Pakai 1
Savlon 5 liter/galon
2 galon
2
U pad
61 biji
16
3
Dermangios
61 biji
4
Lisol 1 liter/botol
10 botol
Keterangan : dalam kamar bedah telah disiapkan gudang penyimpanan obat dan alat kesehatan yang diperlukan dalam pelayanan kamar bedah per mingguan. Persiapan dan penyimpanan ini didasarkan pada jumlah dan jenis operasinya. Apabila terjadi kekurangan, maka dari kamar operasi dapat mengambil di depo farmasi dengan pelaporan yang telah ditentukan. Cara menghitung menurut metode konsumsi di atas :
CT=(CAxT)+SS- sisa stock Keterangan : CT: kebutuhan per periode waktu CA: kebutuhan rata-rata waktu T: Lama kebutuhan SS: Safety stock
Plain Catgut 00 : kebutuhan per mingguan sebagai berikut:
Asumsi bahwa operasi besar dan sedang selalu memerlukan Plain Catgut 1 meter per pasien : maka ; jumlah operasi besar + sedang = (161+86=247/bulan) ; maka memerlukan 247 meter/bulan; Operasi kecil memerlukan plain cat gut 0,5 meter per pasien; maka; 135/bulan = kira-kira 70 meter/bulan ; jadi total rata-rata per bulan ; 247 +70 = 317 meter . Rumusan mencari SS = Lead Time
X CA
Jumlah hari/bulan
SS = 1 x 317
= 10,6 = 11
30 CT = (317 x 1 bulan)+11 – (sisa stok ) = 328m –sisa stok ; Bila diasumsikan : benang Plain Catgut yang disediakan berupa roll : maka dalam 1 roll plain catgut sekitar 100 meter; maka dalam 1 bulan dibutuhkan 3-4 roll .Sehingga perhitungannya sebagai berikut : dengan asumsi sisa stock selalu 1 roll maka : Dalam 1 bulan direncanakan kebutuhan plain catgut : 328 – 100 = 228 m = sekitar 2-3 roll/ bulan jadi dalam perencanaan adalah 1 roll/ 2 mingguan.
17
Vicryl : per pasien operasi besar dan sedang : memerlukan 1 vicryl, sehingga dalam 1 bulanan dibutuhkan rata-rata : 247 vicryl .
Cara menghitung SS untuk vicryl : 1 ; x 247 = 62 buah 30 Rumus perencanaan motode konsumsi : ( 62x 1 bulan)+62 - sisa stock = 122 – sisa stock ; bula asusmsi sisa stock = 10 : maka dibutuhkan 122-10 = 112 vicryl per bulan dan dalam perencanaan mingguan menjadi 112 : 4 = sekitar 30 vicryl / minggu
Spuit ( dipakai untuk semua jenis operasi ) : per pasien 1 biji; jadi total operasi 382 pasien : rata-rata 382 biji per bulan ;
Perhitungan SS = 1
x 382 = 13
30 CT = (382x1)+13 – sisa stock = 382 +13 – sisa stock = 395 – sisa stock : bila asumsi sisa stock 10 biji, maka 395 -10 = 385 perbulan= jadi perencanaan per minggu 385 : 4= sekitar 96 biji per minggu.
Bahan yang hanya dipakai untuk operasi Besar dan sedang (247)saja :
berarti SS = 1 x 247 = sekitar 8 ; bila sisa stock selalu 10 maka : 30 CT = (247 x 1)+ 8 – 10 = 245 per bulan; = 61 per mingguan
Bahan yang dipakai hanya untuk operasi kecil saja : (135)
SS = 1 x 135 = 45 30 CT = (135x1)+45 – 10 = 170/ bulan = 42 / minggu
Bahan yang dipakai untuk operasi Besar saja : (161)
SS = 1 x 161 = sekitar 54 30
CT = (161 x 1)+54-10 = 205 /bulanan = sekitar 51 / mingguan
SS =
Bahan yang akan dipakai operasi sedang saja (86) : 1
X 86
= sekitar 29
30 CT = (86 X1) + 29 -10 = 105/ bulan= sekitar 26/ mingguan.
18
Handschoen : Operasi Besar : terdiri dari ; 1 operator, 1 instrumen,2 asisten,2anestesi , 1 looper : masing-masing menggunakan 1pasang : jadi memerlukan 7 pasang . ; 161 x7 = 1.127 pasang Operasi Sedang : terdiri dari ; 1 operator, 1 instrumen,1 asisten; 2 anestesi, 1 looper; total 6 pasang; 86x6 = 516 pasang Operasi kecil : 1 operator ; 1 instrumen/asisten;1anestesi;1 looper: 4 pasang ; 135x4 =546 pasang Total 2.189 pasang. SS =
1
x 2189 = 73
30 CT = (2189x1)+73 -10 = 2.249 Komposisi : no : 7,5 : 7 : 6,5 = 75%: 20% : 5% ; jadi : 1687 : 450: 113 per bulanan ; jadi = 423 : 113 : 28 per mingguan e.
Bagaimana upaya pelaksanaan patient safety dalam pengelolaan PF ad d Pelaksanaan Patient Safety dalam pengelolaan perbekalan farmasi, merupakan bagian dari
pelayanan prima dalam rumah sakit. Dimulai dari pengelolaan farmasi di IFRS sampai pada pasien merupakan rangkaian yang harus selalu menyertakan konsep patient safety di dalamnya. Berdasarkan Laporan Peta Nasional Insiden Keselamatan Pasien (Konggres PERSI Sep 2007), kesalahan dalam pemberian obat menduduki peringkat pertama (24.8%) dari 10 besar insiden yang dilaporkan. Jika disimak lebih lanjut, dalam proses penggunaan obat yang meliputi prescribing, transcribing, dispensing dan administering, dispensing menduduki peringkat pertama. Dengan
demikian keselamatan pasien merupakan bagian penting dalam risiko pelayanan di rumah sakit selain risiko keuangan ( financial risk ), risiko properti ( property risk ), risiko tenaga profesi ( professional risk ) maupun risiko lingkungan (environment risk ) pelayanan dalam risiko manajemen. Badan akreditasi dunia The Joint Commision on Accreditation of Healthcare Organizations ( JCAHO) mensyaratkan tentang kegiatan keselamatan pasien berupa identifikasi dan evaluasi hendaknya dilakukan untuk mengurangi risiko cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan organisasinya sendiri. Berdasarkan analisis kejadian berisiko dalam proses pelayanan kefarmasian , kejadian obat yang merugikan (adverse drug events ) , kesalahan pengobatan (medication errors) dan reaksi obat yang merugikan (adverse drug reaction) menempati kelompok urutan utama dalam keselamatan pasien yang memerlukan pendekatan sistem untuk mengelola, mengingat kompleksitas keterkaitan kejadian antara ”kesalahan merupakan hal yang manusiawi” ( to error is human) dan proses
farmakoterapi yang sangat kompleks. Faktor lain yang mempengaruhi terjadinya risiko obat tersebut
19
adalah multifaktor dan multiprofesi yang kompleks; jenis pelayanan medik, banyaknya jenis dan jumlah obat per pasien, faktor lingkungan, beban kerja, kompetensi karyawan, kepemimpinan dan sebagainya. Strategi untuk meningkatkan keselamatan pasien : a. Menggunakan obat dan peralatan yang aman b. Melakukan praktek klinik yang aman dan dalam lingkungan yang aman c. Melaksanakan manajemen risiko, contoh : pengendalian infeksi d. Membuat dan meningkatkan sistem yang dapat menurunkan risiko yang berorientasi kepada pasien. e. Meningkatkan keselamatan pasien dengan : - mencegah terjadinya kejadian tidak diharapkan ( adverse event ) - membuat sistem identifikasi dan pelaporan adverse event - mengurangi efek akibat adverse event Hal lain yang juga mempengaruhi keselamatan pasien yang memerlukan intervensi dari megasistem adalah pembenahan fenomena kemiripan Look a like (obat-obat dengan rupa atau kemasan mirip) atau Look a like Sound a like – LASA (obat-obat dengan rupa dan nama mirip), misalnya : - Mefinter (asam mefenamat) dengan Metifer (mecobalamin), - Leschol (fluvastatin) dengan Lesichol (lesitin, vitamin), - Proza (ekstrak echinacea, vit C, Zn) dengan Prozac (fluoxetine). Dalam mengelola keselamatan pasien di level Mikrosistem, seorang Apoteker harus melakukannya dengan pendekatan sistemik. Masalah Keselamatan pasien merupakan kesalahan manusia ( human error ) yang terutama terjadi karena kesalahan pada level manajemen atau organisasi yang lebih
tinggi.
Apoteker harus berperan di semua tahapan proses yang meliputi : 1. Pemilihan Pada tahap pemilihan perbekalan farmasi, risiko insiden/error dapat diturunkan dengan pengendalian jumlah item obat dan penggunaan obat-obat sesuai formularium. 2. Pengadaan Pengadaan harus menjamin ketersediaan obat yang aman efektif dan sesuai peraturan yang berlaku (legalitas) dan diperoleh dari distributor resmi. 3. Penyimpanan Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan untuk menurunkan kesalahan pengambilan obat dan menjamin mutu obat:
20
• Simpan obat dengan nama, tampilan dan ucapan mirip ( look-alike, sound-alike medication names )
secara terpisah. • Obat-obat dengan peringatan khusus ( high alert drugs) yang dapat menimbulkan cedera jika
terjadi kesalahan pengambilan, simpan di tempat khusus. Misalnya : o
menyimpan cairan elektrolit pekat seperti KCl inj, heparin, warfarin, insulin, kemoterapi, narkotik opiat, neuromuscular blocking agents , thrombolitik, dan agonis adrenergik.
o
kelompok obat antidiabet jangan disimpan tercampur dengan obat lain secara alfabetis, tetapi tempatkan secara terpisah
o
Simpan obat sesuai dengan persyaratan penyimpanan.
4. Skrining Resep Apoteker dapat berperan nyata dalam pencegahan terjadinya medication error melalui kolaborasi dengan dokter dan pasien. • Identifikasi pasien minimal dengan dua identitas, misal nama dan nomor rekam medik/ nomor
resep • Apoteker tidak boleh membuat asumsi pada saat melakukan interpretasi resep dokter. Untuk
mengklarifikasi ketidaktepatan atau ketidakjelasanresep, singkatan, hubungi dokter penulis resep. • Dapatkan informasi mengenai pasien sebagai petunjuk penting dalam pengambilan keputusan
pemberian obat, seperti : o
Data demografi (umur, berat badan, jenis kelamin) dan data klinis (alergi, diagnosis dan hamil/menyusui). Contoh; Apoteker perlu mengetahui tinggi dan berat badan pasien yang menerima obat dengan indeks terapi sempit untuk keperluan perhitungan dosis.
o Hasil pemeriksaan pasien (fungsi organ, hasil laboratorium,tanda-tanda vital dan parameter lainnya). Contohnya, Apoteker harus mengetahui data laboratorium yang penting, terutama untuk obat-obat yang memerlukan penyesuaian dosis dosis (seperti pada penurunan fungsi ginjal). o
Apoteker harus membuat riwayat/catatan pengobatan pasien.
• Strategi lain untuk mencegah kesalahan obat dapat dilakukan dengan penggunaan otomatisasi
(automatic stop order ), sistem komputerisasi ( e-prescribing) dan pencatatan pengobatan pasien seperti sudah disebutkan diatas. • Permintaan obat secara lisan hanya dapat dilayani dalam keadaan emergensi dan itupun harus
dilakukan konfirmasi ulang untuk memastikan obat yang diminta benar, dengan mengeja nama obat serta memastikan dosisnya. Informasi obat yang penting harus diberikan kepada petugas yang meminta/menerima obat tersebut. Petugas yang menerima permintaan harus menulis dengan jelas instruksi lisan setelah mendapat konfirmasi.
21
5. Dispensing • Peracikan obat dilakukan dengan tepat sesuai dengan SOP. • Pemberian etiket yang tepat. Etiket harus dibaca minimum tiga kali : pada saat pengambilan obat
dari rak, pada saat mengambil obat dari wadah, pada saat mengembalikan obat ke rak. • Dilakukan pemeriksaan ulang oleh orang berbeda. • Pemeriksaan meliputi kelengkapan permintaan, ketepatan etiket, aturan pakai, pemeriksaan
kesesuaian resep terhadap obat, kesesuaian resep terhadap isi etiket. 6. Komunikasi, Informasi dan Edukasi (KIE) Edukasi dan konseling kepada pasien harus diberikan mengenai hal-hal yang penting tentang obat dan pengobatannya. Hal-hal yang harus diinformasikan dan didiskusikan pada pasien adalah : • Pemahaman yang jelas mengenai indikasi penggunaan dan bagaimana menggunakan obat dengan
benar, harapan setelah menggunakan obat, lama pengobatan, kapan harus kembali ke dokter • Peringatan yang berkaitan dengan proses pengobatan • Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) yang potensial, interaksi obat dengan obat lain dan makanan
harus dijelaskan kepada pasien • Reaksi obat yang tidak diinginkan ( Adverse Drug Reaction – ADR) yang mengakibatkan cedera
pasien, pasien harus mendapat edukasi mengenai bagaimana cara mengatasi kemungkinan terjadinya ADR tersebut • Penyimpanan dan penanganan obat di rumah termasuk mengenali obat yang sudah rusak atau
kadaluarsa. Ketika melakukan konseling kepada pasien, apoteker mempunyai kesempatan untuk menemukan potensi kesalahan yang mungkin terlewatkan pada proses sebelumnya. 7. Penggunaan Obat Apoteker harus berperan dalam proses penggunaan obat oleh pasien rawat inap di rumah sakit dan sarana pelayanaan kesehatan lainnya, bekerja sama dengan petugas kesehatan lain. Hal yang perlu diperhatikan adalah : • Tepat pasien • Tepat indikasi • Tepat waktu pemberian • Tepat obat • Tepat dosis • Tepat label obat (aturan pakai) • Tepat rute pemberian
8. Monitoring dan Evaluasi
22
Apoteker harus melakukan monitoring dan evaluasi untuk mengetahui efek terapi, mewaspadai efek samping obat, memastikan kepatuhan pasien. Hasil monitoring dan evaluasi didokumentasikan dan ditindaklanjuti dengan melakukan perbaikan dan mencegah pengulangan kesalahan. Seluruh personal yang ada di tempat pelayanan kefarmasian harus terlibat didalam program keselamatan pasien khususnya medication safety dan harus secara terus menerus mengidentifikasi masalah dan mengimplementasikan strategi untuk meningkatkan keselamatan pasien. Faktor-faktor lain yang berkonstribusi pada medication error antara lain : • Komunikasi (mis-komunikasi, kegagalan dalam berkomunikasi ); Kegagalan dalam berkomunikasi
merupakan sumber utama terjadinya kesalahan. Institusi pelayanan kesehatan harus menghilangkan hambatan komunikasi antar petugas kesehatan dan membuat SOP bagaimana resep/permintaan obat dan informasi obat lainnya dikomunikasikan. Komunikasi baik antar apoteker maupun dengan petugas kesehatan lainnya perlu dilakukan dengan jelas untuk menghindari penafsiran ganda atau ketidak lengkapan informasi dengan berbicara perlahan dan jelas. Perlu dibuat daftar singkatan dan penulisan dosis yang berisiko menimbulkan kesalahan untuk diwaspadai. • Kondisi lingkungan; Untuk menghindari kesalahan yang berkaitan dengan kondisi lingkungan, area
dispensing harus didesain dengan tepat dan sesuai dengan alur kerja, untuk menurunkan kelelahan dengan pencahayaan yang cukup dan temperatur yang nyaman. Selain itu area kerja harus bersih dan teratur untuk mencegah terjadinya kesalahan. Obat untuk setiap pasien perlu disiapkan dalam nampan terpisah. • Gangguan/interupsi pada saat bekerja; Gangguan/interupsi harus seminimum mungkin dengan
mengurangi interupsi baik langsung maupun melalui telepon. • Beban kerja ; Rasio antara beban kerja dan SDM yang cukup penting untuk mengurangi stres dan
beban kerja berlebihan sehingga dapat menurunkan kesalahan. •
Meskipun edukasi staf merupakan cara yang tidak cukup kuat dalam menurunkan
insiden/kesalahan, tetapi mereka dapat memainkan peran penting ketika dilibatkan dalam sistem menurunkan insiden/kesalahan. Beberapa Indikator Pelayanan Farmasi INDIKATOR
Waktu tunggu pelayanan a. Obat jadi b. Obat Racikan Tidak adanya Kejadian kesalahan pemberian obat. Kepuasan pelanggan. Penulisan resep sesuai formularium
STANDAR
a. b.
100% ≥ 80 %
100 %
≤ 30 menit ≤ 60 menit
