TEMA: PRACTICA 7 “AUDITORIA ADMINISTRAT ADMINISTRATIVA IVA APLICADA APLICADA A UN RESTAURANTE”
Equipo 1 SESION 6, ACTIVIDAD 2
ASESORA: IMELDA IMELDA MAFARA MAFARA HERNANDE HERNANDE
!RUPO: "C#22
FECHA DE ENTRE!A: $%&OCT&1'
Cuadro de Evaluación
Nombre del integrante
Participó activamente en las sesiones de trabajo
Colaboro y demostró responsabilidad en el desempeño del equipo
Cumplió con lo solicitado en forma oportuna
Alvarado Hernánde Adalid !amara
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Arreola Hernánde $aricru
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Camac%o $endoa &orena $aya%uelt
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Camargo Aguilar Hugo
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Antecedentes El restaurante “El pósito” fue creado en 1998. El giro en la actualidad es de tipo restaurantero, se caracteriza por ofrecer servicios de comida buffet, comida a la carta y eventos sociales de toda índole en un ambiente agradable y familiar. El restaurante est ubicada en !v. "uadalupe victoria #$89 %uautepec &arrio &a'o ()*ico +.. "enerado por la iniciativa de la -ra. osa (aría /ópez de tener un negocio con el ob'etivo de generar ganancias en su tiempo libre, comenzó como una establecimiento de comida corrida pero debido a la aceptación de la gente del lugar en $00 se tomó la decisión de ampliar el lugar y aumentar la cantidad de servicios ofrecidos. !ctualmente, el restaurante funciona adecuadamente con buenos rendimientos y reconocimiento de la gente del lugar.
'ustificación %on el propósito de determinar la eficiencia con la cual opera el lugar y 2acer una evaluación de la situación del negocio, se decidió realizar esta auditoria administrativa
(bjetivo )eneral Evaluar el comportamiento del rea de producción y derivar las medidas re3ueridas para me'orar su desempe4o
(bjetivos Espec*ficos •
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5dentificar las reas en las cuales es necesario realizar me'oras para poder ofrecer un servicio de calidad al cliente Evaluar los procesos realizados para la elaboración de los platillos 6roponer me'oras en el proceso con la finalidad de obtener la mayor eficiencia operativa
$isión 7frecer al cliente deliciosos platillos 2ec2os con la me'or calidad superando las e*pectativas de nuestros clientes con una amplia gama de comida típica de la región.
+isión %onvertirse en el restaurante líder de la zona, difundiendo la calidad y el buen sabor de nuestros platillos.
+alores ,nstitucionales tica espeto %ompromiso E*celencia %ooperación :raba'o en e3uipo
,ndividuales onestidad 5ntegridad +isciplina 7rden esponsabilidad !mabilidad
(rganigrama del -estaurante
Estrategia para la captación de ,nformación • • • • •
Elaboración de formatos para recopilar 5nformación ecopilación de 5nformación egistro y documentación de los avances de auditoria +erivación de las observaciones y recomendaciones 6resentación de resultados
.actores a revisar • • • • • • • • • • •
7b'etivos 6olíticas 6rocedimientos Estructura orgnica del rea de producción /iderazgo %omunicación (otivación :raba'o en e3uipo %ontroles %alidad -ervicio
.uentes de estudio /mbito interno ;rganos de administración +ue4a Empleados
/mbito e0terno %lientes
!1cnicas de recopilación • • • • • • •
Etapa del proceso administrativo que realiaremos 6laneación • •
Establecer procedimientos de traba'os efectivos edefinir políticas y reglamentos claros
7rganización • •
+irección •
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%omprobaremos si el liderazgo es el adecuado, así como la motivación y la comunicación %orroboremos 3ue e*ista el traba'o en e3uipo y la coordinación entre puestos
%ontrol • •
E0amen /a aplicación de la auditoria administrativa la efectuamos por rea y por función específica, a la forma de traba'o y a la comunicación e*istente en el personal. !dems identificamos los procesos actuales de la empresa, los cuales afectan de manera importante al producto y al servicio final y general valor agregado a la misma. El ob'etivo de la auditoria administrativa es integral en el rea de producción. %alificación general por rubro
/rea %omunicación %alidad 6rocedimientos 6olíticas 7b'etivos %ontrol E3uipos de traba'o (otivación /iderazgo Estructura 7rganizacional
Calificación 8.0 8. =.0 0.0 =.$ >.0 9.0 8.= 9.0 8.?
esultados de la evaluación del servicio
Concepto 6recio del platillo
Promedio Calificación 8. @.? ?. 9.$ 8.8 9.0
apidez del servicio !mbiente del restaurante ,nterpretación de los resultados
8.0 10
%omunicación 6or las características del tama4o y dinmica del restaurante, la comunicación es de tipo directa. En general la comunicación entre el personal es eficiente y se atienden las necesidades de inmediato, sin embargo, debido a la ausencia constante de la -ra. osa (aría y al no contar con un asistente au*iliar en su nombre, la comunicación entre el personal subordinado y la dirección es deficiente, con lo cual los inconvenientes e imprevistos del negocio tardan en resolverse o no se resuelven por completo %alidad /a calidad de los platillos y el proceso de elaboración cuentan con estricta 2igiene y materia prima de calidad, siempre manteni)ndolas en las me'ores condiciones y cumpliendo los re3uerimientos mínimos. -in embargo no cuenta con una política bien establecida 3ue defina los estndares necesarios, si bien, no 2ay problemas en este apartado, al contar con estndares bien definidos podría me'orarse este rubro. 6rocedimientos /a organización no cuenta con procedimientos escritos. -in embargo, la elaboración de los platillos se lleva a cabo correctamente y cada traba'ador conoce perfectamente sus tareas. 6or lo tanto es indispensable proceder al dise4o y elaboración de procedimientos, lo 3ue 2ar posible armonizar el desempe4o general del restaurante, prever posibles inconvenientes, apoyar y facilitar la integración de nuevos empleados. 6olíticas El restaurante “El 6ósito” no cuenta con políticas establecidas en un documento, por lo 3ue debern incorporarse a la brevedad 'unto con el de procedimientos. 7b'etivos /os ob'etivos no estn del todo definidos, si bien, la -ra. osa (aría, los 'efes y los empleados subordinados tienen ob'etivos en su rea, no estn del todo delimitados y no estn en un documento plasmado. /os ob'etivos debern estn plasmados y bien establecidos y a la vista de todo el personal con la intención 3ue en todos los niveles 'err3uicos conozcan cuales son los ob'etivos a corto y largo plazo de cada rea y los ob'etivos como grupo. %ontrol +ebido a 3ue no 2ay medidas de control estrictamente establecidas, se registran p)rdida de vasos y platos, mermas, deterioros en el e3uipo, perdida de materia prima, desperdicio de insumos y mala imagen en general. Es de imperiosa necesidad establecer controles claramente definidos a toda la empresa, pero particularmente en el uso de materias primas e insumos. E3uipos de traba'o
/a naturaleza del negocio e*ige 3ue los meseros traba'en en e3uipos de traba'o y por mesasA los cuales traba'an e*cepcionalmente generando un ambiente rela'ado y familiar entre los comensales. /o Bnico en lo cual deber me'orarse es en la presentación e imagen de los mismos, al no contar con un uniforme 3ue los 2aga distintivos. (otivación En el negocio prevalece un clima organizacional de alta motivación, pero es necesario balancearlo con parmetros 3ue est)n bien establecidos, como nombrar empleados del mes y otorgar beneficios como bonos o aumento de salario a personas 3ue est)n 100C comprometidos con su labor y con el negocio. /iderazgo E*iste un liderazgo carismtico por parte de los 'efes lo cual favorecen la relación con los traba'adores Estructura 7rgnica /a estructura del lugar est bien definida, los puestos y la 'erar3uía est bien establecida, sin embargo al no contar con un asistente o un puesto au*iliar 3ue se encargue de representar los intereses y las necesidades del establecimiento, conlleva a perder posible clientes por la ausencia constante de la -ra. osa (aría.
Conclusiones •
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/a estructura organizacional obtuvo una calificación 8.? con base 3ue tiene un organigrama bien establecido, pero solo los 'efes y la due4a los conocen, los empleados como meseros y cocineros no conocen el organigrama En cuanto al liderazgo se obtuvo una calificación 9.0 por lo bien 3ue dirigen los 'efes de sección, tanto el 'efe de meseros, como el 'efe de cocina. /a motivación en la organización es de 8.= por el nimo de bienestar 3ue en general e*iste en la organización, sin embargo este rubro puede me'orarse /os grupos de traba'o dentro de la organización son eficientes y se adaptan con facilidad a las diversas situaciones 3ue se les presenta, ayudan a la imagen y el ambiente familiar y agradable 3ue la empresa desea mostrar. /a calificación es 9.0 En el aspecto de 7b'etivos, la empresa solo logro una calificación de =.$, pues aun3ue se cuenta con ob'etivos, no son del dominio pBblico y adems no estn plasmados en un documento El problema 3ue se encontró con las políticas y procedimientos es 3ue si bien si e*isten, no estn plasmados en un documento con lo cual se puedan sustentar dic2as políticas y procedimientos. -e tuvo una calificación de =.0 en procedimientos y políticas 0.0 al no contar con ellas. /a calidad se calificó con 8. por3ue se cuentan con todas las medidas para la elaboración de los Dlatillos, sin embargo la falta de estndares y controles previamente establecidos reducen su calificación.
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/a comunicación es en general adecuada y asertiva pero al no contar con medios escritos 3ue faciliten la comunicación de subordinado a 'efe para resolver problemas de mayor formalidad se calificó con 8.0 El control obtuvo una calificación de >.0 debido al mal mane'o de las materias primas causado por n contar con un estricto control de inventarios y procedimientos
-ecomendaciones para el restaurante y para las posibles sucursales que se abran •
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6ara optimizar lo concerniente a la estructura orgnica, la empresa debe dar a conocer a los empleados el organigrama. !sí mismo, sensibilizarlos y concientizarlos sobre la organización a la pertenecen En el aspecto del control es conveniente 3ue se establezcan estndares de servicio como registros de entrada y salida de alimentos, bebidas, platos, vasos y dems inventario, evaluación de satisfacción del cliente, asistencia del personal y coordinación de actividades. /a calidad siempre es muy importante en cual3uier empresa, pues depende de ella la elección del cliente, por lo 3ue es vital 3ue la empresa prepare un manual en la materia, pero sobre todo, 3ue fomente una cultura de la calidad /as políticas y procedimientos, definitivamente es prioritario 3ue se plasmen por escrito. Esto contribuir sustancialmente a dar mayor fluidez al traba'o, optimar rendimientos y racionalizar las cargas de traba'o. /a comunicación debe ser ms directa y accesible, tanto la verbal como la escrita. 6ara ese efecto, los directivos pueden promover reuniones formales para fortalecer la coordinación y reuniones formales para fortalecer la coordinación y reuniones informales para promover la convivencia 6ara 3ue se me'ore el liderazgo, los directivos tienen 3ue promover un mayor acercamiento con los mandos medios y operativos. 6ara motivar a los empleados, es recomendable incorporar un sistema de evaluación de desempe4o. En cuanto a los ob'etivos, los directivos deben transmitir los ob'etivos a los empleados, para 3ue se sientan parte de la organización y puedan ayudar a cumplirlos /os grupos de traba'o estn bien elaborados y realizados, sin embargo se puede me'orar con platicas grupales y pe3ue4os talleres para desarrollar las 2abilidades y destrezas 3ue aBn no se ad3uieren
Plan estrat1gico /a planificación estrat)gica es una 2erramienta importante para a3uellas organizaciones 3ue se desenvuelven en un entorno comple'o y cambiante.
El diagnóstico de la situación interna y e*terna de una empresa y la identificación de estrategias es importante para efectuar un diagnóstico, y este es un proceso 3ue 2a ad3uirido gran popularidad en el mundo empresarial pero no se 2a e*tendido completamente a la pe3ue4a y mediana empresa especialmente en países de tercer mundo como ()*ico. 6ara el desarrollo previo de un plan debemos tomar en cuenta una serie de pasos 3ue nos ayudaran a determinar las oportunidades, debilidades, fortalezas y amenazas con respecto a las metas enmarcadas por la organización. /a productividad, independientemente de la naturaleza de la empresa, sea esta de servicio o producción, est determinada por la utilización de los recursos 2umanos, financieros y t)cnicos, y los logros 3ue se obtengan estn en función de la combinación 3ue se pueda lograr de ellos. Esto vincula la productividad con la capacidad de estimular a las personas 2acia el traba'o. El proyecto de investigación lo 3ue busca es dise4ar un plan estrat)gico 3ue permita elevar la productividad en la %ompa4ía 7perativa de alimentos, y de esta manera garantizar un buen funcionamiento de la empresa y lograr ubicarse con alto valor en el mercado y así mismo lograr e*pandirse a lo largo de a4os. !segurar 3ue cada restaurante tenga sus propias ganancias es un proceso continuo 3ue abarca todas las reas del local, desde las ventas 2asta las operaciones. Esta es una meta alcanzable, pero depende de la 2abilidad de lograr altos niveles de %alidad, -ervicio, /impieza y
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5ncrementar ventas y transacciones, crecimiento y e*pansión a nivel nacional y regional. +ominar rentablemente el mercado apoyndose con las promociones, ob'etivos de los diferentes departamentos Gmercadeo, operaciones, recursos 2umanos y otrosH y los altos niveles de %alidad, -ervicio, /impieza y
%ada restaurante se encuentra constituido por diferentes %argos y +epartamentos "erente "eneral del restaurante, 6rimer !sistente, -egundo !sistente, !sistente !dministrativos, -egundo !sistente, !sistente de 6ersonal, epresentante de atención al %liente, Entrenador, %reI, -tat, !nfitriona, (antenimiento, etc. /as actividades claves para administrar las ganancias en sus restaurantes y 3ue se pueden aplicar para elevar la productividad de la empresa son las siguientes
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%ontrol de %omidas %ontrol de (ano de 7bra (ane'o de Efectivo Estado de "anancias y 6)rdidas.
-e puede afirmar 3ue las ganancias dependen de la %alidad, el -ervicio, la /impieza y el
$edición de la Productividad %ada empresa tiene su sistema para medir la productividad por lo general las empresas de servicio la miden por JBmero de unidades producidas y 2oras traba'adas por empleados. 5nsumo empleado. :ambi)n puede medirse dividiendo las transacciones diarias entre las 2oras traba'adas. • • •
En base a la investigación previa, y a la recolección de datos, se desprende el siguiente plan estrat)gico para aumentar el nBmero de sucursales en un mediano plazo, el cual se desglosa en un total de 10 sucursales en un lapso de a4os. Jos pudimos percatar 3ue en “El pósito “e*iste un adecuado mane'o de recursos, tanto en insumos, como de personal. :iene altos niveles de %alidad, -ervicio, /impieza y
!lgunos conse'os 3ue podemos aportar para aumentar la productividad y por ende las ganancias, son las siguientes •
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Esfu)rcese por un balance constante de empleados entre la producción y el servicio. Kse turnos bsicos de empleados para me'orar la productividad. -ume 2oras de empleados en parte del día claves para asegurar una e*periencia impresionante al cliente. !nticipe las situaciones especiales, tal como vacaciones y promociones. EvalBe la eficacia del control de mano de obra en los turnos comparando 2oras proyectadas con reales. !note periodos específicos de tiempo cuando traba'a las necesidades de control para ser me'oradas. -upervise la e*actitud del registro de mano de obra comparando las 2oras reales con el total de 2oras del día. Kna diferencia entre las dos puede indicar 3ue los gerentes no comprueban todos los usos de la mano de obra en sus turnos. EvalBe sus costos de mano de obra en cuanto a su ob'etivo de planificación, a su plan y a su %-/L< Gcalidad, servicio, limpieza y valorH.
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7frezca estímulo a los empleados por ideas para a2orrar tiempo.
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eduzca el tiempo e*tra en el restaurante.
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%olocar a los empleados dependiendo del rea, ni 3ue falten ni 3ue sobren.
