Tata Cara Penomoran Dan Klasifikasi Surat

Dengan semakin meningkatnya kegiatan bidang pemerintahan, pembangunan, dan sosial kemasyarakatan baik yang dilakukan oleh pemerintah, swasta maupun masyarakat, maka diperlukan peningkatan pelayanan informasi yang lengkap, akurat dan tepat baik untuk baik untuk pengamnilan keputusan maupun pelayanan masyarakat. Salah satu sumber informasi sangat penting adalah arsip. Karena itulah maka arsip harus disimpan secara sistematis agar dapat segera dite mukan pada saat diperlukan. Untuk dapat menciptakan sistem penyimpanan arsip yang tepat perlu adanya pola klasifikasi arsip. Berdasarkan pola klasifikasi maka arsip-arsip dapat ditata dan disimpan dengan tertib dan teratur. Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sejak tahun 1976 telah menggunakan sistem klasifikasi arsip berdasarkan Universal Decimal Classification (UDC) atau Klasifikasi Desimal Universal. Tata Cara Penomoran dan Klasifikasi Surat 1. Setiap surat diarsipkan berdasarkan : Surat Masuk Surat Keluar 2. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar dipisahkan antara : Surat Surat Surat Surat

Keputusan Edaran Peraturan,Instruksi,Pengumuman, Peraturan,Instruksi,Peng umuman, dan Seruan Tugas,Undangan,Mutasi Siswa, dan Permohonan

3. Penomoran Surat Keputusan : Nomor : XX / YYYY XX : Nomor Urut YYYY : Tahun Penetapan Contoh : Penomoran Penomoran SK . Pembagian Pembagian Tugas Tugas Mengajar Mengajar Nomor : 04 / 2011 ( Nomor tersebut ditulis di tengah ) 4. Penomoran Surat Edaran : Nomor : XX / SE / YYYY XX : Nomor Urut SE : Surat Edaran YYYY : Tahun Penetapan ( Nomor tersebut ditulis di tengah ) 5. Penomoran Surat Peraturan, Instruksi, Pengumuman, dan Seruan : Nomor : XX TAHUN YYYY

XX : Nomor Urut XXXX : Tahun Penetapan ( Nomor tersebut ditulis di samping kiri atas ) 6. Penomoran Surat Tugas, Undangan, Mutasi Siswa, dan Permohonan : Nomor : XX / -YYYYYY XX : Nomor Urut  -YYYYYY : Kode klasifikasi