I. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan proses seleksi penerimaan
karyawan baru yang ditempatkan di head office untuk menunjang
tercapainya target perusahaan dengan ketersediaan SDM terbaik, tepat
pada bidangnya serta memenuhi syarat kualifikasi yang sesuai dengan
jabatan dan standar perusahaan.
II. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari proses identifikasi kebutuhan karyawan
yang ditempatkan di head office sampai dengan karyawan tersebut diterima
dan ditempatkan bekerja di head office oleh perusahaan serta pengarsipan
dokumen kerja karyawan oleh HRD Personell.
III. DEFINISI
Pres.Dir : President Director
Job description : Uraian jabatan/tanggung jawab
User : Divisi terkait yang bertanggung jawab dalam permintaan
karyawan
IV. CATATAN REVISI
" "Tanggal efektif "Alasan revisi "
"Rev " " "
"1 " " "
"Dibuat oleh, "Direview oleh, "Disetujui oleh, "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
" " " "
"Linda Prasetyanti "Yumeiti Tjhang "Lucky Soebyantoro "
"Recruitment & Talent "HR & GA Senior Manager "President Director "
"Assistant Manager " " "
V. ATURAN UMUM
1. User wajib mengisi dengan lengkap FPK (Form Permintaan Karyawan)
apabila mengajukan penambahan karyawan baru dan karyawan pengganti.
2. Recruitment wajib mencari calon karyawan sesuai dengan form permintaan
karyawan yang telah diisi oleh user dengan memperhatikan standar
kompetensi perusahaan dan persetujuan dari BOD.
3. Jalur proses pencarian calon karyawan dibagi 2, yaitu:
1. Jalur searching
Dari bank data HRD/iklan (CV masuk, walk in interview, pasang iklan
di koran, situs lowongan kerja online dan social media network).
Calon karyawan wajib mengisi form aplikasi lamaran sebagai biodata
calon karyawan dan mengikuti proses rekrutmen karyawan sesuai
dengan flow chart.
2. Rekomendasi user atau internal karyawan perusahaan
Dari user atau internal karyawan perusahaan, namun calon karyawan
yang direkomendasi oleh user atau internal karyawan perusahaan
wajib tetap mengikuti prosedur seleksi HRD. User atau internal
karyawan perusahaan yang merekomendasikan calon karyawan tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari masing-masing atasan atau head
of department, serta seluruh dokumen lamaran beserta form aplikasi
lamaran yang telah diisi oleh user atau internal karyawan
perusahaan harus diserahkan ke tim Recruitment.
4. Waktu proses untuk rekrutmen karyawan yang dilakukan oleh tim
recruitment ditentukan berdasarkan posisi jabatan karyawan yang di
request oleh user, dengan ketentuan sebagai berikut:
"Posisi jabatan " "
" "Waktu proses "
"Staff (HO) & Supervisor "1 bulan "
"Assistant manager & "1,5 bulan "
"manager " "
"Senior manager & "2 bulan "
"General manager " "
5. Tim recruitment wajib melakukan sortir CV yang terkumpul dari hasil
surat lamaran kandidat/calon karyawan.
6. Tim recruitment wajib terlebih dahulu melakukan test tertulis
(psikotes) dan wawancara kepada calon karyawan, sebelum diwawancara
oleh user.
7. Ketika melakukan wawancara dengan calon karyawan, tim recruitment
wajib memberikan informasi mengenai kebijakan, Peraturan, compensation
and benefit yang berlaku di Perusahaan.
8. Dalam proses rekrutmen karyawan, HRD recruitment minimal mengajukan 3
calon kandidat yang sudah diproses interview dan psikotes sebagai
pembanding dan user diharuskan untuk memutuskan memproses salah 1
kandidat yang diajukan oleh tim recruitment.
9. HRD recruitment dan user wajib mengisi form laporan wawancara setelah
melakukan wawancara dengan calon karyawan. Ketentuan mengisi dan
melengkapi form laporan wawancara sebagai berikut:
9.1 Tim recruitment / User wajib mengisi kolom nama pelamar, usia,
pendidikan terakhir, kemampuan yang berkaitan dengan pekerjaan,
kelemahan dan kelebihan pada kolom pertama dalam form laporan
wawancara sesuai dengan berkas lamaran calon karyawan.
9.2 User wajib melakukan penilaian objektif dalam mencentang kotak
penilaian kurang sekali (KS) / kurang (K) / cukup (C) / baik (B)
/ baik sekali (BS) dalam baris rating serta memberi catatan bila
ada yang perlu ditambahkan di sebelah kanan kolom aspek penilaian
dalam form laporan wawancara.
9.3 HRD recruitment wajib melakukan penilaian objektif dalam kolom
wawancara pertama dengan mencentang kotak pilihan dengan kriteria
sebagai berikut:
a. Direkomendasikan.
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian
calon karyawan antara baik (B) – baik sekali (BS), yang
menjelaskan calon karyawan direkomendasikan untuk melanjutkan
wawancara kedua karena memenuhi kualifikasi, dan CV calon
karyawan tersebut akan disimpan oleh HRD recruitment.
b. Dipertimbangkan (sebagai cadangan atau CV dimasukkan dalam bank
data).
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian
calon karyawan antara cukup (C) -baik (B), yang menjelaskan
calon karyawan dipertimbangkan untuk melanjutkan wawancara kedua
karena cukup memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan
tersebut akan disimpan oleh HRD recruitment.
c. Ditolak.
Kotak ini akan di centang apabila rata-rata aspek penilaian
calon karyawan antara kurang sekali (KS) - kurang (K), yang
menjelaskan calon karyawan tidak lulus dalam wawancara pertama
karena tidak memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan
tersebut akan dimusnahkan oleh HRD recruitment.
9.4 User wajib melakukan penilaian objektif dalam kolom wawancara
kedua dengan mencentang kotak pilihan dengan kriteria sebagai
berikut:
a. Dilanjutkan.
Kotak pilihan ini menjelaskan calon karyawan lulus seleksi
karena memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan tersebut akan
disimpan oleh HRD recruitment serta melanjutkan ke proses
rekrutmen karyawan selanjutnya.
b. Ditolak.
Kotak pilihan ini menjelaskan calon karyawan dtolak karena tidak
memenuhi kualifikasi, dan CV calon karyawan tersebut akan
dimusnahkan oleh HRD recruitment.
9.5 User wajib melengkapi form laporan wawancara dan menyerahkannya
beserta berkas lamaran ke HRD recruitment setelah selesai melakukan
wawancara kedua pada calon karyawan maksimal H+3 dari jadwal
interview.
10. Tim recruitment wajib memberikan form laporan wawancara dan CV calon
karyawan lengkap dengan entry form kepada HR Division Head untuk
kandidat yang sudah lulus proses recruitmentnya agar dapat dilakukan
proses nego gaji.
11. HR Division Head melakukan penawaran gaji/upah setelah mendapat
informasi tertulis dari user bahwa calon karyawan tersebut lolos
proses wawancara. Berikut ketentuan HR Division Head dalam melakukan
penawaran gaji / upah:
1. Penawaran gaji/upah paling lambat dilakukan H+3 setelah calon
karyawan telah dinyatakan lulus seleksi.
2. Penawaran gaji yang sudah disepakati oleh calon karyawan dan HR
Division Head wajib disetujui oleh Presdir.
12. Calon karyawan yang sudah menyetujui gaji/ upah yang ditawarkan oleh
HR Division Head wajib menyerahkan dokumen kerja yang diperlukan
seperti fotocopy Kartu Keluarga, akta nikah, akta lahir anak, NPWP,
KTP, Jamsostek, rekening bank untuk payroll, dan pasfoto berwarna
ukuran 4x6 dengan background biru atau merah. Bagi calon karyawan yang
tidak menyetujui dengan penawaran yang diberikan oleh HR Division
Head, maka persyaratan kelengkapan dokumen tidak akan dilanjutkan.
13. Calon karyawan yang tidak menyetujui penawaran gaji, boleh mengajukan
naik banding ke Presdir melalui HR Division Head untuk penawaran
ulang. Setelah dilakukan penawaran ulang, jika Presdir tidak
memberikan persetujuan maka HR Division Head akan memberikan informasi
tersebut kepada Tim recruitment untuk dilakukan pencarian kandidat
lain selambat-lambatnya H+1.
14. Kelengkapan dokumen kerja dibagi 2, yaitu:
1. Kelengkapan dokumen kerja untuk karyawan level staff – supervisor
yaitu:
a. Surat pernyataan integritas dan komitmen bekerja di JITTLADA
GROUP.
b. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (SPKWT) selama 3
atau 6 bulan.
c. Form Job Description.
d. Form Berita Acara Penyerahan Dokumen.
2. Kelengkapan dokumen kerja untuk karyawan level asst. manager –
general manager, yaitu:
a. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (SPKWT) selama 6
bulan.
b. Surat pernyataan integritas dan komitmen bekerja di JITTLADA
GROUP.
c. Form Job Description.
15. Calon karyawan wajib menandatangani semua dokumen yang diberikan oleh
HRD Personel berdasarkan level jabatan untuk menjadi karyawan kontrak
sesuai SPKWT. Penandatanganan tersebut wajib didampingi oleh HRD
Personel.
16. HRD personel wajib menyimpan dan melakukan filing berkas lamaran calon
karyawan yang sudah menandatangani semua dokumen. HRD personel wajib
mengisi Entry Form (form kelengkapan data karyawan) berdasarkan
pengumpulan berkas lamaran calon karyawan.
17. HRD personel melakukan penempatan karyawan di lokasi & Departemen
sesuai dengan keputusan user.
18. HRD personel wajib melakukan follow up berkas lamaran kandidat,
apabila kandidat tidak lulus negosiasi maka berkas lamaran kandidat
akan dikembalikan ke HRD recruitment. Berkas lamaran kandidat tidak
lulus negosiasi tersebut akan dimusnahkan oleh HRD recruitment
maksimal H+6 bulan.
19. HRD personel wajib melakukan input database atas berkas atau dokumen
kerja karyawan agar follow up berkas atau dokumen karyawan dapat
terdokumentasi dengan baik.
VI. URAIAN AKTIVITAS
"No."Aktivitas "PIC "DEADLINE "
"1. "Melakukan identifikasi kebutuhan SDM "User " "
" "departemen. " " "
"2. "Mengisi form permintaan karyawan. "User " "
"3. "Menganalisa dan memberikan keputusan "Atasan user" "
" "atas pengajuan user: "dan Presdir" "
" "Jika form tidak sesuai: " " "
" "Dibatalkan. " " "
" "Jika form sesuai: " " "
" "Form yang sudah disetujui diberikan ke " " "
" "HRD recruitment. " " "
"4. "Menerima form permintaan dan mencari " " "
" "calon karyawan dengan spesifikasi sesuai" " "
" "permintaan user. Setelah itu sortir CV " " "
" "calon kandidat karyawan: " " "
" "Jika CV calon karyawan sesuai dengan " " "
" "kriteria: " " "
" "Melanjutkan test tertulis (psikotes) dan"HRD " "
" "wawancara oleh Tim recruitment. "recruitment" "
" " " " "
" " " " "
"5. "Melakukan test tertulis (psikotes) dan " " "
" "wawancara untuk kesepakatan benefit yang" " "
" "diterima (gaji yang diharapkan dan " " "
" "fasilitas): " " "
" "Jika calon karyawan tidak sesuai dengan " " "
" "kriteria: " " "
" "Kembali ke aktivitas 4. " " "
" "Jika calon karyawan sesuai dengan " " "
" "kriteria: " " "
" "Mengisi dan menyerahkan form laporan " " "
" "wawancara beserta CV calon karyawan ke " " "
" "user. " " "
"6. "Melakukan wawancara seputar job " " "
" "description yang akan menjadi tanggung " " "
" "jawab calon karyawan. " " "
" "Jika calon karyawan tidak sesuai dengan " " "
" "kriteria: "User "H+3 dari "
" "Kembali ke aktivitas 4. " "jadwal "
" "Jika calon karyawan dengan sesuai dengan" "interview "
" "kriteria: " " "
" "Melengkapi form laporan wawancara dan " " "
" "menyerahkan beserta CV ke HRD " " "
" "recruitment " " "
"7. "Menerima form laporan wawancara dan CV, "HRD " "
" "serta mengirimkannya ke HRD personel. "recruitment" "
"8. "Melakukan permohonan standar gaji kepada"HR Head "H+1 calon "
" "Presdir "Division "lulus "
" " " "seleksi "
"9. "Menerima permohonan standar gaji, lalu "Presdir " "
" "menentukan dan memberikan hasil standar " " "
" "gaji kepada HR Head Division " " "
"10."HR Head Division melakukan proses "HR Head "H+3 setelah"
" "negosiasi gaji melalui email atau "Division "calon "
" "mengundang calon karyawan datang ke " "karyawan "
" "kantor pusat. " "lulus "
" " " "seleksi "
"11."Menyetujui penawaran gaji / upah dengan " " "
" "mereply e-mail ke HR Head Division atau "Calon " "
" "langsung datang ke kantor pusat "karyawan " "
"12."Menyerahkan dokumen jaminan kerja, " " "
" "kelengkapan dokumen kerja serta " " "
" "menandatangani dokumen perjanjian kerja." " "
"13."Mengisi entry form sesuai dengan " " "
" "data/dokumen yang diserahkan dari " " "
" "karyawan: " " "
" "Jika dokumen tidak lengkap: "HRD " "
" "Follow up dokumen kerja karyawan yang "Personel " "
" "belum lengkap. " " "
" "Jika dokumen lengkap: " " "
" "Mengarsip entry form yang telah dibuat. " " "
VII. FLOW CHART
VIII. LAMPIRAN
1. Form permintaan karyawan.
2. Form aplikasi lamaran.
3. Form laporan wawancara.
4. Entry form.
5. Berita Acara Penyerahan Dokumen.
6. Surat Pernyataan Integritas dan Komitmen Bekerja di JITTLADA GROUP
7. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 1)
8. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 2)
9. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 3)
Lampiran 1. Form permintaan karyawan
Lampiran 2. Form aplikasi lamaran
Lampiran 3. Form laporan wawancara
Lampiran 4. Entry form
Lampiran 5. Berita Acara Penyerahan Dokumen
Lampiran 6. Surat Pernyataan Integritas dan Komitmen Bekerja
di JITTLADA GROUP
Lampiran 7. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 1)
Lampiran 8. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal
Lampiran 9. Surat perjanjian kerja untuk waktu tertentu (hal 3)
