ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE APRENDIZAJE 5 - EVIDENCIA 7 AGENDA DE TRABAJO “SOLUCIÓN DE CONFLICTOS PARA EQUIPOS DE TRABAJO INTERDISCIPLINARIOS”
TRILOGÍA DETERMINANTE TRABAJO EN EQUIPO, MANEJO DE CONFLICTOS CONFLICTOS Y COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN EFICAZ
Es normal que en toda empresa los conflictos siempre estén presentes pero es necesario estar preparado para enfrentarlos y solucionarlos; de ahí la importancia de tener claro cuál es la raíz del problema o conflicto, cuáles son las causas que están generando el conflicto y las personas que están involucradas en el, para así poder visualizar las alternativas de solución y la estrategia más pertinente para afrontarlo, ya que los conflictos no pueden ser negados o lo cual contribuirá a acrecentar el problema e impactará en el desempeño de la organización. En este caso puntual como es la no entrega de los pedidos a tiempo, se debe buscar la solución de conflicto y parte de esta solución es la TRILOGIA DETERMINANTE COMO
SON EL TRABAJO EN EQUIPO, EL MANEJO QUE SE LE DE AL CONFLICTO Y LA COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN EFICAZ. Al aplicar esta trilogía dentro de la empresa también se deben tener en cuenta otras habilidades personales de cada una de las partes tales como la negociación, la empatía, la asertividad, la escucha activa, el manejo del estrés y de las emociones, lo cual impactará en la forma de enfrentar el conflicto. También es importante señalar que la responsabilidad para manejar y enfrentar los conflictos dentro de una empresa es compartida, no se puede esperar a que solo una de las partes involucradas en el conflicto de la solución. Al analizar la situación situación que se está está presentando presentando en el retraso retraso de la entrega entrega de los pedidos pedidos debemos tener en cuenta el liderazgo o la capacidad para influir en los otros y lograr las metas organizacionales; desde esta perspectiva el conflicto puede ser abordado no solo desde la parte jerárquica, es decir desde los superiores, sino que cualquiera de los empleados que interviene en cada una de las etapas de la logística de la empresa podrá incidir en la solución o prevención del conflicto.
Concebir el conflicto como algo positivo y remediarlo de manera acertada y cooperativa constituye una experiencia formativa y proactiva.
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE CONFLICTO ENTRE LOS GERENTES DE ÁREA: Los jefes de las áreas de almacén, de compras y el de costos y presupuesto tienen criterios encontrados al momento de establecer las estrategias para el mejoramiento de los procesos de la cadena logística, generados por los incumplimientos que se vienen presentando en las entregas de los pedidos a los clientes, esta situación muestra claramente que cada uno de los jefes tiene su punto de vista y no se han centrado en darle solución al conflicto que se está formando sino que cada uno cree tener la razón y se apoyan en las diferentes funciones que cumple cada uno. pueden existir varias metas u objetivos y esto puede desencadenar en un conflicto entre los jefes de áreas, por ello, es muy importante evitar que las funciones que cumple cada uno choquen entre sí. Los roles de cada uno deben ser claras y es necesaria una buena comunicación para fijarlas.
AREAS
CRITERIOS JEFE DE COMPRAS:
JEFE DE ALMACEN O INVENTARIOS
Se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados.
JEFE DE PRESUPUESTO: Insiste en disminuir los niveles de inventarios.
JEFE DE PRESUPUESTO: JEFE DE COMPRAS
No apropia las partidas presupuestales para realizar los volúmenes necesarios de compra.
JEFE DEL ALMACEN Y DE INVENTARIOS: No entregar de manera oportuna los faltantes de mercancías para hacer de manera adecuada el proceso de compras.
JEFE DE INVENTARIOS: JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTOS
No entregar a tiempo los informes de inventarios para realizar una adecuada programación de los pedidos.
JEFE DE COMPRAS: No tener un proceso adecuado selección de proveedores.
en
la
ACTIVIDADES A DESARROLLAR IDENTIFICADO EN CADA ÁREA:
PARA
SOLUCIONAR
EL
CONFLICTO
Para llevar a feliz término el conflicto y poder resolverlo debemos tener en cuenta los siguientes pasos:
DETECTAR EL PROBLEMA: No entregar los pedidos a tiempo. Siempre debemos detectar cual es la raíz del problema o aquello que está creando el conflicto, porque si dejamos que este avance se convertirá en un gran problema que involucrara a todo el equipo de trabajo.
VER EL CONFLICTO DESDE DISTINTAS PERSPECTIVAS: Al detectar el problema TODOS los participantes de este, en este caso los jefes de las diferentes áreas y actuar en consecuencia de lo que se está viviendo.
ANALIZAR LA SITUACIÓN: Se debe estudiar el problema o conflicto que se está viviendo dentro de la empresa, mirar las causas, las áreas y jefes implicados, permitiendo que cada uno argumente y de sus puntos de vista, esto permitirá recoger datos y buscar la solución.
DEFINIR OBJETIVOS CLAROS: Ya conocemos el problema, ya escuchamos a cada uno de los jefes de las áreas implicadas, hay que definir un objetivo claro para así llegar a un entendimiento y a un acuerdo entre todos los involucrados.
DEBATIR EL PROBLEMA: En esta parte es donde debemos hablar sobre el conflicto que se está presentando y las posibles causas para encontrar una solución.
BUSCAR SOLUCIONES: Después de debatir el problema o conflicto, las posibles causas, es momento de que cada jefe de área exponga sus soluciones, pero cada una de estas debe incluir las acciones que se desean tomar, y que cada uno estaría dispuesto a aplicar con tal de conseguir el objetivo.
HACER UN SEGUIMIENTO: Se logró detectar el conflicto entre los jefes de diferentes áreas, se realizó un análisis y se buscaron soluciones. Para ver si cada una de las acciones tomadas tendrán éxito, se deben medir los resultados de las acciones que se tengan y así los errores cometidos no se volverán a repetir.
JUSTIFICACIÓN DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO : Dentro de la situación entre los tres jefes de las diferentes áreas de la empresa, se debe marcar un objetivo claro con el fin de solucionar conflictos laborales, y evitar que se haga más grande. Todas las áreas de las empresas deben estar dispuestas a solucionar el conflicto, centrando la atención en la consecución del objetivo que es poder entregar los pedidos a tiempo. Cada una de las actividades a desarrollar para solucionar el conflicto no debe llevar a ver dispuestas entre empleados por el contrario se deben escuchar a todos, y saber que para encontrar una solución se pueden tener varios caminos, que cada opinión se debe respetar. Algo que siempre debemos tener presente es que los conflictos forman parte de nuestro día a día, y se debe actuar a tiempo para encontrar una solución constructiva para alcanzar los objetivos
DESCRIPCIÓN DEL CÓMO SE VA A DESARROLLAR CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO:
Debido a la situación que se viene presentando entre los tres jefes de diferentes áreas, después de analizar los puntos de vistas y criterios frente a los otros debemos tener en cuenta los siguientes pasos para dar solución al conflicto o que este no avance. Asigna tareas correctamente y evita duplicidades esto debido a que cada uno tenga una tarea específica como son los pedidos, el manejo de proveedores y la entrega de las formas a llenar, así no habrá forma de culparse entre sí. Define competencias y responsabilidades de cada tarea, logrando así que cada jefe pueda tomar sus propias decisiones sin que el otro se vea afectado. Fijar objetivos claros, realistas y medibles, llevando a que todos estén enfocados en un mismo objetivo como es el de entregar los pedidos a tiempo. Mantener informados a los empleados de cada área cuales son los puntos a trabajar para alcanzar el objetivo. De ahí que después de tomar estas medidas cada jefe tenga en cuenta las funciones a cumplir.
JEFE DE ALMACEN O INVENTARIOS: Supervisar los procesos de almacenamiento y despacho de materiales y equipos adquiridos, revisando, organizando y distribuyendo los mismos; a fin de mantener los niveles de inventarios necesarios y garantizar un servicio eficiente a la organización.
JEFE DE COMPRAS: Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores
Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales Control de calidad de las materias primas y componentes Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra Información a tiempo real del stock de la organización.
JEFE DE COSTOS Y PRESUPUESTOS: Controlar y dar seguimiento al cumplimiento de los costos y presupuestos de materias primas e insumos directos e indirectos, con base en procedimientos generales, a fin de realizar correcciones a las variaciones de costos reales contra presupuestos. Al tener claro las funciones a desarrollar por cada uno, es ahí donde cada jefe debe empezar a trabajar de la mano de sus colaboradores para alcanzar el logro de sus tareas y contribuir al cumplimiento del objetivo propuesto por la empresa como es el de entregar los pedidos a tiempo.
CONCLUSIONES Los conflictos que se presenten es preciso abordarlos desde una predisposición abierta y positiva. En vez de buscar culpables se deben buscar todas las soluciones posibles para solucionar el conflicto. Se debe tener un objetivo claro para trabajar en él. Escuchar activamente y con objetividad es el punto clave para llegar a un acuerdo y a una posible solución del conflicto. Las habilidades para resolver conflictos permiten que las personas se muevan más allá de sus propias emociones y opiniones y tomen decisiones objetivas.
