SOAL TENTANG KEARSIPAN (ADMINISTRASI PERKANTORAN) DAN JAWABANNYA Soal 1. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut ....
a. b. c. d. e.
Abjad Caption Indeks Label Unit
2. Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah ....
a. b. c. d. e.
Mu Su Ha Dr Drs.
3. Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah ....
a. b. c. d. e.
Ka Pr Ku Kp Pk
4. Apotek Depok Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah ....
a. b. c. d. e.
Ad Ak Dep Ap De
5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak.
a. b. c. d. e.
25 26 27 28 29
6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.
a. b. c. d. e.
22 23 24 25 26
7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. b. c. d. e.
Penampungan Penelitian Penandatanganan Pengindeksan Pengkodean
8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....
a. b. c. d. e.
Pengkodean Penampungan Penelitian Penyimpanan Penyortiran
9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....
a. Mengisi buku b. Menentapkan indeks dan kodenya c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks e. Menandatangani
10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. b. c. d. e.
Laci Almari Filling Cabinet Ruangan Tas
11. a. b. c. d. e.
Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah .... Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya Menuju tempat penyimpanan Mengambil arsip yang diminta Mengisi buku kas kecil Mengisi bon peminjam
12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....
a. b. c. d. e.
Sistem Klasifikasi Sistem Subjek atau Pokok Sistem Kronologi Sistem Wilayah Sistem Nama
13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....
a. b. c. d. e.
Vertikal Horizontal Berjenjang Diagonal Vertikal berjenjang
14. a. b. c. d. e.
Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah .... Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip
15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a. b. c. d. e.
Buku tulis Buku agenda Buku klaper Buku simpan Kertas
16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah ....
a. b. c. d. e.
Daftar klasifikasi Indeks Rak sortir Subjek surat Kartu indeks
17. a. b. c. d. e.
Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak .... Sejumlah sub 2x masalah yang ada Kelompok masalah Pembagian utama dalam daftar klasifikasi Kebutuhan Pembagian indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut ....
a. b. c. d. e.
Mengkode Menyortir Mengindeks Menyimpan Memeriksa
19. Perhatikan langkah-langkah berikut : i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam ii. Menuju tempat penyimpanan iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil vi. Mengisi bon peminjam vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah ....
a. b. c. d. e.
i – ii – iii – iv – v – vi – vii ii – iv – iii – i – vi – v – vii iii – i – iv – ii – v – vi – vii iii – i – iv – ii – vi – v – vii iii – iv – ii – i – v – vi – vii
20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi ....
a. b. c. d. e.
Pratama Aga Bekti Pratama Bekti Aga Aga Pratama Bekti Bekti Aga Pratama Bekti Pratama Aga
21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....
a. b. c. d. e.
Unit Mengkode Mengabjad Caption Mengindeks
22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya adalah ....
a. b. c. d. e.
22 23 24 25 26
23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. b. c. d. e.
Tanggal surat masuk Tanggal surat keluar Tanggal suraat ditandatangani Tanggal surat dikode Tanggal surat dikirim
24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem ....
a. Abjad b. Subjek c. Wilayah d. Tanggal
e. Nomor
25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....
a. b. c. d. e.
Pemisahan Masalah Pengelompokan Subjek Klasifikasi
Jawaban 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.
E B C E B E C D B C D B C A B A A C D A C E A B E
OAL KEARSIPAN BESERTA JAWABANNYA
Soal ISIAN 1.apakah yang dimaksud dengan filling system abjad secara umum! 2.sebutkan minimal 3 kriteria penyimpanan arsip! 3. sebutkan langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam system masalah! 4 .apakah yang dimaksud dengan filling system wilayah/geografis? 5.apakah yang dimaksud dengan unit dalam mengindeks? 6.sebutkan 2 saja kelebihan dari filling system abjad! 7.apakah yang dimaksud dengan filling system tanggal/chronologis? 8.fungsi arsip ada 2 sebutkan! 9.apakah yang dimaksud dengan kartu indeks? 10. sebutkan yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihaL!
Jawaban 1.)sistem penerimaan,penyusunan,penyimpanan,penggunaan,pemeliharaan,dan penemuan kembali surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad. 2.) 1.sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi 2.mudah dilaksanakan dan digunakan 3.menghemat tenaga dan peralatan 3.)1.meneliti dan membaca warkat 2.mengindeks 3.memberi kode 4.peryotiran 5.penyimpanan 4.) Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. 5).unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian sendiri. 6.) 1.dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama akan berkelmpok menjadi satu . 2.pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim atau yang dikirimi surat. 7.) Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). 8.) a. Arsip dinamis b. Arsip statis 9.) Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. 10.) a. Daftar Indeks b. Perlengkapan menyimpan surat c. Pemberian kode surat d. Penyimpanan surat, dengan cara e. Menyimpan kartu kendali.
PILIHAN GANDA 1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali…… a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat) c. Sistem Nomor d.Kartu indeks Jawaban: D 2. Yang dimaksud dengan Sistem Geografis / Wilayah adalah…. a. suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat
b. sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan c. sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. d. sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar) Jawaban: A 3. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah….. a.Filling cabinet b.Rotary c.Kulkas d.Lemari arsip Jawaban: C 4. Yang dimaksud dengan Guide adalah…. a.Lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). b. Merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. c. Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. d. Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Jawaban: B 5. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu….. a. Tab Guide& Badan Guide b. Guide pertama&Guide kedua c.Guide kecil&Guide sedang d.Semua Benar Jawaban: A 6. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.Yang dimaksud dengan pengarsipan lateral adalah…. a. yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam. b. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang. c. sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip d. yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping Jawaban: D 7. Sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut . adalah…. a.Kartu indeks b. POSTEPEL c.Guide d. Kotak/box Jawaban: B
1. Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut. Jawab : Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (Pasal 1 ayat 2)
2.
Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan nilai guna arsip pada suatu organisasi :
Jawab : A. Fungsi arsip pada suatu organisasi : Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan lancar. Sebagai alat pengingat. Sebagai alat penyimpan warkat. B. Nilai guna arsip pada suatu organisasi : Nilai guna arsip ditinjau dari segi kepentingan oengguna arsip dapat dibedakan menjadi : Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga atau instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi : a. Nilai guna administrasi. b. Nilai guna hukum. c. Nilai guna keuangan. d. Nilai guna ilmiah. Niali guna sekunder yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Nilai guna sekunder meliputi : a. Nilai guna pembuktian. b. Nilai guna informasi.
3. Jelaskan pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readble records, dan arsip nama yang sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun sebagai fungsi sejarah !
1. 2. 3.
4.
Jawab : Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional. Arsip pandang dengar (audio visual records) yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori : Arsip gambar statik (static im age) contoh : foto. Arsip citra bergerak (moving im age) contoh : film, video. Arsip rekaman suara (sound recording) contoh : k aset. Arsip elektronik (machine readble records) yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Contoh : Floppydisk, Hardisk, Pita Magnetic, Optical Disk, CD ROM, dsb.
Sistem pengelolaan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu Sentralisasi dan Desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan dimana yang cocok digunakan Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta. Jawab : 1. Arsip sentralisasi yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip) atau arsip yang dipusatkan penyimanan dan pemeliharaannya pada suatu tertentu. 2. Asas desentralisasi yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian/unit dalam suatu organisasi. Arsip unit sering disebut arsip mikro/khusus karena khususnya hanya menyimpan arsip yang ada diunit yang bersangkutan.
Sistem arsip sentralisasi lebih cocok digunakan dilembaga pemerintah daerah sedangkan sistem arsip desentralisasi lebih cocok digunakan lembaga pendidikan swasta. 5. Salah satu kegiatan kearsipan adalah filling, apa pengertian filling dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah digunakan. Jawab : Filling adalah salah satu pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, penyusunan, dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah digunakan : 1. Sistem abjad : sistem penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad. 2. Sistem masalah : sistem penemuan penyimpanan kembali menurut isi pokok/perihal surat. 3. Sistem nomor : sistem pemberian nomot yang terdapat pada folder. 4. Sistem tanggal : penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan, tahun, tanggal dijadikan kode surat. 5. Sistem wilayah : menyimpan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. 6.
7.
Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan nilai guna dan pada kondisi apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi krusial ! Jawab : Arsip ditinjau dari nilai guna dibedakan menjadi : Nilai guna primer yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna sekunder yaitu nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip. Serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/nasional. Pada saat terjadi kebocoran pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi maka nilai guna primer menjadi krusial. Pada saat terjadi pemalsuan/penipuan dalam suatu organisasi/perusahaan maka nilai guna sekunder menjadi krusial. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan arsip dinamis dan dijelaskan dari siklus arsip dinamis. Jawab : Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis biasanya memiliki 4 siklus : Tahap pertama : merupakan tahap penciptaan. Tahap kedua : tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari/tahunan. Tahap ketiga : tahap inaktif. Terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi. Tahap keempat : tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
8.
9.
Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang berlaku di Pemerintah. Jawab : Pemintahan arsip : memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga/instansi yang bersangkutan. Pemusnahan arsip : pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna pemusnahan dilakukan dengan mengikuti ketentuan retensi (masa simpan) atas dasar kegunaannya dan jangka waktu penyimpanannya. Penyerahan arsip ; penyerahan arsip dapat dilakukan oleh unit kearsipan ke badan yang berwenang yaitu Arsip Nasional RI (ANRI). Jelaskan menurut pendapst saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Rotary Filling Cardex dan A Modem Organization is an Information Based Organization. Jawab : Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton berbentuk segi empat panjang yaitu yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip. Guide yaitu lembaran kertas tebal/karton manila yang digunakan sebagai tanda batas/sekat petunjuk.
Filling Cabinet yaitu perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas/arsip. Berkas kotak (boxes file) yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat). Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, digunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu). Cardex (Card index) yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. A Modem Organization is an Information Based Organization bahwa organisasi modem adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.
10. PT, Bank Mandiri Indonesia pada kantor pusat memiliki gedung dengan 12 lantai, 2 lt digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m 2per lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan konvensional dan non konvensional ? Jawab : Rak konvensional 12000 kg X 12 = 144.000 kg Maka lantai bangunan harus mampu menahan beban sebanyak minimal 144.000 kg.
