Sistemas y Procedimientos para el Ministerio de Finanzas de Una Iglesia
Presentado por Dr. Leonardo Contreras. Consultor de Iglesias
Contenido •
Introducción
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Análisis del Sistema Actual.
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Diseño del Sistema Propuesto.
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Formatos de Plan Financiero.
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Libros de ley.
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Obligaciones con el Estado.
Introducción •
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Somos administradores de la Gracia. (1. Pe 4.10) Hacer todo decentemente y con orden.(1 Cor 14:40) Dad al Cesar lo que es del Cesar.(Mt 12:21). Administradores fieles. (1 cor 4:2)
Análisis del Sistema •
Es muy importante utilizar una estrategia que nos permita visualizar como tradicionalmente se ha llevado el dia a dia de las actividades de pago dentro de la Iglesia.
Diseño del Sistema Propuesto. •
El sistema Propuesto de cambio debe ser resultado de: –
Buenas practicas de administración y contabilidad.
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Una busqueda de orden y transparencia.
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Un Sistema que agilice el movimiento contable.
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Una practica que permita cumplir con todas las exigencias de la legislación venezolana. Un consenso viendo las necesidades del liderazgo de la Iglesia.
Ejemplo: I.E.LCA Funciones de la Tesorería
Recauda Administra Presupuesto Deposita
Archiva. Informa.
Formatos del Plan Financiero •
Ingresos: para poder justificar y controlar las diversas cuentas, se hace necesario utilizar los siguientes documentos: –
Sobre de Diezmos y ofrendas: (ver a continuación)
SOBRE DE DIEZMOS Y OFRENDAS
Formatos del Plan Financiero –
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Planillas de Ingresos Mensuales : la finalidad de las mismas es proveer una información detallada de los ingresos del mes. Recibo de Ingresos: se hace para justificar ante el Fisco las donaciones hechas por los miembros a la Asociación Civil. Este recibo es opcional. Planilla de Ingresos : es el único justificativo que tiene el tesorero para comprobar la entrada de dinero por recolección. El mismo lleva la firma, nombre y # de cédula de identidad del otro testigo que certifica el monto de lo recabado.
Formatos del Plan Financiero •
Egresos: los siguientes documentos se utilizarán para justificar los pagos: –
Recibo de Pago: estos se utilizarán para registrar cualquier pago, ya sea en efectivo o cheque. La persona beneficiarla deberá, firmarlo y coloca su número de fecha, en el mismo momento gastos suscitados, el modo o forma en que se realizó el egreso y el saldo, que será el que va quedando a medida que se realicen las transacciones. Al final de este comprobante, esta para totalizar tanto los ingresos y egresos, y el total de lo recibido y gastado, tanto en electivo como en cheque .
Formatos del Plan Financiero –
Relación de Egresos: nos permitirá llevar un registro, semanal, mensual, etc. se colocará desde hasta donde se está haciendo registro. Existe una parte para registrar el egreso por cheque en el cual, se colocará un código. al número de cheque, el motivo o causa, que lo originó y la persona acreedora del mismo. así mismo como e1 monto cancelado. De igual forma hay otra parte para los egresos en efectivo, los cuales también tienen un código, un motivo o concepto, el beneficiario (persona que recibe el dinero) y el monto pagado .
Formatos del Plan Financiero –
Recibo de Caja Chica : en t o d a Institución o empresa existen gastos menores y en la Iglesia también se dan esos casos y pata esto, el recibo de Caja Chica, en el ya está una lista de posibles gastos como lo son fotocopias, gastos de correo, papelería, útiles de escritorio, transporte urbano, útiles de limpieza, etc.. y casillas en blanco para otro posible gasto, tienen su columna donde se colocará el monto del gasto, al final se totalizarán los egresos por Caja Chica. La persona que se le de el dinero para estos trámites, deberá colocar su nombre. N" de C.I., y su firma.
Formatos del Plan Financiero –
Conciliaciones Bancarías: como frecuentemente sucede que el saldo que ofrece el Banco menusual mente es diferente a lo que tenemos registrado en los Libros, una de las causa de esto puede r ser que se han emitido cheques y que aún no han sido cobrados, operaciones en tránsito. errores. devoluciones, etc., para resolver este problema se establece una comparación entre el movimiento de nuestros Libros y el presentado en el Banco.
Formatos del Plan Financiero
Libros Contables •
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Libros de Contabilidad a utilizar. Se utilizarán para hacer anotaciones formales, de las operaciones financieras, se utilizarán los Libros de Contabilidad, los cuales pueden ser los de Ley y los Auxiliares. Libros de Ley : los Libros que exige la Ley son los Libios de: Diario. Mayor y de Inventarlos, ios cuales deber estar registrados, filmados, sellados y numerados por el Registro Mercantil. Estos Libros deber ser llevados preferiblemente por personas que tengan por lo menos algún conocimiento de contabilidad. Libro de Diario: en este libro se colocarán todas las operaciones que se realicen en la Iglesia, en forma diaria, es decir, no se debe omitir ninguna de las transacciones realizadas, y mensualmente se puede obtener un total, aunque no es obligatorio sacar saldo o totales mensuales, inclusive se pueden hacer a diario.
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Libro de Mayor : es usado para resumir las transacciones hechas en el Libro de Diario, se utiliza una hoja para cada cuenta. Los saldos que resulten de estas cuentas son los que se utilizan para realizar los estados financiéros como Balance de Comprobación, General, y Estado de Ganancias y Pérdidas. Libro de Inventario: se usa para registrar los inventarios y los balances en la entidad, generalmente una vez por año o cuando se crea muy necesario.
Libros Contables •
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Libros Auxiliares: son libros que se usan si se cree conveniente, s-u uso nos permitirá llevar un mejor control administrativo y se pueden usar cuantos sean necesarios, se utilizan sobre todo para cuentas por cobrar. cuentas por pagar, banco, caja, etc. Cuando no se llevan Libros, se pueden llevar tarjetas o listado de computadoras. Libro de Banco: so registra toda operación que tenga que ver con el Banco. como por ejemplo: depósitos, cheques, notas de débito y crédito, etc.. se lleva una hoja por cada Banco. Libro de Cuentas por Cobrar o Pagar: se registra en ellos, tantdo la deuda que poseemos, como la deuda que tienen terceros con nosotros, se registrarla persona, el monto y los aumentos o disminuciones de su cuenta. Esto se lleva por separado, es decir, caria cuenta debe tener' una hoja para su debido registro.
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Libro de Activo Fijo: se usa para registrar cada uno de los artículos, con su modelo y serial, si fuere el caso, lecha de compra, número de factura, proveedor o vendedor, el valor y se pueden colocar otros datos como una venta probable, valor de las depreciaciones, etc. (a juicio del contador).
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Ejemplo de Presentación de Informes •
Relación de Entradas por Diezmo.
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Relación de Ingresos.
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Flujo de Caja anual.
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Relación de Salidas.
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Presupuesto.
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Comparacaciones.
