TEMA 5 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES EN BIBLIOTECAS UNIVERSITARIAS
INTRODUCCIÓN
Los fondos documentales constituyen la colección: conjunto de materiales que la biblioteca pone a disposición de las/os usuarias/os. Las posibilidades físicas de elección se han multiplicado multipli cado ante el crecimiento exponencial documental que ha producido la explosión de la información con posterioridad a la II Guerra Mundial. Ello, unido a las l as restricciones presupuestarias, presupuestarias, convierte a la selección y adquisición en una de las secciones de mayor responsabilidad implantadas en la biblioteca. Thomson, que definiera a la biblioteca como «el corazón de la Universidad», Universidad», le da prioridad sobre personal, instalaciones instalaciones y servicios. servicios. Ambos procesos -selección y adquisición- se sitúan al inicio de la cadena documental (identificación, análisis, almacenamiento, almacenamiento, búsqueda y difusión), y al inicio de la denominada gestión de colecciones, pues representa el desarrollo de la colección, el cual se completa con la l a disponibilidad, la conservación y la evaluación del uso. La automatización y las TIC han supuesto un cambio en la sección. La primera ha aportado un módulo integrado con el resto de secciones de la BUS (SIGB) y aplicaciones informáticas a la hora de realizar tareas (búsqueda, control de pedidos, pedidos, etc.). Las Las segundas han proporcionado proporcionado nuevos tipos de documentos y nuevas formas de acceso a la información, i nformación, variando considerablemente considerablemente las anteriores prácticas adquisitivas, al no conllevar la propiedad sobre los documentos. Los recursos electrónicos se consolidan por sus ventajas (rapidez en la recuperación, inmediatez inmediatez y universalidad, comodidad), pero han acarreado problemas imprevistos de gran calado, que afectan directamente a la selección y capacidad de adquisición de las BUS. Por todo lo cual, se hacen necesarios método y objetivos para iniciar i niciar la cadena.
DIRECTRICES Ranganathan Ranganathan nos dejó sus cinco principios, allá por el año 1931: 1. los libros son para usarse 2. a cada lector su libro 3. a cada libro su lector 4. ahorre tiempo al lector 5. la biblioteca crece (es un organismo vivo) Desde ahí, probada su eficiencia, sustituyendo «libro» por «información», podemos plantear las siguientes siguientes directrices para las BUS: 1.- Adecuación de las colecciones a las necesidades de usuarios/as, instituciones y organismos que las mantienen. Se hace necesaria la selección en colaboración con profesores. Hallamos Hallamos unos tipos de fondos (en cualquier soporte y formato): a) Básicos para el aprendizaje: manuales, bibliografía de clase y revistas (actualizada y múltiple) b) Referencia y consulta : directorios, enciclopedias, diccionarios, repertorios… c) Básicos para el personal docente t esis, revistas especializadas, informes, BD… d) Fondo de investigación : tesis, e) De interés para la institución: locales, fondo propio, Fondo Antiguo 1 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
f) De apoyo a las nuevas tecnologías g) De apoyo a la gestión universitaria 2.- Imposibilidad de realizarlo 100% (ley de decrecimiento de Lancaster): - limitación de presupuestos - diversificación de soportes - subida de precios - necesidad de inversión en automatización 3.- Cambios curriculares y prioridad del acceso frente a la colección han variado las modalidades: se accede al uso y no a la propiedad del objeto, mediante licencias. La consecuencia de ello es que se abandona la colección propia y se procede a la difusión de información proveniente de bases de datos remotas, y a la obtención del documento, cuando es necesario, por Préstamo Interbibliotecario, que, a pesar de su coste, compensa en ahorro de personal y en espacio. Se aplica el principio de « just in time», comprar exclusivamente lo que se va a utilizar. 4.- Existen secciones dedicadas ex profeso a estas tareas del préstamo y del acceso a la información, en las que se toman en cuenta los estudios de evaluación y control de calidad de los servicios, y la normativa de PI existente. 5.- Los materiales electrónicos y los recursos digitales conllevan tener en cuenta: - aplicaciones de criterios distintos a los tradicionales - incremento de recursos gratuitos para ser incorporados virtualmente
Programa de Desarrollo de la Colección (PDC) La Gestión de la colección se asienta en unas bases: a) selección orientada a el/a usuario/a b) libre acceso para rentabilizar la actualización en sala distribuida c) política de circulación con modalidades de préstamo d) conservación y expurgo e) evaluación del uso (especialmente revistas) con estadísticas y encuestas Una vez evaluada la colección, se procederá a poner por escrito el programa de desarrollo de la misma. En él: - se define la amplitud, y se especifican los formatos y materiales - identifica las áreas de adquisición cooperativa - da consistencia a la conservación y expurgo - es instrumento de evaluación de colecciones El programa tiene una serie de elementos: 1) introducción con «scope statement» (propósito y alcance de la colección); 2) describir formatos, col. especiales, compras caras, publ. oficiales; 3) análisis detallado de las materias; 4) posición intelectual. Tiene que ser pactado en la Institución, y revisado.
SELECCIÓN
Proceso en el que se decide qué documentos se añaden a la biblioteca. La realizan profesores y bibliotecarios, aunque la última decisión la tiene la Dirección. Representa un concepto y una práctica comenzada en la década de los años veinte del siglo pasado, en la que se tenía en cuenta el doble valor del documento: bibliográfico y biblioteconómico. 2 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
Principios. Debe atenerse a la normativa internacional y nacional. Hoy en día existe una tendencia a exponer públicamente el alcance y uso de la colección («scope statement», según vemos en «sogic.ac.uk»). 1.- Principio cuantitativo, referido al espacio físico disponible. La normativa proviene de: IFLA Association for Colleges and Research Libraries Centro de Coordinación Bibliotecaria REBIUN, Normas y directrices para BUS , 1997 (col. básica, 50.000; nueva titulación, 5.000; doctorado, 1.000; 1 revista cada 3 usuarias/os; incremento anual: 1 vol. por alumno/a; 10 por PDI) 2.- Principio cualitativo: contenido temático-calidad autor/a-previsión de uso pertinencia-lengua-valor bibliográfico. Con ello se elaborará la selección negativa (expurgo → depósito). 3.- Junto a estos principios más tradicionales, hay que añadir nuevos criterios , ajenos al contenido, relativo a las publicaciones electrónicas, de las que hablaremos: - entorno informático que precisa para ser visualizado, etc. ¿compensa? - obstáculos legales (licencias) que pueden hacerlo inaceptable - impacto para la institución: requerir formación personal-usuarias/os 4.- Principio de la demanda: desideratas de alumnas/os, profesores, etc. 5.- Principio de neutralidad ideológica Las Fuentes utilizadas pueden ser de lo más variado, no obstante, desde el inestimable apoyo informativo de Internet, prevalecerán: - las bibliografías corrientes: nacionales, especializadas - bibliografías retrospectivas para reponer fondos - catálogos colectivos - catálogos y bases de datos comerciales (ISBN, editoriales, etc.)
ADQUISICIÓN Conseguir el material seleccionado en cantidad y calidad deseada al menor coste y tiempo (eficacia). Existen varios modos de adquisición: 1. Compra. Ha sido el método tradicional de incorporación de fondos. Exige conocimiento de canales (editoriales, distribuidoras), recomendándose que sean pocos los utilizados. Además de guías impresas, hallamos directorios en web (mcu.es, federacioneditores.org, fande.es, infolibro.org) 2. Compartida o cooperativa. Exige catálogo colectivo en línea y sistema eficaz de acceso al documento. Reduce costes y tareas de proceso técnico. Implica menor disponibilidad, aunque mayor cobertura de la colección. Experiencias: - Plan Farmington, 1947-1972 - NPAC, National Programm of Acquisitions and Cataloguing, USA - Plan Scandia, Europa - Documat, España - Redes bibliotecarias: RLG, OCLC, Rebiun (CAR = Cooperación en la Adquisición de Revistas, 2000) - Consorcios, de los que hablaremos más adelante 3 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
3. Donativos. Peligro de inadecuación 4. Canje. Importante en BUS con sus propias publicaciones. Útil en publicaciones oficiales y literatura gris 5. Concursos. Es la modalidad utilizada en la actualidad para la adquisición de publicaciones periódicas y bases de datos. Por la importancia que adquieren, nos ocupamos de ellos más adelante. Se tendrá en cuenta una serie de aspectos que aumentarán la eficiencia: - facilidad de acceso a otras colecciones - dificultad de adquisición de literatura gris, publicaciones oficiales, microformas, música impresa, folletos.., que en muchas ocasiones sólo pueden adquirirse por el contacto con los propietarios - acceso a través de telecomunicaciones (biblioteca virtual), lo que implica analizar, seleccionar y organizar los recursos deseados con sus URL
Proceso
El carácter administrativo y contable de gran parte de las operaciones implicadas en la adquisición, hacen de ellas terreno propicio para la automatización, de ahí que sea uno de los módulos del SIGB, si bien no suele ser uno de los primeros en implementarse, ni el más perfeccionado. Ello, sin tener presente que están concebidos en su origen para adquisiciones de monografías, y de 1 volumen. A grandes rasgos, podemos presentarlo en cuatro momentos: 1. Realizada la selección, se comprueba si está en la biblioteca o en pedido 2. Se realiza la petición: una copia irá al proveedor otra copia a pedidos en trámite 2. Una vez recibido, se comprueba si ha llegado bien 3. En ese caso, se pasa a proceso técnico y se avisa al/a peticionario/a La automatización ha facilitado el trabajar con aplicaciones informáticas. En este ámbito se ha desarrollado el programa EDI (Electronic Data Interchange), basado en OSI, orientado a la gestión administrativa en las adquisiciones, realiza transaciones comerciales de datos entre ordenadores, sin utilizar papeles. Su lenguaje normalizado es EDIFACT. Pero no todas las BUS lo utilizan, por las dificultades que entraña. La Comisión Europea, por su parte, desarrolló en 1991-92, EDILIBE I (EDI for Libraries and Booksheller in Europe), proyecto para la adquisición automatizada de libros, con el objeto de que bibliotecas y proveedoras puedan intercambiar información para la adquisición de libros. En el proyecto se halla la Biblioteca Nacional de España. La versión siguiente, EDILIBE II, 1993-95, ha evolucionado a un entorno XML, en la norma ONIX (Online Information eXchange), alejándose, así, de lenguajes propietarios. Utiliza la tecnología EDI y la norma de mensajería electrónica X.400, automatizando el ciclo del negocio (pasos entre biblioteca y distribuidora).
CONCURSOS
Como decíamos, es la modalidad corriente actual. En ellos, consta el precio tope a pagar y suele ser por 1 año. Desde 1995, con la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, las BUS están abocadas a ello, por el precio de las mismas. Para la ocasión, Rebiun (hizo Jornadas en 1997) ha elaborado un pliego-tipo para concurso, para las BUS más inexpertas, en los que las cláusulas administrativas 4 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
especifican todo tipo de extremos (colecciones, servidores, facturación, direcciones de envío, etc.). Pueden ser de tres tipos: - abierto: es el más habitual, dirigido a los/as proveedores/as que lo deseen - restringido: a los/as seleccionados/as - negociado o pactado: sin publicidad, por necesidades específicas La Unión Europea lo venía recomendando desde 1992, pero había resistencia a utilizarlo por los problemas que conlleva: - pago anticipado - no se pueden ver las muestras como en otros productos (ordenadores, muebles) - su volumen hace que las nacionales no sean competitivas - no se pueden renovar automáticamente, pues el precio de las revistas aumenta 4 ó 5 veces el IPC - se estima como un riesgo el concentrarlo todo en un proveedor - existe desconocimiento en los servicios de contratación, de este género Aunque también presenta sus ventajas: - centralización → control de suscripciones, antes dispersas - racionalización de colecciones (eliminan duplicados…) - ahorro económico al negociar en bloque - garantías del contrato escrito, con especificaciones
PUBLICACIONES ELECTRÓNICAS Han reforzado la concepción de que lo importante es el acceso a la información. Se creía que las e-print iban a solucionarlo con fluidez y solvencia, pero la práctica, a pesar de mostrar aspectos positivos, también invita a la cautela: -
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en primer lugar, no son tan baratas como se presumían. Editoriales y proveedores, ante el imaginario peligro de competencia, han disparado los precios de las revistas y las bases de datos electrónicas. Por otro lado, es necesaria una infraestructura: inversión en equipos y recalificación del personal, además de tratamiento, conservación y archivo. en segundo lugar, los nuevos soportes no ofrecen garantías de supervivencia de la información. Exigen volcados continuos, y si son de suscripción en línea, peligrará el acceso futuro a los repositorios. Ello, sin entrar en cuestiones que superan el marco de nuestro tema (¿quién conservará la información y cómo la utilizará?) las tareas de gestión que presuponían ahorro de tiempo (reclamación de atrasos, control de kárdex), se lo llevan en comprobación de enlaces, asignación de password, servidores, etc. en cuarto lugar, el cambio en el mercado de la información. Los grandes editores (STM) se han lanzado a comercializar sus productos
- por último, la modalidad de licencias, en las que no es fácil eludir las condiciones
que imponen a las BUS, de ahí el surgimiento de los Consorcios
La adquisición Cooperativa y los CONSORCIOS La cooperación para compartir recursos viene de lejos en catalogación, préstamo o suscripciones. Pero ha sido con Internet cuando se ha disparado la 5 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
adquisición cooperativa de recursos de información, creando para ello CONSORCIOS en lo tocante a adquisición, gestión y difusión de recursos electrónicos y solución de problemas con TIC. Pretenden un punto de partida común entre proveedores y bibliotecas, así como una postura y estrategia común en el mercado emergente de la información electrónica. Estos consorcios tienen un determinante geográfico-político y reciben notables subvenciones de la Administración. En USA, por ejemplo, son estatales y agrupan a varios tipos de bibliotecas. En España, son autonómicos y sólo universitarias. Es importante su actuación en la negociación de las LICENCIAS, contratos en que editoras-distribuidoras tratan de protegerse de las copias que se producen en la edición impresa, por lo que imponen condiciones que vulneran la misión intermediaria hacia el saber de la biblioteca. Desde hace unos 10 años los Consorcios intervienen ahí; negocian directamente o a través de un Agente de Gestión de suscripciones, caso de NESLI, en Gran Bretaña mediante el agente Swets-Zeitlinger, que ha negociado un acuerdo nacional, al que cada universidad puede o no sumarse. Otras asociaciones (ALA) y consorcios (ICOLC [reúne a más de 100 en USA], MADROÑO, CBUC, CBUA) han establecido un “Pliego de condiciones para la suscripción de recursos electrónicos”, a tomar en cuenta.
CONSIDERACIONES FINALES El aumento de presupuesto en las BUS para adquisiciones bibliográficas no se está traduciendo en un aumento correlativo de las mismas, debido al desmesurado encarecimiento de las publicaciones científicas electrónicas, la mayoría en manos editoriales comerciales, lo que, paradójicamente está desembocando en un progresivo empobrecimiento de los recursos de información disponibles en los centros académicos, notable sobre todo en monografías y otros materiales. La situación no deja de sorprender al constatar que buena parte de los estudios que contienen estas publicaciones están financiados por las instituciones que ahora los compran a tan alto precio, por lo que se pretende establecer respuestas cooperativas que faciliten el acceso a estos recursos de calidad con un coste ajustado. Parece que la solución camina en tres direcciones : a) la adquisición cooperativa de revistas (o diríamos, mejor, la cancelación concertada), que asegure al menos una colección y un canal ágil de acceso (Rebiun con CAR); b) la adopción de medidas conjuntas respecto a licencias y condiciones de acceso, en las que por parte de la biblioteca se reconoce el fair use, el uso justo y razonable, junto a los derechos de autor, a cambio de unas garantías en el precio, en el archivo y uso a perpetuidad, en el soporte para el préstamo interbibliotecario, etc.; c) la edición electrónica propia de publicaciones científicas, documentos de trabajo y portales de acceso, que canalice y difunda la investigación ahora en manos comerciales, lo que reduciría el coste de las adquisiciones. En este sentido desde experiencias como SPARC de ARL, se ha pasado a establecer protocolos comunes, OAI-PHM, que canalizan los metadatos de recursos entre editores académicos de e-prints y los gestionan. En las BUS parece que el futuro esperanzador lo darían el desarrollo efectivo de los CRAI.
6 Ignacio C. Soriano Jiménez, 2004
