BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Di zaman modern sekarang ini, tidak ada batas lagi antar negara; seolaholah semuanya sudah saling menyatu, saling tergantung dan saling mempengaruhi. Menghadapi situasi seperti ini, negara-negara brkembang termasuk Indonesia akan berhadapan berhadapan secara langsung langsung dengan negara-negara negara-negara maju yang memang unggul unggul dalam berbagai aspek seperti aspek sumber daya manusia, aspek modal dan aspek tekn teknol olog ogi. i. Kond Kondis isii
yang yang demi demiki kian an memb membua uatt
para para pemi pemimp mpin in peru perusa saha haan an
membutuhkan jasa serketaris yang lebih profesional, dengan tingkat kompetensi berstandar internasional, dalam rangka bersaing dengan tenaga-tenaga serketaris yang didatangkan dari luar negeri seperti singapura dan malaysia. Untuk itulah sekretaris sekretaris perlu mengambangkan mengambangkan diri melalui melalui peningkata peningkatan n komp kompet eten ensi siny nyaa sehi sehing ngga ga bena benarr-be bena narr mamp mampu u dan dan berk berkua uali lita tass ting tinggi gi dala dalam m membantu pimpinannya.
B. Rumusan Masalah
1. Apa penger pengertia tian n sekretari sekretariss dan kesekr kesekreta etaris risan? an? 2. Bagaim Bagaimana ana syar syarat at menja menjadi di sekr sekretar etaris? is? 3. Apa Apa saja saja pera peran n sekr sekreta etari ris? s? 4. Apa saja saja peke pekerjaa rjaan n sekr sekretar etaris? is?
C. Tujuan
Tujuan pembuatan makalah ini untuk mengetahui tentang sekretaris dan kesekretarisan supaya pembaca pada umumnya dan penulis khususnya dapat lebih memahami tentang sekretaris dan kesekretarisan.
BAB II PEMBAHASAN
A. Arti Sekretaris dan Kesekretarisan
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan. Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah: 1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi. 2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri. 3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis. 4. Sebuah meja dan rak buku diatasnya. (Drs. Sutarto, 1992: 2) Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal, sekretaris adalah: “Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan mengingatkan
surat-menyurat, kepalanya
menerima
mengenai
tamu–tamu,
kewajibannya
memeriksa yang
sesuai
atau atau
perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.” (Drs. Sutarto, 1992:3) Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.
B. Syarat-syarat Seorang Sekretaris
Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syaratsyarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah: 1. Syarat Kepribadian Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu. Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut: a. Harus bersikap mawas diri b. Bersikap ramah c. Sabar d. Simpatik e. Penampilan diri yang baik f. Pandai bergaul g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia h. Dapat bijaksana terhadap orang lain i. Memiliki ingatan yang baik j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain
2. Syarat pengetahuan Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:
a. Syarat pengetahuan umum Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:
1.
Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan
benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra. 2.
Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur
organisasi, serta susunan personil. 3.
Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.
b. Syarat pengetahuan khusus Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.
3. Syarat keahlian Setiap
sekretaris
diharuskan
memiliki
keterampilan
untuk
menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi: a. Mampu menyusun laporan b. Mampu berkorespondensi c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya d. Teknik tata penyimpanan arsip e. Teknik berkomunikasi dengan telepon f. Menulis cepat dengan steno g. Teknik mengetik surat
4. Syarat praktik Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang
tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.
C. Peranan Sekretaris
Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas-tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas
tersebut,
seorang
sekretaris bukan
hanya
berhubungan
dengan
pimpinannya saja melainkan juga dengan klien perusahaan, karyawan lain, juga dengan pekerjaan yang ditekuninya. Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut: 1.
Sekretaris sebagai duta.
Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional,
karena
sekretaris
bukan
hanya
berhubungan
dengan
masyarakat tersebut.
2.
Sekretaris sebagai pintu gerbang
Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu.
3.
Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan.
Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah.
4.
Sekretaris sebagai humas.
Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain. Dalam peranannya sebagai humas, sekretaris haruslah mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya. Dalam menghadapi pihak lain, ia harus dapat menempatkan diri sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada, demi tercapainya tujuan perusahaan apalagi bila perusahaan membutuhkan suatu kerjasama yang baik dengan seseorang atau lembaga lain.
D. Pekerjaan Sekretaris
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi: 1.
Pekerjaan keterampilan
a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik c. Mengerjakan pembukuan ringan d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan e. Membuat surat f. Menerima tamu g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya
2.
Pekerjaan keahlian
Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu: a.
Melaksanakan
keputusan
kebijaksanaan
dalam
memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya b.
Sebagai penerjemah pimpinannya
c.
Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh
perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi
d.
Mengolah data untuk penyusunan laporan
e.
Mengatur rapat dan menulis notulen rapat Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan
pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ea rah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga
harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan. 2. Melaksanakan
korespondensi
(menerima
dan
mengirim
surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile). 3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan. 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya. 6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
B. Saran
Sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan yaitu : 1. Keterampilan berkomunikasi 2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi 3. Mampu berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya 4. Mampu bekerja sama dalam kelompok 5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas 7. Senantiasa bersemangat mengembangkan diri
DAFTAR PUSTAKA
http://susilawati.wordpress.com/2007/09/26/sekretaris-dalam-era-global/ http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-mengupgrade-sekretaris-profesional/
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah hanya kepada-Nya kita memuji memohon pertolongan, meminta ampunan dan bertaubat, kita berlindung kepada Allah dari kejahatan diri dan keburukan amal perbuatan. Barang siapa yang ditunjuk Allah maka tiada yang dapat menyesatkannya, dan barang siapa yang disesatkan-Nya maka tiada yang haq selain Allah saja, tiada sekutu bagi-Nya. Dan aku bersaksi bahwa Muhammad adalah hamba dan utusan-Nya.
Semoga Allah melimpahkan sholawat serta salam kepada beliau, kepada keluarga dan para sahabatnya serta siapa pun yang mengikuti mereka dengan baik sampai Makalah ini berisi tentang Sekretaris dan Kesekretarisan, makalah ini dimaksudkan untuk menambah pengetahuan agar tahu bagaimana menjadi sekretaris yang baik, sehingga kita lebih bisa melakukan pekerjaan dengan baik dan sempurna. Ucapkan terimakasih untuk semua pihak yang telah membantu ikatan penyusunan makalah ini, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk kesempurnaan makalah ini.
Cirebon,
November 2011
DAFTAR ISI
i KATA PENGANTAR ……………………………………………………….
i
DAFTAR ISI …………………………………………………………………
ii
BAB
I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang
……………………………………………..
1
B. Rumusan Masalah …………………………………………..
1
C. Tujuan ……………………………………………………….
BAB
1
II ISI PEMBAHASAN A. Arti Sekretaris dan Kesekretarisan…………………………..2 B. Syarat-Syarat Seorang Sekretaris…………………………. 3 C. Peran Sekretaris………………………………………………5 D. Pekerjaan Sekretaris…………………………………………6
BAB
III KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran
………………………………………………..
8
……………………………………………………….
9
DAFTAR PUSTAKA
ii MAKALAH
S E K R E T A R I S Guna memenuhi salah satu tugas Mata Pelajaran MP3AP
Disusun Oleh :
FIKRIYANI Kelas X AP 2
SMK MUHAMMADIYAH CILEDUG Jl. Lapang Ampera No. 35 Ciledug – Cirebon Tahun Pelajaran 2011-2012
