1. TUJUAN Untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam proses penerimaan karyawan baru supaya teratur sesuai dengan peryaratan kebijakan kode etik (Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.
2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup seluruh aktivitas penerimaan karyawan mulai dari pengajuan, seleksi penerimaan, pelatihan atau pengarahan, penandatanganan perjanjian kerja sampai pada penyerahan kepada Supervisor Terkait. 3. DEFINISI 3.1.
Manager Terkait adalah manager yang membawahi departemen yang membutuhkan penambahan karyawan baru.
3.2.
Supervisor Terkait adalah Supervisor yang membawahi bagian yang membutuhkan penambahan karyawan baru.
4. ATURAN UMUM 4.1.
Permintaan karyawan dapat disebabkan oleh pengunduran diri, perluasan organisasi perusahaan, atau pemutusan hubungan kerja.
4.2.
Semua permintaan penambahan karyawan harus secara tertulis dengan menggunakan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dan dikontrol oleh Manager Personalia.
4.3.
Proses penerimaan karyawan dilaksanakan hanya oleh Departmen Personalia sebagai wakil dari pimpinan perusahaan untuk menghindari hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.
4.4.
Syarat minimum usia yang boleh diterima sebagai karyawan adalah 18 (delapan belas) tahun terhitung mulai dari penandatangan perjanjian kerja.
4.5.
Terhadap permintaan penambahan karyawan staff yang akan diangkat menjadi karyawan tetap diperlukan persetujuan dari Direktur.
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB 5.1.
Permintaan karyawan baru Supervisor Terkait 5.1.1.
Mengisi "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" dengan mencantumkan alasan kebutuhan karyawan.
5.1.2.
Menyerahkan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang ditandatangani kepada Manager Terkait untuk mendapat persetujuan.
Rev.1 : November 2008
telah
2(6)
Prosedur Perekrutan Karyawan Baru
Manager Terkait 5.1.3.
Memeriksa "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh Supervisor untuk dilakukan persetujuannya.
5.1.4.
Jika hasil peninjauan disetujui Manager Terkait melanjutkan "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" Kepada Manager Personalia.
Manager Personalia
5.2.
5.1.5.
Menerima "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang diajukan oleh Manager Terkait.
5.1.6.
Melakukan tindak lanjut recruitment terhadap "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan" yang telah disetujui oleh Manager Terkait.
Penerimaan dan seleksi karyawan baru Manager Personalia 5.2.1.
Mempublikasikan kebutuhan karyawan baru sesuai dengan permintaan dari Supervisor Terkait.
5.2.2.
Mengumpulkan surat lamaran yang masuk
5.2.3.
Melakukan seleksi administratif terhadap surat lamaran yang masuk apakah memenuhi syarat, pelamar harus melengkapi dokumen surat lamaran, Kartu Tanda Penduduk asli seserta copynya dan copy Kartu Keluarga atau copy Ijazah.
5.2.4.
Besama dengan Compliance melakukan verifikasi usia calon karyawan dengan memberi stampel dan paraf pada copy Kartu Tanda Penduduk berdasarkan 2 (dua) dokumen diantara copy Kartu Tanda Penduduk dan copy Kartu Keluarga atau Ijazah, usia minimum 18 tahun.
5.2.5.
Melakukan wawancara terhadap calon karyawan baru untuk mengetahui kejelasan berkenaan dokumen lamaran kerja.
5.2.6.
Melakukan test mata apakah calon karyawan baru memiliki gangguan penglihatan yang dapat menghambat pada saat bekerja, dan mencatat hasilnya pada "Laporan Hasil Seleksi Karyawan".
5.2.7.
Jika calon karyawan baru dianggap lulus test mata maka langsung diserahkan kepada Supervisor Terkait untuk dilakukan seleksi kompetensi bidang pekerjaan, dan jika tidak lulus dipersilahkan untuk pulang.
Supervisor Terkait 5.2.8.
Melakukan pengetesan terhadap bidang pekerjaan yang akan dihadapi, dan membuat laporan pada "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" dan mempersilahkan pulang terhadap calon karyawan yang dianggap tidak lulus seleksi.
5.2.9.
Menyerahkan "Laporan Hasil Seleksi Karyawan" kepada Manager Personalia untuk dilakukan tindaklanjut.
Rev.1 : November 2008
3(6)
Prosedur Perekrutan Karyawan Baru
5.3.
Pelatihan/pengarahan karyawan baru Supervisor Terkait 5.3.1.
Mengadakan pelatihan/pengarahan kompetensi kerja terhadap karyawan baru yang materinya sebagai berikut : a. Pelatihan tatacara dan kedisiplinan kerja. b. Prosedur pengoperasian mesin. c. Prosedur perawatan mesin d. Penggunaan pengaman mesin e. Pelatihan jika terjadi keadaan darurat. f. Pelatihan penanganan bahan kimia berbahaya. Untuk pelatihan yang tidak dapat diberikan oleh Supervisor Terkait, maka pelatihan bisa diberikan oleh Manager Produksi atau pihak lain yang berkompeten.
Manager Personalia
5.4.
5.3.3.
Mengadakan pelatihan mengenai aturan dan tata tertib perusahaan terhadap karyawan baru yang materinya sebagai berikut : a. Status Karyawan b. Peraturan Perusahaan c. Tata Tertib : Jam kerja, Jam istirahat, Kedisiplinan dll.
5.3.4.
Memelihara dokumen hasil pelatihan baik yang dilakukan oleh Bagian Produksi atau Bagian Personalia.
Penetapan dan penempatan karyawan baru Manager Personalia 5.4.1.
Menetapkan karyawan baru dengan status karyawan percobaan dengan membuat Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan kontrak dengan membuat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT).
5.4.2.
Melakukan penandatanganan perjanjian kerja yang sudah dipersiapkan bersama dengan karyawan sebagai bukti persetujuan atas isi perjanjian kerja.
5.4.3.
Memberikan salinan perjanjian kerja kepada karyawan yang bersangkutan, dan karyawan harus menandatangani dibelakang perjanjian kerja sebagai bukti telah menerima salinan perjanjian kerja.
5.4.4.
Menginstruksikan kepada payroll untuk memasukkan data karyawan baru pada sistem payroll
Payroll/Staff Personalia 5.4.5.
Memasukkan data keryawan baru dalam sistem payroll
5.4.6.
Mendokumentasikan data karyawan dalam odner Personal File berdasarkan bagian masing-masing.
Rev.1 : November 2008
4(6)
Prosedur Perekrutan Karyawan Baru
6. Lampiran 6.1. 6.2. 6.3.
Formulir Permintaan Penambahan Karyawan Laporan Hasil Seleksi Karyawan Daftar Hadir Peserta Rapat/ Training
7. Flow Chart Spv. Terkait
Manager Terkait
Mgr. Personalia
Direktur
Menerima "FPPK"
Selesai
Compliance
Payroll
Mulai Mengisi "Formulir Permintaan Penambahan Karyawan"(FPPK)
Selesai
FPPK
Menyerahkan "FPPK" ke Manager Terkait
Tidak
persetu juan
Ya
Tidak FPPK perlu Approval Direktur
Ya
persetu juan
Tidak Ya Publikasi kebutuhan karyawan
Mengumpulkan surat lamaran yang masuk
Tidak
Seleksi administratif
Selesai Ya
Tidak
Selesai
Rev.1 : November 2008
Lamaran KTP KK Ijazah
Verifikasi usia
Ya
Verifikasi usia KTP KK Ijazah
5(6)
Prosedur Perekrutan Karyawan Baru Spv. Terkait
Manager Terkait
Mgr. Personalia
Direktur
Compliance
Payroll
Selesai Tidak Test kompete nsi
Melakukan test mata
Ya
LHSK
Tidak
Selesai
LHSK
Ya Pelatihan: - Tata cara kerja - Kedisiplinan - Pengop. Mesin - Peraw. Mesin - Pengam. Mesin Penang. Bahan kimia berbahaya - Keadaan darurat
DHPR/T
Pelatihan: - Status Karyawn - Per. Perusahaa - Tata tertib
DHPR/T
Penandatanganan perjanjian kerja bersama karyawan baru Lamaran KTP KK Ijazah Memberikan salinan perjanjian kerja kepada karyawan
PKWT/ PKWTTT
Copy PKWT/ PKWTTT
Menginstruksikan kepada payroll untuk memasukkan data karyawan baru
Memasukkan data karyawan baru Lamaran KTP KK Ijazah PKWT/ PKWTTT
Mendokumentasika n data karyawan pada odner Personal File
