PROCEDIMIENTO ADQUISICIONES, ADQUISICIONES, PRESERVACIÓN PRESERVACIÓN Y EVALUACIÓN EVALUACIÓN DE PROVEEDORES PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS Código: PRO-20 Página 1 de 8 Revisión: 8
PROCEDIMIENTO PRO-20 ADQUISICIONES, PRESERVACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
TABLA DE CONTENIDOS 1 2 3 4 5 6
OBJETIVO OBJETIV O ................................. ................ ................................... ................................... ................................... .................................... .................................... ............................ .......... 3 ALCANCE .................................. ................. ................................... ................................... ................................... .................................... .................................... ............................ .......... 3 NORMAS Y REFERENCIAS REFERENCIA S .................................. ................. ................................... .................................... .................................... ................................... ..................... 3 DEFINICIONES DEFINICIONE S ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ...................... 3 ENTIDADES ENTIDADE S AFECTADAS ................................... ................. .................................... ................................... ................................... ................................... ...................... ..... 3 DESCRIPCIÓN DESCRIPCI ÓN DE LAS ACTIVIDADES.............. ACTIVIDAD ES................................ ................................... .................................. ................................... .......................... ........ 3 6.1 ADQUISICIONES ADQUISIC IONES ................................... ................. .................................... ................................... ................................... ................................... ......................... ........ 4 6.1.1 ELABORAR REGISTRO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS SUBCONTRATISTAS ................. .......................... .............. ..... 4 6.1.2 REALIZAR REALIZ AR SOLICITUD DE BIENES O SERVICIOS ................................... .................. ................................... ....................... ..... 4 6.1.3 REALIZAR REALIZ AR COTIZACIONES ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ...................... 4 6.1.4 EVALUAR EVALUA R COTIZACIONES ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ...................... 4 6.1.5 EMITIR ORDEN DE COMPRA.................................. ................. ................................... ................................... .................................. ................. 5 6.1.6 ARCHIVAR ESPECIFICACIONES ESPECIFICACIO NES TÉCNICAS ................................... ................. .................................... ............................... ............. 5 6.1.7 RECIBIR BIENES ................................. ................ ................................... .................................... .................................... ................................... ..................... 5 6.1.8 ALMACENAR ALMACENA R Y PRESERVAR PRESERV AR BIENES ................................... ................. .................................... ................................... ...................... ..... 6 6.1.9 DESPACHAR DESPACHA R BIENES ................................... .................. ................................... .................................... .................................... ............................ .......... 6 6.2 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS.................. ........................... ................... ................... ................ ....... 7 6.2.1 REALIZAR REALIZ AR EVALUACIÓN EVALU ACIÓN ................................... .................. ................................... ................................... ................................... ....................... ..... 7 6.2.2 EVALUAR RESULTADO .................. ........................... .................. .................. ............ ... ¡Error! Marcador no definido. 7 FORMULARIOS FORMULA RIOS .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ...................... 8
N Revisión 0 1 2 3 4
Fecha 17/11/2004 16/05/2005 25/07/2005 22/08/2005 30/12/2005
Elaborado por: Gerente Adquisiciones y Logística
REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO Motivo de la revisión Aprobación Modificación Modificación Modificación Modificación Revisado por: Gerencia
Páginas revisadas Todas Todas 3,4,5,6 3,5 Todas
Oficializado por: Gerente General
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5 6 7 8
30/08/2006 11/06/2007 06/02/2009 06/08/2010
Elaborado por: Gerente Adquisiciones y Logística
Modificación Modificación Modificación Modificación
Revisado por: Gerencia
Todas 3,4,5,6 2 2
Oficializado por: Gerente General
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ADQUISICIONES, PRESERVACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS 1
OBJETIVO
Establecer una metodología para asegurar la calidad de los productos y servicios adquiridos que puedan influir en el correcto desarrollo de un contrato. Además, establecer un método para evaluar, clasificar y registrar los proveedores que abastecen a la organización de productos y servicios. 2
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las instalaciones, actividades y procesos realizados actualmente y en el futuro por el personal, colaboradores, proveedores y visitas de Chesta Ingeniería S.A. 3
NORMAS Y REFERENCIAS
Este procedimiento cumple con:
Cláusula 7.4. “Compras” de la norma ISO 9001:2008
Cláusula 7.5.5 "Preservación del producto" de la norma ISO 9001:2008
Este procedimiento hace referencia a:
4
Procedimiento PRO-5 “Revisión Gerencial” Procedimiento PRO-19 "Control de producto o servicio no conforme" Procedimiento PRO-7 “Acciones correctivas y preventivas”
DEFINICIONES
Bien: Material, herramienta, equipo, máquina o vehículo. 5
ENTIDADES AFECTADAS
Las entidades afectadas por éste procedimiento son todas aquellas declaradas en el organigrama general y de contrato, que se encuentran bajo el alcance del Sistema de Gestión Integrado. 6
DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
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6.1 6.1.1
ADQUISICIONES ELABORAR REGISTRO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
Los Proveedores o Subcontratistas a los que se adquieran bienes o servicios por un valor superior a los 1000 dólares o aquellos que suministran insumos críticos serán incluidos en el registro de Proveedores o Subcontratistas, según corresponda. El Gerente de Adquisiciones y Logística registrará esta información en los formularios PRO-20.0.1 "Registro de Proveedores" y PRO-20.0.2 "Registro de Subcontratistas". 6.1.2
REALIZAR SOLICITUD DE BIENES O SERVICIOS
Para formalizar el pedido de bienes o servicios, el solicitante utilizará el formulario PRO-20.0.3 "Solicitud de materiales". Esta solicitud será enviada al Gerente de Adquisiciones y Logística. En el caso que el solicitante no pueda enviar el formulario con los materiales, informará al Gerente de Adquisiciones y Logística mediante otra vía para que sean registrados. Los servicios que se pueden subcontratar son ingeniería, construcción, pruebas, mediciones, certificaciones, transporte y servicios profesionales. 6.1.3
REALIZAR COTIZACIONES
El Gerente de Adquisiciones y Logística o quien él designe es responsable de cotizar los bienes o servicios requeridos por las áreas de la organización a menos que el Proveedor o Subcontratista sea único. Cuando se realice una cotización vía telefónica por un monto superior a los 1000 dólares o aquellos que suministran insumos críticos, tiene que registrarse. Al realizar la cotización, se deben considerar los requerimientos ambientales del servicio. 6.1.4
EVALUAR COTIZACIONES
Cuando corresponda, el Gerente de Adquisiciones y Logística enviará las cotizaciones al solicitante para que las evalúe y seleccione la que estime adecuada. En el caso que el solicitante seleccione más de una cotización, el Gerente de Adquisiciones y Logística seleccionará según el precio y si corresponde, la evaluación del Proveedor. Si no se necesita realizar una evaluación por parte del solicitante, el Gerente de Adquisiciones y Logística seleccionará la cotización según el precio y si cor responde, la evaluación del Proveedor.
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6.1.5
EMITIR ORDEN DE COMPRA
El Gerente de Adquisiciones y Logística emitirá la orden de compra utilizando el software del área de Adquisiciones. En el caso que la orden de compra sea de un monto mayor a 1000 dólares tiene que contar con la aprobación del Gerente General. 6.1.6
ARCHIVAR ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
El Gerente de Adquisiciones y Logística archivará las especificaciones entregadas por el Proveedor para los bienes que tengan un valor sobre los 1000 dólares o aquellos que suministran insumos críticos. 6.1.7
RECIBIR BIENES
El Encargado de Bodega al recibir bienes tiene que:
Comparar la orden de compra versus la guía de despacho o factura y verificar que coincidan Inspeccionar los bienes recibidos que sean de un valor superior a los 1000 dólares y registrarlos en el formulario PRO-20.0.4 "Entrada de bienes" Informar inmediatamente al Gerente de Adquisiciones y Logística en el caso de encontrar un bien defectuoso y registrar las características del defecto utilizando el formulario PRO19.0.1 "Informe de producto o servicio no conforme" según lo descrito en el procedimiento PRO-19 "Control de producto o servicio no conforme" al recepcionar elementos de protección personal estos deben contar con certificado de una institución, laboratorio o establecimiento autorizado para prestar este servicio. En el caso de embarques se debe verificar pesos, número de embarques, sellos contramanifiesto, inspección de sellos, zunchos de los contenedores,
En el caso de mantenimiento de vehículos, maquinarias o equipos, al recepcionar el servicio, se debe solicitar al proveedor informe sobre los residuos generados durante el proceso y disposición final de estos.
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6.1.8
ALMACENAR Y PRESERVAR BIENES
El Encargado de bodega es responsable de:
Ingresar los bienes utilizando el software diseñado para ello Mantener un control de la entrada y salida de los bienes que se encuentren en bodega Mantener los bienes de forma ordenada para asegurar su preservación Separa los bienes provenientes de cada proveedor por mallas o asignar un lugar único ( bodega, contenedor, mueble)
El Encargado de Bodega es responsable de mantener el orden y la limpieza dentro de la bodega, identificar los lugares de almacenamiento, demarcar los pasillos, mantener los extintores cargados, mantener la señalética visible, proteger los bienes almacenados contra el deterioro, separar cuando corresponda los bienes del Cliente y los que presenten algún tipo de disconformidad. 6.1.9
DESPACHAR BIENES
Al despachar bienes cuyo valor sea superior a los 1000 dólares o aquellos insumos críticos, el Encargado de Bodega tiene que registrar sus características, cantidad y destino utilizando el formulario PRO-20.0.5 "Salida de bienes". Los bienes se enviarán junto a la orden de despacho, archivando una copia de ella en Adquisiciones.
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6.2
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
6.2.1
REALIZAR EVALUACIÓN
Los Proveedores o Subcontratistas a los que se adquieran bienes o servicios por un valor superior a los 1000 dólares o aquellos que suministran insumos críticos serán evaluados. A partir de ese momento la evaluación se realizará cada 6 meses. En el caso que no se hayan realizado nuevas compras se mantendrá la evaluación anterior. El Gerente de Adquisiciones y Logística realizará la evaluación a los Proveedores y Subcontratistas utilizando los formularios PRO-20.0.6 "Evaluación de Proveedores" y PRO-20.0.7 "Evaluación de Subcontratistas". Para calcular la nota de las evaluaciones se transforman los puntos en notas utilizando la siguiente regla: 1=3.0, 2=4.0, 3=5.5 y 4=7.0. Luego se suman las notas de cada pregunta y el resultado se divide por el número de preguntas obteniendo la nota final. La nota final permite clasificar a los Proveedores o Subcontratistas de la siguiente manera: Categoría A: Proveedores Aceptados. Aquellos que obtuvieron una calificación promedio entre 5,5 y 7,0 Categoría B: Proveedores Aceptados con Reparo. Aquellos que obtuvieron una calificación entre 4,0 y 5,4 Categoría C: Proveedores Rechazados. Aquellos que obtuvieron una calificación inferior a 4,0. Los Proveedores y Subcontratistas que se encuentren en esta categoría deben ser considerados para aquellos casos en que sólo estos proveedores o subcontratistas suministran el producto o servicio. Cuando exista algún tipo de no conformidad con un Proveedor o Subcontratista, el Gerente de Adquisiciones y Logística es responsable de registrarlo en el formulario PRO-20.0.8 "No conformidad con Proveedor o Subcontratista". Esta situación disminuirá la nota en la evaluación según el criterio del Gerente de Adquisiciones y Logística.
Para los casos que considere necesario, el Gerente de Adquisiciones y Logística comunicará el resultado de la evaluación a determinados Proveedores y Subcontratistas.
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6.2.2
GESTIÓN DE LAS EVALUACIONES
Gerente de Adquisiciones y Logística, si corresponde, el resultado de la evaluación de proveedores y subcontratistas que se adquieran bienes o servicios por un valor superior a los 100 dólares o aquellos que suministran insumos críticos, indicándole los ítems en los cuales los proveedores y subcontratistas no cumplen. Para el caso de Proveedores y Subcontratistas categoría B, se pide un compromiso por parte del proveedor para gestionar aquellos itéms de la evaluación en la cual no cumplen. Gerente de Adquisiciones y Logísticas o quien designe, debe realizar seguimiento a estos proveedores y subcontratistas. Si durante el seguimiento el proveedor o subcontratista no ha mejorado los itéms indicado en la evaluación, queda calificado en la categoría C. Para el caso de Proveedores y Subcontratistas categoría C, sólo son considerados para aquellos casos en que son los únicos que suministran el producto o servicio. Se pide un compromiso por parte del proveedor para mejorar los ítems que impidan una mejor calificación (B o A). Gerente de Adquisiciones y Logística o quien designe, debe realizar seguimiento a estos proveedores y subcontratistas. Si el proveedor o subcontratista no ha cumplido con su compromiso queda eliminado del Registro de Proveedores y Subcontratista. Para los nuevos Proveedores y Subcontratistas o aquellos que deseen ingresar nuevamente al registro de proveedores y subcontratistas, deben solicitar la evaluación a la gerencia de Adquisiciones y Logística. Representante de la Gerencia presenta los resultados de las evaluaciones realizadas a los Proveedores y Subcontratistas, con su respectivo seguimiento en la reunión de Revisión del sistema de Gestión Integrado, según lo descrito en el procedimiento PRO-5 "Revisión Gerencia". La Gerencia define las acciones que corresponden para solucionar los problemas detectados a través de las evaluaciones a Proveedores y Subcontratistas según lo descrito en el procedimiento PRO-7 "Acciones Correctivas y Preventivas". El Gerente General tiene que aprobar las acciones acordadas por la Gerencia
7
FORMULARIOS
PRO-20.0.1 "Registro de Proveedores” PRO-20.0.2 "Registro de Subcontratistas" PRO-20.0.3 "Solicitud de materiales" PRO-20.0.4 "Entrada de bienes" PRO-20.0.5 “Salida de bienes” PRO-20.0.6 "Evaluación de Proveedores" PRO-20.0.7 "Evaluación de Subcontratistas" PRO-20.0.8 "No conformidad con Proveedor o Subcontratista"
