CERRAR LAS ADQUISICIONES Es el proceso de finalizar cada adquisición. El beneficio clave de este proceso es que documenta los acuerdos y la documentación relacionada para la futura referencia.
El proceso cerrar las adquisiciones también implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales finales y archivar dicha información para su uso en el futuro. El proceso cerrar las adquisiciones aborda cada uno de los contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases múltiples, puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea a plicable únicamente a una determinada del proyecto. En estos casos, el proceso cerrar las adquisiciones cierra las adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a litigio tras del cierre. Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos específicos para el cierre del acuerdo.
La fiscalización anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuero mutuo entre las partes, al cumplimiento de una de las partes o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato asi lo prevea. Los derechos y responsabilidades responsabilidades de las partes en caso de finalización anticipada anticipada están incluidos en la clausula de rescisión del contrato. Según los términos y condiciones de la adquisicioin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del mismo, en cualquier momento, por justa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos términos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar a l vendedor por los preparativos de este último, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del contrato rescindida.
CERRAR LAS ADQUISICIONES: ENTRADAS Plan para la dirección del proyecto. 4.2.3.1 Documentos de las adquisiciones. Para cerrar el contrato, se recopila, clasifica y archiva toda la documentación de la adquisición. Se cataloga la información del contrato relativa al cronograma, al alcance, a la cálida y al desempeño del costo, junto con toda la documentación sobre cambios del contrato, registros de pago y resultados de las inspecciones. Esta información se puede utilizar para las lecciones aprendidas y como base de evaluación de contratistas para contratos futuros.
CERRAR LAS ADQUISICIONES: HERRAMIENTAS Y TECNICAS
Auditorias de la adquisición adquisición Una auditoria de la adquisición es una revisión estructurada del proceso de adquisición, desde el proceso Planificar la gestión de las adquisiciones hasta el proceso Controlar Las Adquisiciones. El objetivo de una auditoria de la adquisición es identificar los éxitos y los fracasos que merecen ser reconocidos en la preparación o administración de otros contratos de adquisición en el proyecto, o en otros proyectos dentro de la organización ejecutora. ejecutora. Negociación de A dquisiciones. dquisiciones. En tora relación de adquisición, el acuerdo definitivo y equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y controversias pendientes a través de la negociación es un objetivo fundamental. En el caso en que no es factible llegar a un acuerdo mediante la negociación
directa, puede examinarse el empleo de algún método alternativo para la resolución de conflictos (ADR), incluidos la mediación o el arbitraje. Cuando todo recurso falla, iniciar un litigio en los tribunales es la opción menos deseable. Sistema de Gestión De Registros Descritos en la sección 12.3.2.7. Para gestionar la documentación y los registros del contrato y de las adquisiciones el director del proyecto utiliza un sistema de gestión de registros. Mediante el sistema de gestión de registros se archivan los documentos y la correspondencia del contrato, como parte del proceso cerrar las adquisiciones.
CERRAR LAS ADQUISICIONES: SALIDAS Adquisiciones Cerradas El comprador, por lo general mediante su administrador de adquisiciones autorizado, proporciona al vendedor una notificación formal por escrito de que se ha completado el contrato. Por lo general, los requisitos para el cierre formal de la adquisición se definen en los términos y condiciones del contrato, y se incluyen en el plan de gestión de las adquisiciones.
ACTUALIZACION A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN.
Archivo de la adquisición. Se prepara un juego indexado completo de la documentación del contrato, incluido el contrato cerrado para su incorporación a los archivos finales del proyecto. Aceptación de los entregables. Puede exigirse que la documentación de aceptación formal de los entregables proporcionados por el vendedor sea retenida por la organización. El proceso cerrar las adquisiciones asegura el cumplimiento de este requisito de documentación. Por lo general, los requisitos de aceptación formal de los entregables y el tratamiento de los entregables no conformes se definen en el acuerdo. Documentación sobre lecciones aprendidas. Las lecciones aprendidas, las experiencias vividas y las recomendaciones para la mejora del proceso se deben elaborar para incluirlas en los archivos del proyecto a fin de mejorar las adquisiciones futuras.
Cerrar las adquisiciones consiste en atar todos los cabos sueltos para cada adquisición del proyecto, verificando que se haya aceptado todo el trabajo y los entregables, que se finalicen las reclamaciones abiertas y que se paguen todas las retenciones correspondientes. El comprador proporcionara al vendedor un aviso formal de que se ha concluido el contrato. No obstante, puede haber algunas obligaciones posteriores, tales como garantías, que continuaran después de cerrada la adquisición.
Las adquisiciones están cerradas: cuando. Un contrato se completa. Cuando un contrato sus rescinde antes de que el trabajo este completo.
Todas las adquisiciones se deben cerrar, sin importar las circunstancias bajo las cuales estas se detuvieron, se terminaron o se completaron. El cierre es una forma de acumular algunos beneficios agregados como: Lecciones aprendidas, el cual proporciona valor tanto al comprador como al vendedor.
Las adquisiciones se cierran mediante la negociación entre el comprador y el vendedor.
Cerrar
TRABAJO A REALIZAR DURANTE EL CIERRE DE ADQUIISICIONES.
Validación del producto. Verificar si todo el trabajo se concluyó de manera correcta y satisfactoria. Negociación de las adquisiciones. El convenio final de todas las reclamaciones, facturas y otros asuntos puede ser manejado a traes de negociaciones o a través del proceso de resolución de disputas previamente establecido en el contrato. Cierre financiero. Se hacen los pagos finales y se completan los registros de costos. AUDITORIA DE LAS ADQUISICIONES. Esta es una revisión estructurada únicamente del proceso de las adquisiciones. ACTUALIZACIONES DE LOS REGISTROS. Es asegurarse de que todos los registros del proyecto están completos y accesibles en el sistema de gestión de los registros. Esta información podría incluir lo que a la fecha se ha registrado en el proyecto. INFORME FINAL DEL DESEMPEÑ DEL CONTRATO. Creación del informe final LECCIONES APRENDIDAS. Las lecciones aprendidas se reciben de todos los involucrados en el proyecto, incluso del vendedor y se vuelven parte de las lecciones aprendidas del proyecto. ARCHIVOS DE LAS ADQUISICIONES. Crear los archivos de las adquisiciones implica poner dentro de un archivo organizado todos los correos electrónicos, cartas registros de conversaciones, recibos de pago, informes, etc., relacionados a las adquisiciones. Pueden incluir:
Contrato
Cambios (aprobados y rechazados)
Presentaciones del vendedor.
Informes del desempeño del vendedor
Información financiera
Resultados de las inspecciones
Lecciones aprendidas.
ACEPTACION FORMAL Y CIERRE. Las adquisiciones están cerradas una vez que se completa el cierre y el vendedor recibe la conclusión formal de que los productos de la adquisición son aceptados por el comprador.
PREGUNTAS
33-37
El equipo del proyecto expone su punto de vista sobre l os posibles vendedores que han presentado propuestas. Un miembro del equipo aboga por un cierto vendedor mientras que otro miembro del equipo quiere otorgar el proyecto a un vendedor diferente. El director de proyectos debe recordar al equipo que lo MEOR en lo que se deben enfocar para hacer una selección es: Documentos de adquisición. Auditorias de las adquisiciones Criterios de selección de proveedores Plan de gestión de las adquisiciones.
34 La organización ejecutante intenta decidir si se debe dividir e departamento de adquisiciones y asignar responsabilidades de adquisiciones a los departamentos directamente responsables de los proyectos. Un profesional de las adquisiciones quizás no quiera que se de esta división porque en este tipo de ambiente descentralizado perdería_____________
Practicas estandarizadas de dirección de proyectos de
31. CERRAR las adquisiciones es diferente de Cerrar el proyecto o Fase en cuanto a que Cerrar las Adquisiciones:
Ocurre antes de cerrar el proyecto o f ase Es la única que involucra al cliente Incluye la devolución de la propiedad Se puede hacer más de una vez para cada contrato
RESPUESTA A. Quizás el cliente esté involucrado en las lecciones aprendidas y auditorias de las adquisiciones, y sin duda estará involucrado en la aceptación formal. Tanto Cerrar las Adquisiciones como cerrar el Proyecto o Fase implican la devolución de la propiedad. Cerrar las adquisiciones se realiza una vez para cada adquisición, al final del contrato. Todas las adquisiciones se cierran antes de que se cierre el proyecto.
32. Acabas de empezar a trabajar en una adquisición cuando la gerencia decide terminar el contrato. ¿Qué debes hacer PRIMERO?
Volver al proceso planificar la gestión de las adquisiciones Volver al proceso efectuar las adquisiciones Terminar el proceso controlar las adquisiciones Ir al proceso Cerrar las adquisiciones. RPTA. D. Si se termina el contrato, la adquisición necesita entrar en el cierre. Los resultados de las adquisiciones y su documentación se archivan como registros históricos 15. Un proyecto realizado en virtud de un contrato de costos reembolsables finalmente ha entrado al proceso cerrar las adquisiciones. ¿Qué DEBE recordar hacer el comprador? Disminuir el índice de riesgos del proyecto Auditar las presentaciones de costos del vendedor Evaluar el honorario que está pagando. Augurarse de que el vendedor no está añadiendo recursos
RESPUESTA B. A pesar de que una reserva puede ser disminuida para el proyecto en general cuando una de sus adquisiciones entra en el cierre, el índice de riesgos del proyecto generalmente no es afectado. La evaluación del honorario debería haberse realizado durante el proceso Efectuar las Adquisiciones. Asegurarse de que el vendedor no agregue recursos puede ser una preocupación durante el proceso Controlar las Adquisiciones, peno no es común durante Cerrar las Adquisiciones. Auditar las presentaciones de costos es un aspecto necesario del proceso Cerrar las Adquisiciones.
