PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SECARA TERKOMPUTERISASI ATAS PENERIMAAN KAS PADA RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SECARA TERKOMPUTERISASI ATAS PENERIMAAN KAS PADA RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH

Skripsi Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana Ekonomi (S1) Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Atma Jaya Yogyakarta

Disusun oleh: Kusumo Ferrotika NPM : 04 04 15214

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA JANUARI, 2013

Skripsi


Disusun oleh: Kusumo Ferrotika NPM: 04 04 15214

Telah dibaca dan disetujui oleh: Pembimbing

Samiaji Sarosa, Ph.D., MIS.

12 Desember 2012

ii

iii

iv

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat, rahmat dan kasih-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SECARA TERKOMPUTERISASI ATAS PENERIMAAN KAS PADA RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH” dengan baik. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Atma Jaya Yogyakarta. Dalam rangka penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari adanya dukungan, saran, kritik, dan doa dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini penulis setulus hati ingin menyampaikan ucapan terimakasih yang tak terhingga kepada: 1.

Allah SWT yang selalu setia menemaniku, menguatkan-ku dan yang tak henti-hentinya memberikan kasihNya kepada-ku.

2.

Bapak Samiaji Sarosa, Ph.D., MIS., selaku dosen pembimbing yang dengan sabar dan penuh dedikasi berkenan meluangkan waktu guna memberikan ide-ide, bimbingan dan nasehat, dorongan serta saran yang berguna dalam menyusun skripsi ini.

3.

Seluruh dosen pengajar di Fakultas Ekonomi Universitas Atma Jaya Yogyakarta yang telah mendidik dan memberi bekal pengetahuan dan wawasan yang lebih luas kepada penulis.

v

4.

Segenap staf Tata Usaha di Fakultas Ekonomi Universitas Atma Jaya Yogyakarta dan staf Perpustakaan Universitas Atma Jaya Yogyakarta, yang telah memberikan bimbingan serta bantuan selama penulis menuntut ilmu di Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Atma Jaya Yogyakarta.

5.

Pimpinan RSKIA AMANAH Sumpiuh, yaitu Ibu Suwarti, Am. Keb, yang telah memberikan kesempatan untuk melaksanakan penelitian dalam rangka penyusunan skripsi ini, serta staf karyawan RSKIA AMANAH yang telah banyak membantu penulis selama masa penelitian.

6.

Ayah dan ibu serta adikku tersayang, terimakasih atas doa, dukungan, kasih sayang dan pengorbanannya.

7.

My Big Family, budhe, pakdhe, tante, om dan kakak & adikku tersayang, yang telah banyak memberi semangat, perhatian, kasih sayang dan doa selama ini.

8.

Mr. Pee, yang selalu memberiku semangat, motivasi, saran, dan perhatian yang luar biasa, serta kesabarannya selama ini, juga yang selalu memberikan dukungan dan doa selama ini.

9.

Special to my Lovely Friend, Agnes Rini G….yang telah rela meminjamkan laptopnya buat penulis selama beberapa bulan, juga telah menemani dan menyemangati penulis selama masa kuliah, terimakasih atas dorongan semangat dan senyumannya yang CERIA.

vi

10.

AbieeManyu yang selalu siap sedia membantu dan memperbaiki waktu printerku ngadat, sampai tangan dan muka blepotan tinta, makasih karena mau berkotor-kotor ria demi tercetaknya skripsiku ini.

11.

Rekan-rekan yang selalu memberikan semangat, dukungan, dan pengertian selama penyusunan skripsi ini.

12.

Semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa dalam skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan.

Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari semua pihak demi kesempurnaan skripsi ini. Akhir kata terlepas dari segala kekurangan dan keterbatasan kemampuan dalam penulisan skripsi ini penulis ingin sekali mengucapkan puji dan syukur kepadaNya. Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa akan membalas kebaikan segenap pihak yang telah membantu penulis dengan kasihNya, dan semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukan.

Yogyakarta, 12 Desember 2012 Penulis

Kusumo Ferrotika

vii

Skripsi ini dipersembahkan kepada:

Ayah, Ibu dan Tuhan Yang Maha Esa

Keluarga TERCINTA, serta semua orang yang

menyayangiku dan mencintaiku

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ……………………………………………………………..i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ………………………………ii HALAMAN PENGESAHAN SKRIPSI ...…………………………………….iii HALAMAN PERNYATAAN …………………………………………………..iv KATA PENGANTAR …………………………………………………………..v HALAMAN PERSEMBAHAN ………………………………………………viii DAFTAR ISI …………………………………………………………………….ix DAFTAR TABEL ……………………………………………………………xviii DAFTAR GAMBAR …………………………………………………………..xix INTISARI …………………………………………………………………….xxvi BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………..1 1.1. Latar Belakang Masalah ……………………………………………………1 1.2. Rumusan Masalah …………………………………………………………..5 1.3. Batasan Masalah ……………………………………………………………5 1.4. Tujuan Penelitian …………………………………………………………...6 1.5. Manfaat Penelitian ………………………………………………………….6 1.6. Metodologi Penelitian ………………………………………………………7 1.6.1. Objek Penelitian ……………………………………………………...7 1.6.2. Data yang Diperlukan ………………………………………………...7 1.6.3. Metode Pengumpulan Data …………………………………………..7

ix

1.6.3.1. Metode Pengumpulan Data Primer Berbentuk Survei Berupa Wawancara ………………………………………………….7 1.6.3.2. Metode Pengumpulan Data Primer Berbentuk Observasi ….8 1.6.4. Metode Analisis Data ………………………………………………...9 1.6.5. Metode Pengembangan Sistem ………………………………………9 1.6.6. Alat Dokumentasi …………………………………………………...11 1.7. Sistematika Pembahasan …………………………………………………..11 BAB II SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS ……...13 2.1. Konsep Dasar Sistem ……………………………………………………...14 2.1.1. Pengertian Sistem …………………………………………………...14 2.1.2. Jenis-jenis Sistem …………………………………………………...14 2.2. Konsep Dasar Informasi …………………………………………………..15 2.2.1. Pengertian Informasi ………………………………………………..15 2.2.2. Karakteristik Informasi ……………………………………………..17 2.2.3. Nilai Informasi ……………………………………………………...19 2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi …………………………………………..20 2.3.1. Pengertian Sistem Informasi ………………………………………..20 2.3.2. Tujuan Sistem Informasi ……………………………………………22 2.4. Sistem Informasi Akuntansi ………………………………………………22 2.4.1. Pengertian Akuntansi ……………………………………………….22 2.4.2. Informasi Akuntansi ………………………………………………...23 2.4.3. Pemakai Informasi Akuntansi ………………………………………23 2.4.4. Pengertian Sistem Akuntansi ……………………………………….25

x

2.4.5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi …………………………….26 2.4.6. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ……………………………26 2.4.7. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi ………………………………...27 2.5. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas …………………………….28 2.5.1. Siklus Akuntansi ……………………………………………………28 2.5.1.1. Pengertian Siklus …………………………………………..28 2.5.1.2. Komponen Siklus ………………………………………….28 2.5.1.3. Jenis Siklus Akuntansi …………………………………….30 2.5.2. Siklus Pendapatan …………………………………………………..31 2.5.3. Penerimaan Kas Menurut Standar Akuntansi Keuangan …………...33 2.5.4. Aktivitas Utama Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas di Perusahaan Jasa …………………………………………………..34 2.5.5. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas pada Perusahaan Jasa seperti RSKIA AMANAH …………………………………….36 2.5.6. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas ……………………………………………………..38 2.6. Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Kas …………………………...40 2.6.1. Pengertian Pengendalian Intern ……………………………………..40 2.6.2. Karakteristik Sistem Pengendalian Intern (SPI) …………………….41 2.6.3. Komponen Pengendalian Intern …………………………………….42 2.6.4. Unsur Pengendalian Internal dalam Siklus Penerimaan Kas ……….46 2.7. Database (Basis Data) ……………………………………………………..50 2.7.1. Pengertian Database ………………………………………………...50

xi

2.7.2. Hierarki Data dalam Suatu Database ……………………………….53 2.7.3. Tipe File …………………………………………………………….54 2.7.4. Relational Database Model …………………………………………55 2.7.5. Normalisasi ………………………………………………………….58 2.8. Studi Kelayakan …………………………………………………………...60 2.9. Metodologi Pengembangan Sistem ……………………………………….63 2.10. Alat Dokumentasi …………………………………………………………70 2.10.1. Data Flow Diagram (DFD) ………………………………………...70 2.10.1.1. Pengertian Data Flow Diagram ……………………………70 2.10.1.2. Simbol Data Flow Diagram ……………………………….71 2.10.2. Flowchart …………………………………………………………..73 2.10.2.1. Pengertian Flowchart ……………………………………...73 2.10.2.2. Jenis-jenis Flowchart ………………………………………74 2.10.2.3. Simbol-simbol Flowchart ………………………………….79 BAB III GAMBARAN UMUM RSKIA AMANAH SUMPIUH ……………84 3.1. Sejarah Singkat dan Perkembangan RSKIA AMANAH …………………84 3.2. Visi dan Misi RSKIA AMANAH …………………………………………87 3.3. Lokasi RSKIA AMANAH ………………………………………………..87 3.4. Struktur Organisasi RSKIA AMANAH …………………………………..88 3.5. Tugas dan Wewenang Unit Organisasi RSKIA AMANAH……………… 89 3.6. Denah Ruangan di RSKIA AMANAH ……………………………………94 3.7. Jenis Pelayanan ……………………………………………………………96 3.8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH …97

xii

3.8.1. Data Flow Diagram Siklus Penerimaan Kas ………………………..97 3.8.1.1. Context Diagram …………………………………………..97 3.8.1.2. Physical DFD Level 0 ……………………………………..99 3.8.1.3. Logical DFD Level 0 …………………………………….100 3.8.2. Fungsi atau Unit Organisasi yang Terkait …………………………103 3.8.3. Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan ……………….104 3.8.4. Prosedur-prosedur dalam Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH …………………………………105 3.8.4.1. Prosedur Pendaftaran Pasien ……………………………..105 3.8.4.2. Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi ……………..108 3.8.4.3. Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas ……………….111 BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS RSKIA AMANAH SUMPIUH ……………………...115 4.1. Identifikasi Masalah ……………………………………………………...116 4.1.1. Investigasi Awal …………………………………………………...117 4.1.1.1. Pengendalian dalam Prosedur Penerimaan Kas di RSKIA AMANAH ………………………………………………..117 4.1.1.2. Pencatatan dan Pelaporan Penerimaan Kas ………………122 4.1.2. Potensi Masalah ……………………………………………………126 4.1.3. Analisis Kelemahan pada Sistem Lama di RSKIA AMANAH……128 4.2. Analisis Sistem …………………………………………………………..132 4.2.1. Kurang Adanya Pengendalian dalam Prosedur Penerimaan Kas ….132 4.2.2. Pencatatan dan Pelaporan Keuangan RSKIA AMANAH …………136

xiii

4.2.3. Terjadinya Kecurangan dan Kesalahan ……………………………137 4.2.4. Dampak Peningkatan Jumlah Pasien ………………………………137 4.3. Desain Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH Sumpiuh ……………………………………………………..143 4.3.1. Desain Struktur Organisasi pada RSKIA AMANAH …………….143 4.3.1.1. Context Diagram …………………………………………146 4.3.1.2. Physical Diagram Level 0 ………………………………..147 4.3.1.3. Logical Diagram Level 0 ………………………………...147 4.3.2. Desain Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH Sumpiuh …………149 4.3.2.1. Context Diagram …………………………………………149 4.3.2.2. DFD Physical Level 0 ……………………………………150 4.3.2.3. DFD Logical Level 0 …………………………………….151 4.3.2.4. Prosedur-prosedur Penerimaan Kas dari Pembayaran Biaya Persalinan dan Perawatan di RSKIA AMANAH ………..152 4.3.2.4.1. Prosedur Pendaftaran Pasien Baru …………..152 4.3.2.4.2. Prosedur Pendaftaran Pasien Lama ………….155 4.3.2.4.3. Prosedur Pembayaran Biaya Perawatan di RSKIA AMANAH …………………………………..157 4.3.2.5. Dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Pendaftaran Pasien …………………………………………………….159 4.3.2.6. Catatan yang Digunakan dalam Prosedur Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH ……………………………………….160

xiv

4.3.2.7. Fungsi yang Terlibat dalam Prosedur Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH ……………………………………….160 4.4. Analisis Pendaftaran ……………………………………………………..160 4.5. Desain Pelaporan Keuangan ……………………………………………..163 4.5.1. Context Diagram …………………………………………………..163 4.5.2. DFD Physical Level 0 ……………………………………………..163 4.5.3. DFD Logical Level 0 ………………………………………………164 4.5.4. Prosedur-prosedur yang Melengkapi Sistem Penerimaan Kas ……166 4.5.4.1. Prosedur Pelaporan Penerimaan Kas Harian ……………..166 4.5.4.2. Prosedur Pembuatan Rekapitulasi Data Pasien, Rincian Biaya, dan Hasil Rekam Medik ………………………….168 4.5.5. Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas di RSKIA AMANAH Sumpiuh ……………………………………...170 4.5.6. Catatan yang Digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas ………….170 4.5.7. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas ………………170 4.6. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas ………………….171 4.7. Desain Database Pasien ………………………………………………….171 4.7.1. File Data Pasien ……………………………………………………171 4.7.2. File Data Layanan …………………………………………………172 4.7.3. File Data Konsultasi ……………………………………………….173 4.7.4. File Data Obat ……………………………………………………..173 4.7.5. File Data Dokter …………………………………………………...174 4.7.6. File Data Karyawan ………………………………………………..174

xv

4.7.7. File Data Kamar/ Bangsal …………………………………………174 4.7.8. File Pendaftaran ……………………………………………………175 4.7.9. File Pembayaran …………………………………………………...175 4.7.10. File Rekam Medik ……………………………………………...176 4.8. Normalisasi Database Pasien …………………………………………….178 4.8.1. File Pendaftaran ……………………………………………………178 4.8.2. File Pembayaran …………………………………………………...178 4.9. Desain Prototype Sistem Informasi Penerimaan Kas di RSKIA AMANAH dengan Menggunakan Software Sistem Informasi Manajemen-Rumah Sakit (SIM-RS) ………………………………………………………………...179 4.9.1. Sistem Registrasi Rawat Inap dan Rawat Jalan di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ………………………………………….184 4.9.2. Cara Kerja Program Sistem Registrasi Pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan ………………………………………………………………..185 4.9.3. Cara Kerja Program Sistem Informasi Data Pasien ……………….190 4.9.4. Daftar Menu dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit …194 4.9.5. Cara Kerja Program Sistem Pembayaran Biaya Perawatan ……….198 4.10. Studi Kelayakan Proyek …………………………………………………200 4.11. Desain Alat Pengembangan Sistem yang Dianjurkan untuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas RSKIA AMANAH …………………………206 4.11.1. Spesifikasi Hardware yang Akan Digunakan ……………………206 4.11.2. Spesifikasi Software yang Akan Digunakan …………………….209 4.11.3. Peralatan Instalasi Lain yang Diperlukan ………………………..211

xvi

4.12. Dokumen-dokumen yang Digunakan oleh Sistem Akuntansi Penerimaan Kas RSKIA AMANAH …………………………………………………212 4.12.1. Dokumen Penerimaan Kas yang Digunakan pada Sistem Lama RSKIA AMANAH ………………………………………………212 4.12.2. Dokumen Penerimaan Kas yang Digunakan pada Sistem Baru RSKIA AMANAH ……………………………………………...221 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ………………………………………233 5.1. Kesimpulan ……………………………………………………………....233 5.2. Keterbatasan ……………………………………………………………..237 5.3. Saran ……………………………………………………………………..237 DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………239 LAMPIRAN …………………………………………………………………...242

xvii

DAFTAR TABEL

Table 4-1 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Kinerja ………………..129 Table 4-2 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Informasi ……………...130 Table 4-3 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Ekonomi ………………131 Table 4-4 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Pengendalian ………….131 Table 4-5 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Efisiensi ………………131 Table 4-6 : Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Pelayanan ……………..132 Table 4-7 : Tabel Rincian Biaya dan Manfaat Proyek Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………….201 Table 4-8 : Manfaat Ekonomi atas Peningkatan Penerimaan Kas sebesar 15% .202 Table 4-9 : Perhitungan Selisih antara Manfaat dan Biaya …………………….202 Table 4-10 : Spesifikasi Rekomendasi Hardware PC .........................................206 Table 4-11 : Spesifikasi Rekomendasi Hardware Printer ...................................207 Table 4-12 : Spesifikasi Rekomendasi Software Operating System ...................209 Table 4-13 : Spesifikasi Rekomendasi Software Antivirus ................................210 Table 4-14 : Spesifikasi Rekomendasi Software Office .....................................210 Table 4-15 : Spesifikasi Rekomendasi Peralatan Instalasi ……………………..211 Table 5-1 : Perbedaan Sistem Lama dan Sistem Baru …………………………235

xviii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2-1 : Data diolah menjadi Informasi …………………………………...16 Gambar 2-2 : Kerangka Kerja Sistem Informasi ………………………………...21 Gambar 2-3 : Karakteristik Informasi yang Dibutuhkan Masing-masing Tingkatan Manajerial ……………………………………………………………………….25 Gambar 2-4 : Sistem Informasi Akuntansi Memproses Data untuk Menghasilkan Informasi bagi Pembuat Keputusan ……………………………………………..26 Gambar 2-5 : Hierarki Data dalam Database ……………………………………54 Gambar 2-6 : Boehm’s Spiral Model ……………………………………………67 Gambar 2-7 : Proses Pembuatan Prototype ……………………………………...68 Gambar 2-8 : Simbol Data Flow Diagrams (DFD) ……………………………...73 Gambar 2-9 : Simbol dalam Flowchart Proses ………………………………….78 Gambar 2-10 : Simbol Flowchart ……………………………………………80-83 Gambar 3-1 : Struktur Organisasi RSKIA AMANAH Sumpiuh ………………..88 Gambar 3-2 : Context Diagram Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH …..97 Gambar 3-3 : Physical DFD Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ……………………………………………………….99 Gambar 3-4 : Logical DFD Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ………………………………………………………103 Gambar 3-5 : Workflow Prosedur Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH …...105 Gambar 3-6 : Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH …...107

xix

Gambar 3-7 : Workflow Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………..108 Gambar 3-8 : Flowchart Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………..110 Gambar 3-9 : Workflow Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………...111 Gambar 3-10 : Flowchart Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………..113 Gambar 4-1 : Diagram Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH ……124 Gambar 4-2 : Flowchart Alur Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH Sekarang ………………………………………………………………………..125 Gambar 4-3 : Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH …...134 Gambar 4-4 : Workflow Pendaftaran Pasien RSKIA AMANAH ……………..136 Gambar 4-5 : Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Pendaftaran pada RSKIA AMANAH …………………………………………………………….139 Gambar 4-6 : Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Administrasi pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………………..140 Gambar 4-7 : Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Kasir pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………………..141 Gambar 4-8 : Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Keuangan pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………………..142 Gambar 4-9 : Struktur Organisasi RSKIA AMANAH Sumpiuh ………………144

xx

Gambar 4-10 : Desain Context Diagram Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………...146 Gambar 4-11 : Desain DFD Physical Level 0 Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH …………………………………………………………….147 Gambar 4-12 : Desain DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………...148 Gambar 4-13 : Context Diagram Penerimaan Kas dari Pembayaran Biaya Perawatan di RSKIA AMANAH ………………………………………………149 Gambar 4-14 : DFD Physical Level 0 Penerimaan Kas dari Pembayaran Biaya Perawatan di RSKIA AMANAH ………………………………………………150 Gambar 4-15 : DFD Logical Level 0 Penerimaan Kas dari Pembayaran Biaya Perawatan di RSKIA AMANAH ………………………………………………151 Gambar 4-16 : Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH untuk Pasien Rawat Jalan ……………………………154 Gambar 4-17 : Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH untuk Pasien Rawat Inap …………………………….155 Gambar 4-18 : Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien Lama Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH ………………………………………………………..157 Gambar 4-19 : Flowchart Prosedur Pembayaran Biaya Perawatan Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH …………………………………………...159 Gambar 4-20 : Context Diagram Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH ..163 Gambar 4-21 : DFD Physical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ……………………………………………..164

xxi

Gambar 4-22 : DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ……………………………………………...165 Gambar 4-23 : Flowchart Penyetoran Uang Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………...167 Gambar 4-24 : Flowchart Pembuatan Rekapitulasi Jumlah Pasien dan Rincian Biaya Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH ……………………………169 Gambar 4-25 : Entity Relationship (ER) Database Penerimaan Kas RSKIA AMANAH ……………………………………………………………………...177 Gambar 4-26 : Topologi Arus Data SIM-RS …………………………………..181 Gambar 4-27 : Topologi Jaringan SIM-RS …………………………………….181 Gambar 4-28 : Form Login …………………………………………………….185 Gambar 4-29 : Form Menu Utama ……………………………………………..186 Gambar 4-30 : Form Menu Registrasi Pasien ………………………………….186 Gambar 4-31 : Form Registrasi untuk Membuat Akun Pasien Baru …………..187 Gambar 4-32 : Form Data Pasien ………………………………………………188 Gambar 4-33 : Form Data Pasien Pendaftaran Rawat Inap ……………………188 Gambar 4-34 : Registrasi Kamar bagi Pasien Rawat Inap ……………………..189 Gambar 4-35 : Form Data Pasien Pendaftaran Rawat Jalan …………………...189 Gambar 4-36 : Registrasi Poli bagi Pasien Rawat Jalan ……………………….189 Gambar 4-37 : Form Pembatalan Registrasi Pasien ……………………………190 Gambar 4-38 : Form Menu Informasi Data Pasien …………………………….190 Gambar 4-39 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Data Pasien ………………...191 Gambar 4-40 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Data Pasien ………………...191

xxii

Gambar 4-41 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Data Pasien ………………...192 Gambar 4-42 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Daftar Kamar ………………192 Gambar 4-43 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Jadwal Dokter ……………...193 Gambar 4-44 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Perkiraan Tarif ……………..193 Gambar 4-45 : Form Menu di SIM-RS ………………………………………...194 Gambar 4-46 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….194 Gambar 4-47 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….195 Gambar 4-48 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….195 Gambar 4-49 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….196 Gambar 4-50 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….196 Gambar 4-51 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….197 Gambar 4-52 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS …………………………….197 Gambar 4-53 : Form Menu Billing Pembayaran ……………………………….198 Gambar 4-54 : (Lanjutan) Form Menu Billing Pembayaran …………………...198 Gambar 4-55 : Form Rincian Biaya Pasien Rawat Inap ……………………….199 Gambar 4-56 : Form Rincian Biaya Pasien Rawat Jalan ………………………199 Gambar 4-57 : Kartu Pasien RSKIA AMANAH ................................................212 Gambar 4-58 : Kartu Status Pasien RSKIA AMANAH .....................................212 Gambar 4-59 : Kartu Status Pasien RSKIA AMANAH .....................................213 Gambar 4-60 : Kuitansi Pembayaran RSKIA AMANAH ..................................213 Gambar 4-61 : Rincian Biaya Persalinan RSKIA AMANAH ............................214 Gambar 4-62 : Rincian Pemakaian Obat-Obatan dan Material Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ......................................................................215

xxiii

Gambar 4-63 : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent) RSKIA AMANAH ....216 Gambar 4-64 : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) RSKIA AMANAH ...........................................................................................................217 Gambar 4-65 : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ......................................................................218 Gambar 4-66 : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RSKIA AMANAH ...........................................................................................................219 Gambar 4-67 : Resume Medik RSKIA AMANAH ............................................220 Gambar 4-68 : Kartu Pasien RSKIA AMANAH ................................................221 Gambar 4-69 : Dokumen Rekam Medik RSKIA AMANAH .............................222 Gambar 4-70 : Nota Pembayaran RSKIA AMANAH ........................................223 Gambar 4-71 : Formulir Rincian Biaya Perawatan RSKIA AMANAH .............224 Gambar 4-72 : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent) RSKIA AMANAH ....225 Gambar 4-73 : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) RSKIA AMANAH ...........................................................................................................226 Gambar 4-74 : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ..................................................................... 227 Gambar 4-75 : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RSKIA AMANAH ...........................................................................................................228 Gambar 4-76 : Dokumen Pencatat Resep RSKIA AMANAH ...........................229 Gambar 4-77 : Formulir Hasil Rekam Medik RSKIA AMANAH .....................230

xxiv

Gambar 4-78 : Laporan Penerimaan Harian RSKIA AMANAH .......................231 Gambar 4-79 : Rekapitulasi Data Pasien RSKIA AMANAH …………………232

xxv


Disusun oleh: Kusumo Ferrotika NPM : 04 04 15214 Pembimbing :

Samiaji Sarosa, Ph.D., MIS.

Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi akuntansi atas penerimaan kas yang diterapkan pada Rumah Sakit Ibu dan Anak AMANAH. Pemakaian sistem informasi akuntansi atas penerimaan kas yang selama ini diterapkan dirasakan memiliki beberapa kelemahan yang menyebabkan beberapa permasalahan. Oleh karena itu, perlu mengembangkan sistem yang baru yaitu sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang berbasis komputer. Permasalahan-permasalahan yang timbul adalah seperti adanya jumlah piutang jasa yang tidak tertagih, potensi dalam terjadinya kehilangan penerimaan kas cukup tinggi, tidak tertatanya fungsi penerimaan kas karena susunan organisasi yang tidak teratur, bagian keuangan kesulitan dalam mendeteksi pelanggan yang mana yang melakukan pembayaran dan penyajian laporan kepada direktur tidak tepat waktu. Permasalahan-permasalahan tersebut dapat diatasi dengan menerapkan sistem informasi akuntansi penerimaan kas berbasis komputer, seperti dapat menghasilkan berbagai dokumen yang diperlukan direktur pengambilan keputusan dengan waktu yang singkat. Berdasarkan studi kelayakan ekonomi yang telah memperhitungkan biaya dan manfaat yang diukur dengan satuan uang, maka dapat diperoleh payback period untuk proyek tersebut adalah sebesar 2 tahun 10 bulan 19 hari dan NPV juga bernilai Rp. 12.051.007,00. Ini menunjukkan bahwa proyek tersebut layak untuk diterima dan dapat menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Kata kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penerimaan Kas

xxvi

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah (RSKIA Amanah) berdiri sejak pertengahan tahun 2003, yang merupakan perkembangan dari Rumah Bersalin Amanah. Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah menerapkan sistem penerimaan yang sama seperti yang diterapkan pada Rumah Bersalin Amanah. Sehingga dapat dikatakan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah hanya melanjutkan catatan pembukuan penerimaan kas dari Rumah Bersalin Amanah. Dengan adanya perkembangan menjadi suatu rumah sakit ini, tentunya membawa dampak terhadap kegiatan penerimaan kas yang dilakukan. Apabila suatu rumah sakit makin besar, makin banyak pasien, maka makin banyak proses penerimaan kas yang terjadi. (Sabarguna, 2007: 116) Penerapan catatan penerimaan kas yang merupakan lanjutan dari catatan penerimaan kas Rumah Bersalin Amanah, sampai beberapa lama sistem ini masih berfungsi dengan baik dan mampu memenuhi kebutuhan manajemen rumah sakit dalam mendukung pengambilan keputusan dan pembelanjaan organisasi rumah sakit yaitu Yayasan Amanah. Namun pada akhir tahun 2011 sampai pertengahan 2012 ini, RSKIA Amanah mulai merasakan adanya kekurangan dalam sistem pencatatan penerimaan kas yang selama ini dijalankan. Semakin banyaknya penanganan pasien tentunya menambah

1

transaksi penerimaan kas yang terjadi, belum lagi sebagai akibat perkembangannya menjadi sebuah instansi rumah sakit. Kemudian adanya proyek penambahan fasilitas rumah sakit, ditambah dengan didirikannya apotek sebagai penunjang kegiatan pelayanan jasa di rumah sakit, yang memiliki penerimaan kas sendiri terpisah dengan penerimaan rumah sakit, tentunya menambah deretan catatan penerimaan kas yang dilakukan. Kekurangan tersebut terutama sekali dirasakan, ketika pasien akan keluar dari rumah sakit, pasien tersebut harus menunggu terlalu lama hingga pihak administrasi rumah sakit menyelesaikan penghitungan dan pembuatan form rincian total biaya yang harus ditanggung oleh pasien. Tentunya hal ini mengakibatkan penundaan penerimaan kas. Belum lagi apabila ada beban biaya yang ternyata belum dimasukkan dalam tagihan rumah sakit. Jika form rincian total biaya tersebut belum diserahkan pada pasien tentu tidak akan menjadi persoalan, karena beban yang belum dimasukkan tersebut hanya tinggal ditambahkan, dan apabila ada kesalahan pembebanan akan dihapus dan diganti dengan pembebanan yang tepat. Kemudian dibuat form rincian total biaya yang baru sesuai pembebanan yang telah diperbaiki. Yang menjadi persoalan, sehingga menyebabkan terjadinya kerugian materiil adalah form rincian total biaya tersebut telah diserahkan pada pasien dan pasien telah melunasi biaya yang dibebankan kepadanya oleh pihak rumah sakit. Sedang pihak rumah sakit baru mengetahui ternyata ada beban biaya yang terlewat dicatat atau ada beban baru yang belum dimasukkan, misalnya saja adanya tambahan pemakaian obat oleh pasien. Permasalahan ini tentunya sangat

2

merugikan pihak rumah sakit, yang keseluruhan kegiatan operasional maupun non operasional dibiayai dari pasien. Setelah penulis melakukan observasi awal, penulis menemukan beberapa kekurangan yang ada pada sistem penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah. Secara garis besar kekurangan tersebut adalah: 1. Tidak ada karyawan yang bertugas secara khusus di bagian administrasi

rumah

sakit.

Saat

ini

yang

bertindak

selaku

penanggungjawab bagian administrasi adalah dua orang asisten dokter yaitu perawat yang bekerja secara shift untuk melaksanakan fungsi tersebut. Dan tanpa pengetahuan dibidang keuangan (akuntansi). Bahkan dokter, bidan maupun perawat lain dapat melaksanakan fungsi tersebut. Hal ini jelas bahwa seharusnya menurut kedudukannya, mereka tidak melaksanakan fungsi tersebut. 2. Catatan penerimaan kas terkadang ditulis dalam catatan kertas atau form tidak resmi, misalnya saja dicatat pada kertas bekas catatan aturan pakai obat. Dan tidak terotorisasi oleh bagian yang memiliki wewenang untuk menangani catatan tersebut. Hal inilah yang menyebabkan ada beban biaya terhadap pasien yang lupa untuk dimasukkan, karena pencatatan rincian tersebar secara tidak teratur, padahal rincian biaya tidak hanya dicatat dalam satu lembar kertas saja, dapat juga sampai dua atau tiga lembar kertas. Yang lebih jelasnya lembar-lembar kertas tersebut tidak memiliki otorisasi sah

3

dari pihak rumah sakit sehingga besar kemungkinan terjadi penyelewengan dana oleh oknum tidak bertanggungjawab. 3. Penumpukan catatan penerimaan kas. Penerimaan kas yang terjadi harus ditulis tangan terlebih dahulu di dalam kertas (form) yang telah disediakan resmi oleh pihak rumah sakit baru kemudian disalin dalam buku penerimaan kas secara lengkap. Atau bisa juga dari catatan kertas baru kemudian disalin dalam form, kemudian di salin lagi dalam

buku

penerimaan

kas

secara

lengkap.

Orang

yang

melaksanakan tanggungjawab ini, harus dua atau tiga kali kerja dalam melakukan pencatatan penerimaan kas. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan. Namun, tetap saja terkadang ada kelalaian dalam pencatatan, misalnya ada biaya yang terlewat untuk dicatat. Inilah suatu ketidakefisiensian pencatatan penerimaan kas. Belum lagi adanya tambahan catatan penerimaan lain, yaitu penerimaan kas dari apotek. 4. Rumah sakit Amanah ini hanya memiliki satu bagian, yaitu bagian administrasi yang bertugas menjalankan fungsi bagian pendaftaran pasien (bisa disebut sebagai bagian penjualan), bagian administrasi (bagian yang melakukan pencatatan piutang dan penagihannya), bagian kas (atau kassa yang bertugas menerima uang) dan bagian keuangan (bagian yang melakukan perhitungan atas penerimaan kas). Permasalahan tersebut tentunya tidak dapat diabaikan lagi, karena jika diabaikan begitu saja akan semakin menambah kerugian material yang

4

dialami oleh Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah. Melihat masalah – masalah yang terjadi di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah, penulis ingin melakukan penelitian untuk membantu memecahkan masalah yang ada baik

pengembangan

sistem

akan

dilakukan

secara

manual

atau

terkomputerisasi maupun dibuat dengan menggabungkan kedua cara tersebut, yang pasti diharapkan permasalahan – permasalahan yang ada di rumah sakit Amanah, terutama hal yang menyangkut mengenai penerimaan kas dapat terselesaikan. Dan dengan adanya sistem yang baru tersebut, kesalahan dan kekurangan

pada

sistem

lama

dapat

dihilangkan,

sehingga

dapat

meningkatkan kinerja khususnya dalam sistem akuntansi penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah.

1.2. Rumusan Masalah Melihat kelemahan sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang telah dijelaskan di atas maka penulis merumuskan masalah yaitu: Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi, yang mampu mengatasi permasalahan dalam sistem pencatatan penerimaan kas dan sesuai untuk diterapkan di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak?

1.3. Batasan Masalah Supaya masalah yang diteliti tidak terlampau luas, maka penulis menetapkan batasan ruang lingkup penelitian. Dalam penelitian ini, masalah yang diteliti adalah permasalahan yang berhubungan dengan penerimaan kas di Rumah

5

Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah. Penerimaan kas tersebut diperoleh dari penerimaan pasien dan kegiatan – kegiatan yang mendukung pelayanan jasa seperti apotek di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah.

1.4. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk: 1.4.1. Membantu Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH untuk dapat meningkatkan pelayanan terhadap pasien dan mengurangi permasalahan yang berhubungan dengan penerimaan kas. 1.4.2. Membantu Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Amanah untuk dapat menemukan sistem yang sesuai dan dapat dikendalikan dengan baik agar mampu meningkatkan kualitas kinerja pelayanan jasa.

1.5. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberi manfaat bagi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH untuk dapat memaksimalkan sumber daya yang ada, mengurangi permasalahan kesalahan pencatatan penerimaan kas dan meningkatkan pelayanan jasa Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH terhadap masyarakat.

6

1.6. Metodologi Penelitian 1.6.1. Objek Penelitian Objek penelitian adalah seluruh komponen dan prosedur sistem informasi akuntansi penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH yang terletak di Jalan Raya Kebokura No. 37 Sumpiuh, Banyumas, Jawa Tengah – Indonesia. 1.6.2. Data yang Diperlukan Dalam

melakukan

penelitian,

terlebih

dahulu

penulis

harus

mengetahui dan paham mengenai sistem lama yang sudah dioperasikan di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Informasi mengenai sistem yang ada dan data di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dapat diperoleh dari dokumen-dokumen seperti: a. Sejarah perusahaan (Rumah Sakit) b. Struktur Organisasi (Yayasan) c. Dokumen dan catatan akuntansi yang ada 1.6.3. Metode Pengumpulan Data 1.6.3.1.Metode pengumpulan data primer yang berbentuk survei berupa wawancara. Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan secara langsung mengenai gambaran umum rumah sakit dan informasi yang lebih mendetail yang berkaitan langsung dengan sistem informasi akuntansi

7

penerimaan kas, baik fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan rumah sakit. 1.6.3.2.Metode pengumpulan data primer yang berbentuk observasi. Observasi bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang lengkap dan tepat mengenai objek yang diteliti melalui pengamatan langsung terhadap objek, subyek dan kegiatan operasional yang dilakukan oleh Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dalam sistem akuntansi penerimaan kas. Kegiatan pengamatan yang dilakukan penulis adalah menjadi partisipan, yaitu pengamat menjadi bagian dari kelompok yang diteliti. Jenis pendekatan ini dipilih karena penulis dapat memahami secara jelas permasalahan yang ada, dan kegiatan pengamatan tidak mempengaruhi situasi dalam kewajarannya. Hasil wawancara dan observasi di objek penelitian adalah pemahaman mengenai sistem akuntansi penerimaan kas dan kendala-kendala yang ada di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH yang belum didokumentasikan. Hasil dari wawancara dan penelaahan data perusahaan didokumentasikan oleh penulis dalam catatan wawancara yang selanjutnya ditulis ulang menjadi terstruktur sedangkan hasil observasi didokumentasikan penulis dalam bentuk flowchart dan diagram.

8

1.6.4. Metode Analisa Data Data yang diperoleh penulis melalui wawancara dan observasi kemudian dianalisis oleh penulis dengan menggunakan metode analisis isi (content analysis). Metode content analysis yang digunakan penulis adalah metode yang menggunakan memo - memo selama penelitian. Sebuah memo adalah tulisan yang diteorikan dari gagasan-gagasan tentang kode - kode dan hubungan - hubungan saat gagasan itu ditemukan oleh penganalisis selama pengkodean, gagasan tersebut berupa kalimat, paragraf, atau beberapa halaman catatan. Memo-memo tersebut diberi tanggal, dan diberi judul sesuai dengan konsep yang berhubungan. Memo kemudian diarsipkan sesuai dengan jenis-jenis konsepnya. Cara ini membantu penganalisis dari data ke arah konseptual, dan menunjukkan hubungan antar kategori serta membangun teori yang sesuai secara terpadu terhadap proses dan hasil pada situs dan objek. 1.6.5. Metode Pengembangan Sistem Setelah menganalisis data yang diperoleh dari observasi dan wawancara, penulis memulai analisis sistem yang sesuai dengan kebutuhan obyek yang diteliti. Metode analisis sistem yang dipilih penulis adalah metode prototyping. Dalam metode ini, pengembang akan menyediakan sebuah prototype atau model prototype, dimana prototype adalah suatu versi sistem

9

potensial yang disediakan bagi pengembang dan calon pengguna untuk mengetahui bagaimana kira – kira sistem tersebut akan berfungsi bila telah tersusun dalam bentuk yang lengkap. Jenis metode prototyping yang digunakan adalah evolutionary prototyping. Metode ini memiliki empat tahapan, yaitu: 1.

Identifikasi kebutuhan pengguna

2.

Mengembangkan prototype

3.

Menentukan apakah prototype bisa diterima

4.

Menggunakan prototype

Metode ini dipilih karena: 1. Komunikasi antar pengguna dan pengembang meningkat. 2. Pengembang dapat mempelajari dan mengetahui kebutuhan – kebutuhan pengguna secara tepat. 3. Pengguna berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem. 4. Pengembang dan pengguna memerlukan lebih sedikit usaha dan waktu dalam mengembangkan sistem. 5. Implementasi akan lebih mudah sebab pengguna mengetahui apa yang akan di dapat dari sistem baru. Pada penelitian kali ini langkah – langkah metodologi pembuatan prototype yang akan dilakukan penulis agar dapat memberikan usulan yang baik dalam pengembangan sistem di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah: 1. Identifikasi kebutuhan pengguna

10

2. Mengembangkan Prototype 3. Menentukan apakah prototype dapat di terima Ketiga tahapan awal pembuatan prototype di ulang berkali – kali hingga memperoleh model prototype yang paling sesuai untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Tahap penggunaan prototype tidak dilakukan oleh penulis karena membutuhkan adanya kebijakan manajemen Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dalam pengimplementasiannya. 1.6.6. Alat Dokumentasi Alat

–

alat

dokumentasi

yang

digunakan

penulis

untuk

mendokumentasikan arus pekerjaan secara keseluruhan dan sistem informasi yang ada di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah flowchart dan data flow diagram (DFD).

1.7. Sistematika Pembahasan Penelitian ini disajikan dalam 5 (lima) bab, yaitu: 1. Pendahuluan Bab ini berisi mengenai masalah yang menjadi latar belakang penelitian, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi penelitian, alat dokumentasi dan sistematika pembahasan. 2. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Bab ini berisi mengenai landasan teori yang mendasari pembahasan masalah yang meliputi pengertian sistem informasi akuntansi dan

11

pengendalian intern menurut COSO, sistem informasi akuntansi penerimaan kas, dokumen serta catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas, pengertian analisa sistem dan pengembangan sistem. 3. Gambaran Umum Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Bab ini berisi mengenai sejarah berdirinya Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, struktur Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, jasa yang ditawarkan, dokumen serta catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur pencatatan sistem akuntansi penerimaan kas yang sudah diterapkan di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH termasuk bagian yang terkait dan bagan alirnya. 4. Analisa dan Desain Sistem Bab ini berisi pembahasan dengan cara melakukan analisis permasalahan dan mengindentifikasi kekurangan – kekurangan sistem yang ada, kemudian memberikan masukan tentang desain sistem informasi penerimaan kas yang baru untuk dapat mengatasi kekurangan – kekurangan dari sistem yang sudah ada di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. 5. Kesimpulan dan saran Bab ini berisi tentang kesimpulan penulis atas perancangan sistem akuntansi penerimaan kas dan saran – saran dari penulis mengenai penerapan sistem akuntansi penerimaan kas yang sesuai.

12

BAB II SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

Langkah awal dalam melakukan analisis dan desain sistem informasi akuntansi adalah mengetahui secara jelas pengertian dan tujuan sistem informasi yang terkait, terutama dalam pembahasan kali ini adalah mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan kas. Bab ini selanjutnya akan membahas mengenai pengertian sistem, informasi, dan sistem informasi secara umum, kemudian barulah membahas mengenai sistem informasi akuntansi secara kesatuan serta mengenai sistem informasi akuntansi penerimaan kas beserta fungsi, dokumen dan catatan yang dipergunakan, juga prosedur yang terkandung di dalamnya. Di dalam bab ini akan dijabarkan mengenai pengendalian intern yang sangat penting saat pengimplementasian sistem informasi akuntansi penerimaan kas, agar dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Di dalam bab ini pulalah akan dijabarkan mengenai teori database yang akan mendasari pengembangan sistem informasi akuntansi penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH serta studi kelayakan yang akan dilakukan sebelum seorang penulis memulai penelitian. Kemudian bab ini akan diakhiri dengan bahasan mengenai siklus pengembangan sistem yang digunakan untuk analisis dan desain sistem informasi akuntansi penerimaan kasnya.

13

2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1.

Pengertian Sistem Istilah sistem memunculkan suatu gambaran mengenai aplikasi dengan berbagai komputer dan pemrograman. (Hall, 2007: 6) Romney dan Steinbart (2006), mendefinisikan bahwa: “A system is a set of two or more interrelated component that interact to achieve a goal.” Sistem adalah sebagai seperangkat atas dua atau lebih komponen yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang sama. Dimana sistem hampir selalu disusun dari suatu subsistem kecil, yang masing-masing menjalankan fungsi khusus penting dan mendukung sistem besar yang merupakan bagiannya. (Romney & Steinbart, 2006: 4)

2.1.2.

Jenis-jenis Sistem Sistem dapat digolongkan ke dalam beberapa kelompok, tergantung karakteristiknya. Winarno (2006), menjabarkan beberapa golongan sistem di antaranya adalah: 1. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungannya. Sistem terbuka menerima masukan dari luar dan menghasilkan keluaran juga untuk pihak luar. Kebanyakan sistem bersifat terbuka. Sedang sistem tertutup

14

adalah

sistem

yang

tidak

berhubungan

dengan

lingkungannya. 2. Sistem Manual dan Sistem Otomatis Sistem manual adalah sistem yang bekerja berdasarkan campur tangan orang. Tanpa dijalankan secara manual, sistem tidak akan berjalan. Sistem otomatis adalah sistem yang dapat bekerja sendiri secara otomatis, sehingga tidak memerlukan campur tangan manusia. 3. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia Sistem alamiah adalah sistem yang sudah disediakan oleh alam, sehingga manusia tidak dapat berbuat banyak untuk mempengaruhi sistem tersebut. Sistem buatan manusia adalah sistem yang diciptakan oleh manusia. 4. Sistem Statis dan Sistem Dinamis Sistem statis adalah sistem yang relatif tetap atau tidak berubah, sedangkan sistem dinamis adalah sistem yang selalu berubah menyesuaikan dengan lingkungannya.

2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1.

Pengertian Informasi Yang menjadi sumber dari suatu informasi adalah data, maka di dalam

menguraikan

informasi

haruslah

dikaitkan

dengan

pengertian dari data, yaitu kenyataan yang dikumpulkan, dicatat,

15

disimpan dan diproses oleh sistem informasi. Dimana data biasanya diperoleh dari observasi dan pengukuran aktivitas bisnis yang penting untuk pengguna sistem informasi. (Romney & Steinbart, 2006: 5)

Untuk dapat menjadi informasi, data harus diproses untuk disajikan sesuai dengan kebutuhan pemakai tertentu. Data merupakan bahan mentah untuk memproduksi informasi. Tanpa data tidak akan dapat dihasilkan informasi. Oleh karena itu, untuk dapat disebut sebagai informasi bagi yang menerima (resipien), suatu informasi harus mempunyai makna tertentu yang bermanfaat (meaningful) bagi penerimanya. Suatu data merupakan informasi kalau data tersebut menambah pengetahuan (knowledge) bagi pembacanya. Secara singkat dapat dikatakan bahwa untuk menjadi informasi suatu data harus

mempunyai

nilai

informasi

dan

kualitas

tertentu.

(Suwardjono, 2002: 10) Makanya informasi adalah hal penting bagi siapa saja, baik individu, kelompok, maupun organisasi (perusahaan), yang akan diperoleh, dihasilkan dan disajikan kepada berbagai pihak pengguna internal dan eksternal organisasi (perusahaan).

16

Kenneth C. Laudon (2008), mendefinisikan bahwa: “Informasi berarti data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia.” 2.2.2.

Karakteristik Informasi Pada umumnya dapat dikatakan bahwa informasi yang bernilai paling tinggi adalah informasi yang mengandung ketidakpastian paling rendah. Akan tetapi, informasi tidak dapat terbebas sama sekali dari unsur ketidakpastian. Oleh sebab itu, diperlukan pembandingan antara biaya untuk memperoleh informasi dengan manfaat yang diperoleh dengan adanya informasi tersebut. Jadi suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk memperolehnya. (Widjajanto, 2001: 24) Romney dan Steinbart (2006), menyatakan bahwa syarat suatu informasi dikatakan berkualitas dan berguna bagi sistem informasi harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Relevant (Relevan) Informasi

disebut

ketidakpastian,

relevan

meningkatkan

jika

dapat

kemampuan

mengurangi pembuat

keputusan untuk memprediksi atau mengkonfirmasi atau mengoreksi harapan yang diutamakan mereka.

17

2. Reliable (Dapat dipercaya, akurat atau handal) Informasi yang dapat dipercaya adalah informasi yang bebas dari kesalahan atau bias dan mencerminkan keakuratan (keadaan sebenarnya) dari peristiwa atau aktivitas organisasi. 3. Complete (Lengkap) Informasi yang lengkap jika tidak menghilangkan aspek penting suatu peristiwa atau aktivitas yang diukur. 4. Timely (Tepat Waktu) Informasi tersebut tepat waktu jika informasi tersebut diberikan pada waktu pembuat keputusan akan membuat keputusan. 5. Understandable (Mudah Dipahami) Informasi dapat dimengerti atau dipahami jika disajikan dalam format yang mudah digunakan dan mudah dipahami. 6. Verifiable (Terverifikasi atau dapat diketahui

benar

tidaknya) Informasi yang dapat dicari benar tidaknya jika terdapat dua orang yang memiliki pengetahuan namun mereka bersifat independen, masing-masing menghasilkan informasi yang sama.

18

7. Accessible (Mudah Diperoleh) Informasi disebut mudah diperoleh atau didekati apabila informasi tersebut tersedia bagi pengguna saat mereka membutuhkannya dan dalam format yang dapat mereka gunakan. Sedangkan Hall (2007), menggambarkan bahwa suatu informasi hanya mempunyai 5 (lima) karakteristik, yaitu relevan, tepat waktu, akurasi, kelengkapan dan ringkas. 2.2.3.

Nilai Informasi Nilai informasi hanya dapat ditentukan secara relatif dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan tertentu. Agar dapat dikatakan mempunyai nilai dalam pengambilan keputusan, suatu informasi harus dapat: 1. Menambah

pengetahuan

pengambil

keputusan

(baik

pengetahuan masa sekarang maupun masa mendatang). 2. Menambah

keyakinan

pemakai

informasi

mengenai

probabilitas terealisasinya suatu harapan dalam kondisi ketidakpastian (mengurangi ketidakpastian). 3. Mengubah

keputusan

atau

menyebabkan

perubahan

perilaku (tindakan). Jadi

nilai

informasi

meningkatkan

adalah

pengetahuan

kemampuan

dan

informasi

untuk

pemakai

dalam

keyakinan

mengambil keputusan. (Suwardjono, 2002: 10-11)

19

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1.

Pengertian Sistem Informasi Hall (2007), mendefinisikan bahwa: “Sistem informasi (information system) adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna.” Dari pengertian tersebut Hall menggambarkan kerangka kerja sistem informasi seperti tampilan di Gambar 2-2 berikut:

20

21

2.3.2.

Tujuan Sistem Informasi Tiap perusahaan (organisasi) harus menyesuaikan sistem informasi dengan kebutuhan para penggunanya. Oleh karenanya, tujuan sistem informasi dapat berbeda antara perusahaan satu dengan lainnya. Namun terdapat tiga tujuan dasar di semua sistem. Menurut Hall (2007), tujuan-tujuan tersebut adalah: 1. Mendukung

fungsi

penyediaan

(stewardship)

pihak

manajemen. 2. Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. 3. Mendukung kegiatan operasional harian perusahaan.

2.4. Sistem Informasi Akuntansi 2.4.1.

Pengertian Akuntansi Menurut

AICPA

(American

Institute

of

Certified

Public

Accountants) dalam Suwardjono (2002), mendefinisikan: “Accounting is the body of knowledge and functions concerned with sistematic originating, authenticating, recording, classifying, processing, summarizing, analyzing, interpreting, and supplying of dependable and significant information covering transactions and events which are, in part at least, of a financial character, required for the management and operation of an entity and for report that have to be submitted there on to meet fiduciary and other responsibilities.”

22

Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan dan fungsi yang berkepentingan pencatatan,

dengan

masalah

pengklasifikasian,

pengadaan,

pengabsahan,

pemrosesan,

peringkasan,

penganalisisan, penginterpretasian, dan penyajian secara sistematik informasi yang dapat dipercaya dan berdaya guna tentang transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan yang diperlukan dalam pengelolaan dan pengoperasian suatu unit usaha dan yang diperlukan

untuk

dasar

penyusunan

laporan

yang

harus

disampaikan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengurusan keuangan dan lainnya. 2.4.2.

Informasi Akuntansi Menurut Wilkinson & Cerullo (1997), informasi akuntansi adalah output dari sistem informasi akuntansi yang berhubungan dengan transaksi dan kegiatan keuangan.

2.4.3.

Pemakai Informasi Akuntansi Menurut Widjajanto (2001), pemakai informasi akuntansi dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu: 1. Kelompok Eksternal (pemakai luar) Kelompok eksternal adalah kelompok di luar perusahaan mencakup pemegang saham, investor, kreditor, pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat pekerja, dan masyarakat umum.

23

Kelompok eksternal pada umumnya memerlukan informasi yang bersifat umum (dapat dipergunakan oleh berbagai pihak) dalam bentuk laporan keuangan yang terdiri dari neraca, perhitungan rugi-laba, laporan arus kas, disertai dengan berbagai penjelasannya. 2. Kelompok Internal (pemakai intern) Kelompok internal adalah kelompok di dalam perusahaan mencakup pihak manajemen, pekerja dan karyawan perusahaan. Namun yang terutama adalah para manajer (manajemen), di mana kebutuhannya bervariasi tergantung pada tingkatannya dalam organisasi atau terhadap fungsi tertentu yang dilaksanakannya.

24

2.4.4.

Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah seperangkat aturan, kebijakan, catatan, prosedur, standar dan hubungan organisasi yang dirancang untuk mengendalikan operasi serta sumber-sumber daya organisasi dan untuk menyediakan informasi perencanaan, pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. (Estes, 2001: 4)

25

2.4.5.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Romney dan Steinbart (2006), mendefinisikan bahwa: “An Accounting Information System (AIS) is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers.” Sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang melakukan pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang digunakan para pembuat keputusan.

2.4.6.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney & Steinbart (2006), komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari: 1. Orang (people), adalah orang yang mengoperasikan sistem. 2. Prosedur dan instruksi (perintah), bisa manual atau otomatis, tergantung dari pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data tentang aktivitas organisasi. 3. Data, adalah tentang proses bisnis dan organisasi. 4. Software, digunakan untuk memproses data organisasi.

26

5. Infrastruktur Teknologi Informasi, termasuk didalamnya komputer, peripheral device, dan komunikasi network yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengirimkan data dan informasi. 6. Pengukuran pengendalian internal dan keamanan, adalah melindungi data yang ada di sistem informasi akuntansi. 2.4.7.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney & Steinbart (2006), ada tiga fungsi penting sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya dan personal agar pihak manajemen, pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengorganisasian dan pengevaluasian. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, andal dan dapat dipercaya.

27

2.5. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas 2.5.1.

Siklus Akuntansi 2.5.1.1. Pengertian Siklus Siklus merupakan kumpulan prosedur yang saling berkaitan dan berurutan. Siklus diawali dengan suatu prosedur dan diakhiri dengan prosedur yang lain. Itulah sebabnya siklus memiliki beberapa prosedur. Awal dan akhir dari suatu siklus dapat diidentifikasi. Suatu siklus dirancang oleh perusahaan untuk menangani suatu peristiwa yang terjadi dalam suatu rangkaian. Disebut rangkaian karena peristiwanya dapat terdiri dari beberapa peristiwa yang lebih kecil dan harus ditangani dengan cara berbeda. (Winarno, 2006: 4.3) 2.5.1.2. Komponen Siklus Siklus adalah bagian dari suatu peristiwa. (Winarno, 2006: 4.13) Siklus terdiri dari komponen-komponen berikut: a.

Prosedur atau sekumpulan langkah-langkah baku untuk menangani transaksi (atau kejadian).

b.

Dokumen dan formulir (baik berbentuk hardcopy maupun softcopy), yang akan digunakan sebagai sarana untuk mencatat data dan menyajikan informasi.

28

c.

Perangkat keras komputer dan peralatan lainnya (seperti mesin kas atau cash register, telepon dan faksimile, mesin hitung, server) yang digunakan untuk

mencatat

dan

mengolah

data

serta

menyajikan informasi. d.

Program

komputer

yang

digunakan

untuk

menjalankan komputer, karena tanpa program komputer perangkat keras komputer tidak akan berfungsi. e.

Jaringan komunikasi, yang digunakan untuk mengirimkan data dari satu terminal (atau lokasi) ke terminal lain (atau lokasi lain), baik dalam lingkungan kantor perusahaan maupun ke lokasi yang sangat berjauhan.

f.

Pengendalian atau pengawasan, yang digunakan untuk

menjamin

berfungsinya

komponen-

komponen suatu siklus, sehingga siklus dapat berjalan

seperti

yang

direncanakan

oleh

manajemen. g.

Basis data, yang berisi kumpulan berbagai tabel yang berisi data sejenis. Basis data merupakan komponen kunci dari suatu sistem informasi. Tanpa basis data, sistem informasi tidak akan

29

berarti apa-apa. Oleh karenanya, agar sistem informasi

dapat

mendatangkan

hasil

yang

diharapkan, basis data perlu di rancang dengan sangat baik. Komponen-komponen diatas merupakan komponen pokok yang harus disiapkan oleh perancang sistem dan para pimpinan perusahaan. Apabila komponen tersebut tidak lengkap, maka jalannya prosedur, dan sekaligus jalannya sistem menjadi tidak lancar. (Winarno, 2006: 4.14) 2.5.1.3. Jenis Siklus Akuntansi Menurut Romney & Steinbart (2006), siklus akuntansi terdiri dari empat siklus utama, yaitu: 1.

Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Adalah serangkaian kegiatan (kejadian) dalam aktivitas

bisnis

pengoperasian dihubungkan

dan

berhubungan

pemrosesan dengan

informasi

dengan

dengan yang

penyediaan

(pengadaan) barang dan jasa kepada konsumen dan penerimaan kas atas pembayaran transaksi penjualan tersebut.

30

2.

Siklus

Pengeluaran

(Expenditure

Cycle):

Pembelian dan Pengeluaran Kas Adalah serangkaian kegiatan dalam aktivitas bisnis dan berhubungan dengan pengoperasian pemrosesan data yang dihubungkan dengan pembelian dan pengeluaran atas barang dan jasa. 3.

Siklus Produksi (Production Cycle) Adalah serangkaian kegiatan dalam aktivitas bisnis dan berhubungan dengan pengoperasian pemrosesan data yang dihubungkan dengan produk manufaktur.

4.

Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian Adalah serangkaian kegiatan dalam aktivitas bisnis dan berhubungan dengan pengoperasian pemrosesan data yang dihubungkan dengan efektivitas

dalam

mengatur

karyawan

dan

angkatan kerja. 2.5.2.

Siklus Pendapatan Informasi mengenai siklus pendapatan berhubungan dengan siklus yang lainnya. Objek utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat, di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat serta harga yang sesuai. Dan sebagai tambahan,

31

secara berkala manajemen harus memonitor dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pendapatan. Kemudian agar dapat digunakan dan relevan untuk pengambilan keputusan, maka data yang dihasilkan harus akurat, dapat dipercaya atau handal dan tepat waktu. (Romney & Steinbart, 2006: 355) Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. (Mulyadi, 2001: 455) Pada penelitian kali ini, penulis akan menitikberatkan pembahasan pada penerimaan kas dari piutang jasa. Piutang jasa dilaksanakan oleh Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dengan cara memberikan pelayanan jasa kesehatan terlebih dahulu kepada pasien yang datang, barulah setelah pelayanan jasa diberikan, pasien melakukan pembayaran atas jasa yang telah diberikan tersebut. Siklus pendapatan didefinisikan oleh Romney dan Steinbart (2006), sebagai serangkaian pengulangan aktivitas-aktivitas bisnis dan pengelolaan operasi pemrosesan informasi yang berhubungan dengan penyerahan barang atau jasa kepada konsumen dan penerimaan kas dari pembayaran atas aktivitas penjualan tersebut. Jadi, siklus pendapatan atau penerimaan adalah siklus yang bertujuan untuk mengubah produk perusahaan (baik barang maupun jasa) menjadi kas. Dimana kegiatan siklus penerimaan

32

dimulai sejak menerima order dari pembeli (pasien) hingga menerima pembayaran dari pembeli (pasien). Siklus ini merupakan siklus yang sangat penting bagi setiap perusahaan, karena mendatangkan aliran kas masuk. Bahkan dapat dikatakan perusahaan tidak memiliki siklus yang lain tidak apa-apa, asal jangan tidak memiliki siklus penerimaan ini. (Winarno, 2006: 4.9) 2.5.3.

Penerimaan Kas Menurut Standar Akuntansi Keuangan Di

dalam

Standar

Akuntansi

Keuangan,

penerimaan

kas

diungkapkan dalam PSAK No. 23 (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 23) mengenai pendapatan. Dimana pendapatan adalah penghasilan yang timbul dari aktivitas perusahaan yang biasa dan di kenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan, penghasilan jasa (fees), bunga, dividen, royalty, dan sewa. (IAI, 2004: 23.1) Jadi secara garis besar PSAK No. 23 mendefinisikan pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanam modal.

33

2.5.4.

Aktivitas

Utama

Dalam

Sistem

Informasi

Akuntansi

Penerimaan Kas di Perusahaan Jasa Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas memiliki empat aktivitas utama Sales Order Entry (Pesanan Penjualan), Shipping (Pengiriman),

Billing

(Penagihan),

dan

Cash

Collection

(Penerimaan Kas). (Romney & Steinbart, 2006: 356) 1. Sales Order Entry Siklus penerimaan ini dimulai dengan kegiatan menerima order penjualan dari konsumen. Dalam penjualan jasa seperti rumah sakit menerima order diartikan sebagai penerimaan

pasien

(pendaftaran

pasien)

yang ingin

melakukan perawatan atau ingin mendapatkan tindakan medik di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. 2. Shipping Aktivitas yang kedua adalah memenuhi pesanan konsumen dan menyerahkannya kepada konsumen. Kegiatan ini terlihat lebih jelas pada siklus penjualan barang perusahaan manufaktur atau perusahaan dagang. Jika dianalogikan dalam transaksi perusahaan jasa seperti di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, kegiatan ini merupakan aktivitas memberikan pelayanan jasa kesehatan kepada pasien yang datang untuk berobat atau ditolong dalam

34

persalinan, yang merupakan bagian dari jasa yang diberikan oleh Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. 3. Billing Aktivitas yang ketiga dalam siklus pendapatan melibatkan penagihan kepada konsumen. Dimana terdiri dari dua hal utama yaitu menfaktur dan mengupdate piutang dagang. Jika digambarkan dalam Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH aktivitas ini berarti bahwa bagian administrasi meminta kepada pasien untuk melunasi biaya atas pelayanan jasa yang telah diberikan setelah masa perawatan atau tindakan medik selesai dilakukan. 4. Cash Collection Aktivitas tahap terakhir dalam siklus pendapatan adalah penerimaan kas. Kasir (bagian kas/ kassa) bertugas menerima pembayaran dari pasien, membuat laporan adanya

penerimaan

menyetorkan

(buku

penerimaan

penerimaan

uang

tersebut

kas), ke

dan bagian

keuangan. Namun, di dalam Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH bagian administrasi adalah bagian yang bertugas menerima pembayaran dari pasien dan kemudian mencatatnya dalam buku penerimaan kas atau buku pelunasan pembayaran. Dan menyetorkan penerimaan kas tersebut ke pemilik Yayasan Amanah.

35

2.5.5.

Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas pada Perusahaan Jasa seperti Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penerimaan piutang jasa: 1. Fungsi Penerimaan (Bagian Penerimaan Pasien/ Bagian Pendaftaran Pasien) Pada

perusahaan

jasa

fungsi

penerimaan

(bagian

penerimaan pasien) adalah bagian pendaftaran. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima pasien, baik itu pasien lama maupun pasien baru yang ingin mendapatkan tindakan perawatan atau medik oleh pihak Rumah Sakit. Bagian pendaftaran bertugas mengisikan identitas pasien di buku pendaftaran ataupun mencatat langsung di buku register, kemudian bagian pendaftaran akan mengisi kartu pasien dengan menggunakan identitas yang terdapat di buku pendaftaran atau buku register tersebut dengan nomor terurut, sebagai bukti adanya status pasien. Disertai dengan Kartu Status Pasien. 2. Fungsi Penagihan (Bagian Administrasi) Fungsi penagihan (bagian penagihan) bertanggung jawab untuk menghitung dan menginformasikan kepada pasien jumlah biaya perawatan yang ditanggung berdasarkan daftar piutang jasa yang telah dihitung. Dengan kata lain, fungsi

36

ini bertanggung jawab atas penagihan biaya perawatan selama pasien berada di rumah sakit sebelum pasien bersangkutan meninggalkan rumah sakit atau tindakan perawatan telah selesai. 3. Fungsi Kas (Bagian Kassa/ Kasir) Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima, dalam perusahaan jasa seperti rumah sakit diartikan menerima pembayaran dari pasien. Dan bertanggung jawab atas penerimaan kas dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi kas berada di bagian kassa (kasir). (Mulyadi, 2001: 487) 4. Fungsi Akuntansi (Bagian Keuangan) Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang serta membuat laporan penjualan piutang jasa. (Mulyadi, 2001: 462) Fungsi Akuntansi juga bertugas untuk melakukan pengecekan terhadap transaksi penerimaan kas yang terjadi setiap harinya berdasarkan catatan dan laporan penerimaan

37

kas untuk nantinya membuat laporan keuangan yang akurat, handal dan tepat waktu. 2.5.6.

Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas 1. Kartu Pasien Kartu ini sebagai identitas keanggotaan pasien saat menjalani perawatan atau penanganan oleh pihak rumah sakit. Sebagai tanda bahwa pasien merupakan anggota dari Rumah Sakit Ibu dan Anak AMANAH (dalam perusahaan manufaktur disebut sebagai pelanggan tetap). Kartu ini dibuat dengan nomor terurut. 2. Kartu Status Pasien Kartu ini sebagai record atas keadaan pasien yang sedang menjalankan perawatan atau memperoleh penanganan oleh pihak Rumah Sakit Ibu dan Anak AMANAH, baik itu pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap. 3. Buku Pendaftaran Dokumen ini mempunyai fungsi sebagai pencatat data pasien masuk baik itu pasien lama maupun pasien baru rumah sakit. Buku pendaftaran ini digunakan untuk mencatat data pasien yang menjalankan rawat jalan. Dokumen inilah yang digunakan untuk mengisi data identitas pasien pada Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien.

38

4. Buku Register Dokumen ini mempunyai fungsi sebagai pencatat data pasien masuk baik itu pasien lama maupun pasien baru rumah sakit. Buku Register mempunyai kesamaan fungsi dengan buku pendaftaran, bedanya buku register ini digunakan untuk mencatat data pasien yang menjalankan rawat inap. Dokumen ini juga yang digunakan untuk mengisi data identitas pasien pada Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien. 5. Surat Pernyataan Berisi persetujuan oleh kedua belah pihak dalam hal ini pihak rumah sakit dan pasien untuk dilakukannya tindakan operasi/ perawatan/ pengobatan/ tindakan medik lain (informed consent). 6. Kuitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran atas hutang mereka, dalam perusahaan jasa kali ini kuitansi ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh pihak rumah sakit untuk para pasiennya yang telah melakukan pembayaran atas tagihan yang dibebankan.

39

7. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.

2.6. Sistem Pengendalian Internal Penerimaan Kas 2.6.1.

Pengertian Pengendalian Intern Menurut Hall (2007), Sistem Pengendalian Internal (Internal Control Sistem) terdiri dari berbagai kebijakan, praktik dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya, yaitu: 1. Menjaga aktiva perusahaan dengan melakukan cek ulang. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang diterapkan oleh pihak manajemen. Menurut AICPA dalam Winarno (2006), sistem pengendalian intern (SPI) adalah rencana organisasi dan semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan

40

untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan keterpercayaan data

akuntansi,

meningkatkan

efisiensi,

dan

meningkatkan

kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Sedangkan menurut The Committee of Sponsoring Organizations (COSO) dalam Winarno (2006), pengertian pengendalian intern adalah sebagai berikut: Internal control as the process implemented by the board of directors, management, and those under their direction to provide reasonable assurance that control objectives are achieved with regard to: Effectiveness and efficiency of operations Reliability of financial reporting Compliance with applicable laws and regulations 2.6.2.

Karakteristik Sistem Pengendalian Intern (SPI) Menurut COSO dalam Winarno (2006), SPI memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Sistem pengendalian intern merupakan sebuah proses, sehingga tidak pernah berhenti bekerja. b. Sangat dipengaruhi oleh orang dari berbagai tingkatan manajemen di dalam perusahaan. c. Hanya dapat memberikan perlindungan secara reasonable (sewajarnya), karena harus memperhatikan keuntungan dan kerugian (cost and benefit).

41

d. Ditujukan untuk melindungi tujuan perusahaan secara keseluruhan, tidak hanya terhadap laporan keuangan saja. e. Memiliki berbagai komponen yang berbeda-beda fungsinya namun saling terkait. 2.6.3.

Komponen Pengendalian Internal Komponen pengendalian internal menurut COSO terdiri atas lima komponen, yaitu: 1. Control Environment (Lingkungan Pengendalian) Lingkungan pengendalian merupakan sarana dan prasarana yang ada di dalam organisasi atau perusahaan untuk menjalankan sistem pengendalian intern yang baik. Tanpa lingkungan yang baik, sistem pengendalian intern yang sangat baguspun tidak dapat dijalankan dengan baik. Menurut Winarno (2006), terdapat beberapa komponen yang

mempengaruhi

lingkungan

pengendalian

intern

adalah: a. Komitmen manajemen terhadap intergritas dan nilai-nilai etika (commitment to integrity and ethical values). b. Filosofi yang dianut oleh manajemen dan gaya operasional

yang

dipakai

oleh

manajemen

(management philosophy and operating style) c. Struktur organisasi (organizational structure)

42

d. Komite audit untuk dewan direksi (the audit committee of the board of directors) e. Metode

pembagian

tugas

dan

tanggungjawab

(methods of assigning authority and responsibility) f. Kebijakan dan praktik yang menyangkut sumber daya manusia (human resources policies and practices) g. Pengaruh dari luar (external influences) 2. Control Activities (Aktivitas Pengendalian) Aktivitas pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi. (Hall, 2007: 190-191) COSO dalam Winarno (2006), mengidentifikasi lima hal yang

dapat

diterapkan

perusahaan,

untuk

aktivitas

pengendaliannya, yaitu: a. Pemberian otorisasi atas transaksi dan kegiatan. b. Pembagian tugas dan tanggungjawab. c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang baik. d. Perlindungan yang cukup terhadap kekayaan dan catatan perusahaan.

43

e. Pemeriksaan

independen

terhadap

kinerja

perusahaan. 3. Risk Assessment (Penilaian Resiko) Organisasi harus mengetahui dan menghadapi risiko yang ada dihadapannya. Organisasi juga harus merancang tujuan, sehingga

dengan

tujuan

tersebut

organisasi

dapat

dioperasikan bersama-sama. Organisasi harus menentukan mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan risiko. (Romney & Steinbart, 2006: 196) Sebab, penilaian risiko adalah untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. (Hall, 2007: 188) Dalam bukunya Winarno (2006), menjelaskan ada tiga kelompok risiko yang dihadapi perusahaan, yaitu: a. Risiko strategis, yaitu mengerjakan sesuatu dengan cara yang salah. Kesalahan seperti ini akan menyebabkan perusahaan tidak dapat mencapai tujuannya dengan baik. b. Risiko financial, yaitu risiko menghadapi kerugian keuangan.

44

c. Risiko informasi, yaitu menghasilkan informasi yang tidak relevan atau informasi yang keliru, atau bahkan sistem informasinya tidak dapat dipercaya. 4. Information

and

Communication

(Informasi

dan

Komunikasi) Di sekitar aktivitas pengendalian sistem informasi dan komunikasi memungkinkan organisasi untuk menangkap dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan operasinya. (Romney & Steinbart, 2006: 196) 5. Monitoring (Pemantauan) Seluruh proses harus dapat memonitor dan membuat modifikasi yang diperlukan, sehingga sistem dapat memberi reaksi yang lebih dinamis dan menjamin perubahan kondisi. (Romney & Steinbart, 2006: 196) Pemantauan adalah kegiatan untuk mengikuti jalannya sistem informasi akuntansi, sehingga apabila ada sesuatu berjalan tidak seperti yang diharapkan, dapat diambil tindakan segera.

45

Menurut Winarno (2006), ada berbagai bentuk pemantauan di dalam perusahaan yang dapat dilaksanakan dengan salah satu (atau semua) proses berikut ini: a. Supervisi yang efektif (effective supervision), yaitu manajemen yang lebih atas mengawasi manajemen dan karyawan dibawahnya. b. Akuntansi

pertanggungjawaban

(responsibility

accounting), yaitu perusahaan menerapkan suatu sistem akuntansi yang dapat digunakan untuk menilai kinerja masing-masing manajer, masingmasing departemen dan masing-masing proses yang dijalankan oleh perusahaan. c. Audit internal (internal auditing), yaitu pengauditan yang dilakukan oleh auditor di dalam perusahaan. 2.6.4.

Unsur Pengendalian Internal dalam Siklus Penerimaan Kas Dalam bukunya Mulyadi (2001), menjelaskan bahwa unsur pengendalian

internal

yang

seharusnya

ada

dalam

siklus

dari

fungsi

penerimaan kas dari penjualan piutang jasa adalah: 1. Organisasi a. Fungsi

akuntansi

harus

terpisah

penagihan dan fungsi penerimaan kas Untuk menciptakan suatu pengendalian internal (internal

check)

fungsi

penagihan

yang

46

bertanggungjawab untuk menagih dan menerima cek atau uang tunai dari debitur (pasien rawat) harus dipisahkan dari fungsi penerimaan kas yang bertanggungjawab untuk melakukan pengesahan cek dan menyetorkan cek dan uang tunai hasil penagihan ke rekening giro perusahaan di bank. b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Fungsi akuntansi tidak boleh digabungkan dengan fungsi

penyimpanan,

untuk

menghindari

kemungkinan penggunaan catatan akuntansi untuk menutupi

kecurangan

yang

dilakukan

oleh

karyawan. Jika fungsi akuntansi digabungkan dengan fungsi penerimaan kas timbul kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingannya sendiri dan

menutupi

kecurangan

tersebut

dengan

memanipulasi catatan piutang kepada debitur. Kecurangan semacam ini disebut lapping. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bulyet).

47

Untuk menghindari penerimaan kas dari debitur jatuh ke tangan pribadi karyawan, perusahaan mewajibkan para debiturnya untuk melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama perusahaan atau dengan menggunakan giro untuk pemindahbukuan. Dengan cek atas nama dan giro, pembayaran yang dilakukan oleh debitur akan terjamin masuk ke dalam rekening giro perusahaan. b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Kegiatan fungsi penagihan harus di cek melalui sistem

akuntansi.

Fungsi

penagihan

hanya

melakukan penagihan atas dasar daftar piutang yang telah jatuh tempo yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Piutang adalah kekayaan perusahaan. Pengurangan terhadap piutang yang dicatat dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen yang sah. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar yang andal untuk mengurangi piutang adalah surat

48

pemberitahuan

yang

diterima

dari

debitur

bersamaan dengan cek. 3. Praktik yang Sehat a. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. Jika perusahaan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima disetor penuh ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan Bagian Kassa (kasir) pada suatu saat terdiri setoran dalam perjalanan (deposit in transit). Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam suatu

dokumen

yang

disebut

berita

acara

penghitungan kas. Selesai dihitung, kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). Karyawan yang langsung berhubungan dengan uang perusahaan ini perlu diasuransikan, sehingga jika karyawan yang diserahi tanggung jawab menjaga uang tersebut melakukan kecurangan, asuransi akan menanggung risiko kerugian yang timbul.

49

c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tangan bagian kassa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-intransit insurance). Untuk melindungi kekayaan perusahaan berupa uang yang dibawa oleh penagih, perusahaan dapat menutup asuransi cash in transit. Untuk melindungi kekayaan kas yang di tangan Bagian Kassa, perusahaan dapat menutup asuransi cash in safe.

2.7. Database (Basis Data) 2.7.1.

Pengertian Database Database merupakan komponen terpenting dalam pembangunan sistem informasi, karena menjadi tempat untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem, sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun informasi - informasi dalam berbagai bentuk. Database merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu, sehingga dapat diolah

atau

dieksplorasi

secara

cepat

dan

mudah

untuk

menghasilkan informasi. (Oetomo, 2002: 99)

50

Winantu (2006), menjelaskan bahwa tujuan pemanfaatan atau dibangunnya suatu database adalah sebagai berikut: 1. Kecepatan dan Kemudahan (Speed) Dengan memanfaatkan database, memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan perubahan atau manipulasi terhadap data dan menampilkan kembali data tersebut secara lebih cepat dan mudah. 2. Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space) Karena keterkaitan yang erat antara kelompok data dalam sebuah database, maka redundansi (pengulangan) pasti akan selalu

ada,

sehingga

penyimpanan.

Dengan

penyimpanan

dapat

akan

memperbesar

database,

dilakukan

efisiensi

dengan

ruang ruang

menerapkan

sejumlah pengkodean, atau dengan membuat relasi-relasi antar kelompok data yang saling berhubungan. 3. Keakuratan (Accuracy) Pengkodean atau pembentukan relasi antar data, bersama dengan penerapan aturan/ batasan (constraint), domain data, keunikan data, dan sebagainya, yang secara ketat dapat diterapkan dalam sebuah database, sangat berguna untuk menekan ketidak akuratan penyimpanan data.

51

4. Ketersediaan (Availability) Dengan pemanfaatan jaringan komputer, maka data yang berada di suatu lokasi/ cabang dapat juga diakses (tersedia/ available) bagi lokasi/ cabang lain (disebut juga pemilahan data pada lokasi yang berbeda). 5. Kelengkapan (Completeness) Kelengkapan data yang disimpan dalam sebuah database bersifat relatif, bisa jadi saat ini dianggap sudah lengkap, tetapi belum tentu pada suatu saat dianggap lengkap. Untuk mengakomodasi

kelengkapan

data,

perlu

dilakukan

penambahan record/ file dan melakukan perubahan struktur. 6. Keamanan (Security) Aspek keamanan dapat diterapkan dengan ketat, dengan begitu kita dapat menentukan pemakai database serta objekobjek didalamnya, serta jenis - jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya. Dengan kata lain adanya hak akses yang berbeda. 7. Kebersamaan Pemakaian atau Berbagi Data (Shareability) Database yang dikelola dengan aplikasi multi user dapat memenuhi

kebutuhan

ini.

Artinya

database

dapat

dimanfaatkan oleh banyak orang.

52

2.7.2.

Hierarki Data Dalam Suatu Database Menurut Oetomo (2002), data dalam sebuah database disusun berdasarkan sistem hierarki yang unik, yaitu: 1. Database (Basis Data), merupakan kumpulan file yang saling terkait satu sama lain. Dan kumpulan file yang tidak saling terkait satu sama lain tidak dapat disebut database. 2. File, yaitu kumpulan dari record yang saling terkait dan memiliki format field yang sama dan sejenis. 3. Record, yaitu kumpulan field yang menggambarkan suatu unit data individu tertentu. 4. Field , yaitu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari data seperti, nama, alamat, dan sebagainya. 5. Byte, yaitu atribut dari field yang berupa huruf yang membentuk nilai dari sebuah field. Huruf tersebut dapat berupa numeric maupun abjad atau karakter khusus. 6. Bit, yaitu bagian terkecil dari data secara keseluruhan, yaitu berupa karakter ASCII nol atau satu yang merupakan komponen pembentuk byte.

53

Sistem Basis Data (Database System)

Basis Data (Database)

File

Record

Field

Byte

Bit

Gambar 2-5. Hierarki Data Dalam Database (Sumber : Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S.Kom.,MM., 2002, Hal. 103) 2.7.3.

Tipe File Menurut Oetomo (2002), file yang menampung record – record data dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe berdasarkan penggunaannya, antara lain: 1. File Induk (Master File) Tipe ini merupakan file terpenting yang berisi record – record yang sangat diperlukan dalam perusahaan. File induk

54

ini dapat dibagi dalam dua kategori, yaitu file induk acuan yang recordnya bersifat relatif statis, jarang berubah nilainya. Sedangkan kategori kedua adalah file induk dinamik, dimana recordnya sering berubah sebagai hasil dari transaksi. 2. File Transaksi (Transaction File) Tipe ini digunakan untuk merekam data yang diperoleh dari suatu transaksi. 3. File Laporan (Report File) Tipe ini disebut juga file output yang berisi informasi yang merupakan hasil pengolahan dari data yang ada. 4. File Histori (History File) Tipe ini disebut juga file arsip yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi masih disimpan. 5. File Salinan (Backup File) Tipe ini berisi salinan dari file – file yang masih aktif di dalam database pada kurun waktu tertentu. File ini digunakan

sebagai

cadangan

bilamana

file

utama

mengalami kerusakan baik secara teknis maupun non teknis. 2.7.4.

Relational Database Model Database model adalah bagian sebuah teori atau spesifikasi yang menggambarkan bagaimana struktur database dibentuk dan

55

digunakan. (Wahyudi, 2008: 189) Yang lain menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan model data adalah sekumpulan konsep terintegrasi yang dipakai untuk menjabarkan data, hubungan antar data, dan kekangan terhadap data yang digunakan untuk menjaga konsistensi. Kadang model data disebut struktur data logis. Menurut Kadir (2003), model database yang umum pada saat ini ada empat macam, yaitu: 1. Model Data Hierarki (Hierarchical Model) 2. Model Data Jaringan (Network Model) 3. Model Data Relasional (Relational Model) 4. Model Data Berbasis Objek (Object-Based Model) Tiga model yang pertama disebut model data yang berbasis rekaman (record-based data model). Model database hierarki dan jaringan merupakan model database yang tidak banyak lagi dipakai saat ini, karena adanya berbagai kelemahan dan hanya cocok untuk struktur hierarki dan jaringan saja. Artinya tidak mengakomodir untuk berbagai macam jenis persoalan dalam suatu sistem database, kecuali pada instalasi lama. Model database relasi merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini, karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai kebutuhan pengelolaan database. (Winantu, 2006: 6) Sedangkan model data berbasis objek masih terus berkembang. (Kadir, 2003: 271)

56

Relational database berisi kumpulan tabel, dimana setiap tabel mempunyai nama dan struktur yang unik. Dalam setiap tabel, masing - masing record data diorganisasikan dalam struktur yang sama dan memiliki field kunci yang akan menjadi penghubung antar tabel yang ada dan berkait satu sama lain. (Oetomo, 2002: 108) Pada model ini, data terorganisir dengan baik dan rapi sehingga dapat dengan mudah dimanipulasi untuk menghasilkan suatu informasi. Menurut Oetomo (2002), model ini memberikan kelebihan tersendiri dibandingkan dengan dua model sebelumnya, antara lain: 1. Kemudahan dalam pembentukan struktur data masing – masing file. 2. Kompleksitas untuk mengaitkan antar tabel tidak terjadi karena hubungan antar tabel ditentukan oleh field kunci yang telah ditetapkan sebagai penghubung antar file. 3. Pemrograman

menjadi

sederhana,

sedangkan

tingkat

fleksibilitas dalam mengorganisasikan data sangat tinggi.

57

2.7.5.

Normalisasi Normalisasi

merupakan

peralatan

yang

digunakan

untuk

melakukan proses pengelompokan data menjadi tabel – tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. (Oetomo, 2002: 131) Menurut Sari (2010), tujuan dari normalisasi adalah: •

Untuk menghilangkan kerangkapan data (redundancy data)

•

Untuk mengurangi kompleksitas

•

Untuk mempermudah pemodifikasian data

Dalam proses normalisasi, persyaratan sebuah tabel masih harus dipecah didasarkan adanya kesulitan kondisi pengorganisasian data seperti untuk menambah atau menyisipkan, menghapus atau mengubah, serta pembacaan data dari tabel tersebut. Bila masih ada kesulitan, maka tabel harus dipecah menjadi beberapa lagi, dan dilakukan proses normalisasi kembali sampai diperoleh tabel yang optimal. (Oetomo, 2002: 131) Dalam bukunya Kristanto (2004), menjabarkan bahwa proses normalisasi terbagi menjadi beberapa tahap atau bentuk, yaitu: 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya.

58

2. Bentuk Normal Pertama (1NF/ First Normal Form) Bentuk normal kesatu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar atau rata). Data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field – filed berupa “atomic value”. Tidak ada set atribute yang berulang-ulang atau atribute bernilai ganda (multi value). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai arti mendua, hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF/ Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribute lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/ Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan

59

primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 5. Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF/ Boyce-Codd Normal Form) Boyce-Codd normal form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribute harus bergantung fungsi pada atribute super key.

2.8. Studi Kelayakan Studi kelayakan (feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan suatu proyek layak atau tidak untuk diteruskan. (Wahana, 2003: 151) Studi kelayakan disebut juga dengan istilah high-point review. (Jogiyanto, 1991: 95) Wahana (2003) dalam bukunya menjelaskan bahwa, studi kelayakan (feasibility study) terdiri dari lima macam kelayakan, yaitu: 1. Studi Kelayakan Teknik (Technical Feasibility) Kelayakan teknik digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “Apakah teknologi dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan ini mencakup dua hal pokok yang harus dipertimbangkan, yaitu ketersediaan teknologi di pasaran dan ketersediaan ahli yang mengoperasikannya.

60

2. Studi Kelayakan Ekonomi (Echonomical Feasibility) Kelayakan ekonomi digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “Apakah sistem baru nanti dapat dibiayai dan akan menguntungkan?”. Ada dua hal pokok dalam menilai kelayakan sistem secara ekonomi, yaitu biaya dan manfaat. Berapa besar biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem tersebut dan seberapa besar manfaatnya. Sistem akan dikatakan menguntungkan atau layak secara ekonomi jika manfaat yang diberikan oleh sistem lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk mengembangkan sistem. 3. Studi Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility) Kelayakan jadwal (waktu) digunakan untuk menilai dan menjawab pertanyaan “Apakah sistem dapat dikembangkan sesuai waktu yang ditetapkan?”. Pihak manajemen sebagai pemakai sistem dan analis sebagai pembuat sistem dapat menilai apakah waktu yang disediakan untuk mengembangkan sistem dapat diterima dan disepakati bersama. 4. Studi Kelayakan Operasi (Operational Feasibility) Kelayakan operasional merupakan penilaian terhadap penerapan sistem baru yang nanti akan dijalankan. Hal ini menjawab pertanyaan “Apakah sistem nantinya dapat dioperasikan dengan baik?”.

61

Sedikitnya ada empat permasalahan yang harus dipertimbangkan untuk menentukan layak atau tidaknya sistem dioperasikan. Keempat hal tersebut antara lain: a. Kemungkinan bahwa sistem tidak praktis, terlalu rumit sehingga sulit untuk dijalankan oleh operator. Hal ini jelas akan menghambat

pengoperasian

sistem

dalam

praktek

kesehariannya. Kesulitan operator menggunakan program, akan memperbesar risiko kesalahan yang terjadi. b. Kemungkinan

adanya

keengganan

pemakai

untuk

meninggalkan sistem lama yang telah ditekuni selama bertahun – tahun. c. Kualitas informasi yang dihasilkan sistem apakah sudah cukup memuaskan pemakainya? d. Kemungkinan terjadinya kesulitan pihak manajemen untuk melakukan pengendalian terhadap sistem. Hal ini perlu diselidiki agar sistem nantinya dapat berjalan dengan baik, memperoleh output yang bisa diyakini kebenarannya untuk menjaga keamanan harta perusahaan. Jika dari keempat point tersebut ditemukan hal – hal yang negatif dalam pelaksanaan sistem nantinya, sistem dapat dikategorikan tidak layak secara operasional. Seringkali sistem tersebut tidak dibatalkan, tetapi disederhanakan dan disesuaikan agar kegunaannya masih dapat dipertahankan.

62

5. Studi Kelayakan Hukum (Law Feasibility) Pertanyaan yang harus dijawab dalam menentukan layak atau tidaknya sistem jika dipandang secara hukum adalah “Apakah sistem dapat dikembangkan dan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku?”. Kelayakan hukum yang dimaksud adalah peninjauan kembali hal – hal yang menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan.

2.9. Metodologi Pengembangan Sistem Metodologi Pengembangan Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai: “A collection of procedures, techniques, tools, and documentation aids which will help the systems developers in their efforts to implement a new information systems. A methodology will consist of phases, themselves consisting of subphases, which will guide the systems developers in their choice of the techniques that might be appropriate at each stage of the project and also help them plan, manage, control, and evaluate information systems projects.” (Avison & Fitzgerald, 2006: 24) Metodologi pengembangan sistem informasi adalah mengumpulkan prosedur, teknik, alat dan alat bantu dokumentasi yang akan membantu pengembang

sistem

dalam

usahanya

untuk

mengimplementasikan

(menerapkan) sistem informasi baru. Metodologi akan terdiri dari beberapa tahap dan setiap tahap akan terdiri dari beberapa sub, yang akan membantu pengembang sistem di dalam mereka memilih teknik yang tepat untuk

63

menjalankan setiap langkah proyek yang dikerjakan, juga membantu dalam rencana, kelola, kendali dan evaluasi proyek sistem informasi mereka. Menurut Widjajanto (2001), tujuan pengembangan sistem, antara lain: a. Sistem yang dihasilkan harus dapat menghasilkan informasi yang cermat dan tepat waktu. b. Pengembangan sistem harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang layak. c. Sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi. d. Sistem harus dapat memberikan kepuasan kepada penggunanya. Metode pengembangan

yang dipilih oleh penulis adalah metode

prototyping. Metode ini menerapkan teknik yang disebut prototype. Metode ini memberikan ide bagi analis sistem atau pemrogram untuk menyajikan gambaran yang lengkap. Dengan demikian, pengguna (user) sistem akan dapat melihat pemodelan dari sistem itu baik dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun. (Oetomo, 2002: 147) Jadi, metode prototyping mencoba mengatasi permasalahan yang terdapat pada sistem analisis tradisional, dimana kenyataannya, komplain dari pelanggan (users) atas sistem informasinya hanya dapat dilihat pada saat implementasinya berjalan, dimana hal ini sudah terlambat untuk melakukan suatu perubahan. Pendekatan prototyping dapat merespon kekecewaan user (pengguna), yang barangkali ditemukan saat menggunakan pendekatan tradisional. (Avison & Fitzgerald, 2006: 123) Karena dalam metode prototyping analis akan melakukan pengumpulan kebutuhan dan perbaikan, analis menetapkan

64

segala kebutuhan untuk membangun software, mendesain dengan cepat dan melakukan penerjemahan atas kebutuhan atau data yang telah dianalisis ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pengguna. Prototipe (prototype) adalah suatu versi sistem informasi atau bagian dari sistem yang sudah dapat berfungsi, tetapi dimaksudkan hanya sebagai model awal saja. Setelah beroperasi prototype akan lebih jauh diperhalus hingga cocok sekali dengan kebutuhan penggunanya. (Laudon, 2008: 220221) Prototype membuat proses pengembangan sistem informasi menjadi lebih cepat dan lebih mudah, terutama pada keadaan kebutuhan pemakai sulit untuk diidentifikasi. (Kadir, 2003: 416) Ada dua jenis prototype yaitu throwaway (or expendable) prototype dan evolutionary prototype. (Avison & Fitzgerald, 2006: 124) Throwaway prototype mengacu pada pembuatan model yang hasil akhirnya tidak berguna sebelum menjadi sistem software yang sempurna, sedangkan evolutionary prototype bertujuan membangun prototype yang sangat sempurna didalam struktur sistem yang konstan dimana sistem dapat dikembangkan dan mudah dipahami disaat pengoperasian sistem sulit digunakan oleh pengguna (user). Penulis akan menfokuskan pada model evolutionary karena model ini sederhana sehingga pengguna sistem nantinya akan mudah untuk mengerti dengan sistem yang dibangun dan akan dijalankan. Model evolutionary ini dikembangkan karena adanya kegagalan yang terjadi akibat pengembangan aplikasi menggunakan sistem waterfall model. Kegagalan yang terjadi tersebut biasanya dikarenakan

65

adanya kekurangpahaman atau bahkan sampai kesalahpahaman pengertian pengembang aplikasi mengenai kebutuhan pengguna yang ada. Yang membedakan model ini, apabila dibandingkan dengan waterfall model, yaitu adanya pembuatan prototype dari sebuah aplikasi sebelum aplikasi tersebut memasuki tahap desain. Dan fase ini, prototype yang telah dirancang oleh pengembang akan diberikan kepada pengguna (user) untuk mendapatkan evaluasi. Tahap ini akan terus menerus diulang sampai kedua belah pihak benar – benar mengerti tentang kebutuhan dari aplikasi yang akan dikembangkan. Apabila prototype telah selesai, maka tahapan aplikasi akan kembali berlanjut ke tahap desain dan kembali mengikuti langkah – langkah pada waterfall model. Menurut Laudon (2008), tahapan-tahapan pengembangan sistem dengan menggunakan prototype adalah: 1.

Identifikasi kebutuhan pengguna. Perancang sistem (biasanya spesialis sistem informasi) bekerja cukup lama dengan pengguna untuk mendapatkan informasi kebutuhan dasar pengguna.

2.

Mengembangkan prototype awal. Perancang sistem dengan cepat membuat prototype yang fungsional, menggunakan perangkatperangkat untuk menciptakan peranti lunak (software) dengan cepat.

3.

Menggunakan prototype (menentukan apakah prototype bisa diterima atau tidak). Pengguna didorong untuk bekerja dengan sistem tersebut untuk menentukan seberapa baik prototype itu

66

memenuhi kebutuhannya, dan untuk memberikan saran-saran bagaimana memperbaiki prototype itu. 4.

Merevisi dan memperbaiki prototype. Pembuat sistem mencatat semua perubahan yang diminta pengguna dan memperhalus prototype berdasarkan permintaan tersebut. Setelah prototype direvisi, siklusnya kembali ke langkah 3. Langkah 3 dan 4 diulangi terus hingga penggunanya merasa puas.

Tahap pertama sampai tahap ketiga dalam metode ini dilakukan secara berulang-ulang sampai pengembang dan pengguna mencapai kesepakatan. Karena pengulangan itulah, metode evolutionary prototyping dapat digambarkan berbentuk obat nyamuk (spiral).

67

Menurut Kadir (2003), metode prototyping memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihan dan kelemahan tersebut terurai sebagai berikut: Kelebihan

dengan

kita

menggunakan

metode

prototyping

(teknik

menjadi

lebih

karena

prototype), yaitu: 1. Pendefinisian

kebutuhan

pemakai

baik

keterlibatan pemakai yang lebih intensif. 2. Meningkatkan kepuasan pemakai dan mengurangi risiko pemakai tidak menggunakan sistem, mengingat keterlibatan mereka yang sangat

68

tinggi sehingga sistem memenuhi kebutuhan mereka dengan lebih baik. 3. Mempersingkat waktu pengembangan. 4. Memperkecil kesalahan disebabkan

pada setiap versi prototype,

kesalahan segera terdeteksi oleh pemakai. 5. Pemakai memiliki kesempatan yang lebih banyak dalam meminta perubahan – perubahan. 6. Menghemat biaya (menurut penelitian, biaya pengembangan dapat mencapai 10% hingga 20% dibanding kalau menggunakan SDLC (Sistems Development Life Cycle) tradisional. Sedangkan kelemahan dari metode prototyping: 1. Prototype hanya bisa berhasil jika pemakai bersungguh – sungguh dalam menyediakan waktu dan pikiran untuk menggarap prototype. 2. Kemungkinan dokumentasi terabaikan karena pengembang lebih berkonsentrasi pada pengujian dan pembuatan prototype. 3. Mengingat target waktu yang pendek, ada kemungkinan sistem yang dibuat tidak lengkap dan bahkan sistem kurang teruji. 4. Jika terlalu banyak proses pengulangan dalam membuat prototype, ada kemungkinan pemakai menjadi jenuh dan memberikan reaksi yang negatif. 5. Apabila tidak terkelola dengan baik, prototype menjadi tak pernah berakhir. Hal ini disebabkan permintaan terhadap perubahan terlalu mudah untuk dipenuhi.

69

2.10. Alat Dokumentasi Pada saat melakukan observasi, penulis mendokumentasikan hasil observasi tersebut dengan menggunakan beberapa alat pendokumentasian seperti data flow diagram (DFD) dan flowchart. 2.10.1. Data Flow Diagram (DFD) 2.10.1.1. Pengertian Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram adalah suatu model logika atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. (Kristanto, 2003: 55) Data flow diagram menggunakan simbol – simbol yang mencerminkan proses, sumber – sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem. Menyajikan sistem pada tingkat – tingkat rincian berbeda, dari yang bersifat umum ke rincian banyak. Digunakan secara luas oleh para analis untuk menyajikan elemen – elemen logis dari sebuah sistem. Namun demikian, teknik ini tidak mewakili sistem fisik. Dengan kata lain, data flow diagram hanya menunjukkan apa tugas logis (logical tasks) yang telah dilakukan, tetapi bukan bagaimana mereka dilakukan atau

70

siapa atau apa yang dilakukan mereka. (Hariningsih, 2006: 72-73) 2.10.1.2. Simbol Data Flow Diagram (DFD) Simbol – simbol yang digunakan dalam DFD terdiri dari empat macam, yaitu: process, data flow, data store dan external entity. Berikut uraian singkat mengenai keempat simbol tersebut: 1. Process. Merupakan kegiatan atau pekerjaan yang dilakukan oleh orang atau mesin komputer, dimana aliran masuk ditransformasikan ke aliran data keluar. Suatu proses harus diberi penjelasan yang lengkap, meliputi (1) identifikasi proses yang umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol proses, dan (2) nama proses yang menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. 2. Data flow (Arus Data). Disimbolkan dengan anak panah, dimana arus data mengalir diantara proses dan simpanan proses. Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk formulir atau dokumen yang digunakan perusahaan, laporan tercetak yang dihasilkan sistem, output dilayar

71

komputer, masukan untuk komputer, komunikasi ucapan, surat atau memo, data yang dibaca atau direkam di file, suatu isian yang dicatat pada buku agenda, dan transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain. 3. Data

Store

(Simpanan

Data).

Adalah

tempat

penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual maupun secara elektonik. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu menggunakan lagi data

tersebut.

Bentuk

dari

penyimpanan

data

diantaranya adalah suatu file atau database di sistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, dan suatu agenda atau buku. 4. External Entity (Data source). Kesatuan diluar sistem yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem, dapat berupa orang, organisasi, sumber informasi lain atau penerima akhir dari suatu laporan.

72

DEMARCO DAN YOURDAN SIMBOL

KETERANGAN

GANE DAN SARSON SIMBOL

External Entity (Kesatuan Luar) Sumber input atau tujuan output data.

Data Flow (arah arus data)

Process (Proses) Suatu proses yang dipicu atau didukung oleh data.

Data Store (Penyimpanan Data) Suatu alat penyimpanan seperti file transaksi, file induk atau file referensi.

Gambar 2-8. Simbol Data Flow Diagrams (DFD) (Sumber : Marshall B. Romney, 2006, Hal. 64 dan S.P. Hariningsih, 2006, Hal. 72)

2.10.2. Flowchart 2.10.2.1. Pengertian Flowchart Flowchart (bagan alir) adalah suatu diagram simbol yang menampilkan aliran data dan rangkaian tahapan operasi dalam suatu sistem. (Widjajanto, 2001: 39) Gambar atau bagan tersebut memperlihatkan urutan dan hubungan antar proses beserta instruksinya. Dengan demikian setiap simbol

menggambarkan

hubungan

antar

proses

proses

tertentu.

digambarkan

Sedangkan

dengan

garis

penghubung. Flowchart ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flowchart urutan proses kegiatan menjadi lebih jelas. Jika ada penambahan

73

proses maka dapat dilakukan lebih mudah. Setelah flowchart

selesai

disusun,

selanjutnya

pemrogram

(programmer) menerjemahkannya ke bentuk program dengan bahasa pemrograman. 2.10.2.2. Jenis - Jenis Flowchart Menurut Jogiyanto (2005), flowchart terbagi atas lima jenis, yaitu : a. Flowchart Sistem (System Flowchart) Flowchart

sistem

merupakan

bagan

yang

menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur - prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur - prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin ketik, cash register atau kalkulator).

74

b. Flowchart

Paperwork/

Flowchart

Dokumen

(Document Flowchart) Flowchart Paperwork menelusuri alur dari data yang ditulis melalui sistem. Flowchart Paperwork sering disebut juga dengan Flowchart Dokumen atau Flowchart Formulir (Form Flowchart). Kegunaan utamanya adalah untuk menelusuri alur form dan laporan sistem termasuk tembusan tembusannya dari satu bagian ke bagian lain baik bagaimana alur form dan laporan diproses, dicatat dan disimpan. c. Flowchart Skematik (Schematic Flowchart) Flowchart Skematik mirip dengan flowchart sistem yang menggambarkan suatu sistem atau prosedur. Flowchart Skematik ini bukan hanya menggunakan simbol-simbol

flowchart

standar,

tetapi

juga

menggunakan gambar-gambar komputer, peripheral, form-form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem. Flowchart

Skematik

digunakan

sebagai

alat

komunikasi antara analis sistem dengan seseorang yang tidak familiar dengan simbol - simbol flowchart yang konvensional. Pemakaian gambar

75

sebagai ganti dari simbol - simbol flowchart akan menghemat waktu yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mempelajari simbol abstrak sebelum dapat mengerti

flowchart.

Gambar

-

gambar

ini

mengurangi kemungkinan salah pengertian tentang sistem, hal ini disebabkan oleh ketidak-mengertian tentang simbol - simbol yang digunakan. Gambar gambar juga memudahkan pengamat untuk mengerti segala sesuatu yang dimaksudkan oleh analis, sehingga hasilnya lebih menyenangkan dan tanpa ada salah pengertian. d. Flowchart Program (Program Flowchart) Flowchart Program dibuat atau dihasilkan dari flowchart sistem. Flowchart Program merupakan bagan yang menjelaskan secara lebih rinci tentang bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya

dilaksanakan.

Flowchart

ini

menunjukkan setiap langkah program atau prosedur dalam urutan yang tepat saat terjadi.

76

Flowchart program terdiri dari dua macam, yaitu flowchart logika program (program logic flowchart) dan flowchart program komputer terinci (detailed komputer program flowchart). 1. Flowchart Program Komputer Terinci (Detailed Komputer Program Flowchart) digunakan oleh programmer

untuk

menggambarkan

urutan

instruksi - instruksi dari program komputer secara terinci. 2. Flowchart Logika Program (Program Logic Flowchart) digunakan oleh analis sistem untuk menggambarkan urutan atau tiap langkah tugas tugas pekerjaan dalam suatu prosedur atau operasi pada program komputer secara logika.

77

e. Flowchart Proses (Process Flowchart) Flowchart Proses merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem, karena banyak digunakan di teknik industri. Flowchart proses memiliki lima simbol khusus:

Flowchart

Proses

digunakan

oleh

perekayasa

industrial dalam mempelajari dan mengembangkan proses - proses manufacturing. Dalam analisis sistem, flowchart ini digunakan secara efektif untuk 78

menelusuri alur suatu laporan atau form. Selain itu dapat juga menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yang lainnya, serta waktu yang diperlukan oleh suatu kegiatan. 2.10.2.3. Simbol - Simbol Flowchart Flowchart disusun dengan simbol-simbol. Simbol ini dipakai sebagai alat bantu menggambarkan proses di dalam program, dan setiap simbol memiliki arti masing – masing yang digambarkan oleh suatu bentuk. Romney & Steinbart (2006), membagi simbol flowchart dalam empat kategori, antara lain: 1. Simbol Input/ Output (Input/Output - I/O Symbols). Simbol I/O menggambarkan alat atau media yang menyediakan input ke atau mencatat output dari pemrosesan operasi. 2. Simbol Proses (Processing Symbols). Salah satu menunjukkan apa tipe alat yang digunakan untuk memproses data atau mengindikasi kapan pemrosesan dilakukan secara manual. 3. Simbol Penyimpanan (Storage Symbols). Simbol penyimpanan menggambarkan alat yang digunakan untuk menyimpan data saat sistem tidak dipakai pada waktu sekarang.

79

4. Simbol

Arus

dan

Lain-lainnya

(Flow

and

Miscellaneous Symbols). Mengindikasikan aliran data dan barang. Mereka juga menggambarkan suatu pengoperasian mengenai dimana flowchart dimulai dan berakhir, dimana keputusan dibuat, dan kapan harus menambahkan note keterangan pada flowchart. SIMBOL INPUT/ OUTPUT (I/O)

NAMA

KETERANGAN

Document

Suatu dokumen atau laporan, dimana dokumen tersebut mungkin dipersiapkan secara manual ataupun dicetak dengan menggunakan komputer

Multiple Copies of One Document

Mengilustrasikan simbol dokumen yang tumpang tindih dan mencetak nomor dokumen pada halaman depan dokumen di kanan atas.

Input/Output; Journal/ Ledger

Suatu fungsi input atau output (I/O) pada program flowchart. Juga digunakan untuk menggambarkan jurnal akuntansi dan buku besar pada dokumen flowchart.

Display

Informasi yang ditunjukkan dengan menggunakan alat output online, seperti terminal, monitor, atau layar.

Online Keying

Data entry yang dimasukkan secara manual ke dalam komputer melalui on-line terminal (on-line keyboard) atau personal computer (PC).

Terminal or Personal Komputer

Simbol display dan online keying digunakan bersama untuk menggambarkan terminal dan personal computer (PC).

80

81

Lanjutan

SIMBOL PENYIMPANAN

Collate

Simbol yang digunakan untuk menunjukkan jenis fungsi proses tertentu.

Merge


Extract


Sort


NAMA

KETERANGAN

Magnetic Disk

Penyimpanan data secara permanen di magnetic disk (disk magnetik), digunakan untuk file master dan database.

Magnetic Tape

Simbol yang menyatakan data berasal dari pita magnetik atau data disimpan ke pita magnetik.

On-line Storage

Simbol yang menggambarkan penyimpanan data di dalam disk (arsip komputer yang berbentuk on-line atau di dalam memory komputer).

N File

File dokumen yang disimpan dan digunakan kembali secara manual; file ini mengindikasi suatu rentetan N=numerically, A=alphabetically, D=by date.

Magnetic Drum

Merupakan simbol fungsi I/O yang mempergunakan media khusus.

Off-line Storage

Simbol yang menunjukkan fungsi penyimpanan informasi secara offline, tanpa menjelaskan lebih lanjut media yang digunakan untuk menyimpan informasi tersebut.

Internal Storage (Core)

Merupakan simbol fungsi I/O yang mempergunakan media khusus.

82

Lanjutan SIMBOL ALIRAN DAN LAIN-LAIN

NAMA

KETERANGAN

Document or processing flow

Arah aliran proses atau dokumen; arus normal suatu dokumen biasanya ke bawah dan ke kanan.

Data/ information flow

Arah aliran data atau informasi; biasanya digunakan untuk menunjukkan copy data dari satu dokumen ke dokumen lain.

Garis Alir Bersilang

Jika dua garis alir bersilangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persilangan kedua garis tersebut.

Garis Alir Bersimpangan

Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.

Communication Link

Transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lainnya dengan menggunakan hubungan telekomunikasi (via communication lines).

On-page Connector

Yaitu simbol yang menunjukkan proses keluar – masuk atau penyambungan proses dalam lembar / halaman yang sama.

Off-page Connector

Yaitu simbol untuk keluar – masuk atau penyambungan proses pada lembar / halaman yang berbeda.

Terminator (Terminal)

Awal, akhir atau point interupsi dalam suatu proses atau program, juga digunakan untuk mengindikasi pihak eksternal

Decision (Keputusan)

Simbol ini menggambarkan langkah pemilihan keputusan. Digunakan dalam flowchart untuk menunjukkan alternatif yang harus diambil berdasarkan kondisi yang ada.

Annotation (Keterangan)

Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam flowchart.

Parallel Mode

Simbol ini merupakan awal atau akhir dari dua operasi atau lebih yang berjalan simultan.

Gambar 2-10. Simbol Flowchart (Sumber : Marshall B. Romney, 2006, Hal. 72-73 dan Nugroho Widjajanto, 2001, Hal. 39-43)

83

BAB III GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH

3.1. Sejarah Singkat dan Perkembangan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Hari Selasa, 29 Juli 2003 dibentuklah Yayasan Amanah Sumpiuh yang bergerak di bidang Pelayanan Kesehatan Masyarakat melalui pendirian Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH merupakan pengembangan dari Rumah Bersalin AMANAH, yang akan melayani masyarakat khususnya ibu hamil dan imunisasi anak. Dirubahnya nama Rumah Bersalin AMANAH menjadi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, dikarenakan pelayanan Rumah Bersalin AMANAH terdahulu masih terbatas pada pelayanan kesehatan dasar atau rawat jalan. Dengan terbatasnya pelayanan kesehatan tersebut, tentunya sangat sulit untuk memberikan pelayanan kesehatan secara optimal kepada pasien, dan seringkali harus menolak pasien yang membutuhkan pelayanan rawat inap, serta dengan terpaksa harus memberikan rujukan pasien ke Rumah Sakit yang lebih besar dan memenuhi kebutuhan pasien seperti Rumah Sakit Banyumas atau Rumah Sakit Purwokerto yang berjarak ± 30 km dari kecamatan Sumpiuh. Tentunya hal ini sangat mengecewakan masyarakat

84

Sumpiuh dan sekitarnya yang memerlukan perawatan kesehatan khususnya ibu dan anak secara rawat inap. Berangkat dari keprihatinan tersebut Yayasan Amanah Sumpiuh berusaha untuk memenuhi harapan masyarakat Sumpiuh dan sekitarnya dengan mendirikan rumah sakit yang diperuntukkan untuk menangani kesehatan ibu dan anak, khususnya ibu hamil dengan memberikan pelayanan kesehatan secara penuh selama 24 jam. Pembangunan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH sebagai pengembangan dari Rumah Bersalin AMANAH didasarkan pada peraturan ataupun ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam bidang kesehatan dan ditetapkan oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia, seperti tata ruang, standar peralatan medis, akses data pelayanan kesehatan, dan lainlain. Selain berdasarkan pada peraturan dalam bidang kesehatan, pembangunan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH juga tetap memperhatikan dan melaksanakan peraturan perundangan yang berlaku di daerah Kabupaten Banyumas. Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH yang saat ini sedang dalam masa pembangunan terdiri dari 2 (dua) lantai dengan kapasitas ± 25 tempat tidur. Dengan adanya bangunan ruang rawat inap yang baik dan memenuhi syarat serta mengikuti ketentuan yang berlaku, ditambah dengan adanya peningkatan mutu pelayanan diharapkan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH nantinya akan dapat memberikan pelayanan yang lebih lengkap, lebih optimal dan terjangkau oleh semua lapisan masyarakat yang

85

membutuhkan pelayanan kesehatan, khususnya bagi ibu hamil, imunisasi bayi, dan kesehatan balita. Pembangunan Rumah Bersalin AMANAH menjadi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH tidak hanya peningkatan fisik bangunan saja tapi juga disertai dengan pengadaan berbagai macam peralatan medis dan non medis (sesuai kebutuhan masyarakat dan standar Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak). Selain meningkatkan bangunan dengan berbagai peralatan medis dan fasilitas, juga meningkatkan mutu dan jenis pelayanan yang dibutuhkan oleh masyarakat. Dengan peningkatan ini diharapkan akan mampu menunjang pelayanan kesehatan, sehingga semua kebutuhan masyarakat sebagai pelanggan yang dirawat di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dapat terlayani dengan baik, cepat, dan tepat, yang pada akhirnya dapat mempercepat proses persalinan dan kesembuhan pasien dari sakit yang dideritannya. Namun, gedung yang bagus, peralatan lengkap tidaklah cukup apabila tidak ditunjang oleh sumber daya manusia yang cakap, beriman, terampil, dan professional. Sumber daya manusia di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH terdiri dari berbagai macam profesi, seperti dokter spesialis, dokter umum, perawat, sanitarian (kesehatan lingkungan), ahli gizi, penunjang medis, dan lain sebagainya. Oleh karenanya, sumber daya manusia menjadi sangat penting peranannya, baik secara kualitas maupun kuantitas dalam pembangunan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak

86

AMANAH. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia yang berkaitan dengan pengembangan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH saat ini mendapat perhatian serius dan secara terus menerus dilakukan pengembangan sesuai dengan bidang masing-masing.

3.2. Visi dan Misi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Visi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH yaitu sebagai tempat pelayanan dan rujukan kesehatan Ibu dan Anak unggulan, professional, bermutu dan Islami. Misi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH yaitu: 1.

Memberikan pelayanan kesehatan Ibu dan Anak yang professional, bermutu dan Islami.

2.

Memberikan kepuasan kepada pelanggan dan peduli pada kaum Dhu’afa.

3.

Meningkatkan profesionalisme karyawan, prasarana dan sarana Rumah Sakit Ibu dan Anak AMANAH Sumpiuh.

3.3. Lokasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH berlokasi di Jalan Raya Kebokura No. 37, Kelurahan Kebokura, Kecamatan Sumpiuh, Kabupaten Banyumas, Propinsi Jawa Tengah.

87

3.4. Struktur Organisasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH

88

Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH memiliki tenaga medis yang terdiri dari satu orang dokter spesialis kandungan, satu orang dokter spesialis anak, tiga orang dokter umum, lima orang bidan, lima orang perawat, satu orang analis kesehatan, dan satu orang apoteker. Selain tenaga medis terdapat pula tenaga non medis yang terdiri dari dua orang petugas administrasi, satu orang bendahara, satu orang humas, delapan orang pembantu para medis, tiga orang petugas dapur dan satu orang petugas keamanan (Satuan Pengamanan-Satpam).

3.5. Tugas dan Wewenang Unit Organisasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai masing-masing unit organisasi dalam Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH berikut ini diuraikan mengenai tugas dan wewenang masing-masing bagian: 1.

Direktur Memimpin, menyusun kebijaksanaan pelaksanaan, membina pelaksanaan, mengkoordinasikan dan mengawasi pelaksanaan tugas-tugas Rumah Sakit sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

2.

Administrasi a.

Mengelola administrasi keuangan.

b.

Memberikan pelayanan administrasi.

89

c.

Melakukan audit dan ketatausahaan meliputi pembukuan keuangan

dan

keabsahan

menilai

kuitansi

pendapatan.

Serta

menguji

pertanggungjawaban

keuangan

kemudian melaporkan hasil pekerjaan tersebut kepada pimpinan.

3.

d.

Melaksanakan tugas verifikasi.

e.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Dokter a.

Dokter Spesialis Kandungan i.

Memberikan

pelayanan

kesehatan

khususnya

kepada ibu hamil. ii.

Melakukan

anemesis,

pemeriksaan

fisik,

mendiagnosa, dan memberikan terapi. iii.

Melakukan pelayanan kesehatan di poli kandungan, nifas, dan ruang operasi.

b.

Dokter Spesialis Anak i.

Melakukan

anemesis,

pemeriksaan

fisik,

mendiagnosa, dan memberikan terapi. ii.

Melakukan pemeriksaan khususnya terhadap anak yang sakit dan sehabis melakukan Caesar.

c.

Dokter Umum i.

Melakukan

pemeriksaan

pada

pasien

untuk

mendiagnosa keadaan pasien secara cepat dan

90

memberikan terapi untuk kesembuhan pasien secara cepat dan tepat. ii.

Bertindak sebagai mitra, penasihat dan konsultan bagi pasiennya.

iii.

Melakukan pemeriksaan kesehatan di ruang UGD (Unit Gawat Darurat), poli umum dan ruang operasi.

iv.

Melakukan

penyuluhan

kesehatan

terhadap

masyarakat. v.

Tugas dan hak eksklusif dokter untuk memberikan Surat Keterangan setelah melakukan pemeriksaan pada pasien.

4.

Bidan a.

Melakukan

pemeriksaan

ibu

hamil

dan

imunisasi

(memberikan asuhan dan pelayanan kebidanan). b. 5.

Melakukan pertolongan persalinan.

Perawat a.

Bertanggung jawab untuk perawatan, perlindungan dan pemulihan pasien, pemeliharaan kesehatan orang sehat, dan penanganan keadaan darurat yang mengancam nyawa.

b.

Membantu kegiatan pemeriksaan yang dilakukan oleh dokter dan bidan di poli umum, ruang Unit Gawat Darurat (UGD), dan ruang operasi.

91

c.

Memperkuat penjelasan dokter.

d.

Bertanggung

jawab

membantu

pasien

dalam

menginterpretasikan informasi dari berbagai pemberi pelayanan dan dalam memberikan informasi lain yang diperlukan untuk mengambil persetujuan (inform concern) atas tindakan keperawatan yang diberikan kepadanya. e.

Mempertahankan dan melindungi hak-hak pasien, harus dilakukan karena pasien yang sakit dan dirawat di rumah sakit akan berinteraksi dengan banyak petugas kesehatan. Perawat adalah anggota tim kesehatan yang paling lama kontak dengan pasien, sehingga diharapkan perawat harus mampu membela hak-hak pasien.

6.

Laboratorium (Analis Kesehatan) a.

Melaksanakan

pemeriksaan

rutin,

mikroskopis

dan

makroskopis terhadap sample pasien. b.

Mitra kerja dokter dalam menegakkan diagnosis terhadap pasien.

c.

Mampu melakukan diagnosis laboratorium terhadap parasit yang menyebabkan infeksi terhadap manusia.

d.

Mengetahui komponen sifat fisik dan fungsi darah serta mampu

melaksanakan

pemeriksaan

darah

untuk

pemeriksaan diagnosis.

92

e.

Melakukan analisis secara kualitatif dan kuantatif terhadap makanan, minuman dan Bahan Tambahan Makanan (BTM).

f.

Melakukan proses – proses yang berhubungan dengan transfusi darah seperti identifikasi golongan darah, cross match, dll.

g.

Memahami tentang pengelolaan kegiatan laboratorium dengan baik.

7.

Apoteker a.

Bertanggung jawab atas pengelolaan apotik.

b.

Menjaga agar obat tetap dalam struktur kimia yang tepat, yang memberikan efek terapi optimal bagi pasien, sejak dibuat, didistribusikan sampai siap dikonsumsi oleh pasien.

c.

Membuat resep obat bagi pasien rawat inap maupun rawat jalan.

8.

Tenaga Non Medis a.

Membantu dokter, bidan dan perawat dalam menjaga dan mengurusi pasien.

b.

Membuat dan menyiapkan makanan bagi para pasien.

c.

Membersihkan seluruh ruangan Rumah Sakit.

d.

Menjaga keamanan dan ketenangan Rumah Sakit.

93

3.6. Denah Ruangan di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Bangunan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Sumpiuh terdiri dari dari 2 lantai dengan jumlah ruang rawat inap sebanyak 15 kamar masing-masing dengan luas 50 m2 dan dengan jumlah tempat tidur ≥ 25 unit. Luas lahan yang digunakan untuk membangun Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH ± 1.500 m2 dari 2.000 m2 lahan yang tersedia. Lokasi pembangunan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH telah berada pada zona Pemukiman Pedesaan. Denah ruangan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Sumpiuh adalah sebagai berikut: 1. Lantai Bawah Ruang Rawat Inap kelas (3 Kamar) Laboratorium Halaman Parkir Roda Empat Tempat parkir Roda Dua Pos Keamanan Ruang Apotik Ruang Rawat Inap VIP (2 Kamar) UGD (Unit Gawat Darurat - 2 Kamar) Ruang Tunggu dan Ruang Tamu Ruang Alat Operasi Ruang Sterilisasi Alat Ruang Ganti Perawat Ruang Ganti Dokter

94

Ruang Ganti Pasien Pra Operasi (2 Kamar) Ruang Operasi Ruang Rawat Inap Bayi Ruang Jaga Bidan dan Perawat Ruang VK (2 Kamar) Kamar mandi, WC, Cuci Khusus Kamar Pembantu Gizi Dapur Gizi Ruang Cuci Alat Rumah Tangga dan Pakaian Genzet Ruang Rawat Inap (14 Tempat Tidur) Ruang Kepala Urusan Rumah Tangga dan Transportasi Gudang Garasi Instalasi Pengolah Air Limbah Mushola 2. Lantai Atas Ruang Tunggu dan Pendaftaran Ruang Periksa Bidan Ruang Periksa Dokter Kamar Tunggu Dokter Ruang Tamu Ruang Tamu, MR dan Personalia

95

Ruang Administrasi Keuangan Ruang Direktur Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Teras Jemuran Ruang Rawat Inap (14 Tempat Tidur)

3.7. Jenis Pelayanan Jenis pelayanan yang ditawarkan oleh Rumah Sakit Ibu dan Anak AMANAH terdiri dari: 1. Kesehatan Ibu dan Anak 2. Imunisasi 3. Keluarga Berencana 4. Persalinan 5. Bedah Caesar 6. USG (Ultrasonografi)

96

3.8. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH 3.8.1.

Data Flow Diagram Siklus Penerimaan Kas 3.8.1.1. Content Diagram Secara keseluruhan sistem akuntansi penerimaan kas di Rumah

Sakit

Khusus

Ibu

dan

Anak

AMANAH

didokumentasikan dalam context diagram dibawah ini:

97

Content

diagram

ini

mendokumentasikan

dan

menggambarkan sumber data penerimaan kas yang ada di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Context diagram tersebut menunjukkan pihak eksternal serta aliran data yang masuk maupun keluar pada sistem informasi penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Pihak eksternal dari sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah pasien yang menjalani perawatan di rumah sakit (dalam perusahaan manufaktur disebut sebagai pelanggan). Aliran data yang masuk ke dalam sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah: 1.

Identitas dan catatan status pasien saat pasien melakukan pendaftaran, dimana pasien rawat jalan di catat pada buku pendaftaran sedangkan pasien rawat inap di buku register

2.

Biaya Rawat (yang dibebankan kepada setiap pasien)

3.

Buku Administrasi

Aliran data yang keluar dari sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH adalah: 1. Kartu Pasien (identitas pasien) 2. Kuitansi sebagai tanda pelunasan biaya administrasi

98

3.8.1.2. Physical Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Untuk melihat pihak internal yang ada dalam sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, penulis mendokumentasikan dalam DFD physical dibawah ini:

Calon pasien (pasien baru) atau pasien lama melakukan pendaftaran atau registrasi ke bagian administrasi. Kemudian bagian administrasi akan mencatatnya di buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan ataupun buku register untuk pasien rawat inap, dan membuatkan kartu

99

pasien bagi pasien baru dan membuatkan Kartu Status Pasien baik untuk pasien lama maupun pasien baru. Setelah dilakukannya pemeriksaan oleh tenaga medis rumah sakit pasien akan menandatangani Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent) atau Pernyataan Persetujuan

Tindakan

Medik

(Rawat

Inap)

dan

Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi ke bagian administrasi. Bagian administrasi akan menangani berkasberkas

tersebut

untuk

dibuatkan

rekapan

lengkap

mengenai jumlah biaya yang ditanggung pasien berikut rekapan tambahan biaya yang mungkin terjadi, seperti rincian biaya persalinan, biaya rawat inap dan pemakaian obat-obatan. Bagian administrasi akan melaporkan dan menyetorkan bendahara

penerimaan

rumah

sakit

uang

setiap

(pemilik)

atas

hari

kepada

penerimaan

pembayaran biaya perawatan atau medik dari pasien setelah bagian administrasi mencatatnya di buku kas (buku penerimaan kas). 3.8.1.3. Logical DFD Level 0 DFD Logical akan mendokumentasikan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pihak internal sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH.

100

Sistem penerimaan kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH dimulai dengan mencatat pendaftaran pasien yang dilakukan oleh bagian administrasi dan diarsipkan dalam buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan dan buku register

untuk

pasien

rawat

inap,

kemudian

dikeluarkannya identitas pasien oleh bagian administrasi berupa Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien. Berdasarkan Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien tersebut bagian administrasi akan membuatkan pula Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain, Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan

yang

ditandatangani

oleh

pasien

(penanggungjawab/suami) dan pihak rumah sakit (dokter yang menangani) masing-masing sebanyak satu rangkap. Bagian administrasi juga membuat Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap), Persetujuan Pertanggungjawaban

Administrasi

dan

Perjalanan

Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan masing-masing satu rangkap. Seluruh rekapan tersebut kemudian oleh bagian administrasi digunakan sebagai dasar untuk membuat rincian biaya dan rincian biaya tambahan atas pemakaian obat-obatan dan rawat inap (bagi pasien yang

101

menjalani rawat inap) sebanyak satu rangkap. Rincian biaya tersebut masing-masing dibuat satu rangkap yang diarsipkan untuk digunakan membuat laporan penerimaan kas yang dicatat dalam buku administrasi. Rincian biaya dibuat dua rangkap apabila pasien memintanya, yang kemudian diserahkan kepada pasien sebagai laporan besarnya biaya yang dibebankan beserta resume medik dan kuitansi yang dibuat sebagai bukti pelunasan atas biaya

administrasi

yang

diotorisasi

oleh

bagian

administrasi. Penerimaan kas tersebut kemudian langsung disetorkan kepada pemilik, dan oleh pemilik uang tersebut langsung

diputar

untuk

digunakan

sebagai

biaya

operasional rumah sakit.

102

Buku Pendaftaran & Buku Register

Pasien Pendaftaran 1.0 Mencatat Identitas Pasien

Rincian Biaya Administrasi

Data Pasien

Rekapan Pendaftaran 3.0 Membuat Rincian Biaya

Rincian Biaya Laporan Penerimaan Kas

4.0 Menagih Biaya Rawat

Uang

2.0 Membuat Kartu Pasien, Kartu Status Pasien dan Surat Administrasi lainnya

6.0 Menyetorkan Uang ke Pemilik Uang / Kas & Laporan Kas

5.0 Menerima Pembayaran Pemilik

Buku Administrasi / Kas Gambar 3-4. Logical DFD Level 0 Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

3.8.2.

Fungsi atau Unit Organisasi yang Terkait Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH hanya memiliki satu bagian saja di dalam unit organisasinya, yaitu bagian administrasi. Dimana bagian administrasi ini menangani seluruh kegiatan

yang ada,

khususnya

yang berhubungan dengan

penerimaan kas.

103

Fungsi dari bagian administrasi ini antara lain: 1. Menerima pendaftaran pasien Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. 2. Membuat

dan

keterangan

melengkapi

akan

surat

identitas

pasien

yang

menyatakan

dan

kewajiban

pembebanan akan biaya administrasi pada pasien. 3. Melakukan

pengecekan

terhadap

bukti

pendukung

administrasi, baik yang berasal dari tenaga medik selaku pemberi layanan kesehatan maupun dari bagian administrasi itu sendiri yang menerima pasien. 4. Mengatur seluruh kegiatan administrasi rumah sakit baik yang berhubungan dengan penagihan dan penerimaan kas rumah sakit maupun penyediakan pelayanan terhadap pasien yang menjalani pengobatan di rumah sakit tersebut. 5. Menyetorkan penerimaan uang (kas) kepada pemilik. 3.8.3.

Dokumen dan Catatan Akuntansi yang digunakan 1. Kartu Pasien 2. Kartu Status Pasien 3. Buku Pendaftaran dan Buku Register 4. Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent) 5. Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) 6. Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi

104

7. Buku Administrasi/ Kas/ Penerimaan Kas 8. Catatan Rincian Biaya Persalinan 9. Surat Keterangan Opname 10. Catatan Rincian Pemakaian Obat-obatan dan Material 11. Kuitansi 12. Bukti

Penyetoran

Kas

(berupa

otorisasi

di

buku

administrasi/ kas) 3.8.4.

Prosedur-prosedur dalam Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH 3.8.4.1. Prosedur Pendaftaran Pasien

Pasien baru maupun pasien lama datang ke Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH, dan melakukan pendaftaran.

Pasien

baru

diwajibkan

mencatatkan

identitasnya terlebih dahulu di buku pendaftaran atau buku

105

register untuk mendapatkan kartu pasien dan kartu status pasien, sedangkan untuk pasien lama, karena sudah memiliki kartu pasien tidak perlu lagi mendaftar, dan tinggal

menunjukkan

kartu

pasien

tersebut

untuk

mendapatkan kartu status pasiennya. Pasien yang telah melakukan pendaftaran oleh bagian administrasi akan dimasukkan data-datanya yang dibutuhkan ke dalam buku pendaftaran untuk pasien rawat jalan dan buku register untuk pasien rawat inap dan dibuatkan kartu pasien dan kartu status pasien masing-masing satu rangkap. Kartu pasien akan diberikan kepada pasien sebagai bukti pendaftaran, sedangkan kartu status pasien digunakan oleh pihak rumah sakit dalam hal ini adalah dokter atau bidan untuk mencatat perjalanan riwayat keadaan pasien selama menjalani perawatan maupun pengobatan di rumah sakit, juga sebagai dasar pihak rumah sakit untuk melakukan pembebanan biaya. Kartu Pasien dan Kartu Status Pasien dibuat dengan nomor urut tertulis yang ada pada buku register atau buku pendaftaran.

106

Prosedur ini melibatkan pasien dan bagian administrasi. Bagian administrasi bertanggungjawab atas pendaftaran pasien rumah sakit ibu dan anak AMANAH Sumpiuh.

107

3.8.4.2. Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi

Mengisi dan melengkapi Formulir Administrasi Bagian Administrasi

Kartu Status Pasien Pasien (Calon Pasien)

Kartu Status Pasien & Formulir Administrasi

Kartu Pasien Tenaga Medis (Dokter atau Bidan) Keterangan Formulir Administrasi: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 3-7. Workflow Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

Pasien menggunakan kartu pasien untuk mendapatkan penanganan medik dari dokter atau bidan, sedang kartu status pasien digunakan oleh bagian administrasi untuk mengetahui keadaan pasien, seperti pasien mendapatkan penanganan apa saja dan mendapatkan pengobatan apa saja. Dengan begitu bagian administrasi dapat menghitung besarnya biaya yang telah dan akan dikeluarkan. Bagian administrasi

akan

membuat

formulir

–

formulir

administrasi yang dibutuhkan dan akan diisi oleh pasien, setelah menerima kartu status pasien. Formulir – formulir administrasi tersebut antara lain, Informed Consent (Surat

108

Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/

Tindakan

Medik

Lain),

Pernyataan

Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi, Perjalanan Penyakit Perintah

Dokter

dan

Pengobatan,

Rincian

Biaya

Persalinan, Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material,

Surat

Keterangan

Opname.

Formulir

administrasi dibuat berdasarkan kebutuhan dari pasien, apakah pasien tersebut menjalani rawat jalan ataupun rawat inap. Formulir – formulir administrasi tersebut dibuat hanya satu rangkap dan akan diarsipkan oleh bagian administrasi

sebagai

bukti

dokumen

atas

catatan

penerimaan kas. Formulir rincian biaya dibuat dua rangkap hanya jika pasien meminta salinan atas besarnya biaya yang ditanggungnya.

109

Bagian Administrasi Mulai

Bagian Administrasi membawa Kartu Status Pasien

Pasien membawa Kartu Pasien

Kartu Pasien

Kartu Status Pasien

Tenaga Medis memeriksa

Membuat Rekapan Formulir Administrasi

Kartu Status Pasien

Diarsip bagian administrasi Formulir Administrasi

Membuat Rincian Biaya

Selesai Keterangan Formulir Administrasi: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 3-8. Flowchart Prosedur Pembuatan Formulir Administrasi Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

Prosedur

ini

melibatkan

bagian

administrasi

yang

bertanggungjawab pada pembuatan formulir – formulir yang berkaitan dengan administrasi keuangan.

110

3.8.4.3. Prosedur Penerimaan dan Penyetoran Kas Seluruh rekapan formulir administrasi ditangani oleh bagian administrasi, sehingga bagian administrasi dapat menghitung jumlah piutang jasanya atau jumlah biaya yang harus dibebankan pada pasien.

Setelah bagian administrasi membuat rekapan administrasi berupa kartu pasien, kartu status pasien, informed consent (surat pernyataan persetujuan tindakan operasi/ perawatan/ pengobatan/ tindakan medik lainnya), form persetujuan pertanggungjawaban administrasi sebanyak satu rangkap, dan form perjalanan penyakit sebanyak satu rangkap pula. Berdasarkan

rekapan

administrasi

tersebut

bagian

administrasi dapat menentukan besarnya biaya yang dibebankan kepada pasien, berikut tambahan biaya yang mungkin terjadi. Rincian biaya yang dibuat berdasarkan

111

rekapan administrasi tersebut ditulis pada form yang disebut rincian pemakaian obat-obatan dan material. Atas rincian biaya tersebut dibuatlah pula kuitansi oleh bagian administrasi sebagai bukti pasien yang telah melakukan pembayaran. Bagian administrasi melakukan penagihan kepada pasien yang melakukan perawatan di rumah sakit berdasarkan rincian biaya pemakaian obat dan material dan berbagai catatan mengenai adanya biaya tambahan yang terjadi, yang juga dirinci di dalam rincian biaya pemakaian obat dan material. Kemudian bagian administrasi menyetorkan kas yang telah diterimanya ke pemilik yayasan. Dalam menyetorkan kas tersebut, bukti bahwa kas telah disetorkan kepada pemilik yayasan adalah pembubuhan tandatangan di buku administrasi oleh pemilik yayasan. Buku administrasi inilah yang menjadi bukti adanya penerimaan kas dan penyetoran kas. Untuk rekapitulasi penerimaan kas setiap bulan, yaitu mengenai jumlah yang diperoleh setiap bulannya akan dilakukan oleh bagian administrasi

setiap

bulannya.

Dan

pemilik

akan

menyetorkan penerimaan kas tersebut ke pihak bank.

112

113

Prosedur

ini

melibatkan

bagian

administrasi

yang

bertanggungjawab atas penerimaan kas dari pasien dan penyetoran kas terhadap pemilik.

114

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH

Pada proses pengembangan sistem informasi dengan menggunakan prototype, hal pertama harus dilakukan oleh pengembang adalah mengidentifikasi masalah yang terjadi pada objek, dan menentukan tujuan pengembangan sistem. Tahapan tersebut dapat diawali dengan melakukan studi kelayakan proyek pengembangan yang akan dilakukan oleh pengembang. Setelah pengembang mengetahui masalah yang terjadi pada objek melalui tahap identifikasi tersebut, pengembang dapat melakukan analisis berdasarkan masalah yang ada. Analisis merupakan tahapan yang paling sulit dalam pengembangan sistem, karena kesalahan dalam melakukan analisis dapat menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Tugas seorang analis sistem adalah untuk mengevaluasi dan menentukan masalah yang dihadapi sehingga dapat menemukan kelemahan yang terdapat di dalam sistem lama. Hasil dari analisis tersebut digunakan untuk membuat

rekomendasi

desain

sistem

yang

dapat

mengurangi

bahkan

menghilangkan kekurangan yang ada pada sistem lama. Kedua tahapan itu dilakukan berulang untuk memperoleh hasil desain terbaik sehingga dapat memecahkan segala permasalahan yang ada pada objek. Bab ini akan dimulai dengan mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Sumpiuh. Kemudian penulis

115

akan melakukan analisis terhadap masalah yang terjadi pada sistem yang digunakan oleh objek, sehingga dapat menemukan masalah dalam sistem, penyebab terjadinya kekurangan tersebut dan bagaimana cara mengatasi kekurangan tersebut. Setelah tahap analisis selesai dilakukan, maka selanjutnya penulis akan membuat sebuah rancangan kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mengeliminasi kekurangan pada sistem yang lama. Bab ini akan diakhiri dengan pengungkapan studi kelayakan proyek yang dilakukan penulis untuk dapat menggambarkan manfaat pengembangan sistem, dan menyajikan formulir-formulir dan catatan-catatan yang digunakan dalam desain sistem yang baru.

4.1. Identifikasi Masalah Rumah sakit sebagai salah satu institusi pelayanan umum membutuhkan keberadaan suatu sistem informasi yang handal dan akurat serta cukup memadai untuk meningkatkan pelayanannya kepada para pasien. Sistem akuntansi penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (RS. KIA AMANAH) bertujuan untuk mencatat penerimaan kas dari pelayanan jasa pada pasien yang datang setiap bulannya. Sistem akuntansi penerimaan kas RS. KIA AMANAH dilakukan secara manual dicatat pada buku administrasi dengan menggunakan beberapa dokumen-dokumen tertulis dan formulir-formulir berupa kertas-kertas catatan yang diarsipkan. Beberapa dokumen dan formulir administrasi tersebut dibuat dengan menggunakan komputer, selebihnya berupa dokumen cetak dan tidak resmi

116

(catatan kecil dari potongan kertas atau memo). Namun didalamnya masih ada beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan demi kemajuan rumah sakit. 4.1.1.

Investigasi Awal Penulis melakukan observasi pada objek penelitian. Observasi ini dilakukan untuk melihat dan mengetahui bagaimana kondisi rumah sakit saat ini, juga mengenai ada atau tidaknya permasalahan dalam sistem akuntansi yang sudah dijalankan terutama untuk sistem akuntansi penerimaan kasnya. Berikut ini beberapa penjabaran mengenai kondisi sistem akuntansi penerimaan kas di RS. KIA AMANAH yang ditemukan saat melakukan observasi. Dengan adanya observasi ini diharapkan agar penulis dapat mengambil kesimpulan yang tepat untuk dapat menjawab pertanyaan adakah permasalahan di dalam sistem akuntansi penerimaan kas RS. KIA AMANAH. Karena suatu permasalahan yang terdapat dalam sistem akuntansi penerimaan kas tidak terjadi dengan sendirinya melainkan ada penyebabnya, dan tentunya permasalahan tersebut memerlukan suatu solusi untuk mengurangi bahkan menghilangkan kerugian yang bisa saja terjadi. 4.1.1.1. Pengendalian dalam prosedur penerimaan kas di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Pencatatan penerimaan kas di rumah sakit dilakukan secara manual oleh bagian administrasi yang merupakan satu-satunya

117

bagian yang ada di rumah sakit. Artinya disini bagian administrasi adalah selaku pemegang tanggungjawab atas penerimaan kas, melakukan penginputan data ke dalam buku administrasi yang tidak menggunakan media record data

otomatis

contohnya

dengan

komputer

dan

pengecekan atas penerimaan kas. Data penerimaan kas ditulis tangan dalam buku administrasi. Penginputan data ini dilakukan oleh dua orang perawat yang ditunjuk sebagai penanggung jawab administrasi. Namun di dalam kenyataannya, penginputan data penerimaan kas ini sebenarnya bisa dilakukan oleh perawat mana saja yang bertugas. Tergantung pada jadwal shift yang telah ditentukan. Dari pernyataan awal tersebut teridentifikasi bahwa di RS. KIA AMANAH tidak terdapat karyawan yang secara khusus bertugas menangani penerimaan kas di bagian administrasi rumah sakit, sehingga terkadang ada suatu kejadian seperti perbedaan jumlah uang yang diterima dengan jumlah uang yang terdapat pada catatan penerimaan kas. Masalah tersebut kemudian menjadi titik awal bagi penulis dalam melakukan penelitian di RS. KIA AMANAH.

118

Penulis

menemukan

beberapa

penyebab

terjadinya

kesalahan tersebut: a. RS. KIA AMANAH tidak memiliki karyawan yang secara khusus bertugas pada bagian penerimaan kas dan pengarsipan serta bagian keuangan. Disamping itu

pula

karyawan

tersebut

tidak

memiliki

pengetahuan yang memadai mengenai bagaimana menangani suatu kegiatan manajemen rumah sakit yang seharusnya. Terutama manajemen keuangan rumah sakitnya. b. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas, RS. KIA AMANAH hanya memiliki satu bagian saja untuk melakukan

seluruh

dijalankan

yaitu

kegiatan

bagian

keuangan

administrasi.

yang Bagian

administrasi ini melakukan seluruh fungsi penting yang

ada

di

RS.

KIA

AMANAH.

Bagian

administrasi ini menjalankan fungsi penerimaan (bagian

pendaftaran),

pengarsipan (bagian

(bagian

kasir)

keuangan).

dan

fungsi

penagihan

administrasi), fungsi

Sedangkan

fungsi

akuntansi

seharusnya

dan kas

(bagian

manajemen

keuangan rumah sakit yang baik adalah memisahkan bagian-bagian tersebut sesuai dengan fungsi dan

119

tugasnya masing-masing. Sehingga pengendalian terhadap hal-hal yang mungkin dapat merugikan rumah sakit bisa terhindarkan. Karena pengendalian internal yang baik, adalah dengan memisahkan setiap bagian sesuai dengan fungsi dan tugasnya masing-masing. c. Direktur rumah sakit selaku pemegang kendali atas manajemen rumah sakit tidak melakukan fungsi dan tugasnya

secara

maksimal.

Direktur

yang

seharusnya bertugas untuk memimpin, menyusun, mengkoordinasi dan mengawasi jalannya siklus penerimaan kas, tidak melakukan fungsi dan tugas tersebut sebagaimana mestinya. Contohnya saja dalam

penunjukkan

pemegang

wewenang

penanggung jawab bagian administrasi masih kurang

tegas,

kemudian

dalam

hal

otorisasi

penerimaan kas, seharusnya direktur memiliki wewenang penuh terhadap hal tersebut, tapi pemilik rumah sakit dapat mengambil wewenang tersebut kapanpun. Dalam manajemen rumah sakit yang baik, pemilik yayasan tidak berhak untuk campur tangan penerimaan kas tersebut. Uang penerimaan yang seharusnya langsung disetor ke bank, oleh

120

bagian administrasi diberikan kepada pemilik berikut catatan penerimaan kas. Disini direktur tidak berperan maksimal untuk mengatur penerimaan kas padahal itu adalah tugas direktur untuk mengatur pelaksanaan sistem akuntansi penerimaan kas rumah sakit. d. Penumpukan dokumen-dokumen atau formulirformulir catatan mengenai penerimaan kas di RS. KIA AMANAH, yang dimana dokumen-dokumen dan formulir-formulir tersebut tidak memiliki otorisasi

oleh

pihak

yang

bertanggungjawab

diatasnya. Catatan mengenai penerimaan kas bisa dicatat di kertas manapun. Apabila tidak sempat menulisnya dalam buku administrasi, bisa ditulis dalam kertas apa saja yang tersedia. Kemudian jika perawat rumah sakit sudah mempunyai waktu untuk menanggani catatan administrasi tersebut barulah ditulis di dalam buku administrasi. Selain harus melakukan pencatatan berulang kali, yang berarti kita

melakukan

dua

kali

pekerjaan,

sangat

dimungkinkan sekali terjadi penyelewengan dana kas yang masuk. Apalagi catatan yang digunakan tidak ada otorirasi dari pihak yang berwenang.

121

Kemudian bagaimana data ini bisa digunakan untuk pengambilan keputusan yang tepat bagi manajemen. Tidak ada keterandalan terhadap data sehingga data sulit untuk dipercaya, dan mungkin jadi tidak tepat waktu untuk mengambil keputusan. 4.1.1.2. Pencatatan

dan

pelaporan

penerimaan

kas

tidak

memperhatikan nomor register yang telah dibuat di buku register dan nomor identitas pasien yang ditulis pada kartu pasien

dan

buku

pendaftaran.

Sistem

pencatatan

penerimaan kas di RS. KIA AMANAH sebenarnya menyediakan sebuah cara sederhana yaitu membuat sebuah pencatatan dalam bentuk kolom – kolom yang membentuk suatu tabel. Di salah satu kolom tersebut disediakan sebuah kolom khusus, disebut kolom nomor, yang seharusnya dapat digunakan sebagai sarana untuk memaksimalkan fungsi nomor register dan nomor identitas pasien (No. ID pasien) dalam buku penerimaan kas sebagai alat pengendalian yang sah. Namun hal tersebut tidak dipergunakan secara maksimal dalam sistem pencatatan penerimaan kas. Dari kejadian ini ada beberapa penyebab terjadinya kesalahan tersebut, yaitu: a. Pencatatan data administrasi pasien dan penerimaan kas masih bersifat manual, namun tidak rapi dalam

122

proses pelaksanaannya. Catatan mengenai rincian biaya yang harus dibayar oleh pasien terkadang tidak dicatat langsung pada buku penerimaan kas, tetapi di catat pada kertas-kertas kecil dan bahkan tanpa otorisasi. Apalagi saat ini nominal transaksi penerimaan kas yang terjadi di RS. KIA AMANAH cukup besar. Sungguh besar kemungkinan untuk bisa terjadi kesalahan apabila tidak berhati-hati saat penginputan data transaksi penerimaan kas. Karena pencatatan yang tidak memperhatikan no.register atau no. urut tercetak pada kartu pasien dan buku pendaftaran, hanya menggunakan data nama pasien, akan sangat besar kemungkinan terjadi pencatatan ganda. b. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas dilakukan oleh

seorang

asisten

dokter

dikatakan

(perawat), tidak

yang

sebenarnya

dapat

memiliki

pengetahuan

yang memadai mengenai bidang

akuntansi khususnya dalam hal sistem akuntansi penerimaan kas. Bagian administrasi seharusnya dikerjakan

oleh

karyawan

yang

memiliki

kemampuan yang memadai dan mengenal betul

123

bagaimana manajemen

keuangan rumah sakit

berjalan. BAGIAN ADMINISTRASI Pendaftaran/ Registrasi

Pasien

1.0 Mencatat Identitas Pasien

Data Pasien Kartu Pasien Kuitansi & Rincian Biaya

2.0 Membuat KP, KSP & Formulir Adm.

4.0 Menagih Biaya Rumah Sakit Rincian Biaya Uang & Rincian Biaya

3.0 Membuat Rincian Biaya

5.0 Membuat Kuitansi Uang

Buku Administrasi

6.0 Menerima & Mencatat Pembayaran

KSP & Formulir Adm.

Uang & Buku Administrasi

7.0 Menyetorkan Uang

Uang & Buku Administrasi

Pemilik

Keterangan: KP : Kartu Pasien KSP : Kartu Status Pasien Formulir Administrasi dapat berupa: Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan SKO : Surat Keterangan Opname RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material

Gambar 4-1. Diagram Sistem Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

124

125

4.1.2.

Potensi Masalah Tujuan utama adanya observasi sistem lama adalah untuk mengetahui kondisi di dalam rumah sakit saat ini, sehingga dapat dilakukan evaluasi dan menentukan masalah yang dihadapi, dalam hal ini sistem penerimaan kas di RSKIA AMANAH. Prosedur administrasi yang sederhana mudah dan cepat merupakan salah satu peningkatan pelayanan kepada pasien. Pelayanan pada proses pendaftaran pasien sangat perlu diperhatikan, semakin cepat dalam mencari data pasien lama maupun pendaftaran bagi pasien baru akan berpengaruh besar terhadap cepatnya layanan medis yang diinginkan oleh pasien hingga pasien melakukan pembayaran pada bagian kasir. Bagi pihak rumah sakit, pembuatan laporan administrasi pada shift-shift yang ada memerlukan waktu yang lama pula. Hal ini dikarenakan proses pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pasien dicatat dalam buku. Rumah sakit tersebut memiliki banyak pasien namun dalam sistem manajemen penerimaan kas masih menggunakan sistem pencatatan manual, dimana seluruh data-data mengenai pasien dicatat dan disimpan dalam buku-buku catatan rumah sakit dan proses pembayaran masih dicatat secara manual sehingga membutuhkan waktu lama untuk pencarian data pasien dan perekapan administrasi pembayaran. Pada mulanya hal itu bukanlah suatu masalah bagi pihak rumah sakit, namun disaat jumlah pasien per

126

harinya semakin banyak maka pihak rumah sakit saat ini mulai merasa kewalahan dalam mengatur data-data mengenai pasien dan administrasi keuangannya. Potensi-potensi masalah lain yang dapat timbul, antara lain: 1. Jumlah piutang jasa yang tidak tertagih karena minimalnya kontrol atas saldo kas yang kurang baik, sehingga sering terjadi kekurangan uang kas pada saat dibutuhkan. Penanganan piutang yang tidak efektif dapat menyebabkan banyak terjadi piutang tak tertagih. 2. Potensi dalam terjadinya kehilangan penerimaan kas cukup tinggi karena tingkat kesalahan dalam pembuatan catatan dan laporan keuangan secara manual cukup tinggi. Akibatnya catatan maupun laporan yang dibuat dapat menyesatkan pengambilan keputusan. Belum lagi lamanya laporan dibuat atau terlambat, sehingga memperlambat pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. 3. Tidak tertatanya fungsi penerimaan kas karena susunan organisasi tidak teratur akan menyebabkan bagian keuangan kesulitan dalam mendeteksi pasien mana yang melakukan pembayaran dan penyajian laporan kepada direktur tidak tepat waktu. Belum lagi apabila ada kecurangan-kecurangan disengaja

dapat

menyebabkan

tidak

amannya

harta

kekayaan yang dimiliki rumah sakit dan kebenaran data

127

menjadi kurang terjamin. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja pun dapat menyebabkan kebenaran dari data penerimaan kas kurang terjamin. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka RSKIA AMANAH membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang tepat. Agar dalam sistem penerimaan kasnya tidak terjadi peristiwa-peristiwa seperti adanya keluhan dari pasien, laporan yang tidak tepat waktu, isi laporan

yang sering salah,

ketidakberesan kas, waktu kerja yang berlebihan karena harus dua kali kerja dalam mencatat dan kegiatan yang tumpang tindih, serta file-file yang kurang teratur. 4.1.3.

Analisis Kelemahan pada Sistem Lama di RSKIA AMANAH Tujuan analisis ini adalah untuk memberikan gambaran lain kondisi penerimaan kas di RSKIA AMANAH, guna membantu dalam melakukan analisis dan desain sistem baru yang akan diterapkan. Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam suatu perusahaan. Kinerja merupakan peningkatan terhadap hasil kerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan respon time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu, respon time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu respone untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Berdasarkan

128

penelitian, kinerja sistem lama dalam pengolahan data pendaftaran dan administrasi pasien, selama ini masih bersifat manual sehingga pemrosesan data masih kurang efektif dilihat dari segi throughput dan respontime, sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya

perbaikan.

Dalam

melakukan

pendaftaran

pasien

dibutuhkan waktu sekitar 5 menit dan periksaan juga membutuhkan waktu sekitar 5 menit. Di bagian pendaftaran sering terjadi penumpukan pasien yang akan mendaftar. Menurut penelitian terjadinya penumpukan pasien yang akan mendaftar dikarenakanan lamanya dalam proses pendaftaran yang masih bersifat manual. Seharusnya cukup sekitar 2,5 menit hanya untuk mendaftar. Kesimpulannya throughput lebih kecil dari respontime berarti sistem yang ada belum efektif, sehingga perlu dilakukan peningkatan Sumber Daya Manusia (SDM) untuk menyelesaikan semua pekerjaan. Table 4-1: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Kinerja Hasil Analisis Tugas kerja dan beban para staf pengelola lebih rumit, karena masih menggunakan cara manual yaitu dengan pencatatan buku induk sebagai dokumen sehingga butuh waktu lama untuk menyelesaikan tugasnya. Kelemahan pada sistem lama ini tentunya sangat mengurangi kinerja pengelolaan RSKIA AMANAH. Untuk itu diperlukan

129

suatu sistem yang lebih baik untuk meningkatkan kinerja sistem informasi agar instansi bisa lebih dioptimalkan.

Analisis informasi menyangkut keakuratan relevansi dan kecepatan waktu dari informasi yang dihasilkan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan pada sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem tersebut untuk menghasilkan laporan dan pengambilan keputusan. Table 4-2: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Informasi Parameter Hasil Analisis Akurat

Sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual sehingga tingkat kesalahan masih cukup banyak. Misal dalam pengulangan data dan informasi yang dihasilkan.

Relevan

Informasi yang dihasilkan kurang bernilai bagi pengguna,

karena

masih

ada

kesalahan

informasi. Tepat Waktu

Informasi tidak tepat waktu, tidak akurat, keakuratan dan tepat waktu sesuai dengan yang nyata seiring dengan informasi yang ada.

Dalam pembuatan laporan sistem yang manual tingkat kesalahan masih tinggi, sehingga membutuhkan biaya yang lebih besar.

130

Table 4-3: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Ekonomi Hasil Analisis Pembengkakan biaya (boros) dalam penggunaan kertas dan alat tulis yang digunakan dalam proses sistem pendaftaran dan administrasi. Semakin banyak data tersimpan semakin besar pula buku atau kertas yang digunakan.

Pada penyajian laporan yang telah dijalankan selama ini banyak ditemukan kendala-kendala karena sistem yang ada masih manual. Table 4-4: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Pengendalian Hasil Analisis Pengendalian data pada sistem sirkulasi pendaftaran dan administrsi kurang maksimal karena masih terdapat kesalahan pencatatan baik disengaja maupun tidak. Dan keamanan data kurang terjamin karena diperlukan sistem agar direktur dapat mengontrol data pada setiap bagian yang ada di Rumah Sakit.

Analisis efisiensi berhubungan dengan peningkatan efisiensi operasi. Efisiensi adalah bagaimana sumber daya itu digunakan agar tidak mengalami pemborosan. Table 4-5: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Efisiensi Hasil Analisis Sumber daya manusia yang dipakai lebih banyak sehingga tidak

131

efektif. Misalkan dalam proses pendaftaran dan pencatatan membutuhkan banyak tenaga manusia.

Pelayanan dari segi informasi, mempunyai sasaran baik bagi pihak Rumah Sakit, pasien ataupun pegawai rumah sakit. Table 4-6: Kelemahan Sistem Lama dilihat dari Segi Pelayanan Hasil Analisis Dari segi pelayanan terhadap pasien baik yang menyangkut pendaftaran, pemeriksaan, pembayaran maupun pembuatan laporan masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal.

4.2. Analisis Sistem Dari proses identifikasi masalah tersebut ditemukan mengenai bagaimana keadaan rumah sakit yang sebenarnya, kemudian penyebab terjadinya masalah dan potensi akan adanya masalah baru jika sistem yang digunakan tidak diperbaiki. Dalam tahap analisis sistem ini, penulis ingin memperbaiki sistem yang merupakan integrasi prosedur yang dapat mengatasi masalahmasalah yang terjadi dan menghilangkan potensi masalah yang diakibatkan oleh sistem lama. 4.2.1.

Kurang adanya pengendalian dalam prosedur penerimaan kas. Masalah ini diakibatkan oleh dua hal utama, yaitu masalah teknis pencatatan penerimaan dan masalah fungsi yang menjalankan transaksi penerimaan kas. 132

Untuk penyebab pertama dapat diselesaikan dengan penggunaan nomor identitas pasien yang dibuatkan oleh pihak rumah sakit untuk digunakan secara paten bagi tiap pasien yang datang. Hal itu dapat dilakukan pada awal pendaftaran pasien rumah sakit. Prosedurnya adalah sebagai berikut: Calon pasien diminta untuk melakukan pendaftaran di bagian pendaftaran. Bagian pendaftaran akan mencatat data pasien dalam database pasien, yang kemudian akan dibuatkan kartu pasien RS. KIA AMANAH. Pada kartu pasien tersebut tertera nomor rekam medik (No. RM), nama pasien, umur pasien, nama suami/ ayah, pekerjaan dan alamat. Kartu pasien tersebut dapat digunakan oleh pasien untuk berobat dan penggunaan fasilitas kesehatan yang disediakan oleh pihak RS. KIA AMANAH. Dengan adanya kartu pasien, maka diharapkan tidak lagi terjadi pencatatan berulang dan kesalahan pencatatan bagi setiap pasien, karena tiap pasien memiliki nomor rekam medik masing-masing. Setelah petugas bagian pendaftaran mencatat identitas pasien dengan memasukkan dalam database pasien, bagian pendaftaran juga akan mencetak dokumen rekam medik (Dok. RM). Dokumen rekam medik ini akan didistribusikan ke poli yang menjadi tujuan pasien, baik itu poli yang menangani pasien rawat jalan atau poli untuk pasien rawat inap.

133

134

Penyebab kedua adalah prosedur penerimaan kas yang hanya dilakukan oleh satu bagian saja, yaitu bagian administrasi, sehingga tidak ada pengendalian. Penyebab ini dapat diatasi dengan adanya pemisahan tugas dalam penerimaan pendaftaran dan penerimaan kas. Prosedur penerimaan pendaftaran dilakukan oleh bagian pendaftaran. Bila dianalogikan dengan penerimaan kas tunai pada penjualan barang, bagian pendaftaran dianalogikan sebagai bagian penjualan. Tugas bagian pendaftaran ini adalah menerima pendaftaran pasien baik pasien rawat jalan (pasien poli) dan pasien rawat inap (pasien UGD). Pasien baru akan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kartu pasien dan dokumen Rekam Medik (RM), sedangkan pasien lama menyerahkan kartu pasien untuk mendapatkan dokumen RM yang diarsip pihak rumah sakit. Bagian pendaftaran akan mendistribusikan dokumen RM ke poli yang dituju oleh pasien. Untuk pasien rawat inap, akan didistribusikan pula dokumen pendukung rawat inap berupa Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan Persetujuan Tindakan

Medik

(Rawat

Inap)

(PPTM),

Persetujuan

Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP). Setelah dokter menginput tindakan dan resep, oleh bagian administrasi dihitung jumlah biaya perawatan dan pasien dapat melakukan pembayaran

135

dibagian kasir dengan menunjukkan kartu pasien. Dari sini diketahui proses pendaftaran pasien ini dilakukan oleh dua fungsi yang dapat saling mengendalikan. Selain itu, bagian administrasi berfungsi sebagai kontrol terhadap transaksi yang terjadi di bagian pendaftaran dan bagian kasir. Fungsi kontrol itu terjadi ketika bagian administrasi memproses daftar pasien yang datang dengan rincian tindakan dan resep yang dilakukan oleh dokter/ bidan.

4.2.2.

Pencatatan dan pelaporan keuangan tidak memperhatikan nomor urut yang telah dibuat dan ditulis pada buku administrasi selaku catatan penerimaan kas. Nomor urut tersebut didapat dari kartu pasien maupun dari buku pendaftaran. Pencatatan dan pelaporan keuangan yang dilaporkan oleh satu fungsi saja mengakibatkan tidak adanya pengendalian terhadap

136

transaksi-transaksi yang terjadi. Sehingga fungsi akuntansi tidak dapat melakukan cek ulang terhadap transaksi yang dilaporkan. Jika fungsi pendaftaran dan fungsi kas memberikan laporan masing-masing ke fungsi akuntansi, maka fungsi akuntansi dapat melakukan

pemeriksaan

kesalahan

lain

yang

adakah

kesalahan

diakibatkan

oleh

pencatatan

atau

transaksi-transaksi

pendaftaran. 4.2.3.

Dapat terjadi kecurangan dan kesalahan oleh bagian administrasi yang disini bertindak pula sebagai bagian pendaftaran, bagian kasir dan bagian keuangan, pada catatan dan laporan keuangan harian yang diserahkan ke pemilik yayasan selaku pimpinan dan fungsi akuntansi dalam organisasi di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH. Dengan adanya dua buah fungsi yang dilalui oleh sebuah transaksi, maka

kecurangan

dan

kesalahan

dapat

diredam.

Seperti

dibentuknya fungsi penerimaan, fungsi penagihan dan pengarsipan, fungsi kas dan fungsi akuntansi yang masing-masing terpisah untuk menjalankan tugas dan fungsinya sendiri-sendiri. 4.2.4.

Peningkatan jumlah pasien tentunya berdampak pada peningkatan jumlah penerimaan kas yang terjadi. Peningkatan jumlah pasien akan sulit dinilai karena database yang ada tidak mendukung adanya penilaian kenaikan pasien. Begitu juga peningkatan jumlah

137

transaksi penerimaan kas akan sulit dinilai karena cara yang ada tidak mendukung adanya penilaian kenaikan transaksi yang terjadi. Pada dasarnya pengelolaan data tidak selamanya harus dengan menggunakan komputer, bisa saja secara manual atau gabungan dari kedua cara tersebut, yaitu manual dan komputerisasi (semi terkomputerisasi). Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi ini bertujuan meringankan beban administrasi, baik dari banyaknya tumpukan kertas, lamanya proses dan sulitnya perhitungan. Belum lagi bila kita dapat memanfaatkan nomor identitas pasien, akan memudahkan dalam melakukan perhitungan secara periodik peningkatan jumlah pasien sekaligus peningkatan jumlah transaksi, sehingga dapat membantu dalam proses evaluasi tingkat kinerja sistem akuntansi penerimaan kas tiap periodenya. Yang tentunya akan menjadi sebuah proses efisiensi dan efektifitas pelaksanaan yang berhubungan dengan pencatatan, perhitungan dan pelaporan.

138

BAGIAN PENDAFTARAN Mulai

1

Pasien datang ke RS

Lap. Data Pasien Dok. RM

Pasien melakukan pendaftaran

Kartu Pasien Ya

Pasien Baru?

Tidak

Pasien Rawat Jalan?

Data Pasien Petugas meminta KP utk mencari Dok. RM

Tidak

Pendaftaran melengkapi Dok. Ranap, menginformasikan tarif&perkiraan biaya bila diperlukan

Ya

Input Data Pasien

Dok.RM& Lap. Data Pasien dibawa ke Bag. Adm

Pengolahan Data Pasien

Pasien mengisi Dok. IC,PPTM,P PA,PPPDP

Database Pasien Informed Consent

Kartu Pasien

Membuat & Mencetak KP&Dok.RM

Lap. Data Pasien

PPTM PPA

Dok. RM

PPPDP

Lap. Data Pasien

Pasien

Dok. RM Kartu Pasien

2

1

Gambar 4-5. Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Pendaftaran Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

139

140

BAGIAN KASIR 3

4

Daftar Piutang Pasien

NP 2 NP 3

Database Piutang

UANG

Dgn menunjukkan KP pasien melakukan pembayaran

Kasir mencetak LPH untuk Bag. Keuangan

Kasir mengakses Database pembayaran

NP 2

Database Pembayarn

NP 3 LPH Input Data Pembayaran

UANG

Tanggal

Kasir mencetak Nota Pembayaran (NP) & RB

6 Rincian Biaya NP 1 NP 2 NP 3 UANG

Pasien

5 4

Gambar 4-7. Flowchart Desain Sistem Penerimaan Kas Bagian Kasir Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

141

142

4.3. Desain Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH Setelah mengetahui dan memahami sistem penerimaan kas yang ada di RS. KIA AMANAH, maka analis sistem akan mulai membuat desain sistem penerimaan kas yang dibutuhkan. Desain model sistem informasi akuntansi penerimaan kas disajikan dalam bentuk DFD (Data Flow Diagram) dan dalam bentuk flowchart. Pengolahan data menggunakan metode pengolahan langsung agar data yang disimpan menghasilkan file yang akurat dan tepat waktu. 4.3.1.

Desain Struktur Organisasi pada RS. KIA AMANAH Sebelum memulai pada sistem penerimaan kasnya, hal pertama yang perlu diperbaiki adalah struktur organisasi yang ada pada RS. KIA AMANAH. Struktur organisasi ini perlu di desain ulang. Hal ini dilakukan agar permasalahan yang ditimbulkan karena adanya deskripsi tugas yang salah dapat diatasi. Adapun desain struktur RS. KIA AMANAH yang diusulkan adalah sebagai berikut:

143

144

Fungsi – fungsi yang melakukan pencatatan maupun penerimaan kas dipisah untuk menghindari terjadinya penyelewengan transaksi penerimaan uang dari pasien. Masing – masing bagian berdiri sendiri untuk melakukan tugas dan wewenangnya, meliputi: a. Bagian pendaftaran bertugas layaknya bagian penjualan dalam perusahaan manufaktur. Yaitu mencatat pendaftaran pasien yang datang. Dengan mengidentifikasi identitas pasien tersebut menggunakan nomor urut tercetak. b. Bagian administrasi bertugas untuk melakukan kontrol atas kegiatan yang dilakukan oleh fungsi penjualan (bagian pendaftaran) dan fungsi kas (bagian kasir). Menangani arsip-arsip rumah sakit yang berkaitan dengan riwayat penyakit pasien dan biaya yang harus dibayar pasien baik pasien rawat inap maupun rawat jalan. c. Bagian kassa (kasir) bertugas untuk menerima pembayaran dari pasien, mencatat penerimaan dari pasien, kemudian melaporkan penerimaan kas tersebut ke bagian keuangan. Dan menyetorkan penerimaan kas tersebut ke bagian keuangan dalam jumlah penuh. d. Bagian keuangan bertugas untuk mengumpulkan data transaksi, melakukan pengecekan atas transaksi yang terjadi, kemudian bagian keuangan akan membuat jurnal

145

dan laporan penerimaan kasnya. Laporan keuangan tersebut selanjutnya dilaporkan kepada direktur rumah sakit selaku pimpinan manajemen rumah sakit. Bagian keuangan juga bertugas menyetorkan uang penerimaan kas ke bank dan mencatat bukti setornya. 4.3.1.1. Context Diagram Prosedur dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang akan di desain melibatkan beberapa bagian yang saling

terkait,

administrasi,

yaitu

bagian

bagian kasir,

pendaftaran,

dan

bagian

bagian

keuangan.

Hubungan antara sistem penerimaan kas dengan bagianbagian tersebut dapat dilihat pada context diagram yang terdapat pada gambar dibawah ini:

Bagian Pendaftaran

Bagian Data Pasien

Laporan Data Pasien

Administrasi Data Periksa dan Data Tagihan Biaya Perawatan Informasi Data Periksa dan Tagihan

Sistem Penerimaan Kas Laporan Penerimaan Kas Data Penerimaan Kas

Bagian Keuangan

Laporan Data Pembayaran Data Pembayaran

Bagian Kasir

Gambar 4-10. Desain Context Diagram Sistem Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

146

4.3.1.2. Physical Diagram Level 0 Untuk melihat pihak internal yang ada dalam desain sistem penerimaan kas di RS. KIA AMANAH, maka penulis mendokumentasikan dalam DFD physical level 0 dibawah ini:

Pasien

NP dan Rincian Biaya

Pendaftaran

1.0 Bagian Pendaftaran

Data Pasien

3.0 Bagian Kasir

Laporan Data Pasien dan Dokumen RM

2.0 Bagian Administrasi

Rincian Biaya Laporan Jumlah Tagihan Biaya Perawatan

Laporan Penerimaan Kas 4.0 Bagian Keuangan

Gambar 4-11. Desain DFD Physical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Pada RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

4.3.1.3. Logical Diagram Level 0 Proses context diagram di atas mewakili sistem akuntansi penerimaan kas yang akan didesain. Untuk memperjelas

147

proses sistem penerimaan kas secara lebih rinci dapat dilihat pada DFD Logical level 0 dibawah ini:

Pasien Mendaftar

KP, Rincian Biaya, dan NP

1.0 Mencatat Data Pasien Datang

Data Pasien dan Dokumen RM

Daftar Rincian Biaya

2.0 Membuat Rincian Biaya

4.0 Menerima Kas dan Memberi otorisasi Lunas

Daftar Tagihan Biaya Perawatan

3.0 Membuat Laporan Penerimaan

Daftar Penerimaan Kas

Daftar Penerimaan Kas

File Penerimaan Kas

Gambar 4-12. Desain DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas Pada RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

Pasien baru datang dengan melakukan pendaftaran terlebih dahulu dan data tersebut akan diarsipkan pada file pasien. Sedang untuk pasien lama karena sudah memiliki nomor rekam medik yang ada pada kartu pasien, rumah sakit tinggal mengambilnya dari database file pasien. File pasien digunakan sebagai alat untuk mengupdate status pasien. Dari status pasien diketahui pasien yang sedang

148

dirawat atau berobat dan dengan data tersebut akan dilakukan penghitungan biaya rawat inap maupun rawat jalan dan obat-obatan yang dikeluarkan. File penghitungan dapat digunakan untuk membuat detail laporan dan rekapitulasi biaya perawatan sehingga dapat menghasilkan rincian biaya yang akan diberikan kepada pasien, yang kemudian dari file penghitungan dapat dihasilkan laporan penerimaan kas yang didokumentasikan pada buku besar. 4.3.2.

Desain Pendaftaran Pasien RS. KIA AMANAH Sumpiuh Desain pendaftaran pasien yang pertama: 4.3.2.1. Context Diagram

149

4.3.2.2. DFD Physical Level 0

Pasien datang kemudian melakukan pendaftaran. Pasien lama menunjukkan Kartu Pasien rumah sakit, sedang pasien baru mendaftarkan dulu identitasnya untuk mendapatkan Kartu Pasien. Berdasarkan data pasien tersebut, bagian pendaftaran akan mencetak dokumen rekam medik sebanyak satu rangkap untuk mencatat tindakan dokter selama pasien berada di rumah sakit. Untuk pasien rawat inap, setelah mendaftar maka bagian pendaftaran kelengkapan

akan

meminta

administrasi

pasien seperti

untuk Surat

mengisi Penyataan

Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan

150

Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP) yang telah disetujui dan ditandatangani oleh pasien dan pihak rumah sakit. Semua dokumen tersebut dibuat satu rangkap. Gunanya sebagai bukti pendukung dalam penghitungan biaya perawatan khususnya bagi pasien rawat inap, karena dalam dokumen itu tertera pula besarnya biaya yang harus ditanggung pasien. Dokumen tersebut nantinya akan diarsipkan oleh bagian administrasi bersama dokumen rekam medik. 4.3.2.3. DFD Logical Level 0

151

Setelah pasien menerima kartu pasien dan dokumen RM dari bagian pendaftaran, dan pelayanan telah diberikan maka

pasien

dapat

melakukan

pembayaran

biaya

perawatan ke bagian kasir. Bagian kasir akan mencetak nota pembayaran (NP) sebanyak 3 lembar. Lembar pertama NP yang sudah di cap “LUNAS” dan kartu pasien diserahkan kembali kepada pasien berikut rincian biaya perawatan. Lembar kedua NP yang sudah di cap “LUNAS” diarsip berdasarkan tanggal terjadinya transaksi untuk diserahkan kepada bagian keuangan. Dan lembar ketiga NP yang sudah di cap “LUNAS” diarsip berdasarkan tanggal terjadinya transaksi oleh bagian kasir. Sedangkan dokumen RM diarsip oleh bagian administrasi berdasarkan nomor RM. Bagi pasien rawat inap bukti pendukung diarsip di bagian administrasi bersama dokumen RM berdasarkan nomor RM yang tercetak pula di kartu pasien. 4.3.2.4. Prosedur – prosedur penerimaan kas dari pembayaran biaya persalinan dan perawatan di RSKIA AMANAH 4.3.2.4.1. Prosedur pendaftaran pasien baru Pasien

baru

melakukan

pendaftaran.

Kartu

Tanda

Penduduk atau Kartu Identitas lain yang dimiliki pasien digunakan oleh bagian pendaftaran sebagai sumber data

152

pasien. Data pasien kemudian di-inputkan ke dalam database pasien. Bagian pendaftaran lalu mencetak kartu pasien dan dokumen RM masing-masing satu rangkap. Kartu pasien dikembalikan ke pasien, sedang dokumen RM digunakan dokter untuk merekam tindakan, yang kemudian dilanjutkan ke bagian administrasi untuk menghitung besarnya biaya perawatan yang harus dibayar oleh pasien. Untuk pasien rawat inap, bagian pendaftaran akan

meminta

pasien

untuk

mengisi

kelengkapan

administrasi berupa IC, PPTM, PPA dan PPPDP, yang dimana dokumen tersebut digunakan sebagai bukti pendukung penghitungan biaya perawatan. Rincian biaya perawatan tersebut direkam dalam database, agar bagian kasir bisa dengan cepat mengetahui informasi besarnya

biaya

perawatan

saat

pasien

melakukan

pembayaran. Pasien dengan membawa kartu pasiennya melakukan pembayaran di bagian kasir. Bagian pendaftaran mencetak rekapitulasi data pasien yang diserahkan ke bagian administrasi setiap periodenya. Rekapitulasi data pasien tersebut nantinya akan digunakan bagian administrasi untuk pengendali aliran transaksi antara bagian pendaftaran dan bagian kasir, selain sebagai arsip.

153

1

mulai

Dokumen RM

Bag. Pendaftaran memasukkan data pasien baru

Database Pasien

KP diserahkan kembali ke pasien. Dok.RM digunakan dokter untuk menulis tindakan kemudian dilanjutkan ke bag. administrasi

Data Pasien

Bag. Pendaftaran mencetak KP dan Dok. RM

Data Pasien

Bag. Pendaftaran mencetak Laporan Data Pasien

Dokumen RM Laporan Data Pasien

KP

administrasi

Dokumen RM pasien

Data Pasien

Selesai

1

Gambar 4-16. Flowchart Prosedur Pendaftaran Pasien Baru Sistem Penerimaan Kas Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH (Untuk Pasien Rawat Jalan)

154

4.3.2.4.2. Prosedur pendaftaran pasien lama Pasien lama karena telah memiliki kartu pasien langsung ke bagian pendaftaran untuk mendapatkan dokumen RM. Dan bagi pasien rawat inap diharuskan untuk mengisi kelengkapan

administrasi

berupa

Surat

Penyataan

Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ 155

Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP). Bagian pendaftaran mencetak dokumen RM dan dokumen-dokumen bukti pendukung bagi pasien rawat inap tersebut masing-masing satu rangkap. Kartu pasien dikembalikan

lagi

kepada

pasien

untuk

nantinya

digunakan pada saat pembayaran biaya perawatan. Sedangkan dokumen RM dan dokumen bukti pendukung bagi pasien rawat inap, setelah dokter menginput tindakan dan

resep,

oleh

bagian

administrasi

dilakukan

penghitungan biaya perawatan yang direkam pula dalam database pembayaran.

156

4.3.2.4.3. Prosedur pembayaran biaya perawatan di RSKIA AMANAH Dengan membawa kartu pasien yang diperoleh dari bagian pendaftaran, pasien melakukan pembayaran ke bagian kasir. Kasir kemudian akan mencetak nota pembayaran

157

sebanyak 3 rangkap. Lembar pertama diserahkan kepada pasien bersama kartu pasien, yang sudah di cap “LUNAS” sebagai bukti pembayaran biaya perawatan. Lembar kedua nota pembayaran diserahkan ke bagian keuangan dan diarsipkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Sedang lembar ketiga nota pembayaran diarsip bagian kasir berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Dokumen RM dan dokumen-dokumen pendukung (khusus pasien rawat inap) diserahkan ke bagian administrasi dan diarsipkan berdasarkan No. RM tercetak. Bagian kasir mencetak laporan penerimaan harian (LPH). LPH tersebut kemudian diserahkan ke bagian keuangan setiap harinya (di pagi hari) bersama uang penerimaan harian yang telah diterima kasir dari pasien. Pasien dapat mengambil rincian biaya perawatan dan hasil rekam medik di bagian administrasi dengan menunjukkan kartu pasien.

158

Mulai

1

Pasien menyerahkan KP dari Bag. Pendaftaran & menyerahkan uang

NP 2 NP 3

Kartu Pasien

Kasir mencetak LPH untuk diserahkan ke Bag. Keu bersama NP 2

Uang

Kasir menerima uang & mencetak nota pembayaran (NP)

Laporan Penerimaan Harian (LPH)

Database Pasien

NP 2

NP 3 Kartu Pasien Keuangan

NP 1 Tanggal Selesai

NP 2 Pasien

NP 3

1

Gambar 4-19. Flowchart Prosedur Pembayaran Biaya Perawatan Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

4.3.2.5. Dokumen

yang

digunakan

dalam

prosedur

pendaftaran pasien adalah: 1.

Kartu Pasien

2.

Dokumen Rekam Medik

3.

Nota Pembayaran

4.

Rincian Biaya Perawatan

5.

Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

159

6.

Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM)

7.

Persetujuan

Pertanggungjawaban

Administrasi

(PPA) 8.

Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP)

4.3.2.6. Catatan yang digunakan dalam prosedur pendaftaran pasien adalah: 1.

Laporan Penerimaan Harian (LPH)

2.

Rekapitulasi Data Pasien (baik pasien rawat jalan maupun rawat inap)

3.

Laporan Jumlah Tagihan

4.3.2.7. Fungsi yang terlibat dalam prosedur pendaftaran pasien adalah: 1.

Fungsi penerimaan (bagian pendaftaran)

2.

Fungsi kas (bagian kasir)

3.

Fungsi

penagih

dan

pengarsipan

(bagian

administrasi)

4.4. Analisis Pendaftaran Dalam desain penerimaan kas dari pendaftaran pasien rumah sakit, masalah pengendalian yang pertama dapat dieliminasi. Karena transaksi penerimaan pasien dilakukan oleh dua fungsi yang saling mengontrol. Hal ini

160

merupakan penelaahan pengendalian intern pada organisasi poin pertama, yaitu adanya pemisahan fungsi penjualan, yang dilakukan oleh bagian pendaftaran dan fungsi kas, yang diperankan oleh bagian kasir. Pencatatan penerimaan harian yang dilaporkan oleh bagian kasir diserahkan ke bagian keuangan, sedangkan rekapitulasi data pasien yang datang diserahkan ke bagian administrasi untuk kepentingan pembuatan grafik presentase peningkatan jumlah pasien yang datang ke RSKIA AMANAH dan untuk diarsipkan, guna membantu dalam pengecekan penghitungan biaya perawatan yang dibebankan kepada pasien. Kegiatan ini dilakukan oleh dua fungsi, yaitu fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan. Dalam penelitian ini fungsi akuntansi diperankan oleh bagian keuangan, sedangkan fungsi penyimpanan oleh bagian administrasi. Bagian administrasi adalah bagian yang menerima dokumen rekam medik, dokumen pendukung kelengkapan administrasi pasien rawat inap dan rekapitulasi data pasien datang dari bagian pendaftaran. Catatan tersebut digunakan oleh bagian administrasi untuk mencetak grafik presentase peningkatan jumlah pasien yang datang setiap bulan. Juga membantu dalam penghitungan biaya perawatan. Rekapitulasi data pasien dibuat 2 rangkap. Dimana rangkap pertama diarsip oleh bagian administrasi, sedang rangkap kedua diserahkan ke bagian keuangan sebagai bahan untuk melakukan penyesuaian dengan jumlah penerimaan yang diperoleh. Bagian keuangan menerima laporan penerimaan harian dan melakukan rekapitulasi pendapatan kas tiap harinya. Rekapitulasi tersebut kemudian

161

dicocokkan dengan nota pembayaran yang di dapat dari bagian kasir, sehingga tidak akan terjadi kesalahan seperti yang pernah terjadi sebelumnya. Hal tersebut menyatakan bahwa fungsi kas terpisah dari fungsi akuntansi, seperti pada unsur pengendalian intern organisasi poin kedua. Dalam hal ini, persyaratan unsur pengendalian intern pada sistem prosedur dan otorisasinya terpenuhi semua, yaitu: 1.

Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan pada Kartu Pasien dan dokumen Rekam Medik, juga pada Informed Consent, PPTM, PPA, dan PPPDP bagi pasien rawat inap oleh bagian pendaftaran. Otorisasi tersebut berupa nomor Rekam Medik tercetak dan berurut juga tandatangan dan cap Rumah Sakit.

2.

Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “LUNAS” dan tanda tangan pada nota pembayaran.

3.

Penyerahan dokumen medik diotorisasi oleh bagian administrasi dengan cara membubuhkan tanda tangan dan cap “SUDAH DIAMBIL” pada hasil rekam medik dan rincian biaya pemakaian obat-obatan dan material untuk rawat inap. Pada saat pengambilan dokumen tersebut, pasien diwajibkan membawa kartu pasien dan nota pembayaran yang sudah di cap “LUNAS”.

4.

Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan memberi tanda pada laporan penerimaan harian yang dilaporkan oleh bagian kasir.

162

4.5. Desain Pelaporan Keuangan Setelah mengetahui konsep dasar operasional penerimaan kas yang ada di RSKIA AMANAH, analis membuat rancangan desain sistem untuk sistem informasi penerimaan kas yang berasal dari penerimaan pasien yang datang secara lengkap. 4.5.1.

Context Diagram

Pasien Data Pasien 1. Kartu Pasien 2. Nota Pembayaran

Sistem Penerimaan Kas

1. Rincian Biaya 2. Rekam Rekap.Data Medik Pasien & Dok. Pendukung Ranap Administrasi

Biaya Perawatan Bukti Setor Bank Bank

Gambar 4-20. Context Diagram Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

4.5.2.

DFD Physical Level 0 Pada perluasan ini, siklus dilanjutkan dengan pelaporan penerimaan kas harian. Ketika uang yang diterima disetor ke bank oleh bagian keuangan, bagian keuangan memperoleh slip setoran bank yang kemudian

diarsip

berdasarkan

tanggal.

Setelah

melakukan

163

penyetoran uang, bagian keuangan mengakses database keuangan rumah sakit, dan memcocokkan data nama pasien yang sudah membayar biaya perawatan, baik pasien rawat jalan maupun rawat inap dengan pendapatan kas, kemudian dengan bukti pendapatan kas.

4.5.3.

DFD Logical Level 0 Sedangkan secara periodik, bagian administrasi memperoleh laporan rekapitulasi data pasien yang datang. Yang kemudian

164

digunakan untuk membuat grafik presentase peningkatan jumlah pasien yang datang dan pengarsipan yang gunanya untuk melakukan pengecekan dan penghitungan biaya. Rekapitulasi diotorisasi oleh kepala bagian administrasi. Kemudian setiap akhir bulan, bagian keuangan memperoleh rekapitulasi tersebut pada setiap bulannya, yang digunakan sebagai pencocokan terhadap laporan penerimaan kas.

Pasien Kartu Pasien

Data Pasien Kartu Pasien

Nota Pembayaran

1.0 Pendaftaran Pasien

2.0 Pembayaran Biaya RS

Data Pasien

Laporan Penerimaan Harian

Rekapitulasi Data Pasien 4.0 Pembuatan Rincian Biaya& Rekap

Rincian Biaya dan Rekapitulasi Data Pasien

3.0 Penyetoran Uang ke Bank Bukti Setor Bank Uang

Bank Gambar 4-22. DFD Logical Level 0 Sistem Penerimaan Kas RSKIA AMANAH (Untuk Pasien Rawat Inap maupun Pasien Rawat Jalan)

165

4.5.4.

Prosedur-prosedur yang melengkapi sistem penerimaan kas 4.5.4.1. Prosedur pelaporan penerimaan kas harian Bagian kasir memberikan laporan penerimaan harian bersama dengan uang yang diterima dan nota pembayaran ke bagian keuangan. Nota pembayaran terdiri atas nota pembayaran selama 3 shift kerja pada setiap harinya. Waktu pelaporan ini setiap awal hari, akhir dari shift pertama dan pagi hari. Penerimaan shift pertama dilaporkan pada akhir shift, sedangkan penerimaan shift kedua dan ketiga dilaporkan pagi pada hari berikutnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penyimpanan uang yang sudah diterima dalam waktu yang lama, dan menghindari adanya penyelewengan uang oleh personel yang bersangkutan. Setelah menerima setoran, biasanya pada pagi hari, bagian keuangan akan menyetorkan uang penerimaan tersebut ke bank. Bank akan memberikan slip bukti setor lembar kedua sebagai bukti penyetoran uang. Kemudian bukti setor tersebut diarsip bagian keuangan berdasarkan tanggal bersama laporan penerimaan harian yang diperoleh dari bagian kasir. Setelah melakukan penyetoran, bagian keuangan mengakses database keuangan rumah sakit untuk mengecek kecocokan perincian data pasien yang

166

membayar biaya perawatan sesuai dengan jumlah yang telah disetorkan pada database pendapatan kas. Sehingga data yang ada sama, yaitu antara pendapatan kas di file database keuangan rumah sakit dengan bukti pendapatan kas berupa dokumen.

167

4.5.4.2. Prosedur pembuatan rekapitulasi data pasien, rincian biaya dan hasil rekam medik Setelah memperoleh rekapitulasi data pasien dari bagian pendaftaran, kemudian dokumen-dokumen bagi pasien rawat inap, dan dokumen RM yang telah diisi tindakan dan resep oleh dokter, bagian administrasi membuat dan menghitung rincian biaya yang akan dibebankan kepada pasien. Rincian biaya dihitung berdasar dokumen RM yang berisi tindakan dokter kepada pasien. Untuk pasien rawat inap masih ditambah dengan dokumen pendukung lainnya yang berisi

persetujuan

jumlah

biaya

administrasi

dan

persetujuan akan adanya tambahan biaya lain selama masa rawat inap. Rincian biaya yang dibuat oleh bagian administrasi berisi nama pasien, alamat, diagnose, kelas/ ruang, tanggal, table rincian obat dan material yang dipakai. Saat pasien akan keluar, rincian biaya yang sudah dilengkapi

oleh

dokter

dikembalikan

ke

bagian

administrasi, untuk oleh bagian administrasi dimasukkan nominal rupiah atas tiap tindakan, yang kemudian di cetak ke dalam catatan rincian biaya. Rincian biaya dapat diperoleh oleh pasien, jika pasien dapat menunjukkan

168

kartu pasien dan nota pembayaran yang berlaku dan ada cap “LUNAS”.

169

4.5.5.

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas di RSKIA AMANAH, adalah: 1.

Kartu Pasien

2.

Dokumen Rekam Medik

3.

Nota Pembayaran

4.

Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

5.

Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM)

6.

Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA)

7.

Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP)

4.5.6.

4.5.7.

8.

Rincian Biaya

9.

Resume Medik

10.

Bukti Setor Bank

Catatan yang digunakan dalam sistem penerimaan kas: 1.

Rekapitulasi Data Pasien

2.

Laporan Penerimaan Kas Harian

3.

Laporan Jumlah Tagihan

Fungsi yang terkait 1.

Fungsi penerimaan oleh bagian pendaftaran

2.

Fungsi kas oleh bagian kasir

3.

Fungsi shipping oleh bagian administrasi

170

4.

Fungsi akuntansi oleh bagian keuangan

4.6. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Setelah menyelesaikan seluruh rangkaian sistem informasi penerimaan kas, yang diawali dengan datangnya pasien yang ingin mendapatkan tindakan medik dan perawatan hingga pasien keluar dari rumah sakit, peneliti ingin mengulas mengenai kebutuhan database yang akan digunakan dalam sistem ini. Database ini adalah database pasien, yang berisi data-data yang dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dan tim operasional RSKIA AMANAH. Database ini terdiri dari beberapa file, yaitu: 1.

File data pasien

2.

File data layanan dan barang

3.

File data pembayaran

4.

File data jumlah tagihan

4.7. Desain Database Pasien 4.7.1.

File data pasien a.

No. Rekam Medik (No. RM) (Primary Key) No. RM ini digunakan untuk membuat tiap pasien rumah sakit menjadi unik dan tidak memiliki kesamaan, sehingga tiap satu orang pasien memiliki satu No. RM yang dapat

171

digunakan untuk berbagai jasa kesehatan yang ditawarkan di RSKIA AMANAH.

4.7.2.

b.

Nama Pasien

c.

Tanggal Lahir

d.

Umur

e.

Jenis Kelamin

f.

Alamat

g.

Nama Suami/ Ayah

h.

Pekerjaan

i.

No. Telp./ HP

File Data Layanan a.

Kode Layanan (Primary Key) Kode layanan berfungsi untuk memberikan identifikasi pada tiap jenis pelayanan yang ditawarkan oleh pihak rumah sakit. Sehingga dalam pembuatan rekapitulasi jumlah pendaftaran dapat digunakan untuk mensortir berdasarkan jenis pelayanan masing-masing. Kode layanan ini juga membantu dalam pembuatan rincian biaya medik menjadi lebih efektif dan efisien.

b.

Nama jenis layanan

c.

Harga

d.

Total Harga

172

4.7.3.

File Data Konsultasi a.

Kode Konsultasi (Primary Key) Kode konsultasi berfungsi untuk memberikan identifikasi pada tiap jenis konsultasi yang ditawarkan oleh pihak rumah sakit. Sehingga dalam pembuatan rekapitulasi jumlah pendaftaran dapat digunakan untuk mensortir berdasarkan jenis konsultasi masing-masing. Kode konsultasi ini juga membantu dalam pembuatan rincian biaya medik menjadi lebih efektif dan efisien.

4.7.4.

b.

Nama Konsultasi

c.

Harga

d.

Total Harga

File Data Obat a.

Kode barang (Primary Key) Kode barang berfungsi sama dengan kode layanan, yaitu sebagai identifikasi pada tiap jenis obat yang digunakan. Sehingga membantu dalam pembuatan rincian biaya medik.

b.

Nama barang

c.

Jumlah pakai

d.

Harga

e.

Jumlah Harga

f.

Total Harga

173

4.7.5.

File Data Dokter a.

Kode Dokter (Primary Key) Kode dokter digunakan untuk membedakan dokter dengan spesialisasinya masing-masing.

4.7.6.

b.

Nama Dokter

c.

Spesialisasi Dokter

d.

Alamat

e.

No. Telp/Hp

File Data Karyawan a.

Kode Karyawan (Primary Key) Kode karyawan digunakan untuk memudahkan dalam pengorganisasian tugas dan wewenang masing-masing karyawan.

4.7.7.

b.

Nama Karyawan

c.

Jabatan

d.

Alamat

e.

No. Telp/Hp

File Data Kamar/ Bangsal a.

Kode Kamar (Primary Key) Kode

kamar

digunakan

untuk

memudahkan

dalam

pengklasifikasian kamar menurut fasilitas yang ditawarkan pada setiap kamar yang ada. b.

Nama Kamar/ Bangsal

174

4.7.8.

c.

Klasifikasi Kamar

d.

Jumlah Tempat Tidur

File pendaftaran a.

No. Pendaftaran (Primary key) No. pendaftaran digunakan untuk mencatat adanya transaksi pendaftaran yang terjadi dalam satu periode, sehingga dapat diadakan pengendalian yang lebih baik.

4.7.9.

b.

Tanggal pendaftaran

c.

No. RM

d.

Nama Pasien

e.

Tanggal Lahir

f.

Umur

g.

Jenis Kelamin

h.

Alamat

i.

Nama Suami/ Ayah

j.

Poli yang Dituju

k.

Kode Dokter

l.

Operasi/ Kelas/ Bangsal Rawat

m.

Riwayat Penyakit

n.

Petugas pendaftaran

File Pembayaran a.

No. Nota (Primary Key)

175

Fungsi no. nota adalah mempermudah pelaporan penerimaan kas harian ke bagian keuangan. b.

Tanggal pembayaran

c.

Shift

d.

No. RM

e.

Nama pasien

f.

Kode Dokter

g.

Nama Dokter

h.

Telah Terima Uang Dari

i.

Kode Layanan

j.

Kode Konsultasi

k.

Kode Obat

l.

Cara Bayar

m.

Total Tagihan

n.

Total pembayaran

o.

Total Kembalian

p.

Kasir

4.7.10. File Rekam Medik a.

No. RM

b.

Nama Pasien

c.

Tanggal Lahir

d.

Umur

e.

Alamat

176

f.

Nama Dokter

g.

Tanggal Masuk

h.

Tanggal Keluar

i.

Operasi/ Kelas/ Bangsal Rawat

j.

Tanggal Operasi/ Jam Operasi

k.

Pemeriksaan Fisik/ Lab

l.

Diagnosa/ Masalah

m.

Tindakan/ Pengobatan

n.

Layanan Tambahan

o.

Terapi

p.

Saran Terapi

177

4.8. Normalisasi Database Pasien Database yang direncanakan sudah diatur sedemikian hingga dapat dibaca dengan mudah. Namun masih ada proses normalisasi tahap 3, yaitu menemukan kunci sekunder dalam file yang tersedia untuk memudahkan pengorganisasian data. File yang perlu dinormalisasi lagi adalah: 4.8.1.

File Pendaftaran a. No. Pendaftaran (Primary Key) b. Tanggal Pendaftaran c. No. RM (Secondary Key) d. Poli yang Dituju e. Kode Dokter (Secondary Key) f. Operasi/ Kelas/ Bangsal Rawat g. Riwayat Penyakit h. Petugas pendaftaran

4.8.2.

File Pembayaran a. No. Nota Pembayaran (Primary Key) b. Tanggal pembayaran c. Shift d. No. RM (Secondary Key) e. Kode Dokter (Secondary Key) f. Telah Terima Uang Dari g. Kode Layanan (Secondary Key) h. Kode Konsultasi (Secondary Key)

178

i. Kode Obat (Secondary Key) j. Cara Bayar k. Total Tagihan l. Total pembayaran m. Total Kembalian n. Kasir

4.9. Desain Prototype Sistem Informasi Penerimaan Kas di RSKIA AMANAH

dengan

Menggunakan

Software

Sistem

Informasi

Manajemen-Rumah Sakit (SIM-RS)

Disini penulis menawarkan sebuah software, yang dapat digunakan pihak RSKIA AMANAH dalam pengelolaan penerimaan kasnya secara lebih teratur. Penerapan SIM-RS di rumah sakit adalah keharusan agar didapat suatu tata kelola manajemen Rumah Sakit yang baik dan dapat di pertanggungjawabkan. Rumah Sakit mempunyai pasien dan pegawai sebagai subjek dari aktivitas di Rumah Sakit. Setiap pasien mempunyai data pasien seperti nama, alamat, tempat tanggal lahir, dan lain-lain. Pegawai Rumah Sakit disamping mempunyai nama, alamat, dan seterusnya juga

179

memiliki data mulai dari pangkat, dan seterusnya. Informasi yang didapat pasien dan karyawan haruslah valid dan konsisten, karenanya untuk menjaga agar tetap valid dan konsisten haruslah dibuat sistem yang mampu menjaganya. Informasi bukan hanya terkait antara pasien dan karyawan rumah sakit tetapi yang berkaitan dengan Rumah Sakit, misalnya pembayaran pasien, rekam medis, pembukuan rumah sakit dan lain-lain. Sumber Informasi yang demikian banyak tersebut, harus dikelola dengan rapi dan baik, agar pengelolaan Rumah Sakit bisa ditingkatkan menjadi Rumah Sakit yang unggul dan profesional. Penerapan SIM-RS di Rumah Sakit akan membuat semua informasi Rumah Sakit tetap valid dan konsisten, mudah di akses dan dikelola, sehingga manajemen Rumah Sakit dapat menentukan yang terbaik bagi Rumah Sakit tersebut.

180

Gambar 4-26 : Topologi Arus Data SIM-RS

SIM-RS adalah aplikasi berbasis web, yang ditunjuk untuk memperbaiki pengelolaan data Rumah Sakit agar data Rumah Sakit dan informasi bisa

181

ditata dengan baik dan dapat di pertanggungjawabkan. Pengelolaan data dan informasi meliputi : a. Daftar Modul Software 1. Front-Office 2. Medical Record 3. Billing System 4. Akuntansi 5. Pelaporan Keuangan 6. Manajemen Pembelian (Pengadaan Barang / Jasa) 7. Logistik & Persediaan 8. Analisis Ratio 9. Kepegawaian 10. Rawat Jalan/Poliklinik 11. Instalasi Gawat Darurat 12. Rawat Inap 13. ICU/PICU/NICU 14. OK/VK 15. Medical Check Up 16. Laboratorium 17. Radiologi 18. Farmasi 19. Instalasi Gizi 20. Instalasi Laundry

182

21. Keperawatan 22. Sistem Administrator b. Keuntungan SIM-RS 1. Dapat memantau perkembangan Rumah Sakit secara akurat. 2. Dapat

meningkatkan

pelayanan

dibidang

kesehatan

kepada masyarakat secara akurat. 3. Rumah Sakit tersebut dapat terpantau secara langsung oleh lembaga-lembaga dari luar atau dalam negeri secara akurat, sehingga mempermudah akses bagi lembaga tersebut jika akan memberikan informasi serta mempermudah akses jika ingin memberikan dana. 4. Dapat menyimpan data base Rumah Sakit mulai dari pasien, karyawan yang terdiri dari data rumah sakit, data administrasi, data penerimaan kas, data aset rumah sakit dan lain-lain. 5. Dapat mengangkat brand image Rumah Sakit tersebut secara tidak langsung dengan memiliki fasilitas modern. 6. Dapat mengurangi beban kerja sub-bagian rekam medis dalam menangani berkas rekam medis, bagian rekam medis memang sub-bagian yang paling direpotkan mulai dari coding, indexing, filling dan lain-lain. Sebagian rumah sakit di Indonesia masih mengggunakan petugas Rekam Medis

183

ataupun kurir dalam mendistribusikan berkas-berkas ke masing-masing pelayanan. 7. Dapat mengurangi pemakaian kertas. Pemakaian kertas masih belum bisa dihilangkan di Indonesia karena data medis sangat

rentan

dengan

hukum.

Dengan

sistem

yang

terkomputerisasi, pemakaian kertas yang bisa di pangkas antara lain : i.

Lembar kertas Rekam Medis yang tidak berhubungan dengan masalah Autentikasi atau aspek hukum.

ii.

Laporan masing-masing unit pelayanan (karena semua laporan telah terekap oleh sistem).

iii.

Menghasilkan pelaporan keuangan rumah sakit yang dapat di pertanggungjawabkan.

4.9.1.

Sistem Registrasi Rawat Inap dan Rawat Jalan di RSKIA AMANAH Sistem

registrasi

di

RSKIA

AMANAH

dikembangkan

menggunakan perancangan input, perancangan database dan perancangan output. Perancangan input meliputi data pasien, data kamar, data dokter, dan data petugas rekam medis. Perancangan database meliputi table identitas pasien, table identitas dokter, table kamar, table petugas rekam medis, table registrasi pasien, dan table registrasi pasien keluar. Perancangan output meliputi cetak kartu pasien, laporan harian pasien masuk, laporan harian pasien keluar,

184

laporan bulanan pasien masuk, laporan bulanan pasien keluar, laporan rekapitulasi bulanan, dan indikator rumah sakit. 4.9.2.

Cara Kerja Program Sistem Registrasi Pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan Klik Start shortcut to SIM-RSKIA AMANAH, maka tampilan form login akan terbuka, dan petugas mengisi form login yang terdiri dari username dan password, selanjutnya petugas memilih log in. Username dan password harus diisi dengan benar, jika tidak maka menu utama tidak dapat dibuka. Tampilan form login dan menu utama seperti di bawah ini:

Gambar 4-28 : Form Login

185

Jika pengisian username dan password benar maka menu utama akan terbuka seperti di bawah ini:

Gambar 4-29 : Form Menu Utama Pada menu utama terdapat banyak pilihan menu utama. Untuk melakukan registrasi, petugas masuk ke menu registrasi. Disana terdapat 4 pilihan menu, meliputi registrasi IGD, registrasi Rawat Inap, registrasi Rawat Jalan, dan pembatalan registrasi.

Gambar 4-30 : Form Menu Registrasi Pasien

186

Gambar 4-31 : Form Registrasi untuk membuat Akun Pasien Baru Pada form data pasien, petugas pendaftaran dapat mengisi identitas pasien dari pasien baru. Form data pasien terdiri dari nomor rekam medis, nama pasien, tempat tanggal lahir, umur, alamat, jenis kelamin, nama suami/ ayah/ ibu, pendidikan, pekerjaan dan lainlain. Nomor rekam medis muncul secara otomatis. Satu nomor rekam medis hanya dimiliki satu pasien. Tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data pasien ke table daftar pasien.

187

Setelah identitas pasien di input, maka akan keluar menu tampilan seperti di bawah ini :

Gambar 4-32 : Form Data Pasien

Gambar 4-33 : Form Data Pasien Pendaftaran Rawat Inap

188

Gambar 4-34 : Registrasi Kamar bagi Pasien Rawat Inap

Gambar 4-35 : Form Data Pasien Pendaftaran Rawat Jalan

Gambar 4-36 : Registrasi Poli bagi Pasien Rawat Jalan

189

Gambar 4-37 : Form Pembatalan Registrasi Pasien 4.9.3.

Cara Kerja Program Sistem Informasi Data Pasien

Gambar 4-38 : Form Menu Informasi Data Pasien

190

Gambar 4-39 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Data Pasien


191


Gambar 4-42 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Daftar Kamar

192

Gambar 4-43 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Jadwal Dokter

Gambar 4-44 : (Lanjutan) Form Menu Informasi Perkiraan Tarif

193

4.9.4.

Daftar Menu dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

Gambar 4-45 : Form Menu di SIM-RS

Gambar 4-46 : (Lanjutan) Form Menu di SIM-RS

194



195



196



197

4.9.5.

Cara Kerja Program Sistem Pembayaran Biaya Perawatan

Gambar 4-53 : Form Menu Billing Pembayaran

Gambar 4-54 : (Lanjutan) Form Menu Billing Pembayaran

198

Gambar 4-55 : Form Rincian Biaya Pasien Rawat Inap

Gambar 4-56 : Form Rincian Biaya Pasien Rawat Jalan

199

4.10. Studi Kelayakan Proyek Pengembangan suatu sistem merupakan investasi untuk mendapatkan manfaat di masa yang akan datang, walaupun pada masa sekarang merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan. Suatu sistem dinyatakan layak untuk dikembangkan apabila manfaat yang didapat dari penggunaan sistem tersebut lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan untuk merancang ataupun menerapkan sistem tersebut. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan maka perlu dihitung kelayakan ekonimisnya. Teknis untuk menilai ini disebut analisis biaya/ manfaat (cost/ benefit analysis). Manfaat yang akan diperoleh tidak semuanya dapat dihitung dengan nilai uang, seperti pemberian pelayanan yang lebih baik kepada pasien. Untuk melakukan analisis biaya/ manfaat diperlukan 2 komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Untuk menghitung kelayakan ini penulis menggunakan beberapa metode penghitungan kelayakan ekonomis, antara lain: metode nilai sekarang bersih (net present value/ NPV), dan Payback Period.

200

Th ke-0

Th ke-1

Th ke-2

Th ke-3

Th ke-4

Th ke-5

BIAYA 1

Biaya Pengembangan Sistem a Pengadaan Komputer Biaya Pembelian Hardware (4) b

Biaya Instalasi Biaya Instalasi Hardware

Rp.

800.000

Biaya Instalasi Software

Rp.

6.050.000

Biaya Analis & Programmer

Rp.

2.000.000

Rp.

1.000.000

c

Biaya Pelatihan Karyawan (5 org – 1 minggu) Total Biaya Pengembangan Sistem

2

Rp. 20.000.000

Rp. 29.850.000

Biaya Operasi dan Perawatan a Biaya Perawatan Komputer

Rp.

600.000

Rp.

600.000

Rp.

800.000

Rp. 1.000.000

Rp. 1.200.000

Rp. 1.400.000

b

Biaya Tinta Printer

Rp.

960.000

Rp.

960.000

Rp.

960.000

Rp.

960.000

Rp.

960.000

Rp.

960.000

c

Biaya pencetakan formulir

Rp.

400.000

Rp.

400.000

Rp.

430.000

Rp.

460.000

Rp.

490.000

Rp.

520.000

d

Biaya Overhead (Internet)

Rp. 4.000.000

Rp. 4.000.000

Rp. 4.000.000

Rp. 4.000.000

Rp. 4.000.000

Rp. 4.000.000

e

Biaya Overhead (Listrik)

Rp.

Rp.

Rp.

990.000

Rp. 1.100.000

Rp. 1.190.000

Rp. 1.300.000

Total Biaya Operasi dan Perawatan Total Biaya

900.000

Rp. 6.860.000

Rp. 6.860.000

Rp. 7.180.000

Rp. 7.520.000

Rp. 7.840.000

Rp. 8.180.000

Rp. 36.710.000

Rp. 6.860.000

Rp. 7.180.000

Rp. 7.520.000

Rp. 7.840.000

Rp. 8.180.000

Rp. 18.000.000

Rp. 20.700.000

Rp. 21.105.000

Rp. 21.165.750

Rp. 21.174.750

Rp. 11.140.000

Rp. 13.520.000

Rp. 13.585.000

Rp. 13.325.750

Rp. 12.994.750

MANFAAT Peningkatan Penerimaan Kas (15%) Selisih Manfaat dan Biaya

900.000

(Rp.36.710.000)

Table 4-7 : Tabel Rincian Biaya dan Manfaat Proyek Sistem Penerimaan Kas pada RSKIA AMANAH

201

Dimisalkan dalam satu tahun RSKIA AMANAH mendapatkan laba atas jasa yang telah diberikan sebesar Rp. 120.000.000,00, maka nilai manfaat atas pengembangan sistem ini dapat dilihat pada tabel berikut: Table 4-8 : Manfaat Ekonomi atas Peningkatan Penerimaan Kas sebesar 15% Tahun Peningkatan Peningkatan Hasil Penerimaan Kas

Penerimaan Kas (15%)

Tahun ke 1

Rp. 120.000.000

x 15%

Rp. 18.000.000

Tahun ke 2

Rp. 138.000.000

x 15%

Rp. 20.700.000

Tahun ke 3

Rp. 140.700.000

x 15%

Rp. 21.105.000

Tahun ke 4

Rp. 141.105.000

x 15%

Rp. 21.165.750

Tahun ke 5

Rp. 141.165.750

x 15%

Rp. 21.174.750

Table 4-9 : Perhitungan Selisih antara Manfaat dan Biaya Tahun Selisih Manfaat - Biaya Hasil Tahun ke 1

Rp. 18.000.000 - Rp. 6.860.000

Rp. 11.140.000

Tahun ke 2

Rp. 20.700.000 - Rp. 7.180.000

Rp. 13.520.000

Tahun ke 3

Rp. 21.105.000 - Rp. 7.520.000

Rp. 13.585.000

Tahun ke 4

Rp. 21.165.750 - Rp. 7.840.000

Rp. 13.325.750

Tahun ke 5

Rp. 21.174.750 - Rp. 8.180.000

Rp. 12.994.750

Total

Rp. 64.565.500

Analisis Net Present Value (NPV): Net Present Value merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang, menggunakan suku bunga diskonto yang akan memperbaruhi atau arus dari uangnya. Dengan metode ini maka proyeksi nilai waktu dari uang

202

akan diukur dengan fkator pembanding nilai bunga diskonto yang berlaku sehingga mempengaruhi total keuntungan. Net Present Value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dengan total keuntungan dari tiap tahun yang dinilai-uangkan ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto tertentu. Pada dasarnya metode ini merupakan suatu gambaran jumlah keuntungan usaha sepanjang waktu tertentu yang diproyeksikan pada kondisi saat ini. Perhitungan tingkat bunga diskonto: NADp

= NS x ( 1 + B ) p

64.565.500

= 29.850.000 x ( 1 + B ) 5

64.565.500 29.850.000

= ( 1 + B )5

2,162998325

= ( 1 + B )5

B

= 16 %

Dari perhitungan tersebut diketahui tingkat bunga diskonto sebesar 16 %, maka NPV pada proyek sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada RSKIA AMANAH dapat dihitung sebagai berikut: NPV

 11.140.000   13.520.000  +  = (- 29.850.000) +  1   (1 + 0.16)2  + ( ) + 1 0 . 16      13.585.000   13.325.750   12.994.750         (1 + 0.16 )3  +  (1 + 016)4  +  (1 + 016)5       

NPV

= (- 29.850.000) + ( 9.603.448 + 10.047.562 + 8.703.334 + 7.359.693 + 6.186.970 )

203

= (- 29.850.000) + 41.901.007 = Rp. 12.051.007,00 NPV bernilai lebih besar dari nol, maka investasi tersebut menguntungkan dan dapat diterima.

Analisis Payback Period : Payback Period : Biaya tahun ke-I

= Rp. 36.710.000

Manfaat yang diperoleh tahun I

= Rp. 11.140.000 = Rp. 25.570.000

Manfaat yang diperoleh tahun II

= Rp. 13.520.000 = Rp. 12.050.000

Manfaat yang diperoleh tahun III

= Rp. 13.585.000 = Rp. 1.535.000

Untuk tahun ke-III =

12.050.000 x12bulan = 10,6441bulan 13.585.000

Jadi payback period terjadi setelah 2 tahun 10 bulan 19 hari. Dengan maksimum payback period 5 tahun, maka investasi dapat diterima. Dari hasil perhitungan payback period untuk proyek tersebut adalah sebesar 2 tahun 10 bulan 19 hari, dan NPV bernilai positif sebesar Rp. 12.051.007, maka dapat diambil kesimpulan bahwa investasi tersebut dapat dilaksanakan oleh RSKIA AMANAH.

204

Perhitungan menggunakan NPV memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan, diantaranya: Keunggulan NPV antara lain: 1. Memperhitungkan nilai waktu dari uang. 2. Memperhitungkan arus kas selama masa ekonomis proyek. 3. Memperhitungkan nilai sisa proyek Kelemahan NPV antara lain: 1. Manajemen harus dapat menaksir tingkat biaya modal yang relevan selama usia ekonomis proyek. 2. Jika proyek memiliki nilai investasi inisial yang berbeda, serta usia ekonomis yang juga berbeda, maka NPV yang lebih besar belum menjamin sebagai proyek yang lebih baik. 3. Derajat kelayakan tidak hanya dipengaruhi oleh arus kas, melainkan juga dipengaruhi oleh faktor usia ekonomis proyek.

205

4.11. Desain Alat Pengembangan Sistem yang Dianjurkan untuk Sistem Akuntansi Penerimaan Kas RSKIA AMANAH 4.11.1. Spesifikasi Hardware yang akan digunakan a. Nama Produk : AXIOO MIMO PRP 822

Table 4-10 : Spesifikasi Rekomendasi Hardware PC Spesifikasi Processor

Intel Atom Dual Core D525

Clockspeed

1,8Ghz

Chipset

-

Display VGA

Intel HD Graphics 3000

Size Monitor

18,5 Wedi LCD

Max Resolution

1366 x 768

Memory

2GB DDR3 Up to 8GB

Network Ethernet

10 / 100 / 1000 Mbps

Network

Gigabit LAN

Audio Type

Integrated high-definition audio

Hard Disk Drive

320 GB HDD

Storage Optical Disk Drive

DVD±RW SuperMulti DL

Operating sytem

Dos

Card Reader

-

206

Port

3x USB 2.0, VGA, LAN, Audio

Standard Warranty

1-year Home Servic Warranty Axioo Indonesia

Keyboard type

Axioo USB Standard Keyboard

Power supplay type

200 w

Cassis

-

Input device

Optical Mouse

b. Nama Produk : HP Officejet J3608 All-in-one-Printer

Table 4-11 : Spesifikasi Rekomendasi Hardware Printer Spesifikasi Platporm

Printer HP Officejet

Functions

Print,copy,scan,phone,fax

Max.Media sizes

A4; A5; A6; B5(JLS)

Max.Resolution copy

Up to 4800 x 1200 optimized dpi color when printing color from a computer and 1200 input dpi

Scan Resolution

Up to 600 dpi

Print Technologi

HP Thermal Inkjet

Input tray

100-sheet input tray, 20-page ADF

207

Duty Cycle (monthly A4)

Up to 1500 pages

Max.Dimensions(W x D x

425.5 x 505 x 330 mm

H) Conectivity

1 USB 2.0

Inkjet Print Cartridge

HP 22 Tri-color Inkjet Print Cartridge (C9352AA)

OS Compatibility

Microsoft Windows7 ,windows Vista ,Windows XP, MAC OS

Media Type

Paper (plain, inkjet, photo), envelopes, transparencies, labels, cards, HP premium media, iron-on transfers

Weight

3.91 kg(pronter only)

AC Adafter

Input voltage 115 to 127 VAC (+/- 10%), 60 Hz (+/- 2 Hz), 12 amp; 220 to 240 VAC (+/10%), 50 Hz (+/- 2 Hz), 6.0 amp

Standard Warranty

1-year Limited Warranty by Authorized Distributor HP

Other

Multitasking supported

208

4.11.2. Spesifikasi Software yang digunakan a. Operating System Nama Produk : MICROSOFT Windows 7 Proffesional 32 bit

Table 4-12 : Spesifikasi Rekomendasi Software Operating System Spesifikasi License Type

OEM

Media Type

DVD

Min.Lisense Quantity

1 user

Compatibility

Windows OS

Product Type

Proffesional

Min.Processor

1 GHz 32-bit (x86) or 64-bit (x64)

Min.Memory Size

1 GB

Min.HardDisk Space

16 GB

Min.Grafhic Size

128 MB ,Support DirectX 9 graphic compatible

Peripheral Requirements

Optical Drive or USB flashdisk

Software Requirements

Internet acces

209

b. Antivirus Nama Produk : ESET NOD32 ANTIVIRUS 3

Table 4-13 : Spesifikasi Rekomendasi Software Antivirus Spesifikasi Processors supporte Intel or AMD x86-x64 operating systems windows7, windows Vista, windows XP, 1-year .

c. Software Microsoft Office Nama Produk : MICROSOFT OFFICE 2010 HOME BUSINESS

Table 4-14 : Spesifikasi Rekomendasi Software Office Spesifikasi Microsoft Office 2010 Home, & Business, Compatibility Windows7 OS, 32-bitx86, or 64-bit .

210

License Type

Full package

Media Type

DVD

Min.Lisense Quantity

1 user

Compatibility

Windows OS 32-bit (x86) or 64-bit (x64)

Product Type

Base

Min.Processor

1 GHz 32-bit (x86) or 64-bit (x64)

Min.Memory Size

1 GB

Min.HardDisk Space

3 GB available space

Min.Grafhic Size

64 MB ,Support DirectX 9 graphic compatible

Peripheral Requirements

Optical Drive or USB flashdisk

Software Requirements

Internet acces

4.11.3. Peralatan Instalasi Lain yang Diperlukan Peralatan-peralatan ini diperlukan untuk menghubungkan antar sistem komputer disetiap bagian di RSKIA AMANAH. Biaya untuk melaksanakan instalasi juga harus diperhitungkan. Biaya ini hanya dikeluarkan pertama kali di tahun pertama, pada saat akan melakukan instalasi sistem baru. Table 4-15 : Spesifikasi Rekomendasi Peralatan Instalasi Spesifikasi Kabel Jaringan : sebagai penghubung antar komputer HUB port dan Router : sebagai penghubung antar kabel jaringan Modem : digunakan sebagai penghubung antar komputer dengan media internet dan diperlukan kabel jaringan juga HUB sebagai media untuk menghubungkannya

211

4.12. Dokumen – dokumen yang digunakan oleh Sistem Akuntansi Penerimaan Kas RSKIA AMANAH 4.12.1. Dokumen Penerimaan Kas yang digunakan pada Sistem Lama a.

Kartu Pasien

b.

Kartu Status Pasien

212

c.

Kuitansi Pembayaran

213

d.

Rincian Biaya Persalinan

Gambar 4-61. Rincian Biaya Persalinan RSKIA AMANAH

214

e.

Rincian Pemakaian Obat-Obatan dan Material

215

f.

Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

216

g.

Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap)

217

h.

Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi

218

i.

Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan

Gambar 4-66. Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RSKIA AMANAH

219

j.

Resume Medik

220

4.12.2. Dokumen Penerimaan Kas yang akan digunakan pada Sistem Baru a.

Kartu Pasien

221

b.

Dokumen Rekam Medik

222

c.

Nota Pembayaran RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK

AMANAH JL. RAYA KEBOKURA NO. 37 SUMPIUH – BANYUMAS TELP. (0282) 494549 S.I.P. No. : 503 / 4940 / 5 / 2004

No. Nota :

Shift :

Telah Terima Dari : =========================== No. RM : =========================== Nama Pasien : =========================== Nama Dokter : =========================== Untuk Pembayaran : - ========================.. Rp. - ========================.. Rp. - ========================.. Rp. - ========================.. Rp. Cara Bayar : =========================== Total Tagihan : =========================== Total Pembayaran : =========================== Total Kembalian : =========================== Terbilang :====================. Sumpiuh, ====== 20==..

Kasir

Gambar 4-70. Nota Pembayaran RSKIA AMANAH

223

d.

Rincian Biaya Perawatan RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK


Periode Perawatan : ===. s/d ===. No. RM No. Nota Nama Pasien Dokter Tanggal Masuk

: =======.. : =======.. : =======.. : =======.. : =======..

Tgl. Op./ Jam Op. Ruang Perawatan Op./ Kls/ Bangsal Diagnosa Cara Bayar

Uraian Pelayanan

Ruang/ Kelas

Uraian Barang

Harga Satuan

Total Tagihan Adm. & Pelayanan Jumlah Uang Muka Total Pembayaran Diskon Kembalian

Satuan

Qty

: =======.. : =======.. : =======.. : =======.. : =======.. Qty

Jumlah

Total Biaya

Total Biaya

: =========================== : =========================== : =========================== : =========================== : =========================== : =========================== : ===========================

Sumpiuh, ======..20== Kepala Bagian Administrasi

(=======.)

Gambar 4-71. Formulir Rincian Biaya Perawatan RSKIA AMANAH

224

e.

Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent)

225

f.

Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap)

226

g.

Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK


No. RM :

Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama Umur Jenis Kelamin Pekerjaan Alamat

: =====================. : =====================. : =====================. : =====================. : =====================.

Menyatakan bersedia bertanggungjawab atas pembayaran semua biaya sejumlah (Rp========) terhadap tindakan dokter / Kurtase / Vakum Ekstraksi / Operasi Sectio Cesaria / Hysterectomy / MOW / Tumor / Kanker / atas indikasi ========.., dan perawatan terhadap suami / istri / anak / diri sendiri : Nama Umur Jenis Kelamin Pekerjaan Alamat

: =====================. : =====================. : =====================. : =====================. : =====================.

Demikian pernyataan ini saya tanda tangani, apabila tidak menepati bersedia untuk diambil tindakan apapun.

Sumpiuh, ==========. Yang Bertanggungjawab

(=========.) Ttd. & Nama Terang

Gambar 4-74. Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi RSKIA AMANAH

227

h.

Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK


No. RM :

Nama :

Kelamin

Umur

Bagian :

No.

Op./Kls/Bangsal: Tanggal

Perjalanan Penyakit

Perintah dan Pengobatan Yang Diberikan

TTD. Dokter

Gambar 4-75. Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RSKIA AMANAH

228

i.

Resep Dokter

229

j.

Hasil Rekam Medik

230

k.

Laporan Penerimaan Harian RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK


Tanggal Shift Unit

: ==============. : ==============. : ==============.

Sumpiuh, ======..20==

(KASIR)

Gambar 4-78. Laporan Penerimaan Harian RSKIA AMANAH

231

l.

Rekapitulasi Data Pasien RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK


Periode

: ==============.

Sumpiuh, ======..20==

(Petugas Pendaftaran)

Gambar 4-79. Rekapitulasi Data Pasien RSKIA AMANAH

232

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan RSKIA AMANAH merupakan pengembangan dari Rumah Bersalin “AMANAH” yang akan melayani masyarakat khususnya ibu hamil dan imunisasi anak. Dalam kegiatan ini, RSKIA AMANAH menerima pembayaran untuk pemberian dan penyediaan segala keperluan dan fasilitas bagi pasien yang datang berobat. Dalam pengelolaan penerimaan ini, RSKIA AMANAH membutuhkan sebuah sistem yang dapat membantu pelayanan RSKIA AMANAH terhadap pasien, dan dapat membantu manajemen dalam memperoleh informasi yang dapat mempermudah pengambilan keputusan manajemen. Sayangnya sistem yang sudah berjalan di RSKIA AMANAH dirasa sudah tidak memenuhi kebutuhan informasi, sehingga diperlukan adanya pengembangan sistem informasi di RSKIA AMANAH. Salah satu indikasi bahwa sistem yang ada di RSKIA AMANAH sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan RSKIA AMANAH adalah terjadinya kesalahan pencatatan yang merugikan RSKIA AMANAH secara financial.

233

Permasalahan yang terjadi selama ini disebabkan karena: 1. Kurangnya pengendalian dalam prosedur penerimaan kas yang mengakibatkan adanya kesalahan pencatatan penerimaan kas yang materiil. 2. Pelaporan penerimaan kas tidak memperhatikan nomor urut tercatat pada buku administrasi sehingga tidak memaksimalkan fungsi nomor urut tercatat sebagai alat pengendalian. Berdasarkan permasalahan diatas, maka hasil analisis yang dilakukan penulis untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di RSKIA AMANAH adalah sebagai berikut: 1. Diterapkannya pengendalian yang sesuai standar pengendalian intern Pengendalian tersebut berupa pengendalian dalam organisasi, otorisasi dan prosedur serta praktik yang sehat. Beberapa yang dilakukan penulis adalah mengadakan pemisahan tugas antara penerima pendaftaran dengan penerima kas yang dapat saling mengontrol, pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi operasional, transaksi yang harus melalui semua fungsi dan lain-lain (bab 4). 2. Difungsikannya nomor rekam medik (RM) pasien Penggunaan no. RM ini adalah untuk mengendalikan adanya data ganda terhadap seorang pasien. Fungsi no. RM ini adalah untuk mengidentifikasi tiap pasien sehingga tiap pasien memiliki satu unsur yang unik dan tidak sama satu dengan yang lain.

234

Perbedaan sistem lama di RSKIA AMANAH dengan desain sistem informasi baru hasil analisis penulis dituangkan dalam table berikut: No. Jenis

Sistem Lama

1.

Tidak

Organisasi

ada

Sistem Baru pemisahan Ada pemisahan fungsi kas,

fungsi

fungsi

penerimaan

pendaftaran,

fungsi

penagihan

dan

pengarsipan, dan fungsi akuntansi 2.

Otorisasi

Otorisasi hanya pada satu Otorisasi pihak

(bagian ada

administrasi)

satu

pada

transaksi

dua

pihak

(bagian pendaftaran dan bagian kasir) dan dikontrol oleh bagian administrasi

3.

Database

No.

ID

pasien

tidak No.

berfungsi

RM

pasien

difungsikan sebagai ciri khas yang membedakan tiap pasien

Table 5-1 : Perbedaan Sistem Lama dan Sistem Baru Keunggulan dari desain sistem akuntansi penerimaan kas yang direncanakan oleh penulis adalah: 1. Adanya pemisahan fungsi yang mempermudah adanya pengendalian internal organisasi. 2. Adanya dokumen-dokumen yang digunakan sebagai dokumen sumber dalam kegiatan manajemen dan dapat digunakan apabila ada audit terhadap RSKIA AMANAH.

235

3. Desain ini memiliki nilai manfaat yang dapat meningkatkan pelayanan terhadap pasien. 4. Dengan menggunakan database, tingkat kesalahan dalam transaksi penerimaan kas dapat diminimalisir. Dari keunggulan-keunggulan tersebut peneliti merekomendasikan ke RSKIA AMANAH untuk mengaplikasikan desain tersebut, dengan alasan: 1. Informasi yang dihasilkan oleh sistem jadi lebih akurat, dan dapat diperiksa kapan saja. 2. Informasi juga dihasilkan secara cepat dan komprehensif sehingga dapat menunjang kebutuhan manajemen terhadap informasi. 3. Investasi pada sistem ini dapat kembali dalam 2 tahun 10 bulan 19 hari dengan asumsi keuntungan RSKIA AMANAH sebesar 15% dari penerimaan sebelumnya (analysis payback period).

236

5.2. Keterbatasan Untuk desain prototype sistem informasi manajemen rumah sakit, penulis tidak dapat menampilkan desain dari SIM-RS secara keseluruhan dikarenakan software tersebut bersifat komersial, sehingga ada keterbatasan pengaksesan. Menyebabkan penulis hanya dapat memberikan gambaran desain tampilan luar dari SIM-RS. Namun SIM-RS ini telah digunakan dibeberapa rumah sakit. Selain Software SIM-RS ini ada beberapa software serupa yang pengaplikasiannya sama, contohnya adalah Zahir Accounting.

5.3. Saran Berdasarkan

kesimpulan

diatas,

penulis

memberikan

saran

untuk

mendukung implementasi sistem yang baru, yaitu: 1. Dengan penerapan sistem baru ini, RSKIA AMANAH dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi manajemennya dengan tepat waktu. Secara umum sistem baru ini dapat mengurangi beban kerja di tiap bagian dalam menangani berkas penerimaan kas dimana pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien, selain dapat mengurangi pemakaian

kertas

(paperless)

dengan

adanya

sistem

terkomputerisasi. 2. Untuk

memaksimalkan

sistem

informasi

yang

akan

diimplementasikan ini, sebaiknya RSKIA mengadakan pelatihan khusus bagi tiap bagian dalam sistem yang akan diimplementasikan. Pelatihan ini diutamakan bagi bagian operasional dan bagian

237

administrasi yang memberi pelayanan pra dan pasca transaksi penerimaan kas. 3. RSKIA AMANAH juga perlu mengadakan pemeliharaan dan perawatan terhadap software dan hardware yang mendukung sistem baru, sehingga sistem yang diimplementasikan berjalan dengan baik dan dapat digunakan secara maksimal. Selain itu diperlukan backup data secara teratur baik ke dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. 4. Manajemen RSKIA AMANAH dapat melakukan pengecekan pada saat-saat yang tidak direncanakan untuk memeriksa operasional RSKIA AMANAH, penerapan sistem pengendalian internalnya dan memeriksa kedisiplinan seluruh personil dalam melaksanakan sistem yang dijalankan.

238

DAFTAR PUSTAKA

Avison, Davidand Fitzgerald, Guy, (2006), Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools, 4th Edition, McGraw-Hill Companies. Estes, Ralph, Alih Bahasa Nugroho Widjajanto, (2001), Kamus Akuntansi, Edisi Kedua, Erlangga, Jakarta. H.M., Jogiyanto, (1991), Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta. Hall, James A., (2007), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4, Salemba Empat, Jakarta. Hariningsih, S.P., (2006), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Penerbit Ardana Media, Yogyakarta. http://eleks-mulyadi.blogspot.com/2009/12/kekurangan-dan-kelebihan-roieva.html artikel Senin, 28 Desember 2009 diakses 21 januari 2013. http://erihadiyana.wordpress.com/2008/11/03/jenis-jenis-pemodelanpengembangan-sistem/ http://forum.detik.com/pengertian-roi-return-on-investment-t385600.html

artikel

27th March 2012, diakses 21 januari 2013. http://juragansopwer.com/2010/03/sistem-informasi-manajemen-rumah-sakit/, artikel 25 Maret 2010, diakses 30 Januari 2013. http://kelincicoklatdiary.wordpress.com/2010/10/14/net-present-value-npv-daninternal-rate-of-return-irr/, artikel tanggal 14 Oktober 2010, diakses 4 Februari 2013.

239

http://nitanita6.blogspot.com/2009/11/return-on-investment.html artikel Rabu, 04 November 2009 diakses 21 januari 2013. Indonesia, Ikatan Akuntan, (2004), Standar Akuntansi Keuangan Per 1 Oktober 2004, Salemba Empat, Jakarta. Kadir, Abdul, (2003), Pengenalan Sistem Informasi, Edisi I, Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Andri, (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Edisi I, Penerbit Gava Media, Yogyakarta. Kristanto, Ir. Harianto, (2004), Konsep dan Perancangan Database, Penerbit Andi, Yogyakarta. Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P., (2008), Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital, Edisi 10, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi, (2001), Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta. Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, S.Kom.,MM., (2002), Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John, (2006), Accounting Information Systems, Tenth Edition, Pearson: Prentice Hall. Sari,

Dewi

Purnama,

(2010),

Normalisasi,

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/01/normalisasi-2/ Semarang, Wahana Komputer, (2003), Panduan Aplikatif Sistem Akuntansi Online Berbasis Komputer, Edisi I, Penerbit Andi, Yogyakarta. Suwardjono, (2002), Akuntansi Pengantar: Proses Penciptaan Data Pendekatan Sistem, Edisi Ketiga, BPFE, Yogyakarta.

240

Wahyudi, Bambang, S.Kom., MMSi., (2008), Konsep Sistem Informasi dari BIT sampai ke Database, Andi Offset, Yogyakarta. Widjajanto, Nugroho, (2001), Sistem Informasi Akuntansi, Erlangga, Jakarta. Winantu, Asih, S. Kom, (2006), Handout Sistem Basis Data, STMIK EL RAHMA

Yogyakarta,

Yogyakarta,

http://www.docstoc.com/docs/14748884/MATERI-KULIAH-SISTEM-BASISDATA Winarno, Wing Wahyu, (2006), Sistem Informasi Akuntansi, STIM YKPN, Yogyakarta.

241

LAMPIRAN

242

243

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SECARA TERKOMPUTERISASI ATAS PENERIMAAN KAS PADA RUMAH SAKIT KHUSUS IBU DAN ANAK AMANAH SUMPIUH

Recommend Documents