PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU (PSB) ONLINE PADA MADRASAH TSANAWIYAH (MTs) AL GAOTSIYAH JAKARTA
Fajar Akbar Jurusan Sistem Informasi, STMIK NUSAMANDIRI JAKARTA Jl. Kramat Raya, No. 25 Jakarta Pusat 10450 Telp. (021)-31908575, Fax. (021)31908565
[email protected]
ABSTRACT
New Student Accepting System on MTs Al Gaotsiyah Jakarta all this time still utilizes manually, So slows process that happens with about problem aught. About problem which emerges is its a lot of prospective registrant which want to do registration and there are many prospective registrant which just wants to ask information therefore causative bustle happening out of focus service, and less research it officers in does penginputan data. psb's information system online on line offer trouble-shooting that adequately correct reduce aught constraint, psb's information system online it berbasiskan web becomes each information can at access wherever and whenever, so each student candidate that wants to register while wants to do registration can do online ala, so can settle constraint and ketrbatasan whatever av ailable on MTs Al Gaotsiyah Jakarta Key word: Web, Onl in e, New Stu Stude dent nt acceptance acceptance
ABSTRAKSI
Sistem penerimaan siswa baru (PSB) pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta selama ini masih menggunakan secara manual, Sehingga memperlambat proses yang berlangsung dengan permasalahan yang ada. Permasalahan yang muncul adalah banyaknya banyakn ya para calon pendaftar yang ingin melakukan pendaftaran dan banyak para calon pendaftar yang hanya ingin menanyakan informasi maka terjadi keramaian yang menyebabkan kurang fokusnya pelayanan, dan kurang telitinya para petugas dalam melakukan penginputan data. Sistem informasi psb online menawarkan pemecahan masalah yang cukup tepat mengurangi kendala yang ada, sistem informasi psb online ini berbasiskan web jadi setiap informasi bisa di akses dimanapun dan kapanpun, jadi setiap calon siswa yang mau mendaftar ketika mau melakukan pendaftaran bisa dilakukan secara online, sehinggga bisa mengatasi kendala dan ketrbatasan yang ada pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta.
Kata Kunci : Web, Online, PSB (Penerimaan Siswa Baru) I. PENDAHULUAN
Pendidikan adalah suatu jenjang dimana seorang manusia melewati suatu
juga cara kita untuk mendapatkan informasi yang kita butuhkan.
fase kehidupan, yang didalamnya terdapat
MTs
Al
Gaotsiyah
merupakan
suatu proses yang disebut dengan proses
sekolah yang berbasiskan pada kurikulum
belajar. Tingginya pendidikan seseorang
agama islam, untuk proses penerimaan siswa
terkadang dipandang sebagai pintar tidaknya
baru saat ini masih menggunakan cara
seseorang, walaupun kenyataannya tidak
manual dan dalam proses ini sering terjadi
demikian. Pendidikan tidak hanya didapat
masalah pada proses verifikasi data dan
melalui lembaga pendidikan, tetapi bisa juga
menyebabkan antrian yang sangat panjang
diluar dari itu. Tetapi, secara formalnya
pada
pendidikan
berlangsung.
ditempuh
melalui
jenjang-
jenjang pendidikan, dari TK, SD, SLTP, SMU/SMK
sampai
dengan
Perguruan
Tinggi
saat
pendaftaran
siswa
baru
Seiring berkembangnya teknologi dan sarana komunikasi di Indonesia, maka kebutuhan masyarakat akan informasi yang
Intenet merupakan hal yang sudah tidak asing lagi ditelinga kita,
terbaru atau Up to Date semakin meningkat
dengan
pula. Internet merupakan salah satu sarana
akan
dimana kita bisa langsung mencari atau
informasi terkini maka internet merupakan
mendapatkan informasi yang kita butuhkan.
sebuah sarana untuk mendapatkan informasi
Sama halnya yang terjadi pada MTs Al
tersebut. Seiring dengan berkembangnya
Gaotsiyah keinginan memberikan data PSB
teknologi dan informasi, maka berkembang
online dan real time merupakan salah satu
tingginya
kebutuhan
masyarakat
bentuk pelayanan tehadap para calon siswa
baru yang sudah mendaftar mapun orang tua
dari calon siswa tersebut suatu tujuan tertentu”. Pengertian sistem ini
II. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
lebih
menekankan
pada
komponen.
J FiztGerald, F FiztGerald dan Stallings Pendekatan sistem yang menekankan pada dalam (Jogiyanto,2005a:1) mendefinisikan elemen akan lebih memudahkan dalam sistem bahwa ”Suatu sistem adalah suatu mempelajari sistem untuk tujuan analisis jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang dan perancangan suatu sistem menurut saling berhubungan, berkumpul bersamaJogiyanto (2005d:). sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan
tertentu”. prosedur FiztGerald
Penekanan lebih
lanjut
dan
(Jogiyanto,2005b:1)
suatu
sasaran
sistem
terhadap
J
Konsep Dasar Informasi
Menurut
Jogiyanto
(2005e:8)
F
mengemukakan bahwa “informasi adalah
dalam
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
FiztGerald,
Stallings
2.2
mengartikan prosedur
berguna
dan
lebih
berarti
bagi
yang
sebagai berikut: ”Suatu prosedur adalah
menerimanya.”
urutan-urutan yang tepat yang menerangkan
Sumber dari informasi adalah data. Data
apa (what ) yang harus dikerjakan, siapa
adalah
(who) yang mengerjakannya, kapan (when)
suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
dikerjakan
Kejadian-kejadian (event ) adalah sesuatu
dan
bagaimana
(how)
mengerjakannya”.
yang
kenyataan
terjadi
pada
yang
saat
menggambarkan
tertentu.
Data
merupakan bentuk yang masih mentah yang Pendapat lain mengenai pengertian sistem belum dapat bercerita banyak, sehingga yang dikemukakan oleh Jogiyanto (2005c:2) perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah ”Sistem merupakan kumpulan dari elemenmelalui suatu model menjadi informasi, elemen yang berinteraksi untuk mencapai
penerima kemudian menerima informasi
kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
tersebut, membuat suatu keputusan dan
Tepat pada waktunya, berarti informasi yang
melakukan
datang pada penerima tidak boleh terlambat.
tindakan,
yang
berarti
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang
Relevan,
akan membuat sejumlah data kembali. Data
mempunyai manfaat untuk pemakainya.
tersebut
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
akan
ditangkap
sebagai
input,
berarti
informasi
tersebut
diproses kembali lewat suatu model dan
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe
seterusnya membentuk suatu siklus yang
Davis
disebut dengan siklus informasi.
mengemukakan bahwa sistem informasi
dalam
Jogiyanto
(2005f:11)
adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan
kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari
suatu
organisasi
dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan Sumber (Jogiyanto : 2005)
laporan-laporan yang diperlukan.
Gambar II. 1 Siklus Sistem Informasi
1. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai komponen sistem
yang
masing-masing
saling
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari berinteraksi
satu
dengan
yang
lainnya
tiga hal, yaitu informasi harus akurat membentuk satu kesatuan untuk mencapai (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) sasarannya. Komponen sistem informasi dan relevan (relevance). Akurat, berarti terdiri dari: informasi
harus
bebas
dari
kesalahan-
a.
Blok Masukan
militer. Dan gabungan dari kedua jaringan
b.
Blok Model
tersebut menjadi DARPA INTERNET yang
c.
Blok Keluaran
kemudian lebih dikenal dengan internet.
d.
Blok Teknologi
Berikut beberapa istilah dalam internet,
e.
Blok Basis Data
yaitu :
f.
Blok Kendali a. Web
2.4 Aplikasi Web
Merupakan
1.
menampilkan data-data yang berupa teks,
Internet
fasilitas
yang
dapat
Internet berasal dari kata Interconnection
gambar, bunyi, animasi dan multimedia
Networking yang berarti kata jaringan yang
lainnya dalam internet .
saling berhubungan. Pada Awalnya internet
b. World Wide Web (WWW)
merupakan
suatu
proyek
dibentuk
Merupakan kumpulan web server yang
Departemen Pertahanan Amerika Serikat
menyimpan
pada tahun 1969 yang bernama ARPANET
diformat untuk memungkinkan orang
(Advance
melihat teks, grafik dan audio maupun
Network),
Research karena
berkomunikasi mulai
Project
kemudahannya
membuat
ikut
perkembangannya
banyak
bergabung. ARPANET
Agency
dokumen-dokumen
dalam
memungkinkan
kaitan
pihak
dokumen lain di web.
Dalam
c. Web Site ( Situs Web )
ke
yang
dokumen-
dipecah
Situs web merupakan sebuah alamat
menjadi dua bagian sesuai dengan fungsinya
tertentu di WWW yang menyediakan
yaitu MILNET untuk kepentingan Militer
informasi
dan ARPANET untuk kepentingan non-
tertentu.
Untuk
membuka
sebuah
situs
web dapat
digunakan
browser. d. Homepage
f. Uniform Resource Locator (URL)
Homepage merupakan halaman muka
Alamat standart untuk internet . Bagian
dari sebuah situs web. Halaman ini
pertama
merupakan
atau
digunakan dan yang kedua menunjukkan
web
nama domain. alamat yang akan kita
halaman
halaman pertama
pembuka
dari
suatu
menunjukkan
pakai
Pada dasarnya homepage adalah suatu
khususnya situs web. URL mengantarkan
sarana untuk memperkenalkan secara
browser ke alamat yang dituju.
keseluruhan
situs
web
dari
suatu
organisasi atau pribadi.
internet
g. Hypertext Markup Language (HTML) Merupakan
salah
satu
format
yang
digunakan dalam pembuatan dokumen
e. Browser Merupakan
mengakses
yang
organisasi pemilik situs web tersebut.
singkat tentang apa yang menjadi isi dari
untuk
protokol
dan aplikasi yang berjalan di halaman yang
web, HTML juga merupakan protokol
memudahkan
yang digunakan untuk mentransfer data
melakukan navigasi berbagai data dan
antara web server dan web browser .
informasi pada WWW dan mengakses
Protokol
layanan WWW. Browser dapat memandu
dokumen web yang ditulis atau berformat
pengguna internet untuk berpindah antar
HTML. Saat ini telah banyak paket
situs web dengan mudah. Browser yang
aplikasi yang dapat anda gunakan untuk
paling terkenal penggunaannya adalah
membuat
Internet Explorer dan Mozilla Firefox.
WYSIWYG (What You See Is What You
digunakan
program untuk
aplikasi
ini
mentransfer
halaman
web
dokumen-
secara
Get) seperti frontpage, Dreamweaver,
Netscape Composer.
Selain
III. ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan
kegiatan
belajar
mengajar
sekolah ini juga mengembangkan kegiatan
MTs Al Gaotsiyah merupakan sarana
diluar
kegiatan
belajar
mengajar
pendidikan/ sekolah yang setaraf SMP dan
(ekstrakurikuler)
berbasiskan kurikulum islami, berdiri sejak
terdapat
tahun 1978 di wilayah Jakarta Barat dan
cukup berprestasi membawa nama baik
langsung beroperasi pada tahun yang sama
sekolah ini.
mempunyai
dimana
berberapa
disekolah
ekstrakurikuler
ini yang
tujuan menciptakan tenaga 3.2 Struktur Organisasi
didik yang beriman, bertaqwa, berakhlak Stuktur organisasi yang berlaku pada
mulia, dan berpengetahuan luas.
MTs Al Gaotsyah sebagai berikut: Dalam proses kegiatan pendidikan yang berlangsung kurikulum yang diajarkan
KEPALA YAYASAN
dan diterapkan ke siswa/siswi berdasarkan kurikulum yang terus diperbaharui dan mengikuti
perkembangan
dunia
KEPALA MADRASAH
tanpa
TATA USAHA
mengurangi nilai-nilai agama yang sudah WaKabidKurikulum
WaKabid Kesiswaan
menjadi dasar dari setiap kurikulum yang di ajarkan.
Tenaga
pengajar
yang Guru dan Karyawan
berpengalaman dan memahami ilmu agama merupakan
salah
satu
kunci
dari Sumber: Ruang Tata Usaha
berlangsungnya penerapan kurikulum.
WaKabidKetenagaan
WaKabid Sarana Dan Prasarana
Gambar III.1 Struktur Organisasi MTs Al Gaotsiyah
Setelah calon siswa/i atau orangtua calon
3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan
siswa siswi membeli formulir,kemudian
1. Prosedur Pembelian Formulir Setiap para calon siswa atau orang tua calon
siswa
putra/putrinya
untuk bersekolah
mendaftarkan di
MTs
Al
formulir tersebut diisi dan dikembalikan beserta syarat berkas yang harus di penuhi ke pihak sekolah.
Gaotsiyah terlebih dahulu harus membeli formulir
pendaftaran
yang
tersedia
di
sekolah.
Gambar III.4 Activity Diagram Pendaftaran Siswa – Siswi
Gambar III.3 Activity Diagram Pembelian Formulir
3. Prosedur Registrasi (Daftar Ulang) Calon siswa/i yang berkasnya sudah dikumpulkan maka menunggu hasil dari
2. Prosedur Pendaftaran Siswa - Siswi
kuota kelas atau ruangan yang tersedia,
apabila kuota dan tersedia maka calon
biaya- biaya yang dibutuhkan oleh pihak
siswa/i
sekolah.
diperkenankan
untuk
membayar
yang di hadapi, baik itu dari segi sumber daya
manusia,
maupun
kebijakan
dan
prosedur yang masih kurang efektif. Sama seperti yang terjadi pada MTs Al Gaotsiyah masih terjadi kendala dalam kegiatan atau prosedur pada saat melakukan seleksi dan penerimaan siswa baru. Berikut merupakan kendala atau masalah yang di hadapi saat proses PSB berlangsung pada MTs Al Gaotsiyah Jakarta: 1. Terjadinya keramaian dan antrian ketika berlangsungnya
pada
saat
pembelia
formulir dan saat registrasi daftar ulang
Gambar III.5 Activity Diangram Registrasi atau
berlangsung. 2. Informasi hasil seleksi yang masih
Daftar ulang
manual sehingga para orang tua ataupun calon siswa-siswi yang mengharuskan
3.4 Permasalahan
Dalam maupun
setiap
lembaga,
melaksanakan
perusahaan,
institusi
terkadang
didalam
3. Laporan penjualan yang belum tersusun
operasional
dengan rapih dan terkadang sulit untuk
kinerja
dan
terkadang terdapat kendala atau masalah
datang ke sekolah.
dalam pencarian data penjualan.
4. Penyimpanan
berkas
yang
belum
mengurangi antrian yang terjadi pada oetugas registrasi.
tersusun dengan rapih 2.
Informasi Hasil Seleksi Online Pada proses ini hasil dari seleksi calon
3.5 Alternatif Pemecahan Masalah
siswa – siswi yang telah mendaftar
Dalam melakukan pemecahan masalah
ditayangkan
perlu adanya manajemen yang baik dalam
yang
baik
maka
untuk melihat hasil seleksi PSB. 3.
yang baik pula. Berikut
beberapa
alternative
data penjualan formulir secara online yang
demi mencapainya keputusan yang baik
pada
Proses Pendaftaran Online
pendaftaran
selanjutnya
melakukan
registrasi
hanya
melakukan
pengumpulan dokumen saja,berarti bisa
setiap
transaksi
maka dalam
proses
ini
pencarian
bisa data
penjualan formulir yang biasanya di
formulir
pengisian data secara online, sehingga ketika
web,
membatu
Pada proses ini para calon siswa- siswi membeli
pada
dalam database dan nanti ditampilkan
yang baik pula:
telah
terjadi
penjualan kemudian data itu disimpan
maka perlu adanya penunjang keputusn
yang
Laporan Penjualan Online Proses ini diawali dengan penginput
pemecahan masalah yang penulis ajukan
1.
official
orang yang datang kesekolah hanya
akan
menhasilkan kebijakan pemecahan masalah
website
sekolah, sehingga mengurangi jumlah
proses pengambilan keputusan, pengambilan keputusan
pada
data secara manual. 4.
Penyimpanan data pendaftaran dalam database sehingga mempermudah saat pencarian berkas ketika dibutuhkan.
suatu saat
IV.
Analisa
Sistes
Usulan
Dan
Implementasi
dillakukan oleh pihak sekolah. Kemudian setelah hasil seleksi diumumkan bukti cetak nanti di bawa saat mendaftar ulang bagi
4.1 Prosedur Sistem Usulan 1. Prosedur Pembelian formulir
calon siswa yang lulus tahap seleksi.
Prosedur ini bermula dari calon siswa atau
3. Prosedur Pendaftaran Ulang
siswi yang ingin mendaftarkan diri menjadi siswa – siswi MTs Algaotsiyah kemudian bertemu dengan panitia pendaftaran di ruang pendaftaran, informasi
petugas
tentang
PSB
memberikan
tatacara
dan
biaya
pendaftaran kemudian petugas menginput data penjualan kedalam database.
siswa – siswi yang sudah
online
www.mtsalgaotsiyah.com
via dan
kemudian ke tahap perdaftaran ulang dengan membawa kemudian
bukti
cetak
melakukan
pendaftaran, pembayaran
administatif dan siap menjadi siswa atau
4. Prosedur Pembuatan Laporan
membeli formulir dipersilahkan melakukan pendaftaran
tau siswi yang sudah lulus tahap seleksi
siswi baru Mts Al Gaotsiyah
2. Prosedur Pendaftaran Online
Bagi calon
Prosedur ini dilakukan oleh para calon siswa
web mencetak
bukti Pendaftaran Siswa/i baru Mts Al gaotsiyah dan menunggu hasil seleksi yang
Prosedur ini dilakukan oleh bagian adm PSB untuk
merekapitulasi
jumlah
pembelian
formulir dan rekapitulasi jumlah siswa/i yang telah mendaftar ke sekolah memalui Sistem Informasi PSB Online
4.4 Implementasi Dan Tampilan Web
1. Halaman index Halaman
index
adalah
tampilan
yang
muncul awal dari website yang pertama kali di lihat oleh pengunjung web. Didalam halaman ini terdiri dari menu pilihan yang dapat di lihat oleh pengunjung. Tampilan dari halaman index adalah: 3. Halaman PSB Online Halaman ini merupakan tempat unutk para calon siswa yang sudah membeli formulir di sekolah kemudian pendaftaran online dilakukan via web denga terlebih dahulu harus login.
2. Halaman Visi & Misi Halaman visi gambaran
misi ini merupakan sekilas
dari
profile
sekolah
yang
berisikan , visi misi,login admin,dan artikel.
4. Halaman Guru dan Karyawan
5.
Halaman ini merupakan informasi mengenai
Halaman siswa – siswi diperuntukan untuk
data guru dan staff pengajar yang berada
siswa – siswi mts algaotsiyah.
pada MTsAlgaotsiyah Jakarta.
Halaman Siswa – Siswi
6. Halaman daftar online dilakukan pihak sekolah. Selain itu, dengan website ini, sekolah dapat menggunakannya sebagai sarana promosi ke masyarakat luas. 3. Dengan adanya website ini, siswa dapat lebih mengenal kemajuan IPTEK dan informasi – informasi terbaru.
5.2. Saran V. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan
Dari
hasil
riset
Agar sistem informasi berbasis web ini
lapangan
dan
proses
pembuatan website sistem informasi Penerimaan Siswa
Baru,
maka
penulis
menyimpulkan
beberapa hal, diantaranya: 1. Sistem informasi Penerimaan Siswa Baru
dapat berjalan dengan baik, penulis memberikan beberapa saran diantaranya : 1. Diperlukannya sebuah unit komputer yang terhubung
keinternet
mempermudah
pengaksesan
sehingga data
pada
(PSB) pada MTs. Al Gaotsiyah sudah bisa
website, dan sistem yang dapat dilakukan
diterapkan
secara
secara online dapat lebih diperluas kembali,
databasenya
masih
online bersifat
walaupun lokal
untuk
internal sekolah. 2. Beberapa keuntungan dari sistem informasi
tidak
hanya
mengenai
sistem
informasi
penerimaan siswa baru saja. 2. Bagi
sekolah
diharapkan website
ini
untuk
Penerimaan Siswa Baru (PSB), para calon
mengoptimalkan
untuk
siswa dan para orang tua calon siswa bisa
memberikan informasi penerimaan siswa
mendapat informasi yang cepat tanpa harus
baru (PSB) kepada siswa dan orang tua. Agar
kesekolah untuk melihat hasil seleksi yang
siswa mengetahui dengan cepat informasi
yang akan diberikan, baik yang sifatnya intern maupun extern. 3. Siswa dan orang tua diharapkan untuk lebih aktif dalam website ini, agar setiap informasi yang
diberikan
dari
sekolah
cepat
tersosialisasikan. 4. Diperlukan adanya pemeliharaan yang baik dan rutin terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, untuk menghindari terjadinya kerusakan yang dapat mempengaruhi database dan sistem backup untuk menyimpan data-data pada database serta pada periode tertentu perlu adanya pengecekan data kembali untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan.
DAFTAR ACUAN
[1] Irwanto, Djon.2006.Perancangan Object Oriented Software dengan UML.Andi Offset:Yogyakarta [2] Jogianto, H. M. 2005. Analisa Desain Sistem Informasi.Edisi Keempat. Andi Offset:Yogyakarta. [3] Jogianto, H.M. 2009. Metodelogi Penelitian Sistem Informasi.Andi offset:Yogyakarta [4] Kadir, Abdul.2009. From Zero to a Pro Membuat Aolikasi Web dengan PHP + Mysql.Andi Offset:Yogyakarta. [5] Madcoms & Andi.2009. Aplikasi Dengan Program PHP + Mysql Untuk
Membuat Website Interaktif.Andi & Madcom:Yogyakarta. [5] Simarmata, Janner.2010. Rekayasa Perangkat Lunak.Andi Offset:Yogyakarta.
