PENTINGNYA MENAJEMEN DALAM SUATU PROYEK
Dalam penyelenggaraan suatu proyek, kegiatan yang akan dihadapi sangat kompleks. Hal ini tentu memerlukan suatu manajemen yang baik sehingga pada akhirnya proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana. Jika kita membahas tentang pentingnya menajemen dalam suatu proyek, pertama - tama kita harus tau, apa itu menajemen proyek. Jadi menurut pendapat saya menajemen itu adalah sebuah proses perencanaan dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Dan proyek adalah sesuatu yang bersifat sementara dan sering dilaksanakan untuk memenuhi tujuan strategis organisasi. Proyek adalah serangkaian tugas yang akan mengarah pada penciptaan atau penyelesaian inisiatif baru, produk, atau kegiatan dengan tanggal berakhir yang tertentu. Suatu proyek Suatu proyek adalah suatu usaha sementara, memiliki awal dan akhir ditentukan (biasanya dibatasi oleh tanggal, tetapi dapat dengan mendanai atau kiriman
[1]),
dilakukan untuk memenuhi sasaran dan tujuan tertentu
[2],
biasanya untuk
membawa perubahan menguntungkan atau ditambahkan nilai. Sifat sementara proyek berlawanan dengan bisnis seperti biasa (atau op erasi)
[3],
yang berulang-ulang, permanen atau semi-permanen bekerja fungsional untuk menghasilkan produk
atau jasa. Dalam prakteknya, manajemen dari kedua sistem ini sering ditemukan cukup berbeda, dan dengan demikian memerlukan pengembangan keterampilan teknis yang berbeda dan penerapan manajemen yang terpisah.. Jadi dengan pengertian di atas bisa saya ambil suatu kesimpulan bahwa menajemen proyek itu adalah perencanaan yang dilakukan dalam suatu proyek dan semacamnya oleh para anggotanya dengan memanfaatkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan.
Bukti dari adanya manajemen dalam suatu proyek yaitu diwaktu adanya piramid raksasa di kota Mesir. Piramida Mesir. Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek pada masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya. Dan sejarah pun mencatat bahwa bangsa Indonesia juga mempunyai catatan gemilang dalam Manajemen Proyek, salah satunya adalah Borobudur yang dibangun oleh bangsa kita ini.
Di Indonesia sendiri Manajemen Proyek berkembang pada era tahun 1970-1990 an diawali dengan semakin banyaknya berkembang proyek-proyek infrastruktur yang banyak memerlukan profesional di bidang Manajemen Proyek. Salah satunya yang berdiri pertama kali adalah Project Management Institut Chapter Jakarta (yan sekarang disebut PMI – Indonesia). PMI Indonesia didirikan pada tahun 1996 dan merupakan organisasi yang didedikasikan untuk meningkatkan, konsolidasi dan penyaluran manajemen proyek Indonesia dan bekerja untuk pengembangan pengetahuan dan keahlian untuk kepentingan semua stakeholder. semua stakeholder. Organisasi ini adalah salah satu cabang dari Project Management Institute (PMI), sebuah organisasi, nirlaba profesional di seluruh dunia terkemuka. Jadi bias dibilang Indonesia kita ini lumayan terlambat mengetahui apa itu manajemen dalam suatu proyek.
Sekarang juga akan membahas tentang apa gunanya seorang proyek menager (menajer proyek) dan apa saja yang harus dia kerjakan. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan.
Hambatan-hambatan yang mungkin terjadi adalah:
komunikasi yang tidak baik (Poor communication) persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
kesalahpahaman (Misunderstandings).
suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
pemogokan kerja (Union strikes)
konflik pribadi (Personality conflicts)
manajemen yang tidak baik (Poor management)
definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi seperti: 1.
Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan konsumen tidak terpenuhi.
2.
Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
3.
Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
4.
Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
Dan pernah dijelaskan kepada kita bagaimana cara menyelesaikan proyek itu dengan tepat waktu meskipun kita sudah membuat mmanajemen dalam suatu proyek. Mengerjakan sebuah proyek bangunan tepat waktu akan memberikan kepuasan tersendiri selain itu juga akan menghemat biaya pembangunan proyek tersebut, untuk proyek dengan nilai kontrak besar misalnya 100 m lebih maka diperlukan tips-tips khusus agar kegiatan pembangunan proyek bangunan dapat selesai sesuai jadwal yang sudah dibuat serta menghasilkan bangunan dengan kualitas maksimal. Berikut ini mungkin bisa jadi tambahan referensi atau sekedar mengingatkan kembali akan hal-hal yang sebaiknya dilakukan untuk kelancaran proses pekerjaan proyek meskipun banyak juga yang saya kutip dari blog.
1.
Pelajari terlebih dahulu proyek yang akan dikerjakan secara mendalam karena dengan bigitu kita bisa menentukan langkah-langkah terbaik yang akan digunakan, contohnya untuk membangun proyek pada kondisi masyarakat tertentu maka diperlukan pendekatan-pendekatan khusus agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dikemudian hari sehingga dapat menghambat jalanya pekerjaan pembangunan.
2.
Pastikan surat izin mendirikan bangunan ( IMB ) sudah beres sebelum pembangunan dimulai, sringkali kita lihat sebuah proyek bangunan dipasang garis kuning dilarang melintas karena proyek tersebut belum memiliki IMB hal ini tentu dapat menghentikan kegiatan proyek yang dapat menyebabkan kerugian.
3.
Pelajari material dan tenaga kerja yang akan dibutuhkan, apakah termasuk sesuatu yang sulit ditemukan, jika iya maka diperlukan upaya khusus untuk mendatangkanya ke proyek seperti meng impor dari negara lain atau memproduksi sendiri, juka material tersebut menyebabkan pekerjaan terkait lainya tidak dapat dilaksanakan maka sudah dapat dipastikan terjadi pemborosan waktu.
4.
Berikan tanggung jawab pekerjaan kepada tenaga kerja yang tepat dan profesional dibidangnya masing-masing hal ini tentu berpengaruh besar terhadap waktu penyelesaian pekerjaan.
5. buatlah jadwal sedetail mungkin tentang waktu peleksanaan masing-masing item pekerjaan seperti dengan cara membuat kurva s, network planning, bar chart yang dapat dijadikan sebagai rambu-rambu waktu pelaksanaan, mengukur progres pekerjaan yang sudah dikerjakan, serta mengontrol setiap waktu item pekerjaan mana yang perlu dipercepat. 6.
Berikan penghargaan terbaik pada setiap bagian penanggung jawab bidang pekerjaan sehingga dapat termotivasi untuk menyelesaikan pekerjaanya secepat mungkin.
7.
Bayarlah gaji / tunjangan karyawan sesuai jadwal yang telah ditetapkan jika menginginkan setiap karyawan bekerja dengan maksimal.
8.
selalu evaluasi pencapaian pekerjaan yang sudah dilaksanakan apakah sudah sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan sebelumnya.
9. buat secara rinci daftar resiko kecelakaan kerja yang mungkin terjadi dan bagaimana upaya-upaya yang mungkin dilakukan baik pemcegahan maupun cara untuk mengatasinya, dengan begini diharapkan tidak terjadi kecelakaan kerja yang dapat menghentikan jalanya pekerjaan pembangunan proyek. 10. selalu ber invosai, kreatif dan mencoba hal-hal baru yang mungkin dapat dilakukan Ada juga resiko dalam manajemen di suatu proyek itu adalah peristiwa tidak pasti yang bila terjadi memiliki pengaruh positif atau negatif terhadap minimal satu tujuan proyek (waktu, biaya, ruang lingkup, mutu). Risiko mungkin memiliki satu atau lebih penyebab, yang bila terjadi memiliki satu atau lebih dampaknya terhadap manajemen. Macam – macam proyek yang biasaa ada yaitu seperti proyek diantaranya pindah kantor, peluncuran produk baru, konstruksi bangunan, dan kampanye politik. Tidak ada proyek yang sama dua kali – misalnya, tahun ini peluncuran produk baru akan berbeda dari dari tahun lalu. Ada tanggal berakhir tertentu untuk peluncuran, setelah proyek dianggap selesai. Setelah proyek selesai, produk baru dan unik akan beredar di pasaran.
Pelaksanan proyek harus diselenggarakan secara menyeluruh mulai dari perencanaan,pembangunan fisik ,sampai dengan pemeliharaan yang melibatkan bermacam-macam unsur dan komponen pendukung.Salah satu bagian dari manajemen proyek yang memegang peranan cukup penting adalah organisasi proyek.Sebuah proyek akan berhasil jika di dalamnya terdapat pengorganisasian yang baik.
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai satu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk atau deliverable yang kriteria mutunya telah digariskan dengan jelas. Lingkup tugas tersebut dapat berupa pembangunan pabrik, pembuatan produk baru atau pelaksanaan penelitian dan pengembangan.
Ciri – ciri dalam suatu proyek itu adalah :
Merupakan Suatu paket /rangkaian kegiatan
Memiliki tujuan khusus (sasaran & kriteria yg jelas)
Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas)
Non rutin / tidak berulang-ulang Ada juga biasanya kita mendengar batasan batasan dalam suatu proyek, yang mana suatu proyek itu juga memiliki
batasan yang biasanya berupa sasaran digambarkan dengan jelas, diarahkan untuk perubahan dan pembaharuan, waktu aal dan akhir, lintas disiplin, julas tenaga kerja yang terbatas, peralatan yang terbatas, anggaran biaya yang ditetapkan dan diawasi. Kita juga kadang bertanya skill apa yang harus di butuhkan bagi seorang Proyek Manager? Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah / lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut. Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai.
Saya juga akan membahas soal fungsi – fungsi jika adanya menajemen dalam suatu proyek. Dan berikut adalah fungsi menajemen dalam suatu proyek : 1.
Tepat Waktu
2.
Tepat Kuantitas
3.
Tepat Kualitas
4.
Tepat Biaya sesuai dengan biaya rencana
5.
Tidak adanya gejolak sosial dengan masyarakat sekitar
6.
Tercapainya K3 dengan baik
Jadi jika kita bisa tau, betapa pentingnya menajemen itu dalam suatu proyek, karena kita tau di indonesia sangat banyak orang yang susah diatur apalagi di darah sulawesi selatan yang memiliki sifat yang keras jadi kita ini sebagai seorang yang bakal menangani proyek juga harus punya pribadi yang tegas, dan juga harus tau tata cara menajemen dalam suatu proyek tersebut. Pelaksanaan proyek memerlukan koordinasi dan kerjasama antar organisasi secara solid dan terstruktur. Dan hal inilah yang menjadi kunci pokok agar tujuan akhir proyek dapat selesai sesuai dengan schedule yang telah direncanakan. Manajemen dalam suatu proyek itu merupakan aplikasi pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik dalam aktivitasaktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan proyek. Manajemen proyek yaitu initiating, planning, executing, monitoring, dan controlling serta closing keseluruhan proses proyek tersebut. Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama – sama dengan kemampuan dan keahlianya masing – masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi. dalam sebuah proyek konstruksi, bagian – bagian manajemen dari struktur organisai yang ada didalamnya antara lain:
Pemilik proyek atau owner
konsultan perencana
konsultan pengawas
kontraktor
Project manajer
Site Enginer
Pengedali operasional proyek
logistik proyek
arsitek atau drafter gambar kerja
Quantity surveyor
Quality Qontrol.
Safety atau K3
Pelaksana proyek
Surveyor
administrasi proyek
Perpajakan
Akutansi
Teknik informatika proyek
mekanikal elektrikal
mandor
tukang bangunan
kepala tukang
pekerja bangunan
satpam
warung makan
preman setempat
pemerintah daerah
aparat kepolisian Semua bagian diatas memiliki peran yang bias dibilang cukup penting dan sangat penting masing – masing dari
bagian struktur organisasi harus berfungsi dengan baik agar pekerjaan konstruksi dapat selesai dengan tepat waktu, efisien serta dengan kualitas yang memuaskan. seluruh bagian dalam organisasi proyek adalah satu kesatuan secara utuh yang apabila salah satu tidak bekerja dengan baik maka dapat mempengaruhi kelancaran proses pelaksanaan proyek, misalnya apabila bagian administrasi tidak terampil dalam mengatur arus keluar masuk keuangan proyek maka dapat menyebabkan kendala dalam pengadaan pembelian material atau keterlambatan upah pekerja sehingga mengurangi motivasi dan semangat dalam bekerja Pada „tempat penulis kerja praktek‟ terdiri atas 5 konsultan perencana, yaitu: 1.
konsultan perencana arsitektur.
2.
konsultan struktur bangunan.
3. perencana MEP bangunan. 4.
quantity surveyor
5.
Konsultan landscape.
Saya akan menjelaskan tentang yang saya ketahui tentang apa yang disebutkan diatas. Salah satunya yaitu konsultan perencanaan arsitektur yang ditunjuk oleh owner , berada langsung di bawah owner karena memegang peranan penting
untuk perencanaan awal/konsep desain dari segi arsitektur dan estetika ruangan. Dia dikatakan berperan penting karena dia memiliki tugas yaitu seperti : 1.
Membuat gambar/desain dan dimensi bangunan secara lengkap dengan spesifikasi teknis, fasilitas dan penempatannya.
2.
Menentukan spesifikasi bahan bangunan untuk finishing pada bangunan proyek ini.
3.
Membuat gambar-gambar rencana dan syarat-syarat teknis secara administrasi untuk pelaksanaan proyek.
4.
Membuat perencanaan dan gambar-gambar ulang atau revisi bilamana diperlukan.
5.
Bertanggung jawab sepenuhnya atas hasil perencanaan yang dibuatnya apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Konsultan perencanaan arsitektur dapat bekerja sama dengan Renik (Hardscape) sebagai landscape consultant untuk merencanakan tata letak (perancangan taman), estetika bangunan, dan sebagainya. Sedangkan quantity surveyor membantu owner dalam penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB) dari perencanaan arsitektur. Maka dari situlah dapat kita katakan jika tugas sebagai konsultan perencana itu sangat penting Yang kedua yaitu Konsultan perencana struktur bertugas merencanakan dan merancang struktur yang sesuai dengan keinginan pemilik proyek melalui kontraktor utama, baik struktur atas maupun struktur bawah dengan mempertimbangkan beberapa hal, antara lain: kondisi tanah, fungsi bangunan, bentuk bangunan (segi arsitektur), kondisi lahan, serta kondisi alamnya. Tugas dan wewenang konsultan perencana struktur antara lain adalah: 1.
Membuat perhitungan seluruh proyek berdasarkan teknis yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.
Membuat rancangan detail yang meliputi pembuatan gambar-gambar detail serta rincian volume pekerjaan.
3.
Memberikan penjelasan atas permasalahan yang timbul selama masa konstruksi.
Konsultan perencana MEP merupakan badan atau organisasi yang ahli dalam bidang mechanical , electrical , and plumbing . Kemudian Tugas dan wewenang konsultan perencana mechanical , electrical dan plumbing adalah: 1.
Merencanakan instalasi yang menggunakan tenaga mesin dan listrik serta berbagai perlengkapan seperti misalnya AC, perlengkapan penerangan, plumbing , generator , pemadam kebakaran, telepon, dan sound system sesuai dengan keadaan dan fungsi bangunan.
2.
Memberikan penjelasan pada waktu rapat, menyusun dokumen pelaksanaan dan melakukan pengawasan berkala dan melaporkannya pada kontraktor utama.
Proyek bisa dilihat dari sumberdaya yang dibutuhkan, biayanya dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Ukuran proyek dapat dilihat dari jumlah kegiatan, besarnya biaya, jumlah tenaga kerja, dan waktu yang diperlukan. Sedangkan tingkat kompleksitasnya suatu proyek ditandai dengan jumlah kegiatan dan hubungan antar kegiatan, jenis dan jumlah hubungan antar kelompok/organisasi dalam proyek, jenis dan hubungan antar kelompok didalam organisasi dan pihak luar, serta tingkat kesulitannya.
Ada juga beberapa fase yang harus kita ketahui dalam suatu menajemen dalam suatu proyek, karena dengan fase tersebut maka proyek kita dapat berjalan dengan baik, fase – fase tersebut adalah : 1.
Fase perencanaan. Fase ini mencakup penentuan sasaran, pendefinisian proyek, dan pengorganisasian ti m.
2.
Fase penjadwalan. fase ini menghubungkan orang, uang, dan bahana untuk aktivitas khusus dan menghubungkan setiap aktivitas satu dengan aktivitas lain. Fase pengendalian. Di sini, perusahaan mengawasi sumber daya, biaya, kualitas, dan anggaran. Perusahaan juga
3.
merevisi atau mengubah rencana dan menggeser atau mengelola kembali sumber daya agar dapat memenuhi kebutuhan waktu dan biaya. Secara garis besar unsur-unsur yang terlibat dalam pelaksana pembangunan proyek meliputi pemberi tugas ( Owner ), kontraktor pelaksana dan perencana. Ketiga unsur pengelola proyek tersebut mempunyai wewenang dan tanggung jawab sesuai kedudukan dan fungsinya. Hubungan kerja dalam pengelolaan Proyek Pembangunan Jembatan Kali Serang Jepara adalah sebagai berikut :
Dalam suatu proyek juga biasanya kita mengenal adanya yang disebut kontraktor, nah kontraktor ini adalah pihak yang diserahi tugas untuk melaksanakan pembangunan proyek oleh owner melalui prosedur pelelangan. Pekerjaan yang dilaksanakan harus sesuai dengan kontrak ( Rencana Kerja dan Syarat-Syarat serta Gambar-Gambar Kerja ) dengan biaya yang telah disepakati. Biasanya juga kita melihat kontraktor itu seperti bos dalam proyek, adapun tugas dari kontraktor itu adalah :
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak.
membuat gambar kerja (shop drawing ) sebelum memulai pelaksanaan pekerjaan.
Membuat dokumen tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dan diserahkan kepada owner .
Membuat laporan hasil pekerjaan berupa laporan kemajuan proyek.
Mengasuransikan pekerjaan dan kecelakaan kerja bagi tenaga kerj a.
Melakukan perbaikan atas kerusakan atau kekurangan pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dengan menanggung seluruh biayanya.
Menyerahkan hasil pekerjaan setelah pekerjaan proyek selesai.
Dalam sebuah pelaksanan pembangunan konstruksi dibutuhkan pelaksana proyek agar dapat selesai dengan baik, tugas peleksana proyek adalah:
Memahami gambar desain dan spesifikasi teknis sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan dilapangan.
Bersama dengan bagian enginering menyusun kembali metode pelaksanaan konstruksi dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.
Memimpin dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan dilapangan sesuai dengan persyaratan waktu, mutu dan biaya yang telah ditetapkan.
Membuat program kerja mingguan dan mengadakan pengarahan kegiatan harian kepada pelaksana pekerjaan.
Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dil apangan.
Membuat program penyesuaian dan tindakan turun tangan, apabila terjadi keterlambatan dan penyimpangan pekerjaan di lapangan.
Bersama dengan bagian teknik melakukan pemeriksaan dan memproses berita acara kemajuan pekerjaan dilapangan.
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan program kerja mingguan, metode kerja, gambar kerja dan spesifikasi teknik.
Menyiapkan tenaga kerja sesuai dengan jadwal tenaga kerja dan mengatur pelaksanaan tenaga dan peralatan proyek.
Mengupayakan efisiensi dan efektifitas pemakaian bahan, tenaga dan alat di lapangan.
Membuat laporan harian tentang pelaksanaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan.
Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan.
Membuat laporan harian tentang pelaksanaan pekerjaan, agar selalu sesuai dengan metode konstruksi dan instruksi kerja yang telah ditetapkan.
Menerapkan program keselamatan kerja dan kebersihan di lapangan.
Pelaksana proyek perlu mempunyai keahlian dalam bidang bangunan agar mengertahui bgaimana mengatur jalanya setiap item pekerjaan sehingga menghasilkan kualitas bangunan bagus dalam waktu yang cepat. pada proyek skala besar seperti gedung bertingkat tinggi keberadaan pelaksana dikelompokan lebih rinci lagi sehingga terdapat pelaksana spesialis yang ahli dalam bidang tertentu diantaranya adalah
Pelaksana besi
Pelaksana Cor Beton
Pelaksana Bekisting
Pelaksana finishing
Prelaksana mekanikal elektrikal
Setiap bagian tersebut mempunyai tanggung jawab dalam spesifikasi bidangnya masing-masing misalnya pelaksana bekisting perlu mempelajari bagaimana membuat sebuah cetakan beton yang tidak mengalami kebocoran serta mampu menghasilkan hasil pengecoran beton yang halus tanpa keropos. sedangkan pelaksana besi perlu memperhatikan setiap detail pemasangan besi tulangan agar terpasang dengan benar agar tidak mengalami kegagalan struktur yang dapat menyebabkan kerobohan bangunan. Berdasarkan hasil evaluasi , ternyata seorang calon pemimpin proyek yang minim pengalaman seringkali lebih memiliki bobot kepemimpinan yang lebih pada aspek pengetahuan dan pengalaman daripada keahlian dan kepribadian. Sedangkan calon yeng berpengalaman lebih menonjol pada aspek keahlia n dan kepribadian. Pemimpin proyek yang belum berpengalaman biasanya berupaya untuk sekedar tidak menyalahi aturan, sedangkan yang berpengalaman lebih berani mengambil keputusan yang inovatif serta kesediaannya melimpahkan wewenang. Sangat banyak sekali hal yang harus dibutuhkan dalam menajemen di suatu proyek, itu karena menajemen proyek ini sangt penting dang sangat perlu, agar supaya proyek kita ini berjalan dengan lancar. Dan yang paling penting yaitu adanya organisasi, Organisasi itu merupakan alat yang vital dalam pengendalian dan pelaksanaan dalam suatu proyek. Organisasi proyek itu sendiri dikatakan berhasil jika mampu mengendalikan tiga hal utama yaitu mutu, waktu dan biaya. Suatu organisasi dalam suatu menajemen proyek yaitu mempunyai ciri-ciri adanya sekelompok orang yang bekerja sama atas dasar hak, kewajiban dan tanggung jawab masing-masing. Di dalam organisasi suatu proyek itu juga dijelaskan batasan batasan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kedudukan dan fungsi masing-masing. Dengan adanya batasan-batasan ini dapat dihindari adanya tumpang tindih tugas, maupun pelemparan tanggung jawab, sehingga semua permasalahan yang timbul dapat ditanggulangi secara menyeluruh, terpadu dan tuntas.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
Dalam fungsi organizing , koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.
Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.
Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal.
Selain organisasi ada juga actuating atau biasa juga disebut dengan penggerakan yang berfungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan, mengarahkan,dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Ada juga yang perlau diketahui, yaitu Pengendalian proyek. Arti dari pengendalian proyek itu sendiri adalah suatau sistem untuk mengawasi pelaksanaan proyek,agar pihak-pihak yang terlibat dalam proyek dapat berfungsi dan bekerja secara optimal, efisiensi waktu dan tenaga kerja. Pengendalian proyek tidak hanya dilakukan pada satu aspek saja, melainkan pada semua aspek yang mempengaruhi jalannya pembangunan. Pengendalian dalam setiap aspek dituntut untuk memberikan hasil yang optimal dan sesuai standar dan spesifikasi yang ada. Dengan demikian efesiensi, efektifitas waktu, mutu dan biaya dapat tercapai. Suatu keadaan yang menyimpang dari standar dan spesifikasi yang ada yang harus diatasi.
Biasanya kompetensi atau hal - hal yang diperlukan dalam menyelesaikan masalah disuatu rapat yaitu :
Kompetensi Inisiatif , kemampuan mendemonstrasikan kreativitas, risiko yang diperhitungkan, dan kelanjutan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
Kompetensi Pengumpulan Informasi, kemampuan memperoleh informasi faktual yang diperlukan untuk menganalisis, merancang (disain) dan mengimplementasikan sistem informasi
Kompetensi Berfikir Analitis, kemampuan menilai dan memilih proses pengembangan sistem yang sesuai dan menggunakan perangkat manajemen untuk merencanakan, menjadwalkan dan menganggarkan pengembangan sistem, disamping itu mampu memecahkan masalah melalui pendekatan analitis yaitu penguraian sistem atas bagian – bagian dan merakit ulang bagian – bagian menjadi sistem baru yang lebih baik
Kompetensi Berfikir Konseptual , kemampuan memahami konsep sistem dan menerapkannya pada analisis dan desain sistem informasi
Dan ada juga unsur - unsur dalam pengendalian proyek yang perlu diperhatikan, karena menurut saya unsur ini sangat penting, adapun unsur – unsurnya yaitu :
Pengendalian Kualitas Bahan dan Pekerjaan Pengendalian kualitas bahan dilakukan dengan cara pemeriksaan dan pengujian bahan bangunan yang dipakai dalam proyek. Sebagai contoh adalah pengujian mutu beton yang digunakan dalam pengecoran dengan compression test .
Pengendalian Biaya Pengendalian biaya dimaksudkan agar biaya yang dikeluarkan proyek tersebut sesuai dengan anggaran yang telah direncanakan dan telah disetujui. Pengendalian biaya ini dilakukan dengan cara pengontrolan masing-masing bagian pekerjaan dengan perhitungan dari analisa harga satuan. Dari perhitungan dan pengontrolan setiap saat maka akan terlihat jika ada penyimpangan yang tidak sesuai dengan anggaran yang direncanakan.
Pengendalian Waktu
Pelaksanaan suatu proyek harus tepat waktu sesuai dengan rencana sehingga mempunyai nilai ekonomis yang tinggi, Pengendalian waktu dimaksudkan untuk mengetahui apakah proyek berjalan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Pengendalian waktu dilakukan dengan menggunakan Time Schedule, Bar Chart dan Network Planning .
Setelah itu kita biasanya melihat adanya rapat, ataupun laporan soal proyek tersebut, ini biasanya disebut Sistem Koordinasi dan Laporan Pekerjaan. Dan untuk mengetahui adanya kemajuan dalam suatu proyek, biasanya harus diadakan rapat koordinasi dan laporan pekerjaan. Jadi pengertian rapat koordinasi yaitu rapat yang membahas tetang permasalahan yang ada yaitu permasalahan yang dapat menghambat berlangsungnya pelaksanaan pekerjaan proyek. Rapat koordinasi yang dilakukan bersifat insidentil, yaitu rapat diadakan jika timbul masalah dalam pelaksanaan proyek dan harus segera dipecahkan. Dan Laporan pengerjaan atau reporting adalah yang dilakukan dalam proyek ini adalah laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan. Maksud dari laporan haran, mingguan, ataupun bulanan yaitu :
Laporan Harian merupakan segala kegiatan pekerjaan yang dilakukan pada hari tersebut.
Laporan Mingguan berisi kegiatan harian selama satu minggu dan masalah-masalah atau hambatan yang terjadi.
Laporan Bulanan merupakan rekapitulasi dari Laporan Mingguan yang disertai laporan visual yang berupa foto-foto proyek.
Dalam menajemen proyek juga kita biasa mengenal istilah controlling. Controlling ini diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas ( quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi. Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor. Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
Prosedur dan cara kerjanya
Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Begitu banyak yang harus kita perbuat dalam mengatu sebuah proyek. Suatu proyek akan bsa berjalan dengan baik, ketika semua orang yang ada dalam proyek tersebut bisa diajak kerja sama, dan adanya komunikasi yang bagus, antara seorang manager proyek dengan bawahan – bawahannya.
Manajemen proyek dianggap berhasil jika dapat mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi waktu yang dialokasikan, biaya yang dianggarkan, sesuai spesifikasi yang ditentukan, diterima oleh customer, perubahan lingkup minimum pekerjaan yang disetujui, tanpa merubah budaya positif perusahaan serta tanpa mengganggu aliran pekerjaan utama dari organisasi.
Penerapan manajemen proyek secara benar akan mendatangkan keuntungan dari segi waktu dan biaya dibandingkan dengan pengelolaan dilakukan seperti pengelolaan layaknya pekerjaan iasa. Proyek mempunyai karakteristik tertentu yang berbeda dengan aktivitas lain, dalam hal organisasi, pengelolaan, pemakaian sumber daya, waktu, kompleksitas dan ketidakpastian. Dengan demikian diperlukan cara penanganan tertentu terhadap proyek yang berbeda dengan penanganan kegiatan yang lain.
Maka bisa dipastikan peran manajemen terhadap suatu proyek itu bagaimana. Ternyata sangat penting demi kalancaran dalam suatu proyek, kita bisa bayangkan, bagaimana jadinya ketika proyek tersebut berjalan anpa adanya suatu manajemen tersebut. Dan cukup banyak resiko yang ditimbulkan jika kita mengerjakan suatu proyek tanpa manajemen yang baik, apalagi tanpa adanya suatu manajemen. Ciri – cirri dari proses manajemen di suatu proyek yang baik yaitu : 1.
Pembangunan cepat, kualitas bagus dan harga murah.
2.
Suasana kerja yang menyenangkan, kompak dan adanya sikap saling menghargai antara sesama rekan kerja, bawahan dengan atasan serta atasan terhadap bawahan.
3.
Para Manager dalam manajemen proyek dapat bertindak sebagai pemimpin.
4.
Terpenuhinya hak-hak dan tanggung jawab karyawan dengan baik.
5.
dan lain sebaginya yang sekiranya baik
fungsi dari manajemen proyek itu sendiri adalah 1.
Merencanakan (planning)
2.
Melaksanakan (do)
3.
Mengorganisir (organizing)
4.
Mengkoordinir (coordinating)
5.
Mengendalikan (controlling)
6.
Memimpin (leading)
:
