Pedoman Kesekretariatan

PEDOMAN ADMINISTRASI ADMINIS TRASI KESEKRET KESEKRE TARIATAN ARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS I. PENDAHULUAN

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia untuk untuk mencapai mencapai tujuan tujuan terten tertentu. tu. Untuk Untuk tersel terselengg enggara aranya nya adminis administra trasi si dengan dengan baik baik dan mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib. Admini Administr strasi asi dalam dalam pengert pengertian ian luas luas maupun maupun sempit sempit,, dalam dalam penyelen penyelenggar ggaraann aannya ya diwuju diwujudkan dkan dalam dalam fungsi fungsi-fu -fungsi ngsi admini administr strasi asi,, yang yang terdir terdirii dari dari perenca perencanan nan planning ), (planning ), pengorganisasian (organizing ), ), pelaksanaan (actuating ) dan pengawasan (controlling ). ). Admini Administr strasi asi

kesekre kesekretar tariat iatan an HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS adalah segenap segenap proses proses

penye penye1eng 1enggar garaan aan aktivi aktivitas tas kesekr kesekretar etariat iatan an HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS yang yang benarbenar-bena benar r berfungsi berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas aktivitas organisasi organisasi.. Untuk maksud dan tujuan tujuan tersebut, tersebut, penyelenggaraa penyelenggaraan n aktivitas aktivitas kesekretariat kesekretariatan an HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS merupakan merupakan hal yang sangat vital guna mendukung lancarnya gerak organisasi.

II. KESEKRETARIA KESEKR ETARIAT TAN HIMAHI FISIP UNHAS

Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif, diperlukan adanya suat suatu u temp tempat at tert terten entu tu atau atau pusa pusatt akti aktivi vita tass sega segala la sesu sesuat atu u yang yang berhu berhubun bungan gan dengan dengan organi organisas sasi. i. Tempat empat penyele penyelengga nggaraan raan adminis administra trasi si organi organisas sasii dinamak dinamakan an ” Sekretariat

Organisasi” atau dengan kata lain ”Kantor Organisasi”. Aktifitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi dan bagi HIMAHI FISIP UNHAS tentunya berpusat di FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin.

III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN)

Urusan Urusan surat surat menyur menyurat at (ketata (ketatausa usahaan haan)) adalah adalah suatu suatu bagian bagian yang yang pentin penting g dari kelengkapan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatuya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

Sekretariat

FIS IV Faku akulta ltas s Ilmu Ilmu Sosial Sosial dan Ilmu Politi Politik, k, Un Unive iversi rsitas tas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : [email protected] Contact Person

Secara terperinci, dikatakan pegertian surat sbb: o

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

o

Bentuk Bentuk suatu suatu media media penyampa penyampaian ian perasa perasaan, an, kehendak kehendak,, pemikir pemikiran an dan tujuan tujuan

seseorang untuk diketahui oleh orang lain. o

Merupakan Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa peristiwa dan tujuan seseorang seseorang

untuk dapat diketahui oleh orang lain. o

Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan

yang dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena alasan tersebut di atas, maka surat harus disusun secara secara ringkas ringkas dan padat, padat, tetapi tetapi jelas jelas dan tegas. tegas. Bahasa yang yang dipakai dipakai haruslah haruslah mudah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur. Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan, karena melalui surat berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain. Mengingat pengertian dan sifat dari suatu surat seperti tersebut di atas, maka bagi suatu organisasi surat menjadi sangat penting, yaitu: o

Sebagai alat komunikasi

o

Sebagai dokumen organisasi

o

Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/ persaksian)

Dengan daya dan kekuatan serta kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi. Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain ” administrasi ” surat menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaian dan penyampaian sebagaimana mestinya. Surat-surat dalam lingkup organisasi HIMAHI FISIP UNHAS terbagi atas surat keluar dan surat masuk. masuk. Surat keluar kemudian kemudian terbagi atas atas surat keluar internal internal dan surat keluar eksternal.

1.

Definisi Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dan ditujukan untuk mengemukakan

kehendak atau tujuan terhadap orang/instansi lain. Seperti yang telah dikemukakan

Sekretariat


sebelumnya, dalam lingkup organisasi mahasiswa HIMAHI FISIP UNHAS, jenis surat keluar dibagi atas dua, yakni : 1. Surat Surat keluar keluar internal internal adalah surat surat yang dikelu dikeluarka arkan n oleh oleh HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS dan ditujukan ditujukan untuk kepentingan kepentingan internal internal organisasi. organisasi. Dalam lingkungan lingkungan HIMAHI FISIP FISIP UNHAS yang termasuk dalam surat ini adalah : surat keputusan, Surat Mandat, Surat Peri Peringa ngata tan n dan surat surat lain lain dima dimana na alam alamat at tert tertuj uju u sura suratt adala adalah h anggo anggota ta atau atau warga warga HIMAHI FISIP UNHAS secara internal 2. Surat Surat keluar keluar eksternal eksternal adalah adalah surat surat yang dikeluar dikeluarkan kan oleh HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS dan ditujukan ditujukan untuk kepentingan-kep kepentingan-kepentinga entingan n eksternal eksternal organisasi. organisasi. Yang termasuk dalam surat ini adalah : Surat Permohonan Permohonan Rekomendasi Rekomendasi Kegiatan, Surat Peminjaman, Surat Permohonan Kerjasama, Surat permohonan bantuan dana, Undangan, dll.

Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima oleh sebuah organisasi

atau individu dari organisasi maupun individu di luar organisasi tersebut. a. Jenis Jenis Surat Surat HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS -

Surat Surat Mandat Mandat : Surat Surat yang yang dikelua dikeluarka rkan n Untuk Untuk memandat memandat seseor seseorang ang atau atau beberapa beberapa orang orang anggota HIMAHI FISIP UNHAS untuk melaksanakan suatu tanggung jawab.

-

Sura Suratt Kepu Keputu tusa san n : sura suratt yang yang beri berisi si tent tentan ang g suat suatu u kepu keputu tusa san n atau atau kete keteta tapa pan n yang yang dikeluarkan oleh organisasi.

-

Sura Suratt Peri Pering ngat atan an : sura suratt yang yang dike dikelu luar arka kan n untu untuk k memb member erik ikan an peri pering ngat atan an terh terhad adap ap anggota anggota HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS atau atau pihak pihak lain lain di luar luar HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS mengenai suatu hal.

-

Sura Suratt Edar Edaran an : sura suratt yang bersi bersifa fatt penting penting untuk untuk diket diketahu ahuii oleh khalay khalayak ak dan harus harus disebarkan.

-

Surat Surat Peminj Peminjaman aman:: surat surat yang yang berisi berisi permoho permohonan nan peminj peminjama aman n suatu suatu barang. barang.

-

Surat Surat permoho permohonan nan kerjas kerjasama ama : Surat Surat yang yang berisi berisi permoho permohonan nan untuk untuk menjali menjalin n hubungan hubungan kerjasama dengan pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS

-

Surat Surat Permo Permohona honan n bantuan bantuan dana dana : Surat Surat yang yang dikelua dikeluarka rkan n untuk untuk memohon memohon bantua bantuan n dana guna mendukung aktivitas keorganisasian.

-

Undan Undangan gan : Sura Suratt permo permohon honan an atau atau permin perminta taan an yang dituju ditujukan kan kepada kepada seseor seseoran ang g atau atau sekelompok orang untuk turut turut hadir dalam suatu kegiatan. Administrasi surat menyurat meliputi 3 hal : •

Bentuk dan isi surat

•

Sirkulasi surat (Keluar masuk Surat)

•

Penyimpanan (Pengarsipan)

Sekretariat


2. Bentuk dan Isi Surat

Surat-surat HIMAHI FISIP UNHAS adalah termasuk surat resmi, sehinga bentuk dan dan isi isi sura suratt harus harus mema mematu tuhi hi ketent ketentua uann-ket keten entu tuan an yang yang telah telah dibua dibuatt orga organi nisa sasi si.. Ketentuan-ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat. Ketentuan kertas dan huruf dalam pembuatan surat menyurat resmi adalah: •

Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih ( kertas kop)

•

Ukuran kertas yang. dipakai adalah kertas ukuran folio (F4) : 215mm-330mm

•

Huruf yang digunakan Times New Roman 12

a.

Kop Surat a.1.

Header

Kop surat dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS diklasifikasikan atas Tiga : 1. Kop pada surat surat yang yang dikelurakan dikelurakan langsung langsung oleh oleh pengurus pengurus HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS. UNHAS. 2. Kop pada pada surat surat yang dikelua dikeluarka rkan n oleh panitia panitia pelaks pelaksana. ana. 3. Kop pada surat yang dikeluark dikeluarkan an oleh DPO HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS o

Kop surat yang dikeluarkan dikeluarkan secara langsung oleh pengurus dari HIMAHI

FISIP UNHAS terdiri atas logo HIMAHI di sebelah kiri (kertas) dan logo Unhas di sebelah kanan (kertas) serta bertuliskan nama organisasi diantara kedua logo tersebut. o

Kop surat untuk kepanitiaan boleh mengikuti kop yang dikeluarkan oleh

pengurus atau pun membuat kop berdasarkan kreativitas dan disesuaikan dengan kegiatan kegiatan akan tetapi tetap menggunakan menggunakan lambang HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS dan dan Universitas Hasanuddin. o

Kop Surat Untuk DPO hampir sama dengan Kop Surat yang dikeluarkan

oleh pengurus, terdiri atas logo HIMAHI FISIP UNHAS di sebelah kiri kertas dan logo Unhas disebelah kanan serta bertuliskan keterangan DPO diantara kedua logo tersebut

a. 2. Footer

Footer pada surat Himahi fisip Unhas bertuliskan alamat sekretariat, contact person dan alamat Email organisasi.

Sekretariat


b.

Nomor Su Surat

Nomor surat dimaksudkan sebagai bentuk dari penertiban tiap surat yang dikeluarkan oleh himpunan atau kepanitiaan. Tiap surat yang dikeluarkan harus

diber diberii nomo nomorr seca secara ra berur berurut utan. an. Dala Dalam m Himah Himahii Fisi Fisip p Unhas Unhas penom penomor oran an sura suratt dibedakan atas : 1. Sura Suratt kel kelua uarr Inte Intern rnal al 2. Sura Suratt kel kelua uarr eks ekster ternal nal 3. Sura Suratt kegi kegiat atan an Depa Depart rteme emen n 4. Surat Surat kegi kegiatan atan Paniti Panitiaa Pela Pelaksa ksana na

b. 1. Penomoran surat keluar internal

Surat keluar internal mencantumkan nomor urut surat, kode surat, jenis spesifik surat, surat, nama organisasi, organisasi, bulan dan tahun. Ketetuannya adalah sebagai berikut : -

Nomor Nomor surat surat terdir terdirii atas tiga tiga digit digit dan dan dimulai dimulai dari dari nomor nomor 001 setiap setiap awal awal kepengu kepengurus rusan an dan sejak surat pertama diterbitkan.

-

Sura Suratt kel kelua uarr Inte Intern rnal al diber diberii kode kode A

-

Untu Untuk k jeni jenisn snya ya : Sura Suratt kepu keputu tusa san n dibe diberi ri kode kode SK, Sura Suratt mand mandat at diber diberii kode kode SM, SM, sedangkan sedangkan kode surat internal internal jenis jenis lain disesuaikan disesuaikan dengan dengan abjad, misalnya misalnya : surat peringatan atau surat teguran (SP/ST).

-

Bulan Bulan dike dikeluar luarkann kannya ya surat surat ditu ditulis lis dalam dalam angka angka romawi romawi

-

Tahun ahun dit ditul ulis is dala dalam m bent bentuk uk ang angka ka Adapun polanya adalah sebagai berikut :

Nom Nomor or urut urut sura surat/ t/Kod Kodee sura suratt inte intern rnal al/k /kod odee spes spesif ifik ik surat surat/n /nam amaa organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

Pengecu Pengecuali alian an : Dalam Dalam Organi Organisas sasii HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS, surat surat pertama pertama yang dikeluarkan dikeluarkan oleh tiap periode kepengurusan yang baru berjalan, biasa biasanya nya diawali diawali oleh oleh surat surat istime istimewa wa yang yang isinya isinya berupa berupa surat surat keputus keputusan an penetapan struktur kepengurusan. Contohnya adalah : IST/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/IV/2009

b. 2. Penomoran surat keluar eksternal

Surat Surat keluar keluar ekster eksternal nal mencant mencantumka umkan n nomor nomor urut surat, surat, kode surat, surat, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

Sekretariat


-

Nomor Nomor surat surat terdir terdirii atas tiga tiga digit digit dan dan dimulai dimulai dari dari nomor nomor 001 setiap setiap awal awal kepengu kepengurus rusan an dan sejak surat pertama diterbitkan.

-

Sura Suratt kel kelua uarr Eks Ekste tern rnal al diber diberii kode kode B

-


-


Nomor urut surat/Kode surat eksternal /nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/B/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 3. Penomoran surat kegiatan departemen

Sura Suratt depar departe teme men n menca mencant ntum umkan kan nomor nomor urut urut

sura surat, t, kode kode sura suratt

departemen, nama organisasi, organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya : -

Surat Surat yang yang dikeluar dikeluarkan kan adalah adalah jika jika bersif bersifat at intern internal al departe departemenm menm,, diberi diberi kode kode A diikuti diikuti angka setelah titik berdasarkan nomor urut departemennya.

-

Jika Jika bersifat bersifat ekster eksternal nal departe departemen men,, diberi diberi kode B diikuti diikuti angka setela setelah h titik titik berdasar berdasarkan kan nomor urut departemennya.

-


-


Nomor urut surat/Kode surat departemen/nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/B.1/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

b. 4. Penomoran surat kegiatan panitia pelaksana

Sura Suratt Kepan Kepanit itia ian n memi memili liki ki pola pola ters tersen endir diri. i.

Sura Suratt kepan kepanit itia iaan an

mencantumkan mencantumkan nomor urut urut surat, surat, kode surat, pan-pel pan-pel nama kegiatan, kegiatan, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya : -

Sura Suratt yang yang dikel dikeluar uarka kan n adala adalah, h, jika jika bersif bersifat at intern internal al kepani kepaniti tiaan aan diberi diberi kode A, Jika bersifat eksternal kepanitiaan diberi kode B.

-


-


Nom Nomor or urut urut sura surat/ t/Kod Kodee sura suratt ekst ekster ernal nal /pan/pan-pe pell nama nama kegia kegiata tan/ n/nam namaa organisasi/bulan/tahun Conto Contoh h : 005/B 005/B/P /PAN AN-P -PEL EL SIRKU SIRKUMS MSISI ISI MASS MASSAL/ AL/HI HIMA MAHI HI FISIP FISIP UNHAS/II/2009

Sekretariat


c. Lampiran

Lampiran dalam surat adalah dokumen pelengkap lain selain surat utama yang ditujukan ditujukan kepada pihak lain. Gunanya adalah untuk memberikan memberikan informasi tambahan serta meyakinkan kepada tertuju urgensitas sebuah surat. Posisi lampiran ialah di bawah bawah nomor nomor surat. surat. Lampir Lampiran an dalam dalam surat surat harus harus dituli dituliss dengan dengan jelas jelas dan sesuai sesuai dengan jumlah pada kenyataannya. Contoh : Lampiran : 1 (satu) rangkap rangkap Proposal/ Proposal/ 1 (satu) eks. proposal proposal

Atau Atau bisa bisa juga juga , 1 Lembar Lembar daftar daftar kebutuhan kebutuhan invent inventari aris, s, 2 lembar lembar fotokop fotokopii Surat Surat rekomendasi, dll.

d.

Perihal Surat

Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa juga disebut “pokok surat”. Tidak terlalu panjang, ringkas tetapi jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat sudah mengetahui (minimal dapat mengetahui maksud surat). Adapun posisi penulisan perihal ialah di bawah lampiran. Contoh : Perihal : Pemateri

Ket : Perihal dicetak dengan huruf besar pada awal kata dan cetak tebal.

Tanggal.

e.

Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota, tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat, berada di sebelah kiri atas di bawah kop, sejajar dengan nomo nomorr sura surat. t.

Nama Nama kota kota dan bulan bulan dikel dikeluar uarkan kanny nyaa sura suratt haru haruss ditu dituli liss secar secaraa

alphabetical dan diawali huruf kapital. Contoh :

f.

Nomor

:

Lampiran

:

Perihal

:

Makassar, 03 Januari 2009

Alamat Surat

Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kiri atas surat dibawah perihal atau pokok surat.

Contoh :

Sekretariat


Nomor

:

Lampiran

:

Perihal

:

Kepada/ Yang Kami Hormati Pembantu Dekan III Fisip Unhas di -

Tempat

Ket : - Jarak antar kalimat 1,5 spasi Berdasarkan Berdasarkan

kaidah Bahasa Indonesia Indonesia yang baku,

penggunaan penggunaan kata

Kepada dan Yang Yang Kami Kami Horma Hormati ti tidak tidak dicant dicantumka umkan n secara secara bersam bersamaan aan

melainkan salah satunya saja guna menghindari pemborosan penggunaan kata sandang. Nama pihak tertuju ditulis dengan menggunakan huruf tebal.

g.

Kalimat Permulaan Surat

Kalima Kalimatt pada permul permulaan aan surat surat menggun menggunakan akan salam salam pembuka pembuka.. Kalima Kalimatt permula permulaan an ini berfum berfumgsi gsi sebagai sebagai pembuka pembuka surat, surat, dituli dituliss dengan dengan alinea alinea baru, baru, berjarak 2 spasi dibawah alamat surat.

Contoh :

Kepada/Yang Kepada/Yang Kami Hormati ...................................... di – Tempat Assalamu ’Alaikum Wr. Wb.

Puji syukur atas segala limpahan rahmat dan ridha Allah SWT, semoga segala aktifitas kita selalu berada di bawah lindungan-Nya. Amin. h.

Isi Surat

Surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. karangan. Penyusunanny Penyusunannyaa memakai sistematika sebagai berikut: •

Pendahuluan

•

Isi (uraian persoalan/pokok surat)

•

Penutup

h. 1. Pendahuluan Pendahuluan

Sekretariat


Pendahuluan

dimaksudkan

untuk

menarik

perhatian

pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam sura suratt itu. itu. Kala Kalau u hanya hanya seked sekedar ar menya menyamp mpai aikan kan beri berita ta sing singkat kat,, kali kalima matt pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan tetapi pertimbangannya adalah efisiensi. efisiensi. Tetapi bila menyangkut persoalan persoalan penting (apalagi memerlukan memerlukan pengu pengura raia ian n dan peri perinci ncian an), ), maka maka sura suratt itu itu mest mestil ilah ah mema memakai kai kalim kalimat at pendahuluan. pendahuluan. Gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan sebagai motivasi (konsideran). Contoh :

= ”diberi ”diberitahu tahukan kan bahwa... bahwa....... ....... ......” ...” atau” atau”

Surat Surat Pemberi Pemberitahu tahuan an

dengan

ini

disampaikan

bahwa.......dst.

(Untuk

surat-surat

pemberitahuan/penyampaian). Surat Jawaban

=

”Mem ”Memen enuh uhii

unda undang ngan an saud saudar ara” a” atau atau

”meruj ”merujuk uk pada surat surat saudara saudara nomor nomor... ....... .....ter .tertang tanggal gal.... ......ds ..dstt (untuk (untuk surat surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan). Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstalasi ataupun pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat ini dibuat, misalnya : Surat berdasarkan tujuan

kegia kegiata tan.. n.... ..... ....o .ole leh h

= ”Sehubungan dengan pelaksanaan

HIMA HIMAHI HI FISI FISIP P UNHA UNHAS S yang yang akan akan

dila dilaks ksana anaka kan n

pada:.....................

h. 2. Isi (Uraian Persoalan/Pokok Surat)

Selain Selain Maksud Surat, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas. Iapu Iapun n haru haruss dipe dipert rtan angg ggun ung g jawa jawabk bkan an.. Untu Untuk k itu itu halhal-ha hall yang yang haru haruss diperhatikan adalah :

1.

Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Singkat

lagi terputus-p terputus-putus utus juga tidak tidak baik, hal-hal yang seperti seperti ini biasanya biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat. Untuk Untuk mudah mudah dipaham dipaham,, maka maka pada suratsurat-sur surat at yang yang panjang panjang sebaiknya sebaiknya atau seharusnya seharusnya diberi alinea. alinea. Jumlah alinea tergantung tergantung dari banyak banyaknya nya pokok-p pokok-pokok okok yang yang ada dalam dalam surat surat tersebu tersebut. t. Pembagi Pembagian an dalam alinea sangat memudahkan pengertian. Jarak antara alinea 1,5

Sekretariat


(satu setengah) dan jarak antara kalimat dalam satu alinea adalah 1 (satu) spasi. 2. Dal Dalam sat satu surat urat seba sebaik ikny nya/ a/se seha haru rusn sny ya hany hanyaa untu untuk k satu satu jeni jeniss per perma masa sala laha han. n. Seba Sebab b penc pencam ampu pura ran n soal soal dala dalam m satu satu sura suratt akan akan meni menimbu mbulk lkan an kesul kesulit itan an,, baik baik dalam dalam penyu penyusu sunan nanny nyaa dan menca mencari ri kembali surat itu bila diperlukan lagi. 3. Dalam penyusunan penyusunan isi surat, surat, selanjutnya selanjutnya yang harus harus dijaga, yakni yakni katakata dalam kalimat yang digunakan hendaklah sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar sekali, sebab di dalamnya tergambar tentang sikap orang yang yang memb membuat uat sura suratt itu. itu. Oleh Oleh sebab sebab itu, itu, untuk untuk meny menyus usun un sura suratt diserahkan kepada orang yang memiliki keahlian linguistik.

h. 3. Penutup 

Kalimat penutup

Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondensi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti :

”Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian dan kebijaksanaanya kami mengucapkan banyak terima kasih”.

Fungsi Fungsi kalimat kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat. Karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat-surat resmi. Kalau dalam pembuatan surat dimulai dengan ”Assalamu ’Alaikum Wr. Wb.” maka dalam penutup diakhiri dengan ”Jazzakumullah Jazzakumullah Khairan Katsiran, Wassalamu Alaikum Wr. Wb.”



Tanggal

Penuli Penulisan san tanggal tanggal surat surat : secara secara berurut berurut dituli dituliska skan n nama nama kota, kota, tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat. Posisi penulisan tanggal ini, berada di sudut kanan atas, tepatnya di bawah kop dan sejajar dengan nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis

Sekretariat


secara alphabetical dan diawali diawali huruf huruf kapital kapital..

Contoh Contoh : Makassa Makassarr, 03

Januari 2009. Ket. : Terkecuali untuk beberapa jenis surat yang khusus seperti SK atau SM, maka penulisan tanggalnya adalah 4 spasi di bawah kalimat terakhir.



Pembubuhan tanda tangan resmi

Resminya suatu surat ditandai dengan adanya tanda tangan dan pembubu pembubuhan han stempel. stempel.

Selanj Selanjutny utnyaa untuk untuk penetua penetuan n pihakpihak-pih pihak ak yang yang

bertanda tangan dalam surat, disesuaikan pada jangkauan dan kebutuhan resmi surat surat yang akan dikeluarkan. dikeluarkan. Pemegang Pemegang jabatan tertinggi tertinggi selalu selalu berada pada posisi kiri. kiri. Berikut adalah beberapa pengaturan pembubuhan tanda tandan n tanga tangan n dalam dalam sura suratt yang yang dike dikelu luar arkan kan oleh oleh HIMA HIMAHI HI FISI FISIP P UNHAS : 1. Surat Surat Keputusan Keputusan pertama pertama atau surat surat Istime Istimewa wa ditandata ditandatangan nganii oleh Formatu Formaturr Tungga Tunggal, l, Steering Committe, Diketahui Oleh Ketua Jurusan dan Disetujui Oleh Pembantu Dekan bagian Kemahasiswaan (PD III). 2. Surat Surat Keputusan Keputusan : ditanda ditandatan tangani gani oleh Ketua Himpunan Himpunan dan Sekretar Sekretaris is serta diketahui diketahui oleh Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Intenasional. 3. Surat Surat Mandat Mandat : ditan ditandat datanga angani ni oleh oleh Ketua Ketua Himpu Himpunan. nan. 4. Surat Surat Rekomenda Rekomendasi si Kegiatan Kegiatan : ditanda ditandatan tangani gani oleh Ketua Ketua Himpuna Himpunan n dan Ketua Ketua Panitia Panitia Pelaksana serta diketahui oleh ketua Jurusan. 5. Surat Surat permohona permohonan n peminjam peminjaman an secara secara umum ditanda ditandatan tangani gani oleh oleh Ketua Ketua Himpunan Himpunan dan Sekretaris. 6. Surat permohonan permohonan peminjaman peminjaman peralat peralatan an terhadap terhadap instansi instansi khusus khusus atau atau pihak akademik akademik seperti peminjman LCD atau ruangan ditandatangani oleh Ketua Himpunan, Sekretaris dan/atau diketahui oleh Pembantu Dekan III FISIP UNHAS. 7. SuratSurat-sur surat at lain seperti seperti surat surat permohona permohonan n bantuan bantuan dana, atau permohonan permohonan kerjasa kerjasama ma terhadap instansi/organisasi lain pada umumnya ditandangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris. 8. Khusus Khusus untuk persurata persuratan n kegiatan kegiatan (Depart (Departemen emen dan Paniti Panitiaa Pelaksa Pelaksana) na),, ada penjelasa penjelasan n lebih lanjut pada halaman selanjutnya.

Sekretariat


Posisi Posisi pembubuhan tanda tangan berada pada bagian bawah surat, dimana dimana pembubuh pembubuhan an tanda tanda tangan tangan penguru penguruss oleh oleh ketua ketua Himpuna Himpunan n di sebelah sebelah kanan kertas dan Sekretaris Sekretaris di sebelah sebelah kiri kertas. kertas. Untuk pihak yang mengetahui atau menyetujui pembubuhan tanda tangan diposisikan dibawah pembubuhan tanda tangan pengurus.

Contoh :

Hormat Kami Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2008-2009 Nama Ketua

Nama Sekretaris

Mengetahui, Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

Nama NIP.

Ket. Ket. : Pembubu Pembubuhan han stempel stempel (pengur (pengurus) us) pada tanda tanda tangan tangan Penguru Pengurus, s, yakni di sudut sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta serta tanda tanda tangannya.

i. Tembusan

Tembu embusa san n

dal dalam

sebua ebuah h

surat urat

adal adalah ah

piha pihakk-pi piha hak k

yang ang

dini dinila laii

berkepentingan untuk turut menerima surat yang dikelurkan oleh sebuah organisasi. Oleh Oleh karena karena itu, itu, untuk untuk penetap penetapan an pihak-p pihak-piha ihak k yang yang berkepe berkepenti ntingan ngan untuk untuk turut turut mener menerim imaa draf draftt sura suratt yang yang dikel dikeluar uarkan kan adala adalah h berdas berdasar arkan kan kebut kebutuha uhan n dalam dalam organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP UNHAS, setiap surat keluar internal, wajib diberikan tembusan kepada DPO HIMAHI FISIP UNHAS. Contoh tertuju tembusan yang dikeluarkan HIMAHI FISIP UNHAS pada umumnya :

1.

Pembantu Dekan III FISIP UNHAS

2.

Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional FISIP UNHAS

3.

Ketu Ketuaa Senat Senat Mah Mahasi asisw swaa FISI FISIP P UNH UNHAS AS

4.

Ketu Ketuaa HMJ HMJ Se-F Se-FIS ISIP IP UNHA UNHAS S

5.

DPO DPO HIM HIMAH AHII FIS FISIP IP UNHA UNHAS S

6.

Masi Masing ng-m -masi asing ng yang yang ber bersan sangk gkut utan an

7.

Arsip

Sekretariat


Dalam menuliskan tembusan surat juga harus disesuaikan dengan tingkatan jabatan tertuju tembusan, dengan mengurutkan dari atas ke bawah sesuai dengan jabatan yang tertinggi . Tembusan surat berada pada bagian bawah sebelah kiri surat diatas diatas footer footer.. Font Font pada pada temb tembus usan an sura suratt berj berjen enis is Times imes New New Roma Roman n berukuran 8.

j.

Persuratan Kegiatan

Pada dasarnya kerangka surat yang dikeluarkan untuk suatu kegiatan kegiatan sama dengan kerangka surat organisasi organisasi (HIMAHI) yang telah dijabarkan sebelumnya. sebelumnya. Perbeda Perbedaan an yang yang ada dalam dalam surat surat kegiata kegiatan n ini, ini, terlet terletak ak pada pejabat/pi pejabat/pihak hak yang yang berwenang untuk menandatangani surat tersebut, yaitu ketua dan sekretaris panitia pelaksana dan diketahui oleh pengurus himpunan dalam hal ini, ketua himpunan atau koordina koordinator tor departe departemen men yang yang membawa membawahi hi kegiata kegiatan n tersebu tersebut. t. Apabila Apabila kegiata kegiatan n dilaks dilaksanak anakan an secara secara langsun langsung g oleh oleh departe departemen men yang yang bertan bertanggun ggung g jawab jawab tanpa tanpa kepanit kepanitiaa iaan n yang yang di-SKdi-SK-kan kan oleh oleh ketua ketua himpunan himpunan,, maka maka yang yang bertan bertanda da tangan tangan adalah koordinator departemen, dan diketahui oleh ketua himpunan Contoh 1. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan yang di-SK-kan oleh Ketua Himpunan:

Hormat Kami Panitia Pelaksana Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua

NAMA Sekretaris

Mengetahui, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua /Koord. Departemen

Contoh 2. Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh departemen

Keterangan :

1. Nama Nama ditulis ditulis dengan huruf kapita kapitall dan tebal, tebal, jabatan jabatan ditulis ditulis dengan dengan huruf kapital kapital pada awal, tanpa menggunakan huruf tebal.

Sekretariat


2. Bent Bentuk uk penom penomor oran an sura suratt sama sama dengan dengan penom penomor oran an surat surat himp himpuna unan, n, teta tetapi pi ditam ditambah bah dengan cantuman Panpel kegiatan/Departemen yang bersangkutan. bersangkutan. 3. Kode Kode sur surat at kegi kegiat atan an A : Internal kepanitiaan dan organisasi B : Eksternal 4. Pembubuhan Pembubuhan stempel stempel (Paniati (Paniatiaa Pelaksana) Pelaksana) pada pada tanda tangan tangan Panitia Panitia Pelaksana, Pelaksana, yakni yakni di sudut kiri sekretari sekretariss dangan menyentuh menyentuh nama serta tanda tangannya, tangannya, sedangkan pada tanda tangan pengurus, stempel (pengurus) terletak pada sudut kiri nama dan tanda tangan pengurus. (untuk Contoh 1) 5. Untu Untuk k Cont Contoh oh 2, stem stempel pel paniti panitiaa pelaks pelaksan anaa dibub dibubuhk uhkan an pada pada sudut sudut kiri penangg penanggung ung jawab kegiatan dan stempel pengurus pada susut kiri ketua. 6. Adapu Adapun n untuk untuk sura suratt tert tertent entu u (dala (dalam m hal ini ini berd berdas asar arka kan n tempat tempat/i /ins nsta tans nsii yang yang akan akan disurati) yang membutuhkan persetujuan Ketua Jurusan / PD III, diletakkan di sebelah kiri atau di bawah pengurus HIMAHI.

Contoh : Hormat Kami Panitia Pelaksana Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua

NAMA Sekretaris

Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua / Koord. Departemen

Sekretariat


Menyetujui, Pembantu Dekan III Fisip Unhas

Mengetahui, Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

NAMA NIP.

NAMA NIP.

IV. IV. SIRKULASI SIRKU LASI PERSURAT PERSU RATAN AN

Untuk Untuk memuda memudahka hkan n

sist sistem em admin adminis istr tras asii dan dan kesekr kesekret etar aria iatan tan,, dalam dalam hal hal ini ini

pengelo pengelolaa laan n surat surat menyura menyurat, t, baik baik surat surat masuk masuk maupun maupun surat surat keluar keluar,, pengars pengarsipa ipan n dan dokument dokumentasi asi agar teratur teratur dan sistem sistemati atis, s, maka maka sistem sistem peng-ag peng-agenda endaan an surat surat perlu perlu diatur diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah : •

Nomor urut surat

•

Nomor kode arsip

•

Nomor surat

•

•

Tanggal terima dan tanggal keluar Nomor dan tanggal surat

•

Isi surat

•

Asal surat, tertuju surat

•

Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

1. Sura urat K Keeluar uar

Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut. a.

Konsep surat surat harus harus terlebih terlebih dahulu dahulu mengajukan mengajukan permohonan permohonan persetujuan persetujuan kepada kepada pengurus yang berkepentingan (Administrasi Umum) agar tidak terjadi perbedaan perbedaan antar muatan isi dan redaksi surat tersebut.

b.

Konsep surat yang telah mendapat persetujuan, persetujuan, kemudian diberi nomor

verbal. c.

Penuli Penulisan san surat keluar keluar dalam agenda buku verbal disesuai disesuaikan kan dengan perihal perihal pengiriman surat, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan undangan, pemi peminj njama aman n denga dengan n pemi peminj njam aman, an, perm permoh ohona onan n utusa utusan n dengan dengan permo permohon honan an utusan, dll

Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain:

Sekretariat


-

Nomor unit surat

-

Nomor surat

-

Kepada siapa surat ditujukan

-

Tanggal surat

-

Perihal rinci isi surat

Contoh Agenda Buku Verbal Verbal No. Urut

1

No. Surat

Kepada

038/B/HIMAHI

Rektor

FISIP

Unhas

Tanggal

Perihal

3 Juni 2007

Permohonan

-

peminjaman

UH/IV/2008 d.

Keterangan

gedung

Konsep Konsep surat yang yang telah telah mendapat mendapat persetuj persetujuan uan dan nomor surat diketi diketik k sesuai sesuai dengan jumlah yang dikehendaki bersangkutan. Legalitas organisasi (tanda tangan Ketua/Koord. Departemen, Sekertaris dan stempel). stempel).

2. Sura urat Masuk suk

Sirkulasi surat masuk dalam kerangka organisasional HIMAHI FISIP UNHAS adalah sebagai berikut : a. Surat urat yang ang masu masuk k dan dan samp sampai ai ke tang tangan an peng pengur urus us yang ang berk berkep epen enttinga ingan n har harus diperlihatka diperlihatkan n kepada ketua atau pengambil pengambil keputusan keputusan tertinggi tertinggi organisasi organisasi/Himp /Himpunan unan untuk kemudian ditindaklanjuti. b. Surat yang telah disampaikan disampaikan kemudian kemudian diberi diberi nomor verbal. verbal.

c.

Penul Penulis isan an sura suratt masu masuk k dalam dalam agenda agenda buku buku verbal verbal diklas diklasif ifik ikas asika ikan n berd berdas asar arkan kan perihal perihal surat surat yang yang masuk, masuk, misalny misalnyaa undangan undangan disatu disatukan kan penulis penulisann annya ya dengan dengan undang undangan, an,

pemi peminj njam aman an

denga dengan n

pemi peminj njam aman, an,

permo permohon honan an

utus utusan an

dengan dengan

permohonan utusan, dll

Buku verbal untuk surat masuk memuat

Pencatatan surat dalam agenda/buku haruslah berisi sebagai berikut : -

No urut surat

-

No. Surat masuk

-

Perihal

-

Organ Organis isas asi/ i/in inst stan ansi si/i /indv ndvid idu u pengi pengiri rim m sura suratt

-

Tanggal masuk

Sekretariat


-

Keterangan

Contoh : No. Urut

1

No. Surat

Tanggal

Keterangan

HUMANIS

masuk 15 Maret

-

kampung

FISIP

2009

HUMANIS/Lec.20-

UNHAS

044/B/panpel-

Perihal

Undangan

Pengirim

05/III/2009 V.

ADMINISTRA ADMIN ISTRASI SI KEARSIP KEARSI PAN

Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara otomatis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan yang sempurna yakni apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali, dapat dengan mudah ditemukan walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama membantu kelancaran dan kerapian orga organi nisa sasi si pada pada khsus khsusny nya, a, sert sertaa memban membantu tu perkem perkemban bangan gan ilmu ilmu penget pengetahu ahuan an pada pada umumnya. Surat-surat organisasi organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/kantor. sekretariat/kantor. Sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi di luar arsip organisasi ataupun oleh person-person pengurus. Untuk lebih memudahkan pengarsipan surat

HIMAHI FISIP UNHAS dibuat dalam dua bentuk, yakni pengarsipan dalam bentuk fisik dan penyimpanan arsip dalam bentuk soft file. 

Pengarsipan fisik

Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar surat keluar dibagi 2 (dua), yakni kode A dan kode B sesuai kebutuhan, yaitu: 1. Surat Surat Keluar Keluar Intern Intern Organi Organisas sasii (A) Surat keluar intern departemen (A.Kode Departemen) 2. Surat Surat Kelu Keluar ar Ekster Ekstern n Organi Organisas sasii (B) Surat keluar ekstern departemen (B.Kode Departemen) 3. Sura Suratt Mas Masuk uk Organ Organis isas asii Setiap bentuk fisik surat yang masuk maupun yang dikeluarkan diarsipkan dalam map atau filling list tertentu.

Sekretariat


1. Pengarsipan Surat dalam Bentuk Soft Bentuk Soft File a.

Surat Keluar

Pengarsipan surat keluar bentuk soft soft file di HIMAHI FISIP UNHAS, terbagi atas dua yakni surat keluar keluar internal dan surat keluar ekternal. ekternal. Folder-fold Folder-folder er yang beris berisii konten konten suratsurat-sur surat at tersebu tersebutt terint terintegr egrasi asi dalam dalam folder folder kepengur kepengurusa usan n yang yang sedang berjalan. Demi memudahkan pencarian arsip dalam komputer, maka suratsurat keluar diatur dalam beberapa kode indeks. Surat Surat keluar intern internal al berbentuk berbentuk folder folder dengan kode (A).

Dalam Dalam folder folder

tersebut kembali dibedakan atas dua yakni : -

Surat Keputusan dengan indeks A(X1)

-

Surat Mandat dengan indeks A(X2) Selanjutnya pengaturan surat keluar eksternal pada dasarnya hampir sama

dengan dengan surat keluar internal. File surat keluar eksternal juga terintegrasi dalam folder kepengurusan, kepengurusan, hanya saja jenis atau pengelompokan pengelompokan surat dalam surat keluar internal internal jauh lebih lebih banyak. Hal ini menyangkut menyangkut perihal perihal kepentingan surat surat yang dikeluarkan. Surat Surat keluar eksterna eksternall berbent berbentuk uk folder dengan dengan kode (B).

Dalam Dalam folder folder

tersebut kembali dibedakan atas empat, yakni : -

Surat permohonan rekomendasi kegiatan B(X1)

-

Surat permohonan bantuan dana B(X2)

-

Surat permohonan peminjaman dan penambahan inventaris B(X3)

-

Surat undangan dan kerjasama B(X4)

Contoh :

.

b. Surat Masuk

Penga Pengars rsip ipan an surat surat masu masuk k dalam dalam bentu bentuk k soft tidak dibe dibedak dakan an lagi lagi soft file file tidak berdas berdasarka arkan n perihal perihal pengirim pengiriman an surat surat terseb tersebut. ut.

Bentuk Bentuk pengeti pengetikan kan surat masuk

disesuaikan dengan pencatatan surat dalam buku agenda persuratan

VI.

FORMAT LAPORAN LAPORA N PERTANGGUNGJAW PERTANGGUNGJAWABAN ABAN (LPJ)

Sekretariat


Laporan Pertanggungjawaban sangat berfungsi vital bagi setiap organisasi. Kedua hal tersebut berfungsi sebagai bukti administratif dan laporan tertulis dari berjalannya suatu kegiatan atau suatu kepengurusan, oleh karena itu penulisan LPJ harus betul-betul berdsarkan kenyataan dan objektif. Adapun pengelompokan LPJ dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS adalah terbagi dua : 1. LPJ Keg Kegiiata atan 2. LPJ Pe Pengur gurus Berikut adalah formatnya : 1. LPJ LPJ Kegi Kegiat atan an : A. Lembar Pengesahan Pengesahan LPJ LPJ (setela (setelah h sampul) sampul) B. Penda endahu hulu luan an C. Kondisi Kondisi Objekti Objektiff Kepani Kepanitia tiaan an : -

Internal

-

Eksternal

D. Gambara Gambaran n Umum Umum Kegiatan Kegiatan -

Persiapan

-

Hari Pelaksanaan Kegiatan

E. Penutup Penutup (berisi (berisi ucapan ucapan terima terima kasih, kasih, kritik kritik dan saran) F. Lampi ampirran : -

Lampiran SK Kepanitiaan

-

Lampiran Administrasi Persuratan

-

Laporan Keuangan

-

Dokumentasi Kegiatan

-

Lampiran lain yang dianggap perlu Keterangan : Gambaran umum kegiatan harus dipaparkan serinci mungkin dan

memuat memuat hambata hambatan-ha n-hambat mbatan an dalam dalam pelaksa pelaksanaan naan kegiatan kegiatan,, serta serta target target yang yang ingin ingin dicapai.

Contoh lembar pengesahan LPJ Kegiatan :

Lembar Pengesahan LPJ Kegiatan Hi-Fest 2008, Sebuah langkah kecil untuk dunia yang lebih baik Pelataran Baruga Universitas Hasanuddin, 22-24 April 2008

Sekretariat


Disahkan di, Makassar, 09 Mei 2008

Steering Commitee Hi-Fest 2008

Organizing Committee Hi-Fest 2008

CAKRA BASTIAN Koordinator

HASRUL EKA PUTRA Ketua

Mengesahkan, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2008-2009

AHMAD ZAKY Ketua

2. LPJ Pe Pengur gurus A. Lembar Pengesahan Pengesahan LPJ LPJ (setela (setelah h sampul) sampul) B. Penda endahu hulu luan an C. Kondisi Kondisi Objekti Objektiff Kepengu Kepengurus rusan an -

Internal

-

Eksternal

D. Laporan Laporan evalua evaluasi si tiap tiap departe departemen men E. Penutup Penutup (berisi (berisi ucapan ucapan terima terima kasih, kasih, kritik kritik dan saran) F. Lampi ampirran : -

Lampiran Administrasi persuratan

-

Laporan Keuangan

-

Lampir piran Keang anggot gotaan HIM HIMAHI AHI FISIP UNHAS

-

Lamp Lampir iran an lai lain yang yang diang diangga gap p perlu perlu (se (sema maca cam, m, LPJ LPJ kegi kegiatan atan-k -keg egia iattan, an,

nota pengeluaran, dll) Contoh lembar pengesahan LPJ Pengurus :

Sekretariat


Lembar Pengesahan LPJ Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

Disahkan di, Makassar, 09 Mei 2009

Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua

NAMA Sekretaris

Mengesahkan, Presidium Sidang Musyawarah besar XXIII

Pimpinan Sidang Sidang

Pimpinan Sidang

Pimpinan

VII. INVENTARISASI INVENTARISASI DOKUMEN ORGANISASI 1.

Inventarisasi Inventarisas i Organisasi

Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi dan menjadi kekayaan organisasi. Inventarisasi organisasi pada pokoknya terbagi dua, yaitu: -

Inve nventa ntarisasi per perman manen

-

Inve Inventa ntari risa sasi si orga organi nisa sasi si yang yang tidak tidak perma permanen nen.. Yang digolo digolongka ngkan n invent inventari ariss permane permanen n adalah adalah inventa inventaris ris organi organisas sasii yang yang

dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, misalnya: - Gedung Gedung Sekr Sekret etar aria iat/ t/kan kanto tor r - Alat Alat-a -ala latt Tulis ulis kant kantor or kecu kecual alii bara barang ng-b -bar aran ang g habi habiss terp terpak akai ai sepe sepert rtii spid spidol ol,, pulpen, dll. - Dsb

Sekretariat


Untuk mengontrol inventaris orsanisasi ini perlu dibuat daftar inventarisasi. Sesuai dengan penggolongn di atas, maka kita dapat membuat daftar inventarisasi dua macam, yakni : 1. Daftar inventar inventarisasi isasi organi organiasi asi yang permanen. permanen. 2. Daftar Inventari Inventarisasi sasi organisasi organisasi yang tidak tidak permanen (habis terpakai) terpakai) dalam waktu relatif pendek yang biasa disebut Buku Stok. Tujuan dibuat daftar inventarisasi organisasi ialah :

a.

Menunjukkan kuantitas fisik inventaris organisasi.

b.

Untuk menghindari adanya pemborosan.

c.

Sebagai Sebagai alat kontrol kontrol dari inventa inventaris ris (mengetahu (mengetahuii kerusak kerusakan, an, perubah perubahan, an, penggantian, serta menambah bila terjadi kekurangan). Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orang-

orang orang yang berta bertanggu nggung ng Peny Penyim impa pana nan n

haru haruss

description ion kesekretariatan. jawab jawab sesuai sesuai dengan dengan job descript

dila dilaks ksan anak akan an

sert sertaa

dite ditemp mpat atka kan n

di

sekr sekret etar aria iat, t,

tida tidak k

diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris.

2.

Dokumen Organisasi

1.

Dokumen Dokumen organi organisas sasii adalah adalah segala segala sesuatu sesuatu yang menyan menyangkut gkut kegiat kegiatan an pencaria pencarian, n, pengum pengumpula pulan, n, penyimp penyimpana anan n serta serta penjagaa penjagaan n dokumen dokumen-do -dokume kumen n organi organisas sasi. i. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dan juga merupakan peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip organisasi adalah Dokumen.

Bentuk-bentuk dokumen : 1. Gambar Gambar-ga -gambar mbar dan foto-f foto-foto oto.. 2. Tulis Tulisan-t an-tuli ulisan san dan suratsurat-sur surat at penting penting.. 3. Foto Foto copy copy atau atau salin salinan an surat surat penting penting.. 4. Surat Surat kabar kabar,, majalah majalah,, dan lain lain sebaga sebagainy inya. a.

2.

Dokumentasi itu itu selain digunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah.

3.

Pemeliharaan Pemeliharaan dan penyimpanan penyimpanan dokumen seperti seperti halnya barang barang inventaris dan arsip, hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map-map tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan.

4.

Dokumentasi Dokumentasi aktivitas aktivitas juga juga sangat penting penting sebagai sebagai bukti historis historis yang dimiliki dimiliki organisasi.

Sekretariat


3.

Peng Pengat atur uran an Pen Penga gars rsip ipan an dan dan Inv Inven enta tari risa sasi si a.

Sura urat (H (Hard ard Fil Filee)

Pengarsipan surat terdiri atas tiga folder dengan rincian sebagai berikut: -

folder),, dalam dalam folder folder pengars pengarsipa ipan n dipila dipilah h berdas berdasarka arkan n jenisjenis-jeni jeniss Surat Surat masuk masuk (1 folder) suratnya, yakni :

1. Sura Suratt Kepu Keputu tusa san n 2. Sura urat Ma Mandat dat 3. Sura Suratt Perm Permoh ohon onan an 4. Surat urat Undan ndanga gan n 5. Sura Suratt Rekome Rekomend ndas asii Kegia Kegiata tan n -

Surat keluar, pada bagian ini terdiri atas 2 folder, yakni surat keluar internal dan surat

keluar eksternal, pemilahannya sama dengan yang dilakukan pada folder surat masuk, namun pada folder ini tidak terdapat surat rekomendasi.

b.

Kode Surat Departemen

Untuk kode departemen disesuaikan berdasarkan departemen-departemen yang ang

dibe dibent ntuk uk

sesu sesuai ai

deng dengan an

kebu kebuttuhan uhan

kepe kepeng ngur urus usan an..

Cont Contoh oh

pada pada

kepengurusan HIMAHI periode 2008/2009 terdapat enam departemen, yaitu : -

Dept. Perkaderan dan Keorganisasian

(A.1 dan B.1)

-

Dept. Kesekretariatan dan Inventaris

(A.2 dan B.2)

-

Dept Dept.. Advo Advoka kasi si dan dan kaji kajian an Stra Strate tegi giss

-

Dept. Dana dan Usaha

(A.4 dan B.4)

-

Dept. Hu Hubungan ma masyarakat

(A.5 da dan B. B.5)

-

Dept Dept.. Sosi Sosial al dan dan Ke Kema manu nusi siaa aan n

c. -

(A.3 (A.3 dan dan B.3) B.3)

(A.6 (A.6 dan dan B.6) B.6)

Peno Penomo mora ran n inv inven enta tari riss

Barang non pustaka Dalam hal ini, yang diberi penomoran hanya untuk inventaris yang permanen. Sistem penomoran: No.X/A/HIMAHI-UH/XX

Ket:

X

= Nomor barang yang terdiri atas tiga digit

A

= Kode untuk barang non pustaka

HIMAHI-UH

= Kode organisasi

XX

= Tahun masuknya barang

- Perp Perpus ustak takaa aan, n, ter terbag bagii ata atas: s:

Sekretariat


1.

Buku Sistem penomoran: No.X/B.1/HIMAHI-UH/XX No.X/B.2/HIMAHI-UH/XX

Ket:

X

= Nomor buku yang terdiri terdiri atas

tiga digit B.1

= Kode buku keilmuan HI

B.2 B.2

=

Kode buku uku

di

luar

keilmuan HI (termasuk majalah maupun novel) HIMAHI-UH

= Kode organisasi

XX

= Tahun masuk buku

2. Skripsi Sistem penomoran: No.X/C/HIMAHI-UH/XX

Ket:

X

= Nomor skripsi yang terdiri

atas tiga digit C

= Kode untuk Skripsi

HIMAHI-UH XX

d.

= Kode organisasi = Tahun masuknya skripsi

Penomoran An Anggota

Peno Penomo mora ran n anggo anggota ta hany hanyaa dila dilakuk kukan an bagi bagi anggot anggotaa HIMA HIMAHI HI FISI FISIP P UNHAS yang telah ditetapkan sebagai anggota penuh. Hal ini untuk menjaga keefekt keefektifa ifan n atau atau menghin menghindari dari kerancu kerancuan/p an/peru erubaha bahan n nomor nomor keanggot keanggotaan aan bagi anggota muda yang nantinya ditetapkan sebagai anggota penuh di kemudian hari. Adapun pada proses pemberian nomor kenggotaan, dilakukan dengan bentuk koordinasi antara Departemen Kesekretariatan dan Inventaris dengan Departemen Perkaderan dan Keorganisasian.

Sistem penomoran: HIMAHI-UHXXYYY

Ket: HIMAHI-UH XX

= Kode organisasi = Dua angka angka terakhi terakhirr dari dari tahun tahun diteta ditetapkan pkan menjadi anggota penuh

YYY

= Nomor keanggotaan keanggotaan yang terdiri terdiri atas tiga digit

Sekretariat


Ket. : Pemberian nomor keanggotaan diawali dengan 001 pada penetapan keanggotaan penuh di tiap kepengurusan.

VIII.

PENUTUP

1.

Pedo Pedom man admi admini nittrasi rasi kes kesek ekre reta tari riat atan an mer merupak upakan an hal hal yang yang san sanga gatt pent pentiing

diperlukan guna keseragaman menuju suatu bentuk organisasi yang modern dan efektif dalam proses kerjanya. 2.

Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat

tergantung pada pelaksana-pelaksananya, yaitu terutama staf sekretariat (dalam hal ini Dept. Dept. Kesekre Kesekretar tariat iatan an dan Inventa Inventaris ris)) dengan dengan bantuan bantuan dan pengert pengertian ian dari dari anggota pengurus lainnya bahkan seluruh anggota. 3.

Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini.

Mudah-m Mudah-mudah udahan an HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS akan lebih lebih mampu mampu bekerja bekerja dengan dengan efekti efektifit fitas as yang yang maksim maksimal al dan mengeli mengelimin minasi asi kekuran kekurangan gan sebelum sebelumnya nya,, berkat berkat adanya administrasi yang teratur dan rapih.

Wassalam,

Makassar, 23 Mei 2009

Tim Penyusun : 1. Andi Andi Mall Mallom omba basa sang ng 2. Ridwa dwan Ma Mappa ppa 3. Nur Amalia Amaliah h Mardian Mardianty ty Wasahua asahua 4. Dept. Kesektariata Kesektariatan n dan Inventaris Inventaris HIMAHI FISIP FISIP UNHAS

Sekretariat


KATA PENGANTAR

Alamdulillahhi Rabbil ‘Alamiin, akhirnya hanya kalimat inilah yang dapat kami ucapkan sebagai rasa syukur yang tak terhingga kepada Sang Maha Kuasa dan Sang Pemberi Hidayah, yang yang atas atas petunj petunjuk uk dan tuntun tuntunan-N an-Nyaya-lah lah hingga hingga kami dapat dapat menyeles menyelesaik aikan an penyusun penyusunan an Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS ini. Shalalawat serta Salam

atas Nabi Muhammad SAW, sang pembawa perubahan. Tak lupa pula ucapan terima kasih kami haturkan kepada segenap pihak yang telah berperan serta member sumbangsih selama proses penyusunan ini berlangsung. Pedoman Pedoman Administrasi Administrasi Kesekretaria Kesekretariatan tan ini akhirnya akhirnya rampung setelah melalui proses peny penyus usuna unan n selam selamaa dua dua peri periode ode kepen kepengur gurus usan an HIMA HIMAHI HI FISI FISIP P UNHA UNHAS, S, yakni yakni perio periode de 2007/2008 2007/2008 dan dilanjutkan dilanjutkan pada periode 2008/2009, oleh tim perumus yang dimandat langsung oleh Ketua HIMAHI pada dua periode kepengurusan tersebut dengan komposisi yang sedikit mengala mengalami mi perubah perubahan, an, kemudia kemudian n diteta ditetapkan pkan dalam dalam Lokakary Lokakaryaa Kamus Kamus Kelemba Kelembagaan gaan dan Pedoman Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS. Adapun pembuatan Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini awalnya atas rekomendasi dari Musyawarah Besar XXII HIMAHI FISIP UNHAS UNHAS dan dilanju dilanjutka tkan n sebagai sebagai rekomen rekomendasi dasi Musyaw Musyawara arah h Besar Besar XXIII, XXIII, karena karena beberap beberapaa kendala yang menghambat proses penyelesaiannya. Alasan pembuatannya adalah atas saran warga warga agar proses proses adminis administra trasi si dan kesekr kesekreta etaria riatan tan dalam dalam HIMAHI HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS dapat dapat berja berjalan lan dengan dengan tertib tertib dan teratur teratur.. Untuk Untuk itu penyusu penyusunan nan pedoman pedoman ini disesu disesuaik aikan an dengan dengan kebutuhan internal organisasi organisasi HIMAHI sendiri. Kami menyadari bahwa penyusunan Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP FISIP UNHAS UNHAS ini masih jauh jauh dari kata kata sempurna, sempurna, namun besar besar harapan harapan agar Pedoman Pedoman ini dapat dapat menj menjadi adi pandua panduan n bagi bagi pengur pengurus us maupu maupun n warga warga dala dalam m menj menjala alanka nkan n pros proses es kerja kerja administrasi kesekretariatan di kemudian hari. Akhir kata, semoga adanya ini dapat memberi manfaat yang besar serta pembelajaran bagi kita semua. Amin…

Wassalam,

Makassar, 26 Mei 2009

Tim Penyusun

Sekretariat


LEMBAR PENGESAHAN

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

Ditetapkan di, Makassar, 09 Mei 2008

Tim Penyusun Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS

ANDI MALLOMBASANG

NUR NUR AMALI MALIA AH MARD MARDIIANTY ANTY W.

RIDWAN MAPPA

DEPT DEPT.K .KES ESEK EKR RET ETA ARIA RIATAN DAN DAN INVE INVENT NTAR ARIS IS

Mengesahkan, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2007/2008

AHMAD ZAKY Ketua

Sekretariat


Pedoman Kesekretariatan

Recommend Documents